Die 12 besten Tipps zur Zeiterfassung für 2025

60% of a team’s time goes to doing things that aren’t working, according to Asana’s research. You don’t want time-tracking to fall into that category, too.

Whether time tracking is a necessity or a choice for making informed decisions, you need to do it wisely and efficiently.

So, before your attention drifts, here’s what I’ll walk you through in this article: 12 tips to track time and get the most out of it, as well as understanding how a time-tracking solution can help you achieve your objectives.

Tracking time doesn’t have to be complicated.

With EARLY you can track time automatically, effortlessly and securely. With AI by your side.

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Zeiterfassungstools geben dir Zugang zu wichtigen Informationen, um deine Leistung und die Produktivität deinnes Teams zu verstehen. Du musst dir jedoch darüber im Klaren sein, dass die Umsetzung in deine tägliche Routine schwierig sein kann.
Die Zeiterfassung ist eine zusätzliche Aufgabe, die die meisten Arbeitnehmer nicht übernehmen möchten, aber es gibt viele Möglichkeiten, sie zu erleichtern.

Aber wie? Fangen wir damit an.

Die 12 besten Tipps zur Zeiterfassung

1. Verstehe, warum es wichtig ist, die Zeit für dein Team zu erfassen

Zunächst solltest du es nicht nur tun, weil du vage denkst, dass es funktionieren oder hilfreich sein könnte.

Bevor du mit der Zeiterfassung beginnst, solltest du dir Klarheit darüber verschaffen, warum du sie brauchst. Hier sind einige Fragen, die du verwenden kannst, um deinen Bedarf an Zeiterfassung zu verstehen:

• Wo verbringen wir die meiste Zeit?
• Sind meine Teammitglieder überarbeitet?
• Welche Projekte und Aufgaben sind die rentabelsten?
• Welche Kunden sind die weniger profitablen?
• Stellen wir unsere Rechnungen korrekt aus oder verpassen wir lukrative Möglichkeiten?
• Was sind die größten Zeitfresser in meinem Team?
• An welchem Punkt des Tages setzt die Müdigkeit ein, und meine Produktivität sinkt? 
• Woher weiß ich, worauf ich mich konzentrieren muss, um mein Unternehmen zu vergrößern?

2. Onboard your team

Dies ist ein wichtiger Schritt. Wenn dein Team die Vorteile des Zeitmanagements nicht versteht, wird es dies nur als zusätzliche Arbeit ansehen.

Bevor du also ein kompliziertes Zeiterfassungssystem einführst, solltest du die Mitarbeiter an Bord holen und in die Zeiterfassung investieren.

Hier sind vier einfache Taktiken, mit denen du sie überzeugen kannst:

• Zeige eine Fallstudie oder aktuelle Informationen: Suche ein Unternehmen oder einen Freund, der bereits ein Zeiterfassungstool einsetzt, und bitte ihn, die wichtigsten Erkenntnisse mitzuteilen, die er nach dem Einsatz einer Zeiterfassungs-App gewonnen hat.

• If you don’t have any examples at hand, have a look at EARLY’s success stories with time tracking best practices from users.

• Teile deine Zeiterfassungsbögen: Am einfachsten ist es, wenn du beweist, dass du den Prozess selbst kennst und bewährte Verfahren zur Zeiterfassung weitergibst. Erfasse deine Zeit eine oder zwei Wochen lang, bevor du die Ergebnisse mit deinem Team teilst.

• Erläutern Sie die Vorteile: Nenne deinem Team mindestens drei wichtige Punkte, wie die Zeiterfassung sowohl ihre Arbeit als auch die Ergebnisse des Unternehmens verbessern würde. 

Nachstehend findest du einige Beispiele für Vorteile.

• Streamlined payroll: When teams are using a time tracking software, they can seamlessly transfer data from the app to their payroll solution and minimize steps and human error.
• More accurate project estimates: When managers know how long it takes for their teams to complete tasks, they can accurately predict how long a project will take and reduce scope creep.
• Better team management: You can ensure that your team is working on tasks that align with their skills and aren’t overworking themselves.

