Wie man auf ethische und effiziente Weise die Zahl der abrechenbaren Stunden erhöht

Wenn Sie hier sind, sind Sie nicht nur damit zufrieden, wie viele abrechenbare Stunden Sie sammeln, und Sie haben den Eindruck, dass einige davon durch die Maschen fallen.

Als freiberuflicher Schriftsteller, der ein Team leitet, achte ich immer darauf, wie ich die abrechenbaren Stunden erhöhen kann, damit ich so viel wie möglich in Rechnung stellen kann.

Die wichtigsten Erkenntnisse:

• Verfolgen Sie abrechenbare Stunden bewusst: Erstellen Sie kristallklare Richtlinien für die Zeiterfassung, um Unklarheiten bei der Erfassung abrechenbarer Stunden zu beseitigen.
• Vereinfachen Sie den Prozess: Je einfacher Sie die Zeiterfassung gestalten, desto mehr wird sich Ihr Team daran halten. Implementieren Sie daher Ein-Klick-Lösungen wie EARLY um jede abrechenbare Minute zu erfassen.
• Minimieren Sie nicht fakturierbare Arbeit: Jede Minute, die mit nicht fakturierbaren Aufgaben verbracht wird, bedeutet potenziell verlorene Einnahmen. Verhindern Sie dies, indem Sie Verwaltungsarbeiten delegieren, automatisieren und rationalisieren.
• Planen Sie strategisch: Schieben Sie abrechenbare Arbeit vor, wenn die Energie am höchsten ist, und stapeln Sie Verwaltungsaufgaben, um ununterbrochene abrechenbare Zeitblöcke zu schaffen.

Was sind abrechenbare Stunden?

Abrechenbare Stunden sind die Zeit, die Sie in Rechnung stellen können, da Sie während dieser Zeit direkt an Kundenprojekten oder -leistungen arbeiten. Für Agenturen und jede Art von Unternehmen, die ihre Zeit in Rechnung stellen, sind abrechenbare Stunden das Rückgrat der Umsatzgenerierung.

Im Gegensatz zu Verwaltungsaufgaben oder internen Besprechungen tragen die abrechenbaren Stunden direkt zu Ihrem Endergebnis bei. Aus einem Bericht über Digitalagenturen geht hervor, dass von einem durchschnittlichen Mitarbeiter erwartet wird, dass er 25 Stunden pro Woche in Rechnung stellt. Von demselben Mitarbeiter wird erwartet, dass er weitere 13 Stunden für nicht fakturierbare Stunden oder Aufgaben aufwendet, was einem erwarteten wöchentlichen Gesamtaufwand von 38 Stunden entspricht.

Nach Angaben des Yale Law School Career Development Office leistet eine Anwaltskanzlei im Durchschnitt zwischen 1700 und 2300 abrechenbare Stunden pro Jahr. Da die Messlatte immer höher gelegt wird, ist es wichtig zu wissen, wie Sie Ihre abrechenbaren Stunden erhöhen können, ohne Ihre Work-Life-Balance zu beeinträchtigen.

Die meisten Dienstleistungsunternehmen stehen jedoch vor dem Problem, dass ein durchschnittlicher Fachmann an einem 8-Stunden-Arbeitstag nur 4 Stunden in Rechnung stellt. Der Rest? Geht durch Verwaltungsaufgaben, Unterbrechungen und Ineffizienz verloren.

Das sind eine Menge potenzieller Einnahmen, die durch die Maschen schlüpfen.

Wie man die abrechenbaren Stunden erhöht

Lassen Sie uns praktisch werden. Ich stelle Ihnen bewährte Strategien vor, mit denen Ihr Team die abrechenbaren Stunden maximieren kann, ohne Überstunden machen zu müssen oder fragwürdige und unethische Wege bei der Abrechnung mit Kunden zu wählen.

