Śledzenie czasu w Asanie: Krok po kroku
Asana robi wiele rzeczy dobrze jako narzędzie do zarządzania projektami - świetne, mogę dodać. Ale jeśli chodzi o możliwości śledzenia czasu, muszę cię ostrzec, że przydałyby się im poważne ulepszenia.
Niemniej jednak nauczę Cię, jak śledzić czas w Asanie, abyś mógł wycisnąć jak najwięcej z tej aplikacji i przedstawię Ci prosty sposób na bardziej szczegółowe śledzenie czasu.
Co wyniesiesz z tego artykułu? Dowiesz się, jak odbywa się śledzenie czasu w Asanie, jednocześnie korzystając z tego, co najlepsze z obu światów - automatycznego i szczegółowego śledzenia czasu w preferowanym narzędziu PM, w którym możesz pracować natywnie.
Kluczowe wnioski:
- Śledzenie czasu w Asanie kosztuje 24,99 USD za użytkownika miesięcznie dla mniejszych zespołów, ponieważ jest dostępne tylko od planu Advanced.
- Asana oferuje dwa sposoby śledzenia czasu: ręczne dodawanie wpisów czasu lub korzystanie z licznika czasu, który znajduje się w każdym projekcie lub zadaniu.
Co jest nie tak ze śledzeniem czasu w Asanie?
- Śledzenie czasu należy włączyć ręcznie dla każdego projektu - nie można go włączyć dla całego obszaru roboczego.
- Sposoby śledzenia czasu są wysoce ręczne, czasochłonne i uciążliwe.
- Istnieje duże prawdopodobieństwo naruszenia danych dotyczących śledzenia czasu, ponieważ można zapomnieć o uruchomieniu timera, nie mówiąc już o tym, że raporty Asany dotyczące śledzenia czasu są dość prymitywne.
- Czas można oszacować tylko na poziomie zadania, a nie na poziomie członka lub projektu, co uniemożliwia pojedynczym użytkownikom szacowanie czasu.
Rozwiązanie?
Zintegruj Asanę z wyspecjalizowanym czas tracker który pasywnie śledzi czas spędzony w pracy i przy użyciu różnych narzędzi, aplikacji i przeglądarek. Cała praca jest rejestrowana z dokładnością co do minuty w kartach czasu pracy, bez konieczności jakiegokolwiek wkładu z Twojej strony.
Asana kontra śledzenie czasu EARLY
| Cecha | Śledzenie czasu Asana | Śledzenie czasu EARLY |
|---|---|---|
| Dostępność | Tylko plany Advanced, Enterprise i Enterprise+ (24,99 USD/użytkownika/miesiąc) | Wszystkie plany z 30-dniowym bezpłatnym okresem próbnym |
| Metoda śledzenia | Ręczne wprowadzanie lub wbudowany timer | Automatyczne rejestrowanie czasu, ręczne wprowadzanie, skróty klawiaturowe, fizyczne śledzenie |
| Konfiguracja projektu | Wymaga ręcznej konfiguracji dla każdego projektu | Jednorazowa konfiguracja z automatycznym śledzeniem wszystkich projektów |
| Funkcja Timesheet | Brak dedykowanej karty czasu pracy | Kompleksowa ewidencja czasu pracy z sugestiami opartymi na sztucznej inteligencji |
| Godziny podlegające rozliczeniu | Brak rozróżnienia na fakturowane i niefakturowane | Śledzenie rozliczanych godzin jednym kliknięciem z niestandardowymi stawkami |
| Raportowanie | Podstawowe raportowanie z ograniczonymi wymiarami | Szczegółowe raporty z wieloma opcjami filtrowania |
| Śledzenie budżetu | Ograniczone funkcje budżetowe | Budżety czasowe z wizualizacją pozostałych godzin |
| Przypomnienia | Brak przypomnień o śledzeniu | Niestandardowe przypomnienia o rozpoczęciu/zakończeniu śledzenia |
| Integracje | Ograniczony | Płynna integracja za pomocą Zapier (bezpłatnie do 100 integracji) |
| Oszacowanie czasu | Tylko poziom zadania | Poziom członka, zadania i projektu |
Czy Asana ma funkcję śledzenia czasu?
