Billable vs Non-Billable Hours: What’s The Difference?

Es ist 18 Uhr an einem Mittwoch und Sarah starrt mit wachsender Frustration auf ihren manuellen Stundenzettel. Sie hat zwei Kundenpräsentationen gehalten, einen kritischen Fehler behoben und ein neues Teammitglied eingearbeitet.

Aber ihr Bericht zeigt, dass nur 3 von 9 geleisteten Stunden abrechenbar sind.

Wo sind die anderen 6 Stunden geblieben? Die Teambesprechung. Die Projektplanung. Der "schnelle" Anruf beim Kunden, der nicht zum Projektumfang gehörte. Die Schulung des neuen Entwicklers. Alles notwendige Arbeit, aber nichts davon führt zu Umsatz.

Das ist kein Zeitmanagementproblem, sondern ein Klassifizierungsproblem, das dein Unternehmen jeden Monat Tausende kostet.

Lass uns das ändern, ja?

Ich zeige dir alles, was du wissen musst, um zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden zu unterscheiden, und wie du die abrechenbaren Stunden maximieren kannst.

Was sind abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden?

Bevor wir uns mit Optimierungsstrategien beschäftigen, sollten wir die Grundlagen klar definieren.

Was sind abrechenbare Stunden?

Abrechenbare Stunden sind die Arbeitsstunden an einer Aufgabe oder einem Kundenprojekt, die einem Kunden in Rechnung gestellt werden. Normalerweise sind abrechenbare Stunden Teil des Vokabulars eines Dienstleisters.

Solche Anbieter sind Rechtsanwälte, Berater, Freiberufler, Agenturen und andere Fachleute, die ihre Zeit und ihr Fachwissen auf der Grundlage eines vereinbarten Stundensatz.

Zu den wichtigsten abrechenbaren Aufgaben und Tätigkeiten könnten gehören:

• Direkte Kundenarbeit und Ergebnisse
• Kundentreffen und Beratungen
• Projektspezifische Forschung und Analyse
• Vom Kunden geforderte Überarbeitungen (innerhalb des Umfangs)
• Reisezeit für Kundentreffen (wenn vereinbart)
• Kundenkommunikation und Korrespondenz

Wenn du dich fragst, wie viele Stunden du in Rechnung stellen solltest, ist der "goldene Standard", dass du etwa 60-80 % deiner Arbeitszeit in Rechnung stellen solltest. Der Rest kann als nicht berechenbare Zeit verbucht werden. Und das bringt mich zu der Frage, was nicht abrechenbare Stunden sind?

💡 Profi-Tipp: Anstatt einem willkürlichen Prozentsatz nachzujagen, solltest du dich darauf konzentrieren, den Wert und die Effizienz von abrechenbaren und nicht abrechenbaren Aktivitäten zu optimieren.

Was sind nicht berechenbare Stunden?

Nicht abrechenbare Stunden sind die Stunden, die für Aktivitäten aufgewendet werden, die dein Unternehmen am Laufen halten, aber nicht direkt einem bestimmten Kunden oder Projekt in Rechnung gestellt werden können. Das sind die Stunden, die zwar für das Wachstum und den Betrieb wichtig sind, aber nicht auf einer Rechnung erscheinen.

Betrachte die nicht abrechenbaren Aufgaben als das Fundament, das die abrechenbare Arbeit ermöglicht. Dazu gehört alles, vom Verkaufszyklus bis zur Verbesserung interner Prozesse, von der Teamentwicklung bis zu administrativen Aufgaben.

Wesentliche nicht abrechenbare Tätigkeiten:

• Geschäftsentwicklung und Verkauf
• Interne Treffen und Planung
• Berufliche Entwicklung und Ausbildung
• Administrative Aufgaben und Dokumentation
• Marketing und Erstellung von Inhalten
• Werkzeugeinrichtung und Prozessoptimierung
• Einarbeitung und Verwaltung von Mitarbeitern
• Compliance und rechtliche Anforderungen

Diese nicht abrechenbare Arbeit bringt zwar keine unmittelbaren Einnahmen, aber sie ist eine Investition in die Nachhaltigkeit und das Wachstum deines Unternehmens. Du musst jedoch ein Gleichgewicht zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden finden, denn zu viel nicht abrechenbare Zeit schmälert die Rentabilität, aber zu wenig hemmt deine langfristige Entwicklung.

