Abrechenbare Stunden vs. tatsächliche Stunden: Wir wissen, warum du das googeln willst

Wenn du gerade "abrechenbare Stunden vs. tatsächliche Stunden" gegoogelt hast, ist dir wahrscheinlich aufgefallen, dass etwas nicht ganz zusammenpasst.

Du oder dein Team arbeitet lange Tage – aber irgendwie spiegelt sich dieser Einsatz weder in euren Rechnungen, Berichten noch in euren Gewinnen wider.

Du fragst dich vielleicht:

• "Wohin geht nur die ganze Zeit?"
• "Warum arbeiten wir acht Stunden, stellen aber nur fünf in Rechnung?"
• "Werden wir zu wenig bezahlt – oder arbeiten wir einfach zu viel?"

Lass uns das auspacken. Denn wenn du die Diskrepanz zwischen abrechenbaren Stunden und tatsächlichen Stunden verstehst, kann sich dein Geschäft komplett verändern.

Wichtigste Erkenntnisse

• Abrechenbare Stunden sind die Zeit, die für Kundenarbeit aufgewendet wird, also die direkte Einnahmen generiert.
• Die tatsächlichen Stunden umfassen alle geleisteten Stunden - sowohl abrechenbare als auch nicht abrechenbare Stunden.
• Ein höheres Verhältnis von abrechenbaren zu tatsächlichen Kosten bedeutet bessere Leistung und höhere Einnahmen.
• Die meisten Unternehmen streben eine Auslastungsrate zwischen 75 % und 85 % an, um gesunde Gewinne und eine nachhaltige Auslastung zu erreichen.
• In Wirklichkeit rechnen die Teams nur 2,5 bis 3 Stunden pro Tag von einem 8-Stunden-Arbeitstag ab.
• Zeiterfassungssoftware verbessert die Genauigkeit und das Verhältnis von abrechenbaren Stunden zu tatsächlichen Stunden.
• Der Umgang mit nicht abrechenbarer Arbeit ist der Schlüssel zur Rentabilität und zur Vermeidung von Burnout.

Empfohlener Artikel: Abrechenbarkeit vs. Auslastung

Abrechenbare Stunden vs. tatsächliche Stunden: Was ist der Unterschied?

Der Hauptunterschied zwischen abrechenbaren Stunden und tatsächlichen Stunden ist einfach:

Zu den tatsächlichen Stunden zählt alles, was du während deines Arbeitstages tust - Kundenarbeit, Besprechungen, Verwaltungsaufgaben, Schulungen, E-Mails und vieles mehr. Abrechenbare Stunden sind nur die Stunden, die du einem Kunden in Rechnung stellen kannst.

So sieht das im echten Leben aus.

Was sind abrechenbare Stunden?

Abrechenbare Stunden sind die Stunden, die du mit kundenbezogenen Aufgaben verbringst, die direkt zu Einnahmen führen. Dazu gehören Dinge wie Projektarbeit, Kundenanrufe, Design, Ergebnisse, Beratungen, Recherchen oder die Vorbereitung von Dokumenten - alles, was mit einem Kundenvertrag zu tun hat.

Abrechenbare Stunden sind das Rückgrat der Rentabilität von Dienstleistungsunternehmen. Je genauer du sie erfasst, desto klarer wird dein Bild davon, woher die Einnahmen kommen.

Genaue Erfassung schafft Transparenz und Vertrauen. Wenn Kunden detaillierte Aufzeichnungen über die geleistete Arbeit und die aufgewendete Zeit sehen, werden sie Rechnungen seltener anzweifeln - und eher pünktlich bezahlen.

Was sind nicht abrechenbare Stunden?

Nicht abrechenbare Stunden sind genauso real, aber sie generieren kein direktes Einkommen. Nicht abrechenbare Stunden sind die Aufgaben, die dein Unternehmen am Laufen halten - wie Verwaltungsaufgaben, interne Meetings, Schulungen, Marketing oder Geschäftsentwicklung.

