Zeiterfassung mit Tabellenkalkulation: Wie man es macht und Alternativen

Wenn du bei der Zeiterfassung zuerst an die allmächtigen Tabellenkalkulationen denkst, verstehe ich das.

Es ist kein Wunder, dass Excel oder Google Sheets deine erste Wahl sind. Jeder greift auf sie zurück, wenn es um ein schnelles CRM, einen Aufgabenmanager oder sogar ein Rechnungsstellungssystem geht, bis man an die Grenzen dessen stößt, was eine Tabellenkalkulation wirklich leisten kann.

Das Problem ist, dass die Zeiterfassung mit Tabellenkalkulationen fehlerhaft und unpraktisch ist. Aber bleiben wir positiv - ich führe dich Schritt für Schritt durch eine Anleitung zur Zeiterfassung mit Tabellenkalkulationen, ihren Nachteilen, einigen kostenlosen Vorlagen für Stundenzettel und einem automatischen Zeiterfassungssystem als Alternative.

Die wichtigsten Erkenntnisse:

• Für eine effektive Zeiterfassung ist eine Struktur unerlässlich. Entwirf sie sorgfältig mit geeigneten Datumsfeldern, Projektspalten, Aufgabenbeschreibungen und Zeitdauerberechnungen, die als Rückgrat deines Zeiterfassungssystems dienen.
• Integrierte Funktionen sparen Zeit. Nutze die automatische Dauerberechnung, die Zeitformatierung und die vorgefertigten Vorlagen, um deinen Arbeitsablauf zu vereinfachen, ohne komplizierte Formeln hinzufügen zu müssen.
• Tabellenkalkulationen scheinen "kostenlos" zu sein, aber sie bringen versteckte Kosten mit sich, darunter Verwaltungskosten und verlorene abrechenbare Stunden. All diese Kosten übersteigen innerhalb der ersten 2-3 Monate die Abonnementkosten für spezielle Tracking-Tools.
• Eine App zur Zeiterfassung bietet einen unmittelbaren Nutzen, da sie nur eine minimale Einrichtungszeit erfordert und Zeiteinsparungen bietet, die die Abo-Kosten insgesamt ausgleichen.

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Zeiterfassung mit Tabellenkalkulation erklärt

Bei der Zeiterfassung mit Tabellenkalkulationen werden Tools wie Excel oder Google Sheets verwendet, um die für Aufgaben, Projekte oder Kunden aufgewendete Zeit zu erfassen, zu überwachen und zu analysieren. Am einfachsten ist die manuelle Eingabe von Anfangs- und Endzeiten oder Gesamtarbeitsstunden in einige Zellen, die nach Datum, Projekt und Aktivität geordnet sind.

Obwohl sich das Konzept seit den Anfängen von Excel nicht wesentlich verändert hat, hat sich die Zeiterfassung in Tabellenkalkulationen erheblich weiterentwickelt. Die Zeiterfassung in Excel umfasst beispielsweise erweiterte Formeln, bedingte Formatierungen, Pivot-Tabellen und sogar Makro-Automatisierung, die einfache Zeitprotokolle in leistungsstarke Analysen verwandelt.

In der Regel sind dies die Arten von Unternehmen, die von der Zeiterfassung mit Tabellenkalkulationen profitieren, und du könntest zu ihnen gehören:

• Kleine Unternehmen mit knappen Budgets sowie Serviceteams mit Anforderungen an die Zeiterfassung;
• Freiberufler, die Zeiterfassungsdaten in einem einfachen, aber korrekten Format benötigen;
• Organisationen mit Excel-zentrierten Arbeitsabläufen.

Wenn du einer dieser Beteiligten bist, möchtest du vielleicht die Arbeitsstunden deiner Mitarbeiter in einer monatlichen Vorlage erfassen, um einen Überblick über die Produktivität deiner Mitarbeiter zu erhalten, oder du möchtest einfach nur die Projektzeit erfassen, um den Zeitaufwand im Vergleich zum finanziellen Gewinn zu ermitteln. Gleichzeitig kann dein Ziel darin bestehen, Gewinnschwankungen auf der Grundlage der täglich geleisteten Arbeitsstunden zu verstehen oder einfach Kunden auf der Grundlage deiner wöchentlichen Stundenzettelvorlage eine Rechnung zu stellen.