Die Grauzone: Aufgaben, die die Klassifizierung herausfordern

Genau hier wird es knifflig - und das ist auch der Grund, warum dein Team oft nicht so viele abrechenbare Stunden leistet - denn einige Tätigkeiten befinden sich in einer frustrierenden Grauzone, in der die Einstufung nicht ganz einfach ist. Und diese Grauzonen? Sie sind die Orte, an denen die meisten Einnahmen verloren gehen.

Betrachte diese häufigen Szenarien:

• Erste Kundenberatungen: Ist dieses erste Gespräch abrechenbar oder nur Teil deines Verkaufsprozesses? Das kommt darauf an. Wenn du eine strategische Beratung anbietest, könnte sie abrechenbar sein. Wenn du den Kunden nur qualifizieren willst, wahrscheinlich nicht.
• Projektaufbau und -planung: Einrichten von Projektmanagement-Boards, Erstellen von Zeitplänen und ersten Briefings - abrechenbar, weil es projektspezifisch ist, oder Overhead, weil es "nur Verwaltung" ist?
• Interne Qualitätsprüfungen: Wenn dein/e Senior Designer/in die Arbeit der jüngeren Mitarbeiter/innen an einem Kundenprojekt überprüft, ist ihre Zeit dann abrechenbar? Was ist, wenn sie während der Prüfung Best Practices unterrichten?
• Toolkonfiguration für Kunden: Das Installieren und Anpassen von Software für einen Kunden klingt zwar abrechenbar, aber was ist, wenn du diese Einrichtung für zukünftige Kunden wieder verwendest?
• Teamarbeit bei Kundenprojekten: Drei Entwickler diskutieren über den besten Ansatz zur Lösung eines Kundenproblems - alles abrechenbare, teilweise abrechenbare oder nicht abrechenbare "interne Diskussionen"?

Die Wahrheit ist, dass es keine allgemeingültige Antwort gibt. Wichtig ist, dass du eine klare Richtlinie aufstellst, bevor diese Situationen entstehen, und nicht spontan Entscheidungen triffst. Das führt zu inkonsistenter Verfolgung und entgangenen Einnahmen.

💡 Profi-Tipp: Erstelle einen "Klassifizierungs-Spickzettel" für dein Team. Er enthält eine Liste mit häufigen Grauzonen-Aktivitäten und klare Richtlinien, wie sie einzustufen sind. Überprüfe und aktualisiere ihn vierteljährlich auf der Grundlage realer Szenarien.

Kostenanalyse: Wie viele abrechenbare Stunden verlierst du wirklich?

Lass uns jetzt über Zahlen reden, denn wenn du erst einmal die tatsächlichen Kosten der falsch eingestuften Stunden siehst, wirst du verstehen, warum dies nicht nur eine buchhalterische Übung ist.

Dein direkter Einkommensverlust

Nimm Sarah aus unserem Beispiel. Wenn sie 150 Dollar pro Stunde in Rechnung stellt und nur 2 Stunden pro Woche als nicht berechenbar einstuft, obwohl sie berechenbar sein sollten, ist das:

• 300 $ pro Woche
• 1.200 Dollar pro Monat
• 14.400 $ pro Jahr
• Von nur EINEM Teammitglied

Multipliziere das mit einem 10-köpfigen Team, und du hast 144.000 USD an entgangenen Jahreseinnahmen. Das könnte eine Vollzeitstelle, eine große Marketingkampagne oder deine nächste Büroerweiterung sein.

