Wie man Stunden auf der Gehaltsabrechnung berechnet: Methoden und Tools
Bevor ich Inhalte schrieb, war ich im Vertrieb tätig. Im Verkauf bekommt man jeden Monat einen Verkaufsbonus. In manchen Monaten stellte ich fest, dass meine Provision geringer ausfiel als ich erwartet hatte. Ich strengte mich mehr an und versuchte, mehr Verkäufe zu tätigen, um eine höhere Prämie zu erhalten. Aber die Prämie wurde nicht wesentlich erhöht.
Ich beschloss, dies mit meinem Vorgesetzten zu besprechen und zu fragen, was passiert war und warum meine Prämie nicht entsprechend meinem Umsatz gestiegen war. Die Lösung? Er stellte fest, dass die Berechnung auf einer alten Bonusformel beruhte, und schickte diese Zahlen an die Personalabteilung.
Die Folgen? Ich war enttäuscht und habe seitdem jede Gehaltsabrechnung kontrolliert, weil ich dem Verfahren nicht mehr traute. Das sollten Ihre Mitarbeiter nicht auch noch durchmachen.
Seitdem habe ich Teams für das Verfassen von Inhalten geleitet und gelernt , wie man die Stunden auf der Gehaltsabrechnung sorgfältig berechnet , damit ich nicht denselben Fehler mache wie mein früherer Chef, und ich werde Ihnen alles darüber beibringen.
Die wichtigsten Erkenntnisse
- Verschwenden Sie keine Zeit mit der Erfassung von Gehaltsabrechnungsstunden mit Excel, G-Sheets oder Stundenzetteln auf Papier. Am Ende müssen Sie die Zeiterfassungsbögen am Ende des Gehaltszyklus immer wieder überprüfen, um Fehler zu korrigieren. Machen Sie sich das Leben leichter, und entscheiden Sie sich für automatisierte Zeiterfassungssysteme.
- Die Unterscheidung zwischen bezahlten und unbezahlten Pausen ist wichtiger, als man denkt! Einige Pausen unter 20 Minuten werden in der Regel bezahlt, während längere Essenspausen (30 und mehr Minuten) in der Regel unbezahlt sind.
- Um die Herausforderung des Aufrundens von Arbeitsstunden zu meistern, sollten Sie ein Tool verwenden, das das Aufrunden von Zeiteinträgen vereinfacht und den Stress darüber abbaut. Ich empfehle die Verwendung von EARLY für diese Aufgabe.
Die Grundlagen der Berechnung der Lohnstunden
Bevor ich Ihnen Schritt für Schritt erkläre, wie Sie die Arbeitsstunden mit Ihrem Gehaltsabrechnungsprogramm berechnen können, stelle ich Ihnen ein Glossar mit allen Arten von Stunden vor, die Sie im Zusammenhang mit der Arbeit kennen müssen.
- Regelmäßige Arbeitszeiten: Die Standardarbeitszeit (in der Regel 40 Stunden/Woche, aber in verschiedenen europäischen Ländern mit einer 4- oder 6-Tage-Woche gibt es unterschiedliche Regelungen. Daher sind die Arbeitszeiten unterschiedlich).
- Überstunden: Zeit, die über 40 Stunden/Woche oder das vereinbarte Maximum hinausgeht.
- Pausenzeiten: Ruhezeiten während der Arbeitszeit, die je nach Dauer und örtlichem Arbeitsrecht entweder bezahlt (wie kurze Ruhepausen) oder unbezahlt (wie Essenspausen) sein können.
- Urlaubsgeld: Bezahlte Freistellung an offiziellen Feiertagen (überprüfen Sie hier , wie viele Arbeitstage Sie im Jahr 2025 haben).
- PTO (bezahlte Freizeit): Urlaub, Krankheitstage und persönliche Tage.
- Ausbildungszeit: Für die Ausbildung am Arbeitsplatz aufgewendete Stunden.
💡 Profi-Tipp: Es ist wichtig, den Unterschied zwischen bezahlten und unbezahlten Pausen zu kennen, da Pausen unter 20 Minuten in der Regel bezahlt werden, während längere Essenspausen (30 und mehr Minuten) in der Regel unbezahlt sind.
