Hvordan et IT-team sparer 10 timer i uken takket være EARLY

Noah Ruseng Bested er IT-supportassistent hos Bang & Olufsen, et dansk selskap innen avansert forbrukerelektronikk som designer og produserer lydprodukter, TV-apparater og telefoner.

Noah jobber i et team på fem personer som er ansvarlige for sluttbrukeropplevelsen. De støtter Bang & Olufsens ansatte med alle IT-forespørsler.

Utfordringen: å finne en måte å enkelt forstå hva tiden brukes til

Før de oppdaget EARLY , Noah og teamet hadde ikke en måte å spore tiden sin og var i mørket når det gjaldt å vite hvor tiden deres ble brukt. De trengte å finne en måte å enkelt logge hvor tiden deres gikk, slik at de kunne få en bedre forståelse av ressursallokering og forbedre oppgavehåndtering.

Da de lette etter et verktøy, hadde de et par mål i tankene: å få en mangfoldig og dyp forståelse av hvert enkelt teammedlems rolle, og å sikre at de jobbet så effektivt som mulig for å maksimere den samlede produktiviteten i teamet.

Løsningen: muligheten til å planlegge tiden bedre fremover

Noah og teamet registrerer tiden sin ved hjelp av flere ulike aktiviteter, blant annet: møter, "walk-ins/forstyrrelser", prosjekter, "service now" (billettsystemet deres), uspesifisert (for aktiviteter som faller utenfor hovedkategoriene), transport (for å registrere tid brukt på å reise til og fra jobb), pauser og administrasjon. Aktiviteten "walk ins/forstyrrelser" brukes når en bruker trenger øyeblikkelig hjelp, og teamet avbryter arbeidet med den oppsatte oppgaven.

De fleste av teamet bruker Tracker , inkludert Noah: "Jeg opplever at bruk av Tracker øker hastigheten og gjør det veldig enkelt å spore tiden min." Hele teamet bruker EARLY mobil følgesvenn, som lar dem enkelt spore tid på farten, med mulighet for å legge til notater og tagger.

Teamet bruker hashtags for å inkludere flere detaljer knyttet til loggførte aktiviteter. De sporer også prosjektene sine ved hjelp av hashtags, slik at de enkelt kan se hvor mye tid de har brukt på hvert prosjekt. Med denne informasjonen kan de fakturere eksterne selskaper de samarbeider med, på en nøyaktig måte.

Med dataene levert av EARLY , har teamet en presis forståelse av nøyaktig hvor tiden deres brukes, og dette gjør at de kan planlegge tiden fremover bedre.

Resultatet: maksimering av lønnsomheten ved å prioritere "fokusmodus

"Vår manager er veldig glad for at vi alle bruker EARLY , og vi er alle veldig glad i det. Med dataene kan vår leder se hvordan vi allokerer vår tid og ressurser, og også se hvilke områder som krever ressurser for å sikre høyeste nivå av kundetilfredshet.”

Takk til EARLY , kan IT-teamet hos Bang & Olufsen enkelt se hvor mye tid de bruker på små oppgaver og hvor mye tid dette utgjør. Før bruk EARLY , de var ikke klar over hvor mye tid det tok ut av arbeidstiden å gjøre alle de små oppgavene som de vanligvis bruker på å jobbe med tingene de faktisk må jobbe med.

Som et resultat av dette har de nå dedikerte tidspunkter der de er i "fokusmodus", det vil si når de kun skal jobbe med prosjekter eller IT-støtte og ikke er åpne for forstyrrelser.

" EARLY har gitt oss mulighet til å jobbe mer effektivt. Takket være innsikten har vi vært i stand til å gjøre mange endringer i IT-strukturen for å jobbe mer effektivt. Dette har spart hvert teammedlem for rundt to timer per uke, som er 10 timer samlet på tvers av teamet, hver uke.»

Ved å følge med på hvordan teamet bruker tiden sin, kan de identifisere hvor mye tid som brukes på oppgaver som ikke bidrar til den samlede lønnsomheten. Med disse dataene kan teamet nå sørge for at de fokuserer tiden sin på aktiviteter som er verdifulle for virksomheten, og som øker lønnsomheten.