Wie man die Arbeitsstunden berechnet (2025): Leitfaden für US-Arbeitgeber

Hinweis: Dieser Leitfaden konzentriert sich auf die Arbeitsgesetze des Bundes und der Bundesstaaten der USA ab 2025. Wenn du dich außerhalb der USA befindest, informiere dich bitte über deine örtlichen Arbeitsgesetze.

Willst du schnell die Stunden berechnen? Wähle deine Methode:

• Arbeitsstunden-Rechner: Nutze einen Online-Arbeitszeitrechner wie EARLY, um Berechnungen zu vereinfachen, Überstunden und Pausen zu erfassen und die Genauigkeit der Lohnabrechnung und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. Starte deine kostenlose 30-Tage-Testversion
• Excel-Benutzer: Lade fertige Stundenzettelvorlagen mit integrierten Formeln herunter (manuelle Eingabe erforderlich)
• Einmalige Berechnungen: Nutze unseren kostenlosen Stempelkarten-Rechner für sofortige Ergebnisse (noch manuell, aber schnell)

Was ist hier für dich?

Als Arbeitgeber oder Personalverantwortlicher musst du wissen, wie du die geleisteten Arbeitsstunden pro Tag, Woche oder Monat berechnest und dabei die US-Arbeitsgesetze einhältst.

Dieser Leitfaden erklärt Schritt für Schritt die Formel für die Berechnung der Arbeitsstunden, geht auf die 2025 gesetzlichen Anforderungen in den Vereinigten Staaten ein, liefert Anleitungen für die Excel-Berechnung und spricht häufige Fehler an, die du vermeiden solltest.

Rechtlicher Kontext: Warum genaue Berechnungen wichtig sind

Bevor du dich mit der Berechnungsformel beschäftigst, hier ein paar wichtige Hintergrundinformationen: Gemäß dem Fair Labor Standards Act (FLSA) müssen US-amerikanische Arbeitgeber die Arbeitsstunden für nicht freigestellte Beschäftigte (die Anspruch auf Überstundenvergütung haben) genau berechnen und aufzeichnen.

Im Folgenden wird erläutert, welche zeitbezogenen Daten nach dem FLSA erfasst werden müssen:

• Uhrzeit und Tag der Woche, an dem die Arbeitswoche des Arbeitnehmers beginnt
• Täglich geleistete Arbeitsstunden
• Gesamtzahl der pro Arbeitswoche geleisteten Arbeitsstunden.

Die Einhaltung der Lohn- und Arbeitszeitgesetze ist von entscheidender Bedeutung, da diese Vorschriften die Arbeitszeiten der Beschäftigten, Überstunden und Aufzeichnungspflichten regeln.

Die wichtigsten Anforderungen zur Einhaltung der Lohn- und Arbeitszeitgesetze:

• Erfasse die geleisteten Arbeitsstunden pro Tag und Woche
• Berechne Überstunden zum 1,5-fachen regulären Satz für Stunden über 40/Woche (Bundesstandard)
• Führe genaue Aufzeichnungen über alle Arbeitsstunden der Mitarbeiter für 2-3 Jahre.

Staatliche Unterschiede: Einige Staaten haben strengere Regeln. Kalifornien verlangt Überstunden nach 8 Stunden/Tag und doppelte Überstunden nach 12 Stunden/Tag. In Alaska gelten ähnliche Anforderungen für tägliche Überstunden. Wenn du Mitarbeiter in diesen Staaten hast, musst du die jeweiligen Vorschriften anwenden.

Wie man die geleisteten Arbeitsstunden berechnet (die manuelle Methode)

Psst, der manuelle Weg ist zeitaufwändig. Scrolle nach unten für einen schnelleren und automatisierten Ansatz ⤵️

Schritt 1: Start- und Endzeit bestimmen

Um zu berechnen, wie viele Stunden ein Arbeitnehmer gearbeitet hat, ermittelst du für jeden Arbeitstag die Startzeit (Beginn der Arbeit) und die Endzeit (Ende der Arbeit).

Diese Informationen stammen in der Regel von Stundenzetteln, Stechuhren oder Zeiterfassungssoftware, die aufzeichnet, wann die Mitarbeiter ein- und ausstempeln.

Beispiel: Am Montag begann John Watson seine Arbeit um 8:00 Uhr und beendete sie um 17:15 Uhr.

