Benutzt du immer noch Tabellenkalkulationen für die Zeiterfassung? So viel kostet es dich
Tabellenkalkulationen mögen wie eine "kostenlose" und einfache Lösung für die Zeiterfassung erscheinen - schließlich sind sie einfach zu bedienen und bereits auf deinem Computer vorhanden. Aber in Wirklichkeit kann ihre Verwendung viel teurer sein, als du denkst.
Manuelle Zeiterfassung führt zu Fehlern - Leute vergessen, Stunden zu erfassen, schätzen den Aufwand oder lassen Einträge ganz aus. Das bedeutet, dass abrechenbare Stunden durch die Maschen fallen und dir Einnahmen entgehen, ohne dass du es überhaupt merkst.
Und das ist nur die Spitze des Eisbergs. Wenn du die Zeit zusammenrechnest, die du mit dem Beheben von Fehlern, dem Aufspüren von Stundenzetteln und dem manuellen Erstellen von Berichten verbringst, wirst du sehen, dass das, was wie eine "kostenlose" Lösung aussieht, dich viel mehr kostet als ein richtiges Zeiterfassungstool jemals kosten würde.
Du denkst, dass du mit Tabellenkalkulationen Geld sparst? Wir zeigen dir, was sie dich wirklich kosten - und wie du das ändern kannst.
Echte Kosten der manuellen Zeiterfassung
So sieht's aus: Die manuelle Zeiterfassung mag einfach erscheinen, aber sie ist voller versteckter Kosten. Schauen wir uns die Kosten an, die du vielleicht übersiehst.
- Verlorene Einnahmen durch nicht erfasste abrechenbare Stunden
Wenn Stunden vergessen oder falsch berechnet werden, arbeitest du im Grunde genommen kostenlos. Die abrechenbaren Stunden, die nicht auf deiner Rechnung landen, sind Geld, das dir durch die Finger rutscht.
- Ein Haufen Daten, aber keine nützlichen Erkenntnisse
Dein Team füllt zwar Tabellen aus, aber diese Daten helfen dir nicht, dich zu verbessern oder zu optimieren. Ohne das richtige Tool sammelst du nur Stunden, anstatt echte Erkenntnisse zu gewinnen, die deine Leistung steigern.
- Ungenaue Zeitprotokolle führen zu unzuverlässigen Projektschätzungen
Wenn deine Zeiterfassung nicht stimmt, werden auch deine Projektzeitschätzungen falsch sein. Wenn du dein Projektbudget falsch einschätzt, kann das dazu führen, dass du deinen Kunden zu viel oder zu wenig berechnest, was die Beziehungen zu ihnen beeinträchtigt und sich auf die Fristen auswirkt.
- Manuelle Zeiterfassung verschlingt produktive Stunden
Jede Stunde, die dein Team mit dem Ausfüllen von Stundenzetteln verbringt, ist eine Stunde, die nicht genutzt wird, um Probleme zu lösen oder Arbeit zu erledigen. Mit der Zeit summieren sich diese "paar Minuten".
- Wenn dein Team bei den Stundenzetteln zu spät ist, sind auch deine Zahlungen verspätet.
Wenn Stundenzettel nicht rechtzeitig eingereicht werden, verzögern sich Rechnungen – und damit auch dein Cashflow. Das Hinterherlaufen nach Stundenzetteln verursacht einen Dominoeffekt von Verzögerungen.
- Frustrierte Arbeitnehmer
Niemand wacht morgens auf und freut sich darauf, eine Tabelle auszufüllen. Wenn der Prozess mühsam und fehleranfällig ist, beginnt dein Team, ihn zu meiden. Diese Frustration führt zu geringerer Genauigkeit – und dazu, dass die Zeiterfassung am Ende ganz ausgelassen wird.
- Verlorene Daten verursachen Compliance-Probleme für das Team
Ein einzelner vergessener Eintrag oder ein gelöschter Datensatz kann alles durcheinanderbringen. Das Vergessen einer Stunde oder das Löschen eines Stundenzettels kann zu Problemen bei der Gehaltsabrechnung, Überstunden oder sogar zu Verstößen gegen Arbeitsgesetze führen.
- Inkonsequente Zeiterfassung führt zu verpassten Verbesserungschancen.
Wenn Teams die Zeit unterschiedlich erfassen, ist es schwer, Ineffizienzen oder Probleme zu erkennen. Ohne konsistente Daten weißt du nicht, wo du dich verbessern musst, und verpasst Chancen zur Optimierung.
Wie viel verlierst du wirklich?
