Abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden: Was ist der Unterschied?
Es ist 18 Uhr an einem Mittwoch und Sarah starrt mit wachsender Frustration auf ihren manuellen Stundenzettel. Sie hat zwei Kundenpräsentationen gehalten, einen kritischen Fehler behoben und ein neues Teammitglied eingearbeitet.
Aber ihr Bericht zeigt, dass nur 3 von 9 geleisteten Stunden abrechenbar sind.
Wo sind die anderen 6 Stunden geblieben? Die Teambesprechung. Die Projektplanung. Der "schnelle" Anruf beim Kunden, der nicht zum Projektumfang gehörte. Die Schulung des neuen Entwicklers. Alles notwendige Arbeit, aber nichts davon führt zu Umsatz.
Das ist kein Zeitmanagementproblem, sondern ein Problem mit der Unterscheidung zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden, das dein Unternehmen jeden Monat Tausende kostet.
Lass uns das ändern, ja?
Ich zeige dir alles, was du wissen musst, um zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden zu unterscheiden, warum es wichtig ist, beides zu erfassen, und ich zeige dir Strategien, um deine Rentabilität zu maximieren.
Die wichtigsten Erkenntnisse
- Der Unterschied zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden besteht darin, dass du mit abrechenbaren Stunden Geld verdienst (du stellst sie deinen Kunden in Rechnung), während nicht abrechenbare Stunden dein Geschäft am Laufen halten (du kannst sie aber nicht in Rechnung stellen).
- Strebe 60-80 % abrechenbare Stunden pro Woche an - das ist der Sweet Spot für die meisten Dienstleistungsunternehmen.
- Die falsche Einstufung von nur 2 Stunden pro Woche kostet dich -14.400 USD pro Jahr und Teammitglied.
- Die Erfassung von abrechenbaren und nicht abrechenbaren Aufgaben zeigt dir, wo deine Zeit wirklich hingeht.
- Manuelle Zeiterfassung? So entgehen dir die abrechenbaren Stunden. Mit einer automatisierten Zeiterfassung kannst du deine abrechenbaren Stunden um 20-30 % erhöhen, ohne länger zu arbeiten.
- Um wirklich das zu verdienen, was du zu verdienen glaubst, muss dein Stundensatz sowohl die abrechenbare als auch die nicht abrechenbare Zeit berücksichtigen.
- Intelligente Strategien wie das Stapeln von Aufgaben und die Automatisierung von Arbeitsabläufen können deinen Gewinn dramatisch steigern.
Der Unterschied zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden (und die Grauzone)
Sieh es mal so: Abrechenbare Stunden sind die Zeit, die du deinen Kunden direkt in Rechnung stellen kannst - das ist dein unmittelbares Einkommen. Nicht abrechenbare Stunden wie Marketing, Schulungen, Planung oder die Verbesserung deines Arbeitsablaufs bringen dir zwar nicht sofort Geld ein, aber sie bereiten dich auf zukünftige Einnahmen vor, indem sie dir helfen, neue Kunden zu gewinnen oder bessere Ergebnisse zu erzielen.
Und dann gibt es noch die Grauzone - die Aufgaben, die irgendwo zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden liegen und auf eine Kennzeichnung warten.
Lass uns ins Detail gehen.
Was sind abrechenbare Stunden?
Abrechenbare Stunden sind die Stunden, die du direkt an Aufgaben oder Projekten für einen Kunden arbeitest - die Zeit, die du rechtmäßig in Rechnung stellen kannst.
Diese Stunden generieren direkte Einnahmen und bilden die Grundlage für das Einkommen von dienstleistungsbasierten Fachkräften und Unternehmen wie Juristen, Beratern, Freiberuflern, Agenturen und anderen, die ihre Zeit und ihr Fachwissen auf der Grundlage eines vereinbarten Stundensatzes in Rechnung stellen.
💡 Empfohlener Artikel: Was ist der Unterschied zwischen abrechenbaren und tatsächlichen Stunden?
