Mitarbeiterproduktivität vs. geleistete Arbeitsstunden: Warum weniger mehr ist
Bist du es auch leid, den hartnäckigen Mythos zu hören, dass längere Arbeitszeiten mit höherer Produktivität einhergehen? Wenn ich dir sage, dass jemand, der 60 Stunden pro Woche arbeitet, weniger produktiv ist als jemand, der 35 Stunden pro Woche arbeitet, würdest du mir dann glauben?
Nun, du musst mir nicht glauben. Stanford hat es bewiesen 🙂 .
Diese Studie ergab, dass die Produktivität pro Stunde stark abnimmt, wenn eine Person mehr als 50 Stunden pro Woche arbeitet. Nach 55 Stunden sinkt die Produktivität so stark, dass es sinnlos wäre, mehr Stunden zu arbeiten. Dennoch setzen viele Unternehmen Anwesenheit mit Leistung gleich und schaffen eine Kultur, in der Überstunden als Ehrenzeichen gelten.
Lass uns also die alte Mentalität ablegen und uns darauf konzentrieren, weniger Stunden zu arbeiten, dafür aber produktiver. Wie das funktioniert, erkläre ich dir in den folgenden Zeilen.
Schau es dir an:
Der Stunden-Irrtum: Mehr ist nicht besser
Erinnerst du dich daran, dass du in der Schule die ganze Nacht durchgemacht hast? Wie klar waren deine Gedanken um 4 Uhr morgens? Das gleiche Prinzip gilt auch bei der Arbeit. Das menschliche Gehirn ist nicht für einen Arbeitsmarathon ausgelegt.
Die Whitehall II Studie zeigt, dass eine Arbeitszeit von mehr als 55 Stunden pro Woche (im Vergleich zu 40 Stunden oder weniger) die kognitive Leistung im mittleren Alter beeinträchtigt. Genauer gesagt, hatten die Studienteilnehmer sowohl zu Beginn als auch nach fünf Jahren schlechtere Ergebnisse in Wortschatz- und Schlüssigkeitstests. Überstunden führen also nur zu schlechteren exekutiven Funktionen, geringerer fluider Intelligenz und kreativem Denken. Außerdem wurden lange Arbeitszeiten mit kardiovaskulären und immunologischen Reaktionen, verkürzter Schlafdauer, Diabetes, Müdigkeit und Depression in Verbindung gebracht.
Längere Arbeitszeiten bringen keine Vorteile, sondern eine gestörte Work-Life-Balance, eine schlechtere körperliche und geistige Gesundheit und eine schlechte Produktivität. Die Folgen des Arbeitszeittrugschlusses haben noch weitere Auswirkungen:
- Gesundheitsprobleme nehmen zu, was zu mehr Krankheitstagen und mehr Stress für die Manager führt, die den Fortschritt und die Urlaube überwachen müssen, wenn weniger Teammitglieder arbeiten.
- Die Burnout-Rate steigt, was zu höheren Fluktuationskosten und zum Verlust von institutionellem Wissen führt. Dies verursacht zusätzliche Kosten für die Einstellung und Schulung von Mitarbeitern, die sich auf das Endergebnis auswirken.
- Die Moral im Team leidet und die Arbeitszufriedenheit sinkt, wenn sich die Work-Life-Balance verschlechtert, was sich in geringerem Engagement, mehr Konflikten am Arbeitsplatz und einer feindseligen Atmosphäre äußert.
- Kreativität und Innovation nehmen ab, wenn die Köpfe müde sind. Das bedeutet weniger bahnbrechende Ideen, weniger kreative Problemlösungen und letztlich einen Wettbewerbsnachteil auf Märkten, die originelles Denken belohnen.
Die "always on"-Kultur mag oberflächlich betrachtet produktiv erscheinen, aber in Wirklichkeit verursacht sie in vielen Unternehmen eine langsam schwelende Krise. Die eigentliche Frage ist also: Wie kann man vom Zählen der Stunden dazu übergehen, dass die Stunden zählen?
