Zeiterfassung mit Tabellenkalkulation: Wie man es macht und Alternativen

Wenn Sie bei der Zeiterfassung zuerst an die allmächtigen Tabellenkalkulationen denken, verstehe ich das.

Es ist kein Wunder, dass Excel oder Google Sheets Ihre erste Wahl sind. Jeder greift auf sie zurück, wenn es um ein schnelles CRM, einen Aufgabenmanager oder sogar ein Rechnungsstellungssystem geht, bis man an die Grenzen dessen stößt, was eine Tabellenkalkulation wirklich leisten kann.

Das Problem ist, dass die Zeiterfassung mit Tabellenkalkulationen fehlerhaft und unpraktisch ist. Aber bleiben wir positiv - ich führe Sie Schritt für Schritt durch eine Anleitung zur Zeiterfassung mit Tabellenkalkulationen, ihren Nachteilen, einigen kostenlosen Vorlagen für Stundenzettel und einem automatischen Zeiterfassungssystem als Alternative.

Die wichtigsten Erkenntnisse:

• Für eine effektive Zeiterfassung ist eine Struktur unerlässlich. Entwerfen Sie sie sorgfältig mit geeigneten Datumsfeldern, Projektspalten, Aufgabenbeschreibungen und Zeitdauerberechnungen, die als Rückgrat Ihres Zeiterfassungssystems dienen.
• Integrierte Funktionen sparen Zeit. Nutzen Sie die automatische Dauerberechnung, die Zeitformatierung und die vorgefertigten Vorlagen, um Ihren Arbeitsablauf zu vereinfachen, ohne komplizierte Formeln hinzufügen zu müssen.
• Tabellenkalkulationen scheinen "kostenlos" zu sein,aber sie bringen versteckte Kosten mit sich, darunter Verwaltungskosten und verlorene abrechenbare Stunden. All diese Kosten übersteigen innerhalb der ersten 2-3 Monate die Abonnementkosten für spezielle Tracking-Tools.
• Eine App für die Zeiterfassung bietet einen unmittelbaren Nutzen, da sie nur eine minimale Einrichtungszeit erfordert und Zeiteinsparungen ermöglicht, die die Abonnementkosten insgesamt ausgleichen.

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Zeiterfassung mit Tabellenkalkulation erklärt

Bei der Zeiterfassung mit Tabellenkalkulationen werden Tools wie Excel oder Google Sheets verwendet, um die für Aufgaben, Projekte oder Kunden aufgewendete Zeit zu erfassen, zu überwachen und zu analysieren. Am einfachsten ist die manuelle Eingabe von Anfangs- und Endzeiten oder Gesamtarbeitsstunden in einige Zellen, die nach Datum, Projekt und Aktivität geordnet sind.

Obwohl sich das Konzept seit den Anfängen von Excel nicht wesentlich verändert hat, hat sich die Zeiterfassung in Tabellenkalkulationen erheblich weiterentwickelt. Die Zeiterfassung in Excel umfasst beispielsweise erweiterte Formeln, bedingte Formatierungen, Pivot-Tabellen und sogar Makro-Automatisierung, die einfache Zeitprotokolle in leistungsstarke Analysen verwandelt.

In der Regel sind dies die Arten von Unternehmen, die von der Zeiterfassung mit Tabellenkalkulationen profitieren, und Sie könnten zu ihnen gehören:

• Kleine Unternehmen mit knappen Budgets sowie Serviceteams mit Anforderungen an die Zeiterfassung;
• Freiberufler, die Zeiterfassungsdaten in einem einfachen, aber korrekten Format benötigen;
• Organisationen mit Excel-zentrierten Arbeitsabläufen.

Wenn Sie einer dieser Beteiligten sind, möchten Sie vielleicht die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter in einer monatlichen Vorlage erfassen, um einen Überblick über die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu erhalten, oder Sie möchten einfach nur die Projektzeit erfassen, um den Zeitaufwand im Vergleich zum finanziellen Gewinn zu ermitteln. Gleichzeitig kann Ihr Ziel darin bestehen, Gewinnschwankungen auf der Grundlage der täglich geleisteten Arbeitsstunden zu verstehen oder einfach Kunden auf der Grundlage Ihrer wöchentlichen Stundenzettelvorlage eine Rechnung zu stellen.