💡 Profi-Tipp: Nebenbei bemerkt bin ich ein Fan von KI-gestützten Zeiterfassungssystemen, aber vielleicht geht es dir wie einem meiner Kollegen, der mir sagte, dass er mit der Excel-Zeiterfassung eine gute Kontrolle über seine Daten hat und genau die Informationen erhält, die er für die Rechnungsstellung benötigt. Das könnte auch bei dir der Fall sein, also lass uns herausfinden, ob Excel eine genaue Zeiterfassung bietet.

• Lies darüber: Tabellenkalkulationen Zeiterfassung Kosten

Zeiterfassung mit Tabellenkalkulation: Schritt-für-Schritt

Ganz gleich, warum du deine Arbeitszeit so gewissenhaft erfasst und mit Tabellen festhältst, wie viele Stunden du tatsächlich gearbeitet hast - zuerst musst du den Prozess der Zeiterfassung in Excel-Tabellen verstehen.

Im Folgenden wird beschrieben, wie man einen Stundenzettel ausfüllt und erstellt:

1. Entwirf deine Vorlage für die Zeiterfassung

Beginne mit einer klaren Struktur, die die wesentlichen Elemente enthält, die das Rückgrat eines Zeiterfassungssystems bilden. Erstelle Dropdown-Listen mit beschrifteten Feldern:

• Datumsfelder: Verwende die richtige Datumsformatierung, damit du leicht sortieren und rechnen kannst;
• Projekt-/Kundenspalten: Kategorisiere die Zeiteinträge für die Berichterstattung über die Arbeitsstunden der Mitarbeiter;
• Beschreibung der Aufgabe: Detaillierte Angaben zu den durchgeführten Aktivitäten in einem Notiz-/Kommentarfeld. Hinweis: Diese Kennzeichnung dient nicht der Mitarbeiterüberwachung, sondern der Projektidentifizierung;
• Start-/Endzeiten: Dies hilft bei der genauen Erfassung von Zeiträumen und zeigt Daten in deinen Berichten auf einer bestimmten Zeitachse an;
• Berechnung der Dauer: Verwende Formeln, um das Format automatisch zu korrigieren und die Gesamtzahl der Arbeitsstunden zu ermitteln;
• Abrechenbarer Status: Kennzeichne, ob die Zeit den Kunden in Rechnung gestellt werden kann oder nicht;
• Informationen zum Tarif: Gib Stundensätze für finanzielle Berechnungen an;
• Tags/Kategorien: Füge Metadaten für eine tiefere Analyse zu jeder Art von Indikator hinzu, den du genauer untersuchen möchtest.

2. Nutze die in Excel integrierten Funktionen zur Zeiterfassung, um deinen Arbeitsablauf zu vereinfachen

Excel und andere Tabellenkalkulationen verfügen über integrierte Formeln, mit denen du die geleisteten Arbeitsstunden leichter berechnen kannst. Wenn du kein Fan von Formeln bist, verstehe ich dich; mir geht es genauso.

Lass uns einige Abkürzungen für deine Zeiterfassungstabelle erkunden:

1. Automatische Berechnung der Dauer
   • Gib Start- und Endzeit in benachbarte Zellen ein.
   • Wähle die Zelle aus, in der die Dauer erscheinen soll.
   • Klicke in Excel in der Funktionsbibliothek auf die Kategorie "Zeit".
   • Wähle "Dauer zwischen" oder verwende den Funktionsassistenten, um DATEDIF auszuwählen.
   • Wähle deine Start- und Endzeitzellen
2. Verwendung des Dauerformats von Excel
   • Nachdem du eine Zeitdifferenz berechnet hast, klicke mit der rechten Maustaste auf die Zelle
   • Wähle "Zellen formatieren" → "Benutzerdefiniert" → "[h]:mm", um Stunden und Minuten anzuzeigen.
3. Vorgefertigte Vorlagen
   • Excel enthält mehrere vorgefertigte Vorlagen für die Zeiterfassung, auf die du leicht zugreifen kannst
   • Rufe sie über Datei → Neu → Suche nach "Stundenzettel" oder "Zeiterfassung" auf.
   • Diese Vorlagen enthalten alle erforderlichen Formeln und Formatierungen

