Stundenzettel für mehrere Mitarbeiter: Kostenlose Vorlagen zur sofortigen Verwendung

Autorin: Madalina Roman

Es ist schwierig, den Überblick darüber zu behalten, wie man selbst seine Zeit verbringt, ganz zu schweigen davon, wie mehrere Mitarbeiter ihre Zeit bei der Arbeit verbringen.

Deshalb finden Sie in diesem Artikel kostenlose Vorlagen zur Zeiterfassung für mehrere Mitarbeiter. Du erfährtst wie du deine eigenen Stundenzettel erstellen und anpassen kannst, und erkundest eine digitale Alternative zu den Vorlagen.

Legen wir los.

Schnelle Downloads:

Bevor wir eintauchen, findest du hier die druckbaren Versionen unserer Stundenzettelvorlagen. Sie sind in Google Sheets, im Excel-Format und als kostenlose, druckbare Vorlagen im PDF-Format verfügbar. Rufe sie einfach auf, und du kannst alle Formate herunterladen:

Vorlage für einen täglichen Stundenzettel

Diese Vorlage für einen täglichen Stundenzettel ermöglicht es Teamleitern und Managern, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen und einen detaillierten Überblick über die Gesamtzahl der täglich geleisteten Stunden zu erhalten.

Die Daten des Stundenzettels enthalten die Pausen eines Mitarbeiters, egal ob er krank ist oder an diesem Tag frei hat. Diese Stundenzettel-Vorlage erfüllt die folgenden Funktionen:

  • Erfasse die Anfangs- und Endzeiten mehrerer Mitarbeiter in einem einzigen Stundenzettel.
  • Verstehe die Pausenmuster der einzelnen Teammitglieder.
  • Sammeln Sie alle PTO, Krankheitstage und Überstunden Ihres Teams.
  • Erstelle tägliche Zeiterfassungsbögen für das gesamte Team und sende diese an dein Lohnbuchhaltungsteam.
  • Extrahiere alle Daten aus deinen G-Sheet- oder Microsoft Excel-Zeiterfassungsvorlagen und füge sie einem umfassenderen Bericht hinzu, z. B. einer wöchentlichen oder monatlichen Zeiterfassungsvorlage. Auf diese Weise kannst du die Auslastungsmuster in deinem Team nachvollziehen oder die Zeiterfassungsvorlage zur Kapazitätsplanung für künftige Projekte nutzen.

Lade die Vorlage für den täglichen Stundenzettel hier herunter:

Stundenzettel für mehrere Mitarbeiter

Vorlage für wöchentlichen Stundenzettel

Wenn du eine wöchentliche Übersicht benötigst, ist die Wochenzeiterfassungsvorlage das richtige Werkzeug für dich. Sie hilft dir, die geleisteten Stunden für die gesamte Woche zu verfolgen, sodass du die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden mühelos verwalten kannst, ohne mehrere Zeiterfassungsbögen gleichzeitig jonglieren zu müssen.

Lade diesen Stundenzettel herunter und verwende ihn, da er mehrere Funktionen erfüllt, aber denke daran, ihn an deine Bedürfnisse und die deines Teams anzupassen.

Lade die Vorlage für den wöchentlichen Stundenzettel hier herunter:

Stundenzettel-Vorlage

Vorlage für monatlichen Stundenzettel

Wenn du nach einer Lösung für die monatliche Zeiterfassung suchen, die eine detaillierte tägliche Zeiterfassung mit einer gründlichen Anwesenheitsverwaltung kombiniert, ist die Vorlage für den monatlichen Stundenzettel genau das Richtige für dich. Diese Vorlage enthält wichtige Mitarbeiterinformationen und eine detaillierte Erfassung von regulären Stunden, Pausen, PTO, Krankheitsurlaub und Überstunden.

Es ist umfassend und daher ideal für Unternehmen, die genaue monatliche Mitarbeiterdaten führen müssen, diese aber an deine Bedürfnisse und die deines Teams anpassen möchten.

Lade die monatlichen Stundenzettelvorlagen hier herunter:

Stundenzettel für mehrere Mitarbeiter

Wer sollte Vorlagen für Stundenzettel für mehrere Mitarbeiter verwenden? 

Eine Zeiterfassungsvorlage für mehrere Mitarbeiter ist für alle Arten von Unternehmen mit unterschiedlichen Personalstrukturen und unterschiedlichen Anforderungen an die Zeiterfassung unerlässlich.

Unternehmen mit gemischtem Personal wie Vollzeitbeschäftigten, Auftragnehmern, Schichtarbeitern und projektbasierten Teams profitieren erheblich von der Verwendung unterschiedlicher Zeiterfassungsformate.

