Poor Time Management: Stop Making the Same Mistakes

Stelle dir vor, es ist das Ende deines Arbeitstages. Du überprüfst deine Aufgabenliste und stellst fest, dass die Hälfte davon noch nicht abgehakt ist. Du wirrst von Frustration übermannt.

Im Ernst, was ist passiert? Du bist seit Sonnenaufgang an deinen Schreibtisch gekettet. Warum hast du nicht mehr geschafft?

Die Chancen stehen gut, dass es an einem schlechten Zeitmanagement liegt - aber keine Sorge. Die Forschung zeigt, dass du nur diese drei zeitbezogenen Fähigkeiten verbessern musst:

• Time-awareness
• Zeiteinteilung
• Zeitanpassung

Lass uns diese Fähigkeiten und einfache Zeitmanagement-Strategien, um sie zu meistern, näher betrachten.

Was ist ein schlechtes Zeitmanagement?

Woran erkennst du, dass du ein schlechter Zeitmanager bist? Du nutzt deine Zeit ineffektiv, da es dir an Prioritätensetzung, Organisation und Kontrolle über deine Aufgaben und Verantwortlichkeiten mangelt. Das führt zu einer geringeren Produktivität mit unerledigten Aufgaben, verpassten Terminen und erhöhtem Stresspegel.

Um schlechtes Zeitmanagement besser zu verstehen, erkläre ich, was Zeitmanagement ist.

Zeitmanagement bedeutet, dass wir planen und kontrollieren, wie viel Zeit wir für verschiedene Aktivitäten aufwenden. Dazu gehört es, realistische Ziele zu setzen, Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen und die Zeit effektiv einzuteilen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Es geht darum, bewusst mit seinen Stunden und Minuten umzugehen, anstatt sie vergehen zu lassen.

Ein schlechtes Zeitmanagement ist natürlich das Gegenteil davon. Es geht einher mit einer schlechten Leistung bei der Verwaltung deiner Zeit, mit Zeitverschwendung durch Aufschieben bei der Arbeit, schlechter Zeitplanung und dem Gefühl, keine Zeit für Dinge zu haben, die dich erfüllen.

Lass uns nun einen Blick auf die roten Fahnen werfen, die auf ein schlechtes Zeitmanagement hinweisen.

Denke daran, dass das Erkennen dieser Anzeichen der erste Schritt zu einer positiven Veränderung ist. Mache dich nicht selbst fertig. Laut einer Studie von Salary.com geben 89 % der Angestellten zu, dass sie jeden Tag Zeit bei der Arbeit verschwenden.

Hier sind einige der Anzeichen für ein schlechtes Zeitmanagement:

• Chronische Unpünktlichkeit: Du hast es ständig eilig und entschuldigst dich dafür, dass du zu spät zur Arbeit kommst, sei es bei Anrufen oder bei verpassten Terminen. Wenn diese Verhaltensweisen immer wieder vorkommen, ist das ein sicheres Zeichen dafür, dass deine Zeiteinteilung ineffektiv ist.
• Du fühlst dich überwältigt: Du bist ständig gestresst wegen deines Arbeitspensums und weißt nicht, wo du anfangen sollst oder womit du anfangen sollst. Der Gedanke an die Zeit, die dir für den Tag zur Verfügung steht, und an all die Aufgaben, die du erledigen musst, ist mit dem Begriff Zeitangst verbunden.
• Aufschieberitis: Du schiebst wichtige Aufgaben bis zur letzten Minute auf. Du fühlst dich überfordert und hast panische Angst, in letzter Minute noch etwas zu leisten. Auch das sind klassische Symptome für schlechtes Zeitmanagement.
• Ständige Ablenkung: Du lässt dich leicht durch E-Mails, soziale Medien oder andere Ablenkungen ablenken. Du musst von Anfang an wissen, dass das Wechseln zwischen den Kontexten deine Produktivität beeinträchtigt.
• Unfähigkeit, "Nein" zu sagen: Du engagieren dich oft zu sehr für mehrere Aufgaben oder Projekte, die deinem Wachstum förderlich zu sein scheinen, aber am Ende werden deine Hauptprojekte nicht abgeschlossen.