Schritt-für-Schritt-Berechnung der Abrechnungsstunden
Um die Zahlen unter Berücksichtigung von Stunden und Minuten zu ermitteln, braucht man eine gute Zeiterfassungssoftware und einen Stundenrechner, aber vor allem braucht man einen Prozess.
Hier ist der Prozess, den Sie berücksichtigen müssen, um ein hohes Maß an Genauigkeit bei der Gehaltsabrechnung zu erreichen:
1. Berechnen Sie die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden und den Bruttolohn
Dieser Schritt ist die Grundlage für Ihren gesamten Lohnabrechnungsprozess. Sie müssen zunächst die geleisteten Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter erfassen und berechnen und diese dann in ein tatsächliches Entgelt umwandeln. Dabei müssen Sie jedoch zwischen Angestellten und Arbeitern unterscheiden.
Ich werde aufschlüsseln, wie Sie diese Berechnungen für verschiedene Arten von Arbeitnehmern durchführen können!
Berechnung von Arbeitszeit und Bruttolohn für Angestellte
Als ich mit der Leitung meines ersten Content-Teams begann, hatte ich drei fest angestellte Autoren, die oft flexible Arbeitszeiten hatten. Anfangs dachte ich, dass eine Zeiterfassung nicht notwendig sei, da sie fest angestellt waren, aber ich lernte schnell, dass dies ein Irrtum war. Was mir dabei half, war eine genaue Zeiterfassung für eine gründliche Analyse der Arbeitsbelastung, aber dazu komme ich später.
Für Angestellte sollte Ihr Berechnungsverfahren folgendermaßen aussehen:
- Nehmen Sie ihr Jahresgehalt und teilen Sie es durch die Lohnperiode.
- Erfassen Sie die tatsächlichen Arbeitszeiten, um Überstunden zu überwachen.
- Berücksichtigen Sie alle zusätzlichen Vergütungen oder Boni.
Nehmen wir das Beispiel eines Inhaltsverfassers. Nehmen wir an, das Bruttojahresgehalt des Mitarbeiters beträgt 60.000 USD und wird alle zwei Wochen gezahlt:
- 60.000 $ ÷ 26 Lohnperioden = 2.307,69 $ pro Lohnscheck
- Standardstunden: 40 Stunden/Woche oder 80 Stunden pro Lohnzahlungszeitraum (der zwei Wochen umfasst)
- Alle darüber hinausgehenden Stunden können je nach ihrem Freistellungsstatus als Überstunden angerechnet werden.
Berechnung von Arbeitszeit und Bruttolohn für stundenweise Beschäftigte
Das wird noch schwieriger, wie ich bei der Verwaltung von freiberuflichen Autoren gelernt habe. In einem Monat behauptete eine Autorin, dass sie nicht für alle ihre Stunden bezahlt wurde, und als ich unser manuelles Zeiterfassungssystem überprüfte, fand ich mehrere Unstimmigkeiten. Dies wurde korrigiert, und seither habe ich automatische Gehaltsberechnungen mit einer automatischen Zeiterfassungssoftware eingeführt.
Bei stundenweise beschäftigten Arbeitnehmern sollte Ihr Berechnungsverfahren folgendermaßen aussehen:
- Multiplizieren Sie ihren Stundensatz mit den regulären Arbeitsstunden
- Berechnung der Überstunden zum 1,5-fachen des regulären Satzes
- Fügen Sie etwaige Boni oder zusätzliche Vergütungen hinzu
Hier ein Beispiel: Nehmen wir an, der Stundensatz eines Autors beträgt 25 Dollar.
- Regelmäßige Arbeitsstunden: 42
- Regelmäßiger Lohn: 40 Stunden × 25 $ = 1.000 $
- Überstunden: 2 Stunden × ($25 × 1,5) = $75
- Bruttolohn insgesamt: $1.075
2. Ermittlung von Abzügen und Steuern
Dieser Schritt war für mich immer eine Herausforderung, bis ich eine systematische Vorgehensweise entwickelte. In meinem ersten Jahr, in dem ich die Gehaltsabrechnung verwaltete, vergaß ich, das aktualisierte W-4 eines Schreibers zu berücksichtigen, was zu einem falschen Steuerabzug führte. Jetzt überprüfe ich alle Abzüge sorgfältig.