Im Gegenteil, ich schlage vor, dass Sie sich überlegen, wie Sie Überstunden abbauen können, und Sie werden sehen, dass auch die Zahl der abrechenbaren Stunden sinkt, denn Überstunden sind kontraproduktiv und verringern die Effizienz des Unternehmens;

1. Machen Sie die Regeln für die Erfassung abrechenbarer Stunden kristallklar

Die Unklarheit darüber, was als fakturierbare und nicht fakturierbare Stunden zählt, führt zu einer inkonsistenten Erfassung und zu Umsatzeinbußen. Ich habe erlebt, dass Unternehmen Tausende von abrechenbaren Stunden verloren haben, nur weil sich Teammitglieder nicht sicher waren, ob bestimmte Aktivitäten "zählen". Hier ist zu klären, was zu tun ist:

Abrechenbare Aktivitäten präzise definieren

Erstellen Sie keine vagen Richtlinien, sondern konkrete Beispiele für Ihre Branche. Zum Beispiel "Kunden-E-Mails, die länger als 10 Minuten dauern" oder "Recherchen in direktem Zusammenhang mit Kundenleistungen".

Außerdem gibt es in den verschiedenen Branchen unterschiedliche Standards für abrechenbare Arbeit. Es lohnt sich, diese zu beachten und Ihr Team darauf aufmerksam zu machen:

• Juristen: Beratung von Mandanten, juristische Recherchen, Vorbereitung von Dokumenten, Gerichtsbesuche
• Berater: Kundenbesprechungen, Projektarbeit, Analyse, Berichterstellung
• Kreative: Entwurfsarbeit, Kundenrevisionen, projektbezogene Kommunikation
• Buchhalter: Steuererstellung, Rechnungsprüfung, Erstellung von Jahresabschlüssen, Kundenberatung

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Erstellen Sie einen Leitfaden und gehen Sie auf die Grauzonen ein

Erstellen Sie einen einfachen One-Pager, auf dem Sie darlegen, was abrechenbar ist und was nicht. Eine Anwaltskanzlei, mit der ich gearbeitet habe, hat einen Entscheidungsbaum erstellt, aus dem für jeden Mitarbeiter hervorgeht, welche Tätigkeiten abrechenbar sind und welche nicht.

Erstellen Sie außerdem klare Richtlinien für Aufgaben, die nicht eindeutig sind (wie Reisezeit oder kurze Kundengespräche), damit Ihr Team weiß, wie es die abrechenbaren Stunden genau erfassen kann. Soll die Reisezeit erfasst werden, und in welchem Umfang? Sollte die Zeit bis zu fünf Minuten erfasst werden, oder sollte dies ignoriert werden? Andere mögliche Fragen für Ihren Leitfaden könnten die folgenden sein:

• Sollte die Zeit, die für die Fahrt zu einem Kundentermin aufgewendet wird, als abrechenbar gelten?
• Was ist zu tun, wenn ein Kunde eine Sitzung absagt? Sollte ihm die Zeit, die er für eine andere Aufgabe hätte verwenden können, trotzdem in Rechnung gestellt werden?

Beachten Sie, dass die Entscheidung darüber, welche Arten von Zeit und welche nicht, bei Ihnen liegt. Sie werden keine Standardleitfäden zu diesem Thema finden. Letztendlich sollten Sie sich bei Ihren Entscheidungen von den Grundsätzen der Ethik und Authentizität leiten lassen und berücksichtigen, was Ihre Kunden wahrscheinlich akzeptieren werden.

Minimale Schrittweite festlegen

Ein wichtiger Hinweis, den Sie berücksichtigen sollten, ist, dass die meisten Dienstleistungsunternehmen in 6-, 10- oder 15-Minuten-Schritten abrechnen. Wenn dies auch bei Ihnen der Fall ist, sollten Sie dies in Ihrer Richtlinie ausdrücklich erwähnen. Wenn Sie in 15-Minuten-Schritten abrechnen, kann es sein, dass ein 5-Minuten-Kundengespräch trotzdem als 15 Minuten abgerechnet wird.

Denken Sie daran, dass Teammitglieder ohne Klarheit oft dazu neigen, ihre Zeit nicht in Rechnung zu stellen, wenn sie unsicher sind. Diese unzureichende Erfassung wirkt sich direkt auf Ihr Endergebnis aus.

2. Erläutern Sie die gegenseitigen Vorteile einer genauen Verfolgung

Ihr Team muss verstehen, warum eine genaue Erfassung der abrechenbaren Stunden wichtig ist, sowohl für das Unternehmen als auch für sie persönlich.