Sie sind wichtig, aber sie tauchen nicht auf den Rechnungen an deine Kunden auf. Und wenn sich die nicht abrechenbaren Stunden anhäufen, kann die Rentabilität schleichend sinken.

Das bedeutet nicht, dass du die nicht abrechenbare Zeit ganz streichen solltest. Du brauchst sie für Dinge wie Teamentwicklung, Prozessverbesserung und zukünftige Projekte. Der Schlüssel ist ein ausgewogenes Verhältnis - du musst sicherstellen, dass die nicht abrechenbare Zeit bewusst eingesetzt wird und nicht deine Einnahmen auffrisst.

💡 Tipp: Erfahre mehr über den Unterschied zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden - und wie du beides effektiv verwalten kannst.

Was sind tatsächliche Stunden?

Die tatsächlichen Arbeitsstunden umfassen die gesamte Arbeitszeit der Beschäftigten, einschließlich der abrechenbaren und nicht abrechenbaren Zeit. Das ist das vollständige Bild eines Arbeitstages, vom Beginn bis zum Ende.

Zu den tatsächlichen Stunden zählt alles, was du bei der Arbeit tust: Kundenprojekte, Kundenbesprechungen, E-Mail-Verwaltung, Verwaltungsaufgaben, interne Aufgaben, Akquise neuer Kunden, Schulungen, Geschäftsentwicklung, Pausen und sogar die Zeit, die du für den Kontextwechsel zwischen verschiedenen Projekten aufbringst. 

Die Kenntnis über die tatsächlichen Arbeitsstunden liefert wichtige Erkenntnisse über die Produktivität der Belegschaft, die Ressourcenzuweisung, die Überstunden, die Kapazitätsplanung und darüber, wo die Zeit wirklich verbracht wird.

💡 Empfohlener Artikel: Mitarbeiterproduktivität vs. geleistete Arbeitsstunden

Wie man abrechenbare Stunden im Vergleich zu tatsächlichen Stunden erfasst

Sobald du den Unterschied zwischen abrechenbaren und tatsächlichen Stunden kennst, musst du herausfinden, wie du die abrechenbaren Stunden genau erfassen kannst, ohne dass es sich wie eine lästige Pflicht anfühlt.

Die meisten Dienstleistungsunternehmen nutzen irgendeine Form der Zeiterfassung, aber nicht alle Methoden sind gleich. Welche Methode die richtige ist, hängt von der Größe deines Teams, deinem Arbeitsablauf und davon ab, wie viel Zeit du damit verbringen willst, … nun ja, Zeit zu verwalten.

Schauen wir uns die wichtigsten Optionen an.

Manuelle Zeiterfassung

Das ist die alte Schule: Stift und Papier, Stundenzettelvorlagen, eine Tabelle mit abrechenbaren Stunden oder manuelle Aufzeichnungen. Das ist einfach, billig und kann für sehr kleine Teams funktionieren - aber es hat auch einige große Nachteile.

Manuelle Zeiterfassung...

• ist anfällig für menschliche Fehler (du vergisst, Stunden zu erfassen oder schätzt später).
• ist zeitaufwändig beim Ausfüllen und Überprüfen.
• ist schwer zu skalieren für mehrere Personen oder Projekte.
•  geht leicht verloren gehen oder wird überschrieben, wenn keine Backups vorhanden sind.
• erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass du die abrechenbare Stunden verlierst, denn mal ehrlich: Niemand erinnert sich an jede einzelne Minute.

Wie du siehst, ist die manuelle Zeiterfassung nicht wirklich genau. Wenn du am Ende des Tages (oder der Woche) deinen Stundenzettel ausfüllst, gibst du wahrscheinlich zu wenig an. Ein paar fehlende Minuten hier und da können sich leicht zu Stunden summieren - und zu entgangenen Einnahmen.

Die manuelle Zeiterfassung ist einfach nicht für das Maß an Genauigkeit und Einblick geeignet, das moderne Unternehmen brauchen. Deshalb empfehle ich sie nicht.

