Seguimiento del tiempo en Asana: Paso a Paso

Asana hace muchas cosas bien como herramienta de gestión de proyectos. Pero cuando se trata de sus capacidades de seguimiento del tiempo, tengo que advertirte, estas podrían necesitar serias mejoras.

No obstante, te voy a enseñar cómo controlar el tiempo en Asana para que puedas exprimir al máximo esta aplicación y te presentaré una forma sencilla de controlar el tiempo con más detalle.

¿Qué obtendrás de este artículo? Aprenderás cómo se hace el seguimiento del tiempo en Asana mientras te beneficias de lo mejor de ambos mundos: seguimiento automático y detallado del tiempo en tu herramienta de PM preferida donde puedes trabajar de forma nativa.

Principales conclusiones:

• El control del tiempo en Asana tiene un coste de 24,99 $ por usuario/mes para los equipos más pequeños, ya que sólo está disponible a partir del plan Avanzado.
• Asana ofrece dos formas de controlar el tiempo: agregar manualmente tus entradas de tiempo o usar un temporizador que está dentro de cada proyecto o tarea.

🕒 ¿Qué tiene de malo el seguimiento del tiempo de Asana?

• Debe activar manualmente el control del tiempo para cada proyecto. No se puede activar para todo el espacio de trabajo.
• Las formas de controlar el tiempo son muy manuales, lentas y perjudiciales.
• Hay muchas posibilidades de comprometer tus datos de seguimiento del tiempo, ya que puedes olvidarte del temporizador en marcha, por no hablar de que los informes de Asana sobre el seguimiento del tiempo son bastante rudimentarios.
• Sólo se puede estimar el tiempo a nivel de tarea, no a nivel de miembro o de proyecto, lo que impide a los usuarios individuales realizar estimaciones de tiempo.

✅ ¿La solución?

Integrar Asana con un tiempo especializado que rastrea pasivamente el tiempo que pasas en el trabajo y usando diferentes herramientas, aplicaciones y navegadores. Todo tu trabajo se registra al minuto en tus partes de horas, sin que tengas que hacer nada.

Asana frente al seguimiento del tiempo de EARLY

¿Asana tiene seguimiento del tiempo?

Aunque es una herramienta de gestión de proyectos, Asana incluye funciones básicas de control del tiempo. Tus valores de control de tiempo se obtienen en Asana ingresando manualmente el tiempo dedicado a las tareas o haciendo clic en el ícono de un temporizador en el nombre de cualquier tarea. Esto te permite ingresar el tiempo en horas y minutos.

Además, la función de seguimiento del tiempo en Asana incluye campos de tiempo estimado y tiempo real, y puedes ver los datos en paneles e informes, aunque las capacidades de generación de informes son algo limitadas.

Cómo controlar el tiempo en Asana

Para activar la función de seguimiento del tiempo en Asana, sigue estos pasos:

1. Abre tu cuenta de Asana y ve a un "Proyecto de Asana" o a "Mis tareas", dependiendo de lo que quieras registrar.

Como ejemplo, he añadido un proyecto llamado "Campaña de Marketing", carpeta en la que quiero realizar un seguimiento del tiempo.

2. Añada el control del tiempo a su biblioteca de campos personalizados

Simplemente dirígete a la columna junto a "Prioridad" y, en el signo más, añade "seguimiento del tiempo". Una vez que hagas clic en él, se crearán automáticamente dos campos en tu proyecto: tiempo real y tiempo estimado.

3. Ahora, empieza a controlar el tiempo

En su biblioteca de campos personalizados, para cada proyecto específico, tiene dos campos personalizados: tiempo estimado y tiempo real. Estos le permiten presupuestar el tiempo para cada tarea utilizando el campo de tiempo estimado.

Para controlar el tiempo real que dedica a cada tarea/proyecto, tiene dos opciones:

1. Utiliza el temporizador incorporado para medir el tiempo dedicado a una tarea. Básicamente, el reloj empezará a hacer tictac y a registrar el tiempo empleado en esas tareas en cuanto lo pulses. Recuerda no dejarlo funcionando durante horas, ya que no sabrás el tiempo real total empleado en esas tareas, así que ¡ponlo en pausa!
2. Añade tu tiempo manualmente, lo que básicamente significa escribir en el campo específico el número de horas y minutos que crees o recuerdas que has trabajado. Aunque ninguna de estas opciones es del todo amigable, yo no sugeriría esta en absoluto, ya que podrías estar sesgado por lo duro que fue el proyecto o la tarea, o podrías ser interrumpido mientras haces tu trabajo, y tus datos se verán comprometidos.

