Zeitmanagementtraining für Mitarbeiter [GUIDE]

Autorin: Karolina Matyska

Nicht alle Arbeitsteams sind gleich aufgebaut. Verschiedene Menschen haben unterschiedliche Fähigkeiten, aber alle arbeiten zusammen, um die gleichen Ziele zu verfolgen: Produktivität und Erfolg.

Die Fähigkeit zum Zeitmanagement kann sich jeder aneignen, wenn er eine Reihe solider Gewohnheiten befolgt. Hier erfährst du, was du über Zeitmanagementtraining für Arbeitnehmer wissen musst.

Als Teamleiter und Teammitglied ist es entscheidend, verpasste Termine und Abschlüsse, hohe Überstundenkosten und enttäuschte Chefs und Kunden zu vermeiden.

Im Folgenden erfährst du, wie du diese Produktivitätstipps weitergibst und deinen Mitarbeitern und Teammitgliedern helfen kannst, ihre Zeit besser einzuteilen.

Zeitmanagementtraining für Mitarbeiter: 7 erfolgreiche Tipps

1. Förderung des Einsatzes von Instrumenten zur Zeiterfassung

Die Zeiterfassung ist wichtig, um zu wissen, wie viel Zeit ein Mitarbeiter für eine bestimmte Aufgabe aufwendet. Diese bessere Vorstellung von der Zeit ermöglicht es dem Arbeitnehmer, seine Leistung zu analysieren, seine Unzulänglichkeiten zu bewältigen und an seiner Verbesserung zu arbeiten. 

Mit Anwendungen zur Zeiterfassung wie EARLY kann das Team zeitraubende und unnötige Tätigkeiten erkennen und Maßnahmen ergreifen, um sie zu vermeiden oder zu umgehen.

Du kannst auch vermeiden, dass sie länger als nötig Pausen einlegen, zu viel Zeit mit Besprechungen verbringen oder sich mit blockierten Aufgaben aufhalten und Zeit vergeuden.

Mit einem Zeiterfassungstool können sie auch ihre Zeitfenster oder -blöcke festlegen, um einen gesunden und produktiven Zeitplan zu gewährleisten.

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2. Ermutigung zur Verwendung von To-Do-Listen

In jeder Fernsehsendung und in jedem Film wird eine Person, die darauf besteht, Listen zu erstellen, oft von Leuten verspottet, die die Vorteile des Erstellens von To-Do-Listen nicht verstehen.

Warum solltest du deine Teammitglieder ermutigen, jeden Tag Aufgabenlisten zu erstellen? Weil es ein effektiver Zeitmanagement-Hack ist, weil sie so besser vorbereitet und organisiert in den Tag starten können:

  • Du wirst keine Aufgaben auslassen
  • So können sie sie effizient erledigen und haben einen besseren Überblick über die zu erledigenden Aufgaben.

Mit einer wöchentlichen Liste zu beginnen, ist mehr als in Ordnung. Eine To-Do-Liste ist eine Gewohnheit wie viele andere und braucht Zeit, um Teil der Routine zu werden. 

TIPP: Verbessere deine Zeitmanagement-Fähigkeiten mit den besten Büchern zum Thema Zeitmanagement.

wie man Mitarbeitern Zeitmanagement beibringt

3. Hilf den Mitarbeitern, ihre Ziele zu identifizieren und Prioritäten zu setzen

Eine der besten Möglichkeiten, die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern, und einer der effektivsten Tipps für Führungskräfte, die ihren Mitarbeitern Zeitmanagement-Schulungen anbieten, ist das Setzen von Zielen und Prioritäten.

Die Festlegung realistischer Ziele und Prioritäten ist wichtig für die Verwaltung und Organisation der Zeit. Manager und Vorgesetzte müssen mit ihren Mitarbeitern zusammenarbeiten, um tägliche, wöchentliche und monatliche Ziele festzulegen. 

Der nächste Schritt besteht darin, den Mitarbeitern zu helfen, diese Aufgaben zu bewerten und sie nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen. Es ist auch wichtig, zu versuchen, die Aufgaben zeitlich zu organisieren, indem man sie bestimmten Zeitblöcken zuordnet.

Dieser Prozess erfordert eine effektive Kommunikation zwischen dem Mitarbeiter und der Führungskraft. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass die Aufgaben/Ziele mit dem Unternehmen übereinstimmen. 