Lass uns die wahren Kosten der Zeiterfassung in Tabellenkalkulationen berechnen. Ich werde das anhand von nur drei Beispielen aufschlüsseln:
- Vergeudete Zeit
Jeder Mitarbeiter verbringt etwa 25 Minuten pro Tag damit, den Stundenzettel manuell auszufüllen. Bei einem 10-köpfigen Team sind das 1.040 Stunden reine Verwaltungsarbeit pro Jahr - Zeit, die für die eigentliche Projektarbeit genutzt werden könnte.
Bei einem durchschnittlichen Stundensatz von 40 Dollar sind das 41.600 Dollar, die in den Sand gesetzt werden.
- Nicht erfasste abrechenbare Stunden
Die manuelle Erfassung ist selten genau - Mitarbeiter vergessen, runden ab oder lassen Aufgaben ganz aus. Wenn jeder Mitarbeiter nur 15 Minuten pro Tag zu wenig einträgt, sind das 625 abrechenbare Stunden, die pro Jahr verloren gehen.
Bei 100 USD/Stunde sind das 62.500 USD an entgangenen Einnahmen.
- Verwaltungsgemeinkosten
Außerdem muss jemand die Stundenzettel überprüfen, Fehler korrigieren und Berichte erstellen - das kann leicht 2 Stunden pro Woche in Anspruch nehmen.
Das summiert sich auf 100 Stunden pro Jahr an mühsamer Verwaltungsarbeit, was dich jährlich weitere 3.000 $ kostet.
| Quelle | Verlorene Stunden | Kosten |
|---|---|---|
| Ausfüllen des Stundenzettels | 1.040 Stunden | $41,600 |
| Nicht erfasste abrechenbare Stunden | 625 Stunden | $62,500 |
| Verwaltungsgemeinkosten | 100 Stunden | $3,000 |
| GESAMT | 1.765 Stunden | 107.100 $/Jahr |
Ein weiteres Problem: Tabellenkalkulationen skalieren nicht mit deinem Unternehmen – und hier ist der Grund.
- Zeitmanagement für 5 Personen ist machbar. Für 50? Keine Chance.
Wenn dein Team klein ist, scheint die Zeiterfassung mit Tabellenkalkulationen eine gute Lösung zu sein. Aber je größer dein Team wird, desto schwieriger wird es, alles zu organisieren. Die manuelle Zeiterfassung für 50 Personen ist ein Rezept für Fehler, Verwirrung und fehlende Einträge. Je mehr du versuchst zu verwalten, desto mehr Dinge fallen durch die Maschen.
- Die Projektkomplexität steigt - Tabellenkalkulationen fallen auseinander
Wenn deine Projekte größer und komplexer werden, kommen Tabellen einfach nicht mehr hinterher. Bei mehreren Aufgaben, Deadlines und Teams führt der Versuch, jedes Detail in einer Tabelle zu erfassen, schnell zu einem unüberschaubaren Durcheinander. Es ist, als würdest du zu viele Bälle gleichzeitig jonglieren – irgendwann fällt dir einer runter.
- Die Zusammenarbeit leidet – zu viele Versionen, keine eindeutige Datenquelle.
Tabellen werden schnell zu einem Spiel namens „Wer hat die aktuelle Version?“ Wenn mehrere Personen daran arbeiten, entsteht ein ständiges Hin und Her – es gibt keine zentrale, verlässliche Quelle mehr. Die Zusammenarbeit leidet, die Verwirrung wächst, und wichtige Details gehen im Durcheinander verloren.
- Du kannst nichts automatisieren: Genehmigungen, Lohnabrechnungen, Berichte.
Manuelle Tabellenkalkulationen bieten dir nicht den Luxus der Automatisierung. Du kannst Genehmigungen, Lohnabrechnungen oder genaue Berichte nicht mit nur wenigen Klicks optimieren. Jedes Mal, wenn du einen Bericht benötigst, bist du gezwungen, Daten manuell einzugeben. Das ist zeitaufwändig, mühsam und fehleranfällig.
Wie Zeiterfassungssoftware das Problem löst
Zeiterfassungssoftware wie EARLY macht alles, was Tabellenkalkulationen falsch machen, wieder gut. Keine mühsamen manuellen Eingaben mehr, kein Kampf mit inkonsistenten Versionen und auf keinen Fall mehr das Nachjagen unvollständiger Stundenzettel.
Mit automatischer Erfassung, einer einzigen Datenquelle und einfach zu erstellenden Berichten bleibt dein Team organisiert und dein Unternehmen wird viel effizienter.