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💡 Consejo profesional: ¿Necesitas hacer un seguimiento de las subtareas? No te preocupes. El tiempo dedicado a las subtareas se acumulará en la tarea principal. Así podrás ver el tiempo total dedicado a esa tarea o proyecto.

4. Informes de ejecución

A continuación, puede añadir un gráfico en el cuadro de mandos del proyecto para ver el tiempo estimado, el tiempo real empleado, las tareas atrasadas, etc. Este cuadro de mandos es personalizable.

Entonces, ¿qué tenía de malo el seguimiento del tiempo de Asana?

He hecho una prueba piloto y he rastreado el tiempo en Asana por un rato, y las imágenes de arriba son los resultados de mi propio experimento rápido. Definitivamente no es la primera vez que hago un seguimiento del tiempo de esta manera, así que voy a explicar lo que está mal:

• Hay que activar manualmente el control del tiempo para cada proyecto. Es sencillamente engorroso.
• No hay hoja de horas de horas. Por lo tanto, si trabajas en equipo, tendrás que perseguir a tus compañeros para obtener registros de tiempo detallados.
• Es agotador mantener mi atención iniciando o deteniendo un temporizador. Además, el temporizador forma parte de una aplicación que tengo que abrir, pulsar y acordarme de poner en pausa cuando termino una tarea. Sinceramente, prefiero tomarme un descanso una vez que he terminado una tarea y no perder el tiempo parando un temporizador. Además, al igual que yo, podrías simplemente olvidarlo, y entonces necesitarás estimar el tiempo empleado en esa tarea -es raro que recordemos esto con exactitud...
• Es un proceso muy manual y lento. No hay opción de captura automática del tiempo, y con tanta automatización y herramientas de IA a nuestro alrededor, personalmente no quiero poner en marcha y parar un temporizador, ni rascarme la cabeza para calcular cuánto tiempo dedico a una tarea. Además, no es ético que mis clientes reciban informes inventados.
• No hay informes detallados disponibles. Además, necesito crear informes por mi cuenta: Si eres como yo, necesitas capturar las horas facturables para una facturación precisa al cliente, y Asana no cubre eso. Todos los informes deben crearse manualmente.
• No hay recordatorios que puedan ayudarte a iniciar o detener el seguimiento o a tomarte un descanso.
• Asana carece de funciones integradas de seguimiento de presupuestos y realmente dificulta el control del presupuesto del proyecto, la asignación de tarifas de facturación, la medición de la rentabilidad y el control de los plazos con el presupuesto de tiempo.
• El registro del tiempo de Asana solo está disponible para clientes Advanced, Enterprise y Enterprise+. Si tienes una suscripción Personal o Starter, debes encontrar alternativas para registrar tu tiempo.
• El seguimiento del tiempo en Asana es demasiado caro para los equipos más pequeños: 24,99 $ por usuario al mes.
• Las estimaciones de tiempo se realizan a nivel de tarea, no a nivel de miembro o de proyecto, lo que impide a los usuarios individuales realizar estimaciones personales.

Consejo profesional: Aunque puedes registrar el tiempo en Asana, usar una aplicación de registro del tiempo específica que se integre con Asana es más eficiente y desbloquea valiosas perspectivas de productividad.

¿Hay alguna forma mejor? ¡Sí, una integración con EARLY!

Lo más sencillo que puedes hacer para mantener tu herramienta de gestión de proyectos preferida, pero con una capa de seguimiento del tiempo encima, es integrar Asana con una aplicación automática de seguimiento del tiempo. Definitivamente soy parcial, pero te presentaré a EARLY y cómo estoy siguiendo el progreso de mi proyecto "Campaña de marketing" con ella y Asana.

Cómo controlar el tiempo en Asana con EARLY

Tener que abrir Asana para hacer un seguimiento del tiempo cuando se cambia de una tarea hace que el flujo de trabajo sea tan torpe. Por eso, aquí tienes las mejores y más sencillas formas de controlar el tiempo en Asana con EARLY:

• Captura automática del tiempo

Con este método, sólo tiene que activar el registro automático del tiempo en su cuenta de EARLY y hacer su trabajo. En serio: solo tienes que ir a utilizar las aplicaciones, herramientas y sitios web que necesites y encontrarás entradas de tiempo generadas automáticamente en tu hoja de horas.