💡 Profi-Tipp: Nebenbei bemerkt bin ich ein Fan von KI-gestützten Zeiterfassungssystemen, aber vielleicht geht es Ihnen wie einem meiner Kollegen, der mir sagte, dass er mit der Excel-Zeiterfassung eine gute Kontrolle über seine Daten hat und genau die Informationen erhält, die er für die Rechnungsstellung benötigt. Das könnte auch bei Ihnen der Fall sein, also lassen Sie uns herausfinden, ob Excel eine genaue Zeiterfassung bietet.

Zeiterfassung mit Tabellenkalkulation: Schritt-für-Schritt

Unabhängig davon, aus welchem Grund Sie Ihre Zeit sorgfältig erfassen und verstehen, wie viele Arbeitsstunden Sie mit Ihren Tabellen erfasst haben, müssen Sie zunächst mit dem Prozess der Zeiterfassung in Excel-Zeiterfassungsbögen vertraut sein.

Im Folgenden wird beschrieben, wie man einen Stundenzettel ausfüllt und erstellt:

1. Entwerfen Sie Ihre Vorlage für die Zeiterfassung

Beginnen Sie mit einer klaren Struktur, die die wesentlichen Elemente enthält, die das Rückgrat eines Zeiterfassungssystems bilden. Erstellen Sie Dropdown-Listen mit beschrifteten Feldern:

• Datumsfelder: Verwenden Sie die richtige Datumsformatierung, damit Sie leicht sortieren und rechnen können;
• Projekt-/Kundenspalten: Kategorisieren Sie die Zeiteinträge für die Berichterstattung über die Arbeitsstunden der Mitarbeiter;
• Beschreibung der Aufgabe: Detaillierte Angaben zu den durchgeführten Aktivitäten in einem Notiz-/Kommentarfeld. Hinweis: Diese Kennzeichnung dient nicht der Mitarbeiterüberwachung, sondern der Projektidentifizierung;
• Start-/Endzeiten: Dies hilft bei der genauen Verfolgung von Zeiträumen und zeigt Daten in Ihren Berichten auf einer bestimmten Zeitachse an;
• Berechnung der Dauer: Verwenden Sie Formeln, um das Format automatisch zu korrigieren und die Gesamtzahl der Arbeitsstunden zu ermitteln;
• Abrechenbarer Status: Kennzeichnet, ob die Zeit den Kunden in Rechnung gestellt werden kann oder nicht;
• Informationen zum Tarif: Geben Sie Stundensätze für finanzielle Berechnungen an;
• Tags/Kategorien: Fügen Sie Metadaten für eine tiefere Analyse zu jeder Art von Indikator hinzu, den Sie genauer untersuchen möchten.

2. Nutzen Sie die in Excel integrierten Funktionen zur Zeiterfassung, um Ihren Arbeitsablauf zu vereinfachen

Excel und andere Tabellenkalkulationen verfügen über integrierte Formeln, mit denen Sie die geleisteten Arbeitsstunden leichter berechnen können. Wenn Sie kein Fan von Formeln sind, verstehe ich Sie; mir geht es genauso.

Lassen Sie uns einige Abkürzungen für Ihre Zeiterfassungstabelle erkunden:

1. Automatische Berechnung der Dauer
   • Geben Sie Start- und Endzeit in benachbarte Zellen ein.
   • Wählen Sie die Zelle aus, in der die Dauer erscheinen soll.
   • Klicken Sie in Excel in der Funktionsbibliothek auf die Kategorie "Zeit".
   • Wählen Sie "Dauer zwischen" oder verwenden Sie den Funktionsassistenten, um DATEDIF auszuwählen.
   • Wählen Sie Ihre Start- und Endzeitzellen
2. Verwendung des Dauerformats von Excel
   • Nachdem Sie eine Zeitdifferenz berechnet haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle
   • Wählen Sie "Zellen formatieren" → "Benutzerdefiniert" → "[h]:mm", um Stunden und Minuten anzuzeigen.
3. Vorgefertigte Vorlagen
   • Excel enthält mehrere vorgefertigte Vorlagen für die Zeiterfassung, auf die Sie leicht zugreifen können
   • Rufen Sie sie über Datei → Neu → Suche nach "Stundenzettel" oder "Zeiterfassung" auf.
   • Diese Vorlagen enthalten alle erforderlichen Formeln und Formatierungen

Beispiel für einen Stundenzettel mit integrierten Funktionen

Hoffentlich haben Sie die oben genannten Abkürzungen schon ausprobiert. Wenn nicht, erkläre ich sie in einer Tabelle:

3. Datenvalidierung und -schutz hinzufügen

Manuelle Zeiterfassungsbögen sind fehleranfällig, daher müssen Sie sicherstellen, dass Sie den Prozess vereinfachen und gleichzeitig die Daten schützen. Auf diese Weise verbringen Ihre Mitarbeiter wenig bis gar keine Zeit mit dem Ausfüllen der Zeiterfassungsbögen, und Sie profitieren von genauen Daten auf monatlicher Basis.