Hier sind die erforderlichen Abzüge, die du einkalkulieren musst:
- Bundeseinkommenssteuer
- Staatliche und lokale Steuern
- Sozialversicherung (6,2%)
- Medicare (1,45%)
- Staatliche Invaliditätsversicherung (falls zutreffend)
Weitere freiwillige Abzüge können Krankenversicherungsprämien, Beiträge zur Altersvorsorge, Lebensversicherungen, Konten für flexible Ausgaben oder Gewerkschaftsbeiträge sein.
3. Berechnung der Gehaltsabrechnung
Hier kommt alles zusammen. Ich erinnere mich an einen besonders schwierigen Monat, in dem drei Redakteure unterschiedliche Gehälter für verschiedene Projekte hatten, plus Überstunden und Boni. Hier ist, wie man alle Komponenten zusammensetzt:
1. Überprüfen Sie das Fundament 📊.
- Beginnen Sie mit der Berechnung Ihres Bruttolohns (die wichtigen Zahlen aus Schritt 1)
- Überprüfen Sie Ihre Zeitkarten ein letztes Mal auf ihre Richtigkeit
- Überprüfen Sie alle Sondertarife oder Boni
2. Abzüge systematisch anwenden ⚖️
- Arbeiten Sie die Abzüge in einer einheitlichen Reihenfolge ab
- Erstellen Sie eine Checkliste für obligatorische und freiwillige Abzüge
- Dokumentieren Sie alle ungewöhnlichen Situationen genau
3. Abschließendes Überprüfungsverfahren 🔍.
- Vergleichen Sie die Summen mit früheren Abrechnungsperioden
- Achten Sie auf ungewöhnliche Abweichungen
- Überprüfung der Steuerberechnungen
- Überprüfung der Leistungsabzugsbeträge
4. Für die Verteilung vorbereiten 💸.
- Direkteinzahlungen einrichten und Gehaltsabrechnungen erstellen
- Vorbereitung von Warenkontrollen
- Aktualisierung der Gehaltsabrechnungen
💡 Pro-Tipp: Wenn Sie die Stunden für die Gehaltsabrechnung manuell berechnen, wie ich es früher getan habe, empfehle ich, dies mindestens zwei Tage vor dem Zahltag zu tun, um mögliche Fehler zu vermeiden.
Dieser Prozess ist jedoch ziemlich manuell. Wenn Sie also keinen Stundenzähler verwenden, sollten Sie sich selbst einen Dienst erweisen und unseren kostenlosen Zeitkartenrechner benutzen. Hier ist eine Vorschau davon:
Wege zur Berechnung der Abrechnungsstunden
Inzwischen verstehen Sie den Prozess und die Logik hinter der Berechnung der Gehaltsabrechnungsstunden, aber das wichtigste Puzzlestück ist die Frage, wie Sie diesen gesamten Prozess ohne zu viel manuelle Arbeit umsetzen können und welches Tool Sie dafür verwenden sollten.
1. Manuelle Zeiterfassung
Die ersten Tools, die einem in den Sinn kommen, wenn man über manuelle Zeiterfassungsbögen spricht, sind das allmächtige Excel, Google Sheets und Zeiterfassungsbögen auf Papier.
Für grundlegende Berechnungen funktionieren sie, aber Sie werden schnell feststellen, dass es viele Einschränkungen gibt, z. B. dass Sie Stunden damit verbringen müssen, handgeschriebene Zeitprotokolle mit ihren tatsächlichen Eingaben abzugleichen. Im folgenden Artikel habe ich ausführlich über die Zeiterfassung in Excel und Google Sheets geschrieben, also schauen Sie sich diese an:
Die manuelle Zeiterfassung umfasst in der Regel Folgendes:
Zeiterfassungsbögen auf Papier: Die Mitarbeiter notieren ihre Anfangs- und Endzeit sowie ihre Pausen auf Papierblättern. Das scheint zwar einfach zu sein, aber die Mitarbeiter wissen oft nicht , wie sie die Zeiterfassungsbögen ausfüllen sollen, oder sie vergessen sie, und es können ihnen dabei Fehler unterlaufen. Ich erinnere mich an eine besonders chaotische Woche, in der ein Stundenzettel Kaffeeflecken aufwies und einige Einträge völlig unleserlich waren.
