Wie man auf ethische und effiziente Weise die Zahl der abrechenbaren Stunden erhöht
If you’re here, you’re not merely content with how many billable hours you capture, and you’re under the impression that some of these are slipping through the cracks.
Als freiberuflicher Schriftsteller, der ein Team leitet, achte ich immer darauf, wie ich die abrechenbaren Stunden erhöhen kann, damit ich so viel wie möglich in Rechnung stellen kann.
Die wichtigsten Erkenntnisse
- Erfasse abrechenbare Stunden bewusst: Erstelle kristallklare Richtlinien für die Zeiterfassung, um Unklarheiten bei der Erfassung abrechenbarer Stunden zu beseitigen.
- Simplify the process: The easier you make time tracking, the more compliant your team will be. So, implement a billable hours tracker like EARLY to capture every billable minute.
- Minimiere nicht abrechenbare Arbeit: Jede Minute, die mit nicht abrechenbaren Aufgaben verbracht wird, bedeutet potenziell verlorene Einnahmen. Verhindern Sie dies, indem Sie Verwaltungsarbeiten delegieren, automatisieren und rationalisieren.
- Plane strategisch: Schiebe abrechenbare Arbeit vor, wenn die Energie am höchsten ist, und staple Verwaltungsaufgaben, um ununterbrochene abrechenbare Zeitblöcke zu schaffen.
Was sind abrechenbare Stunden?
Abrechenbare Stunden sind die Zeit, die du in Rechnung stellen kannst, da du während dieser Zeit direkt an Kundenprojekten oder -leistungen arbeitest. Für Agenturen und jede Art von Unternehmen, die ihre Zeit in Rechnung stellen, sind abrechenbare Stunden das Rückgrat der Umsatzgenerierung.
Im Gegensatz zu Verwaltungsaufgaben oder internen Besprechungen tragen die abrechenbaren Stunden direkt zu Ihrem Endergebnis bei. Aus einem Bericht über Digitalagenturen geht hervor, dass von einem durchschnittlichen Mitarbeiter erwartet wird, dass er 25 Stunden pro Woche in Rechnung stellt. Von demselben Mitarbeiter wird erwartet, dass er weitere 13 Stunden für nicht abrechenbare Stunden oder Aufgaben aufwendet, was einem erwarteten wöchentlichen Gesamtaufwand von 38 Stunden entspricht.
Nach Angaben des Yale Law School Career Development Office leistet eine Anwaltskanzlei im Durchschnitt zwischen 1700 und 2300 abrechenbare Stunden pro Jahr. Da die Messlatte immer höher gelegt wird, ist es wichtig zu wissen, wie du deine abrechenbaren Stunden erhöhen kannst, ohne deine Work-Life-Balance zu beeinträchtigen.
Die meisten Dienstleistungsunternehmen stehen jedoch vor dem Problem, dass ein durchschnittlicher Fachmann an einem 8-Stunden-Arbeitstag nur 4 Stunden in Rechnung stellt. Der Rest? Geht durch Verwaltungsaufgaben, Unterbrechungen und Ineffizienz verloren.
Das sind eine Menge potenzieller Einnahmen, die durch die Maschen schlüpfen.
Wie man die abrechenbaren Stunden erhöht
Let’s get practical. I’ll introduce you to proven strategies to help your team maximize billable hours without having to work overtime or choosing dodgy and unethical ways in the client billing process.
Im Gegenteil, ich schlage vor, dass du dir überlegst, wie du Überstunden abbauen kannst, und du wirst sehen, dass auch die Zahl der abrechenbaren Stunden sinkt, denn Überstunden sind kontraproduktiv und verringern die Effizienz des Unternehmens;
1. Mache die Regeln für die Erfassung abrechenbarer Stunden kristallklar
Die Unklarheit darüber, was als abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden zählt, führt zu einer inkonsistenten Erfassung und zu Umsatzeinbußen. Ich habe schon erlebt, dass Unternehmen Tausende von Stunden verloren haben, nur weil die Teammitglieder nicht sicher waren, ob bestimmte Tätigkeiten "zählen". Hier ist zu klären, was zu tun ist:
Abrechenbare Aktivitäten präzise definieren
Erstelle keine vagen Richtlinien, sondern konkrete Beispiele für deine Branche. Zum Beispiel "Kunden-E-Mails, die länger als 10 Minuten dauern" oder "Recherchen in direktem Zusammenhang mit Kundenleistungen".