Wenn die Menschen das "Warum" verstehen, verbessert sich auch die Einhaltung der Vorschriften dramatisch, teilen Sie diese Vorteile:

• Auswirkungen auf die Einnahmen: Zeigen Sie ihnen die direkte Beziehung zwischen abrechenbaren Stunden und der Gesundheit des Unternehmens. "Jede zusätzliche fakturierbare Stunde pro Teammitglied und Woche bedeutet einen Anstieg des Jahresumsatzes um X Dollar.
• Vorteile für die Kundenbeziehung: Eine genaue Zeiterfassung führt zu einem transparenten Abrechnungsprozess für den Kunden, reduziert Streitigkeiten und schafft Vertrauen.
• Ressourcenzuweisung Erkenntnisse: Durch eine korrekte Nachverfolgung können Sie feststellen, welche Kunden und Projekte rentabel sind und welche die Ressourcen und das gesamte Team belasten, um die Arbeitsbelastung besser zu verwalten.

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3. Mühelose Verfolgung abrechenbarer Stunden

Je einfacher Sie Ihrem Team die Zeiterfassung machen, desto eher werden sie sich daran halten. Komplizierte Systeme oder schwerfällige Prozesse erzeugen Widerstand und führen zu ungenauen Daten. Zu den bewährten Verfahren, die Sie einführen können, gehören:

• Verwenden Sie einen benutzerfreundlichen Zeiterfasser: Wählen Sie eine Zeiterfassungs-App wie EARLY , die die Erfassung der abrechenbaren Zeit einfach und intuitiv macht. Ein solches Tool automatisiert sowohl die Erfassung nicht abrechenbarer Stunden als auch die Erfassung abrechenbarer Stunden, da Ihr Team auf einen Schalter klicken kann und dann abrechenbare Stunden erfasst werden.
• Aktivieren Sie die Zeiterfassung mit einem Mausklick: Sparen Sie Zeit mit einem Zeiterfassungssystem, das es Ihnen ermöglicht, mit einem Klick und ohne Aufwand§ zu erfassen.
• Verwenden Sie automatische Rundungsfunktionen: Die meisten Unternehmen stellen ihren Kunden nicht genau 13 Minuten Arbeit in Rechnung, sondern runden auf die nächste abrechenbare Einheit auf. Eine gute Software für die Abrechnung von Stunden erledigt dies automatisch und spart so Denkarbeit.
• Erstellen Sie logische Aktivitätskategorien: Strukturieren Sie Ihre Nachverfolgungsoptionen so, dass sie dem tatsächlichen Arbeitsablauf Ihres Teams entsprechen, anstatt es zu zwingen, sich durch irrelevante Kategorien zu wühlen. In EARLY können Sie beispielsweise Stundensätze hinzufügen, um zu berechnen, wie viel Geld Sie für die von Ihrem Team abrechenbaren Stunden verdienen. So kann Ihr Team direkt die fakturierbare Tätigkeit auswählen, und Sie erhalten sofort Einblick in Ihr verdientes Einkommen.

Ein Beratungsunternehmen, mit dem ich zusammengearbeitet habe, steigerte seine erfassten abrechenbaren Stunden um 22 %, indem es einfach von seinem klobigen Altsystem auf eine moderne, benutzerfreundliche Zeiterfassungssoftware umstieg. Die Zeit wurde immer gearbeitet, aber sie wurde vorher einfach nicht erfasst.

4. Minimierung der nicht abrechenbaren Tätigkeiten

Jede Minute, die für nicht fakturierbare Arbeit aufgewendet wird, ist eine Minute, die Sie Ihren Kunden nicht in Rechnung stellen können. Der Schlüssel liegt darin, herauszufinden, welche nicht fakturierbaren Tätigkeiten notwendig sind und welche reduziert oder eliminiert werden können.

Ich habe zum Beispiel mit einer Marketing-Agentur zusammengearbeitet, die feststellte, dass ihre Kreativdirektoren wöchentlich mehr als 7 Stunden mit routinemäßigen Berichtsaufgaben verbrachten. Was taten sie? Sie übertrugen alle Berichterstattungsaufgaben an jüngere Mitarbeiter und begannen mit der Verwendung automatisierter Zeitberichtssysteme.

