Hur ett IT-team sparar 10 timmar i veckan tack vare EARLY

Noah Ruseng Bested är IT Support Assistant på Bang & Olufsen, ett danskt företag inom avancerad konsumentelektronik som designar och tillverkar ljudprodukter, TV-apparater och telefoner.

Noah arbetar i ett team på fem personer som ansvarar för slutanvändarupplevelsen. De hjälper Bang & Olufsens anställda med alla IT-förfrågningar.

Utmaningen: att hitta ett sätt att enkelt förstå var tiden spenderas

Innan de upptäckte EARLY hade Noah och hans team inget sätt att spåra sin tid och de visste inte vad de använde tiden till. De behövde hitta ett sätt att enkelt logga var deras tid gick så att de kunde få en bättre förståelse för resursfördelning och förbättra uppgiftshanteringen.

När de letade efter ett verktyg hade de ett par mål i åtanke: att få en mångsidig och djup förståelse för varje teammedlems roll och att säkerställa att de arbetade så effektivt som möjligt för att maximera den totala produktiviteten inom teamet.

Lösningen: möjlighet att bättre planera tiden framöver

Noah och teamet följer upp sin tid med hjälp av flera olika aktiviteter, bland annat: möten, walk-ins/disturbances, projekt, service now (deras biljettsystem), ospecificerat (för aktiviteter som faller utanför huvudkategorierna), transport (för att fånga upp tid som läggs på resor till och från arbetet), raster och administration. Aktiviteten "walk ins/disturbance" används när en användare behöver omedelbar hjälp och teamet slutar arbeta med sin uppgift.

De flesta i teamet använder Tracker, inklusive Noah: "Jag tycker att det går fortare att använda Tracker och det gör det väldigt enkelt att hålla koll på min tid." Hela teamet använder EARLY Mobile Companion, som gör det möjligt för dem att enkelt registrera tid när de är på språng, med möjlighet att lägga till anteckningar och taggar.

Teamet använder hashtags för att inkludera ytterligare detaljer om loggade aktiviteter. De spårar också sina projekt med hjälp av hashtags, vilket gör att de enkelt kan se hur mycket kollektiv tid som har lagts på varje projekt. Med hjälp av den här informationen kan de fakturera externa företag som de arbetar med på ett korrekt sätt.

Med de data som EARLY tillhandahåller har teamet en exakt förståelse för exakt var deras tid används, vilket gör att de bättre kan planera sin tid framöver.

Resultatet: maximerad lönsamhet genom att prioritera "fokusläge

"Vår chef är väldigt glad över att vi alla använder EARLY, och vi är alla väldigt förtjusta i det. Med hjälp av data kan vår chef se hur vi fördelar vår tid och våra resurser, och även se vilka områden som kräver resurser för att säkerställa högsta möjliga kundnöjdhet."

Tack vare EARLY kan IT-teamet på Bang & Olufsen enkelt se hur mycket tid de lägger på små uppgifter och hur mycket tid det blir. Innan de började använda EARLY var de inte medvetna om hur mycket tid alla små uppgifter tog av deras arbetstid, som de vanligtvis lägger på att arbeta med det som de faktiskt måste arbeta med.

Som ett resultat av detta har de nu särskilda tider när de är i "fokusläge", vilket innebär att de bara behöver arbeta med projekt eller IT-support och inte är öppna för störningar.

"EARLY har gjort det möjligt för oss att arbeta mer effektivt. Tack vare insikterna har vi kunnat göra en hel del förändringar i IT-strukturen för att arbeta mer effektivt. Detta har sparat varje teammedlem cirka två timmar per vecka, vilket innebär att teamet totalt har vunnit 10 timmar per vecka."

Genom att spåra hur teamet spenderar sin tid kan de identifiera hur mycket tid som läggs på uppgifter som inte bidrar till den övergripande lönsamheten. Med hjälp av dessa uppgifter kan teamet nu se till att de fokuserar sin tid på aktiviteter som är värdefulla för verksamheten, vilket ökar lönsamheten.