Multiple Employee Timesheet: Free Templates for Immediate Use

Autorin: Madalina Roman

Es ist schwierig, den Überblick darüber zu behalten, wie man selbst seine Zeit verbringt, ganz zu schweigen davon, wie mehrere Mitarbeiter ihre Zeit bei der Arbeit verbringen.

Deshalb finden Sie in diesem Artikel kostenlose Vorlagen zur Zeiterfassung für mehrere Mitarbeiter. Du erfährtst wie du deine eigenen Stundenzettel erstellen und anpassen kannst, und erkundest eine digitale Alternative zu den Vorlagen.

Legen wir los.

Schnelle Downloads:

Bevor wir eintauchen, findest du hier die druckbaren Versionen unserer Stundenzettelvorlagen. Sie sind in Google Sheets, im Excel-Format und als kostenlose, druckbare Vorlagen im PDF-Format verfügbar. Rufe sie einfach auf, und du kannst alle Formate herunterladen:

Vorlage für einen täglichen Stundenzettel

Diese Vorlage für einen täglichen Stundenzettel ermöglicht es Teamleitern und Managern, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen und einen detaillierten Überblick über die Gesamtzahl der täglich geleisteten Stunden zu erhalten.

Die Daten des Stundenzettels enthalten die Pausen eines Mitarbeiters, egal ob er krank ist oder an diesem Tag frei hat. Diese Stundenzettel-Vorlage erfüllt die folgenden Funktionen:

  • Erfasse die Anfangs- und Endzeiten mehrerer Mitarbeiter in einem einzigen Stundenzettel.
  • Verstehe die Pausenmuster der einzelnen Teammitglieder.
  • Collect all PTO, sick days, and overtime hours of your team.
  • Erstelle tägliche Zeiterfassungsbögen für das gesamte Team und sende diese an dein Lohnbuchhaltungsteam.
  • Extrahiere alle Daten aus deinen G-Sheet- oder Microsoft Excel-Zeiterfassungsvorlagen und füge sie einem umfassenderen Bericht hinzu, z. B. einer wöchentlichen oder monatlichen Zeiterfassungsvorlage. Auf diese Weise kannst du die Auslastungsmuster in deinem Team nachvollziehen oder die Zeiterfassungsvorlage zur Kapazitätsplanung für künftige Projekte nutzen.

Lade die Vorlage für den täglichen Stundenzettel hier herunter:

Stundenzettel für mehrere Mitarbeiter

Vorlage für wöchentlichen Stundenzettel

Wenn du eine wöchentliche Übersicht benötigst, ist die Wochenzeiterfassungsvorlage das richtige Werkzeug für dich. Sie hilft dir, die geleisteten Stunden für die gesamte Woche zu verfolgen, sodass du die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden mühelos verwalten kannst, ohne mehrere Zeiterfassungsbögen gleichzeitig jonglieren zu müssen.

Lade diesen Stundenzettel herunter und verwende ihn, da er mehrere Funktionen erfüllt, aber denke daran, ihn an deine Bedürfnisse und die deines Teams anzupassen.

Lade die Vorlage für den wöchentlichen Stundenzettel hier herunter:

Stundenzettel-Vorlage

Vorlage für monatlichen Stundenzettel

Wenn du nach einer Lösung für die monatliche Zeiterfassung suchen, die eine detaillierte tägliche Zeiterfassung mit einer gründlichen Anwesenheitsverwaltung kombiniert, ist die Vorlage für den monatlichen Stundenzettel genau das Richtige für dich. Diese Vorlage enthält wichtige Mitarbeiterinformationen und eine detaillierte Erfassung von regulären Stunden, Pausen, PTO, Krankheitsurlaub und Überstunden.

Es ist umfassend und daher ideal für Unternehmen, die genaue monatliche Mitarbeiterdaten führen müssen, diese aber an deine Bedürfnisse und die deines Teams anpassen möchten.

Lade die monatlichen Stundenzettelvorlagen hier herunter:

Stundenzettel für mehrere Mitarbeiter

Wer sollte Vorlagen für Stundenzettel für mehrere Mitarbeiter verwenden? 

Eine Zeiterfassungsvorlage für mehrere Mitarbeiter ist für alle Arten von Unternehmen mit unterschiedlichen Personalstrukturen und unterschiedlichen Anforderungen an die Zeiterfassung unerlässlich.