Excel- und G-Sheet-Tabellenblätter: Diese sind ein Fortschritt gegenüber Papier, erfordern aber immer noch manuelle Eingaben. Sie müssen Formeln erstellen, um reguläre Stunden, Überstunden und Pausen zu berechnen. Die Herausforderung dabei? Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter das gleiche Format verwenden und daran denken, ihre Aktualisierungen zu speichern. Sie suchen nach Vorlagen für Stundenzettel und kostenlosen Rechnern? Schauen Sie sich diese in unserer Bibliothek an:
- Vorlagen für Tabellenkalkulationen zur Zeiterfassung
- Kostenlose Stundenzettel-Vorlagen für abrechenbare Stunden
- Aufschlag-Rechner
- Überstunden-Rechner
Pro-Tipp: Wenn Sie Excel oder G-Sheets für die Zeiterfassung verwenden, erstellen Sie immer eine Sicherungskopie Ihrer Formeln. Ich habe das auf die harte Tour gelernt, als ein Teammitglied versehentlich unsere Hauptvorlage überschrieben hat. Außerdem ist es eine gute Praxis, Erinnerungen an die Zeiterfassung zu senden.
2. Automatische Zeiterfassungssoftware
Automatische Zeiterfassungstools ersparen Ihnen stundenlange Verwaltungsarbeit und liefern Ihnen viel genauere Daten. Ich stelle Ihnen EARLY vor - ein Tool, von dem ich wünschte, ich hätte es gekannt, als ich anfing, Teams zu verwalten. Die Notwendigkeit eines solchen Tools für die Berechnung der Gehälter ist ganz einfach. Denken Sie an Folgendes:
- Wie oft haben Sie oder Ihre Teammitglieder schon vergessen, die Zeit zu erfassen, Stunden aufgerundet oder Berechnungsfehler gemacht?
- Wie viele Stunden haben Sie am Ende eines jeden Monats damit verbracht, Stundenzettel abzugleichen und Teammitglieder auf fehlende Einträge zu überprüfen?
Deshalb bin ich auf eine automatisierte Lösung umgestiegen, und das sollten Sie auch tun! Das bietet Ihnen ein zentrales Tool wie EARLY :
- Mühelose Zeiteingaben: Um die Zeiterfassung für die Gehaltsabrechnung zu vereinfachen und eine 100%ige Genauigkeit zu erreichen, braucht Ihr Team mühelose Möglichkeiten. Die automatische Zeiterfassungsfunktion von EARLYläuft im Hintergrund, während das Team arbeitet. Sie erfasst Arbeitsplatz-Apps, besuchte Websites und Kalenderereignisse, und Ihr Team braucht nur zu klicken, um die Vorschläge für die Zeiterfassung aufzurufen.
- Verwaltung der Arbeitszeiten: Die App erfasst alle Arten von Stunden, die in die Lohnabrechnung einfließen, und liefert Ihnen die Gesamtsummen, ohne dass Sie irgendwelche Berechnungen anstellen müssen. Sie funktioniert als Stundentracker, Stundenzettel-App, Mehrarbeitsstunden-Rechnerund alle Arten von Urlaubsüberwachung. Dieses zentralisierte System zeigt alles, was in solchen Stundenzetteln steht:
- Detaillierte und erweiterte Zeitberichterstattung: Anstatt tagelang mit der Zusammenstellung von Stundenzetteldaten für die Gehaltsabrechnung zu verbringen, haben Sie sofortigen Zugriff auf genaue Arbeitszeitberichte, Überstundenanalysen und Zusammenfassungen des Urlaubssaldos. Erstellen Sie umfassende Lohnabrechnungsberichte, gefiltert nach Abteilung, Projekt oder Zeitraum.
- Integration mit mehr als 3000 Apps: EARLY lässt sich in über 3000 Apps integrieren, was Ihnen hilft, den gesamten Lohnabrechnungsprozess zu transformieren. Verbinden Sie EARLY über seine robuste API und Zapier-Integrationen direkt mit Ihrer bestehenden Gehaltsabrechnungssoftware, Personalverwaltungssystemen und Projekttools, um einen nahtlosen Workflow zu gewährleisten.
