Einen Stundenzettel richtig ausfüllen: Leitfaden und kostenlose Vorlagen
Auch wenn das Ausfüllen von Stundenzetteln niemanden begeistert, sollte ihre Bedeutung nicht übersehen werden. Durch das Ausfüllen von Stundenzetteln werden die Arbeitnehmer korrekt bezahlt, während die Arbeitgeber sicher sein können, dass sie alle geleisteten Arbeitsstunden für die Einhaltung der Vorschriften am Arbeitsplatz erfassen.
Dennoch werden Stundenzettel oft ignoriert oder falsch ausgefüllt. Aus diesem Grund habe ich einen Leitfaden für dich erstellt, der dir erklärt wie du einen Stundenzettel richtig ausfüllst.
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Was ist ein Stundenzettel?
Ein Stundenzettel ist eine Methode, um die Arbeitsstunden eines Arbeitnehmers aufzuzeichnen und zu verfolgen. Auf dem Stundenzettel wird festgehalten, wie viele Stunden du arbeitest, wann du arbeitest und woran du arbeitest.
Zeiterfassungsbögen gibt es in verschiedenen Formen: Es kann sich um einfache Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten handeln, um detaillierte Projektzeitprotokolle oder um ausgefeilte Zeiterfassungssoftware, die alles erfasst, von regulären Arbeitszeiten bis hin zu Projektaufgaben.
Manche Zeiterfassungsbögen bestehen nur aus einer Tabelle mit einem Datumsbereich und den Arbeitsstunden, während andere eine detaillierte Aufschlüsselung der Aufgaben, Projektcodes, Informationen zur Rechnungsstellung an den Kunden und sogar Notizen zur geleisteten Arbeit enthalten.
Denke daran: Zeiterfassungsbögen scheinen kostenlos zu sein, aber in Wirklichkeit wird die Excel-Zeiterfassung sehr teuer.
Warum ist das Ausfüllen von Stundenzetteln wichtig?
Ob Papiervorlagen oder Zeiterfassungssoftware: Wenn du einen Stundenzettel ausfüllst, machst du nicht nur ein Häkchen bei der Personalabteilung. Vielmehr sorgst du für deine eigene finanzielle Sicherheit, während dein Arbeitgeber all deine Überstunden, alle Arbeitszeiten und Projektdetails erfasst, um sie den Kunden in Rechnung zu stellen und die Einhaltung der Vorschriften am Arbeitsplatz sicherzustellen.
Arbeitszeitnachweise sind für jede Art von Arbeitnehmer von zentraler Bedeutung, und hier wird erläutert, warum sie für verschiedene Kategorien wichtig sind:
- Für stundenweise Beschäftigte (Freiberufler, Angestellte in Agenturen und andere, die auf Stundenbasis arbeiten) sind Stundenzettel eine Möglichkeit, ihre abrechenbaren Stunden zu erfassen und sie den Kunden genau in Rechnung zu stellen;
- Bei Angestellten helfen Zeiterfassungsbögen dabei, Projektzeiten, Überstunden und Freizeitausgleiche für die Lohnabrechnung zu erfassen.
In der Regel kannst du verschiedene Arten von Stundenzetteln für unterschiedliche Zeiträume verwenden:
- Tägliche Stundennachweise
- Zweiwöchentliche Zeiterfassungsbögen
- Wöchentliche Stundennachweise
- Monatliche Stundennachweise
Wie man einen Stundenzettel ausfüllt (Schritt für Schritt)
Um die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden genau zu berechnen, sollten alle Beteiligten die Sache ernst nehmen und auf die Details achten, unabhängig davon, ob sie Stundenzettel auf Papier oder mit einer Software ausfüllen. Daher sollten die Arbeitnehmer die für die Arbeit aufgewendete Zeit genau ausfüllen, und die Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass das Ausfüllen der Stundenzettel für die Arbeitnehmer reibungslos verläuft.
Bevor du deine Zeiterfassung in Angriff nimmst, solltest du sicherstellen, dass du alles hast, was du für eine genaue Zeiterfassung benötigst. Diese Vorbereitung erspart dir zahllose Kopfschmerzen und vermeidet das Hin und Her von E-Mails mit der Personalabteilung.
Schritt 1 - Download einer Vorlage
Lade dir zunächst eine kostenlose Vorlage für einen Stundenzettel aus unserem Repository herunter. Du kannst zwischen täglichen, wöchentlichen, zweiwöchentlichen oder monatlichen Stundenzetteln wählen.
Schritt 1 - Name, Nachname oder Mitarbeiter-ID
Zweitens fügst du deinen Namen, Nachnamen, deine Abteilung und deinen Vorgesetzten hinzu. Wenn eines dieser Felder für dich nicht funktioniert, kannst du es entfernen.
Es ist ziemlich logisch, warum der Name und der Nachname oder die ID notwendig sind, da dies eindeutige Identifikatoren eines Mitarbeiters im System des Unternehmens sind. Daher kann entweder der Arbeitgeber diese Informationen in der Arbeitszeitblattvorlage ausfüllen oder der Arbeitnehmer, wenn er seine Wochen- oder Stundensätze eingibt. Wird der Name falsch geschrieben, kann ein Mitarbeiter an die falsche Abteilung weitergeleitet werden, was zu Verwirrung in den Personalakten führt und die Zahlungsabwicklung verzögert.
Schritt 2 - Datumsbereich
Wann hast du deine Zeit erfasst? Wähle nun den Zeitraum deiner Zeiterfassung aus.
Die genaue Erfassung des Datumsbereichs im Abschnitt Stunden auf dem Stundenzettel ist nicht nur eine weitere langweilige Aufgabe. Die genaue Zeiterfassung in diesem Abschnitt trägt gleichermaßen zu genauen Aufzeichnungen und zur Lohnabrechnung für den Lohnzeitraum, zu genauen Abrechnungszyklen, zur Urlaubsüberwachung und zur Berechnung von Überstunden bei.
Die Erfassung der Arbeitsstunden sollte in täglichen Stundenzetteln erfolgen, damit alle Daten korrekt sind, kann aber auch in wöchentlichen Stundenzetteln erfolgen.
Schritt 3 - Stundennachweis
Wie in der obigen Stundenzettel-Vorlage ist es wichtig, die Spalten "Startzeit" und "Endzeit" in jeden Stundenzettel einzufügen, egal ob es sich um einen Papier-Stundenzettel oder eine Stundenzettel-Software handelt. Dann sollte der Stundenzettel für jeden Tag von Montag bis Freitag eine Automatisierung zur Berechnung der Arbeitsstunden enthalten.
Das Feld kann "Geleistete Gesamtstunden" lauten und die Berechnung kann automatisch erfolgen. Beachte, dass es bei manuellen Stundenzetteln schwieriger ist, automatisch zu berechnen. Eine Zeiterfassungs-App berechnet und erstellt jedoch automatisch Berichte. Unten siehst du ein Beispiel für einen Bericht in EARLY, einer automatischen Zeiterfassungssoftware:
Schritt 4 - Projektdaten
Die Erfassung von Projektdetails und die rechtzeitige Einreichung von Stundenzetteln sind von zentraler Bedeutung. Wenn du die Projektkosten nachverfolgst, behältst den Überblick über die Budgets und kannst die Ressourcen je nach Bedarf neu zuweisen. Außerdem erhältst du genaue Aufzeichnungen für die Rechnungsstellung an die Kunden. Das Hinzufügen von erledigten Aufgaben zu den Zeiterfassungseinträgen ermöglicht außerdem eine klare Darstellung der Leistung und Produktivität der Mitarbeiter.
Ein minimales Format einer Vorlage für einen Projektzeitplan sollte Abschnitte für Projektdetails, Datum, Anfangs- und Endzeiten, abrechenbare Stunden und den Eigentümer einer bestimmten abgeschlossenen Aufgabe enthalten.