Außerdem gibt es in den verschiedenen Branchen unterschiedliche Standards für abrechenbare Arbeit. Es lohnt sich, diese zu beachten und dein Team darauf aufmerksam zu machen:
- Juristen: Beratung von Mandanten, juristische Recherchen, Vorbereitung von Dokumenten, Gerichtsbesuche
- Berater: Kundenbesprechungen, Projektarbeit, Analyse, Berichterstellung
- Kreative: Entwurfsarbeit, Kundenrevisionen, projektbezogene Kommunikation
- Buchhalter: Steuererstellung, Rechnungsprüfung, Erstellung von Jahresabschlüssen, Kundenberatung
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Erstelle einen Leitfaden und gehe auf die Grauzonen ein
Erstelle einen einfachen One-Pager, auf dem du darlegst, was abrechenbar ist und was nicht. Eine Anwaltskanzlei, mit der ich gearbeitet habe, hat einen Entscheidungsbaum erstellt, aus dem für jeden Mitarbeiter hervorgeht, welche Tätigkeiten abrechenbar sind und welche nicht.
Erstelle außerdem klare Richtlinien für Aufgaben, die nicht eindeutig sind (wie Reisezeit oder kurze Kundengespräche), damit dein Team weiß, wie es die abrechenbaren Stunden genau erfassen kann. Soll die Reisezeit erfasst werden, und in welchem Umfang? Sollte die Zeit bis zu fünf Minuten erfasst werden, oder sollte dies ignoriert werden? Andere mögliche Fragen für deinen Leitfaden könnten die folgenden sein:
- Sollte die Zeit, die für die Fahrt zu einem Kundentermin aufgewendet wird, als abrechenbar gelten?
- Was ist zu tun, wenn ein Kunde eine Sitzung absagt? Sollte ihm die Zeit, die er für eine andere Aufgabe hätte verwenden können, trotzdem in Rechnung gestellt werden?
Beachte, dass die Entscheidung darüber, welche Arten von Zeit und welche nicht, bei Ihnen liegt. Du wirst keine Standardleitfäden zu diesem Thema finden. Letztendlich solltest du dich bei deinen Entscheidungen von den Grundsätzen der Ethik und Authentizität leiten lassen und berücksichtigen, was deine Kunden wahrscheinlich akzeptieren werden.
Minimale Schrittweite festlegen
Ein wichtiger Hinweis, den du berücksichtigen solltest, ist, dass die meisten Dienstleistungsunternehmen in 6-, 10- oder 15-Minuten-Schritten abrechnen. Wenn dies auch bei dir der Fall ist, solltest du dies in deiner Richtlinie ausdrücklich erwähnen. Wenn du in 15-Minuten-Schritten abrechnst, kann es sein, dass ein 5-Minuten-Kundengespräch trotzdem als 15 Minuten abgerechnet wird.
Denke daran, dass Teammitglieder ohne Klarheit oft dazu neigen, ihre Zeit nicht in Rechnung zu stellen, wenn sie unsicher sind. Diese unzureichende Erfassung wirkt sich direkt auf dein Endergebnis aus.
💡 Some law firms decide for block billing – read the article to learn why it’s a discouraged billing practice.
2. Erläutere die gegenseitigen Vorteile einer genauen Erfassung
Dein Team muss verstehen, warum eine genaue Erfassung der abrechenbaren Stunden wichtig ist, sowohl für das Unternehmen als auch für sie persönlich.
Wenn die Menschen das "Warum" verstehen, verbessert sich auch die Einhaltung der Vorschriften dramatisch, teile diese Vorteile:
- Auswirkungen auf die Einnahmen: Zeige ihnen die direkte Beziehung zwischen abrechenbaren Stunden und der Gesundheit des Unternehmens. "Jede zusätzliche abrechenbare Stunde pro Teammitglied und Woche bedeutet einen Anstieg des Jahresumsatzes um X Dollar.
- Vorteile für die Kundenbeziehung: Eine genaue Zeiterfassung führt zu einem transparenten Abrechnungsprozess für den Kunden, reduziert Streitigkeiten und schafft Vertrauen.
- Reource allocation insights: Proper tracking helps you identify which clients and projects are profitable versus those that drain resources and the entire team to have better workload management.