Wenn du z. B. eine Marketingagentur besitzt, benötigst du vielleicht Projektzeitblätter für dein Kreativteam, Vorlagen für Freiberufler und monatliche Arbeitszeitblätter für Verwaltungsmitarbeiter. Ein weiteres Beispiel sind Bauunternehmen. Diese benötigen oft sowohl tägliche Stundenzettel für Arbeiter vor Ort als auch wöchentliche Vorlagen für Projektmanager.

Ebenso profitieren Einrichtungen des Gesundheitswesens von 24-Stunden-Vorlagen für das medizinische Personal, während sie für das Hilfspersonal standardmäßige Tagesvorlagen verwenden. Selbst kleine Unternehmen mit unterschiedlichen Tätigkeiten, wie Restaurants mit Küchenpersonal und Lieferfahrern, finden es sinnvoll, mehrere Stundenzettelformate zu führen, um unterschiedliche Arbeitsmuster und Zahlungsstrukturen genau zu erfassen.

Der Schlüssel dazu ist, dass Unternehmen mit komplexen Anforderungen an die Personalverwaltung ihre vielfältigen Zeiterfassungsanforderungen mit speziellen Vorlagen besser bewältigen können.

Wie erstellst du einen Stundenzettel für mehrere Mitarbeiter?

Wenn die obigen Stundenzettelvorlagen nicht deinen Bedürfnissen entsprechen, kannst du deine eigene angepasste Vorlage für mehrere Mitarbeiter erstellen. Es ist wichtig, von Anfang an zu beachten, dass der Aufbau eigener Vorlagen mehr anfängliche Einrichtungszeit erfordert als die Verwendung von kostenlosen, vorgefertigten Vorlagen.

Eine Alternative zum Erstellen von Grund auf ist das Anpassen und Adaptieren einer kostenlosen Stundenzettelvorlage an dein eigenes Szenario. Wir haben auch andere Arten von Vorlagen erstellt, wie die Projekt-Stundenzettelvorlage für größere Teams oder für Einzelpersonen oder Unternehmer. Lade sie herunter und passe sie nach Bedarf an.

Wenn du dich nun wieder mit der Erstellung deiner Stundenzettelvorlagen beschäftigst, solltest du die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens und die Struktur deiner Belegschaft sorgfältig berücksichtigen.

Der erste Schritt bei der Erstellung Ihrer Arbeitszeitblattvorlage für mehrere Mitarbeiter besteht darin, die wesentlichen Elemente der Zeiterfassung zu ermitteln. Diese Elemente sind:

  • Mitarbeiterinformationen (Name, ID, Abteilung)
  • Informationen zum Vorgesetzten (Name, ID, Abteilung)
  • Tages- und Datumsfelder

Dann solltest du projektspezifische Spalten wie die folgenden hinzufügen:

  • Aufgabenbeschreibungen
  • Für jede Aufgabe aufgewendete Zeit
  • Einreichungsfristen
  • Abrechenbare Stunden
  • Kunden- oder Projektnamen, falls erforderlich
  • Spezifische Kategorien von Arbeitsstunden (regulär, Überstunden, PTO)
  • Pausendauer und Mittagspausen
  • Start-/Zielzeiten

Für genaue Berechnungen solltest du Formeln für die automatische Berechnung von Tages- und Monatssummen, Überstundensätzen und Endvergütungen einbauen. Denke auch an die folgenden administrativen Elemente:

  • Felder für die Genehmigung durch den Vorgesetzten
  • Unterschrift

Um maximale Funktionalität zu gewährleisten, sollten Sie Regeln zur Datenvalidierung einführen, um häufige Eingabefehler zu vermeiden, und Dropdown-Menüs für sich wiederholende Einträge wie Projektnamen oder Aufgabentypen hinzufügen.

manuelle Zeiterfassungsbögen

Wie man die Vorlagen verbreitet und umsetzt

Die Einführung von Zeiterfassungsvorlagen in Ihrem Team verläuft nicht immer so reibungslos, wie Sie es sich wünschen, aber mit einem strategischen Ansatz können Sie eine konsistente Annahme sicherstellen.

Hier sind einige Ideen, wie du sicherstellen kannst, dass deine Vorlagen verbreitet und genutzt werden:

  • Beginne mit einer kurzen Schulungssitzung, um dein Team mit der Struktur der Vorlage vertraut zu machen. Erkläre den Zweck der einzelnen Felder und den Zweck der Vorlage selbst.
  • Gib die Vorlage über ein zentrales System wie das gemeinsame Laufwerk deines Unternehmens oder eine Projektmanagement-Plattform frei. Am besten ist es, eine Hauptvorlage unter Verschluss zu halten und die Mitarbeiter zu bitten, mit ihrem Namen und Datum zu speichern.
  • Richte Erinnerungsfunktionen für Einreichungsfristen ein.
  • Erstelle einen einfachen "Spickzettel" mit Screenshots für häufige Fragen, falls jemand Fragen hat, bis er sich an das neue Instrument gewöhnt hat.
  • Plane die Einreichung von Stundenzetteln als wiederkehrendes Kalenderereignis für das gesamte Team.
  • Verwende gemeinsame Ordner mit eindeutigen Namenskonventionen (z. B. "SUBMITTED_November_2024").