4. Tipps zur Stressbewältigung geben

Viele Situationen, vor allem unvorhergesehene, die den Arbeitsablauf unterbrechen, verursachen Stress, selbst bei engagierten Mitarbeitern, die eine Aufgabenliste führen und alle bekannten Produktivitätsinstrumente nutzen.

Solche Stresssituationen beeinträchtigen letztlich die Fähigkeit eines Mitarbeiters zu einem gutenZeitmanagement. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Stressbewältigung in das Zeitmanagementtraining einzubeziehen.

Eine positive Einstellung gegenüber Unterbrechungen und unvorhergesehenen Hindernissen wird ihnen helfen, ihren Zeitplan zu ändern, anstatt in solchen Situationen in Stress zu geraten.

Informiere dich über die verschiedenen Ursachen von Stress am Arbeitsplatz.

5. Bringe deinen Mitarbeitern bei, wie sie delegieren können

Einer der effektivsten Zeitmanagement-Trainingstipps für Arbeitnehmer ist das Delegieren von Aufgaben.

Das Delegieren ist auch eine Möglichkeit, Prioritäten bei den Aufgaben zu setzen. Dadurch kann wertvolle Zeit gespart werden und die Mitarbeiter können sich anderen wichtigen Aufgaben widmen.

Dies gilt insbesondere für Mitarbeiter in Führungspositionen, die mehrere verschiedene Projekte und andere operative Aufgaben im Zusammenhang mit der Unternehmensverwaltung zu verwalten haben.

Außerdem schulst du dein Team in Sachen Managementfähigkeiten, indem du ihm das Delegieren beibringst und erlaubst.

Die 4 Quadranten von Stephen Covey sind eine der besten Methoden, um Prioritäten zu setzen und Aufgaben zu delegieren. Erfahre alles über sie in unserem Blog.

6. Bringe ihnen die wichtigste Fähigkeit des Zeitmanagements bei

Wie wir im nächsten Punkt erklären werden, gibt es Zeiten, in denen wir uns am produktivsten fühlen. In diesen Zeiten sollten die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt werden.

Das bedeutet, dass die Mitarbeiter lernen müssen, ein Gleichgewicht zwischen ihren Prioritäten und den produktivsten Zeiten zu finden. 

Kurz gesagt, sie müssen ihre Zeit in den Griff bekommen. Und dafür kannst du ihnen die besten Tipps zum Zeitsparen geben und sie in Techniken des Zeitmanagements einführen.

7. Hilf den Mitarbeitern, ein Gleichgewicht zwischen Produktivität und Ruhezeit zu finden.

Dein Team mag seine Arbeitszeiten perfekt organisieren, indem es Aufgaben in Zeitfenster einteilt und seine Zeit effektiv verwaltet. Erwarte jedoch nicht, dass sie am produktivsten sind, wenn sie jeden Tag gestresst oder energielos zur Arbeit kommen.

Ermuntere deine Mitarbeiter zu regelmäßigen Ruhepausen während des Tages. Um sie dabei zu unterstützen, solltest du Wellness-Gewohnheiten in den Unternehmensalltag integrieren.

Um ein Gleichgewicht zwischen Produktivität und Ruhezeiten zu finden, muss man auch wissen, wann die produktivsten Zeiten des Tages sind. Indem sie diese ermitteln, können sie wichtige Aufgaben in die effektiven Zeiten einplanen und auf diese Weise ihre Leistung besser steuern.

Die wichtigsten Aufgaben sollten in der produktivsten Zeit des Tages erledigt werden.

Möchtest du wissen, wie du deine Aufgaben in Timeboxen einteilen kannst? Hier findest du alles, was du über Timeboxing wissen musst.

Vorteile der Vermittlung von Zeitmanagement an Mitarbeiter

Da ein Zeitmanagementtraining Aufwand und Zeit erfordert, ist es wichtig, den Nutzen dieser Lösung zu analysieren und die Arbeitnehmer entsprechend zu motivieren.

Diese Fortbildung sollte mit echtem Interesse absolviert werden und nicht nur, weil der Chef es sagt. 