• Erstellen Sie Dropdown-Listen, damit Sie einheitliche Projektnamen und Aufgabenkategorien haben.
• Validierung des Zeitformats: Dies dient dazu, dass Ihr Team die geleisteten Arbeitsstunden genau erfasst und ungültige Zeiteinträge verhindert.
• Zellenschutz: Sperren Sie Formelzellen, um versehentliche oder nicht versehentliche Änderungen zu verhindern.
• Regeln für die Eingabeüberprüfung: Legen Sie für alle Zeilen angemessene Grenzen für die Dauer der Eingabe fest.

4. Dashboard-Visualisierungen erstellen

Um die Vorteile der Zeiterfassung in Tabellenkalkulationen nutzen zu können, müssen Sie die Rohdaten in verwertbare Erkenntnisse umwandeln. Daher müssen Sie Dashboards erstellen, um die für bestimmte Aufgaben aufgewendete Zeit auf folgende Weise zu visualisieren:

• Zusammenfassungstabellen: Diese Tabellen haben die Form von Pivot-Tabellen, und Sie aggregieren im Wesentlichen die Zeit nach verschiedenen Dimensionen. Wenn es Ihnen wie mir geht, suchen Sie nach dem ersten Schreck, dass Sie eine solche Tabelle erstellen müssen, auf YouTube nach einem 3-Minuten-Tutorial, und schon ist Ihre Pivot-Tabelle fertig.
• Zeitverteilungsdiagramme: Das sind diese bunten Torten- und Balkendiagramme, die Sie normalerweise in verschiedenen Tabellenkalkulationen sehen. Legen Sie ein schnelles Diagramm auf Ihr Dashboard, und plötzlich wird klarer, dass "schnelle Kunden-E-Mails" irgendwie 30 % Ihrer Arbeitswoche verschlingen. Wer hätte das gedacht?
• Tabelleabrechenbare vs. nicht abrechenbareStunden: Die Tabelle, die die ewige Frage der Freiberufler beantwortet: "Wo sind all meine abrechenbaren Stunden geblieben?" Ein gestapelter Balken, der die abrechenbare mit der nicht abrechenbaren Zeit vergleicht, liefert oft den unangenehmen "Aha"-Moment, wenn Sie erkennen, dass Ihre Verwaltungsaufgaben insgeheim Ihr größter Kunde sind.

5. Hinzufügen einer Automatisierungsebene

Es ist allgemein bekannt, dass diese Art von Tabellenkalkulationen viele manuelle Vorgänge erfordern, daher sollten Sie so viel wie möglich automatisieren. Prüfen Sie diese Optionen:

• Formeln automatisch ausfüllen: Verwandeln Sie Ihre Daten in eine Tabelle (drücken Sie einfach Strg+T in Excel), und Ihre Formeln kopieren sich automatisch in neue Zeilen. Auf diese Weise müssen Sie keine Formeln mehr kopieren und einfügen, wenn Sie neue Zeiteinträge hinzufügen!
• Bedingte Formatierung: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Tabellenkalkulation wichtige Dinge für Sie hervorhebt. Richten Sie einfache Farbregeln ein, um anzuzeigen, wenn Sie Überstunden machen, Zeiteinträge fehlen oder Fristen näher rücken. Sie finden dies unter "Bedingte Formatierung" sowohl in Excel als auch in Google Sheets.
• Geplante Aktualisierungen: Bringen Sie Ihre Berichte dazu, sich regelmäßig zu aktualisieren. Verwenden Sie in Excel Power Query, um Ihre Daten nach einem Zeitplan zu aktualisieren. In Google Sheets können Sie mit Apps Script einfache Zeitauslöser einrichten. Auf diese Weise zeigen Ihre Dashboards immer Echtzeit-Tracking-Daten an, ohne dass Sie sie manuell aktualisieren müssen.
• Vorlagenerstellung: Erstellen Sie eine perfekte Arbeitszeitblattvorlage mit all Ihren Formeln und Formatierungen. Verwenden Sie sie dann, um neue Stundenzettel für jeden neuen Zeitraum zu erstellen. Speichern Sie sie als Vorlage in Excel (unter "Speichern unter") oder erstellen Sie eine Kopie in Google Sheets. Noch weniger Arbeit haben Sie, wenn Sie die automatische Erstellung neuer Stundenzettel zu Beginn eines jeden Monats einrichten, in die alle Daten bereits eingetragen sind.