Schritt 2: Zeit in Militärzeitumrechnen

Konvertiere Start- und Endzeiten in militärische Zeit (24-Stunden-Format, wobei die Stunden von 00:00 bis 23:59 Uhr laufen), um AM/PM-Verwechslungen zu vermeiden.

Bei der Umrechnung in 24-Stunden- oder militärische Zeit werden die Morgenstunden (AM) unverändert aufgezeichnet (z. B. 8:00 AM bleibt 08:00), während die Nachmittagsstunden (PM) durch Hinzufügen von 12 zur Stunde umgerechnet werden (z. B. 17:15 PM wird 17:15).

Beispiel: 8:00 AM = 08:00, und 5:15 PM = 17:15

Schnellreferenz:

• 1 PM = 13:00
• 2 PM = 14:00
• 3 PM = 15:00
• 4 PM = 16:00
• 5 PM = 17:00

Für schnellere Berechnungen benutze den kostenlosen militärischen Zeitumrechner.

Schritt 3: Minuten in dezimale Form umwandeln

Dabei werden herkömmliche Zeitformate in Dezimalstunden oder Dezimalzeit umgewandelt, indem die Minuten durch 60 geteilt werden, was die Lohnberechnung und die Buchführung genauer und effizienter macht.

Beispiel: Wenn ein Arbeitnehmer 1 Stunde und 15 Minuten arbeitet, teilst du 15 durch 60 und erhältst 0,25. Aus 1 Stunde und 15 Minuten wird also ein Dezimalwert von 1,25 Stunden. Ähnlich wird 17:15 zu 17,25.

Übliche Umrechnungen:

• 15 Minuten = 0,25 Stunden
• 30 Minuten = 0,50 Stunden
• 45 Minuten = 0,75 Stunden

Für schnellere Berechnungen verwende den kostenlosen Minuten/Stunden-Umrechner.

Schritt 4: Startzeit von Endzeit subtrahieren

Ziehe die Startzeit von der Endzeit ab, um die Gesamtzahl der Arbeitsstunden zu erhalten.

Beispiel: 17.25 - 08.00 = 9.25 Stunden

Schritt 5: Abzug der unbezahlten Pausen

Unbezahlte Pausen (Essenszeiten, in denen die Beschäftigten vollständig von der Arbeitspflicht befreit sind) müssen von der Gesamtstundenzahl abgezogen werden, um die Nettoarbeitszeit (tatsächlich vergütete Zeit) zu berechnen.

Beispiel: 9,25 Stunden - 0,5 Stunden (30-minütige Mittagspause) = 8,75 Arbeitsstunden

Wichtige Pausenregeln unter dem FLSA:

• Kurze Pausen (5-20 Minuten): Müssen als bezahlte Arbeitszeit angerechnet werden
• Essenspausen (30+ Minuten): Können nur unbezahlt sein, wenn der Arbeitnehmer vollständig von seinen Pflichten entbunden ist

Schritt 6: Berechne die Gesamtstunden für den Lohnzeitraum

Für konsistente Zeitpläne: Multipliziere die täglichen Stunden mit den Arbeitstagen.

• Beispiel: 8,75 Stunden/Tag × 5 Tage = 43,75 Stunden/Woche

Bei variablen Zeitplänen: Berechne jeden Tag einzeln und addiere dann die Summen, um die Gesamtzahl der im Lohnzeitraum geleisteten Stunden zu erhalten. Der kostenlose Arbeitszeitrechner hilft dir auf dem Weg dorthin. Du kannst auch die durchschnittlichen Stunden pro Woche ermitteln, was für die Berichterstattung oder die Einhaltung von Vorschriften nützlich ist. Vergiss nicht, Feiertage, Urlaubstage und Freizeit zu berücksichtigen.

FÜR ARBEITGEBER: Nach US-Recht zählen nur die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden für die Berechnung der Überstundengrenze. Bezahlte Freistellungen (Urlaub, Krankheitstage, Feiertage) werden NICHT auf die 40-Stunden-Grenze für Überstunden angerechnet. Nimmt sich ein Arbeitnehmer z. B. montags frei (8 Stunden PTO) und arbeitet von Dienstag bis Freitag (40 Stunden), hat er 40 und nicht 48 Stunden gearbeitet, sodass ihm nach dem FLSA keine Überstunden zustehen.