Aber es kommt noch schlimmer. Das übersehen die meisten Unternehmen:

1. Die Opportunitätskosten: Diese nicht in Rechnung gestellten Stunden hätten in den Projektfortschritt des Kunden investiert werden können, um die abrechenbaren Stunden zu erhöhen.
2. Die Auswirkungen auf den Cashflow: Eine verzögerte Einstufung bedeutet, dass sich die Rechnungsstellung an die Kunden verzögert, was wiederum zu verspäteten Zahlungen führt.
3. Die Verluste summieren sich: Geld, das heute nicht verdient wird, kann morgen nicht in das Geschäftswachstum reinvestiert werden.

Gesamte abrechenbare Stunden, die aufgrund von Unterauslastung verloren gehen

Wenn du nicht genau erfassen kannst, was abrechenbar und was nicht abrechenbar ist, kannst du die tatsächliche Auslastung deines Teams nicht messen. Daher ist deine Kapazitätsplanung schlecht und du denkst vielleicht, dass dein Team zu 70 % ausgelastet ist, obwohl es in Wirklichkeit nur zu 50 % ausgelastet ist.

Das liegt daran, dass du nicht in der Lage warst, die abrechenbaren Stunden vollständig zu erfassen - 20 % der abrechenbaren Arbeit werden falsch kategorisiert.

Das ist die Kennzahl, die profitable Dienstleistungsunternehmen von kämpfenden Unternehmen unterscheidet: die Auslastungsrate. Es reicht nicht aus, zu wissen, dass du diese Woche 40 Stunden gearbeitet hast - du musst wissen, wie viel Prozent dieser Stunden tatsächlich zu Einnahmen geführt haben.

Dein Nutzungsgrad ist einfach: Abrechenbare Stunden ÷ Gesamtstunden × 100

Lass uns das anhand von Sarahs Beispiel aufschlüsseln. Wenn sie 9 Stunden gearbeitet hat, aber nur 3 davon abrechenbar waren, beträgt ihre Auslastung 33 % (3 ÷ 9 × 100). Das ist katastrophal niedrig für ein Dienstleistungsunternehmen.

In der Branche gibt es unterschiedliche Richtwerte, aber hier ist das, was du anstreben solltest:

• Beratung/Professionelle Dienstleistungen: 70-85 %
• Kreativagenturen: 65-80 %
• Software-Entwicklung: 60-75 %
• Rechtsdienstleistungen: 75-90 %

Die Magie geschieht, wenn du dies wöchentlich und nicht monatlich erfasst. Eine konstante Auslastungsrate von 75 % bedeutet, dass du jede Woche 30 von 40 Stunden abrechnest. Bei 150 USD/Stunde sind das 4.500 USD wöchentlicher Umsatz pro Teammitglied, bei Sarah sind es 450 USD. Gleiche Person, gleiche Fähigkeiten, 10-mal mehr Umsatz.

Das Problem der Kundenwahrnehmung

Und jetzt kommt der Clou: Wenn du die abrechenbaren Stunden nicht richtig erfasst, erledigst du abrechenbare Arbeit oft umsonst. Die Kunden gewöhnen sich an diese "Bonus"-Arbeit, und plötzlich:

• Ausweitung des Geltungsbereichs wird zur Norm
• Dein Wert wird geschmälert
• Rentabilität geht in den Keller

Die Realität? Die meisten Unternehmen sitzen auf einer Goldmine von abrechenbaren Stunden, die derzeit kostenlos verschenkt werden. Die Frage ist nicht, ob du Geld verlierst, sondern wie viel.

Und genau aus diesem Grund reichen manuelle Zeiterfassung und Tabellenkalkulationen nicht mehr aus. Du brauchst ein System, das die Klassifizierung kristallklar, die Zeiterfassung mühelos und die Erkenntnisse umsetzbar macht.

Wie du die Effizienz deiner Abrechnung maximierst 🚀

1. Prüfe die für die Arbeit aufgewendete Zeit

Um die abrechenbaren Stunden zu maximieren, musst du bei Null anfangen: Du musst wissen, wie viel Zeit für alle Aufgaben in deinem Unternehmen aufgewendet wird.