Choć Asana jest narzędziem PM, zawiera podstawowe funkcje śledzenia czasu. Wartości śledzenia czasu można uzyskać w Asanie, ręcznie wprowadzając czas spędzony na zadaniach lub klikając ikonę timera na dowolnej nazwie zadania. Pozwala to na wprowadzenie czasu w godzinach i minutach.
Ponadto funkcja śledzenia czasu w Asanie obejmuje zarówno szacowany czas, jak i rzeczywisty czas, a dane można przeglądać w pulpitach nawigacyjnych i raportach, chociaż możliwości raportowania są nieco ograniczone.
Jak śledzić czas w Asanie
Aby włączyć funkcję śledzenia czasu w Asanie, wykonaj następujące kroki:
- Otwórz swoje konto Asana i przejdź do "Projektu Asana" lub "Moich zadań", w zależności od tego, co chcesz śledzić.
Jako przykład dodałem projekt o nazwie "Kampania marketingowa", folder, w którym chcę śledzić czas.
- Dodaj śledzenie czasu do biblioteki pól niestandardowych
Wystarczy przejść do kolumny obok "Priorytet" i po znaku plus dodać "śledzenie czasu". Po kliknięciu, automatycznie utworzone zostaną dwa pola w projekcie: czas rzeczywisty i szacowany.
- Teraz zacznij śledzić czas
W bibliotece pól niestandardowych dla każdego konkretnego projektu dostępne są dwa pola niestandardowe: szacowany czas i rzeczywisty czas. Umożliwiają one budżetowanie czasu dla każdego zadania przy użyciu pola szacowanego czasu.
W celu śledzenia rzeczywistego czasu spędzonego nad każdym zadaniem/projektem dostępne są dwie opcje:
- Użyj wbudowanego zegara, aby zmierzyć czas poświęcony na wykonanie zadania. Zasadniczo zegar zacznie tykać i rejestrować czas spędzony na tych zadaniach po jego naciśnięciu. Pamiętaj, aby nie pozostawiać go uruchomionego przez wiele godzin, ponieważ nie będziesz znać rzeczywistego całkowitego czasu spędzonego na tych zadaniach - więc wstrzymaj go!
- Dodaj swój czas ręcznie, co zasadniczo oznacza zapisanie w określonym polu liczby godzin i minut, które uważasz lub pamiętasz, że pracowałeś. Chociaż żadna z tych opcji nie jest całkiem przyjazna, nie sugerowałbym jej w ogóle, ponieważ możesz być nieobiektywny ze względu na to, jak trudny był projekt lub zadanie, lub możesz zostać przerwany podczas pracy, a twoje dane będą zagrożone.
Najdokładniejsze i najprostsze rozwiązanie do śledzenia czasu dla zespołów!
Pro Tip: Chcesz śledzić podzadania? Nie martw się! Czas śledzony w podzadaniach zostanie włączony do zadania nadrzędnego. Będziesz wtedy mógł zobaczyć całkowity rzeczywisty czas spędzony na tym zadaniu lub projekcie.
- Raporty w czasie działania
Następnie można dodać wykres do pulpitu nawigacyjnego projektu, aby wyświetlić szacowany czas, rzeczywisty czas spędzony, zaległe zadania itp. Ten pulpit nawigacyjny można dostosować.
Co więc było nie tak ze śledzeniem czasu w Asanie?
Przeprowadziłem test pilotażowy i przez jakiś czas śledziłem czas w Asanie, a powyższe zdjęcia są wynikami mojego własnego szybkiego eksperymentu. Zdecydowanie nie jest to pierwszy raz, kiedy śledzę czas w ten sposób, więc wyjaśnię, co jest z tym nie tak:
- Musisz ręcznie włączyć śledzenie czasu dla każdego projektu. Jest to po prostu uciążliwe.
- Nie ma timesheet funkcji. W związku z tym, jeśli pracujesz w zespole, musisz poprosić swoich kolegów o szczegółowe rejestry czasu pracy.
- Uruchamianie i zatrzymywanie minutnika jest męczące. Co więcej, minutnik jest częścią aplikacji, którą muszę otworzyć, kliknąć i pamiętać o wstrzymaniu po zakończeniu zadania. Szczerze mówiąc, wolałbym zrobić sobie przerwę po zakończeniu zadania i nie tracić czasu na zatrzymywanie minutnika. Ponadto, tak jak ja, możesz po prostu zapomnieć, a wtedy będziesz musiał oszacować czas spędzony na tym zadaniu - rzadko kiedy pamiętamy o tym z dokładnością...
