Wie man auf ethische und effiziente Weise die Zahl der abrechenbaren Stunden erhöht

Autor: Das EARLY

Wenn Sie hier sind, sind Sie nicht nur damit zufrieden, wie viele abrechenbare Stunden Sie sammeln, und Sie haben den Eindruck, dass einige davon durch die Maschen fallen.

Als freiberuflicher Schriftsteller, der ein Team leitet, achte ich immer darauf, wie ich die abrechenbaren Stunden erhöhen kann, damit ich so viel wie möglich in Rechnung stellen kann.

Die wichtigsten Erkenntnisse:

Was sind abrechenbare Stunden?

Abrechenbare Stunden sind die Zeit, die Sie in Rechnung stellen können, da Sie während dieser Zeit direkt an Kundenprojekten oder -leistungen arbeiten. Für Agenturen und jede Art von Unternehmen, die ihre Zeit in Rechnung stellen, sind abrechenbare Stunden das Rückgrat der Umsatzgenerierung.

Im Gegensatz zu Verwaltungsaufgaben oder internen Besprechungen tragen die abrechenbaren Stunden direkt zu Ihrem Endergebnis bei. Aus einem Bericht über Digitalagenturen geht hervor, dass von einem durchschnittlichen Mitarbeiter erwartet wird, dass er 25 Stunden pro Woche in Rechnung stellt. Von demselben Mitarbeiter wird erwartet, dass er weitere 13 Stunden für nicht fakturierbare Stunden oder Aufgaben aufwendet, was einem erwarteten wöchentlichen Gesamtaufwand von 38 Stunden entspricht.

Nach Angaben des Yale Law School Career Development Office leistet eine Anwaltskanzlei im Durchschnitt zwischen 1700 und 2300 abrechenbare Stunden pro Jahr. Da die Messlatte immer höher gelegt wird, ist es wichtig zu wissen, wie Sie Ihre abrechenbaren Stunden erhöhen können, ohne Ihre Work-Life-Balance zu beeinträchtigen.

Die meisten Dienstleistungsunternehmen stehen jedoch vor dem Problem, dass ein durchschnittlicher Fachmann an einem 8-Stunden-Arbeitstag nur 4 Stunden in Rechnung stellt. Der Rest? Geht durch Verwaltungsaufgaben, Unterbrechungen und Ineffizienz verloren.

Das sind eine Menge potenzieller Einnahmen, die durch die Maschen schlüpfen.

Wie man die abrechenbaren Stunden erhöht

Lassen Sie uns praktisch werden. Ich stelle Ihnen bewährte Strategien vor, mit denen Ihr Team die abrechenbaren Stunden maximieren kann, ohne Überstunden machen zu müssen oder fragwürdige und unethische Wege bei der Abrechnung mit Kunden zu wählen.

Im Gegenteil, ich schlage vor, dass Sie sich überlegen, wie Sie Überstunden abbauen können, und Sie werden sehen, dass auch die Zahl der abrechenbaren Stunden sinkt, denn Überstunden sind kontraproduktiv und verringern die Effizienz des Unternehmens;

1. Machen Sie die Regeln für die Erfassung abrechenbarer Stunden kristallklar

Die Unklarheit darüber, was als fakturierbare und nicht fakturierbare Stunden zählt, führt zu einer inkonsistenten Erfassung und zu Umsatzeinbußen. Ich habe erlebt, dass Unternehmen Tausende von abrechenbaren Stunden verloren haben, nur weil sich Teammitglieder nicht sicher waren, ob bestimmte Aktivitäten "zählen". Hier ist zu klären, was zu tun ist:

Abrechenbare Aktivitäten präzise definieren

Erstellen Sie keine vagen Richtlinien, sondern konkrete Beispiele für Ihre Branche. Zum Beispiel "Kunden-E-Mails, die länger als 10 Minuten dauern" oder "Recherchen in direktem Zusammenhang mit Kundenleistungen".

Außerdem gibt es in den verschiedenen Branchen unterschiedliche Standards für abrechenbare Arbeit. Es lohnt sich, diese zu beachten und Ihr Team darauf aufmerksam zu machen:

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Erstellen Sie einen Leitfaden und gehen Sie auf die Grauzonen ein

Erstellen Sie einen einfachen One-Pager, auf dem Sie darlegen, was abrechenbar ist und was nicht. Eine Anwaltskanzlei, mit der ich gearbeitet habe, hat einen Entscheidungsbaum erstellt, aus dem für jeden Mitarbeiter hervorgeht, welche Tätigkeiten abrechenbar sind und welche nicht.