Mit dem EARLY für abrechenbare Stunden kannst du eine umfassende Zeitbilanz erstellen. Bitte dein Team, zwei Wochen lang jede Aktivität in 15-Minuten-Schritten zu erfassen, ohne sie zu bewerten - sie sollten einfach die Realität erfassen. Die Realität bedeutet, dass dein Team auch die nicht fakturierbaren Stunden erfassen muss.

Die Ein-Klick-Verfolgung von EARLYmacht es einfach, Aufgaben in berechenbare und nicht berechenbare Aufgaben zu kategorisieren.

Schnelles Kategorisierungssystem:

• Direkte Einnahmen: Unmittelbar abrechenbare Kundenarbeit
• Indirekte Einnahmen: Nicht abrechenbare Arbeit, die abrechenbare Aktivitäten unterstützt
• Künftige Einnahmen: Geschäftsentwicklung und Beziehungsaufbau
• Tätigkeiten mit geringem Wert: Zu eliminierende oder zu delegierende Aufgaben

Verpasse nie wieder eine abrechenbare Stunde!

"Ich benutze EARLY nun schon seit fast 2 Jahren. Es hat mir geholfen, meine Zeit und die den Kunden in Rechnung gestellten Stunden im Auge zu behalten und Geschäfte zu machen" - Fabian G., CTO

EARLY kostenlos testen

Identifiziere nach zwei Wochen die Aktivitäten, die als abrechenbare Leistungen umstrukturiert werden können, und setze auf der Grundlage deiner Daten Optimierungsstrategien um.

Oh, nein, nicht noch eine App in unserem Toolstack...

Moment mal, der Unterschied zwischen einem manuellen Stundenzettel und einer Zeiterfassungssoftware wie EARLY ist beträchtlich! Hier ist der Grund dafür:

• EARLY beinhaltet automatische Zeiterfassung: So kann dein Team arbeiten, während seine Arbeit im Hintergrund erfasst wird. Alle Tools, Dokumente und Websites, an denen sie arbeiten, werden im Tracker gespeichert und können per Mausklick als fakturierbar oder nicht fakturierbar gekennzeichnet werden.
• Es erstellt Berichte und berechnet die abrechenbaren Stunden automatisch: Du musst dich nicht vor eine Stundenzettel-Vorlage um Formeln hinzuzufügen und so weiter. Du erhältst einen ausgefeilten Bericht mit allen abrechenbaren Stunden, basierend auf dem voreingestellten Stundensatz.
• Dein Team wird benachrichtigt, damit es verantwortungsbewusst bleibt: Falls sie vergessen, ihre abrechenbare Zeit zu erfassen, werden sie mit sanften Hinweisen benachrichtigt, damit keine abrechenbare Stunde unerfasst bleibt.

2. Aufbau einer "umsatzorientierten" Teamkultur

Dein Team sollte standardmäßig über die abrechenbaren Auswirkungen nachdenken,

Dabei geht es nicht darum, auf das Geld oder den Abrechnungsprozess an sich fixiert zu sein, sondern darum, deinem Team zu vermitteln, wie seine Arbeit direkt zum Geschäftserfolg und zur eigenen Arbeitsplatzsicherheit beiträgt.

Wie man es umsetzt:

• Wöchentliche Umsatzbesprechungen im Team: Beginne die Teambesprechungen, indem du die Aufteilung der fakturierbaren und nicht fakturierbaren Umsätze der letzten Woche mitteilst. Feiere Erfolge und ermittle gemeinsam Möglichkeiten zur Verbesserung.
• Individuelle Ziele für abrechenbare Stunden: Lege für jedes Teammitglied realistische, aber herausfordernde Ziele für die abrechenbaren Stunden fest, je nach Funktion und Erfahrungsstand.
• Transparente Kommunikation: Teile mit, wie sich die Arbeitszeit und die abrechenbare Effizienz auf Gehaltserhöhungen, Boni und das Unternehmenswachstum auswirken. Wenn dein Team den Zusammenhang erkennt, wird es die abrechenbare Zeit natürlich schützen. Mach daraus keine angstbasierten Aufgaben, denn damit zerstörst du deine Kultur.

