Wie man aufhört zu prokrastinieren und wieder auf den richtigen Weg kommt

Prokrastination ist das Aufschieben von Aufgaben, ein Phänomen, das fast jeder kennt. Im Kern geht es dabei nicht nur um schlechtes Zeitmanagement, sondern um ein komplexes Zusammenspiel psychologischer Faktoren.

Jeder Mensch schiebt irgendwann einmal Aufgaben vor sich her, seien es kleine tägliche Aufgaben oder wichtige Arbeitsaufträge. Dieser Artikel soll die Prokrastination entmystifizieren, indem er die zugrunde liegenden Ursachen und die universelle Natur dieser Angewohnheit untersucht.

In diesem Artikel erfahren Sie , wie Sie mit dem Aufschieben aufhören können.

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Wir werden verschiedene Themen behandeln, darunter psychologische Gründe für Prokrastination, Strategien, um Prokrastination zu stoppen, und praktische Schritte, um die Produktivität zu steigern und den Kreislauf des Aufschiebens zu durchbrechen, von dem so viele von uns betroffen sind.

Was ist Prokrastination?

Prokrastination bedeutet, Aufgaben auf "später" zu verschieben, obwohl man sich der möglichen negativen Folgen bewusst ist. Oft liegt die Ursache in psychologischen Herausforderungen wie der Angst vor Misserfolg, der Komplexität der Aufgabe, Perfektionismus oder einem mangelnden Interesse an der Aufgabe.

Sie unterscheidet sich von der Faulheit, die ein Mangel an Interesse an Handlung ist, wohingegen es sich bei Prokrastination um einen mentalen Kampf mit bestimmten Aufgaben aufgrund dieser mentalen Barrieren handelt. Diese Gewohnheit kann sich erheblich auf die Arbeit auswirken und zu verpassten Fristen, Stress und schlechten Ergebnissen führen. Doch sie ist handhabbar.

Der Einsatz von Strategien wie effektives Zeitmanagement, realistische Zielsetzung und das Verstehen der persönlichen Auslöser für Prokrastination können dem Einzelnen helfen, dieses Muster zu überwinden und die Produktivität und Arbeitseinstellung zu verbessern.

Warum prokrastinieren wir?

Der erste Schritt zur Überwindung der Prokrastination und der damit verbundenen negativen Emotionen besteht darin, die Gründe für ein solches Verhalten zu ermitteln. Zu verstehen, warum man prokrastiniert, ist von entscheidender Bedeutung, denn es hilft einem, die richtigen Taktiken zu finden, um die spezifischen Gründe anzugehen und Strategien zu wählen, um die Dinge besser in den Griff zu bekommen.

Schauen wir uns die Gründe für die Prokrastination einmal genauer an:

• Perfektionismus: Prokrastination kann auftreten, wenn Sie unrealistische Erwartungen an die Perfektion stellen. Die Befürchtung, dass Ihre Arbeit diesen hohen Ansprüchen nicht gerecht wird, führt oft zu einem Kreislauf des Aufschiebens von Aufgaben, da der Druck, Perfektion zu erreichen, erdrückend wird. Diese Denkweise kann den Beginn oder den Abschluss von Aufgaben erheblich behindern.
• Überwältigung: Das Problem der Prokrastination kann auftreten, wenn du große Aufgaben bewältigen musst, die so komplex erscheinen, dass es entmutigend ist, überhaupt damit zu beginnen. Das Gefühl, von einem großen Projekt überwältigt zu sein, ist ganz natürlich.
• Mangelnde Motivation: Negative Gefühle gegenüber einer bestimmten Aufgabe: Wenn sich eine Aufgabe nicht lohnend oder interessant anfühlt, fällt es schwer, sich zu motivieren, sie zu beginnen oder zu erledigen, was oft dazu führt, dass man sie aufschiebt und nicht aktiv wird.
• Entscheidungslähmung: Wenn du dich nicht entscheiden kannst, wie du wichtige Aufgaben angehen sollst, führt dies häufig zu Prokrastination. Diese Unentschlossenheit oder die Angst, eine schlechte Wahl zu treffen, kann dazu führen, dass du im gegenwärtigen Moment erstarrst und keinen Fortschritt machst.
• Schlechtes Zeitmanagement: Manche Menschen zögern, weil sie die Zeit, die eine Aufgabe in Anspruch nehmen wird, unterschätzen oder ihre eigene Fähigkeit überschätzen, sie später schnell zu erledigen.
• Probleme mit der Impulskontrolle: Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ablenkungen zu widerstehen, kann dies zu Prokrastination führen, da Sie sich für unwichtige Aufgaben entscheiden, die Ihnen sofortige Befriedigung verschaffen, und nicht für solche, die Ihnen langfristige Vorteile bringen, wodurch Sie Ihr zukünftiges Selbst im Stich lassen.