👉 Wenn du dich trotzdem dafür entscheidest, die abrechenbaren Stunden manuell zu erfassen, nutze unsere kostenlose Tabelle für abrechenbare Stunden.

Softwarelösungen für die Zeiterfassung

Hier kommt die Technologie ins Spiel. Ein Tracking-System für abrechenbare Stunden wie EARLY automatisiert einen großen Teil der Zeiterfassung und Abrechnung - das verbessert die Genauigkeit, spart Zeit und macht die ganze Sache weniger mühsam.

Ein gutes Zeiterfassungssystem kann:

• die Zeit automatisch erfassen, ohne dass du Timer starten und stoppen musst.
• direkt in deine Abrechnungs- und Fakturierungstools integriert werden.
• Aktivitäten automatisch als abrechenbare oder nicht abrechenbare Arbeit kennzeichnen.
• den abrechenbaren Satz auf vordefinierte Aufgaben anwenden.
• detaillierte Berichte erstellen, die dir zeigen, wo die Zeit deines Teams wirklich hingeht.
• über alle deine Geräte synchronisiert werden, damit du auch unterwegs deine Zeit erfassen kannst.

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So berechnest du die insgesamt abrechenbaren Stunden

So findest du deine gesamten abrechenbaren Stunden für einen bestimmten Zeitraum:

1. Erfasse alle von jedem Teammitglied geleisteten Arbeitsstunden.
2. Kategorisiere jeden Eintrag als abrechenbare oder nicht abrechenbare Aktivität.
3. Addiere die gesamten abrechenbaren Einträge für diesen Zeitraum.

Du musst das nicht manuell machen. Kleine, mittlere und große Unternehmen nutzen eine Zeiterfassungs-App für ihre Berechnungen.

💡 Hinweis: Du kannst dies auch nach Projekten, Kunden oder Teammitgliedern aufschlüsseln, um zu sehen, wo deine Firma am meisten (und am wenigsten) Gewinn macht.

Auslastungsrate: Wie man abrechenbare Stunden und tatsächliche Stunden berechnet

Nachdem wir nun geklärt haben, was abrechenbare und tatsächliche Stunden bedeuten, lass uns über die Zahl sprechen, die sie miteinander verbindet - deine Auslastungsrate.

Deine abrechenbare Auslastung zeigt, wie viel von deiner gesamten Arbeitszeit tatsächlich abrechenbar ist. Mit anderen Worten: Sie sagt dir, wie effizient dein Team die Arbeitsstunden in Einnahmen umwandelt.

Sie ist eine der wichtigsten Kennzahlen in jedem Dienstleistungsunternehmen, weil sie sich direkt auf deine Rentabilität auswirkt:

• Wenn deine Auslastungsrate zu niedrig ist, bedeutet das in der Regel, dass zu viel Zeit durch Verwaltungsarbeit, ineffiziente Prozesse oder zu wenig genutzte Kapazitäten verloren geht.
• Wenn sie zu hoch ist, arbeitet dein Team vielleicht in einem untragbaren Tempo, das zu Burnout führt.

Hier ist die einfache Formel, um sie zu berechnen:

Auslastungsrate = (abrechenbare Stunden ÷ tatsächliche Stunden) × 100

• Wenn jemand zum Beispiel 40 Stunden in der Woche arbeitet und davon 30 Stunden den Kunden in Rechnung stellt, beträgt seine Auslastungsquote 75 %. Die restlichen 25 %? Das ist eine abrechenbare Lücke - Zeit, die für Arbeiten aufgewendet wird, die nicht direkt zu Einnahmen führen. Hier verlieren die meisten Unternehmen still und heimlich Gewinn, ohne es zu merken.

Dieser Prozentsatz gibt dir einen schnellen Überblick darüber, wie effektiv die Zeit für Aufgaben genutzt wird - und wie viel davon tatsächlich die Rechnungen bezahlt.

Wie viele abrechenbare Stunden im Vergleich zu tatsächlichen Stunden sind genug?