Versuchen Sie diese Ansätze:

• Prüfen Sie aktuelle nicht abrechenbare Aktivitäten: Nutzen Sie Ihre Zeiterfassungsdaten, um festzustellen, wohin die nicht abrechenbare Zeit fließt. Verbrauchen Verwaltungsaufgaben zu viele Stunden, und müssen Sie nicht abrechenbare Aufgaben automatisieren? Sind bestimmte interne Besprechungen ineffizient?
• Delegieren Sie nicht fakturierbare Aufgaben: Leiten Sie Verwaltungsaufgaben an Teammitglieder weiter, deren Zeit nicht zu Höchstsätzen in Rechnung gestellt wird. Ein Anwalt, der 300 Dollar pro Stunde in Rechnung stellt, sollte keine Arbeit erledigen, die ein Assistent für 25 Dollar pro Stunde erledigen könnte.
• Rationalisierung interner Prozesse: Untersuchen Sie Arbeitsabläufe auf Ineffizienzen. Könnte Ihre wöchentliche Teambesprechung verkürzt werden? Könnten einige Genehmigungsverfahren vereinfacht werden?
• Erstellen Sie Vorlagen und Ressourcen: Entwickeln Sie standardisierte Vorlagen für allgemeine Leistungen, um die Zeit zu reduzieren, die damit verbracht wird, das "Rad neu zu erfinden" und sich auf die Geschäftsentwicklung und andere primäre Geschäftsanforderungen zu konzentrieren.

5. Verbesserung der Effizienz des Arbeitsablaufs

Neben der Minimierung nicht abrechenbarer Aufgaben können Sie die abrechenbaren Stunden erhöhen, indem Sie die Arbeit für den Kunden effizienter erledigen, ohne dabei Abstriche bei der Qualität zu machen. Dies beinhaltet die Rationalisierung von Prozessen, die Beseitigung von Engpässen und den Aufbau insgesamt besserer Arbeitsabläufe.

Ziehen Sie diese Taktiken in Betracht:

• Stapeln Sie ähnliche Aufgaben: Gruppieren Sie ähnliche Aktivitäten (Kundenanrufe, Dokumentenprüfungen usw.), um die Kosten für den Kontextwechsel zu reduzieren. Durch Kontextwechsel können bis zu 40 % Ihrer produktiven Zeit vergeudet werden, und es wird wertvolle Zeit verschwendet, die in abrechenbare Stunden umgewandelt werden könnte.
• Implementieren Sie Standardprozesse: Schaffen Sie klare Arbeitsabläufe für gemeinsame Kundenleistungen und ggf. für die Rechnungsstellung, damit Ihre Teammitglieder keine Zeit damit verschwenden, die nächsten Schritte herauszufinden.
• Erkennen und Beheben von Engpässen: Legen Sie klare Projektmanagementziele und KPIs fest, auf deren Grundlage Sie Engpässe im Arbeitsablauf ausfindig machen und beheben können. Oft können schon kleine Prozessoptimierungen das Ergebnis erheblich verbessern.

6. Optimiere dein Zeitmanagement

Zeitmanagementstrategien können die abrechenbaren Stunden erheblich beeinflussen. Die gute Nachricht? Zeitmanagement kann erlernt und verbessert werden.

Zu den wirksamen Strategien gehören:

• Zeitsperrung: Ermutigen Sie die Teammitglieder, intensive und konzentrierte Arbeit für abrechenbare Stunden einzuplanen und diese Zeiten vor Unterbrechungen zu schützen.
• Legen Sie tägliche Zielvorgaben für die Rechnungsstellung fest: Brechen Sie monatliche oder wöchentliche Ziele in tägliche Ziele für abrechenbare Stunden auf. Dadurch wird das Ziel unmittelbarer und nachvollziehbarer.
• Setzen Sie Prioritäten nach Wert: Bringen Sie den Teammitgliedern bei, dass sie hochwertige, abrechenbare Arbeiten während ihrer Hauptenergiezeit erledigen und Verwaltungsaufgaben für Zeiten mit geringerem Energieverbrauch aufheben.
• Schaffen Sie ablenkungsfreie Umgebungen: Richten Sie "ruhige Stunden" oder spezielle Konzentrationsbereiche ein, in denen Unterbrechungen auf ein Minimum reduziert werden.
• Sprechen Sie Prokrastination direkt an: Bieten Sie Schulungen zur Überwindung der Prokrastination an, z. B. die Unterteilung großer Aufgaben in kleinere Schritte oder die Anwendung der "Zwei-Minuten-Regel" (wenn etwas weniger als zwei Minuten dauert, erledigen Sie es sofort).