Folgen der chronischen Prokrastination

In einem geschäftlichen Umfeld wirkt sich Prokrastination nicht nur auf die Produktivität des Einzelnen aus, sondern kann sich auch auf die Teamdynamik und die Geschäftsergebnisse insgesamt auswirken. Dies sind gute Gründe, die Prokrastination zu vermeiden:

• Geringere Leistung: Chronische Prokrastination führt oft zu überstürzten Bemühungen in letzter Minute, was zu minderwertiger Arbeit und schlechten Ergebnissen führt.
• Erhöhter Stress: Das Aufschieben von Aufgaben bis zum letzten Moment kann zu erheblichem Stress und Zeitangst führen, wenn Fristen näher rücken und noch viel zu tun ist.
• Finanzielle Folgen: Prokrastination kann dazu führen, dass Fristen für Rechnungen oder Investitionen versäumt werden, was zu finanziellen Einbußen oder verpassten Chancen für finanzielles Wachstum führt.
• Belastete Beziehungen: Das Aufschieben wichtiger Aufgaben kann persönliche und berufliche Beziehungen belasten, da es oft andere belastet, die die Verzögerungen des Aufschiebers ausgleichen müssen.

Wie man aufhört zu prokrastinieren

Die gute Nachricht ist, dass es möglich ist, die Prokrastination zu überwinden. Das Wichtigste ist, herauszufinden, ob Sie prokrastinieren, und wenn ja, die Gründe dafür zu verstehen.

Außerdem gibt es viele Produktivitätshacks, die Ihnen dabei helfen, die wichtigsten Aufgaben immer zuerst zu erledigen.

Kommen wir gleich zur Sache.

1. Geben Sie zu, dass Sie prokrastinieren

Die Erkenntnis, dass man aufschiebt, ist der erste entscheidende Schritt, um das Problem anzugehen. Viele, die aufschieben, neigen dazu, ihre Tendenz zum Aufschieben von Aufgaben zu leugnen, was das Problem noch verschlimmert.

Indem du deine Gewohnheit des chronischen Aufschiebens akzeptierst, kannst du ein klareres Verständnis für die Herausforderungen gewinnen, denen du gegenüberstehst, und einen strategischen Plan entwickeln, um diese zu überwinden.

2. Verstehe, warum du prokrastinierst

Um die Prokrastination zu überwinden, ist es wichtig zu verstehen, warum man sie aufschiebt. Aufgaben, die langweilig, stressig oder herausfordernd sind, führen oft zu Prokrastination.

Laut dem Psychologieexperten Joseph Ferrari hängt diese Tendenz mit Schwierigkeiten bei der Bewältigung negativer Emotionen und einem Mangel an Selbstkontrolle zusammen.

Das Erkennen von Mustern aus der Vergangenheit, insbesondere von Gedanken wie "Das schaffe ich nie", kann dir helfen, wirksame Strategien zu entwickeln, um Aufgaben zu erledigen und die Prokrastination zu bekämpfen.