Beispiele für abrechenbare Stunden
Zu den wichtigsten abrechenbaren Aufgaben gehören:
- Kundentreffen und Telefonate
- Projektdurchführung
- Forschung für einen bestimmten Kunden
- Überarbeitungen innerhalb des Projektumfangs
- Reisezeit für Kundentreffen (wenn vereinbart)
- Problemlösung und Fehlerbehebung bei Kundenproblemen
- Präsentationen oder Angebote für bestehende Kunden vorbereiten
- Qualitätssicherung und Tests für Kundenprojekte
Beispiel: Ein Berater verbringt 2 Stunden damit, die Marketingstrategie eines Kunden zu analysieren und Empfehlungen auszuarbeiten. Diese 2 Stunden sind abrechenbar, weil es sich um direkte Kundenarbeit handelt, die einen Wert hat. Bei einem Stundensatz von 150 USD bringt dies 300 USD an Einnahmen.
Was sind nicht abrechenbare Stunden?
Nicht abrechenbare Stunden sind die Stunden, die für Aktivitäten aufgewendet werden, die dein Unternehmen am Laufen halten, aber nicht direkt einem bestimmten Kunden oder Projekt zugeordnet werden können. Diese Stunden tauchen auf keiner Rechnung auf.
Nicht abrechenbare Aufgaben sind Gemeinkosten, die vom Unternehmen getragen werden müssen und in die Preisgestaltung einfließen. Die Beschäftigten können den Kunden keine nicht berechenbaren Stunden in Rechnung stellen, aber das Unternehmen muss sie trotzdem für diese Stunden bezahlen.
Nicht abrechenbare Arbeit bringt nicht sofort Geld ein, aber sie hilft deinem Unternehmen zu überleben und zu wachsen. Du musst ein Gleichgewicht zwischen beiden Arten von Stunden finden. Zu viel nicht abrechenbare Zeit schadet deinem Gewinn. Zu wenig hält dein Unternehmen vom Wachstum ab. Wenn zu viel Zeit für nicht abrechenbare Aufgaben aufgewendet wird, arbeitet derFreiberufler effektiv mehr für weniger Lohn, was den Gesamtertrag verringert.
- Recommended article: What is billability?
Beispiele für nicht abrechenbare Stunden
Zu den wichtigsten nicht abrechenbaren Aufgaben gehören:
- Geschäftsentwicklung und Verkaufsgespräche mit potenziellen Kunden
- Interne Treffen und Planungssitzungen
- Berufliche Entwicklung, Ausbildung und das Erlernen neuer Fähigkeiten
- Verwaltungsarbeit (Rechnungsstellung, Stundenzettel, Ablage)
- Marketing und Erstellung von Inhalten (Blogbeiträge, soziale Medien)
- Werkzeugeinrichtung und Prozessoptimierung
- Mitarbeiterschulungen
- Compliance und rechtliche Anforderungen
- Büroinstandhaltung und allgemeine Gemeinkostenaktivitäten
- Interne Forschung, die nicht an ein bestimmtes Kundenprojekt gebunden ist
- Andere interne Prozesse
Die Grauzone: Aufgaben, die die Einteilung in abrechenbar und nicht abrechenbar in Frage stellen
Genau hier wird es knifflig - und das ist auch der Grund, warum dein Team oft nicht so viele abrechenbare Stunden leistet - denn einige Tätigkeiten befinden sich in einer frustrierenden Grauzone, in der die Einstufung nicht ganz einfach ist. Und diese Grauzonen? Sie sind die Orte, an denen die meisten Einnahmen verloren gehen.
Betrachte diese häufigen Szenarien:
- Erste Kundenberatungen: Ist dieses erste Gespräch abrechenbar oder nur Teil deines Verkaufsprozesses? Das kommt darauf an. Wenn du eine strategische Beratung anbietest, könnte sie abrechenbar sein. Wenn du den Kunden nur qualifizieren willst, wahrscheinlich nicht.
