Wie man aufhört zu prokrastinieren und wieder auf den richtigen Weg kommt

Procrastination is the act of delaying or postponing tasks, a phenomenon familiar to almost everyone. At its core, it’s not just about poor time management but a complex interplay of psychological factors.

Everyone, at some point, finds themselves putting off tasks, whether small daily chores or significant work assignments. This article aims to demystify procrastination, exploring its underlying causes and the universal nature of this habit.

In this article, you will learn how to stop procrastinating.

Eine der wirksamsten Taktiken, um das Aufschieben zu stoppen, ist die Zeiterfassung

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Wir werden verschiedene Themen behandeln, darunter psychologische Gründe für Prokrastination, Strategien, um Prokrastination zu stoppen, und praktische Schritte, um die Produktivität zu steigern und den Kreislauf des Aufschiebens zu durchbrechen, von dem so viele von uns betroffen sind.

What is procrastination?

Prokrastination bedeutet, Aufgaben auf "später" zu verschieben, obwohl man sich der möglichen negativen Folgen bewusst ist. Oft liegt die Ursache in psychologischen Herausforderungen wie der Angst vor Misserfolg, der Komplexität der Aufgabe, Perfektionismus oder einem mangelnden Interesse an der Aufgabe.

Sie unterscheidet sich von der Faulheit, die ein Mangel an Interesse an Handlung ist, wohingegen es sich bei Prokrastination um einen mentalen Kampf mit bestimmten Aufgaben aufgrund dieser mentalen Barrieren handelt. Diese Gewohnheit kann sich erheblich auf die Arbeit auswirken und zu verpassten Fristen, Stress und schlechten Ergebnissen führen. Doch sie ist handhabbar.

Der Einsatz von Strategien wie effektives Zeitmanagement, realistische Zielsetzung und das Verstehen der persönlichen Auslöser für Prokrastination können dem Einzelnen helfen, dieses Muster zu überwinden und die Produktivität und Arbeitseinstellung zu verbessern.

Why do we procrastinate?

The first step towards overcoming procrastination and the negative emotions it results in is to identify the reasons behind such a behavior. Understanding why you procrastinate is key, as it helps you come up with the right tactics to tackle your specific reasons and choose strategies to get a better handle on things.

Schauen wir uns die Gründe für die Prokrastination einmal genauer an:

• Perfectionism: Procrastination can occur when you set unrealistic expectations for perfection. The fear that your work won’t meet these high standards often leads to a cycle of delaying tasks, as the pressure of achieving perfection becomes overwhelming. This mindset can significantly hinder starting or completing tasks.
• Überwältigung: Das Problem der Prokrastination kann auftreten, wenn du große Aufgaben bewältigen musst, die so komplex erscheinen, dass es entmutigend ist, überhaupt damit zu beginnen. Das Gefühl, von einem großen Projekt überwältigt zu sein, ist ganz natürlich.
• Mangelnde Motivation: Negative Gefühle gegenüber einer bestimmten Aufgabe: Wenn sich eine Aufgabe nicht lohnend oder interessant anfühlt, fällt es schwer, sich zu motivieren, sie zu beginnen oder zu erledigen, was oft dazu führt, dass man sie aufschiebt und nicht aktiv wird.
• Entscheidungslähmung: Wenn du dich nicht entscheiden kannst, wie du wichtige Aufgaben angehen sollst, führt dies häufig zu Prokrastination. Diese Unentschlossenheit oder die Angst, eine schlechte Wahl zu treffen, kann dazu führen, dass du im gegenwärtigen Moment erstarrst und keinen Fortschritt machst.
• Schlechtes Zeitmanagement: Manche Menschen zögern, weil sie die Zeit, die eine Aufgabe in Anspruch nehmen wird, unterschätzen oder ihre eigene Fähigkeit überschätzen, sie später schnell zu erledigen.
• Impulse control issues: Struggling to resist distractions can lead to procrastination, as you might opt for unimportant tasks offering immediate satisfaction over those with long-term benefits, letting down your future self.