7. Einsatz von Technologie und Instrumenten

Mit der richtigen Technologie lassen sich die abrechenbaren Arbeitsstunden durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben und die Rationalisierung Ihrer Hauptarbeitsprozesse drastisch erhöhen. Ziehen Sie diese technischen Lösungen in Betracht:

• Implementierung praxisspezifischer Software: Branchenspezifische Tools enthalten oft integrierte Vorlagen und Automatisierungen für gängige Aufgaben. Solche Beispiele sind EARLY für die Zeiterfassung, Notion für das Wissensmanagement und Zoho Projects als Projektmanagement-Tool.
• Nutzen Sie die Automatisierung von Dokumenten: Tools, die die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten automatisieren, sparen Dutzende von Stunden an abrechenbarer Zeit, insbesondere in dokumentenlastigen Bereichen wie Recht oder Buchhaltung.
• Setzen Sie KI-Assistenten ein: Von Forschungszusammenfassungen bis hin zu ersten Entwürfen übernehmen KI-Tools zeitaufwändige, aber einfache Aufgaben und halten Ihrem Team den Rücken frei für höherwertige, abrechenbare Arbeit.
• Nutzen Sie Kundenportale: Selbstbedienungs-Kundenportale verringern den Zeitaufwand für routinemäßige Kundenkommunikation bei gleichbleibender Servicequalität.

9. Effektive Zeitpläne erstellen

Strategische Zeitplanung ein gut durchdachter Mitarbeiterplanberücksichtigt die Verfügbarkeit der Mitarbeiter, ihre Fähigkeiten und die Abhängigkeiten von Aufgaben und stellt so sicher, dass die richtigen Personen den Projekten zugewiesen werden, die ihren Kompetenzen entsprechen.

Ein gutes Beispiel für einen effektiven Arbeitsplan ist ein Juristenteam, das ich beraten habe und das seinen Wochenplan umstrukturiert hat, indem es alle internen Besprechungen auf Mittwochnachmittag verlegt hat. Dadurch entstanden viereinhalb ununterbrochene Tage für abrechenbare Kundenarbeit pro Woche, was zu einem messbaren Anstieg der abrechenbaren Stunden führte, ohne dass die Arbeitstage verlängert wurden.

Zu den effektiven Planungsansätzen gehören:

• Schieben Sie die abrechenbare Arbeit vor: Planen Sie die wichtigsten abrechenbaren Aufgaben früh am Tag ein, bevor Ihr Team abgelenkt und ermüdet wird. Sie können die gleiche Technik auch zu Beginn der Woche anwenden.
• Blockieren Sie dedizierte Verwaltungszeit: Anstatt sich den Tag mit Verwaltungsarbeit zu verderben, sollten Sie bestimmte Zeitblöcke für nicht abrechenbare Aufgaben einplanen, damit Ihre wichtigsten Aufgaben zur richtigen Zeit erledigt werden können.
• Verteilen Sie die Arbeitsbelastung mit Bedacht: Achten Sie darauf, dass kein Teammitglied stark über- oder unterausgelastet ist, da beide Extreme die Effizienz der abrechenbaren Stunden verringern. Außerdem ist es am besten, einen Überstunden-Tracker zu verwenden, um die Arbeitsgewohnheiten der Mitarbeiter im Blick zu behalten.
• Berücksichtigen Sie das Energieniveau: Planen Sie anspruchsvolle, abrechenbare Arbeiten zu den Zeiten der höchsten Produktivität der einzelnen Teammitglieder ein, die von Person zu Person unterschiedlich sein werden.
• Planen Sie Pufferzeit ein: Lassen Sie realistische Übergänge zwischen Aufgaben und Projekten zu, anstatt jede Minute zu verplanen, was unweigerlich zu Überlastung und Stress führt.