Das ist eine der wichtigsten Fragen für jedes dienstleistungsbasierte Unternehmen: Was ist ein guter Auslastungsgrad? Und die Antwort lautet: Es kommt darauf an.

Die richtige Anzahl der abrechenbaren Stunden hängt von deiner Branche, deinem Geschäftsmodell, deiner Teamstruktur und deinen Wachstumszielen ab. Aber es gibt einige nützliche Richtwerte, die dir helfen, herauszufinden, was realistisch und profitabel ist.

Industrie-Benchmarks

Die Realität sieht so aus: Selbst die effizientesten Unternehmen rechnen selten jede geleistete Stunde ab.
Im Durchschnitt rechnen die meisten Fachkräfte nur 2,5 bis 3 Stunden eines 8-Stunden-Arbeitstages ab.

Das entspricht einer Auslastung von etwa 30-40 %, wenn du den ganzen Tag zählst - oder etwa 75-85 %, wenn du Pausen, Besprechungen und notwendige, nicht abrechenbare Aufgaben berücksichtigst.

Für die meisten Unternehmen ist ein Anteil von 75-85 % der ideale Wert. Das ist hoch genug, um profitabel zu bleiben, aber es bleibt immer noch Zeit für interne Arbeit, Weiterbildung und Erholung.

Abrechenbare Stunden verwalten

Bei der Verwaltung der abrechenbaren Stunden geht es nicht darum, dein Team bis zum Äußersten zu treiben - es geht darum, realistische Erwartungen zu setzen und deine Zeit sinnvoll zu nutzen.

Mehrere Faktoren beeinflussen, wie viel abrechenbare Zeit du erreichen kannst:

• Art der Dienstleistung: Komplexe, forschungsintensive Arbeit kann mehr Vorbereitung erfordern, die nicht immer in Rechnung gestellt werden kann.
• Erfahrungsniveau: Jüngere Teammitglieder brauchen oft länger, um Aufgaben zu erledigen, während ältere Mitarbeiter/innen mehr Zeit mit Mentoring oder Geschäftsentwicklung verbringen.
• Kundenmix: Manche Kunden brauchen mehr Unterstützung oder Kommunikation als andere.
• Projektkomplexität: Einzigartige oder benutzerdefinierte Projekte bedeuten in der Regel mehr nicht abrechenbare Stunden für die Problemlösung.
• Unternehmensgröße: Größere Unternehmen haben oft einen höheren Verwaltungsaufwand, während kleinere Unternehmen mehr Hüte tragen.
• Saisonabhängigkeit: In den meisten Branchen gibt es geschäftige und ruhige Zeiten, die sich natürlich auf die Auslastung auswirken.

Der Schlüssel ist, ein Gleichgewicht zu finden - die abrechenbaren Stunden zu maximieren, ohne die Leute auszubrennen. Ein Team, das ständig mit 100 % Auslastung arbeitet, ist nicht nachhaltig, egal wie profitabel es kurzfristig aussieht.

Wie man die Lücke schließt und die abrechenbaren Stunden erhöht

Du musst dein Geschäftsmodell nicht komplett umkrempeln, um die abrechenbaren Stunden zu erhöhen. Was du wirklich brauchst, ist Transparenz - um das Gesamtbild zu sehen, um zu verstehen, warum die Lücke besteht, und um kluge Anpassungen vorzunehmen.

Hier ist, was typischerweise die abrechenbare Zeit auffrisst:

• Zu viele interne Meetings. Sicherlich sind sie notwendig - aber sie summieren sich schnell und sind in der Regel nicht abrechenbar.
• Ständige Kontextwechsel. Wenn du zwischen Aufgaben hin- und herspringst, kannst du dich nicht konzentrieren und verlierst Zeit, weil du dich neu orientieren musst.
• Manuelle Zeiterfassung. Wenn die Zeiterfassung nicht automatisiert ist, vergessen die Leute, die Zeit zu erfassen oder unterschätzen, wie lange etwas gedauert hat.
• Verwaltungsarbeit. E-Mails, Berichte, Terminplanung - alles wichtig, aber oft nicht erfasst oder unterbewertet.
• Unklare Abrechnungsgrenzen. Wenn dein Team nicht sicher ist, was im Rahmen eines Kundenvertrages abrechenbar ist, wird es sicherheitshalber "nicht abrechenbare Stunden" angeben.
• Geschäftsentwicklungsarbeit. Vorschläge, Networking und Pitches bringen zwar keine unmittelbaren Einnahmen, sind aber dennoch entscheidend für zukünftiges Wachstum.

