Google Sheets Zeiterfassung: Ist es das Richtige für dein Unternehmen?

Nach Googles eigenen Schätzungen nutzen mehr als 900 Millionen Menschen jeden Monat Google Sheets.

Die Wahrscheinlichkeit, dass du gerade einen Tab von Google Sheets geöffnet hast, ist ziemlich hoch, habe ich recht? Aber nur weil es eine so große Nutzerbasis hat, solltest du nicht davon ausgehen, dass es für alle Zwecke geeignet ist, auch für die Zeiterfassung.

Aber du bist ja nicht hier, um mich über G-Sheets lästern zu sehen, sondern um zu erfahren, wie die Zeiterfassung mit Google Sheets funktioniert, also werde ich dir alles darüber erklären!

⏰ Die wichtigsten Tipps und Tricks

Wenn es dir wie mir geht, musst du Entscheidungen wie gestern treffen, deshalb hier eine Zusammenfassung dieses Artikels. Du wirst sie wahrscheinlich in 30 Sekunden lesen 😉:

📈 Google Sheets Zeiterfassung

• ist kostenlos, (bis zu einem gewissen Grad) anpassbar und mit anderen Tools integriert, aber es erfordert auch manuelle Dateneingabe, da es nicht automatisiert ist. Wenn sich dein Team und deine Projekte weiterentwickeln, wirst du über die Möglichkeiten von G-Sheets hinauswachsen.
• Wenn du dich mit Tabellenkalkulationen nicht auskennst, habe ich verlässliche Quellen angegeben, damit du es lernen kannst, einschließlich kostenloser Vorlagen.

🕒 Wann du auf eine Zeiterfassungs-App umsteigen solltest:

• wenn du häufig zwischen mehreren Aufgaben und Projekten wechselst.
• dein Team wächst über 2-3 Personen hinaus und du beginnst bereits, Zeit mit der Erstellung von Berichten aus Tabellenkalkulationsdaten zu verschwenden.
• du Einblicke in Produktivitätsmuster und Arbeitsgewohnheiten brauchst.

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Warum Zeiterfassung in Google Sheets?/ Vorteile

Was spricht also dafür, die Zeit in einem Google Sheet zu erfassen? Hier sind ein paar wichtige Vorteile:

⭐ Es ist kostenlos und zugänglich: Die meisten Menschen haben bereits ein Google-Konto, so dass Sheets ohne zusätzliche Kosten verfügbar ist. Außerdem ist es einfach, von verschiedenen Geräten aus darauf zuzugreifen.

⭐ S ie hat eine vertraute Oberfläche: Die meisten von euch wissen bereits, wie man mit Tabellenkalkulationen umgeht, sodass ihr der Lernkurve, die mit spezieller Software verbunden ist, einen Schritt voraus seid.

⭐ Es ist anpassbar: Du hast die volle Kontrolle, um eigene Formeln und Formatierungen einzurichten, damit du die Zeit so erfassen kannst, wie du willst. Aber der Himmel ist nicht die Grenze. Bei der Zeiterfassung mit G-Sheets kannst du deine Stundenzettelvorlagen so gestalten, dass sie zu deinem Arbeitsablauf, deinen Kunden und deinen Anforderungen an die Berichterstattung passen.

⭐ Es lässt sich mit anderen Tools integrieren: G-Sheets lässt sich gut mit dem Rest des Google Workspace-Ökosystems sowie mit vielen anderen Apps über Add-ons und Zapier-Automatisierung integrieren.

⭐ Cloud-basierte Zusammenarbeit: Im Gegensatz zur Zeiterfassung in Excel erhält das gesamte Team mit Google Sheets scheinbar von jedem Echtzeit-Updates, und du kannst von überall aus auf die Zeitdaten zugreifen.

⭐ Grundlegende Zeiterfassung: Nutze einfache Funktionen und Diagramme, um Stunden zu summieren, wöchentliche Trends zu analysieren, geschätzte mit tatsächlicher Zeit zu vergleichen und vieles mehr.

Bist du davon überzeugt, Sheets auszuprobieren? Kommen wir zu den einzelnen Schritten der Arbeitszeiterfassung mit Google Sheets.