Zeiterfassungs-Apps und ihre Auswirkungen auf die Erhöhung der abrechenbaren Stunden

Das effektivste Werkzeug zur Steigerung der abrechenbaren Stunden ist nicht eine weitere Produktivitätstechnik oder eine Arbeitsplatzrichtlinie, sondern die Implementierung der richtigen Zeiterfassungs-App. Und warum? Weil selbst die produktivsten Fachleute die Zeit, die sie nicht erfassen, nicht in Rechnung stellen können.

Um zu verdeutlichen, warum eine App zur Zeiterfassung ein entscheidender Faktor ist, wenn Sie Ihre abrechenbaren Stunden maximieren wollen, nehme ich EARLY und seine Funktionen als Beispiel.

Im Gegensatz zu klobigen Altsystemen, die Reibungsverluste und Widerstände verursachen, macht EARLY die Erfassung der abrechenbaren Stunden mühelos. Mit den Funktionen von EARLYkönnen Sie:

• Markieren Sie Aufgaben mit einem einzigen Klick als abrechenbar: Kein kompliziertes Hin- und Herwechseln zwischen Systemen mehr und kein Vergessen, Ihre Arbeit zu kategorisieren.
• Sammeln Sie automatisch die abrechenbare Zeit während des Tages: Wenn Sie die Zeit für jede Aufgabe erfassen, summieren sich die abrechenbaren Stunden ohne zusätzlichen Aufwand.
• Einkommensberechnungen in Echtzeit - Das System verfolgt die Stundensätze und berechnet das Einkommen während der Arbeit, so dass Sie sofort einen Überblick über die finanzielle Leistung erhalten.
• Wählen Sie aus mehreren Erfassungsmethoden, die zu Ihrem Arbeitsablauf passen, egal ob Sie einen innovativen physischen Tracker, Tastaturkürzel oder eine automatische Zeiterfassung bevorzugen.
• Beseitigen Sie Verwaltungsprobleme mit kundengerechten Berichten: Erstellen Sie sofort professionelle Zeitberichte, anstatt Stunden damit zu verbringen, die abrechenbaren Zeitdaten manuell zusammenzustellen.
• Ermitteln Sie Ihre profitabelsten Aktivitäten: Verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, welche Projekte und Kunden die meisten Einnahmen generieren, im Gegensatz zu denjenigen, die viel Zeit in Anspruch nehmen, aber keinen angemessenen Ertrag bringen.

Verfolgen Sie jede abrechenbare Minute mit dem genauesten Zeiterfassungstool, das Ihrem Team gefallen wird.

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Der nachhaltige Ansatz zur Erhöhung der abrechenbaren Stunden

Die oben genannten Strategien haben einen gemeinsamen Nenner: Sie konzentrieren sich darauf, intelligenter zu arbeiten, nicht nur länger. Das Ziel ist nicht, mehr Stunden aus einem bereits ausgelasteten Team herauszuquetschen, sondern dafür zu sorgen, dass die geleisteten Stunden produktiv sind, ordnungsgemäß erfasst und ordnungsgemäß abgerechnet werden.

Denken Sie daran, dass eine nachhaltige Steigerung der abrechenbaren Stunden zustande kommt:

• Systeme, die Genauigkeit unterstützen: Klare Richtlinien und einfache Nachverfolgung
• Verbesserung der Effizienz: Bessere Arbeitsabläufe und weniger Ablenkungen
• Technologie als Hebel: Automatisieren, was automatisiert werden kann
• Kulturelle Anpassung: Teams verstehen, warum Tracking wichtig ist

Wenn Sie diese Strategien durchdacht umsetzen, können Sie die abrechenbaren Stunden Ihres Unternehmens nachhaltig erhöhen, ohne Ihrem Team Nächte und Wochenenden abzufordern.

Quellen

https://prometheanresearch.com/2023-digital-agency-industry-report

https://law.yale.edu/sites/default/files/area/department/cdo/document/billable_hour.pdf