Folgen der chronischen Prokrastination

In einem geschäftlichen Umfeld wirkt sich Prokrastination nicht nur auf die Produktivität des Einzelnen aus, sondern kann sich auch auf die Teamdynamik und die Geschäftsergebnisse insgesamt auswirken. Dies sind gute Gründe, die Prokrastination zu vermeiden:

• Geringere Leistung: Chronische Prokrastination führt oft zu überstürzten Bemühungen in letzter Minute, was zu minderwertiger Arbeit und schlechten Ergebnissen führt.
• Erhöhter Stress: Das Aufschieben von Aufgaben bis zum letzten Moment kann zu erheblichem Stress und Zeitangst führen, wenn Fristen näher rücken und noch viel zu tun ist.
• Finanzielle Folgen: Prokrastination kann dazu führen, dass Fristen für Rechnungen oder Investitionen versäumt werden, was zu finanziellen Einbußen oder verpassten Chancen für finanzielles Wachstum führt.
• Strained relationships: Procrastinating important tasks can strain personal and professional relationships, as it often burdens others who may have to compensate for the procrastinator’s delays.

Wie man aufhört zu prokrastinieren

The good news is that it’s possible to overcome procrastination. The most important thing is to identify if you procrastinate, and if so, understand the reasons behind it.

Additionally, there are many productivity hacks that will help you make sure that the most important tasks will always be handled first.

Let’s get straight into it.

1. Admit that you procrastinate

Recognizing that you procrastinate is the first crucial step in addressing it. Many who procrastinate tend to deny their tendency to delay tasks, exacerbating the issue.

Indem du deine Gewohnheit des chronischen Aufschiebens akzeptierst, kannst du ein klareres Verständnis für die Herausforderungen gewinnen, denen du gegenüberstehst, und einen strategischen Plan entwickeln, um diese zu überwinden.

2. Verstehe, warum du prokrastinierst

Um die Prokrastination zu überwinden, ist es wichtig zu verstehen, warum man sie aufschiebt. Aufgaben, die langweilig, stressig oder herausfordernd sind, führen oft zu Prokrastination.

Laut dem Psychologieexperten Joseph Ferrari hängt diese Tendenz mit Schwierigkeiten bei der Bewältigung negativer Emotionen und einem Mangel an Selbstkontrolle zusammen.

Das Erkennen von Mustern aus der Vergangenheit, insbesondere von Gedanken wie "Das schaffe ich nie", kann dir helfen, wirksame Strategien zu entwickeln, um Aufgaben zu erledigen und die Prokrastination zu bekämpfen.

3. Angemessene Ziele setzen

Understanding our tendency to procrastinate and its reasons is vital, but it’s equally critical to set realistic goals. This approach is key because it helps maintain motivation and progress.

For activities like writing, apply SMART work goals: Specific, Measurable, Attainable, Realistic, Time-Oriented, with specific deadlines.

A big task or broad work-related goals, like “Overhauling the entire marketing strategy,” can be daunting. Break them down into smaller, manageable tasks such as “Analyzing current campaign performance” or “Researching new market trends.” It’s easier to work on six tasks, which are smaller, than on one big task.

This approach not only facilitates systematic completion but also underscores the importance of setting realistic goals: it helps prevent frustration and reduces the chances of abandoning the project.

• Read also: Best scheduling apps for a small business

4. Use a time-tracking app

Our main recommendation for you to stop procrastinating and become more productive is to gain a sense of what you’re doing with your time by using a time-tracking app.

Prokrastinierer haben oft das Gefühl, dass ein ganzer Tag vergangen ist, ohne dass sie das getan haben, was sie tun erledigen msusten. Das Bewusstsein, wie verschwenderisch das ist, kann der Wendepunkt sein.

Schließlich wissen wir es alle: Zeit ist Geld!

Using a time management tool allows you to know exactly how much time you spend on each task and optimize it. Use EARLY with its effortless, smart, and secure time-tracking methods:

• Automatisierte Zeiterfassung: Fülle deine Zeiterfassungsbögen automatisch aus, basierend auf der Nutzung der App, besuchten Websites und geplanten Kalenderereignissen.
• Verwende einen physischen Zeiterfasser: Mache die Zeiterfassung greifbar und erfasse 1.000 Aktivitäten mit nur 8 Seiten. Mache es dir zur Gewohnheit und nutze das Muskelgedächtnis und eine starke physische Erinnerung.
• Verwende Tastaturkürzel und mehr!