💡 Profi-Tipp: Dein Team hat ein schlechtes Zeitmanagement? Zeitmanagement ist eng mit Energiemanagement verbunden. Bevor du ihnen die Schuld gibst, versuche, ihnen zu helfen, ihre Energie zu schützen, und du könntest so indirekt die Produktivität steigern.
Qualität statt Quantität: Die Kraft der Tiefenarbeit
Cal Newport, Autor von "Deep Work", weist darauf hin, dass die Fähigkeit, sich ohne Ablenkung auf kognitiv anspruchsvolle Aufgaben zu konzentrieren, immer seltener und wertvoller wird. Ein Teammitglied, das vier Stunden lang einen Zustand des "Flow", der völligen Versenkung in eine Aufgabe, erreichen kann, schafft vielleicht mehr als jemand, der acht Stunden lang abgelenkt arbeitet.
Allerdings ist es ziemlich schwer, konzentriert zu bleiben und die Produktivität zu steigern, wenn all diese Zeitfresser während der Arbeitszeit passieren:
- Teammitglieder werden etwa alle 11 Minuten unterbrochen. ("The cost of interrupted work", Dr. Gloria Mark an der University of California, Irvine)
- Es dauert durchschnittlich 23 Minuten, bis man sich nach einer Unterbrechung wieder voll konzentrieren kann. ("The cost of interrupted work", Dr. Gloria Mark von der University of California, Irvine)
- Die meisten Menschen schaffen an einem 8-Stunden-Tag nur etwa 2-3 Stunden wirklich produktiver Arbeit. ("The cost of interrupted work", Dr. Gloria Mark von der University of California, Irvine)
All diese Erkenntnisse bringen kritische Einsichten zum Vorschein, die dich die Produktivität und die Realität der Arbeit klarer sehen lassen sollten.
Die Realität sieht so aus, dass ein traditioneller 8-Stunden-Arbeitstag nur 2-3 Stunden an sinnvoller Produktivität bringt. Das bedeutet, dass du vielleicht für eine 40-Stunden-Woche bezahlst, aber nur 10-15 Stunden hochwertige Arbeit leisten kannst. Das entspricht einer Effizienzrate von nur 25-37,5 % in einer Acht-Stunden-Schicht. Lass das mal einen Moment auf dich wirken.
Das ist also sowohl eine Herausforderung als auch eine Chance für dein Unternehmen. Die Herausforderung, die zugegebenermaßen schwer zu akzeptieren ist, besteht darin, zu erkennen, dass eine bloße Verlängerung der Arbeitszeit wahrscheinlich nicht viel bringen wird. Gleichzeitig liegt die Chance in der Umstrukturierung der Arbeit, um die Produktivität der Beschäftigten zu erhöhen.
Wenn du dich also entschieden hast, die positive Seite zu sehen und aus diesem Wissen Kapital zu schlagen, findest du hier einige Strategien, die du umsetzen kannst, um die Arbeit tatsächlich umzustrukturieren:
- Schaffe "besprechungsfreie Zonen" während der Hauptgeschäftszeiten: Blockiere bestimmte Zeiträume (in der Regel am Vormittag oder frühen Nachmittag), in denen keine Meetings angesetzt sind. Markiere diese Zeiten deutlich in den gemeinsamen Kalendern und respektiere sie als heilige Zeit für intensive Arbeit. Bei EARLY haben wir den "Meetingfreien Donnerstag" als unternehmensweite Richtlinie eingeführt, um sicherzustellen, dass jeder einen ganzen Tag ohne Meetings verbringen kann.
- Lege Kommunikationsprotokolle fest, die die Zeit für konzentriertes Arbeiten berücksichtigen: Lege klare Richtlinien fest, wann die verschiedenen Kommunikationskanäle genutzt werden sollen. Verwende Instant Messaging für dringende Angelegenheiten, asynchrone Tools wie E-Mail oder Projektmanagement-Software für nicht dringende Angelegenheiten. Lege auch die Erwartungen an die Antwortzeiten fest. Ermutige die Teammitglieder, einen "Bitte nicht stören"-Status zu setzen, um ihre konzentrierte Zeit zu schützen.