Beispiel für einen Stundenzettel mit integrierten Funktionen

Hoffentlich hast du die oben genannten Abkürzungen schon ausprobiert. Wenn nicht, erkläre ich sie in einer Tabelle:

3. Datenvalidierung und -schutz hinzufügen

Manuelle Zeiterfassungsbögen sind fehleranfällig, daher musst du sicherstellen, dass du den Prozess vereinfachst und gleichzeitig die Daten schützt. Auf diese Weise verbringen deine Mitarbeiter wenig bis gar keine Zeit mit dem Ausfüllen der Zeiterfassungsbögen, und du profitierst von genauen Daten auf monatlicher Basis.

• Erstelle Dropdown-Listen, damit du einheitliche Projektnamen und Aufgabenkategorien hast.
• Validierung des Zeitformats: Dies dient dazu, dass dein Team die geleisteten Arbeitsstunden genau erfasst und ungültige Zeiteinträge verhindert.
• Zellenschutz: Sperre Formelzellen, um absichtliche oder unabsichtliche Änderungen zu verhindern.
• Regeln für die Eingabeüberprüfung: Lege für alle Zeilen angemessene Grenzen für die Dauer der Eingabe fest.

4. Dashboard-Visualisierungen erstellen

Um die Vorteile der Zeiterfassung in Tabellenkalkulationen nutzen zu können, musst du die Rohdaten in verwertbare Erkenntnisse umwandeln. Daher musst du Dashboards erstellen, um die für bestimmte Aufgaben aufgewendete Zeit auf folgende Weise zu visualisieren:

• Zusammenfassungstabellen: Diese Tabellen haben die Form von Pivot-Tabellen, und du aggregierst im Wesentlichen die Zeit nach verschiedenen Dimensionen. Wenn es dir wie mir geht, suchst du nach dem ersten Schreck, dass du eine solche Tabelle erstellen musst, auf YouTube nach einem 3-Minuten-Tutorial, und schon ist deine Pivot-Tabelle fertig.
• Zeitverteilungsdiagramme: Das sind diese bunten Torten- und Balkendiagramme, die du normalerweise in verschiedenen Tabellenkalkulationen siehst. Lege ein schnelles Diagramm auf dein Dashboard, und plötzlich wird klarer, dass "schnelle Kunden-E-Mails" irgendwie 30 % deiner Arbeitswoche verschlingen. Wer hätte das gedacht?
• Tabelle für abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden: Die Tabelle, die die ewige Frage der Freiberufler beantwortet: "Wo sind all meine abrechenbaren Stunden geblieben?" Ein gestapelter Balken, der die abrechenbare mit der nicht abrechenbaren Zeit vergleicht, liefert oft den unangenehmen "Aha"-Moment, wenn du erkennst, dass deine Verwaltungsaufgaben insgeheim dein größter Kunde sind.

5. Hinzufügen einer Automatisierungsebene

Es ist allgemein bekannt, dass diese Art von Tabellenkalkulationen viele manuelle Vorgänge erfordern, daher solltest du so viel wie möglich automatisieren. Prüfe diese Optionen:

• Formeln automatisch ausfüllen: Verwandle deine Daten in eine Tabelle (drücke einfach Strg+T in Excel), und deine Formeln kopieren sich automatisch in neue Zeilen. Auf diese Weise musst du keine Formeln mehr kopieren und einfügen, wenn du neue Zeiteinträge hinzufügst.
• Bedingte Formatierung: Sorge dafür, dass deine Tabellenkalkulation wichtige Dinge für dich hervorhebt. Richte einfache Farbregeln ein, um anzuzeigen, wenn du Überstunden machst, Zeiteinträge fehlen oder Fristen näher rücken. Du findest dies unter "Bedingte Formatierung" sowohl in Excel als auch in Google Sheets.
• Geplante Aktualisierungen: Bringe deine Berichte dazu, sich regelmäßig zu aktualisieren. Verwende in Excel Power Query, um deine Daten nach einem Zeitplan zu aktualisieren. In Google Sheets kannst du mit Apps Script einfache Zeitauslöser einrichten. Auf diese Weise zeigen deine Dashboards immer Echtzeit-Tracking-Daten an, ohne dass du sie manuell aktualisieren musst.
• Vorlagenerstellung: Erstelle eine perfekte Arbeitszeitblattvorlage mit all deinen Formeln und Formatierungen. Verwende sie dann, um neue Stundenzettel für jeden neuen Zeitraum zu erstellen. Speichere sie als Vorlage in Excel (unter "Speichern unter") oder erstelle eine Kopie in Google Sheets. Noch weniger Arbeit hast du, wenn du die automatische Erstellung neuer Stundenzettel zu Beginn eines jeden Monats einrichtest, in die alle Daten bereits eingetragen sind.