- Jest to bardzo ręczny i czasochłonny proces. Nie ma opcji automatycznego przechwytywania czasu, a przy tak dużej automatyzacji i narzędziach AI wokół nas, osobiście nie chcę uruchamiać i zatrzymywać timera, ani drapać się po głowie, aby oszacować, ile czasu spędzam na zadaniu. Poza tym nie jest etyczne, by moi klienci otrzymywali zmyślone raporty.
- Brak szczegółowych raportów. Dodatkowo, muszę samodzielnie tworzyć raporty: Jeśli jesteś podobny do mnie, musisz rejestrować rozliczane godziny w celu dokładnego rozliczania klientów, a Asana tego nie obejmuje. Wszystkie raporty muszą być tworzone ręcznie.
- Nie ma żadnych przypomnień, które mogłyby pomóc w rozpoczęciu i zatrzymaniu śledzenia lub zrobieniu przerwy.
- Asana nie posiada zintegrowanych funkcji śledzenia budżetu i naprawdę utrudnia kontrolowanie budżetu projektu, przypisywanie stawek rozliczeniowych, mierzenie rentowności i kontrolowanie terminów za pomocą budżetowania czasu.
- Śledzenie czasu w Asanie jest dostępne tylko dla klientów Advanced, Enterprise i Enterprise+. Jeśli posiadasz subskrypcję Personal lub Starter, musisz znaleźć alternatywę dla rejestrowania swojego czasu.
- Śledzenie czasu w Asanie jest zbyt drogie dla mniejszych zespołów: 24,99 USD za użytkownika miesięcznie.
- Szacowanie czasu są wykonywane na poziomie zadania, a nie na poziomie członka lub projektu, co utrudnia pojedynczym użytkownikom dokonywanie osobistych szacunków.
Pro Tip: Chociaż możesz śledzić czas w Asanie, korzystanie z specjalnie stworzonej aplikacji do śledzenia czasu, która integruje się z Asaną, jest bardziej wydajne i odblokowuje cenne informacje na temat produktywności.
Czy istnieje lepszy sposób? Tak, integracja z EARLY!
Najprostszą rzeczą, jaką można zrobić, aby zachować preferowane narzędzie PM, ale z poważną warstwą śledzenia czasu, jest zintegrowanie Asany z aplikacją do automatycznego śledzenia czasu. Jestem zdecydowanie nieobiektywny, ale przedstawię ci EARLY i sposób, w jaki śledzę postępy w moim projekcie "Kampania marketingowa" za pomocą tej aplikacji i Asany.
Jak śledzić czas w Asanie za pomocą EARLY?
Konieczność otwierania Asany w celu śledzenia czasu podczas przełączania się z jednego zadania sprawia, że workflow bardzo nieporęczny. Oto najlepsze i najprostsze sposoby na śledzenie czasu w Asanie za pomocą EARLY:
- Automatyczne przechwytywanie czasu
Dzięki tej metodzie wystarczy włączyć automatyczne śledzenie czasu na koncie EARLY i wykonywać swoją pracę. Poważnie - po prostu korzystaj z aplikacji, narzędzi i stron internetowych, których potrzebujesz, a znajdziesz automatycznie wygenerowane wpisy czasu w swojej karcie czasu pracy.
Oto mój przykład kampanii marketingowej i działań, które zautomatyzowany moduł śledzenia czasu przechwycił dla mnie w prawej kolumnie. Widać, że od około 14:30 (proszę, zignoruj fakt, że oglądałem odcinek White Lotus w przerwie na lunch na Max 😅), korzystałem z dwóch aplikacji:
- Surfer SEO (jest to aplikacja, której używam do tworzenia treści - stąd te małe wpisy czasowe trafią do mojego zadania "Tworzenie treści")
- Aplikacja Asana (zobacz logo Asana), w której chciałem sprawdzić postępy w projekcie i zmieniłem je.
Co stanie się z tymi wpisami czasowymi? Ujednolicę je w jedno duże zadanie, którym jest "Tworzenie treści" i pozbędę się kłopotów z uruchamianiem lub zatrzymywaniem timera w Asanie w celu śledzenia całego procesu tworzenia czasu lub ręcznego dodawania czasu, który uważam, że spędziłem na tworzeniu treści.
