Wie ein IT-Team dank EARLY 10 Stunden pro Woche spart

Noah Ruseng Bested ist IT-Support-Assistent bei Bang & Olufsen, einem dänischen High-End-Unternehmen der Unterhaltungselektronik, das Audioprodukte, Fernsehgeräte und Telefone entwickelt und herstellt.

Noah arbeitet in einem fünfköpfigen Team, das für die Endbenutzererfahrung zuständig ist. Dieses Team unterstützt die Bang & Olufsen Mitarbeiter bei allen IT-Anfragen.

Die Herausforderung: einen Weg finden, um leicht zu verstehen, wo die Zeit verbracht wird

Bevor sie EARLY entdeckten, hatten Noah und das Team keine Möglichkeit, ihre Zeit zu erfassen und tappten im Dunkeln, wenn es darum ging, herauszufinden, wofür ihre Zeit aufgewendet wurde. Sie mussten eine Möglichkeit finden, mühelos zu protokollieren, wo ihre Zeit verbracht wurde, um ein besseres Verständnis für die Ressourcenzuweisung zu erhalten und das Aufgabenmanagement zu verbessern.

Bei der Suche nach einem Tool hatten sie zwei Ziele vor Augen: ein vielfältiges und tiefes Verständnis der Rolle jedes Teammitglieds zu erlangen und sicherzustellen, dass sie so effizient wie möglich arbeiten, um die Gesamtproduktivität innerhalb des Teams zu maximieren.

Die Lösung: die Fähigkeit, die Zeit in Zukunft besser zu planen

Noah und das Team erfassen ihre Zeit anhand verschiedener Aktivitäten: Besprechungen, Besuche/Störungen, Projekte, Service Now (ihr Ticketsystem), Unspecified (für Aktivitäten, die nicht in die Hauptkategorien fallen), Transport (zur Erfassung der Zeit, die für den Weg zur und von der Arbeit aufgewendet wird), Pausen und Verwaltung. Die Aktivität "Betreten/Störung" wird verwendet, wenn ein Benutzer sofortige Hilfe benötigt und das Team die Arbeit an seiner Aufgabe unterbricht.

Die meisten im Team verwenden den Tracker, auch Noah: "Ich finde, dass der Tracker die Arbeit beschleunigt und es wirklich einfach macht, meine Zeit zu erfassen." Das gesamte Team nutzt den EARLY Mobile Companion, mit dem es die Zeit unterwegs leicht erfassen kann und die Möglichkeit hat, Notizen und Tags hinzuzufügen.

Das Team verwendet Hashtags, um weitere Details zu den protokollierten Aktivitäten hinzuzufügen. Außerdem erfassen sie ihre Projekte mit Hilfe von Hashtags, so dass sie leicht erkennen können, wie viel Zeit sie insgesamt für jedes Projekt aufgewendet haben. Mit diesen Informationen sind sie in der Lage, alle externen Unternehmen, mit denen sie zusammenarbeiten, genau abzurechnen.

Dank der von EARLY bereitgestellten Daten weiß das Team genau, wofür es seine Zeit einsetzt, und kann so seine Zeit besser planen.

Das Ergebnis: Maximierung der Rentabilität durch Priorisierung des "Fokus-Modus"

"Unser Vorgesetzter ist wirklich froh, dass wir alle EARLY nutzen, und wir sind alle sehr angetan davon. Anhand der Daten kann unser Vorgesetzter sehen, wie wir unsere Zeit und unsere Ressourcen aufteilen, und auch sehen, welche Bereiche Ressourcen benötigen, um ein Höchstmaß an Kundenzufriedenheit zu gewährleisten."

Dank EARLY ist das IT-Team von Bang & Olufsen in der Lage, auf einfache Weise zu erkennen, wie viel Zeit sie für kleine Aufgaben aufwenden und wie viel Zeit das alles zusammen macht. Vor dem Einsatz von EARLY war ihnen nicht bewusst, wie viel Zeit die Erledigung all der kleinen Aufgaben von ihrer Arbeitszeit abzieht, die sie normalerweise für die Arbeit an den Dingen aufwenden, an denen sie eigentlich arbeiten müssen.

Daher haben sie jetzt spezielle Zeiten, in denen sie im "Fokusmodus" sind, d. h. nur an Projekten oder IT-Support arbeiten und nicht gestört werden dürfen.

"EARLY hat es uns ermöglicht, effizienter zu arbeiten. Dank der Erkenntnisse waren wir in der Lage, viele Änderungen an der IT-Struktur vorzunehmen, um effizienter zu arbeiten. Dadurch konnte jedes Teammitglied etwa zwei Stunden pro Woche einsparen, was für das gesamte Team einen Gewinn von 10 Stunden pro Woche bedeutet.

Indem sie erfassen, wie das Team seine Zeit verbringt, können sie feststellen, wie viel Zeit für Aufgaben verwendet wird, die nicht zur Gesamtrentabilität beitragen. Mit diesen Daten kann das Team nun sicherstellen, dass es seine Zeit auf Aktivitäten konzentriert, die für das Unternehmen wertvoll sind und die Rentabilität steigern.