Zu den wichtigsten Vorteilen eines effektiven Zeitmanagementtrainings gehören:

  • Immer weniger Zeit verschwenden - Zeitmanagementtraining gibt den Mitarbeitern mehr Kontrolle über ihr Arbeitspensum. Es stellt auch sicher, dass sie ihre Arbeit rechtzeitig erledigen und die Prokrastination bekämpfen. 
  • Bessere Karrierechancen - Ein erfolgreiches Zeitmanagement gibt den Menschen das Gefühl, ihre Arbeit gut gemacht zu haben. Dieses Engagement kann bei Arbeitgebern einen positiven Eindruck hinterlassen und die berufliche Entwicklung der Arbeitnehmer fördern. Zeitmanagement ist eine Soft Skill, über die künftige Führungskräfte verfügen müssen, damit die Arbeitnehmer es als Chance für eine Beförderung oder einen Bonus betrachten können.
  • Verbesserung der Arbeitsleistung - In Fortsetzung des ersten Vorteils gibt es nichts Besseres als eine gut gemachte Arbeit und die Belohnung dafür. Arbeitnehmer, die ihre Zeit besser einteilen, erledigen ihre Aufgaben effektiver und fühlen sich engagierter und motivierter, immer besser zu werden.
  • Bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben - Ein gutes Zeitmanagement ermöglicht es den Arbeitnehmern, ihre Arbeit im Büro zu erledigen, auch wenn es sich dabei um das Home Office handelt. Ein erfolgreiches Zeitmanagement führt dazu, dass man mehr Freizeit hat, um Sport zu treiben, Zeit mit der Familie zu verbringen, spazieren zu gehen, Hausarbeiten zu erledigen, usw. 

Trotz dieser Liste von Vorteilen ist es nicht fair, mögliche Herausforderungen unbemerkt zu lassen, denn es gibt sie. Zeitmanagementtraining wird Zeit, Mühe und Geld kosten.

Zeitmanagementkurse erfordern von den Arbeitnehmern etwas zusätzliche Zeit, vielleicht am Wochenende oder nach der Arbeit. Die Durchführung von Kursen während der Arbeitszeit ist nicht unmöglich, kann aber schwierig sein.

Um dieses Problem zu lösen, kannst du in den Zeiten, in denen sich die Mitarbeiter unproduktiv fühlen, Zeitmanagementkurse ansetzen. Die Beauftragung eines Mitarbeiters mit der Durchführung der Kurse erfordert eine gewisse Investition, die das Unternehmen zu bewältigen hat.

Nachteile, die leicht zu beheben sind, denn die Vorteile überwiegen bei weitem.

Mehr Infos: Erfahre in unserem Blog alles über die Vorteile des Zeitmanagements.

Schlussfolgerung

Wie bei vielen anderen Produktivitätsverbesserungen, die in Arbeitsteams umgesetzt werden können, müssen vorgesetzte Stellen wie Manager und Teamleiter ihren Mitarbeitern Schulungen zum Zeitmanagement anbieten.

Auf diese Weise geben sie ihren Mitarbeitern Werkzeuge an die Hand, um ihre Leistung zu optimieren. Dies wird zu ihrer Zufriedenheit und Motivation beitragen.

Es besteht kein Zweifel, dass ein effektives Zeitmanagementtraining die Produktivität steigern und zu einem glücklicheren Arbeitsleben beitragen kann. 

FAQ

Wie kann man die Zeit erfassen?

Die Zeiterfassung erfolgt am besten mit den entsprechenden Tools, wie z. B. EARLY. Auf diese Weise erhalten Sie einen besseren Überblick über Ihre Produktivität und darüber, wie lange Sie für die Erledigung bestimmter Aufgaben benötigen. Wenn Sie es vorziehen, können Sie die Aufgaben auch manuell notieren und später in die Zeiterfassungsvorlage oder das Zeiterfassungstool einfügen.
Welche Methode für Sie die beste ist, hängt davon ab, warum Sie die Zeit überhaupt erfassen. Die Zeiterfassung aus Produktivitätsgründen, um die Zeit zu messen, die man für die Ausführung von Aufgaben benötigt, erfordert eine Zeiterfassung in Echtzeit, also lassen Sie Ihr Tool laufen, während Sie arbeiten.

Gibt es Zeitmanagementkurse für Führungskräfte und lohnen sich diese? 

Wenn Sie zum ersten Mal eine Führungsposition einnehmen, aber ein guter Teamleiter sein wollen, ist eine Schulung in Zeitmanagement einen Versuch wert.
Wenn Sie mehr Informationen und Wissen über Zeitmanagement sammeln, profitieren Sie und Ihr Team davon. Vergewissern Sie sich, dass Sie das Wissen an Ihr Team weitergeben.
Wenn Sie keine Führungsposition innehaben, kann ein Kurs eine großartige Gelegenheit sein, weitere Fähigkeiten zu erwerben und beispielsweise eine Beförderung oder einen Bonus anzustreben.

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