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5. Leistungsfähige Zeitmanagementtechniken anwenden

Wenn du dich gerade erst auf eine Reise gegen die Prokrastination begeben hast, ist dir vielleicht nicht bewusst, dass es Dutzende (wenn nicht Hunderte!) von Zeitmanagement-Techniken gibt. Sie alle haben das gleiche Ziel: Sie sollen dich produktiver machen.

Nachstehend findest du 3 Beispieltechniken:

• Timeboxing: Dabei handelt es sich um eine Produktivitätstechnik, bei der Aufgaben feste, realistische Fristen zugewiesen werden, die von Minuten bis zu Monaten reichen. Der Schwerpunkt liegt auf der Erledigung der Aufgaben innerhalb der festgelegten Fristen, was die Konzentration und Effizienz erhöht. Diese Methode wird in der agilen Methodik und von Unternehmern wegen ihrer Effektivität geschätzt.
• Zeitblockierung: Time Blocking ist eine Strategie, die deinen Tag in bestimmte Zeitfenster für jede Aufgabe einteilt und deine Aufgabenliste in einen strukturierten Zeitplan verwandelt. Bei dieser Methode wird den Aufgaben gezielte Zeit zugewiesen, was Anpassungen ermöglicht und Effizienz gewährleistet. Es geht darum, Zeiträume für die Arbeit zu reservieren, um die Konzentration zu verbessern und Ablenkungen zu reduzieren und so die Produktivität zu steigern.(Download: Google Sheets Zeitblockierungsvorlagen)
• Aufgabenbündelung: Bei dieser Produktivitätsstrategie werden ähnliche Aufgaben gruppiert und in festgelegten Zeitblöcken bearbeitet. Ziel ist es, Unterbrechungen zu reduzieren und die Konzentration und Effizienz zu steigern, indem man sich auf eine Reihe zusammenhängender Aufgaben ohne häufige Wechsel oder Unterbrechungen konzentriert.

TIPP: Eine kostenlose Vorlage für einen Arbeitsplan könnte eine interessante Hilfe für diese Techniken sein.

6. To-Do-Listen schreiben

Eine To-Do-Liste ist eine äußerst effektive Methode, um deinen Plan in konkrete, messbare Schritte umzusetzen.

Beginne jeden Tag mit der Erstellung einer Aufgabenliste, um deinen Tag in kleinere, überschaubare Aktivitäten zu unterteilen. Das ist nützlich, egal ob es sich um einen Arbeitstag, ein entspanntes Wochenende oder sogar einen Urlaub handelt, den du in vollen Zügen genießen möchtest.

Während du deine Aufgabenliste abarbeitest, wird das Abhaken jeder erledigten Aufgabe zu einer Quelle der Zufriedenheit.

Der Ansatz der Aufgabenliste bietet zahlreiche Vorteile, z. B:

• Dient als Motivationshilfe, indem es deine Fortschritte visuell verfolgt
• Vermittlung von Erfolgserlebnissen
• Verbesserung des Zeitmanagements, indem du deine Aufgaben klar definierst und die verfügbare Zeit zur Erledigung festlegst.
• Linderung von Stress und Ängsten
• Und letztendlich führt es dazu, dass du organisierter und produktiver wirst, was ja das eigentliche Ziel ist!

6. Prioritäten setzen

Priorisierung ist eine grundlegende Strategie, um Prokrastination zu vermeiden, und ein entscheidendes Element in diesem Ansatzes ist die Anwendung von Priorisierungstechniken wie dem Pickle Jar oder der 4 Quadranten der Zeitmanagement-Matrix.

This method, originated by US President Dwight Eisenhower and popularized by Stephen Covey in one of the best productivity books, “The 7 Habits of Highly Effective People,” effectively categorizes tasks into four quadrants based on urgency and importance:

1. Quadrant 1: Dringend und wichtig
2. Quadrant 2: Nicht dringend, aber wichtig
3. Quadrant 3: Dringend, aber nicht wichtig
4. Quadrant 4: Nicht dringend und nicht wichtig

By prioritizing tasks using this matrix, you can focus on what truly needs to be completed, reducing the feeling of being overwhelmed.

Anhand dieser Priorisierung lässt sich feststellen, welche Aufgaben wesentlich sind und sofort erledigt werden müssen (Quadranten 1 und 2) und welche verschoben oder delegiert werden können (Quadranten 3 und 4).