- Projektaufbau und -planung: Einrichten von Projektmanagement-Boards, Erstellen von Zeitplänen und ersten Briefings - abrechenbar, weil es projektspezifisch ist, oder Overhead, weil es "nur Verwaltung" ist?
- Interne Qualitätsprüfungen: Wenn dein Senior Designer die Arbeit der jüngeren Mitarbeiter an einem Kundenprojekt überprüft, ist die Zeit dann abrechenbar? Was ist, wenn während der Prüfung Best Practices unterrichten werden?
- Toolkonfiguration für Kunden: Das Installieren und Anpassen von Software für einen Kunden klingt zwar abrechenbar, aber was ist, wenn du diese Einrichtung für zukünftige Kunden wieder verwendest?
- Teamarbeit bei Kundenprojekten: Drei Entwickler diskutieren über den besten Ansatz zur Lösung eines Kundenproblems - alles abrechenbare, teilweise abrechenbare oder nicht abrechenbare "interne Diskussionen"?
Die Wahrheit ist, dass es keine allgemeingültige Antwort gibt. Wichtig ist, dass du eine klare Richtlinie aufstellst, bevor diese Situationen entstehen, und nicht spontan Entscheidungen triffst. Das führt zu inkonsistenter Verfolgung und entgangenen Einnahmen.
💡 Profi-Tipp: Erstelle einen "Klassifizierungs-Spickzettel" für dein Team. Er enthält eine Liste mit häufigen Grauzonen-Aktivitäten und klare Richtlinien, wie sie einzustufen sind. Überprüfe und aktualisiere ihn vierteljährlich auf der Grundlage realer Szenarien.
Warum es wichtig ist, sowohl abrechenbare als auch nicht abrechenbare Arbeit zu erfassen
Viele Berufstätige erfassen nur die Anzahl der abrechenbaren Stunden, aber das vermittelt ein unvollständiges Bild von ihrem Geschäft. Deshalb ist es wichtig, sowohl die abrechenbare als auch die nicht abrechenbare Arbeit zu erfassen:
Die wahre Rentabilität verstehen
Die Analyse des Zeitaufwands für abrechenbare und nicht abrechenbare Arbeit zeigt die wahre Rentabilität eines Unternehmens. Die Erfassung von abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden ermöglicht ein besseres Verständnis der wahren Kosten für die Erbringung einer Dienstleistung.
Dein Stundensatz muss sowohl die abrechenbare Arbeit als auch die nicht abrechenbaren Gemeinkosten abdecken. Wenn du 150 USD/Stunde verlangst, aber 40 Stunden arbeitest und nur 30 davon in Rechnung stellst, beträgt dein effektiver Satz 112,50 USD/Stunde und nicht 150 USD.
Identifizierung von Ineffizienzen
Die Erfassung von nicht abrechenbaren Stunden hilft dabei, Ineffizienzen und Bereiche zur Rationalisierung von Prozessen zu identifizieren, was zu höheren Gesamtgewinnen führen kann, da weniger Zeit für interne Aufgaben aufgewendet wird. Für Freiberuflerinnen und Freiberufler ist diese Praxis besonders wertvoll, da sie Bereiche aufzeigt, in denen die Zeit besser eingeteilt werden kann, um Produktivität und Rentabilität zu steigern.
Bessere Ressourcenverwaltung
Ein Verständnis der Zeiteinteilung hilft Unternehmen, ihre Ressourcen besser zu verwalten und eine Anpassung der Tarife für Projekte zu erwägen, die übermäßig viel nicht abrechenbare Zeit erfordern.
Wenn du nicht genau erfassen kannst, was abrechenbar und was nicht abrechenbar ist, kannst du die tatsächliche Auslastung deines Teams nicht messen. Deine Kapazitätsplanung leidet darunter und du denkst vielleicht, dass dein Team zu 70 % ausgelastet ist, obwohl es in Wirklichkeit nur zu 50 % ausgelastet ist.