3. Angemessene Ziele setzen

Es ist wichtig, unsere Neigung zum Aufschieben und die Gründe dafür zu verstehen, aber ebenso wichtig ist es, sich realistische Ziele zu setzen. Dieser Ansatz ist entscheidend, denn er hilft, die Motivation und den Fortschritt aufrechtzuerhalten.

Wenden Sie für Aktivitäten wie das Schreiben SMART Arbeitsziele: Spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch, zeitorientiert, mit konkreten Fristen.

Eine große Aufgabe oder ein umfassendes Arbeitsziel wie "Überarbeitung der gesamten Marketingstrategie" kann entmutigend wirken. Zerlegen Sie sie in kleinere, überschaubare Aufgaben wie "Analyse der aktuellen Kampagnenleistung" oder "Erforschung neuer Markttrends". Es ist einfacher, an sechs kleineren Aufgaben zu arbeiten als an einer großen Aufgabe.

Dieser Ansatz erleichtert nicht nur die systematische Fertigstellung, sondern unterstreicht auch die Bedeutung realistischer Ziele: Er hilft, Frustration zu vermeiden und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt aufgegeben wird.

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4. Verwenden Sie eine App zur Zeiterfassung

Unsere wichtigste Empfehlung für Sie, um mit dem Aufschieben aufzuhören und produktiver zu werden, ist es, ein Gefühl dafür zu bekommen, was Sie mit Ihrer Zeit anstellen, indem Sie eine App zur Zeiterfassung.

Prokrastinierer haben oft das Gefühl, dass ein ganzer Tag vergangen ist, ohne dass sie das getan haben, was sie tun erledigen msusten. Das Bewusstsein, wie verschwenderisch das ist, kann der Wendepunkt sein.

Schließlich wissen wir es alle: Zeit ist Geld!

Mit einem Zeitmanagement-Tool können Sie genau wissen, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe aufwenden und diese optimieren. Nutzen Sie EARLY mit seinen mühelosen, intelligenten und sicheren Methoden zur Zeiterfassung:

• Automatisierte Zeiterfassung: Fülle deine Zeiterfassungsbögen automatisch aus, basierend auf der Nutzung der App, besuchten Websites und geplanten Kalenderereignissen.
• Verwende einen physischen Zeiterfasser: Mache die Zeiterfassung greifbar und erfasse 1.000 Aktivitäten mit nur 8 Seiten. Mache es dir zur Gewohnheit und nutze das Muskelgedächtnis und eine starke physische Erinnerung.
• Verwende Tastaturkürzel und mehr!

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5. Leistungsfähige Zeitmanagementtechniken anwenden

Wenn du dich gerade erst auf eine Reise gegen die Prokrastination begeben hast, ist dir vielleicht nicht bewusst, dass es Dutzende (wenn nicht Hunderte!) von Zeitmanagement-Techniken gibt. Sie alle haben das gleiche Ziel: Sie sollen dich produktiver machen.

Nachstehend findest du 3 Beispieltechniken:

• Timeboxing: Dabei handelt es sich um eine Produktivitätstechnik, bei der Aufgaben feste, realistische Fristen zugewiesen werden, die von Minuten bis zu Monaten reichen. Der Schwerpunkt liegt auf der Erledigung der Aufgaben innerhalb der festgelegten Fristen, was die Konzentration und Effizienz erhöht. Diese Methode wird in der agilen Methodik und von Unternehmern wegen ihrer Effektivität geschätzt.
• Zeitblockierung: Time Blocking ist eine Strategie, die deinen Tag in bestimmte Zeitfenster für jede Aufgabe einteilt und deine Aufgabenliste in einen strukturierten Zeitplan verwandelt. Bei dieser Methode wird den Aufgaben gezielte Zeit zugewiesen, was Anpassungen ermöglicht und Effizienz gewährleistet. Es geht darum, Zeiträume für die Arbeit zu reservieren, um die Konzentration zu verbessern und Ablenkungen zu reduzieren und so die Produktivität zu steigern.(Download: Google Sheets Zeitblockierungsvorlagen)
• Aufgabenbündelung: Bei dieser Produktivitätsstrategie werden ähnliche Aufgaben gruppiert und in festgelegten Zeitblöcken bearbeitet. Ziel ist es, Unterbrechungen zu reduzieren und die Konzentration und Effizienz zu steigern, indem man sich auf eine Reihe zusammenhängender Aufgaben ohne häufige Wechsel oder Unterbrechungen konzentriert.