Die Schritte für die Zeiterfassung in Google Sheets

Hier ist die allgemeine Vorgehensweise zur Zeiterfassung in Google Sheets:

1. Einen leeren Stundenzettel erstellen und gestalten

Zuerst musst du deinen Stundenzettel nach deinen Bedürfnissen erstellen. Hier siehst du, welche Spalten deine Google Sheets Stundenzettel-Vorlage enthalten sollte:

• Datum - wann die Arbeiten durchgeführt wurden;
• Name des Mitarbeiters - Identifizierung desjenigen, der die Stunden erfasst;
• Startzeit und Endzeit - protokolliere, wann die Aufgabe begonnen und beendet wurde. Es sollte mindestens ein tägliches Protokoll sein, da die Beschäftigten die genauen Arbeitsstunden oft vergessen;
• Regelmäßige Arbeitszeiten - in dieser Kategorie sollten die Beschäftigten die Anzahl der geleisteten Stunden angeben dürfen, z. B. 8 Stunden pro Tag.
• PTO - es gibt Tage, an denen dein Team frei hat, also muss es die Möglichkeit haben, dies auf dem Stundenzettel zu vermerken.
• Krank - für den Fall, dass jemand seine Arbeitszeiten nicht nachverfolgen kann, weil er einen Tag oder länger krank ist.
• Überstunden - wenn du über die normalen Arbeitszeiten hinaus arbeitest, ist eine Spalte zur Angabe von Überstunden sehr hilfreich, denn du willst das Wohlbefinden deines Teams im Auge behalten.
• Gesamtstunden - Berechnen Sie die Gesamtstunden, die an der Aufgabe gearbeitet wurden (dies kann mit einer Formel im Stundenzettel automatisiert werden);

Hier ist eine Vorschau auf eine Google-Tabelle mit der erwähnten Spalte:

Die Spalten, die ich dir oben vorgestellt habe, sind die Basis, aber du kannst deine Vorlage auf viele Arten anpassen und Spalten hinzufügen, um verschiedene Projekte, einzelne Aufgaben, Mittagspausen und vieles mehr zu erfassen. Hier sind einige weitere Ideen:

• Kategorie/Arbeitsart - ordnen Sie die Aufgabe den Kategorien Design, Entwicklung oder Verwaltung zu;
• Projektname/Code - Geben Sie das spezifische Projekt oder den Kunden an, für den die Arbeit bestimmt ist;
• Abrechenbare vs. nicht abrechenbare Stunden - unterscheide zwischen Stunden, die dem Kunden in Rechnung gestellt werden können, und solchen, die nicht abrechenbar sind.
• Status - gibt den Status der Aufgabe an (z. B. In Bearbeitung, Erledigt).

💡 Profi-Tipp: Kopiere nicht die Vorlage eines anderen, es sei denn, sie passt zu deinen Bedürfnissen und deinem Arbeitsablauf. Du kannst jedoch deine eigene Vorlage mit dem obigen Beispiel im Hinterkopf anpassen, um einen umfassenden Überblick über die Zeitnutzung zu erhalten.

2. Formeln hinzufügen und Diagramme für Berichte erstellen

Sobald du deinen Stundenzettel eingerichtet hast, kannst du ihn mit Formeln und visuellen Berichten für dich arbeiten lassen:

• Verwende Formeln - berechne automatisch die Gesamtdauer der Zeiterfassungsdaten anhand der Start- und Endzeiten. So sparst du dir die manuelle Dateneingabe für etwas, das du einfach mit den integrierten Formeln erledigen kannst.
• Erstelle separate Blätter - ziehe Daten aus deinem Hauptstundenzettel, um zusammenfassende Tabellen und Diagramme zu erstellen. So erhältst du auf einen Blick wichtige Informationen, ohne dass du dich mit den Zahlen auf dem Stundenzettel auseinandersetzen musst.
• Nutze Diagramme und Pivot-Tabellen, um Trends zu erkennen, den geschätzten mit dem tatsächlichen Zeitaufwand zu vergleichen, die Zeitverwendung nach Projekten, Kunden oder Aufgabentypen zu analysieren und vieles mehr.
• Richte ein Berichtsblatt im Dashboard-Stil mit automatisch aktualisierten Diagrammen ein, um immer die neuesten Daten zu sehen.

💡 Profi-Tipp: Du weißt nicht, wie man in Google Sheets Grafiken erstellt? Diese Google News-Lektion könnte genau das Richtige für dich sein!

3. Erinnere dein Team daran, seine Zeit zu erfassen

Ohne Konsistenz ist die Zeiterfassung umsonst, denn du kannst keine Produktivitätstrends erkennen und deinen Kunden keine genauen Rechnungen stellen. Aber dein ganzes Team dazu zu bringen, seine Stunden in Google Sheets zu erfassen, kann genauso schwierig sein wie die Einigung von Vertriebs- und Marketingteam auf eine Kampagnenstrategie.