Ein mögliches Skript als Manager/in könnte lauten:

"Schauen wir uns die Zahlen der letzten Woche an. Das Marketingteam hat 75 % abrechenbare Stunden geleistet - das sind 12.000 USD an Kundeneinnahmen. Die Entwicklungsabteilung kam auf 60 % - lass uns herausfinden, welche nicht abrechenbare Arbeit wir diese Woche rationalisieren können."

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3. Teamweite Protokolle zum Schutz des Spielraums einführen

Trainiere dein gesamtes Team darin, Umfangsverschiebungen zu erkennen und anzugehen, bevor sie auftreten.

Die meisten Teammitglieder verschenken abrechenbare Arbeit, weil sie nicht wissen, wie sie mit Kunden- und anderen internen Anfragen professionell umgehen sollen. Die Mitarbeiter/innen verbringen zum Beispiel zu viele Stunden mit nicht abrechenbaren internen Meetings, die reduziert werden könnten.

Gib ihnen die Mittel und Befugnisse, um die Einnahmen des Unternehmens zu schützen.

Erstelle Standardarbeitsanweisungen:

• Die 3-Fragen-Regel: Bevor ein Teammitglied einer Kundenanfrage zustimmt, fragt es: "Ist das im Umfang enthalten? Können wir es in Rechnung stellen? Wie viele Arbeitsstunden werden dafür benötigt?"
• Eskalationsauslöser: Lege genau fest, wann die Teammitglieder dich in die Diskussion über den Umfang einbeziehen sollten (z.B. bei jeder Anfrage, die länger als 2 Stunden dauert oder außerhalb der festgelegten Leistungen liegt).
• Reaktionsvorlagen: Stelle Skripte für gängige Szenarien zur Verfügung, damit sich die Teammitglieder sicher fühlen, professionell zu reagieren.

4. Optimiere die Teamplanung für eine maximale abrechenbare Wirkung

Strategische Arbeitspläne können die abrechenbaren Stunden deines Teams um 20-30 % erhöhen, ohne dass jemand länger arbeitet.

Blockplanungsstrategie:

• Implementiere Aufgabenstapelung: Reserviere die Zeit von 9 Uhr morgens bis 13 Uhr nachmittags nur für intensive, abrechenbare Kundenarbeit. Keine internen Meetings, keine Verwaltungsaufgaben.
• Stelle nicht abrechenbare Aktivitäten zusammen: Plane alle Teambesprechungen, Schulungen und Verwaltungsarbeiten in bestimmten Nachmittagsblöcken.
• Zeitfenster für Kundenkommunikation: Lege bestimmte Zeiten für Kundenanrufe und E-Mails fest, damit die abrechenbare Arbeit nicht ständig unterbrochen wird.
• Fokuszonen: Schaffe ablenkungsfreie Umgebungen während der abrechenbaren Stunden - keine Slack-Benachrichtigungen, keine "schnellen Fragen".

Die Quintessenz

Deine Zeiterfassung ist nicht kaputt, aber dein Klassifizierungssystem schon. Und mit jedem Tag, an dem du die Reparatur hinauszögerst, stellst du im Grunde einen Scheck an deine Konkurrenz aus.

Sarahs Geschichte ist nicht einzigartig. Das passiert gerade in Tausenden von Dienstleistungsunternehmen. Der Unterschied besteht darin, ob du etwas dagegen unternimmst oder dich weiterhin fragst, wo die abrechenbaren Stunden geblieben sind.

Die Werkzeuge sind verfügbar. Die Rahmenbedingungen sind erprobt. Die einzige Frage, die sich stellt, ist: Wirst du dich in sechs Monaten immer noch über die Auslastungsrate aufregen oder wirst du dein bisher umsatzstärkstes Quartal feiern können?

Dein Stundenzettel wartet schon. Aber dieses Mal weißt du genau, wie du ihn ausfüllen musst.