Das Ergebnis? Du arbeitest mehr, als dir bewusst ist, aber du wirst nicht für alles bezahlt. Die gute Nachricht ist: Wenn du diese Muster klar erkennst, kannst du sie ändern.

Strategien zur Maximierung der abrechenbaren Stunden

Hier sind einige praktische, bewährte Methoden, um die Lücke zu schließen, ohne dein Team auszubrennen:

1. Erfasse alle deine Arbeitsaktivitäten

Du kannst nicht verbessern, was du nicht misst. Beginne damit, deine gesamte Zeit zu erfassen, sowohl abrechenbare als auch nicht abrechenbare Stunden. Diese Daten sind die Grundlage für alle Verbesserungen, die du später vornehmen wirst.

Überprüfe deine Zeiterfassungsdaten regelmäßig, um Trends zu erkennen. Wo verlierst du Stunden? Welche Aufgaben dauern länger als erwartet? Allein diese Erkenntnis kann die abrechenbare Zeit erhöhen.

2. Optimiere dein Arbeitsumfeld

Dein Arbeitsplatz hat einen großen Einfluss darauf, wie effizient du arbeitest.
Ein paar kleine Veränderungen können einen großen Unterschied machen:

• Lege "ruhige Stunden" für konzentriertes Arbeiten fest.
• Beschränke unnötige Treffen.
• Setze Kommunikationsmittel bewusst ein - nicht ständig.
• Schaffe einen physischen oder virtuellen Raum, der die Konzentration fördert.

3. Automatisieren und delegieren

Automatisierung ist nicht nur ein Schlagwort - sie verändert das Spiel.
Automatisiere wiederkehrende Verwaltungsarbeiten und delegiere Aufgaben, die nicht dein Fachwissen erfordern.

• Verwende Vorlagen für E-Mails, Angebote und Berichte.
• Implementiere Tools zur Workflow-Automatisierung.
• Übertrage Routineaufgaben an Teammitglieder oder virtuelle Assistenten.

4. Verbessere das Zeitmanagement

Bei einem guten Zeitmanagement geht es nicht darum, mehr Zeit in deinen Tag zu packen - es geht darum, deine wertvollsten Stunden zu schützen.

• Nutze das Time-Blocking, um Zeit für abrechenbare Arbeit zu reservieren.
• Beginne jeden Tag mit klaren Prioritäten.
• Fasse ähnliche Aufgaben zusammen, um den Kontextwechsel zu reduzieren.
• Vermeide Multitasking, wann immer es möglich ist.

5. Klare Grenzen setzen

Verwirrung tötet abrechenbare Zeit. Lege in jedem Kundenvertrag fest, was abrechenbar ist (und was nicht), und stelle sicher, dass dein ganzes Team die Regeln kennt.

Im Zweifelsfall solltest du dich nicht auf "nicht abrechenbare Stunden" beschränken, sondern nachfragen. Eine schnelle Überprüfung kann später unbezahlte Arbeit verhindern.

💡 Tappe nicht in eine Blockabrechnungsfalle. Viele Unternehmen verzichten heutzutage auf diese Art der Kundenabrechnung.

6. Analysiere und passe regelmäßig an

Überprüfe wöchentlich dein Verhältnis von abrechenbaren zu tatsächlichen Leistungen. Suche nach Mustern - nach Person, Projekt oder Kunde.