TIPP: Eine kostenlose Vorlage für einen Arbeitsplan könnte eine interessante Hilfe für diese Techniken sein.

6. To-Do-Listen schreiben

Eine To-Do-Liste ist eine äußerst effektive Methode, um deinen Plan in konkrete, messbare Schritte umzusetzen.

Beginne jeden Tag mit der Erstellung einer Aufgabenliste, um deinen Tag in kleinere, überschaubare Aktivitäten zu unterteilen. Das ist nützlich, egal ob es sich um einen Arbeitstag, ein entspanntes Wochenende oder sogar einen Urlaub handelt, den du in vollen Zügen genießen möchtest.

Während du deine Aufgabenliste abarbeitest, wird das Abhaken jeder erledigten Aufgabe zu einer Quelle der Zufriedenheit.

Der Ansatz der Aufgabenliste bietet zahlreiche Vorteile, z. B:

• Dient als Motivationshilfe, indem es deine Fortschritte visuell verfolgt
• Vermittlung von Erfolgserlebnissen
• Verbesserung des Zeitmanagements, indem du deine Aufgaben klar definierst und die verfügbare Zeit zur Erledigung festlegst.
• Linderung von Stress und Ängsten
• Und letztendlich führt es dazu, dass du organisierter und produktiver wirst, was ja das eigentliche Ziel ist!

6. Prioritäten setzen

Priorisierung ist eine grundlegende Strategie, um Prokrastination zu vermeiden, und ein entscheidendes Element in diesem Ansatzes ist die Anwendung von Priorisierungstechniken wie dem Pickle Jar oder der 4 Quadranten der Zeitmanagement-Matrix.

Diese Methode, die von US-Präsident Dwight Eisenhower entwickelt und von Stephen Covey in einem der besten besten Produktivitätsbüchern"The 7 Habits of Highly Effective People" (Die 7 Gewohnheiten hocheffektiver Menschen) bekannt gemacht wurde, teilt die Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit in vier Quadranten ein:

1. Quadrant 1: Dringend und wichtig
2. Quadrant 2: Nicht dringend, aber wichtig
3. Quadrant 3: Dringend, aber nicht wichtig
4. Quadrant 4: Nicht dringend und nicht wichtig

Indem Sie die Aufgaben anhand dieser Matrix nach Prioritäten ordnen, können Sie sich auf das konzentrieren, was wirklich erledigt werden muss, und haben weniger das Gefühl, überfordert zu sein.

Anhand dieser Priorisierung lässt sich feststellen, welche Aufgaben wesentlich sind und sofort erledigt werden müssen (Quadranten 1 und 2) und welche verschoben oder delegiert werden können (Quadranten 3 und 4).

Diese Klarheit trägt dazu bei, dass wichtige Aufgaben zuerst angegangen werden, wodurch die Tendenz zum Aufschieben verringert wird.

7. Versuche die "Eat The Frog"-Technik

Inspiriert von Mark Twains Ratschlag, morgens als Erstes einen Frosch zu essen", konzentriert sich dieEat The Frog"-Technik zur Überwindung von Prokrastination darauf, die wichtigste (und oft am meisten vermiedene) Aufgabe früh am Tag in Angriff zu nehmen.

Dieser Ansatz hilft dir, dich zu konzentrieren und deine Energie darauf zu lenken, das am meisten beängstigende Element auf deiner Aufgabenliste zuerst zu erledigen.