- Trainiere Teams, ähnliche Aufgaben zu bündeln, um den Kontextwechsel: Hilf den Beschäftigten, ähnliche Tätigkeiten (E-Mails, Telefonate, Verwaltungsarbeit) in bestimmten Zeitblöcken zu gruppieren, anstatt sie nach Bedarf zu erledigen. Bringe den Teammitgliedern Techniken zur Zeitblockierung bei, bei denen sie bestimmte Aufgaben zu optimalen Zeiten erledigen, je nach ihrem Energielevel und den kognitiven Anforderungen der verschiedenen Aufgaben.
- Gestalte dein Büro so, dass du so wenig wie möglich gestört wirst: Richte in deinem Büro Ruhezonen ein, in denen Chats und Telefonate nicht erwünscht sind. Biete Remote-Mitarbeitern Zuschüsse für geräuschdämpfende Kopfhörer oder finanzielle Unterstützung für die Einrichtung von Arbeitsplätzen zu Hause. Je mehr du zu einem produktivitätsfördernden Arbeitsumfeld beiträgst, desto besser wird die Work-Life-Balance der Mitarbeiter/innen sein und desto mehr Ergebnisse wirst du sehen.
Moderne Produktivitätsmessungen
Die traditionelle Zeiterfassung ist aufdringlich und konzentriert sich auf eine einzige Kennzahl: die Anwesenheit. Aber Anwesenheit ist nicht gleich Produktivität. Moderne Ansätze konzentrieren sich stattdessen auf Ergebnisse und Wirkung. Wenn du also zum Club der führenden Organisationen gehören willst, solltest du Folgendes messen:
- Erledigungsraten für Aufgaben
- Qualität der Arbeitsergebnisse
- Auswirkungen auf wichtige Unternehmensziele
- Zufriedenheit der Kunden/Kundinnen
- Wertschöpfung statt Zeitaufwand
Wenn du dich bisher nur auf die Messung der Stundenproduktivität konzentriert hast, musst du zu einer neuen Philosophie übergehen. Was ich damit meine? Du musst die Kluft zwischen dem traditionellen Zeitmanagement und aussagekräftigen Produktivitätskennzahlen überbrücken.
📈 Ein Instrument, das dabei hilft, zu messen, worauf es wirklich ankommt, und das es dir ermöglicht zu verstehen, wo die Produktivitätslücken sind, ist EARLY. Es ist eine App, die dir und deinen Teams hilft zu verstehen, wie du deine Energie und Aufmerksamkeit einsetzt. Und das alles mit dem Ziel, die Produktivität zu maximieren, ohne dass du überwacht wirst.
Mit seiner automatischen Zeiterfassung zeigt es die echten Produktivitätskennzahlen, die du brauchst - Zeitverbrauch, abrechenbare Stunden, Projektbudgets und mehr.
Hier erfährst du, wie EARLY helfen kann:
- Es automatisiert die Aktivitätserfassung für eine genaue Messung: EARLY erfasst, welche Dokumente, Apps und Websites dein Team den ganzen Tag über nutzt. So entsteht ein genaues Bild davon, wie produktiv die Zeit tatsächlich verbracht wird, und nicht, wie die Mitarbeiter denken, dass sie verbracht wurde. Dies hilft dir, die wahren Produktivitätsmuster zu verstehen, ohne dass manuelle Eingaben zu Verzerrungen führen.
- Es bietet eine Korrelation zwischen Projekt und Produktivität: Die umfassenden Berichte zeigen, welche Projekte die höchsten Produktivitätsraten aufweisen und welche die Ressourcen des Teams über ihren Wert hinaus beanspruchen. Das hilft dir und den Führungskräften im Allgemeinen, ihre Zeit und ihre Talente dort einzusetzen, wo sie die größte Wirkung erzielen können. Erfahre mehr darüber, wie dieses Zeitberichtssystem funktioniert.
- Gleichgewicht zwischen Produktivitätseinblicken und Datenschutz: Im Gegensatz zu invasiven Überwachungsinstrumenten fördert der datenschutzfreundliche Ansatz von EARLY (einschließlich einer 12-stündigen Verzögerung beim Zugriff des Managers auf die Daten) das Vertrauen und liefert dennoch die Produktivitätstrends, die du brauchst.