Widzisz? Jednym kliknięciem moja praca została automatycznie przekształcona we wpis czasowy i teraz dokładnie wiem, ile czasu poświęciłem na tworzenie treści.
Inne powody, dla których warto zintegrować śledzenie czasu EARLY w Asanie?
- Możesz także śledzić swój czas na inne sposoby, na przykład za pomocą skrótów klawiaturowych lub fizycznego urządzenia do śledzenia czasu. Jeśli naprawdę chcesz, możesz także korzystać z ręcznego śledzenia czasu.
- Na podstawie wydarzeń z kalendarza otrzymasz sugestie AI dotyczące wprowadzania czasu.
- Za pomocą jednego kliknięcia można śledzić i odróżniać godziny podlegające rozliczeniu od godzin niepodlegających rozliczeniu , co nie jest dostępne w Asanie. Ustaw stawki godzinowe dla każdego członka zespołu lub zadania i automatycznie śledź rozliczane godziny.
- Możesz przeglądać swoje budżety czasowe , a mianowicie, ile godzin pozostało na projekt lub klienta - kolejna funkcja, której Asana nie ma.
- Nigdy nie zapomnisz o śledzeniu czasu, ponieważ otrzymasz niestandardowe przypomnienia o rozpoczęciu i zakończeniu śledzenia.
- Zautomatyzowane i szczegółowe raporty czasu pracy . Podczas gdy raporty czasu w Asanie są ograniczone do dwóch wymiarów naraz, w systemie raportowania czasu EARLYmożna uzyskać wszystkie dane związane z czasem. Będziesz mógł zobaczyć, ile czasu każdy członek zespołu pracował nad danym projektem i ile nadgodzin przepracował ktoś w twoim zespole w ciągu ostatniego miesiąca.
"Uwielbiam narzędzie do raportowania. Jest bardzo graficzne, a wizualizacje naprawdę pomagają mi zrozumieć, jak się sprawy mają. Kolory również ułatwiają zrozumienie. Mogę filtrować, eksportować i udostępniać według własnego uznania, a to naprawdę ważne".
Richard Wingfield, Head Geek w Envision Design
Jak ustawić integrację EARLY - Asana
Możesz łatwo połączyć EARLY z Asaną za pomocą Zapier. Subskrypcja Zapier nie jest wymagana; jest bezpłatna dla maksymalnie 100 integracji.
Oto kroki, które należy wykonać:
- Zarejestruj się w EARLY , aby rozpocząć bezpłatny 30-dniowy okres próbny
- Zarejestruj się w Zapier
- Upewnij się, że masz pod ręką swoje dane uwierzytelniające Asana.
- Utwórz nowy Zap, w którym Trigger to "New Task in Project in Asana", a Action to "Create Activity in EARLY".
- Aby połączyć EARLY z Zapier, potrzebujesz klucza API i tajnego API; znajdziesz je w EARLY > Ustawienia > Moje konto > API > Utwórz nowy klucz API.
- Ustaw ZAP na żywo, a wszystko będzie gotowe do śledzenia zadania Asana w EARLY.
Najdokładniejsze i najprostsze rozwiązanie do śledzenia czasu dla zespołów!
Podsumowanie
Asana oferuje podstawowe funkcje śledzenia czasu pracy, ale jak już zauważyłeś, wiąże się to ze znacznymi ograniczeniami - od ręcznych procesów i ograniczonego raportowania po dostępność tylko w planach premium. Integrując Asanę z dedykowanym rozwiązaniem do śledzenia czasu pracy, takim jak EARLY, odblokowujesz potężny system produktywności, który daje ci to, co najlepsze z obu światów.
Dzięki automatycznemu rejestrowaniu czasu, szczegółowemu raportowaniu i płynnej integracji, przekształcisz zarządzanie czasem z reaktywnego w proaktywne. Koniec z zapomnianymi licznikami czasu, niedokładnymi szacunkami lub brakującymi godzinami do rozliczenia.
Zamiast tego będziesz mieć kompleksowy wgląd w to, jak spędzasz godziny pracy, pomagając w podejmowaniu opartych na danych decyzji dotyczących produktywności i rentowności projektu.