Erstellen Sie außerdem klare Richtlinien für Aufgaben, die nicht eindeutig sind (wie Reisezeit oder kurze Kundengespräche), damit Ihr Team weiß, wie es die abrechenbaren Stunden genau erfassen kann. Soll die Reisezeit erfasst werden, und in welchem Umfang? Sollte die Zeit bis zu fünf Minuten erfasst werden, oder sollte dies ignoriert werden? Andere mögliche Fragen für Ihren Leitfaden könnten die folgenden sein:

Beachten Sie, dass die Entscheidung darüber, welche Arten von Zeit und welche nicht, bei Ihnen liegt. Sie werden keine Standardleitfäden zu diesem Thema finden. Letztendlich sollten Sie sich bei Ihren Entscheidungen von den Grundsätzen der Ethik und Authentizität leiten lassen und berücksichtigen, was Ihre Kunden wahrscheinlich akzeptieren werden.

Minimale Schrittweite festlegen

Ein wichtiger Hinweis, den Sie berücksichtigen sollten, ist, dass die meisten Dienstleistungsunternehmen in 6-, 10- oder 15-Minuten-Schritten abrechnen. Wenn dies auch bei Ihnen der Fall ist, sollten Sie dies in Ihrer Richtlinie ausdrücklich erwähnen. Wenn Sie in 15-Minuten-Schritten abrechnen, kann es sein, dass ein 5-Minuten-Kundengespräch trotzdem als 15 Minuten abgerechnet wird.

Denken Sie daran, dass Teammitglieder ohne Klarheit oft dazu neigen, ihre Zeit nicht in Rechnung zu stellen, wenn sie unsicher sind. Diese unzureichende Erfassung wirkt sich direkt auf Ihr Endergebnis aus.

2. Erläutern Sie die gegenseitigen Vorteile einer genauen Verfolgung

Ihr Team muss verstehen, warum eine genaue Erfassung der abrechenbaren Stunden wichtig ist, sowohl für das Unternehmen als auch für sie persönlich.

Wenn die Menschen das "Warum" verstehen, verbessert sich auch die Einhaltung der Vorschriften dramatisch, teilen Sie diese Vorteile:

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3. Mühelose Verfolgung abrechenbarer Stunden

Je einfacher Sie Ihrem Team die Zeiterfassung machen, desto eher werden sie sich daran halten. Komplizierte Systeme oder schwerfällige Prozesse erzeugen Widerstand und führen zu ungenauen Daten. Zu den bewährten Verfahren, die Sie einführen können, gehören:

Ein Beratungsunternehmen, mit dem ich zusammengearbeitet habe, steigerte seine erfassten abrechenbaren Stunden um 22 %, indem es einfach von seinem klobigen Altsystem auf eine moderne, benutzerfreundliche Zeiterfassungssoftware umstieg. Die Zeit wurde immer gearbeitet, aber sie wurde vorher einfach nicht erfasst.

4. Minimierung der nicht abrechenbaren Tätigkeiten

Jede Minute, die für nicht fakturierbare Arbeit aufgewendet wird, ist eine Minute, die Sie Ihren Kunden nicht in Rechnung stellen können. Der Schlüssel liegt darin, herauszufinden, welche nicht fakturierbaren Tätigkeiten notwendig sind und welche reduziert oder eliminiert werden können.

Ich habe zum Beispiel mit einer Marketing-Agentur zusammengearbeitet, die feststellte, dass ihre Kreativdirektoren wöchentlich mehr als 7 Stunden mit routinemäßigen Berichtsaufgaben verbrachten. Was taten sie? Sie übertrugen alle Berichterstattungsaufgaben an jüngere Mitarbeiter und begannen mit der Verwendung automatisierter Zeitberichtssysteme.

Versuchen Sie diese Ansätze:

5. Verbesserung der Effizienz des Arbeitsablaufs

Neben der Minimierung nicht abrechenbarer Aufgaben können Sie die abrechenbaren Stunden erhöhen, indem Sie die Arbeit für den Kunden effizienter erledigen, ohne dabei Abstriche bei der Qualität zu machen. Dies beinhaltet die Rationalisierung von Prozessen, die Beseitigung von Engpässen und den Aufbau insgesamt besserer Arbeitsabläufe.

Ziehen Sie diese Taktiken in Betracht:

  • Stapeln Sie ähnliche Aufgaben: Gruppieren Sie ähnliche Aktivitäten (Kundenanrufe, Dokumentenprüfungen usw.), um die Kosten für den Kontextwechsel zu reduzieren. Durch Kontextwechsel können bis zu 40 % Ihrer produktiven Zeit vergeudet werden, und es wird wertvolle Zeit verschwendet, die in abrechenbare Stunden umgewandelt werden könnte.
  • Implementieren Sie Standardprozesse: Schaffen Sie klare Arbeitsabläufe für gemeinsame Kundenleistungen und ggf. für die Rechnungsstellung, damit Ihre Teammitglieder keine Zeit damit verschwenden, die nächsten Schritte herauszufinden.
  • Erkennen und Beheben von Engpässen: Legen Sie klare Projektmanagementziele und KPIs fest, auf deren Grundlage Sie Engpässe im Arbeitsablauf ausfindig machen und beheben können. Oft können schon kleine Prozessoptimierungen das Ergebnis erheblich verbessern.