Hier findest du eine herunterladbare Vorlage für einen Projektzeitplan, die du auch in der unten stehenden Abbildung sehen kannst:
Schritt 5 - PTO und andere Arten von Urlaub
Die Erfassung der verschiedenen Arten von Urlaub in deiner Zeiterfassung ist nicht nur eine Aufgabe, um freie Tage zu markieren oder überwacht zu werden. Sie ist wichtig für genaue Aufzeichnungen, die Sicherheit der Mitarbeiter und eine korrekte Bezahlung.
Achte beim Ausfüllen der Urlaubsliste darauf, dass du die richtigen Codes für jede Art von Urlaub verwendest: PTO (Paid Time Off), Krankheitsurlaub oder andere genehmigte Abwesenheiten. Auf dem Zeiterfassungsbogen sollten diese arbeitsfreien Stunden deutlich ausgewiesen werden, da sie sich anders auf die Gehaltsabrechnung auswirken als reguläre Arbeitsstunden.
Achte darauf, dass du einen Stundenzettel mit all diesen Feldern ausfüllst:
- Überstunden
- PTO-Stunden/Tage
- Krankheitsstunden/-tage
Die unterschiedliche Bezeichnung dieser Felder ist wichtig, da für jede Urlaubsart innerhalb eines Unternehmens unterschiedliche Vergütungssätze und damit auch unterschiedliche Monatsgehälter gelten können.
Schritt 6 - Genehmigung
Der typische Genehmigungsablauf in Unternehmen sieht folgendermaßen aus:
- Der Mitarbeiter füllt den Stundenzettel mit allen geleisteten Arbeitsstunden, beantragten und genommenen Urlaubstagen oder anderen Arten von Urlaub aus.
- Der Vorgesetzte prüft die Richtigkeit der Angaben und gibt sie entweder frei oder schickt sie zur Änderung zurück.
- Nach der Genehmigung wird der Stundenzettel an die Lohnbuchhaltung zur Bearbeitung weitergeleitet.
Bei der Einreichung der Stundenzettel zur Genehmigung sollte jeder Eintrag genau und vollständig sein, da Korrekturen nach der Genehmigung zeitaufwendig sein können und oft die Zahlungsabwicklung verzögern. Die meisten Unternehmen verlangen, dass die Zeiterfassungsbögen vom Vorgesetzten genehmigt werden, der die Richtigkeit der Arbeitsstunden, der Projektzuweisungen und der hinzugefügten Überstunden prüft.
Wenn du eine Zeiterfassungssoftware verwendest, sendet das System in der Regel automatische Benachrichtigungen an Manager oder Teamleiter, aber bei Zeiterfassungsbögen auf Papier musst du manuell nachfassen, um eine rechtzeitige Bearbeitung sicherzustellen.
Die KI von EARLY erfasst alle Arbeiten im Hintergrund und sendet Vorschläge an den Kalender. Anklicken, annehmen, fertig! Ah, es sendet auch automatisch Zeiterinnerungen!
Arten von Stundenzetteln
Wie bereits erwähnt, gibt es viele Arten von Stundenzetteln, je nach Zeitrahmen. In den nächsten Zeilen werde ich dir jedoch die Arten von Stundenzetteln in Bezug auf das zum Ausfüllen verwendete Medium erläutern.
Zeiterfassungsbögen auf Papier
Zeiterfassungsbögen in Papierform sind manuelle Zeiterfassungsinstrumente, die in der heutigen Zeit der Fernarbeit und hybriden Arbeitsformen eher veraltet sind und versteckte Kosten mit sich bringen. Bei der Entscheidung, welche Art von Zeiterfassungsbogen Sie wählen sollten, sollten Sie Folgendes über Zeiterfassungsbögen auf Papier wissen:
- Zeiterfassungsbögen in Papierform sind herkömmliche, physische Formulare, die zur manuellen Erfassung von Arbeitsstunden, Projektzeit und Anwesenheit verwendet werden.