Diese Technik ist ideal für alle, denen es schwerfällt, Prioritäten zu setzen, und vereinfacht das Aufgabenmanagement. Statt komplexer Methoden wird bei "Eat The Frog" eine wichtige Aufgabe ausgewählt und im Voraus erledigt, wodurch eine große Hürde genommen und der Grundstein für Produktivität gelegt wird.

In einer Umgebung, in der es viele Ablenkungen wie E-Mails, Anrufe und soziale Medien gibt, ist es von entscheidender Bedeutung, bei dieser wichtigen Aufgabe konzentriert zu bleiben und sicherzustellen, dass sie nicht unterbrochen wird, bis sie erledigt ist.

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8. Umsetzung der MoSCoW-Methode

Die MoSCoW-Priorisierungsmethode ist eine Priorisierungstechnik zur effizienten Organisation der Projektarbeit. Sie kategorisiert die Aufgaben in vier Gruppen: Muss, Sollte, Könnte und Wird nicht, und hilft so bei der Priorisierung der einzelnen Projektfunktionen und -anforderungen. Dieses Ranking-System hilft allen Beteiligten, das Projekt erfolgreich abzuschließen.

Im Kern konzentriert sich die MoSCoW-Methode auf die Einhaltung von Projektfristen durch eine Prioritätenliste, die die wichtigsten Aufgaben hervorhebt. Diese Strategie filtert weniger dringende oder entbehrliche Aufgaben heraus und strafft den Fokus. Sie ist auch für Teams wertvoll, da sie die Aufgaben mit den Unternehmenswerten in Einklang bringt und ein einheitliches Vorgehen bei der Verfolgung gemeinsamer Ziele gewährleistet.

9. Verwende die Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagementmethode, die in den 1980er Jahren von dem italienischen Studenten Francesco Cirillo entwickelt wurde. Sie ist nach dem italienischen Wort für Tomate benannt und wurde von Cirillo durch die Verwendung eines tomatenförmigen Küchentimers inspiriert, mit dem er sich beim Lernen besser konzentrieren konnte. Die Technik umfasst die folgenden Schritte:

1. Erstelle eine To-Do-Liste: Liste die Dinge auf, die du erledigen musst.
2. Stelle einen Pomodoro-Timer für 25 Minuten ein: Wähle eine Aufgabe von deiner Liste und widme ihr 25 Minuten ununterbrochene Arbeit.
3. Arbeite, bis der Timer klingelt: Wechsle in den Tiefenarbeitsmodus und konzentriere dich während dieser Zeit ausschließlich auf die ausgewählte Aufgabe.
4. Halte den Fortschritt nach 25 Minuten fest: Notiere am Ende des Timers, was du erreicht hast.
5. Mache eine fünfminütige Pause: Lege nach jeder 25-minütigen Arbeitssitzung, dem "Pomodoro", eine kurze Pause ein, um sich auszuruhen.
6. Wiederhole den Vorgang: Setze diesen Zyklus fort, und mache nach vier "Pomodoros" eine längere Pause von 15-30 Minuten.

Zu den wichtigsten Punkten der Pomodoro-Technik gehören die Gruppierung von Aufgaben, die weniger als 25 Minuten dauern, und die Vermeidung aller Unterbrechungen während jedes Pomodoro.

Schlussfolgerung

Es liegt in unserer menschlichen Natur, Dinge, die uns ein ungutes Gefühl geben, so lange wie möglich aufzuschieben. Prokrastination hat jedoch negative Folgen, insbesondere wenn sie chronisch wird, und sollte daher bekämpft werden.

Die Tipps und Techniken, die wir Ihnen in diesem Leitfaden zur Überwindung der Prokrastination vermitteln, werden Ihnen definitiv dabei helfen, gesündere Zeitmanagement-Gewohnheiten zu entwickeln. Es gibt nur noch eines zu tun: Hören Sie auf zu zögern und fangen Sie an, sie anzuwenden!

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