Wenn die Zahlen von jemandem niedrig sind, solltest du herausfinden, warum. Vielleicht sind sie mit interner Arbeit überlastet oder stecken in einem ineffizienten Prozess fest. Regelmäßige Überprüfungen helfen dir, diese Probleme zu erkennen, bevor sie deinen Gewinn schmälern.

7. Preise und Prozesse überdenken

Wenn deine abrechenbaren Stunden nicht mit deinen tatsächlichen Stunden übereinstimmen, ist das ein Zeichen dafür, dass etwas nicht stimmt - entweder bei der Preisgestaltung, beim Scoping oder beim Arbeitsablauf.

Frag dich selbst:

• Sind unsere Stundensätze angesichts unseres Auslastungsgrades realistisch?
• Wäre ein wertorientiertes oder ein Retainer-Modell sinnvoller?
• Unterschätzen wir die Projektdauer in den Angeboten?
• Können wir Teile unseres Prozesses vereinfachen oder automatisieren?

👉 Empfohlener Artikel: Zeiteinschätzung für Projekte

Abrechenbare Stunden vs. tatsächliche Stunden für die Rentabilität einer Anwaltskanzlei

In Anwaltskanzleien geht es bei der Zeiterfassung nicht nur um Effizienz, sondern auch um den Umsatz. Jede abrechenbare Stunde wirkt sich direkt auf die Rentabilität aus. Deshalb ist es wichtig, die Lücke zwischen abrechenbaren und tatsächlichen Stunden zu verstehen.

Rechtsanwaltsanwärter streben in der Regel 1.800 bis 2.000 abrechenbare Stunden pro Jahr an, während Partner etwa 1.500 bis 1.800 Stunden anstreben und dabei einen Ausgleich zwischen der Abrechnung von Mandanten, der Betreuung von Mandanten und der Geschäftsentwicklung schaffen. Doch bei einem 8-Stunden-Arbeitstag stellen Juristen oft nur für 2,5 bis 3 Stunden pro Tag Rechnungen aus. Die restliche Zeit wird für wichtige, aber nicht abrechenbare Aufgaben wie Besprechungen, das Verfassen von Rechtsdokumenten, juristische Recherchen oder Verwaltungsaufgaben verwendet.

Um rentabel und nachhaltig zu bleiben, streben die meisten Kanzleien, die juristische Dienstleistungen anbieten, eine Auslastung von 75-85 % an. Damit ist sichergestellt, dass genügend abrechenbare Arbeit anfällt, um den Gewinn zu steigern, während gleichzeitig Raum für Schulungen, Fallvorbereitung und interne Zusammenarbeit bleibt.

Moderne Zeiterfassungssoftware für Anwaltskanzleien hilft dabei, dieses Gleichgewicht zu erreichen, indem sie alle geleisteten Stunden automatisch erfasst, die Abrechnungsgenauigkeit verbessert und die Einhaltung von ethischen Standards und Kundenberichten gewährleistet. Das Ergebnis? Weniger Streitfälle, intelligentere Abrechnungen und eine messbare Verbesserung der Effizienz, mit der die abrechenbaren Stunden zum Ergebnis der Kanzlei beitragen.

💡 Empfohlener Artikel: Wie Anwälte abrechenbare Stunden erfassen

Die Quintessenz

Die Diskrepanz zwischen abrechenbaren und tatsächlichen Stunden erzählt eine Geschichte - eine Geschichte darüber, wie dein Team arbeitet, wo Zeit verloren geht und wie viel Wert du wirklich erlangst.

Du musst nicht mehr Stunden arbeiten, sondern die, die du bereits arbeitest, verstehen. Wenn du deine Zeit genau ermittelst, entdeckst du Möglichkeiten zur Verbesserung der Preisgestaltung, der Prozesse und der Arbeitsbelastung.

Denn am Ende des Tages geht es bei der Rentabilität nicht nur darum, mehr zu berechnen - es geht darum, intelligenter zu arbeiten, die Zeit deines Teams zu schützen und sicherzustellen, dass jede Stunde zählt.

FAQ