- Mobil und remote verfügbar: Wenn eine Zeiterfassungssoftware nicht auf jeder Plattform verfügbar ist, wäre sie überflüssig. Deshalb hat Ihr Team mit diesem KI-gesteuerten Zeiterfassungssystem plattformübergreifenden Zugriff auf die Zeiterfassung, unabhängig davon, wo sie arbeiten, über Desktop- und Mobilgeräte und mit Offline-Erfassungsfunktionen.
- Schutz der Privatsphäre und Einhaltung von Vorschriften: Wenn Sie auf der Suche nach präzisen Gehaltsabrechnungen sind, müssen Sie sicherstellen, dass Sie ein Tool wählen, das die Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter schützt. EARLY hat eine Anti-Überwachungsrichtlinie, die eine 12-stündige Verzögerung für den Zugriff von Managern auf Zeitdaten vorsieht, damit sich die Teams nicht mikromanipuliert oder bei der Arbeit beobachtet fühlen.
💡 Profi-Tipp: Beginnen Sie bei der Einführung Ihrer Zeiterfassung für die Gehaltsabrechnung mit einer kleinen Pilotgruppe, um eventuelle Schwachstellen im Prozess auszumerzen. Ich habe mit nur drei Teammitgliedern begonnen, und dank ihrer positiven Erfahrungen verlief die Einführung im gesamten Team viel reibungsloser.
EARLY erfasst die Arbeitszeiten in Echtzeit und erstellt fehlerfreie Stundenzettel für Ihr Team, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
3. Optionen der Lohnsoftware
Betrachten Sie Gehaltsabrechnungssoftware als Ihren digitalen HR-Assistenten, der den schwierigen Teil der Mitarbeitervergütung übernimmt. EARLY eignet sich zwar hervorragend für die Zeiterfassung, funktioniert aber am besten, wenn es in eine spezielle Gehaltsabrechnungsplattform integriert ist.
Hier sind drei beliebte Optionen, die Lösungen zur Zeiterfassung ergänzen können:
- ADP Workforce Now funktioniert als All-in-One-Kommandozentrale für größere Unternehmen. Ich habe erlebt, wie es komplexe Lohn- und Gehaltsabrechnungen in optimierte Arbeitsabläufe umwandelt, insbesondere für Unternehmen, die mehrere Abteilungen oder Standorte verwalten. Es eignet sich hervorragend für komplizierte Steuerberechnungen und die Einhaltung von Vorschriften in verschiedenen Staaten und Ländern - etwas, das manuell nur schwer zu bewältigen wäre.
- Rippling verfolgt einen modernen Ansatz für die Lohn- und Gehaltsverwaltung. Es zeichnet sich durch seine Fähigkeit aus, verschiedene HR-Funktionen zu vereinheitlichen. Wenn zum Beispiel ein neuer Mitarbeiter eintritt, richtet Rippling automatisch seine Gehaltsabrechnung, seine Sozialleistungen und sogar seine Computersysteme ein - alles von einer Plattform aus. Durch diese Integration wird der Verwaltungsaufwand für die Verwaltung mehrerer Systeme erheblich reduziert.
- Gusto zeichnet sich durch seine Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit aus und ist daher besonders für kleine und mittlere Unternehmen geeignet. Ich schätze es, wie es komplexe Prozesse wie die Steuererklärung und die Verwaltung von Sozialleistungen in klare, überschaubare Schritte zerlegt. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche müssen Sie weniger Zeit für die Schulung Ihrer Mitarbeiter aufwenden und haben mehr Zeit, sich auf strategische HR-Aufgaben zu konzentrieren.
💡 Profi-Tipp: Achten Sie bei der Auswahl dieser Tools darauf, wie sie sich in Ihr bestehendes Zeiterfassungssystem integrieren lassen. Ziel ist es, einen nahtlosen Informationsfluss von der Zeiterfassung bis zur Lohn- und Gehaltsabrechnung zu schaffen, um die manuelle Dateneingabe zu minimieren und das Risiko von Fehlern zu verringern.
Wie Sie die richtige Gehaltsabrechnungssoftware für sich auswählen
Bei der Auswahl Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware müssen Sie nicht nur an die heutigen Anforderungen denken. Als ich von der manuellen Zeiterfassung zur automatischen Zeiterfassung mit EARLY wechselte, lernte ich, dass die richtigen Fragen den Unterschied ausmachen.