Unternehmen mit gemischtem Personal wie Vollzeitbeschäftigten, Auftragnehmern, Schichtarbeitern und projektbasierten Teams profitieren erheblich von der Verwendung unterschiedlicher Zeiterfassungsformate.

Wenn du z. B. eine Marketingagentur besitzt, benötigst du vielleicht Projektzeitblätter für dein Kreativteam, Vorlagen für Freiberufler und monatliche Arbeitszeitblätter für Verwaltungsmitarbeiter. Ein weiteres Beispiel sind Bauunternehmen. Diese benötigen oft sowohl tägliche Stundenzettel für Arbeiter vor Ort als auch wöchentliche Vorlagen für Projektmanager.

Ebenso profitieren Einrichtungen des Gesundheitswesens von 24-Stunden-Vorlagen für das medizinische Personal, während sie für das Hilfspersonal standardmäßige Tagesvorlagen verwenden. Selbst kleine Unternehmen mit unterschiedlichen Tätigkeiten, wie Restaurants mit Küchenpersonal und Lieferfahrern, finden es sinnvoll, mehrere Stundenzettelformate zu führen, um unterschiedliche Arbeitsmuster und Zahlungsstrukturen genau zu erfassen.

Der Schlüssel dazu ist, dass Unternehmen mit komplexen Anforderungen an die Personalverwaltung ihre vielfältigen Zeiterfassungsanforderungen mit speziellen Vorlagen besser bewältigen können.

Wie erstellst du einen Stundenzettel für mehrere Mitarbeiter?

Wenn die obigen Stundenzettelvorlagen nicht deinen Bedürfnissen entsprechen, kannst du deine eigene angepasste Vorlage für mehrere Mitarbeiter erstellen. Es ist wichtig, von Anfang an zu beachten, dass der Aufbau eigener Vorlagen mehr anfängliche Einrichtungszeit erfordert als die Verwendung von kostenlosen, vorgefertigten Vorlagen.

Eine Alternative zum Erstellen von Grund auf ist das Anpassen und Adaptieren einer kostenlosen Stundenzettelvorlage an dein eigenes Szenario. Wir haben auch andere Arten von Vorlagen erstellt, wie die Projekt-Stundenzettelvorlage für größere Teams oder für Einzelpersonen oder Unternehmer. Lade sie herunter und passe sie nach Bedarf an.

Wenn du dich nun wieder mit der Erstellung deiner Stundenzettelvorlagen beschäftigst, solltest du die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens und die Struktur deiner Belegschaft sorgfältig berücksichtigen.

Der erste Schritt bei der Erstellung Ihrer Arbeitszeitblattvorlage für mehrere Mitarbeiter besteht darin, die wesentlichen Elemente der Zeiterfassung zu ermitteln. Diese Elemente sind:

  • Mitarbeiterinformationen (Name, ID, Abteilung)
  • Informationen zum Vorgesetzten (Name, ID, Abteilung)
  • Tages- und Datumsfelder

Dann solltest du projektspezifische Spalten wie die folgenden hinzufügen:

  • Aufgabenbeschreibungen
  • Für jede Aufgabe aufgewendete Zeit
  • Einreichungsfristen
  • Abrechenbare Stunden
  • Kunden- oder Projektnamen, falls erforderlich
  • Spezifische Kategorien von Arbeitsstunden (regulär, Überstunden, PTO)
  • Pausendauer und Mittagspausen
  • Start-/Zielzeiten

Für genaue Berechnungen solltest du Formeln für die automatische Berechnung von Tages- und Monatssummen, Überstundensätzen und Endvergütungen einbauen. Denke auch an die folgenden administrativen Elemente:

  • Felder für die Genehmigung durch den Vorgesetzten
  • Unterschrift

For maximum functionality, include data validation rules to prevent common entry errors, and consider adding dropdown menus for repetitive entries like project names or task types.

manuelle Zeiterfassungsbögen

Wie man die Vorlagen verbreitet und umsetzt

Rolling out timesheet templates to your team is not always as smooth as you’d like, but with a strategic approach, you can ensure consistent adoption.