Damit das klappt, probiere diese Tipps aus:

• Kommuniziere klar die Erwartungen an die Zeiterfassung - welche Informationen enthalten sein müssen, wie oft die Zeit erfasst werden muss, welche Fristen für das Ausfüllen der Zeiterfassungsbögen gelten, usw.
• Sende Stundenzettel-Erinnerungen per E-Mail, Slack oder über die bevorzugten Kommunikationskanäle deines Teams, um sie zum Ausfüllen ihrer Zeiterfassungsbögen aufzufordern. Erwäge, wiederkehrende Kalendereinladungen einzurichten, und warum nicht auch Memes?
• Gehe mit gutem Beispiel voran - wenn du willst, dass die Zeiterfassung für dein Team Priorität hat, dann zeige das, indem du deine eigenen Stunden gewissenhaft aufzeichnest und deine eigenen Zeiterfassungsdaten referenzierst.

4. Passe deine Zeiterfassung in Google Sheets an

Selbst die am besten gestaltete Vorlage für die wöchentliche Zeiterfassung bedarf wahrscheinlich einiger Anpassungen, sobald du sie in der Praxis einsetzt. Überprüfe regelmäßig, was funktioniert und was besser sein könnte, um deine Zeiterfassung zu optimieren:

• Bleiben bestimmte Spalten immer leer? Vielleicht sind sie nicht so wichtig, wie du dachtest, und du solltest sie entfernen, um die Dateneingabe zu vereinfachen.
• Bekommst du Fragen vom Team, wie du bestimmte Szenarien erfassen sollst? Aktualisiere deinen Stundenzettel mit klareren Anweisungen oder zusätzlichen Optionen, um diese Sonderfälle zu erfassen.
• Verbringst du zu viel Zeit damit, Berichte jede Woche manuell zu erstellen? Suche nach Möglichkeiten zur weiteren Automatisierung mit Formeln und verknüpften Tabellen.
• Du stößt immer wieder auf die gleichen Fehler bei der Dateneingabe? Füge Regeln zur Datenüberprüfung hinzu, um Fehler zu vermeiden.
• Fühlst du dich von der schieren Menge an Daten überwältigt? Spiele mit Filtern und Ansichten herum, um dir genau die Informationen anzeigen zu lassen, die du gerade brauchst.

Kostenlose Vorlagen für Stundenzettel

Du willst deine Vorlage nicht selbst erstellen? Das verstehe ich. Ehrlich gesagt, würde ich auch keine Vorlage für mich selbst erstellen, denn es gibt so viele kostenlose Optionen da draußen. Wir haben für dich kostenlose G-Sheet-Vorlagen für verschiedene Zwecke erstellt, von einer Vorlage für einen täglichen Stundenzettel bis hin zu einer Vorlage für einen Projektstundenzettel.

Kostenlose Vorlage für einen wöchentlichen Stundenzettel

Wenn du dich mit Tabellenkalkulationen nicht auskennst, hat unser Team eine kostenlose Vorlage für den Stundenzettel erstellt, die du auch anpassen kannst. Du kannst damit experimentieren und die einzelnen Spalten nach Belieben umgestalten.

Pro-Tipp: Ich werde nicht ins Detail gehen, aber unter dem angegebenen Link findest du deine Vorlage für den wöchentlichen Stundenzettel, einschließlich Formeln und wie du diese Vorlage für den wöchentlichen Stundenzettel nutzen kannst. Sie kann auch als Vorlage für einen zweiwöchentlichen Stundenzettel verwendet werden.

Kostenlose Vorlage für einen monatlichen Stundenzettel

Wenn du lieber einen monatlichen Überblick haben möchtest, lade dir deine monatliche Vorlage für den Stundenzettel herunter. Hinweis: Wenn du eine monatliche Vorlage für den Stundenzettel verwendest, empfehlen wir dir dringend, die Zeiteinträge täglich hinzuzufügen. Die Zeiterfassung ist anfällig für Fehler, und dein Team könnte die genauen Zeiten der geleisteten Arbeit vergessen.

Kostenlose Vorlage für Projekt-Zeiterfassungsbögen

Alternativ kannst du auch diese Vorlage für einen Projektzeitplan verwenden, wenn du Projekte erfassen möchtest.

💡 Profi-Tipp: Brauchst du eine weitere Google Sheets-Vorlage? Wir haben noch mehr! Schau dir die Vorlage an, die am besten zu dir passt, und lade sie aus unserer Liste herunter:

• Kostenlose Zeitplan-Vorlagen
• Kostenlose Vorlagen für abrechenbare Stunden
• Vorlage für einen 24-Stunden-Tagesarbeitszeitplan
• Vorlage für täglichen Stundenzettel
• Vorlage für Freelancer Stundenzettel

Warum ist die Zeiterfassung mit Google Sheets ineffektiv?