Das sollten Sie in unserem technikorientierten Umfeld beachten:
Beginnen Sie mit der DNA Ihrer Organisation
Bevor Sie die Funktionen und Preise analysieren, fragen Sie sich selbst: Was macht Ihren Arbeitsplatz einzigartig? Als ich zum Beispiel ein gemischtes Content-Team leitete, brauchte ich eine Software, die sowohl mit Mitarbeitern im Büro als auch mit externen Mitarbeitern, mehreren Zeitzonen und verschiedenen Vertragsarten umgehen konnte. Berücksichtigen Sie also Folgendes:
- Arbeitet Ihr Team länderübergreifend?
- Haben Sie eine Mischung aus Vollzeit-, Teilzeit- und freiberuflichen Mitarbeitern?
Die Antworten werden Ihnen bei Ihrer Wahl helfen.
Denken Sie an Skalierbarkeit und KI-Funktionen
Bei der Geschwindigkeit, mit der KI und Technologie im Allgemeinen wachsen, brauchen Sie eine Software, die mit Ihnen wächst. Ich habe mich einmal für ein System entschieden, das nicht skalierbar war, und ein Plattformwechsel in der Mitte des Wachstums war schmerzhaft störend. Es ist also am besten, sich selbst zu fragen:
- Kann dieses System die doppelte Anzahl deiner derzeitigen Arbeitskräfte aufnehmen?
- Nutzt es KI für prädiktive Analysen, z. B. für die Vorhersage von Überstundentrends oder für Vorschläge zur optimalen Personalbesetzung? Selbst wenn der Überstunden-Tracker nicht auf diesem Niveau ist, ist es bereits ein großer Schritt, wenn er KI-Funktionen enthält.
Bewertung des Integrations-Ökosystems
Bei der modernen Gehaltsabrechnung geht es nicht nur um die Verarbeitung von Gehaltsschecks. Überlegen Sie, wie Ihre Gehaltsabrechnungssoftware mit Ihrer vorhandenen Technologie verbunden werden soll. Je reibungsloser diese Verbindungen sind, desto weniger manuelle Arbeit werden Sie haben. Beantworten Sie diese Fragen:
- Lässt es sich nahtlos in Ihre Zeiterfassungs-, Personalverwaltungs- und Buchhaltungssoftware integrieren?
- Kann es mit neuen Zahlungsmethoden wie Kryptowährungen oder Sofortzahlungsoptionen umgehen?
Bewertung des Automatisierungsgrads
Die besten Gehaltsabrechnungssysteme von heute können mehr als nur einfache Berechnungen durchführen. Achten Sie auf erweiterte Funktionen wie:
- KI-gestützte Erkennung von Anomalien, die ungewöhnliche Zeiteinträge oder Ausgabenmuster kennzeichnet
- Intelligente Aktualisierungen zur Einhaltung von Vorschriften, die Berechnungen automatisch an geänderte Vorschriften anpassen
- Prädiktive Analytik für Arbeitskostenprognosen und Budgetoptimierung
Erfahrung der Mitarbeiter berücksichtigen
Ein Aspekt, den ich zunächst übersehen hatte, war die Benutzerfreundlichkeit der Software für die Mitarbeiter. Es geht nicht nur darum, dass Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen, sondern auch darum, dass sie die Software akzeptieren und schnell annehmen. Klären Sie das Folgende:
- Können die Arbeitnehmer über mobile Anwendungen problemlos auf ihre Gehaltsdaten zugreifen?
- Bietet das System die Integration digitaler Geldbörsen?
- Gibt es Selbstbedienungsoptionen für die Aktualisierung von persönlichen Daten und steuerlichen Präferenzen?
Pro-Tipp: Sie können während des Testzeitraums eine Sandbox-Umgebung anfordern und einen Lohnabrechnungsprozess für einen Lohnzyklus parallel laufen lassen. Das hat mir geholfen, mögliche Probleme zu erkennen, bevor ich mich ganz auf ein neues System einlasse.