Das funktioniert folgendermaßen:
| Zeiterfassung in Tabellenkalkulationen - der alte Weg | Zeiterfassung in einer speziellen Software - der bessere Weg |
| Erfordert die manuelle Eingabe, die fehleranfällig und zeitaufwändig ist (20-40 Minuten pro Tag). | Erfasst die Zeit automatisch, reduziert Fehler und macht die manuelle Dateneingabe überflüssig. Braucht nur 1 Minute pro Tag. |
| Mehrere Versionen von Daten können zu Unstimmigkeiten führen. | Zentralisierte Daten bieten eine einheitliche Informationsquelle und sorgen so für Genauigkeit und Konsistenz. |
| Die Daten müssen manuell analysiert werden, was oft zu unvollständigen oder ungenauen Erkenntnissen führt. | Erstellt automatisch Berichte und Einblicke und bietet so Echtzeit-Transparenz über die Leistung. |
| Die Erfassung der abrechenbaren Stunden kann schwierig und fehleranfällig sein. | Erfasst automatisch abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden und vereinfacht so die Rechnungsstellung. |
| Das Ausfüllen von Stundenzetteln ist mühsam und fehleranfällig. | Rationalisierter, benutzerfreundlicher Prozess, wobei einige Tools Gamification anbieten, um die Zeiterfassung interessanter zu machen. |
| Daten, die in einzelnen Dateien gespeichert werden, sind nur minimal geschützt und können verloren gehen oder beschädigt werden. | Die Daten werden sicher gespeichert und verschlüsselt, mit Zugangskontrollen zum Schutz sensibler Informationen. |
| Erfordert manuelle Nachbearbeitung, um unvollständige Zeiterfassungsbögen aufzuspüren. | Automatische Erinnerungen sorgen für die rechtzeitige Einreichung der Zeiterfassungsbögen und reduzieren die Nachbearbeitungsaufgaben. |
Wie ähnliche Unternehmen wie deines Tabellenkalkulationen durch Zeiterfassungssoftware ersetzt haben
- Growth Ninjas, Beratung
Bevor Growth Ninjas auf ein Zeiterfassungstool umstieg, nutzten sie Google Sheets. Dabei ging viel Zeit verloren, und ein Rückstand von bis zu drei Wochen wirkte sich negativ auf die Rentabilität aus. Mit EARLY erfassen sie jetzt abrechenbare Stunden und interne Zeit effizient und behalten jederzeit den Überblick.
- avocado, ein Softwareentwicklungsunternehmen
avocado, ein 12-köpfiges Softwareentwicklungsteam, hat seine Zeit manuell erfasst. Jetzt nutzen sie EARLY auf unterschiedliche Weise: Einige verwenden den Tracker, andere die QuickTrack-Verknüpfung. Das ist effizienter und hilft dem Team, sich mit der Zeiterfassung zu beschäftigen.
Das richtige Werkzeug macht den Unterschied
Die Zeiterfassung muss keine Qual sein. Genau hier kommt EARLY ins Spiel. EARLY wurde entwickelt, um Zeiterfassung einfacher, schneller und deutlich weniger frustrierend für Teams und Einzelpersonen zu machen. So funktioniert’s:
- Automatisierte Zeiterfassung: Dein Team muss nicht mehr daran denken, die Stunden zu erfassen. EARLY übernimmt das automatisch – so können sich alle auf ihre Arbeit konzentrieren, anstatt Zeit mit Stundenzetteln zu verschwenden.
- Physischer Zeiterfasser: Mit dem 8-seitigen Tracker von EARLY kann dein Team die Zeit durch einfaches Umdrehen erfassen, was es einfacher macht, eine konsequente Zeiterfassung zu entwickeln.
- Tastaturkürzel: Du musst eine neue Aufgabe schnell erfassen? Drücke einfach eine Tastenkombination und du kannst loslegen - ohne dich durch Menüs zu klicken oder Zeit zu verschwenden.
Kein ständiges Wechseln zwischen Systemen oder manuelles Eingeben von Daten mehr. Mit EARLY wird alles – von abrechenbaren Stunden bis zu Projektbudgets – an einem Ort berechnet und organisiert, was das Leben deines Teams erleichtert und deine Prozesse effizienter macht.
Buche eine Demo und finde heraus, wie du mit EARLY Zeit und Kopfschmerzen sparen kannst.
Es ist an der Zeit, kein Geld mehr zu verlieren und die Zeit richtig zu erfassen
Inzwischen ist klar: Zeit in Tabellen zu erfassen spart dir nichts – im Gegenteil, es kostet dich Zeit, Fehler auszubessern, abrechenbare Stunden nachzutragen und sorgt für Frustration. Der Umstieg auf ein spezialisiertes Zeiterfassungstool vereinfacht den gesamten Prozess, hilft dir, jede Stunde genau zu erfassen, und gibt deinem Team den Freiraum, sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren.