Zeiterfassung für Consultants: Der ultimative Leitfaden
Zeit ist, wie ein altes Sprichwort sagt, unser kostbarstes Gut, und Beratungsunternehmen sind da keine Ausnahme. Ob du nun ein Beratungsunternehmen leitest oder als Freiberufler tätig bist, das Sprichwort "Zeit ist Geld" hat ein anderes Gewicht.
Die Zeiterfassung von Beratern ist oft eine Praxis, die über das bloße Stempeln der Uhr oder das Kritzeln von Notizen während der Arbeit hinausgeht. Die Zeiterfassung von Beratern umfasst ein effektives Zeitmanagement, die Optimierung von Ressourcen und die Nutzung der Zeit für maximale Effizienz.
Aus diesem Grund sind Fachleute in dieser Branche oft auf der Suche nach einer Zeiterfassungssoftware für Berater, die ihnen hilft, Projekte zu überwachen, das Ausfüllen ihrer Zeiterfassungsbögen zu beschleunigen und ihren Kunden genaue Rechnungen zu stellen.
Tausende von Beratern erfassen bereits ihre Zeit mit EARLY. 100% mühelos.
Ganz gleich, ob du nach der besten Zeiterfassungssoftware für Berater suchst oder das Konzept der Zeiterfassung für Berater verstehen möchtest, in diesem Artikel haben wir die Notwendigkeit und die wichtigsten Funktionen eines solchen Tools erläutert, um die besten Ergebnisse zu erzielen.
Was ist die Zeiterfassung für Berater?
Bei der Zeiterfassung wird die Anzahl der in einem bestimmten Zeitraum für eine Aufgabe oder ein Kundenprojekt geleisteten Arbeitsstunden erfasst.
Die Zeiterfassung als Arbeitsinstrument ermöglicht die Überwachung und Erfassung von Arbeitsstunden.
Die Zeiterfassung kann manuell (z. B. mit Hilfe von Excel-Vorlagen), halbmanuell mit Hilfe eines Zeiterfassungsrechners oder automatisch mit einer Zeiterfassungssoftware erfolgen.
Letztlich dient die Zeiterfassung als Zeitmesser für den Fortschritt und die Leistung des Beraters.
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Warum ist die Zeiterfassung für Berater notwendig?
Die Zeit eines Beraters kann über die traditionelle Stechuhr eines Angestellten oder einen normalen Arbeitstag hinausgehen; sie beinhaltet eine akribische Aufzeichnung jeder Aufgabe und Aktivität.
Durch die sorgfältige Aufzeichnung der Arbeitsstunden kann ein Zeiterfassungsbogen für Transparenz und Verantwortlichkeit in den Projekten sorgen.
Die Verwendung einer Zeiterfassungssoftware für Berater, ob in digitaler oder physischer Form, ermöglicht einen detaillierten und organisierten Ansatz zur Erfassung der abrechenbaren Stunden.
Dies hilft nicht nur bei einer fairen Rechnungsstellung und der Einhaltung der Projektkosten, sondern auch bei der Bewertung der Effizienz der für die Kundenarbeit aufgewendeten Zeit.
Wusstest du, dass eine genaue Zeiterfassung eine gute Möglichkeit ist, die abrechenbaren Stunden zu erhöhen? Erfahre mehr in unserem Leitfaden.
Da Berater in der Regel auf Stundenbasis arbeiten, werden sie auf der Grundlage von Stundensätzen bezahlt. Eine genaue Aufzeichnung der für die Kunden geleisteten Arbeitsstunden ist daher unerlässlich, da sie für diese registrierten Stunden - die abrechenbaren Stunden - bezahlt werden.
Dies sind die wichtigsten Vorteile der Zeiterfassung für Berater:
1. Mehr Transparenz
Als Berater musst du in der Regel detaillierte Berichte über die Projekte deiner Kunden vorlegen, in denen auch die für das Projekt insgesamt oder für bestimmte Tätigkeiten aufgewendete Zeit angegeben ist.
Um einen umfassenden Bericht anbieten zu können, musst du die Stunden erfassen, die Zeiteinträge auf dem Stundenzettel deines Beraters sorgfältig vornehmen und den Kunden eine genaue Rechnung stellen.
Im Gegenzug bist du in der Lage, Transparenz hinsichtlich der aufgewendeten Stunden im Vergleich zur Rechnungsstellung zu bieten, was die Kundenbindung erhöht und die Beziehungen zwischen Berater und Kunde verbessert , während du gleichzeitig deine Preisgestaltung für zukünftige Kundenprojekte festlegen kannst.
Erfahre, wie du deinen abrechenbaren Stundensatz berechnen kannst.
2. Genauigkeit und bessere Kommunikation
Wenn du eine Zeiterfassung in deine Routine einbaust, weißt du zu 100 %, wie viel Zeit und Mühe du für ein bestimmtes Projekt oder einen Kunden aufwendest.
Die gesammelten Daten tragen zu einer besseren Zeiteinschätzung für künftige Projekte und zu einer präzisen Rechnungsstellung bei oder helfen dir sogar dabei, fundierte Entscheidungen für individuelle Abrechnungssätze zu treffen, wenn dies erforderlich ist.
Um mit der Erfassung von Zeiterfassungsdaten zu beginnen, kannst du eine Zeiterfassungssoftware einsetzen, die menschliche Fehler ausschließt und automatisch alle abrechenbaren Stunden in deinem Namen erfasst.
Wenn du Hilfe bei der Rechnungsstellung benötigst, könnte der Leitfaden zur Kundenabrechnung für dich interessant sein.
Tausende von Beratungsunternehmen erfassen ihre Zeit mit EARLY!
Wir vergessen leicht wichtige Details, die später bei der Präsentation der Ergebnisse oder der Rechnungsstellung an den Kunden eine entscheidende Rolle spielen können.
Genaue Zeiterfassungen bieten echte Einblicke in die verschiedenen Aufgaben von Beratungsunternehmen und ermöglichen eine effizientere Ressourcenplanung.
Wenn Daten aus einem früheren Projekt zeigen, dass die Erstellung eines Kommunikationsplans beispielsweise drei Tage dauert, kann der Berater dies bei der Erstellung des Projektmanagementplans für einen neuen Kunden berücksichtigen.
Kurz gesagt: Bessere Zeiteinschätzungen erhöhen die Kundenzufriedenheit, da du die Erwartungen erfüllst, und du kannst sowohl intern als auch extern besser kommunizieren, da du dich auf Daten stützen kannst.
All dies wird sich auch positiv auf die Kundenbindungsraten auswirken.
Lies auch: Wege zur Kundengewinnung in der Beratung.
3. Höhere Rentabilität
Die Erfassung der Arbeitsstunden ist ebenfalls wichtig und erforderlich, um die Rentabilität von Projekten zu ermitteln und zu steigern.
Da ein Beratungsunternehmen in der Regel nach Stunden abrechnet, muss der gesamte Zeitaufwand als abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden verbucht werden, da es nicht die übliche Zeitspanne von 9 bis 5 gibt.
Die erfassten Stunden sind wertvolle Zeit, die Geld wert ist. Wenn die abrechenbaren Stunden nicht erfasst werden,arbeiten die Fachleute und Unternehmen umsonst und verlieren Gewinn.
Jede Aktivität, die du in deinem Projektmanagement-Tool vermerkst, von der Recherchezeit über die Besprechungen mit den Kunden bis hin zur Ausführung der Aufgaben, ist also abrechenbar. Es gibt keinen besseren Zeitpunkt als den Beginn eines neuen Projekts, um mit der sorgfältigen Verfolgung jeder Aufgabe zu beginnen.
Denke daran, dass es bei diesem Prozess nicht um die Überwachung der Mitarbeiter oder die Kontrolle der Arbeitszeiten geht, sondern um die Optimierung der Produktivität und letztlich der Rentabilität.
Neben Rentabilität und Produktivität wirst du lernen, einen genaueren Zeitplan für dich selbst zu erstellen und deine Fähigkeiten im Aufgabenmanagement zu verbessern.
Empfohlene Werkzeuge:
- Kostenlose Vorlagen für abrechenbare Stunden
- Aufschlag-Rechner
- Überstunden-Rechner
- Zeitkarten-Rechner
- Margen-Rechner
4. Gesteigerte Effizienz
Die Zeiterfassung liefert genaue Daten darüber, wie die Zeit verbracht wurde, und lässt keinen Raum für Fehler. Mit diesen Daten bist du in der Lage, den Projektfortschritt zu überprüfen, Aufgaben je nach Leistung oder Kapazität der Mitarbeiter anders zuzuweisen und so dein Projektmanagement zu optimieren.
Dadurch werden die knappen Fristen überschaubarer, und die Überstunden nehmen ab, was nur zu einer höheren Effizienz führen kann.
Neben der Verwendung von Projektmanagement-Tools ist der Zugang zu Zeiterfassungssoftware für Berater bereits ein Wettbewerbsvorteil für Beraterteams.
Die Zeiterfassungssoftware für Berater automatisiert einen großen Teil der Arbeit, was bedeutet, dass sich deine Berater auf das konzentrieren können, was am wichtigsten ist - Produktivität und Rentabilität des Projekts.
Verbringe weniger Zeit mit unnötigen Aufgaben und arbeite an dem, was am wichtigsten ist
Einige Tools sind sogar noch hilfreicher als andere, weil sie es den Beratern ermöglichen, die Berichte jederzeit zu exportieren. Automatisierte Zeitberichte sind für Berater unerlässlich, um Kunden über den Fortschritt zu informieren, ohne dass sie am Ende der Woche einen Stundenzettel ausfüllen müssen.
Das Ergebnis ist eine Steigerung der Effizienz von Mitarbeitern und Projektmanagern sowie von Freiberuflern und dem Unternehmen.
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5. Verbesserter Fokus
Die Zeiterfassung verbessert die Produktivität der Mitarbeiter, da sie ihnen hilft, sich jeweils auf eine Aufgabe zu konzentrieren und Multitasking und kognitive Überlastung zu vermeiden.
Einer Studie zufolge kann Multitasking die Produktivität um bis zu 45 % verringern, und Multitasking und/oder ständiger Kontextwechsel ohne Zeiterfassung verringert die Produktivität um fast die Hälfte. Mitarbeitende, die multitasken, sind deutlich seltener fokussiert und liefern Kundenprojekte nicht rechtzeitig ab.
Die Zeiterfassung übt daher einen gesunden Druck aus und hilft den Fachleuten, sich so lange auf eine Aufgabe zu konzentrieren, bis sie diese abgeschlossen haben.
Lies auch: Lerne die besten Tipps zur Verbesserung von Fokus und Konzentration kennen.
6. Bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
Nach den Daten, die von Zippia geben 67,2 % der Arbeitnehmer an, dass irgendein Aspekt ihrer Arbeit, ihrer Kollegen oder der Unternehmenskultur der Hauptgrund für eine schlechte Work-Life-Balance ist.
Die Zeiterfassung kann diese Statistik verbessern, da sie die Grundlage für die rechtzeitige Fertigstellung der Arbeit bildet. Wie oben beschrieben, lässt sich die Effizienz durch den Einsatz einer Zeiterfassungs-App erheblich steigern.
Abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden werden klarer; Berichte werden schneller erstellt. Durch die Unterstützung bei der Automatisierung am Arbeitsplatz werden Fristen eingehalten, und die Arbeitnehmer vermeiden Zeitverschwendung, die sie mit ihrem Privatleben verbringen könnten.
Interessant: Die besten Zeiterfassungstools bieten die Möglichkeit, Daten lokal auf dem Computer des Benutzers zu speichern, und wir empfehlen, sie nicht mit einem Überwachungsinstrument für Mitarbeiter gleichzusetzen.
- Lies darüber: Computer Tracking
7. Sichtbarkeit über jedes Detail
Wenn du ein Team von Beratern für mehrere Projekte leitest, musst du dich wahrscheinlich um eine Reihe von Dingen kümmern, wie z.B. Projektkosten, Projektbudgets, wöchentliche Zeiterfassung und vielleicht manchmal auch Rechnungen schreiben.
Gleichzeitig hat jedes Teammitglied individuelle Entwicklungsbedürfnisse, Arbeitszeiten und Eigenheiten.