Auch wenn ich Google Sheets speziell für die Zeiterfassung in einem guten Licht dargestellt habe, musst du wissen, dass du über Herausforderungen stolpern wirst, sobald du in die Feinheiten einsteigst.

Google Sheets ist für den Umfang der Zeiterfassung unpraktisch und ineffizient. Viele der Unternehmen, mit denen wir bei EARLY sprachen, sagten uns, dass die Zeiterfassung in Google Sheets "klobig " und "mühsam" ist und dass "wir ständig hinter den Teammitgliedern her sind, um sie auszufüllen".

Hier sind einige der Nachteile:

🚫 Erhebliche manuelle Eingriffe: Bei Google Sheets musst du Start- und Endzeiten, Projektdetails und andere Metadaten für jeden Zeiteintrag manuell einfügen. Dieser Prozess ist zeitaufwändig, fehleranfällig und ein großer Produktivitätskiller.

Das wird zum Problem, wenn sie versehentlich geändert werden und die erfassten Daten aus deinen Berichten verschwinden. Es gibt keinen automatischen Timer, keine intelligente Kategorisierung von Aktivitäten und keine nahtlose Integration in deinen Arbeitsablauf.

🚫 Probleme mit der Skalierbarkeit: Je größer der Datensatz wird, desto schwieriger ist es für die Verantwortlichen, die Informationen zu verstehen und den Überblick zu behalten.

🚫 Keine sofortigen Einblicke für schnelle Entscheidungen, da Google Sheets keine Möglichkeit bietet, die Zeit während der Arbeit zu erfassen, und es dauert, bis Berichte erstellt werden. Du musst die Zeit immer im Nachhinein erfassen, was zu Ungenauigkeiten und vergessenen Einträgen führen kann.

🚫 Siloed data: Die Zeiterfassungsdaten in Google Sheets sind oft von den anderen Tools zur Verwaltung deines Arbeitsaufkommens isoliert. Es gibt keine einfache Möglichkeit, diese Daten mit deiner Projektmanagement-Software, deinem Rechnungsstellungssystem oder deinen Produktivitäts-Apps zu verbinden .

🚫 Erfordert, dass die Teams sie ausfüllen, da die Beschäftigten oft vergessen, sie auszufüllen.

Alternativen zur Zeiterfassung mit Google Sheets: EARLY ✨.

Wenn Google Sheets also nicht ausreicht, was ist dann die Alternative? Ich bin definitiv voreingenommen, denn EARLY mein bevorzugter automatischer Zeiterfasser ist, aber das Besondere an EARLY ist, dass es alle Probleme von G-Sheets löst.

Da EARLY speziell für die genaue, mühelose Zeiterfassung entwickelt wurde, entfällt die mühsame manuelle Dateneingabe oder die Erstellung von Berichten, die auf großen Datensätzen mit komplizierten Formeln basieren. Das ist das Besondere daran: EARLY ist eine Komplettlösung für alle Zeiterfassungsanforderungen. Diese Zeiterfassungs-App erstellt detaillierte Berichte und ermöglicht die Erfassung von Überstunden, Urlaub und Arbeitszeiten sowie die Erfassung abrechenbarer und nicht abrechenbarer Stunden.

Das ist das Besondere daran:

✨ Einfache Navigation: Mit der intuitiven, kalenderähnlichen Benutzeroberfläche von EARLY kannst du Aufgaben zur Zeiterfassung mit einem Klick starten, stoppen und verwalten .

✨ KI Zeiterfassung: Erstelle Stundenzettel ohne manuelle Eingabe, sondern nur mit KI-generierten Zeiteintragsvorschlägen, die auf deinen Kalenderereignissen und vergangenen Einträgen basieren. Ein Klick, und dein Zeiteintrag ist gespeichert.

✨ Automatische Zeiterfassung: Während G-sheets seine Nutzer/innen dazu zwingt, die Zeit manuell zu erfassen, erfasst EARLY deine gesamte Arbeit automatisch im Hintergrund. Auf diese Weise wird dein Stundenzettel automatisch mit deiner App- und Tool-Nutzung, besuchten Websites und geplanten Kalenderereignissen gefüllt.

✨ Echtzeitverfolgung und Genauigkeit: EARLY verfolgt in Echtzeit, woran du auf all deinen Geräten arbeitest, damit du nicht im Nachhinein Stunden schätzen musst oder ganz vergisst, die Zeit zu erfassen.