- Diese Stundenzettel haben grundlegende Zeiterfassungsfunktionen mit einem einfachen Format für die Erfassung von Arbeitsbeginn und -ende, Pausen und Gesamtarbeitszeit und werden oft nicht ausgefüllt.
- Alle Berechnungen müssen von Hand vorgenommen werden, und die Daten müssen manuell in alle Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme übertragen werden, ein Prozess, der anfällig für menschliche Fehler ist.
- Im Baugewerbe werden häufig Zeiterfassungsbögen in Papierform verwendet.
- Einige ihrer Nachteile sind: Sie sind schwer zu analysieren, es gibt Probleme mit der Speicherung und keine Sicherungskopien, und sie sind zeitaufwendig.
Software zur Zeiterfassung
Wenn du mit den Einschränkungen von Stundenzetteln in Papierform oder den endlosen manuellen Berechnungen von Excel- und Google Sheets-Vorlagen zu kämpfen hast, ist es an der Zeit, ein Upgrade auf eine Zeiterfassungs-App in Betracht zu ziehen. Diese Online-Zeiterfassungs-Apps wurden entwickelt, um den gesamten Zeiterfassungsprozess zu automatisieren, Einblicke in Echtzeit zu bieten und menschliche Fehler zu minimieren.
Nehmen wir EARLY als Beispiel, um die Dinge aufzuzeigen, die du bei deinem Entscheidungsprozess berücksichtigen solltest:
- Diese Zeiterfassungssoftware verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche, mit der du Aufgaben kategorisieren, Stunden erfassen und automatisch Zeiterfassungsberichte erstellen kannst.
- Es erfasst automatisch Zeitaufgaben , Websites und Tools, die mit einem Klick in Zeiteinträge umgewandelt werden können.
- Es überwacht die abrechenbaren Stunden, sobald es so eingestellt ist, dass sie erfasst werden, und dann kannst du den Kunden genaue Rechnungen stellen.
- Sowohl Arbeitnehmer als auch Manager oder Arbeitgeber können alle Arten von Daten mit einem Klick in Echtzeit einsehen.
- Berechnet automatisch alle Arten von Urlaub und Überstunden und fügt sie dem endgültigen Bericht für die Gehaltsabrechnung hinzu.
Stundenzettel-Vorlagen
Zeiterfassungsvorlagen in Tools wie Google Sheets und Excel sind eine gute Ausgangsbasis, aber auch sie haben ihre Grenzen. Diese Vorlagen sind weit verbreitet, anpassbar und kostengünstig, was sie zu einer beliebten Wahl für kleinere Teams macht, die gerade erst mit der Zeiterfassung beginnen.
Zeiterfassungsvorlagen enthalten in der Regel Felder für Datum, Anfangs- und Endzeit, Pausen und Gesamtarbeitszeit. Sie können so formatiert werden, dass sie spezifischen Anforderungen gerecht werden, z. B. der Erfassung von abrechenbaren Stunden oder der Überwachung von Projektzeiten. Sie weisen jedoch erhebliche Einschränkungen auf, wie das manuelle Hinzufügen von Daten und Formeln für Berechnungen, und sind fehleranfällig.
Wenn du mit Stundenzettelvorlagen beginnen möchtest, haben wir eine Fülle kostenloser Vorlagen in G-Sheets-, Excel- und PDF-Versionen erstellt, die du in unserem Repository für Stundenzettelvorlagen herunterladen kannst.
Profi-Tipps für die korrekte Erstellung von Stundenzetteln
Wenn du dafür verantwortlich bist, Stundenzettel auszufüllen, und es schon jetzt fürchtest, können dir diese Tipps den Prozess erleichtern:
- Mache es täglich: Fülle Zeiterfassungsbögen täglich aus, wenn sie manuell erstellt werden; andernfalls vergisst du die zusätzlichen Arbeitsstunden vielleicht. Denn je später du sie ausfüllst, desto mehr menschliche Fehler treten auf.