💡 Profi-Tipp: Klingt es kompliziert, deine Zeiterfassungstabelle von Grund auf neu zu gestalten? Wir haben einen umfassenden Artikel mit kostenlosen Vorlagen für Zeiterfassungsbögen erstellt, von einer Vorlage für einen monatlichen Zeiterfassungsbogen bis hin zu einer Projektvorlage und anderen. Hier ist eine Vorschau:

Die Probleme bei der Zeiterfassung mit Tabellenkalkulationen

Die Zeiterfassung mit Tabellenkalkulationen mag zwar praktisch erscheinen, ist aber zeitaufwändig, da sie zu viele Puzzleteile umfasst, und wenn ein Schritt des Prozesses fehlt, kann man kein endgültiges Bild erhalten. Das System zu erstellen und zu pflegen und gleichzeitig dafür zu sorgen, dass jeder für das Ausfüllen verantwortlich ist, ist eine Menge Handarbeit.

Selbst wenn du bei der Zeiterfassung mehrere Zeiterfassungsbögen für deine Mitarbeiter verwendest, wirst du auf viele Herausforderungen stoßen:

1. Tabellenkalkulationen sind nicht skalierbar: Wenn dein Unternehmen und dein Team wachsen, wirst du möglicherweise feststellen, dass Tabellenkalkulationen nicht mehr ausreichen. Sobald du über mehrere Mitarbeiter oder ein bestimmtes Datenvolumen hinausgehst, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass du mit der Vorlage für den zweiwöchentlichen Stundenzettel nicht mehr zurechtkommst. Die Verwaltung und genaue Analyse der Gesamtarbeitsstunden über alle Spalten hinweg wird zunehmend frustrierend und zeitraubend. Die Notwendigkeit, die Vorlage ständig zu aktualisieren, und die Verlangsamung der Leistung bei größeren Datenmengen machen sie ineffizient.
2. Tabellenkalkulationen können nicht automatisiert werden: Sowohl Excel als auch Google Sheets verfügen nicht über Funktionen wie automatische Stopp-Start-Timer oder die automatische Erfassung der Arbeit im Hintergrund, während die Nutzer ihre Aufgaben erledigen, was dazu führt, dass Tabellenkalkulationen bei Teams unbeliebt sind.
3. Tabellenkalkulationen sind fehleranfällig: Die manuelle Dateneingabe, wie sie von vielen Beteiligten verwendet wird, birgt eine hohe Fehlerwahrscheinlichkeit. Wenn zum Beispiel ein Benutzer versehentlich ein Währungssymbol ändert, wird die Rechnungsstellung für deine Kunden durcheinander gebracht.
4. Tabellenkalkulationen haben begrenzte Berichtsfunktionen: Wie bereits erwähnt, fehlt es Tabellenkalkulationen an ausgefeilten Berichtsfunktionen, was es schwierig macht, auf einen Blick Einblicke in die Produktivität oder Effizienz zu erhalten.
5. Tabellenkalkulationen zeigen Ihnen keine Echtzeitdaten: Da Excel zum Beispiel von Natur aus kein Tool für die Zusammenarbeit ist, werden Stundenzettel zu bestimmten Zeiten ausgefüllt und gesammelt, was keinen Überblick über den aktuellen Stand eines Projekts oder einer Aufgabe bietet. Dies behindert oft eine schnelle Entscheidungsfindung und erhöht die Frustration.
6. Tabellenkalkulationen bieten keine Sicherheit und Datenintegrität: Tabellenkalkulationsdateien sind anfällig für Beschädigung, Verlust oder sogar unbefugten Zugriff. 

💡 Profi-Tipp: Um die Arbeitszeit halbmanuell zu berechnen, kannst du einen kostenlosen Stempelkarten-Rechner verwenden.