💡 Profi-Tipp: Klingt es kompliziert, Ihre Zeiterfassungstabelle von Grund auf neu zu gestalten? Wir haben einen umfassenden Artikel mit kostenlosen Vorlagen für Zeiterfassungsbögen erstellt , von einer Vorlage für einen monatlichen Zeiterfassungsbogen bis hin zu einer Projektvorlage und anderen. Hier ist eine Vorschau auf sie:

Die Probleme bei der Zeiterfassung mit Tabellenkalkulationen

Die Zeiterfassung mit Tabellenkalkulationen mag zwar praktisch erscheinen, ist aber zeitaufwändig, da sie zu viele Puzzleteile umfasst, und wenn ein Schritt des Prozesses fehlt, kann man kein endgültiges Bild erhalten. Das System zu erstellen und zu pflegen und gleichzeitig dafür zu sorgen, dass jeder für das Ausfüllen verantwortlich ist, ist eine Menge Handarbeit.

Selbst wenn Sie bei der Zeiterfassung mehrere Zeiterfassungsbögen für Ihre Mitarbeiter verwenden, werden Sie auf viele Herausforderungen stoßen:

1. Tabellenkalkulationen sind nicht skalierbar: Wenn Ihr Unternehmen und Ihr Team wachsen, werden Sie möglicherweise feststellen, dass Tabellenkalkulationen nicht mehr ausreichen. Sobald Sie über mehrere Mitarbeiter oder ein bestimmtes Datenvolumen hinausgehen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie mit der Vorlage für den zweiwöchentlichen Stundenzettel nicht mehr zurechtkommen. Die Verwaltung und genaue Analyse der Gesamtarbeitsstunden über alle Spalten hinweg wird zunehmend frustrierend und zeitraubend. Die Notwendigkeit, die Vorlage ständig zu aktualisieren, und die Verlangsamung der Leistung bei größeren Datenmengen machen sie ineffizient.
2. Tabellenkalkulationen können nicht automatisiert werden: Sowohl Excel als auch Google Sheets verfügen nicht über Funktionen wie automatische Stopp-Start-Timer oder die automatische Nachverfolgung der Arbeit im Hintergrund, während die Nutzer ihre Aufgaben erledigen, was dazu führt, dass Tabellenkalkulationen bei Teams unbeliebt sind.
3. Tabellenkalkulationen sind fehleranfällig: Die manuelle Dateneingabe, wie sie von vielen Beteiligten verwendet wird, birgt eine hohe Fehlerwahrscheinlichkeit. Wenn zum Beispiel ein Benutzer versehentlich ein Währungssymbol ändert, wird die Rechnungsstellung für Ihre Kunden durcheinander gebracht.
4. Tabellenkalkulationen haben begrenzte Berichtsfunktionen: Wie bereits erwähnt, fehlt es Tabellenkalkulationen an ausgefeilten Berichtsfunktionen, was es schwierig macht, auf einen Blick Einblicke in die Produktivität oder Effizienz zu erhalten.
5. Tabellenkalkulationen zeigen Ihnen keine Echtzeitdaten: Da Excel zum Beispiel von Natur aus kein Tool für die Zusammenarbeit ist, werden Stundenzettel zu bestimmten Zeiten ausgefüllt und gesammelt, was keinen Überblick über den aktuellen Stand eines Projekts oder einer Aufgabe bietet. Dies behindert oft eine schnelle Entscheidungsfindung und erhöht die Frustration.
6. Tabellenkalkulationen bieten keine Sicherheit und Datenintegrität: Tabellenkalkulationsdateien sind anfällig für Beschädigung, Verlust oder sogar unbefugten Zugriff. 