Die Realität, die wir von unseren Kunden gehört haben, ist, dass sie vor dem Wechsel zu digitalen Stundenzettel-Appsetwa 20 % ihrer Teams jedes Feld perfekt und pünktlich ausfüllten. Weitere 60 % brauchten einen ständigen Anstoß, um die Stundenzettelvorlagen auszufüllen, während die restlichen 20 % jedes Mal überprüft werden mussten.

Daher sind Stundenzettelvorlagen nicht so benutzerfreundlich, aber bevor wir zu den Nachteilen von Vorlagen kommen, hier einige Vorschläge, die wir gehört haben und die funktionieren können:

  • Regelmäßige, aber kurze Erinnerungen (eine kurze Slack-Nachricht wirkt manchmal Wunder).
  • Ernennung eines "Timesheet Buddy" in jeder Abteilung, der jeden konsequent an seine Stundenzettel erinnert.
  • Monatliche Überprüfungen, um häufige Fehler, die sich in Ihre Vorlagen einschleichen, zu erkennen und zu beheben.
  • Halte es einfach. Je ausgefallener deine Vorlage ist, desto unwahrscheinlicher ist es, dass die Leute sie richtig benutzen.

Warum sind Arbeitszeitblattvorlagen unwirksam?

Auch wenn Arbeitszeitblattvorlagen bequem zu verwenden und meist kostenlos sind, haben sie doch viele Nachteile. Ich habe oben schon einige Nachteile erwähnt, aber hier sind noch mehr:

  • Sie sind störend und müssen manuell ausgefüllt werden, sind also zeitaufwändig.
  • Die Mitarbeiter vergessen oft, die Vorlagen an ihre Kollegen weiterzugeben, insbesondere bei Excel-Vorlagen für Stundenzettel. Daher bleiben diese unausgefüllt.
  • Die Mitarbeiter sind oft nicht bereit, Vorlagen für die Zeiterfassung zu akzeptieren, da sie keinen Nutzen darin sehen.
  • Manuelle Zeiterfassungsbögen sind anfällig für menschliche Fehler und lassen sich in größeren Teams nur schwer skalieren.
  • Die Bearbeitungs-und Genehmigungsmöglichkeiten sind begrenzt.
  • Arbeitszeitblattvorlagen bieten keine Echtzeitdaten, mit denen du bei Bedarf fundierte und schnelle Entscheidungen treffen kannst.

Warum ist eine spezielle Zeiterfassungssoftware besser als Vorlagen?

Digitale Zeiterfassungs-Apps wie EARLY sind so konzipiert, dass sie alle Arbeiten ohne manuelle Eingriffe Ihrerseits erfassen und alle benötigten Daten automatisch generieren.

Im Folgenden finden Sie eine Aufschlüsselung dessen, wozu Sie mit einem EARLY Zugang erhalten können:

  • Die Möglichkeit der automatischen Zeiterfassung mit KI. Die App erfasst im Wesentlichen alle Arbeiten im Hintergrund und ordnet die vom Nutzer durchgeführten Aktionen den Aufgaben zu. Der Nutzer muss nichts unternehmen.
  • Die Manager erhalten einen vollständigen Überblick über die Zeiten ihrer Mitarbeiter und können automatisch Stundenzettel erstellen.
  • Besprechungen, die aus deinen externen Kalendern wie Google, Outlook und iCal übernommen werden, um genaue Zeiterfassungen zu ermöglichen.
  • Die Möglichkeit, Zeit in verschiedenen Bereichen wie Teammitglieder, Projekte, spezifische Aufgaben und Zeitbudgets zu erfassen .
  • KI-Vorschläge für Zeiteinträge, die auf deinem Kalender und früheren Einträgen basieren, damit du keine Zeit damit verschwendest, dieselben Aufgaben zweimal einzugeben.
  • Automatisierte und anpassbare Berichte, die vom Zeiterfassungssystem automatisch erstellt werden.

Stundenzettelvorlagen sind ein guter Ausgangspunkt für die Zeiterfassung, aber wenn Sie eine genauere und effektivere Methode zur Erfassung der Mitarbeiterzeit benötigen, kann EARLY Ihnen helfen.

Bist du auf der Suche nach einer mühelosen, intelligenten und sicheren Zeiterfassungssoftware, um die manuellen Zeiterfassungsbögen abzuschaffen?