Das klingt nach viel, und das ist auch verständlich. Deshalb ist ein Zeiterfassungstool wieder einmal wertvoll.
Sie beschleunigt die Zeiterfassung für die Mitarbeiter, indem sie dir bereits in der Zeiterfassungs-App enthaltene Vorlagen für Stundenzettel zur Verfügung stellt. Auf diese Weise musst du nicht der Zeitdoktor des Teams sein, sondern die Software übernimmt diese Rolle an deiner Stelle.
Gleichzeitig verdeutlichen die individuellen Berichte, die mit den Zeiterfassungs-Apps erstellt werden, schneller die Stärken oder Verbesserungsbereiche jedes Beraters.
Durch die Zeiterfassung mit deinem Team erhältst du alle Daten, um proaktiv gegen Hindernisse vorzugehen und den Erfolg eines Projekts und deines Teams zu beeinflussen.
Wie erfasst man als Berater die Zeit?
Wenn du ein Berater bist und noch nie eine Zeiterfassung durchgeführt hast oder bereit bist, deinen derzeitigen Prozess zu verbessern, ist dies der beste Zeitpunkt, um in diesen Leitfaden einzutauchen!
Zunächst musst du wissen, dass du deine Zeit mit Hilfe eines Stundenzettels, eines Kalenders, einer E-Mail oder eines Zeiterfassungsprogramms erfassen kannst.
Wie bereits erwähnt, ist eine Zeiterfassungs-App am genauesten und am einfachsten zu benutzen, da sie automatisch arbeitet und die Zeit, die man mit dem Googeln von Zeiterfassungsvorlagen verbringt, überflüssig macht!
Dabei geht es nicht nur darum, die beste Zeit für die Arbeit zu wählen und auf einem Tracker auf Play zu drücken. Sie umfasst auch die Planung. Stelle also sicher, dass dir klar ist, welche Aufgaben du erfassen musst. Schauen wir uns ein Beispiel an.
Beispiel
Wenn du einem Kunden sagst, dass du 6 Stunden an einem Projekt arbeiten wirst, müssen diese Stunden detailliert ausgewiesen werden.
Von diesen 6 Stunden solltest du beispielsweise 2 Stunden für eine Recherche über die Anforderungen des Projekts und eine Benchmark-Recherche über die Konkurrenz aufwenden.
Danach benötigst du weitere 2 Stunden, um deine Ergebnisse zu sammeln und zu analysieren. Danach hast du 2 Stunden Zeit, um eine Präsentation und einen Bericht zu verfassen.
Wann wirst du bei diesen drei separaten Zeitblöcken die Zeit erfassen, die du für jede Aufgabe aufgewendet hast? Wie viel Zeit hast du für jede Aufgabe aufgewendet? Die Zeiterfassung durch den Berater ist für die Transparenz und die Optimierung der Ressourcen (falls erforderlich) unerlässlich.
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Zeiterfassungssoftware für Berater
In Anbetracht der Gründe, aus denen die Zeiterfassung von Beratern notwendig und sogar ein Standard für Beratungsdienstleistungen ist, hat das dabei eingesetzte Instrument einen großen Einfluss.
Und es gibt viele Optionen für die Zeiterfassung:
von einer E-Mail oder einem Stundenzettel, die viel manuelle Arbeit erfordern, zu einer automatisierten Plattform, die zusätzliche Vorteile wie Berichterstattung, Rechnungsstellung und Pausenplanung bietet.
Die Wahl hängt von deinen Bedürfnissen und Vorlieben ab, sie muss jedoch einige wichtige Funktionen enthalten. Wir listen hier alle Funktionen auf, die die beste Zeiterfassungssoftware für Sie haben sollte.