Mit EARLY kannst du mit nur einem Klick genaue Berichte abrufen
3. Mühelose Verfolgung abrechenbarer Stunden
Je einfacher du deinem Team die Zeiterfassung machst, desto eher werden sie sich daran halten. Komplizierte Systeme oder schwerfällige Prozesse erzeugen Widerstand und führen zu ungenauen Daten. Zu den bewährten Verfahren, die du einführen könntest, gehören:
- Use a user-friendly billable tracker: Choose a time-tracking app like EARLY that makes tracking billable time simple and intuitive. Such a tool will automate non-billable hours as well as billable tracking, as your team can click a toggle, and then billable hours are captured.
- Aktivieren Sie die Zeiterfassung mit einem Mausklick: Sparen Sie Zeit mit einem Zeiterfassungssystem, das es Ihnen ermöglicht, mit einem Klick und ohne Aufwand§ zu erfassen.
- Use automatic rounding features: Most firms don’t bill clients for exactly 13 minutes of work, but they round to the nearest billable increment. A good billable hours software handles this automatically and saves mental effort.
- Create logical activity categories: Structure your tracking options to match your team’s actual workflow rather than forcing them to hunt through irrelevant categories. In EARLY, for example, you can add hourly rates to calculate how much money you make for the billable hours created by your team. Hence, your team can go straight to choosing the billable activity, and then you will have access instantly to insights into your earned income.
Ein Beratungsunternehmen, mit dem ich zusammengearbeitet habe, steigerte seine erfassten abrechenbaren Stunden um 22 %, indem es einfach von seinem klobigen Altsystem auf eine moderne, benutzerfreundliche Zeiterfassungssoftware umstieg. Die Zeit wurde immer gearbeitet, aber sie wurde vorher einfach nicht erfasst.
4. Minimize non-billable activities
Jede Minute, die für nicht abrechenbare Arbeit aufgewendet wird, ist eine Minute, die du deinen Kunden nicht in Rechnung stellen kannst. Der Schlüssel liegt darin, herauszufinden, welche nicht abrechenbaren Tätigkeiten notwendig sind und welche reduziert oder eliminiert werden können.
Ich habe zum Beispiel mit einer Marketing-Agentur zusammengearbeitet, die feststellte, dass ihre Kreativdirektoren wöchentlich mehr als 7 Stunden mit routinemäßigen Berichtsaufgaben verbrachten. Was taten sie? Sie übertrugen alle Berichterstattungsaufgaben an jüngere Mitarbeiter und begannen mit der Verwendung automatisierter Zeitberichtssysteme.
Probiere diese Ansätze aus:
- Prüfe aktuelle nicht abrechenbare Aktivitäten: Nutze deine Zeiterfassungsdaten, um festzustellen, wohin die nicht abrechenbare Zeit fließt. Verbrauchen Verwaltungsaufgaben zu viele Stunden, und musst du nicht abrechenbare Aufgaben automatisieren? Sind bestimmte interne Besprechungen ineffizient?
- Delegiere nicht abrechenbare Aufgaben: Leite Verwaltungsaufgaben an Teammitglieder weiter, deren Zeit nicht zu Höchstsätzen in Rechnung gestellt wird. Ein Anwalt, der 300 Dollar pro Stunde in Rechnung stellt, sollte keine Arbeit erledigen, die ein Assistent für 25 Dollar pro Stunde erledigen könnte.
- Rationalisierung interner Prozesse: Untersuche Arbeitsabläufe auf Ineffizienzen. Könnte deine wöchentliche Teambesprechung verkürzt werden? Könnten einige Genehmigungsverfahren vereinfacht werden?
- Erstelle Vorlagen und Ressourcen: Entwickle standardisierte Vorlagen für allgemeine Leistungen, um die Zeit zu reduzieren, die damit verbracht wird, das "Rad neu zu erfinden" und sich auf die Geschäftsentwicklung und andere primäre Geschäftsanforderungen zu konzentrieren.
5. Verbesserung der Effizienz des Arbeitsablaufs
Beyond minimizing non-billable tasks, you can increase billable hours by completing client work more efficiently without sacrificing quality. This involves streamlining processes, eliminating bottlenecks and building overall better workflow processes.