- Verschiebe es nicht auf Freitagnachmittag: Alles, was du am Freitagnachmittag tun willst, ist, die Arbeitsstunden zu beenden, wichtige Aufgaben zu erledigen und das Wochenende zu genießen. Dein wöchentlicher Stundenzettel wird dich wahrscheinlich nerven, und du hast sicher bereits die Gesamtzahl der in dieser Woche geleisteten Stunden vergessen. Nimm dir am Ende eines jeden Tages fünf Minuten Zeit, um deine Stunden zu erfassen.
- Im Zweifelsfall fragen: Manchmal ist das Ausfüllen von Stundenzetteln und Projektkosten nicht so einfach zu verstehen, weshalb man das Ausfüllen hinauszögert. Aber im Ernst: Es ist besser, deinen Vorgesetzten jetzt zu fragen, als später Fehler zu korrigieren.
- Bewahre einige Aufzeichnungen auf, die dir helfen: Speichere E-Mails oder Nachrichten über Zeitplanänderungen, eine Notiz über einen Zeitraum, der in deinem Projektmanagement-Tool geändert wurde, und anderes. Diese Aufzeichnungen könnten sich als nützlich erweisen, wenn du deine monatlichen Zeiterfassungsbögen ausfüllst.
- Setze Erinnerungen: Trage eine tägliche Erinnerung in deinen Kalender ein, damit du in der Hektik all deiner Aufgaben nichts vergisst.
- Vergiss manuelle Zeiterfassungsbögen: Das manuelle Ausfüllen von Stundenzetteln schadet der Produktivität vergeudet Ressourcen und führt häufig zu ungenauen Aufzeichnungen.
Wenn du eine Führungskraft bist, ein Team leitest oder ein Team beaufsichtigst, findest du hier einige Tipps, die dir die Verwaltung von Stundenzetteln erleichtern:
- Halte es einfach: Dein Team muss wissen, warum Zeiterfassungsbögen wichtig sind und wie sie ausgefüllt werden müssen. Verzichte auf den Firmenjargon und erkläre einfach, was zu tun ist und warum es allen nützt.
- Mache es einfach: Niemand möchte sich mit komplizierten Systemen herumschlagen. Wenn dein derzeitiger Prozess zu viele Klicks oder verwirrende Schritte beinhaltet, ist es Zeit für ein Upgrade. Investiere in ein benutzerfreundliches System zur Erfassung von Arbeitsstunden, das diesen Prozess rationalisiert.
- Führe die Gespräche: Nichts zerstört die Motivation schneller als eine Führungskraft, die sich nicht an ihre eigenen Regeln hält. Fülle deine Zeiterfassungsbögen pünktlich aus, denn ich kann dir versichern, dass dein Team diese Dinge bemerkt.
- Gib freundliche Anstöße: Manchmal vergisst man es einfach. Richte praktische Zeiterinnerungen ein oder versende Zeiterinnerungen, um sicherzustellen, dass deine Zeiterfassungsbögen pünktlich verschickt werden. Wenn du keine Lust hast, den Stundenzetteln hinterherzujagen, kannst du einen automatischen Zeiterfasser einsetzen.
- Gib Anerkennung, wo sie fällig ist: Beachte, wer es immer wieder richtig macht, und lass ihn wissen, dass du es zu schätzen weißt. Anerkennung ist ein langer Weg.
Beseitigen Sie Reibungsverluste bei der Erstellung von Stundenzetteln durch automatische Arbeitsverfolgung und automatische Erinnerungen.
Fazit
Das korrekte Ausfüllen eines Stundenzettels ist vielleicht nicht der aufregendste Teil der Arbeit, aber es ist unbestreitbar wichtig.
Aber die Sache ist die: Egal, ob du mit Papierformularen arbeitest, eine Tabellenkalkulationsvorlage verwendest oder intelligente Zeiterfassungs-Apps nutzt, wichtig ist, dass du konsequent bist und die Zahlen stimmen.