Nachhaltige Preise festlegen
Um einen tragfähigen Stundensatz zu ermitteln, musst du die nicht in Rechnung gestellte Zeit mit einbeziehen. Wenn du nicht beide Arten von Stunden ermittelst, läufst du Gefahr, dass du deine Leistungen zu niedrig bewertest und für weniger Geld arbeitest, als du brauchst (mehr dazu weiter unten).
Kundenvertrauen aufbauen
Eine transparente Aufschlüsselung der geleisteten Stunden schafft Vertrauen bei den Kunden und zeigt den Wert der Dienstleistung. Kunden schätzen es, genau zu wissen, wofür sie bezahlen. Dies ist besonders wichtig für Anwaltskanzleien, die die abrechenbare Zeit erfassen. Eine detaillierte Zeiterfassung hilft dabei, den Umfang des Auftrags zu begrenzen, indem sie den Nachweis erbringt, dass die Arbeit über die ursprünglichen Bedingungen hinausgeht, und so eine faire Vergütung für zusätzlichen Aufwand gewährleistet.
Die Berechnung der tatsächlichen Kosten
Schauen wir uns die Zahlen an. Wenn du 150 USD/Stunde in Rechnung stellst und nur 2 Stunden pro Woche als nicht abrechenbar einstufst, obwohl sie abrechenbar sein sollten:
- 300 $ pro Woche an entgangenen Einnahmen
- 1.200 Dollar pro Monat
- 14.400 $ pro Jahr
- Von nur EINEM Teammitglied
Multipliziere das mit einem 10-köpfigen Team, und du hast 144.000 Dollar an entgangenen Einnahmen pro Jahr.
Wie viele Arbeitsstunden solltest du in Rechnung stellen?
Wenn du dich fragst, wie viele Stunden du abrechnen solltest, ist der "goldene Standard", dass du etwa 60-80 % deiner Arbeitszeit abrechnen solltest, während die restlichen 20-40 % nicht abrechenbare Zeit ist.
Industrie-Benchmarks:
- Juristische Dienstleistungen: 75-90 %
- Beratung/Professionelle Dienstleistungen: 70-85 %
- Kreativagenturen: 65-80 %
- Softwareentwicklung: 60-75 %
Dein Nutzungsgrad wird wie folgt berechnet: Abrechenbare Stunden ÷ Gesamtstunden × 100
Wenn Sarah zum Beispiel 9 Stunden gearbeitet hat, aber nur 3 davon in Rechnung gestellt wurden, beträgt ihre Auslastung 33 % (3 ÷ 9 × 100). Das ist katastrophal niedrig für ein Dienstleistungsunternehmen.
Eine konstante Auslastungsrate von 75 % bedeutet, dass 30 von 40 Stunden pro Woche abgerechnet werden. Bei 150 USD/Stunde sind das 4.500 USD an wöchentlichen Einnahmen pro Teammitglied.
Pro-Tipp: Anstatt einem willkürlichen Prozentsatz nachzujagen, solltest du dich darauf konzentrieren, den Wert und die Effizienz von abrechenbaren und nicht abrechenbaren Aktivitäten zu optimieren.
Empfohlener Artikel: Wie man Arbeitsstunden berechnet
Wie man abrechenbare Stunden erfasst
Du kannst die abrechenbaren Stunden auf zwei Arten erfassen und berechnen - automatisch oder manuell:
- Um die abrechenbaren Stunden automatisch zu berechnen, kannst du eine Stundensoftware wie EARLY verwenden, die alle deine Arbeitsstunden aufzeichnet (ohne manuelle Eingabe). Anhand der vordefinierten Einstellungen und deiner Stundensätze berechnet sie die abrechenbaren Stunden für dein Projekt oder deinen Kunden.
- Um abrechenbare Stunden manuell zu berechnen, verwendest du eine Stundenabrechnung Vorlage - fertige Stundenzettelvorlagen, die du ausdrucken oder auf deinem Computer verwenden kannst:
Warum die Erfassung von abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden automatisiert werden sollte
Manuelle Zeiterfassung bereitet mehr Kopfzerbrechen als sie löst. Hier erfährst du, warum die Automatisierung der Zeiterfassung eine große Chance ist:
Zeit für Verwaltungsaufgaben sparen
Zeiterfassungssoftware reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich, was mehr Zeit für abrechenbare Arbeit bedeutet. Die Automatisierung der langweiligen Dinge kann die nicht abrechenbare Zeit erheblich reduzieren.
Genaue Daten erhalten
Die automatische Zeiterfassung läuft im Hintergrund, während du arbeitest. Kein Raten oder Schätzen aus dem Gedächtnis mehr. Jede Aufgabe wird genau dann erfasst, wenn sie anfällt.
Keine Verwirrung mehr über Kategorien
Mit Tools wie EARLY kannst du Dinge mit einem Klick als abrechenbar oder nicht abrechenbar kennzeichnen. Die Software lernt deine Muster und kann ähnliche Aufgaben beim nächsten Mal sogar automatisch kategorisieren.
Sieh deine Zahlen in Echtzeit
Die automatisierte Zeiterfassung zeigt dir sofort die Auslastung, die insgesamt abrechenbaren Stunden, die Einnahmen und die Trends. Du musst nicht bis zum Monatsende warten, um zu sehen, ob du im Plan liegst.
Vergiss nie, die Zeit zu protokollieren
Ein automatisches Zeiterfassungstool schickt dir sanfte Erinnerungen, wenn du vergisst, die Zeit zu erfassen, damit keine abrechenbare Stunde durch die Maschen rutscht. Allein dadurch kannst du jedes Jahr Tausende sparen.
Empfohlener Artikel: Was ist Blockabrechnung?
Wie du nicht abrechenbare Zeit in deinen abrechenbaren Stundensatz einbeziehst
Um einen realistischen Stundensatz festzulegen, musst du die Zeit einrechnen, für die du nicht bezahlt wirst - Verwaltung, Marketing, Planung, Schulung oder die Suche nach neuen Kunden. Und so geht's:
- Schätze deine Gesamtarbeitszeit: zum Beispiel 40 Stunden pro Woche.
- Bestimme, wie viele Stunden davon abrechenbar sind: z.B. 30 Stunden für Kundenarbeit.
- Lege dein Einkommensziel fest: zum Beispiel 1.200 € pro Woche.
- Dividiere dein Einkommensziel durch deine abrechenbaren Stunden, um deinen tatsächlichen Stundensatz zu ermitteln (1.200 € ÷ 30 = 40 €/Stunde).
Wenn du deinen Tarif auf der Grundlage der Gesamtstundenzahl (40) berechnet hättest, hättest du nur 30 €/Stunde berechnet - und damit 25 % weniger für das gleiche Arbeitspensum verdient.
Wenn du die nicht abrechenbare Zeit mit einbeziehst, spiegelt dein Stundensatz den tatsächlichen Aufwand für dein Unternehmen wider und nicht nur die Stunden, die du in Rechnung stellen kannst.
Erfahre mehr darüber, wie du deine Stundensätze berechnest.
Wie man die abrechenbaren Stunden maximiert
Du kennst den Unterschied zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden. Du weißt, warum es wichtig ist, sie zu erfassen. Jetzt kommen wir zu den guten Dingen - wie du deine abrechenbaren Stunden erhöhen und mehr Geld verdienen kannst.
Die Sache ist die: Bei der Maximierung der abrechenbaren Stunden geht es nicht darum, länger oder härter zu arbeiten. Es geht darum, intelligenter zu arbeiten, deine Zeit zu schützen und sicherzustellen, dass jede Stunde zählt. Mit diesen Strategien kannst du deinen Anteil an abrechenbaren Stunden erhöhen, ohne auszubrennen.
- Erfasse die Zeit in Echtzeit, nicht erst später: Verwende eine automatische Zeiterfassungssoftware wie EARLY, um deine Aktivitäten während der Arbeit zu erfassen - die Zeiterfassung am Ende des Tages kann zu verlorenen oder vergessenen abrechenbaren Stunden führen.