Vorrang sollte ein Instrument haben, das:
- Vielseitig ist: Es kann die Zeit über Kunden, Projekte und Aufgaben hinweg erfassen;
- Anpassbare Stundenzettel für Berater bietet, die nahtlos und effizient bearbeitet werden können;
- Automatisierte visuelle Projektberichte bietet, die es den Beratern ermöglichen, Kunden und Beteiligte über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten;
- Flexible Zeitprotokolle bietet, die sowohl automatisch als auch manuell erfasst werden können;
- Sicherheit und Schutz für deine Daten bietet - in diesem Fall werden die Daten nur lokal gespeichert;
- Die Möglichkeit bietet, sowohl abrechenbare als auch nicht abrechenbare Stunden zu erfassen, was dir hilft, deinen Kunden genaue Rechnungen zu stellen;
- Eine nahtlose Integration mit dem vom Berater verwendeten Finanzsystem oder anderen Apps (Kalender, E-Mails, Asana, Gitlab, Slack usw.) ermöglicht;
- Über Dashboards verfügt, die an deine Bedürfnisse angepasst werden können, mit Funktionen wie Budgetverfolgung zur Kontrolle von Projektkosten, Arbeitsstunden oder Urlaubsverwaltung;
- eine benutzerfreundliche Oberfläche hat, durch die keine Zeit mit dem Prozess verloren geht.
Welche Zeiterfassungssoftware sollte man als Berater verwenden?
EARLY
EARLY ist eine vielseitige Zeiterfassungs-App, die Beratern flexible Möglichkeiten der Zeiterfassung und -verwaltung bietet und ihnen mehr Zeit für die Ausweitung ihrer Beratungsdienste lässt. Von der physischen bis hin zur manuellen und automatischen Zeiterfassung macht es EARLY einfach, den Überblick über Projekte zu behalten und die Produktivität zu verbessern. Es hilft den Beratern, sowohl abrechenbare als auch nicht abrechenbare Stunden zu erfassen und dabei die Budgets genau im Auge zu behalten.
EARLY bietet transparente, gemeinsam nutzbare und automatisierte Berichte, durch die Beratern leichter den Überblick behalten.
Weitere Funktionen, die für Berater in EARLY von Bedeutung sein können, sind die Erfassung von Überstunden, Urlaub und Arbeitszeiten.
Fazit
Da "Zeit ist Geld" für einen Berater anders gewichtet wird, erweist sich die Zeiterfassung als notwendiges Übel mit unzähligen Vorteilen, wie in diesem Artikel erwähnt.
Um den Zeiterfassungsprozess zu beschleunigen, solltest du ein automatisiertes Zeiterfassungstool verwenden, das über die begrenzten Funktionen einer Vorlage und die Grundfunktionen hinausgeht. Du brauchst ein Tool mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, das automatische Berichte für deine Kunden erstellt und dir eine schnelle Zeiterfassung auf die von dir bevorzugte Weise ermöglicht.
Mit diesen Funktionen hast du mehr Zeit, dich auf das Wesentliche zu konzentrieren, während du gleichzeitig deine Kundenbeziehungen und Schätzungen verbesserst und letztlich deine Produktivität und Rentabilität steigerst.
Lies auch: Politik zur Zeiterfassung
FAQ
Was sind die Vorteile einer Zeiterfassungssoftware für Berater?
Die wichtigsten Vorteile einer Zeiterfassungssoftware für Berater sind die Möglichkeit, die Zeit effizienter und effektiver zu verwalten, den Missbrauch oder die Überbeanspruchung von Ressourcen zu verhindern und Einnahmeverluste zu minimieren.
Wie erfassen die Berater ihre Zeit?
Berater können die Zeit mit Hilfe einer automatischen Zeiterfassungssoftware, eines angepassten Kalenders, einer E-Mail, einer manuellen Eintragung in eine Excel-Tabelle - Consultant Timesheet - oder anderen Dokumenten erfassen.
Unabhängig von der verwendeten Lösung wird ein Kunde, der einen transparenten Nachweis über die geleistete Arbeit erhält, eher geneigt sein, seine Kreditkarte zu verwenden.
Ist die Zeiterfassung eine effektive Praxis?
Ja, die Zeiterfassung ist effektiv. Sie ist die beste Methode für Beratungsunternehmen und andere Branchen, um ihre Ressourcen effizienter einzusetzen und Zeitfresser zu vermeiden, die zu Umsatzeinbußen führen können.
Wie erfassen Berater Überstunden?
Berater können den Overtime Tracker zur Erfassung von Überstunden und den kostenlosen Overtime Calculator zur Berechnung von einmaligen Überstundenereignissen und Überstundenvergütungen verwenden.