Schritt 7: Berechnung der Überstunden (falls zutreffend)

Bundesweite Überstunden (die meisten Staaten): Stunden über 40 in einer Arbeitswoche zum 1,5-fachen regulären Satz

Beispiel für die Berechnung von Überstunden:

• John arbeitet 45 Stunden in der Woche
• Regulärer Tarif: $20/Stunde
• Regelmäßiger Lohn: 40 Stunden × 20 $ = 800 $
• Überstundensatz: $20 × 1,5 = $30/Stunde
• Überstundenzuschlag: 5 Stunden × $30 = $150
• Wöchentlicher Gesamtlohn: 950 $ (einschließlich aller Überstunden)

Um die Berechnung von Überstunden zu beschleunigen, schau dir den kostenlosen Überstundenrechner an.

Wie man Stunden automatisch berechnet

Option 1: Vollständig automatische Berechnung (empfohlen für Teams)

Eine Zeiterfassungssoftware automatisiert den Prozess der Erfassung und Berechnung der für verschiedene Aufgaben, Projekte oder Kunden aufgewendeten Arbeitszeiten. Es besteht kein Bedarf mehr an Stundenzetteln in Papierform, und alle erfassten Zeiten der Mitarbeiter sind jederzeit in einer Software abrufbar.

Für wen ist es am besten geeignet? Alle Unternehmen mit mehreren Beschäftigten, Teams, die an verschiedenen Standorten arbeiten, oder alle, die ihre Gehaltsabrechnung mehr als einmal im Monat bearbeiten.

Welches Zeiterfassungstool soll ich wählen? Ein Zeiterfassungssystem wie EARLY erfasst automatisch, wann die Mitarbeiter die Arbeit beginnen und beenden, berechnet die Gesamtarbeitszeit jedes Mitarbeiters, zieht die Pausen ab und berechnet die Überstunden.

Vorteile:

• Keine manuelle Berechnung erforderlich
• Eliminiert arithmetische Fehler
• Sichtbarkeit der geleisteten Arbeitsstunden in Echtzeit
• Sofortige Berichte für die Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Digitale Zeitkarten werden automatisch für jeden Arbeitszeitraum des Mitarbeiters erstellt

Der Prozess:

1. Die Beschäftigten melden sich bei Arbeitsbeginn mit einer digitalen Stechuhr an (über eine mobile App, eine Desktop-App oder eine Web-App, ein physisches Tracking-Gerät)
2. Die Software zeichnet automatisch den Zeitstempel auf
3. Mitarbeiter stempeln für Pausen und am Ende des Tages ab
4. Das System arbeitet automatisch:

• Konvertiert alle Zeiten in das Dezimalformat, um die Arbeitsstunden der Mitarbeiter genau zu berechnen
• Berechnet die insgesamt geleisteten Arbeitsstunden
• Zieht unbezahlte Pausenzeit ab
• Berechnet Überstunden
• Erzeugt Stundenzettel und digitale Zeitkarten für die Lohnabrechnung

Beispiel: Ein Mitarbeiter kommt um 8:07 Uhr und geht um 17:18 Uhr mit einer 32-minütigen Mittagspause. EARLY berechnet automatisch 8,65 Arbeitsstunden (unter Berücksichtigung von Rundungen und Pausenabzügen) und erfasst die genauen Arbeitsstunden des Mitarbeiters für die Gehaltsabrechnung und die Einhaltung der Vorschriften, ohne dass du etwas nachrechnen musst.

Beginne mühelos mit der Berechnung deiner Arbeitszeiten zu 100 %.

Automatisiert oder manuell. Mit einem physischen Zeiterfassungsgerät oder Tastaturkürzeln. Weniger als 1 Minute Aufwand pro Tag.

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Option 2: Berechne die Arbeitsstunden mit dem kostenlosen Arbeitszeitrechner (am besten für einmalige Berechnungen)

Suchst du nach einer schnellen, halbautomatischen Methode, um die Arbeitsstunden für dich oder dein Team zu berechnen? Probiere unseren kostenlosen Arbeitszeitrechner aus - perfekt für einmalige Berechnungen. (Du kannst ihn auch mehrfach verwenden, aber für die regelmäßige Zeiterfassung empfehle ich stattdessen eine vollautomatische Zeiterfassungs-App - mehr dazu weiter oben).