Häufige Herausforderungen bei der Berechnung von Abrechnungsstunden
Aus meiner Erfahrung mit der Verwaltung von Gehaltsabrechnungen in verschiedenen Teams bin ich auf einige wiederkehrende Herausforderungen gestoßen, die sich auf die genaue Berechnung der Mitarbeiterstunden auswirken können. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie diese Herausforderungen erkennen und Lösungen implementieren können:
Herausforderung: Komplexität der Zeitzonen
Die Verwaltung von Remote-Teams in mehreren Zeitzonen führt zu Verwirrung bei der Berechnung von Überstunden und der Erfassung der Anwesenheit bei Besprechungen. Ich hatte einmal Teammitglieder in drei verschiedenen Zeitzonen, die sich überschneidende Stunden einreichten, was zu einem Alptraum bei der Gehaltsabrechnung führte.
Die Lösung? Implementieren Sie KI-gestützte Zeitnormalisierungssysteme, die automatisch alle Zeiteinträge in eine einzige Referenzzeitzone konvertieren und standardisieren und gleichzeitig die lokale Compliance aufrechterhalten. Tools wie EARLY erkennen die Zeitzone eines Mitarbeiters automatisch und passen die Einträge entsprechend an. Eine manuelle Zeitumstellung ist nicht mehr nötig.
Herausforderung: Projektbezogene Stundenzuteilung
Wenn Mitarbeiter an mehreren Projekten mit unterschiedlichen Abrechnungssätzen oder für verschiedene Kunden arbeiten, wird die genaue Aufteilung ihrer Stunden komplex. Besonders deutlich wurde dies bei der Verwaltung von Redakteuren, die gleichzeitig an verschiedenen Kundenprojekten arbeiten.
Die Lösung? Verwenden Sie eine KI-gestützte Aktivitätserkennung, die die Arbeit automatisch auf der Grundlage der verwendeten Anwendungen und Dokumente kategorisiert. Wenn zum Beispiel ein Autor ein Google Doc eines bestimmten Kunden öffnet, ordnet das System diese Zeit automatisch dem richtigen Projekt zu. Dadurch entfällt die Notwendigkeit einer manuellen Zeitzuweisung und menschliche Fehler bei der Projektabrechnung werden reduziert.
Herausforderung: Tatsächliche Zeitberechnung und Rundungen
Einer der grundlegendsten, aber auch schwierigsten Aspekte der Gehaltsabrechnung ist der Umgang mit exakten Zeiteinträgen, die sich nicht genau in die Standardstunden einordnen lassen. Als ich freiberufliche Autoren verwaltete, arbeiteten sie oft in unregelmäßigen Abständen - 6 Stunden und 42 Minuten bei einem Projekt, 1 Stunde und 17 Minuten bei einem anderen.
Die Lösung? Mit dem Zeitberichtssystem von EARLYhabe ich eine Möglichkeit gefunden, Arbeitsstunden schnell zu runden, und alle Berichte, die ich an die Lohnbuchhaltung schicken musste, waren ordentlich!
Schlussfolgerung
Die genaue Berechnung von Gehaltsstunden ist sowohl für die Effizienz des Unternehmens als auch für das Vertrauen der Mitarbeiter unerlässlich. Wenn die Stunden in der Gehaltsabrechnung falsch berechnet werden, sei es aufgrund von manuellen Erfassungsfehlern, Rundungsinkonsistenzen oder veralteten Formeln, erhalten die Mitarbeiter möglicherweise eine falsche Vergütung, was zu Frustration und Misstrauen führt.
Um dies zu verhindern, sollten Sie automatisierte Tools verwenden, die die geleisteten Arbeitsstunden erfassen und sicherstellen, dass jede Abwesenheitszeit korrekt erfasst wird. Dadurch wird nicht nur die Lohn- und Gehaltsabrechnung rationalisiert, sondern auch die Berechnung der Überstundenvergütung vereinfacht, wodurch Fehler und Verwaltungsaufwand reduziert werden.
Durch die Einführung einer zuverlässigen Zeiterfassungssoftware und eines Gehaltsabrechnungssystems können Sie Ineffizienzen beseitigen, die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen und ein transparentes Arbeitsumfeld schaffen, in dem sich die Mitarbeiter geschätzt und fair entlohnt fühlen.
Eliminieren Sie mit der automatischen Zeiterfassung von EARLYFehler bei der Zeiterfassung und erhalten Sie präzise Arbeitszeiten, ohne dass Sie sich darum kümmern müssen.
Quellen
https://www.washingtonpost.com/business/2022/02/17/four-day-week-worker-burnout