Suchen Sie nach einer automatischen Zeiterfassung als Alternative zu Google Sheets?

Google Sheets Zeiterfassung: 3 einfache Wege

Autor: Das EARLY

20. Dezember 2023

Nach Googles eigenen Schätzungen verwenden mehr als 900 Millionen Menschen jeden Monat Google Sheets. Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie gerade eine Registerkarte von Google Sheets geöffnet haben, ist also relativ hoch.

Aber weil es eine so große Nutzerbasis hat, sollten Sie daraus schließen, dass es für alle Zwecke, einschließlich der Zeiterfassung, geeignet ist?

Entdecken Sie eine automatische Zeiterfassung als Alternative zu Google Sheets

In diesem Artikel lernen Sie drei Möglichkeiten zur Zeiterfassung in Google Sheets kennen, erhalten sofortigen Zugriff auf kostenlose Vorlagen und erfahren, welche Mängel die Zeiterfassung in Google Sheets aufweist. Sie werden auch eine bessere Alternative zur Zeiterfassung entdecken.

Warum die Zeiterfassung in Google Sheets?

Zeiterfassungsdaten sind für jedes Unternehmen unerlässlich. Sie werden für die Abrechnung mit Kunden, die Erfassung von Mitarbeiterstunden, die Einhaltung von Vorschriften oder die Verwaltung der Gehaltsabrechnung benötigt.

Da der Zugriff auf Google Sheets-Zeiterfassungsvorlagen kostenlos ist, hat es sich zu einer der beliebtesten Methoden für Unternehmen und Teams entwickelt, ihre Zeit zu erfassen.

Welche Methoden gibt es also für die Zeiterfassung in Google Sheets?

1. Manuelle Eingabe von Zeitprotokollen in einen Stundenzettel

Zunächst müssen Sie Ihren Stundenzettel auf der Grundlage Ihrer Anforderungen an die Zeiterfassung erstellen. Hier ist, was Ihre Google Sheets Stundenzettel-Vorlage enthalten sollte:

Datum - wann die Arbeiten durchgeführt wurden;
Name des Mitarbeiters - Identifizierung desjenigen, der die Stunden erfasst;
Projektname/Code - Geben Sie das spezifische Projekt oder den Kunden an, für den die Arbeit bestimmt ist;
Anfangs- und Endzeit - protokollieren Sie, wann die Aufgabe begonnen und beendet wurde. Idealerweise sollte es sich um ein tägliches Protokoll handeln, da die Mitarbeiter dazu neigen, die genauen Arbeitsstunden zu vergessen;
Kategorie/Arbeitsart - ordnen Sie die Aufgabe den Kategorien Design, Entwicklung oder Verwaltung zu;
Gesamtstunden - Berechnen Sie die Gesamtstunden, die an der Aufgabe gearbeitet wurden (dies kann mit einer Formel im Stundenzettel automatisiert werden);
Abrechenbare vs. nicht abrechenbare Stunden - Unterscheidung zwischen Stunden, die dem Kunden in Rechnung gestellt werden können;
Status - gibt den Status der Aufgabe an (z. B. In Bearbeitung, Erledigt).
Überstunden - wenn Sie über die normale Arbeitszeit hinaus arbeiten, kann eine Spalte zur Angabe von Überstunden hilfreich sein.

Denken Sie daran, die Vorlage an Ihre spezifischen Bedürfnisse und Arbeitsabläufe anzupassen. Diese Elemente in Ihrem manuellen Stundenzettel geben Ihnen einen umfassenden Überblick über die Zeitnutzung in Ihrem Unternehmen oder Projekt.

Kostenlose Vorlage für einen wöchentlichen Stundenzettel

Wenn Sie sich nicht mit Tabellenkalkulationen auskennen, haben wir eine kostenlose Vorlage für Stundenzettel für Sie erstellt. Wenn Sie sich jedoch auskennen, beachten Sie, dass es sich um eine anpassbare Vorlage für Stundenzettel handelt.

Erhalten Sie Zugang zu Ihrer Vorlage für den wöchentlichen Stundenzettel.