Frage nach ihrer Meinung: Erkundige dich, ob dein Team Bedenken bezüglich der Zeiterfassung hat, und findet gemeinsam die beste Lösung.

3. Finde einen einfachen und benutzerfreundlichen Zeiterfasser

Obwohl du vielleicht zuerst an Vorlagen für die Zeiterfassung denkst, gibt es eine Alternative, die keine ständigen Erinnerungen an die Zeiterfassung erfordert.

Wähle ein automatisiertes Zeiterfassungstool, das dir dies ermöglicht:

• Beurteile, ob das System über ein intuitives Dashboard, einfache Zugänglichkeit, genaue Überwachung und Automatisierungsfunktionen verfügt.
• Schau dir alle Funktionen der Zeiterfassungssoftware an und wie du sie nutzen kannst;
• Prüfe die Kompatibilität und Integration mit verschiedenen Geräten und Software und natürlich den Preis;

You could try multiple tools, but I’ll briefly introduce you to my tool of choice: EARLY – an automatic and effortless time-tracking tool loved by over 100,000 happy users.

EARLY is one of the best time management apps that offers users flexible ways of tracking and managing their time effectively.

With EARLY, you and your team can:

• Beschleunige die Zeiterfassung durch automatische Zeiterfassung mit einfachen Tastaturkürzeln oder einem Zeiterfassungswürfel;
• get automated time entry suggestions based on your calendar events generated by AI;
• die Zeiterfassung mit nur wenigen Klicks automatisieren;
• Projektbudgets mit Budgetmeldungen unter Kontrolle halten;
• track overtime hours and use EARLY for leave tracking to achieve balanced workloads and accurate reports;
• Erfasse nicht abrechenbare und abrechenbare Zeit mit einem Klick;
• integrate EARLY with over 3000 other tools of your choice;
• die Sicherheit deiner Daten zu gewährleisten, da alle deine Daten lokal gespeichert werden, wobei die Einhaltung der DSGVO zu 100 % gewährleistet ist.

This software is also very flexible and adapts to your working conditions: whether you’re working in the office or you and your team are working remotely, EARLY backs you up with all the information you need to take your business to the next level.

Start tracking your time accurately with zero effort

"Wir sind um 20 % rentabler geworden, weil sich jeder an die Zeiterfassung gewöhnt hat". - Richard Wingfield, leitender Geek bei Envision Design

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4. Einfach halten

Dies ist einer der besten Tipps für die Zeiterfassung, aber auch einer der am meisten unterschätzten: keep.it.simple.

Bei der Erstellung eines strukturierten Rahmens für die Zeiterfassung kann man sich leicht von all den Möglichkeiten und zukünftigen Berichtsoptionen hinreißen lassen. Anstatt Dutzende von verschiedenen Tätigkeitskategorien und Unteraufgaben zu erstellen, sollten Sie versuchen, es so einfach wie möglich zu halten.

Erfasse zu Beginn maximal drei Aktivitäten mit deinem Team. Sobald das Team die Zeiterfassung vollständig übernommen hat, kannst du weitere Aktivitäten hinzufügen.

To add a touch of sophistication to your time-tracking structure, create tags that people can add when logging their time. A tag is a shared label that team members can use to categorize their time entries. For example, a tag could be #reactive or #proactive work.

Tags sollten als Ergänzung für die Zeiterfassungsdaten dienen, um es einfacher zu machen, sich daran zu erinnern, wofür die Zeit genau aufgewendet wurde.

TIPP: Probiere den kostenlosen Zeitkartenrechner aus, wenn du deine Arbeitsstunden nur gelegentlich erfasst.