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EARLY vs. Excel: direkter Vergleich

Selbst wenn du aus Gewohnheit auf eine Excel-Datei oder Google-Tabellen zurückgreifst, bieten spezialisierte Zeiterfassungs-Apps erhebliche Vorteile. Um die Unterschiede zwischen manueller und automatischer Zeiterfassung zu verdeutlichen, werde ich einen Vergleich zwischen den beiden Optionen anstellen.

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• Mehrere Zeiterfassungsmethoden, darunter KI-generierte Zeiteinträge, automatische Zeiterfassung und ein cooler physischer Zeiterfasser für diejenigen, die eine taktile Erfassung bevorzugen.
• Das automatische System von EARLY lernt dein Arbeitsverhalten und erfasst automatisch die Nutzung von Apps und Tools sowie die Besuche von Websites, so dass du nie vergisst, woran du gearbeitet hast, sondern jede einzelne Minute in deinen Stundenzetteln erfasst.
• Eine minimalistische, intuitive Schnittstelle, die menschliche Fehler reduziert und die Zeiterfassung zum Vergnügen macht - im Gegensatz zu Spalten und Zellen in Tabellenkalkulationen.
• Deutlich höhere Genauigkeit in Echtzeit, da du den Projektfortschritt analysieren und die Arbeitszeiten der Mitarbeiter im Auge behalten kannst, während du gleichzeitig wichtige Projektmanagemententscheidungen treffen kannst. Im Gegensatz dazu müsstest du in Excel eine Vorlage an dein Team weitergeben, sie daran erinnern, die Stundenzettel auszufüllen, und sogar wochenlang darauf warten, dass sie ausgefüllt werden.
• Dank des anpassbaren Zeitberichterstattungssystems werden Berichte und Einblicke für Sie erstellt. Im Gegensatz zu Excel erstellt EARLY detaillierte Projektberichte in kürzester Zeit, so dass du dein Wachstum vorantreiben und intelligentere, schnellere Entscheidungen treffen kannst.
• Erfassung der abrechenbaren Stunden mit einem Klick, damit du deinen Kunden eine genaue Rechnung stellen kannst und eine faire Vergütung für deine Arbeit erhältst. Du brauchst brauchen keine Formeln mehr, um den Lohnsatz für deine Mitarbeiter auf der Grundlage der geleisteten Stunden zu berechnen, da du eine visuelle Darstellung davon hast.
• Vereinfachtes Urlaubs- und Arbeitszeitmanagement, bei dem du reguläre Arbeitszeiten, PTO und alle Arten von Urlaub in einem einfachen Urlaubsplaner erfassen kannst, wodurch separate Tabellen oder manuelle Berechnungen bei der Planung der Teamkapazität überflüssig werden.
• Automatische Überstundenerfassung. Lege die Standardarbeitszeit für jedes Teammitglied einmal fest, und EARLY erfasst auf intelligente Weise sowohl Überstunden als auch Fehlstunden auf der Grundlage deiner vordefinierten Regeln. Dann sendet es dir Berichte, die für die Lohnabrechnung bereit sind.

Lies hier hier über einige der Integrationen von EARLY:

• Integration der Zeiterfassung in Google Calendar
• Integration der Zeiterfassung in Slack
• Zeiterfassung in Notion

Wähle deine Methode zur Zeiterfassung

Tabellenkalkulationen sind zwar ein vertrauter Standard für die Zeiterfassung, aber für wachsende Teams und Unternehmen sind sie im Grunde genommen eine falsche Wirtschaft. Der Übergang von der Zeiterfassung auf der Grundlage von Tabellenkalkulationen zu einer speziell entwickelten Lösung wie EARLY geht es nicht nur um die Einführung einer neuen Technologie, sondern auch darum, wie dein Unternehmen seine wichtigste Ressource schätzt und verwaltet: Zeit.

Die Fähigkeit von EARLY, die mühsamen Aspekte der Zeiterfassung zu automatisieren und gleichzeitig tiefere Einblicke zu gewähren, schafft einen positiven Kreislauf: Weniger Zeitaufwand für die Zeiterfassung bedeutet mehr Zeit für produktive Arbeit, die wiederum genauere Daten für die zukünftige Planung liefert.

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