Consider these tactics:
- Batch similar tasks: Group similar activities (client calls, document reviews, etc.) to reduce context-switching costs. Context switching can waste up to 40% of your productive time and wasted valuable time that could be turned into billable hours.
- Implementiere Standardprozesse: Schaffe klare Arbeitsabläufe für gemeinsame Kundenleistungen und ggf. für die Rechnungsstellung, damit deine Teammitglieder keine Zeit damit verschwenden, die nächsten Schritte herauszufinden.
- Erkenne und Behebe Engpässe: Lege klare Projektmanagementziele und KPIs fest, auf deren Grundlage du Engpässe im Arbeitsablauf ausfindig machen und beheben kannst. Oft können schon kleine Prozessoptimierungen das Ergebnis erheblich verbessern.
6. Optimiere dein Zeitmanagement
Zeitmanagementstrategien können die abrechenbaren Stunden erheblich beeinflussen. Die gute Nachricht? Zeitmanagement kann erlernt und verbessert werden.
Zu den wirksamen Strategien gehören:
- Zeitsperrung: Ermutige die Teammitglieder, intensive und konzentrierte Arbeit für abrechenbare Stunden einzuplanen und diese Zeiten vor Unterbrechungen zu schützen.
- Lege tägliche Zielvorgaben für die Rechnungsstellung fest: Brich monatliche oder wöchentliche Ziele in tägliche Ziele für abrechenbare Stunden auf. Dadurch wird das Ziel unmittelbarer und nachvollziehbarer.
- Setze Prioritäten nach Wert: Bringe den Teammitgliedern bei, dass sie hochwertige, abrechenbare Arbeiten während ihrer Hauptenergiezeit erledigen und Verwaltungsaufgaben für Zeiten mit geringerem Energieverbrauch aufheben.
- Schaffe ablenkungsfreie Umgebungen: Richte "Ruhestunden" oder spezielle Konzentrationsbereiche ein, in denen Unterbrechungen auf ein Minimum reduziert werden.
- Sprich Prokrastination direkt an: Biete Schulungen zur Überwindung der Prokrastination an, z. B. die Unterteilung großer Aufgaben in kleinere Schritte oder die Anwendung der "Zwei-Minuten-Regel" (wenn etwas weniger als zwei Minuten dauert, erledigen Sie es sofort).
7. Einsatz von Technologie und Instrumenten
The right technology stack dramatically increases billable hours by automating repetitive tasks and streamlining your core work processes. Consider these tech solutions:
- Implement practice-specific software: Industry-specific tools often include built-in templates and automation for common deliverables. Such examples are EARLY for time tracking, Notion for knowledge management, and Zoho Projects as a project management tool.
- Nutze die Automatisierung von Dokumenten: Tools, die die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten automatisieren, sparen Dutzende von Stunden an abrechenbarer Zeit, insbesondere in dokumentenlastigen Bereichen wie Recht oder Buchhaltung.
- Setze KI-Assistenten ein: Von Forschungszusammenfassungen bis hin zu ersten Entwürfen übernehmen KI-Tools zeitaufwändige, aber einfache Aufgaben und halten deinem Team den Rücken frei für höherwertige, abrechenbare Arbeit.
- Utilize client portals: Self-service client portals reduce time spent on routine client communications while still maintaining service quality.
9. Erstelle Effektive Zeitpläne
Strategic scheduling a well-designed employee schedule, takes into account employee availability, skills, and task dependencies, ensuring that the right individuals are allocated to projects that align with their expertise.
Ein gutes Beispiel für einen effektiven Arbeitsplan ist ein Juristenteam, das ich beraten habe und das seinen Wochenplan umstrukturiert hat, indem es alle internen Besprechungen auf Mittwochnachmittag verlegt hat. Dadurch entstanden viereinhalb ununterbrochene Tage für abrechenbare Kundenarbeit pro Woche, was zu einem messbaren Anstieg der abrechenbaren Stunden führte, ohne dass die Arbeitstage verlängert wurden.
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Zu den effektiven Planungsansätzen gehören:
- Schiebe die abrechenbare Arbeit vor: Plane die wichtigsten abrechenbaren Aufgaben früh am Tag ein, bevor dein Team abgelenkt und ermüdet wird. Du kannst die gleiche Technik auch zu Beginn der Woche anwenden.