5. Schaffung eines Systems zur Fehlerbehebung

Es ist völlig normal, am Anfang Fehler zu machen, wenn du noch lernst.
Stell dir vor, du hast die Aufgabe, ein Projekt zusammen mit einem Kunden zu planen. Soll das unter der Kategorie "Meeting", "Planung" oder "Arbeit für Kunden" erfasst werden?
Um solche Verwirrungen zu vermeiden, solltest du klare Regeln aufstellen, welche Aktivitäten unter welches Projekt fallen, und sicherstellen, dass das gesamte Team informiert ist. Es kann für dein Team sehr hilfreich sein, ein Q&A-Dokument oder einen Slack-Thread zu erstellen, in dem jeder Fragen zur Zeiterfassung stellen kann.

You can also create a shared file with examples of how to track time of different tasks and activities. Add explanations as to why each one falls under a specific category. As well, make sure you review time sheets regularly to check whether everyone has logged their time correctly.

6. Regeln aufstellen

To avoid complete chaos, establish user rights that prevent all users from editing your time-tracking system. You don’t want every single person to create task categories randomly. You, or a person designated by you for that purpose, should be the only ones able to create categories so that everything is coherent.

You also need to ensure everyone has at least 10 minutes a day to log their time. Otherwise, by the end of the month, lazy colleagues will have the whole month empty, and it will lead to chaos in your time-tracking framework. If you realize someone is struggling, offer help, as taking up a new habit is difficult.

Ask regularly your team members whether they grasp the new system and if they need additional guidance.

Note: I’m not suggesting employee monitoring but rather identifying time tracking trouble within your team and sharing as many time tracking best practices regularly.

EARLY, for example, offers consulting sessions when new teams start tracking time and helps them establish the rules, along with time tracking best practices.

7. Say goodbye to spreadsheets

Excel was the almighty tool for quite a while, helping businesses become more efficient and helping with employee work hours tracking while enhancing productivity.

But not anymore. Manually filling time entries in Excel time sheets is time-wasting and often leads to human errors.

Nowadays, there are so many better options to track your time, such as a cloud-based time tracking tool that also compiles your reports in addition to systematically tracking your team’s time.

What are the benefits of using time-tracking software instead of Excel? Here they are:

• It’s a lot easier: you don’t need to send tens of emails to collect everyone’s time sheets. All the data is one click away in your time-tracking tool.
• There are fewer errors: you’ll instantly notice if something doesn’t add up by keeping track in an automated tool. Whether the time entries or the expected duration of a project is suspiciously low or if some employees are outperforming others by a huge margin.
• No more double data entry: instead of logging your team’s time on spreadsheets and then compiling it into a work report, you can get automatically created reports inside your work management tool.
• Use your tracker anytime, anywhere: while Excel spreadsheets live on our PCs, a cloud-based tool makes your time sheets accessible anywhere and anytime.

Check this out: Funny timesheet memes

8. Use time blocking

Time blocking involves dedicating a certain workday period to a specific task. It’s like breaking your daily to-do list into chunks of time. We could also call these timed slots to work on tasks or projects. That means eliminating distractions and using all that time to get as much work done.

However, time blocking largely depends on your industry and whether you work independently or collaborate with other team members.

Daher kann es schwierig sein, einige Arbeitsbereiche und Arbeitsplätze zeitlich zu begrenzen, weil sie so dynamisch sind. Denke daran, dass diese Planungsmethode deinen Arbeitstag verbessern und nicht noch stressiger machen soll.

Vergewissere dich, dass die Art der Projekte in deinem Team oder Unternehmen für diese Technik geeignet ist, und wenn ja, wende sie an.

• TIPP: Lade unsere Vorlagen für die Zeitsperre kostenlos herunter.

9. Prioritize items in your to-do lists 

Be it personal time tracking or tracking hours for work, one of the fundamental tools for time management is the almighty to-do list.

Es ist einfach und doch leistungsstark und fasst alles, was du tun musst, an einem Ort zusammen - von den kleinsten bis zu den größten Aufgaben.

Sobald du die Liste hast, kannst du Prioritäten setzen und die wichtigen Punkte zuerst angehen. Die Prioritätenliste stellt sicher, dass du dich auf die wichtigsten Punkte konzentrieren und nicht der Versuchung erliegst, dich mit weniger wichtigen Dingen zu beschäftigen, weil sie leichter zu erledigen sind.