Hinweis: Wir werden nicht ins Detail gehen, aber Sie finden sie unter dem angegebenen Link, einschließlich Formeln und wie Sie diese Vorlage für wöchentliche Stundenzettel verwenden können. Sie kann auch als Vorlage für einen zweiwöchentlichen Stundenzettel verwendet werden.

Kostenlose Vorlage für einen monatlichen Stundenzettel

Wenn Sie lieber einen monatlichen Überblick haben möchten, laden Sie Ihre monatliche Zeiterfassungsvorlage herunter.

Hinweis: Wenn Sie eine Vorlage für einen monatlichen Stundenzettel verwenden, empfehlen wir dringend, täglich Zeiteinträge hinzuzufügen. Die Zeiterfassung der Mitarbeiter ist fehleranfällig, und Ihr Team könnte die genauen Zeitangaben für die geleistete Arbeit vergessen.

Kostenlose Projekt-Zeiterfassungsvorlage

Wenn eine wöchentliche oder monatliche Vorlage für den Stundenzettel nicht Ihren Anforderungen entspricht, können Sie auch diesen Stundenzettel für die Projektzeiterfassung verwenden.

Nach der Bearbeitung Ihres Stundenzettels ist der Prozess der Zeiterfassung in Google Sheets nicht übermäßig kompliziert.

Normalerweise läuft die Erfassung von Arbeitsstunden in Google Sheets folgendermaßen ab:

Mitarbeiter melden sich bei ihrem Google Sheets-Konto an;
mit der Addition der Gesamtarbeitsstunden für bestimmte Projekte beginnen;
und dann, basierend auf den Formeln einer bestimmten Google Sheets-Vorlage, sollten die Gesamtstunden automatisch berechnet werden;
Die Zeiterfassungsvorlagen können an Ihre spezifischen Anforderungen angepasst werden - Sie können Aufgaben, die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit oder den Projektfortschritt erfassen;
exportieren Sie dann Ihre Daten für Analysen und Berichte.

Hinweis: Dies ist eine sehr kurze Einführung in den Prozess der Zeiterfassung in Google Sheets; sobald Sie jedoch in die Details einsteigen, könnten Sie auf Herausforderungen stoßen. Wir werden später auf die Herausforderungen eingehen.

2. Google-Formulare verwenden

Die Vielseitigkeit von Google Forms kann zur schnellen Zeiterfassung in Google Sheets genutzt werden. Sie fügen einfach die Start- und Endzeit einer Aufgabe hinzu und geben alle Projektdetails oder relevanten Notizen ein.

Zeitprotokolle und Notizen werden automatisch in Ihrer Google Sheets-Zeiterfassung erstellt. Anschließend können Projektmanager oder Vorgesetzte die Daten des Stundenzettels mit integrierten Formeln wie "= END - START" in der Spalte für die geleisteten Gesamtstunden analysieren.

Diese Technik ist von Vorteil, wenn Sie Daten von mehreren Teams oder Teammitgliedern erfassen müssen. Sie vereinfacht und beschleunigt die Zeiterfassung der Mitarbeiter.

3. Verwenden Sie eine Chrome-Erweiterung

Die einfachste Methode zur Zeiterfassung in Google Sheets ist die Installation mehrerer Chrome-Erweiterungen. Eine Chrome-Erweiterung und Add-ons ermöglichen es den Nutzern, Zeitmesser für eine Aufgabe schnell zu starten und zu stoppen, während die Daten automatisch zur Google Sheets-Zeiterfassung hinzugefügt werden.

Das Beste an einer Chrome-Erweiterung ist, dass sie die manuelle Eingabe überflüssig macht und nicht zeitaufwändig ist. Alles, was Sie tun müssen, ist den Timer zu starten und zu stoppen, was die Zeiterfassung in Google Sheets schneller und genauer macht.

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Warum ist die Zeiterfassung mit Google Sheets ineffektiv?

Obwohl es mehrere Möglichkeiten zur Zeiterfassung bietet, kann die Zeiterfassung in Google Sheets für diesen Bereich unpraktisch und ineffizient sein.

Verstehen Sie uns nicht falsch, wir halten an unseren Stundenzettel-Vorlagen fest; sie sind als Ausgangsbasis gut genug.

Aber wir haben mit vielen Unternehmen gesprochen, die ihre Zeit in Tabellenkalkulationen erfasst haben, und wir hören immer wieder -

"klobig", "mühsam" und "Teammitglieder jagen, um sie auszufüllen".