💭 Nebenbei bemerkt: Ich habe persönlich damit zu kämpfen, bei der Arbeit Nein zu sagen, und habe gründlich recherchiert, wie ich lernen kann, Nein zu sagen. Ich habe einen praktischen Weg gefunden und alles darüber in dem Artikel "Wie man bei der Arbeit Nein sagt" geschrieben.

• Du vernachlässigst dich selbst: Du magst beruflich einen guten Ruf haben, weil du eine großartige Arbeit leistest, aber das geht zu Lasten deines Privatlebens. Du hast keine Routine für die Selbstfürsorge, keine persönlichen Beziehungen und keine geistige Gesundheit, und du fühlst dich nicht gut dabei.

Wie kann ich mein Zeitmanagement verbessern?

An Ratschlägen im Internet mangelt es nicht, aber Untersuchungen der Academy of Management zeigen, dass es drei Fähigkeiten gibt, die Erfolg und Misserfolg im Zeitmanagement unterscheiden:

• Zeitbewusstsein: Realistisches Denken und Einschätzen der Zeit, denn die Zeit ist begrenzt.
• Zeiteinteilung: Gestaltung und Organisation von Aufgaben, Zielen und Arbeitspläne um diese Zeit effektiv zu nutzen.
• Zeitanpassung: Überwachung der Zeitverwendung bei der Ausführung von Tätigkeiten und Anpassung an Unterbrechungen und sich ändernde Prioritäten während der Ausführung.

Mit anderen Worten: Wenn du deine Zeit realistisch planst, dir bewusst bist, dass die Zeit begrenzt ist, und sie flexibel handhabst, bist du ein erfolgreicher Zeitmanager. Lass uns jeden der oben genannten Punkte auspacken und schauen, wie du an ihnen arbeiten kannst:

Beherrsche dein Zeitbewusstsein

Bei Zeitbewusstsein geht es nicht um eine gigantische Zeitmanagementstrategie, sondern darum, realistisch mit seiner Zeit umzugehen und zu erkennen, dass der Tag nur 24 Stunden hat, so sehr man sich das auch wünschen mag.

Es geht darum, ein feines Gespür dafür zu entwickeln, wie lange Aufgaben dauern, und nicht darum, wie lange man sich wünscht, dass sie dauern würden.

1. Prüfe deine Zeit

Um dir bewusst zu machen, wie du deine Zeit verbringst, musst du dich mit deinen Zeitgewohnheiten vertraut machen.

An automatic time tracker can help with that. For example, EARLY tracks your time automatically and gives you an honest, objective look at where your hours are really going.

With a time audit, there’s no need for guesstimating or conveniently forgetting about those 45 minutes you spent scrolling through memes. The hard truth is that you now have a clear, data-driven picture of your time expenditure. Such a time audit, in EARLY, shows with precision how much time you spent on each task without any manual interference on your side.

Einer der Berichte gibt Aufschluss darüber, wie viel deiner Zeit du produktiv verbracht hast oder nicht. Hier ist eine Vorschau:

2. Schätze deine Zeit

Da du jetzt ein besseres Bewusstsein für deine Zeit hast, kannst du realistischere Schätzungen und Pläne für die Zukunft erstellen, und es ist an der Zeit, diese Erkenntnisse in die Tat umzusetzen. Es ist hilfreich, den Bericht mit einem bestimmten Rahmen im Hinterkopf zu überprüfen. Die folgenden Fragen können dabei helfen:

• Wie viel Zeit habe ich für Projekt X veranschlagt, und wie viel Zeit habe ich aufgewendet?
• How long did similar tasks or projects take me in the past? Dive into your EARLY data and look for tasks or projects similar in nature or scope to your plan. Check how much time you spent on each phase or component, and use this as a baseline for your new project estimate.
• Neige ich dazu, die für Recherchen oder Überarbeitungen benötigte Zeit zu unterschätzen?
• Dauern bestimmte Aufgaben immer länger als erwartet?
• Welche externen Faktoren haben die Zeit, die ich für Projekt X aufgewendet habe, beeinflusst?
• Wie viel "produktive" Zeit habe ich durchschnittlich pro Tag oder Woche? Anhand dieser Angaben kannst du abschätzen, wie viele Aufgaben oder Projekte mit hoher Priorität du realistischerweise in deinem Zeitplan unterbringen kannst, und deine Schätzungen auf der Grundlage deiner verfügbaren Kapazitäten anpassen.

Read: How to fill out a timesheet

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• How much buffer time do I need to account for unexpected issues? Look at your time reporting system to see how much time you typically spend on unexpected tasks or issues, and build this buffer into your future estimates.

Beherrsche deine Zeiteinteilung

In dieser Phase setzt du deine Strategenmütze auf und wirst zum Architekten deines Zeitplans. Es geht darum, realistische kurz- und langfristige Ziele zu setzen, Aufgaben zu priorisieren und einen Zeitmanagement-Plan zu erstellen, der deine Produktivität maximiert, ohne deine mentale Gesundheit zu beeinträchtigen.

Hier kannst du Fehler im Zeitmanagement machen, die zu einer schlechten Work-Life-Balance, erhöhtem Stress und verschwendeter Zeit führen. Also, schauen wir uns an, wie du die Kontrolle über den Prozess behältst:

1. Realistische Ziele setzen

Der Schlüssel zur Zielsetzung liegt darin, bedeutende Ziele in überschaubare Komponenten zu zerlegen, die mit deinen Produktivitätsmustern übereinstimmen. Anstatt dich zu ehrgeizigen Zielen wie „das gesamte Projekt bis Freitag überarbeiten“ zu verpflichten, konzentriere dich auf spezifische, messbare Meilensteine: „das erste Rahmenkonzept bis Mittwoch Nachmittag fertigstellen

Hier sind die Schritte, die bei der Festlegung konkreter Ziele zu beachten sind:

• Mache einen Realitätscheck
  • Bewertung deiner aktuellen Arbeitsbelastung und der laufenden Projekte
  • Überprüfe deine Zeiterfassungsdaten aus früheren ähnlichen Projekten
  • Berücksichtige deine Energiemuster im Laufe des Tages
  • Sei ehrlich über mögliche Hindernisse und Einschränkungen
• Anwendung der "Scaling Down"-Methode
  • Große Ziele in kleinere, konkrete Etappenziele aufteilen
  • Jeder Meilenstein sollte innerhalb von 1-3 Arbeitssitzungen erreicht werden können.
  • Definier klare Abschlusskriterien für jeden Meilenstein
• Lege deine Erfolgsmetriken fest
  • Lege für jedes Ziel spezifische, messbare Ergebnisse fest.
  • Definiere, wie "erledigt" in konkreten Begriffen aussieht
  • Erstelle Kontrollpunkte, um den Fortschritt zu messen
  • Lege fest, wie du die Ergebnisse verfolgen und bewerten willst
• Einbauen von strategischen Puffern
  • Füge zu den ursprünglichen Schätzungen 20-30 % zusätzliche Zeit für Pufferzeiten hinzu.
  • Erstelle Notfallpläne für deine vorrangigen Ziele
• Ausrichten auf deine Spitzenleistung
  • Versuche, die anspruchsvollen Aufgaben in deinen energiereichen Stunden zu erledigen
  • Plane Routineaufgaben in energiearme Zeiten
  • Schütze deine produktivsten Zeiten vor Unterbrechungen mit Time-Blocking

2. Aufgaben richtig priorisieren

Alle Aufgaben fühlen sich manchmal wie dringende Aufgaben an, aber du musst die Produktivität steigern und die eine Aufgabe priorisieren, die wirklich wichtig ist. Ich stelle dir die Eisenhower-Matrix vor, mit der du den oben erwähnten Zweck erfüllen kannst:

Die Eisenhower-Matrix, auch bekannt als die Zeitmanagement-Matrix, wurde vom ehemaligen Präsidenten Dwight D. Eisenhower während des Zweiten Weltkriegs entwickelt. Sie ist eine einfache Methode, um Prioritäten für Ihre Aufgaben auf der Grundlage ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu setzen.