Außerdem kannst du mit einer Aufgabenliste die erledigten Aufgaben abhaken. Am Ende des Tages fühlst du dich nicht mehr überwältigt, weil die Termine immer näher rücken, sondern weil das Abhaken von Aufgaben auf deiner Liste dir ein Gefühl der Erfüllung gibt.

Wir haben auch über die besten Priorisierungsmethoden und die besten Tools zur Priorisierung der Arbeitslast geschrieben, um dir zu helfen, deine Aufgaben besser zu kategorisieren.

Finde die besten Priorisierungsmethoden, um deine Arbeitslast zu priorisieren.

10. Große Aufgaben in kleinere Aufgaben aufteilen

When working on an extensive and arduous project, it’s easy to feel overwhelmed by the magnitude of the tasks you’re responsible for completing. This feeling can prevent you from making progress, damaging your morale and making your workload seem almost impossible.
But just as you’d eat a large meal in small bites, you can get through any task, no matter how long and complicated, if you can break it down into manageable pieces. Once you’ve done so, you only need to address those pieces individually.
Therefore, a work measurement system that breaks up tasks on an hourly and daily basis will be able to achieve a larger task outline or long-term objectives in a much easier way.

11. Aufgaben automatisieren

In any recent guide with time-tracking best practices, you’ll come across automation.

Die manuelle Datenerfassung ist ziemlich eintönig und repetitiv, und fairerweise muss man sagen, dass sie keinen Mehrwert mehr bietet.

Daher gibt es einige Dinge, die unbedingt automatisiert werden sollten und mit denen du viel Zeit sparen kannst. 

Nur aus reiner Neugier: Wusstest du, dass ohne eine Aufgabenautomatisierungs-Appein durchschnittlicher Mitarbeiter etwa 3 Stunden pro Tag damit verbringt, dieselbe langweilige Aufgabe zu wiederholen anstatt sich auf kreativere Projekte zu konzentrieren? Dies hat in vielen Unternehmen zu einer geringeren Arbeitsproduktivität, Effektivität und Motivation geführt.

Berichte zeigen, dass Unternehmen, die Arbeitsautomatisierung eingeführt haben fast 60 % ihrer Mitarbeiter sechs oder mehr Stunden pro Woche einsparen, wenn einige sich wiederholende Aspekte ihrer Arbeit automatisiert wurden. Dies ist möglich, weil die Arbeitsplatzautomatisierung etwa 45 % der sich wiederholenden Aufgaben übernehmen kann. 

Automating tasks is an excellent efficiency booster. Find out more tips to improve business efficiency

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12. Daten nutzen, um Entscheidungen zu treffen 

The ability to make crucial decisions using time-tracking software becomes fact-based and provides good inputs for more intelligent management in general. Overall, this leads to improvement within the company, as the end-user understands their work style and what needs to improve. 

With time tracking, a manager comprehends the skill and ability issues within the team and what kind of changes must be done to make things work smoothly. Time tracking also helps in understanding a team’s dynamics while segmenting performance across multiple dimensions.

Performances will always vary depending on many factors, such as skillsets, education, managers, or an employee’s location. However, rich data generated by time-tracking software will provide insights needed to run operations to a high capacity and maximum efficiency.

Wusstest du, dass die Zeiterfassung dir hilft, bessere Zeiteinschätzungen du machen?

Did you know that time tracking will help you make better time estimations?

Fazit 

As stated, time tracking can be super effective and help you improve your productivity and overall results.
But it should be done right, based on relevant time tracking best practices. Hopefully, you learned the best time-tracking tips and got the most out of them.
There’s no singular way to track time, so you’re not expected to follow every single one of the rules mentioned. Focus on finding the tracking system, rules, and practices that fit your business and needs, as well as the needs of your employees.
Simply choosing a piece of time management software just isn’t enough. Once you decide on the system, to get the best results, ensure you are taught by specialists on how to make the set-up and the time tracking rules that benefit you most.

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