Die Projektleiter fordern das Team auf, die Zeiterfassungsvorlagen auszufüllen, da sie dazu neigen, dies zu vergessen;
Erhebliche manuelle Eingriffe, da die Zeiterfassung nicht automatisch erfolgt und die Mitarbeiter nicht daran erinnert werden, ihre Zeitprotokolle zu ergänzen;
Verlassen sich stark auf Formeln, was zu einem Problem wird, wenn sie unbeabsichtigt geändert werden und verfolgte Daten verschwinden;
Probleme mit der Skalierbarkeit, denn je größer der Datensatz wird, desto schwieriger ist es für die Verantwortlichen, die Informationen sinnvoll zu nutzen und den Überblick zu behalten;
Keine sofortigen Einblicke für eine schnelle Entscheidungsfindung, da die Erstellung von Berichten Zeit in Anspruch nimmt und umständlich ist;
Mühsame Berichterstellung für Projektmanager, die sich nicht mit Tabellenkalkulationen auskennen, um neue Formeln hinzuzufügen oder Pivot-Tabellen zu erstellen;
Kein Kundensupport - da es sich um einen kostenlosen Dienst handelt, lösen die Nutzer ihre Probleme meist selbst.

Trotz seiner Vielseitigkeit ist zu beachten, dass die Zeiterfassung mit Google Sheets genau wie Excel umfangreiche manuelle Eingaben erfordert und anfällig für menschliche Fehler ist.

Deshalb entscheiden sich viele Unternehmen für ein spezielles Zeiterfassungstool, um Zugang zu erweiterten Funktionen zu erhalten.

Warum ist eine Zeiterfassungssoftware die beste Alternative?

Im Gegensatz zu Google Sheets bietet ein automatischer Zeiterfasser den Nutzern automatisierte, flexible und sichere Möglichkeiten zum Ausfüllen beliebiger Stundenzettel. Die manuelle Eingabe von Daten oder die Erstellung von Berichten auf der Grundlage großer Datensätze mit komplizierten Formeln ist damit nicht mehr erforderlich.

Nehmen wir EARLY als Beispiel.

EARLY ist eine Komplettlösung für alle Anforderungen der Zeiterfassung. Diese Zeiterfassungs-App erstellt detaillierte Berichte und ermöglicht die Erfassung von Überstunden, Urlaub, und Arbeitsstunden sowie die Erfassung von nicht fakturierbaren und fakturierbaren Stunden.

Einfache Navigation

Die intuitive, kalenderähnliche Oberfläche von EARLYmacht es einfach, Zeiterfassungsaktivitäten zu starten, zu stoppen und zu verwalten . Daher ist es wahrscheinlicher, dass Ihr Team die Zeit sofort erfasst, während es einfach durch die App navigiert.

Mehrere Möglichkeiten, Ihre Zeit zu erfassen

1. Physischer Zeiterfasser

EARLY ist das einzige Zeiterfassungstool mit einer Zeiterfassungshardware. Es ist die perfekte Zusatzfunktion für taktile Enthusiasten.

Die Benutzer können schnell mit der Verfolgung einer Aktivität beginnen , indem sie einfach den 8-seitigen Würfel umdrehen (und sie können bis zu 1.000 Aktivitäten verfolgen).

Hinweis: Dies ist eine optionale Funktion, und Sie können die Zeit in EARLY auch ohne den Physical Tracker erfassen.

2. Automatische Zeiterfassung

Wenn Sie die Zeiterfassung als störend empfinden, verstehen wir Sie!

Deshalb verfolgt EARLY all Ihre Arbeit im Hintergrund. Auf diese Weise wird Ihr Stundenzettel automatisch anhand der App-Nutzung, der besuchten Websites und der geplanten Kalenderereignisse ausgefüllt.

Sie müssen nur prüfen, mit welchen Apps, Dokumenten und Websites Sie gearbeitet haben, und entscheiden, was automatisch als Zeiteintrag an Ihre Manager oder Kunden gemeldet werden soll.

Hinweis: EARLY ist so konzipiert, dass es nicht überwacht werden kann. Ihre Daten werden sicher nur auf Ihrem Gerät gespeichert und sind ausschließlich für Sie verfügbar.