This method categorizes tasks into four quadrants:

• Urgent, important: Do first (the fire-fighting mode).
• Wichtig, nicht dringend: Zeitplan (langfristig wichtige Projekte).
• Dringend, nicht wichtig: Delegieren (Arbeit, die von einem anderen Mitglied Ihres Teams erledigt werden kann).
• Weder dringend noch wichtig: Löschen (diese Aufgaben sind oft Zeitfresserund müssen daher gestrichen werden).

To prioritize your tasks with the Eisenhower Matrix, do the following:

1. List all tasks you have for the day.
2. Assess each task’s importance and urgency.
3. Ordne jede Aufgabe entsprechend in Quadranten ein.
4. Handle: Beginne mit wichtigen und dringenden Aufgaben, gefolgt von den anderen Quadranten.

3. Organisiere deine Aufgaben

Um deine Aufgaben zu organisieren, kannst du eine einfache Kanban-Tafel verwenden. Dieses visuelle Tool zur Verwaltung von Arbeitsabläufen hilft dir, deine Projekte in mundgerechte Aufgaben zu unterteilen, deinen Fortschritt zu verfolgen und Engpässe zu erkennen, bevor sie dein gesamtes Vorhaben zum Scheitern bringen.

By organizing your work into clear, manageable stages, you can stay focused, avoid overwhelm, and celebrate your wins along the way. Plus, there’s just something satisfying about moving those little task cards from “in progress” to “complete.” It’s like the grown-up version of getting a gold star on your homework.

Kanban involves organizing tasks into three simple categories:

• Zu tun
• In Arbeit
• Erledigt

Beherrsche deine Zeitanpassung

Time adaptation is about being flexible, staying present, and being intentional with your time. You need to adjust your strategy on the fly and not let unexpected interruptions or changing priorities throw you off your track. To hone your adaptation skills, you need to become a master monitor of your own time and energy.

This means regularly checking in with yourself, assessing your progress, and making adjustments as needed. Ask yourself questions like these:

• Am I spending too much time on low-priority tasks? Is that afternoon slump hitting you harder than a ton of bricks?

Don’t be afraid to pivot, delegate, or even take a well-deserved break when your body and brain tell you it’s time. When that 30-minute task sneaks into 45 minutes, don’t panic – use this data to refine your future estimates.

Eine wichtige Anpassungsfähigkeit besteht darin, zu lernen, seine Energie zu managen, nicht nur seine Zeit.

This means paying attention to your natural rhythms and working with, rather than against, your own biology. If you know you’re a morning lark who does your best work before noon, don’t force yourself to burn the midnight oil. If you’re a night owl who hits your stride after sunset, embrace it and structure your day accordingly.

And remember, even the best-laid plans sometimes go wrong. When that happens, don’t beat yourself up. Take a deep breath, reassess your priorities, and pivot with flexibility.

Behebe dein schlechtes Zeitmanagement mit den richtigen Tools

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Beherrsche das Zeitmanagement

Bis jetzt solltest du gelernt haben, dass gute Zeitmanagementfähigkeiten bedeuten, sich der Tatsache bewusst zu sein, dass deine Zeit begrenzt ist, und sie dann mit einer Struktur wie Zielen, Prioritäten und einem Kanban-Board zu organisieren, um schließlich an neue Herausforderungen anzupassen.

Du wirst nicht über Nacht zum Meister im Zeitmanagement, aber mit Übung wirst du ein besseres Gleichgewicht zwischen Arbeit und Leben sowie Selbstverwirklichung erreichen, während du mehr Aufgaben bewältigst.

FAQ