Aquí está mi ejemplo para la Campaña de Marketing y las actividades que el rastreador de tiempo automatizado capturó para mí en la columna de la derecha. Puedes ver que desde aproximadamente las 14:30 en adelante (por favor ignora que vi un episodio de White Lotus en mi hora de almuerzo en Max 😅), usé dos aplicaciones:

• Surfer SEO (esta es la aplicación que utilizo para crear contenidos - por lo tanto, estas pequeñas entradas de tiempo irán a mi tarea de "Creación de contenidos")
• La aplicación Asana (ver el logotipo de Asana allí), donde quería comprobar el progreso realizado en el proyecto, y cambié el progreso en él.

¿Qué pasará con estas entradas de tiempo? Las unificaré en una gran tarea, que es "Creación de contenido", y eliminaré la molestia de iniciar o detener un temporizador en Asana para realizar un seguimiento de todo mi proceso de creación de tiempo o añadir manualmente el tiempo que creo que he dedicado a la creación de contenido.

¿Lo ve? Con un solo clic, mi trabajo se convirtió automáticamente en una entrada de tiempo, y ahora sé exactamente cuánto tiempo dediqué a la Creación de Contenidos.

¿Otras razones para integrar EARLY seguimiento del tiempo en Asana?

• También puedes controlar tu tiempo de otras formas, como con atajos de teclado o con un contador de tiempo físico. Si lo deseas, también puedes hacer un seguimiento manual del tiempo.
• Recibirás sugerencias de entradas de tiempo de IA basadas en los eventos de tu calendario.
• Puedes hacer un seguimiento y distinguir las horas facturables de las no facturables con un solo clic, una función que no existe en Asana. Establece tarifas por hora para cada miembro del equipo o tarea y haz un seguimiento automático de las horas facturables.
• Puedes ver tus presupuestos de tiempo, es decir, cuántas horas quedan para un proyecto o un cliente, otra función que Asana no tiene.
• Nunca te olvidarás de controlar el tiempo, ya que recibirás recordatorios personalizados para iniciar y detener el control.
• Obtienes informes de tiempo automatizados y detallados. Mientras que los informes de tiempo en Asana están limitados a dos dimensiones a la vez, en el sistema de informes de tiempo de EARLY, puedes obtener todos los datos relacionados con el tiempo. Podrás ver cuánto tiempo trabajó cada miembro del equipo en un proyecto determinado y cuántas horas extra hizo alguien de tu equipo en el último mes.

"Me encanta la herramienta de informes. Es muy gráfica y me ayuda a entender cómo van las cosas. Además, los colores facilitan la comprensión. Puedo filtrar, exportar y compartir como quiera, y eso es muy importante".

Richard Wingfield, Geek Jefe de Envision Design

Cómo configurar la integración EARLY - Asana

Puedes conectar fácilmente EARLY con Asana a través de Zapier. No es necesaria una suscripción a Zapier; es gratuita para hasta 100 integraciones.

Estos son los pasos que debes seguir:

1. Regístrese en EARLY para iniciar su prueba gratuita de 30 días
2. Registrarse en Zapier
3. Asegúrate de tener a mano tus credenciales de Asana
4. Crea un nuevo Zap donde el Trigger sea "Nueva Tarea en Proyecto en Asana" y la Acción sea Crear Actividad en EARLY
5. Para conectar EARLY con Zapier, necesita una clave API y una API secreta; encuéntrelas en EARLY > Configuración > Mi cuenta > API > Crear una nueva clave API.
6. Configura el ZAP en vivo, y estarás listo para rastrear tu tarea de Asana en EARLY.

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Resumen

Aunque Asana ofrece una funcionalidad básica de seguimiento del tiempo, has visto que viene con limitaciones significativas, desde procesos manuales e informes limitados hasta su disponibilidad solo en planes premium. Al integrar Asana con una solución de control del tiempo específica como EARLY, desbloqueas un potente sistema de productividad que te ofrece lo mejor de ambos mundos.

Con la captura automática del tiempo, los informes detallados y la integración perfecta, transformará su gestión del tiempo de reactiva a proactiva. Se acabaron los cronómetros olvidados, las estimaciones imprecisas y las horas facturables perdidas.

En su lugar, dispondrá de una visión completa de cómo emplea sus horas de trabajo, lo que le ayudará a tomar decisiones basadas en datos sobre su productividad y la rentabilidad de sus proyectos.