So beantwortet einer der Kunden von EARLY (Bank & Olufson) die Frage, die ich oben gestellt habe: "Wie kommt man vom Zählen der Stunden dazu, dass die Stunden zählen?
"EARLY hat es uns ermöglicht, effizienter zu arbeiten. Dank der Erkenntnisse waren wir in der Lage, viele Änderungen an der IT-Struktur vorzunehmen, um effizienter zu arbeiten. Dadurch konnte jedes Teammitglied etwa zwei Stunden pro Woche einsparen, was für das gesamte Team einen Gewinn von 10 Stunden pro Woche bedeutet.
Noah Ruseng Bested, Bang & Olufsen
Die Schlussfolgerung? Bang & Olufsen hat die geleisteten Arbeitsstunden erfasst, um Entscheidungen zu treffen und Prozesse und Arbeitsweisen umzustrukturieren, anstatt nur die geleisteten Arbeitsstunden als Hauptkennzahl zu verwenden.
EARLY schließt die Lücke zwischen der traditionellen Zeiterfassung und der ergebnisorientierten Leistungsmessung mit leistungsstarken Analysen.
Strategien für den Übergang von Stunden zu Ergebnissen
Der Wechsel von einer stundenorientierten zu einer ergebnisorientierten Kultur geschieht nicht über Nacht. Hier sind praktische Schritte, die den Übergang erleichtern:
- Definiere, wie Erfolg für jede Rolle aussieht. Lege gemeinsam mit deinem Team kurz- und langfristige Ziele sowie KPIs fest und formuliere klare Erwartungen an die zu erbringenden Leistungen. All diese Kennzahlen sind wichtiger als klare Erwartungen an die Arbeitszeit, und auf diese Weise lässt sich die Produktivität eher steigern.
- Fange an, diese zu messen: Setze Tools wie EARLY ein und beobachte in 1:1-Sitzungen, wie sich dein Team in Richtung seiner KPIs entwickelt, um Daten über Produktivitätsmuster zu sammeln, nicht nur über die Zeit, die für Aufgaben aufgewendet wird.
- Experimentiere mit flexiblen Arbeitszeiten: Teste Strategien wie Kernzeiten, Fokustage, outputbasierte Arbeitswochen und besprechungsfreie Tage zunächst mit kleinen Teams. Wenn sich die Dinge so entwickeln, wie du gehofft hast, kannst du sie ausweiten.
- Gehe mit gutem Beispiel voran: Wenn du eine Führungskraft bist, bist du nicht von den Regeln ausgenommen. Du solltest zeigen, dass es kein Tabu ist, zu einer angemessenen Zeit zu gehen oder Remote zu arbeiten.
- Feiere die Ergebnisse, nicht die Überstunden: Erkenne Teammitglieder an, die effizient arbeiten, und nicht diejenigen, die einfach am längsten arbeiten, und vermittle ihnen die Überzeugung, dass Produktivität wertvoller ist als die Anzahl der Stunden.
Ich denke, dir ist schon klar, dass du auf Widerstand stoßen wirst. Jeder neue Prozess oder jede neue Regel, oder auch nur eine einfache Änderung, wird zunächst abgelehnt. Außerdem solltest du bedenken, dass viele Fachkräfte ihre Identität darauf aufgebaut haben, dass sie im traditionellen Sinne "hart arbeiten". Kommuniziere klar und versichere deinem Team, wie die Leistung im neuen System bewertet wird.
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Die Produktivität richtig messen
Wenn im Industriezeitalter der Begriff der Produktivität nicht allgemein bekannt war, sondern nur die geleisteten Arbeitsstunden, so ist er es jetzt. Du musst die Tatsache anerkennen, dass die menschliche Leistung nicht linear ist und sich nicht nach der Uhr richtet.
Konzentriere dich also darauf, Bedingungen zu schaffen, unter denen deine Mitarbeiter ihre beste Arbeit leisten können, und nicht nur ihre längste Arbeit. Die wichtigste Produktivitätskennzahl ist nicht, wie viele Stunden dein Team arbeitet, sondern wie viel Wert es in den Stunden schafft, in denen es arbeitet.
- Schau es dir an: Die besten Leistungskennzahlen für Mitarbeiter