6. Optimiere dein Zeitmanagement

Zeitmanagementstrategien können die abrechenbaren Stunden erheblich beeinflussen. Die gute Nachricht? Zeitmanagement kann erlernt und verbessert werden.

Zu den wirksamen Strategien gehören:

die Gewinnspannen von Marketingagenturen erhöhen

7. Einsatz von Technologie und Instrumenten

Mit der richtigen Technologie lassen sich die abrechenbaren Arbeitsstunden durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben und die Rationalisierung Ihrer Hauptarbeitsprozesse drastisch erhöhen. Ziehen Sie diese technischen Lösungen in Betracht:

  • Implementierung praxisspezifischer Software: Branchenspezifische Tools enthalten oft integrierte Vorlagen und Automatisierungen für gängige Aufgaben. Solche Beispiele sind EARLY für die Zeiterfassung, Notion für das Wissensmanagement und Zoho Projects als Projektmanagement-Tool.
  • Nutzen Sie die Automatisierung von Dokumenten: Tools, die die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten automatisieren, sparen Dutzende von Stunden an abrechenbarer Zeit, insbesondere in dokumentenlastigen Bereichen wie Recht oder Buchhaltung.
  • Setzen Sie KI-Assistenten ein: Von Forschungszusammenfassungen bis hin zu ersten Entwürfen übernehmen KI-Tools zeitaufwändige, aber einfache Aufgaben und halten Ihrem Team den Rücken frei für höherwertige, abrechenbare Arbeit.
  • Nutzen Sie Kundenportale: Selbstbedienungs-Kundenportale verringern den Zeitaufwand für routinemäßige Kundenkommunikation bei gleichbleibender Servicequalität.

9. Effektive Zeitpläne erstellen

Strategische Zeitplanung ein gut durchdachter Mitarbeiterplanberücksichtigt die Verfügbarkeit der Mitarbeiter, ihre Fähigkeiten und die Abhängigkeiten von Aufgaben und stellt so sicher, dass die richtigen Personen den Projekten zugewiesen werden, die ihren Kompetenzen entsprechen.

Ein gutes Beispiel für einen effektiven Arbeitsplan ist ein Juristenteam, das ich beraten habe und das seinen Wochenplan umstrukturiert hat, indem es alle internen Besprechungen auf Mittwochnachmittag verlegt hat. Dadurch entstanden viereinhalb ununterbrochene Tage für abrechenbare Kundenarbeit pro Woche, was zu einem messbaren Anstieg der abrechenbaren Stunden führte, ohne dass die Arbeitstage verlängert wurden.

Zu den effektiven Planungsansätzen gehören:

Zeiterfassungs-Apps und ihre Auswirkungen auf die Erhöhung der abrechenbaren Stunden

Das effektivste Werkzeug zur Steigerung der abrechenbaren Stunden ist nicht eine weitere Produktivitätstechnik oder eine Arbeitsplatzrichtlinie, sondern die Implementierung der richtigen Zeiterfassungs-App. Und warum? Weil selbst die produktivsten Fachleute die Zeit, die sie nicht erfassen, nicht in Rechnung stellen können.

Um zu verdeutlichen, warum eine App zur Zeiterfassung ein entscheidender Faktor ist, wenn Sie Ihre abrechenbaren Stunden maximieren wollen, nehme ich EARLY und seine Funktionen als Beispiel.

Im Gegensatz zu klobigen Altsystemen, die Reibungsverluste und Widerstände verursachen, macht EARLY die Erfassung der abrechenbaren Stunden mühelos. Mit den Funktionen von EARLYkönnen Sie:

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Verfolgen Sie jede abrechenbare Minute mit dem genauesten Zeiterfassungstool, das Ihrem Team gefallen wird.

Der nachhaltige Ansatz zur Erhöhung der abrechenbaren Stunden

Die oben genannten Strategien haben einen gemeinsamen Nenner: Sie konzentrieren sich darauf, intelligenter zu arbeiten, nicht nur länger. Das Ziel ist nicht, mehr Stunden aus einem bereits ausgelasteten Team herauszuquetschen, sondern dafür zu sorgen, dass die geleisteten Stunden produktiv sind, ordnungsgemäß erfasst und ordnungsgemäß abgerechnet werden.

Denken Sie daran, dass eine nachhaltige Steigerung der abrechenbaren Stunden zustande kommt:

Wenn Sie diese Strategien durchdacht umsetzen, können Sie die abrechenbaren Stunden Ihres Unternehmens nachhaltig erhöhen, ohne Ihrem Team Nächte und Wochenenden abzufordern.

Quellen

https://prometheanresearch.com/2023-digital-agency-industry-report

https://law.yale.edu/sites/default/files/area/department/cdo/document/billable_hour.pdf