3. Andere schnelle Möglichkeiten, den Zeitaufwand für Aufgaben zu erfassen

Quicktrack: Sie müssen keine App aufrufen, um Ihre Zeiterfassung zu starten oder zu ändern. Mit einer globalen Tastenkombination erscheint ein Popup und Sie können Ihre Aufgabe hinzufügen.

Kalenderansicht: manuelle Eingabe von Zeiteinträgen in den Kalender - wenn wir in EARLY von "manuell" sprechen, bedeutet das ein einfaches Ziehen und Ablegen, um Ihre Zeiterfassung genau zu machen.

Automatisierte Erfassung von abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden

Im Gegensatz zu Google Sheets bietet EARLY eine genaue Nachverfolgung der abrechenbaren Stunden für eine faire und transparente Vergütung und Kundenabrechnung.

Es ermöglicht Ihnen, Aufgaben als fakturierbar oder nicht fakturierbar zu kategorisieren und berechnet automatisch die insgesamt geleisteten Arbeitsstunden ohne manuelle Eingriffe.

Alles, was Sie tun müssen, ist, den Stundensatz für eine Aufgabe oder ein Teammitglied hinzuzufügen.

Problemlose Verfolgung von Überstunden

Fügen Sie die Arbeitsstunden jedes Teammitglieds hinzu, und der Überstunden-Tracker protokolliert die zusätzlichen Zeiteinträge automatisch in der Zeiterfassung.

Es besteht keine Notwendigkeit, manuell Formeln hinzuzufügen oder zu erstellen, wie es bei einer Google-Tabelle erforderlich ist. Die automatische Zeiterfassung berechnet Überstunden und Fehlstunden auf der Grundlage vorkonfigurierter Arbeitspläne.

Automatisierte und detaillierte Berichterstattung

Im Gegensatz zu Google Sheets erstellt eine Zeiterfassungssoftware wie EARLY detaillierte Berichte mit Einblicken in Ihre Zeitnutzung, so dass Sie Verbesserungsmöglichkeiten für Ihren Arbeitsablauf erkennen können. Arbeitsablauf.

Um einen Bericht in EARLY zu erstellen, müssen Sie nur folgendes tun:

einen Zeitrahmen wählen
einen Ordner des Projekts oder des Kunden auswählen
die Teammitglieder auswählen
Wählen Sie die Aufgabe, Tags für das Projekt, abrechenbar oder nicht abrechenbar
Export in jedes beliebige Format (PDF, CSV, Excel)

So erhalten Sie einen umfassenden, visuellen Bericht, den Sie mit dem Team, den Kunden oder dem Management teilen können. Experimentieren Sie mit den oben genannten Variablen, um spezifische Einblicke in die Leistung der Mitarbeiter oder die Rentabilität des Projekts zu erhalten.

Urlaubserfassung

Überwachen und bearbeiten Sie alle Arten von Urlaub mit einem Klick, mit dem System zur Urlaubsverfolgung integriert in EARLY.

Integrationen

Mit EARLY können Sie Ihre Tools einfach integrieren, von Projektmanagement-Tools über Ihren Google-Kalender bis hin zu Wissensmanagement-Plattformen.

Integrationen:

Erstellen Sie ein kostenloses EARLY

Probieren Sie EARLY aus, das im Vergleich zu Google Sheets eine reibungslose und automatisierte Zeiterfassung ermöglicht.

Schlussfolgerungen

Die Zeiterfassung in Google Sheets ist vielseitig, da es mehrere Möglichkeiten der Zeiterfassung gibt, aber sie bringt Herausforderungen mit sich, wenn es darum geht, die Produktivität zu steigern und den Gewinn zu erhöhen.

Wie in diesem Artikel erwähnt, ist im Gegensatz zu Google Sheets ein automatisches Zeiterfassungstool wie EARLY die Mühe des manuellen Hinzufügens von Daten oder der mühsamen Erstellung von Berichten überflüssig.

Das Tool hilft Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, gibt Ihnen sofortige Einblicke in die Effizienz des Teams, die geleisteten Arbeitsstunden oder die Rentabilität des Projekts und gewährleistet eine präzise Abrechnung.

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