Hier sind einige Ideen, wie du sicherstellen kannst, dass deine Vorlagen verbreitet und genutzt werden:

  • Beginne mit einer kurzen Schulungssitzung, um dein Team mit der Struktur der Vorlage vertraut zu machen. Erkläre den Zweck der einzelnen Felder und den Zweck der Vorlage selbst.
  • Gib die Vorlage über ein zentrales System wie das gemeinsame Laufwerk deines Unternehmens oder eine Projektmanagement-Plattform frei. Am besten ist es, eine Hauptvorlage unter Verschluss zu halten und die Mitarbeiter zu bitten, mit ihrem Namen und Datum zu speichern.
  • Richte Erinnerungsfunktionen für Einreichungsfristen ein.
  • Erstelle einen einfachen "Spickzettel" mit Screenshots für häufige Fragen, falls jemand Fragen hat, bis er sich an das neue Instrument gewöhnt hat.
  • Plane die Einreichung von Stundenzetteln als wiederkehrendes Kalenderereignis für das gesamte Team.
  • Verwende gemeinsame Ordner mit eindeutigen Namenskonventionen (z. B. "SUBMITTED_November_2024").

The reality we heard from our customers is that before they switched to digital timesheet apps, about 20% of their teams used to fill every field perfectly and on time. Another 60% needed constant nudging to fill timesheet templates out, while the remaining 20% needed chasing every single time.

Hence, timesheet templates are not that user-friendly, but before getting to the disadvantages of templates, here are some suggestions we’ve heard that can work:

  • Regelmäßige, aber kurze Erinnerungen (eine kurze Slack-Nachricht wirkt manchmal Wunder).
  • Ernennung eines "Timesheet Buddy" in jeder Abteilung, der jeden konsequent an seine Stundenzettel erinnert.
  • Monatliche Überprüfungen, um häufige Fehler, die sich in Ihre Vorlagen einschleichen, zu erkennen und zu beheben.
  • Halte es einfach. Je ausgefallener deine Vorlage ist, desto unwahrscheinlicher ist es, dass die Leute sie richtig benutzen.

Warum sind Arbeitszeitblattvorlagen unwirksam?

Even though timesheet templates are convenient to use and, most of the time, free of charge, these come with many disadvantages. I’ve mentioned some disadvantages above, but here are even more:

  • Sie sind störend und müssen manuell ausgefüllt werden, sind also zeitaufwändig.
  • Die Mitarbeiter vergessen oft, die Vorlagen an ihre Kollegen weiterzugeben, insbesondere bei Excel-Vorlagen für Stundenzettel. Daher bleiben diese unausgefüllt.
  • Die Mitarbeiter sind oft nicht bereit, Vorlagen für die Zeiterfassung zu akzeptieren, da sie keinen Nutzen darin sehen.
  • Manual timesheets are prone to human error and are hard to scale in larger teams.
  • Die Bearbeitungs-und Genehmigungsmöglichkeiten sind begrenzt.
  • Arbeitszeitblattvorlagen bieten keine Echtzeitdaten, mit denen du bei Bedarf fundierte und schnelle Entscheidungen treffen kannst.

Warum ist eine spezielle Zeiterfassungssoftware besser als Vorlagen?

Digital timesheet apps like EARLY are designed to track all work without any manual interference on your side and generates all the data you need automatically.

Here’s a breakdown of what you can get access to with a EARLY:

  • Die Möglichkeit der automatischen Zeiterfassung mit KI. Die App erfasst im Wesentlichen alle Arbeiten im Hintergrund und ordnet die vom Nutzer durchgeführten Aktionen den Aufgaben zu. Der Nutzer muss nichts unternehmen.
  • A full overview of employees’ time is provided for managers, with timesheets generated automatically.
  • Besprechungen, die aus deinen externen Kalendern wie Google, Outlook und iCal übernommen werden, um genaue Zeiterfassungen zu ermöglichen.
  • Die Möglichkeit, Zeit in verschiedenen Bereichen wie Teammitglieder, Projekte, spezifische Aufgaben und Zeitbudgets zu erfassen .
  • KI-Vorschläge für Zeiteinträge, die auf deinem Kalender und früheren Einträgen basieren, damit du keine Zeit damit verschwendest, dieselben Aufgaben zweimal einzugeben.
  • Automatisierte und anpassbare Berichte, die vom Zeiterfassungssystem automatisch erstellt werden.

Timesheet templates are a great starting point for employee time tracking, but if you need a more accurate and effective way to track employee time, EARLY can help.

Bist du auf der Suche nach einer mühelosen, intelligenten und sicheren Zeiterfassungssoftware, um die manuellen Zeiterfassungsbögen abzuschaffen?