Diese Klarheit trägt dazu bei, dass wichtige Aufgaben zuerst angegangen werden, wodurch die Tendenz zum Aufschieben verringert wird.

7. Versuche die "Eat The Frog"-Technik

Inspiriert von Mark Twains Ratschlag, morgens als Erstes einen Frosch zu essen", konzentriert sich dieEat The Frog"-Technik zur Überwindung von Prokrastination darauf, die wichtigste (und oft am meisten vermiedene) Aufgabe früh am Tag in Angriff zu nehmen.

Dieser Ansatz hilft dir, dich zu konzentrieren und deine Energie darauf zu lenken, das am meisten beängstigende Element auf deiner Aufgabenliste zuerst zu erledigen.

Ideal for those who find prioritizing challenging, this technique simplifies task management. Instead of complex methods, “Eat The Frog” involves selecting one significant task and dealing with it upfront, clearing a major hurdle and setting the tone for productivity.

In an environment rife with distractions like emails, calls, and social media, it’s crucial to maintain focus while completing this key task, ensuring no interruptions until it’s done.

Read also: The top-rated tools for workload prioritization

8. Umsetzung der MoSCoW-Methode

Die MoSCoW-Priorisierungsmethode ist eine Priorisierungstechnik zur effizienten Organisation der Projektarbeit. Sie kategorisiert die Aufgaben in vier Gruppen: Muss, Sollte, Könnte und Wird nicht, und hilft so bei der Priorisierung der einzelnen Projektfunktionen und -anforderungen. Dieses Ranking-System hilft allen Beteiligten, das Projekt erfolgreich abzuschließen.

Im Kern konzentriert sich die MoSCoW-Methode auf die Einhaltung von Projektfristen durch eine Prioritätenliste, die die wichtigsten Aufgaben hervorhebt. Diese Strategie filtert weniger dringende oder entbehrliche Aufgaben heraus und strafft den Fokus. Sie ist auch für Teams wertvoll, da sie die Aufgaben mit den Unternehmenswerten in Einklang bringt und ein einheitliches Vorgehen bei der Verfolgung gemeinsamer Ziele gewährleistet.

9. Verwende die Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagementmethode, die in den 1980er Jahren von dem italienischen Studenten Francesco Cirillo entwickelt wurde. Sie ist nach dem italienischen Wort für Tomate benannt und wurde von Cirillo durch die Verwendung eines tomatenförmigen Küchentimers inspiriert, mit dem er sich beim Lernen besser konzentrieren konnte. Die Technik umfasst die folgenden Schritte:

1. Erstelle eine To-Do-Liste: Liste die Dinge auf, die du erledigen musst.
2. Stelle einen Pomodoro-Timer für 25 Minuten ein: Wähle eine Aufgabe von deiner Liste und widme ihr 25 Minuten ununterbrochene Arbeit.
3. Arbeite, bis der Timer klingelt: Wechsle in den Tiefenarbeitsmodus und konzentriere dich während dieser Zeit ausschließlich auf die ausgewählte Aufgabe.
4. Halte den Fortschritt nach 25 Minuten fest: Notiere am Ende des Timers, was du erreicht hast.
5. Mache eine fünfminütige Pause: Lege nach jeder 25-minütigen Arbeitssitzung, dem "Pomodoro", eine kurze Pause ein, um sich auszuruhen.
6. Wiederhole den Vorgang: Setze diesen Zyklus fort, und mache nach vier "Pomodoros" eine längere Pause von 15-30 Minuten.

Zu den wichtigsten Punkten der Pomodoro-Technik gehören die Gruppierung von Aufgaben, die weniger als 25 Minuten dauern, und die Vermeidung aller Unterbrechungen während jedes Pomodoro.

Fazit

Es liegt in unserer menschlichen Natur, Dinge, die uns ein ungutes Gefühl geben, so lange wie möglich aufzuschieben. Prokrastination hat jedoch negative Folgen, insbesondere wenn sie chronisch wird, und sollte daher bekämpft werden.

The tips and techniques we teach you in this guide about overcoming procrastination will definitely help you create healthier time management habits. There is only one thing left to do: stop procrastinating and start applying them!

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