✨ Automatisierte Berichte und Einblicke: Anstatt Berichte in Google Sheets zusammenzuschustern, profitierst du von visuellen Berichten mit umsetzbaren Erkenntnissen. Filtere, recherchiere und erforsche deine Zeitdaten mit wenigen Klicks in einem anpassbaren Zeitberichtssystem.

✨ Überstunden mühelos erfassen: Dein Team macht Überstunden, aber du bist dir nicht sicher, ob sie auch abgezeichnet werden? Dafür musst du keine weitere Spalte und Formel erstellen! Du kannst ihre zusätzlichen Zeiteinträge auf dem Stundenzettel sehen - automatisch erfasst! EARLY funktioniert auch als Überstundenzähler, d.h. es berechnet automatisch Überstunden und Fehlstunden für dich.

✨ Urlaubsverfolgung: Überwache und verwalte alle Arten von Urlaub mit einem Klick in diesem System zur Urlaubsverfolgung integriert in EARLY.

✨ Erfassung von abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden: Im Gegensatz zu Google Sheets kannst du mit EARLY Aufgaben mit einem Klick als fakturierbar oder nicht fakturierbar kategorisieren und die geleisteten Gesamtstunden automatisch berechnen, ohne dass du manuell eingreifen musst.

Wann man bei Google Sheets bleibt und wann man aufrüsten sollte

Wenn dir nicht klar ist, ob du auf ein kostenpflichtiges Tool wie EARLY umsteigen solltest, kläre ich dich auf zwei einfache Arten auf: mit einigen Indikatoren zu deinem Geschäftskontext und einer Vergleichstabelle zwischen den beiden.

Google Sheets funktioniert gut, wenn:

• Du fängst gerade erst mit der Zeiterfassung an und hast nur wenige Projekte, die du erfassen musst.
• Du hast ein begrenztes Budget, also brauchst du ein kostenloses Tool.
• Du hast hochspezialisierte Anforderungen an die Nachverfolgung, die benutzerdefinierte Formeln benötigen, über die G-Sheets verfügt.
• Du zählst die Zeit nur selten oder hauptsächlich in großen Blöcken.

Erwäge ein Upgrade auf EARLY , wenn:

• Du wechselst häufig zwischen mehreren Aufgaben und Projekten, da die manuelle Zeiterfassung zu vergessenen oder ungenauen Einträgen führt.
• Du musst die abrechenbaren Stunden für die Kundenabrechnung genau erfassen.
• Dein Team wächst über 2-3 Personen hinaus und du fängst bereits an, Zeit mit der Erstellung von Berichten aus Tabellenkalkulationsdaten zu verschwenden.
• Du brauchst Einblicke in Produktivitätsmuster und Arbeitsgewohnheiten und willst den Verwaltungsaufwand reduzieren.

Revolutioniere deine Zeiterfassung mit EARLY

Erfasse die Zeit automatisch oder mit KI, erhalte abrechenbare Stunden mit einem Klick und erstelle automatische Berichte mit Überstunden und Freizeitausgleich.

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Hier ist der direkte Vergleich zwischen den beiden Tools:

Zum Schluss

Google Sheets ist ein guter Ausgangspunkt für die Zeiterfassung, wenn du nur ein kleines Team hast oder dein Budget begrenzt ist. Wenn dein Unternehmen jedoch wächst, solltest du ein Upgrade in Betracht ziehen, da deine Anforderungen über die Möglichkeiten von Google Sheets hinausgehen werden.

Wenn du mehr Zeit damit verbringst, deinen Stundenzettel zu verwalten, als tatsächlich zu arbeiten, ist das ein klares Zeichen dafür, dass du Google Sheets entwachsen bist.

Die Zeitersparnis und der Produktivitätsgewinn durch die Nutzung von EARLY überwiegen oft die bescheidenen Abonnementkosten, vor allem, wenn dein Team und dein Projektvolumen wachsen. Außerdem fügt sich EARLY dank der Integrationen in gängige Tools, die du wahrscheinlich schon benutzt, nahtlos in deinen bestehenden Arbeitsablauf ein.

Wenn einer der Punkte auf der Liste "Erwäge ein Upgrade auf EARLY , wenn" auf dich zutrifft, lohnt es sich, herauszufinden, wie EARLY deine Zeiterfassung revolutionieren kann. Mit einer 30-tägigen kostenlosen Testversion kannst du die volle Leistungsfähigkeit der Plattform risikofrei erleben. Wahrscheinlich wirst du dich fragen, wie du jemals mit einer Tabellenkalkulation ausgekommen bist.

Quellen

https://explodingtopics.com/blog/google-workspace-stats

https://newsinitiative.withgoogle.com/en-gb/resources/trainings/google-sheets-visualizing-data