💡 Profi-Tipp: Um die Arbeitszeit halbmanuell zu berechnen, können Sie einen kostenlosen Stempelkarten-Rechner verwenden.

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EARLY gegen Excel: direkter Vergleich

Selbst wenn Sie aus Gewohnheit auf eine Excel-Datei oder Google-Tabellen zurückgreifen, bieten spezialisierte Zeiterfassungs-Apps erhebliche Vorteile. Um die Unterschiede zwischen manueller und automatischer Zeiterfassung zu verdeutlichen, werde ich einen Vergleich zwischen den beiden Optionen anstellen.

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• Mehrere Zeiterfassungsmethoden, darunter KI-generierte Zeiteinträge, automatische Zeiterfassung und ein cooler physischer Zeiterfasser für diejenigen, die eine taktile Erfassung bevorzugen.
• Das automatische System vonEARLY lernt Ihr Arbeitsverhalten und erfasst automatisch die Nutzung von Apps und Tools sowie die Besuche von Websites, so dass Sie nie vergessen, woran Sie gearbeitet haben, sondern jede einzelne Minute in Ihren Stundenzetteln erfassen.
• Eine minimalistische, intuitive Schnittstelle, die menschliche Fehler reduziert und die Zeiterfassung zum Vergnügen macht - im Gegensatz zu Spalten und Zellen in Tabellenkalkulationen.
• Deutlich höhere Genauigkeit in Echtzeit, da Sie den Projektfortschritt analysieren und die Arbeitszeiten der Mitarbeiter im Auge behalten können, während Sie gleichzeitig wichtige Projektmanagemententscheidungen treffen können. Im Gegensatz dazu müssten Sie in Excel eine Vorlage an Ihr Team weitergeben, sie daran erinnern, die Stundenzettel auszufüllen, und sogar wochenlang darauf warten, dass sie ausgefüllt werden.
• Dank des anpassbaren Zeitberichterstattungssystemswerden Berichte und Einblicke für Sie erstellt . Im Gegensatz zu Excel erstellt EARLY detaillierte Projektberichte in kürzester Zeit, so dass Sie Ihr Wachstum vorantreiben und intelligentere, schnellere Entscheidungen treffen können.
• Erfassung der abrechenbaren Stunden mit einem Klick, damit Sie Ihren Kunden eine genaue Rechnung stellen können und eine faire Vergütung für Ihre Arbeit erhalten. Sie brauchen keine Formeln mehr, um den Lohnsatz für Ihre Mitarbeiter auf der Grundlage der geleisteten Stunden zu berechnen, da Sie eine visuelle Darstellung davon haben.
• Vereinfachtes Urlaubs- und Arbeitszeitmanagement , bei dem Sie reguläre Arbeitszeiten, PTO und alle Arten von Urlaub in einem einfachen Urlaubsplaner erfassen können, wodurch separate Tabellen oder manuelle Berechnungen bei der Planung der Teamkapazität überflüssig werden.
• Automatische Überstundenerfassung. Legen Sie die Standardarbeitszeitfür jedes Teammitglied einmal fest, und EARLY erfasst auf intelligente Weise sowohl Überstunden als auch Fehlstunden auf der Grundlage Ihrer vordefinierten Regeln. Dann sendet es Ihnen Berichte, die für die Lohnabrechnung bereit sind.

Lesen Sie hier über einige der Integrationen von EARLY:

• Integration der Zeiterfassung in Google Calendar
• Integration der Zeiterfassung in Slack
• Zeiterfassung in Notion

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Tabellenkalkulationen sind zwar ein vertrauter Standard für die Zeiterfassung, aber für wachsende Teams und Unternehmen sind sie im Grunde genommen eine falsche Wirtschaft. Der Übergang von der Zeiterfassung auf der Grundlage von Tabellenkalkulationen zu einer speziell entwickelten Lösung wie EARLY geht es nicht nur um die Einführung einer neuen Technologie, sondern auch darum, wie Ihr Unternehmen seine wichtigste Ressource schätzt und verwaltet: Zeit.

Die Fähigkeit von EARLY, die mühsamen Aspekte der Zeiterfassung zu automatisieren und gleichzeitig tiefere Einblicke zu gewähren, schafft einen positiven Kreislauf: Weniger Zeitaufwand für die Zeiterfassung bedeutet mehr Zeit für produktive Arbeit, die wiederum genauere Daten für die zukünftige Planung liefert.

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