- Setze dem Kunden klare Grenzen: Lege den Projektumfang vom ersten Tag an fest, wende die 3-Fragen-Regel an ("Gehört das zum Umfang? Können wir es in Rechnung stellen? Wie lange wird es dauern?") und erteile Änderungsaufträge für zusätzliche Arbeit.
- Blockiere deinen Kalender strategisch: Reserviere den Vormittag für intensive Kundenarbeit, gruppiere Verwaltungsaufgaben in bestimmte Zeitblöcke und erstelle eigene Zeitfenster für Kundengespräche, um die Kontrolle über deinen Tag zu behalten. Erfahre mehr über das Blockieren von Zeit.
- Verringere den Kontextwechsel: Fasse ähnliche Aufgaben zusammen, um im Fluss zu bleiben und den Produktivitätsverlust zu vermeiden, der durch den ständigen Wechsel zwischen nicht zusammenhängenden Aktivitäten entsteht. Erfahre mehr über Kontextwechsel.
- Prüfe, wo deine Zeit tatsächlich hingeht: Führe eine zweiwöchige Zeitprüfung durch, um versteckte Zeitfresser aufzudecken und herauszufinden, welche nicht abrechenbaren Tätigkeiten reduziert oder in abrechenbare Leistungen umstrukturiert werden können. Erfahre, wie du ein Zeit-Audit durchführst.
- Delegiere oder automatisiere nicht abrechenbare Arbeit: Liste sich wiederholende Aufgaben oder Unterstützungsaufgaben auf und gib sie an andere ab - oder nutze die Automatisierung, um mehr Zeit für umsatzfördernde Arbeit zu gewinnen.
- Lerne, nein zu sagen (oder mehr zu berechnen): Lehne Projekte mit geringem Wert ab, die deine Zeit in Anspruch nehmen, oder erhöhe deine Preise, um sicherzustellen, dass jedes Projekt einen sinnvollen Beitrag zu deinem Gewinn leistet.
- Minimiere die Anzahl der Meetings und sorge dafür, dass sie sich lohnen: Halte die Meetings kurz, konzentriert und zielgerichtet - verwende klare Tagesordnungen und experimentiere mit "meetingfreien Tagen", um mehr abrechenbare Zeit zu gewinnen.
- Setze dir wöchentliche Ziele für abrechenbare Stunden: Lege klare Ziele fest (z.B. 30 von 40 abrechenbaren Stunden), verfolge den Fortschritt täglich und passe das Arbeitspensum an, um eine gleichmäßige, nachhaltige Auslastung zu gewährleisten.
Die Quintessenz
Deine Zeiterfassung ist nicht kaputt, aber dein Klassifizierungssystem schon. Und mit jedem Tag, an dem du die Reparatur hinauszögerst, stellst du im Grunde einen Scheck an deine Konkurrenz aus.
Sarahs Geschichte ist nicht einzigartig. Das passiert gerade in Tausenden von Dienstleistungsunternehmen. Der Unterschied besteht darin, ob du etwas dagegen unternimmst oder dich weiterhin fragst, wo die abrechenbaren Stunden geblieben sind.
Die Werkzeuge sind verfügbar. Die Rahmenbedingungen sind erprobt. Die einzige Frage, die sich stellt, ist: Wirst du dich in sechs Monaten immer noch über die Auslastungsrate aufregen oder wirst du dein bisher umsatzstärkstes Quartal feiern können?
Dein Stundenzettel wartet schon. Aber dieses Mal weißt du genau, wie du ihn ausfüllen musst.
FAQ
Wirst du für nicht abrechenbare Stunden bezahlt?
Ja, als Angestellter wirst du für nicht in Rechnung gestellte Stunden bezahlt. Nicht abrechenbare bedeutet einfach, dass die Stunden nicht einem Kunden in Rechnung gestellt werden können, aber dein Arbeitgeber dich trotzdem für diese Zeit entlohnt. Diese Stunden werden als Gemeinkosten des Unternehmens verbucht.