- Blockiere dedizierte Verwaltungszeit: Anstatt sich den Tag mit Verwaltungsarbeit zu verderben, solltest du bestimmte Zeitblöcke für nicht abrechenbare Aufgaben einplanen, damit deine wichtigsten Aufgaben zur richtigen Zeit erledigt werden können.
- Verteile die Arbeitsbelastung mit Bedacht: Achte darauf, dass kein Teammitglied stark über- oder unterausgelastet ist, da beide Extreme die Effizienz der abrechenbaren Stunden verringern. Außerdem ist es am besten, einen Überstunden-Tracker zu verwenden, um die Arbeitsgewohnheiten der Mitarbeiter im Blick zu behalten.
- Berücksichtige das Energieniveau: Plane anspruchsvolle, abrechenbare Arbeiten zu den Zeiten der höchsten Produktivität der einzelnen Teammitglieder ein, die von Person zu Person unterschiedlich sein werden.
- Plane Pufferzeit ein: Lass realistische Übergänge zwischen Aufgaben und Projekten zu, anstatt jede Minute zu verplanen, was unweigerlich zu Überlastung und Stress führt.
Time tracking apps and their impact on increasing billable hours
Das effektivste Werkzeug zur Steigerung der abrechenbaren Stunden ist nicht eine weitere Produktivitätstechnik oder eine Arbeitsplatzrichtlinie, sondern die Implementierung der richtigen Zeiterfassungs-App. Und warum? Weil selbst die produktivsten Fachleute die Zeit, die sie nicht erfassen, nicht in Rechnung stellen können.
In order to detail why a time-tracking app is a game-changer if you’re looking to maximize your billable hours, I’ll take EARLY and its features as an example.
Unlike clunky legacy systems that create friction and resistance, EARLY makes billable hour tracking effortless. With EARLY’s features, you can:
- Markiere Aufgaben mit einem einzigen Klick als abrechenbar: Kein kompliziertes Hin- und Herwechseln zwischen Systemen mehr und kein Vergessen, deine Arbeit zu kategorisieren.
- Sammle automatisch die abrechenbare Zeit während des Tages: Wenn du die Zeit für jede Aufgabe erfasst, summieren sich die abrechenbaren Stunden ohne zusätzlichen Aufwand.
- Einkommensberechnungen in Echtzeit - Das System verfolgt die Stundensätze und berechnet das Einkommen während der Arbeit, so dass du sofort einen Überblick über die finanzielle Leistung erhältst.
- Wähle aus mehreren Erfassungsmethoden, die zu deinem Arbeitsablauf passen, egal ob du einen innovativen physischen Tracker, Tastaturkürzel oder eine automatische Zeiterfassung bevorzugst.
- Eliminate administrative headaches with client-ready reports: Generate professional time reports instantly instead of spending hours compiling billable time data manually.
- Ermittle deine profitabelsten Aktivitäten: Verschaffe dir einen Überblick darüber, welche Projekte und Kunden die meisten Einnahmen generieren, im Gegensatz zu denjenigen, die viel Zeit in Anspruch nehmen, aber keinen angemessenen Ertrag bringen.
The sustainable approach to increasing billable hours
Die oben genannten Strategien haben einen gemeinsamen Nenner: Sie konzentrieren sich darauf, intelligenter zu arbeiten, nicht nur länger. Das Ziel ist nicht, mehr Stunden aus einem bereits ausgelasteten Team herauszuquetschen, sondern dafür zu sorgen, dass die geleisteten Stunden produktiv sind, ordnungsgemäß erfasst und ordnungsgemäß abgerechnet werden.
Remember that sustainable billable hour increases come from:
- Systeme, die Genauigkeit unterstützen: Klare Richtlinien und einfache Nachverfolgung
- Verbesserung der Effizienz: Bessere Arbeitsabläufe und weniger Ablenkungen
- Technologie als Hebel: Automatisieren, was automatisiert werden kann
- Kulturelle Anpassung: Teams verstehen, warum Tracking wichtig ist
Wenn du diese Strategien durchdacht umsetzt, kannst du die abrechenbaren Stunden deines Unternehmens nachhaltig erhöhen, ohne deinem Team Nächte und Wochenenden abzufordern.
Quellen
https://prometheanresearch.com/2023-digital-agency-industry-report
https://law.yale.edu/sites/default/files/area/department/cdo/document/billable_hour.pdf