Eine Anmeldung oder ein Abonnement ist nicht erforderlich. Gib einfach deine Start- und Endzeiten für jeden Tag ein, und der Rechner rechnet automatisch:

• Basisstunden
• Überstunden
• Stunden insgesamt
• Lohn insgesamt

Du kannst deine Ergebnisse auch als PDF exportieren.

Option 3: Arbeitsstunden in Excel berechnen

Bist du ein Fan von Tabellenkalkulationen und möchtest Excel oder Google Sheets als Stundenrechner verwenden? Warum nicht! Excel kann die Stundenberechnung für kleine bis mittlere Teams automatisieren. Es ist zwar weder skalierbar noch vollständig automatisiert, aber dafür ist es kostenlos.

Schnellstart-Option: Überspringe die manuelle Einrichtung und lade unsere kostenlosen Stundenzettel-Vorlagen mit vorgefertigten Formeln herunter oder verwende den Stundenzettel-Rechner für sofortige Ergebnisse ohne Tabellenkalkulation:

• Vorlage für einen 24-Stunden-Tagesarbeitszeitplan

• Vorlage für monatlichen Stundenzettel

• Vorlage für wöchentlichen Stundenzettel

Vorteile:

• Sie sind flexibel und anpassbar
• Sie können verwendet werden, um mehrere Projekte und Aufgaben zu erfassen
• Es ist möglich, Berichte und Rechnungen zu erstellen
• Sie können mit mehreren Nutzern geteilt werden
• Sie können auf dem Desktop, auf dem Handy und im Web verwendet werden

Nachteilig:

• Sie können zeitaufwändig in der Einrichtung und Wartung sein
• Sie sind anfällig für Fehler
• Nicht benutzerfreundlich, unübersichtlich und klobig
• Nicht so sicher wie spezielle Zeiterfassungssysteme

Wie man Arbeitsstunden in Excel berechnet: Schritt für Schritt

Schritt 1: Kopfzeilen erstellen

• A1: "Name des Mitarbeiters"
• B1: "Datum"
• C1: "Time In"
• D1: "Auszeit"
• E1: "Pause (Minuten)"
• F1: "Gesamtstunden"

Schritt 2: Zeitspalten formatieren

• Wähle die Spalten C und D
• Rechtsklick > Zellen formatieren > Zeit
• Wähle das Format "1:30 PM" oder "13:30".

Schritt 3: Spalte Stunden formatieren

• Spalte F auswählen
• Rechtsklick > Zellen formatieren > Nummer
• Dezimalstellen auf 2 setzen

Schritt 4: Berechnungsformel eingeben

Gib in Zelle F2 ein:

=(D2-C2)*24-(E2/60)

Was diese Formel bewirkt:

• (D2-C2)*24 rechnet die Zeitdifferenz in Stunden um
• (E2/60) wandelt Pausenminuten in Stunden um
• Die Subtraktion ergibt die Nettoarbeitsstunden

Schritt 5: Berechne die wöchentlichen Gesamtbeträge

Füge in eine Zelle unter deinen Daten (z.B. F10) ein:

=SUM(F2:F9)

Wann sollten automatisierte und wann manuelle Berechnungen durchgeführt werden?

Du bist dir nicht sicher, welche Berechnungsmethode für dein Unternehmen geeignet ist? Hier ist ein kurzer Leitfaden, der dir bei der Auswahl hilft, je nach Größe deines Teams und der Komplexität deiner Gehaltsabrechnung.

Manuelle Berechnungen funktionieren für:

• Sehr kleine Unternehmen (1-5 Beschäftigte)
• Konsistente, einfache Zeitpläne
• Keine Überstunden oder seltene Überstunden
• Einheitlicher Lohnsatz pro Arbeitnehmer

Automatisierte Lösungen (Software oder Excel) werden benötigt, wenn:

• Mehr als 5 Mitarbeiter
• Variable Arbeitszeiten oder Schichtarbeit
• Häufige Überstunden
• Mehrere Lohnsätze
• Mehrere Standorte oder Staaten
• Remote Mitarbeiter
• Komplexe Pausenregelungen

Häufig gestellte Fragen