Was ist besser, abrechenbar oder nicht abrechenbar?
Keines von beiden ist von Natur aus besser - beide sind wichtig. Abrechenbare Stunden generieren Einnahmen, während nicht abrechenbare Stunden das langfristige Unternehmenswachstum und die internen Abläufe unterstützen. Der Schlüssel liegt darin, das richtige Gleichgewicht zu finden: Strebe 60-80 % abrechenbare Stunden an und behalte genügend nicht abrechenbare Zeit für die Geschäftsentwicklung und Effizienz.
Was ist abrechenbares und nicht abrechenbares Recht?
In der Rechtspraxis umfasst die abrechenbare Arbeit Kundenberatungen, Fallrecherchen, die Vorbereitung von Dokumenten, Gerichtstermine und die Kommunikation mit Kunden. Zu den nicht abrechenbaren Tätigkeiten gehören Verwaltungsaufgaben, juristische Fortbildung, Kanzleisitzungen, Marketing und Pro-Bono-Arbeit. Anwaltskanzleien streben in der Regel eine Auslastung von 75-90 % der abrechenbaren Stunden an.
Was ist der Unterschied zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Zeiterfassungsbögen?
Abrechenbare Zeiterfassungsbögen erfassen Stunden, die den Kunden in Rechnung gestellt werden und Einnahmen generieren. Nicht fakturierbare Zeiterfassungsbögen erfassen interne Arbeitsstunden, die den Geschäftsbetrieb unterstützen, aber den Kunden nicht in Rechnung gestellt werden. Beide sind wichtig, um die tatsächlichen Gemeinkosten und die Rentabilität zu verstehen.
Wie wird die abrechenbare Zeit erfasst?
Du kannst die abrechenbaren Stunden manuell über Stundenzettelvorlagen oder automatisch mit einer Zeiterfassungssoftware erfassen. Moderne Lösungen wie EARLY bieten eine automatische Zeiterfassung, die die Arbeit im Hintergrund erfasst und es den Nutzern ermöglicht, Aktivitäten mit einem Klick als abrechenbare oder nicht abrechenbare zu kategorisieren, wodurch sich die Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit dem Abrechnungsprozess verringern.
Was ist der Unterschied zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Tarifen?
Dein abrechenbarer Stundensatz ist das, was du deinen Kunden pro Stunde in Rechnung stellst und muss sowohl die abrechenbare Arbeit als auch die nicht abrechenbaren Gemeinkosten abdecken. Dein effektiver Stundensatz (tatsächliche Einnahmen geteilt durch die insgesamt geleisteten Arbeitsstunden) ist in der Regel niedriger. Wenn du zum Beispiel 150 US-Dollar pro Stunde verlangst, aber 40 Stunden arbeitest und nur 30 davon in Rechnung stellst, beträgt dein effektiver Satz 112,50 US-Dollar pro Stunde und nicht 150 US-Dollar.
Sollte ich die nicht abrechenbaren Stunden reduzieren?
Du solltest nicht abrechenbare Stunden nur dann abbauen, wenn sie keinen Mehrwert bringen oder zukünftige Projekte unterstützen. Das Ziel ist nicht, sie komplett zu streichen, sondern sicherzustellen, dass jede nicht abrechenbare Aufgabe einen klaren Zweck hat. Streiche zum Beispiel unnötige Besprechungen, automatisiere Verwaltungsarbeiten wie die Rechnungsstellung oder die Terminplanung und delegiere sich wiederholende Aufgaben wie Berichte oder Dokumentationen. Behalte jedoch Zeit für unvermeidbare Aufgaben wie Geschäftsentwicklung, Mitarbeiterschulung und Prozessverbesserung, da diese Aktivitäten die langfristige Rentabilität bestimmen. Kurz gesagt: Streiche die nicht abrechenbaren Stunden, die Zeit vergeuden - behalte die, die dein Unternehmen voranbringen.