Time Blocking: Your Weapon Against Procrastination

Curious about time blocking but not sure what it is or how to use it? You’re in the right place! In this blog, I’ll introduce you to the concept of time blocking, exploring its fundamental principles, key benefits, and everything in between.

In my opinion, it’s one of the most effective time management strategies that helps with task planning and procrastination. If you haven’t tried it yet, now is the time.

Was ist Time Blocking?

Time Blocking ist eine einfache Technik des Zeitmanagements, bei der du gezielte Arbeitszeiten für bestimmte Aufgaben einplanst. Es ist, als ob du deine tägliche Aufgabenliste in Zeitfenster unterteilst.

Wie kann man effektiv Zeit blockieren?

• Beginne mit der Auflistung deiner Aufgaben
• Allocate dedicated time blocks to each task
• Include breaks and buffer times to handle unexpected interruptions

Lies auch: Erfahre, wie du mit Time Mapping deine Produktivität steigern kannst.

Wie funktioniert Time Blocking?

The idea behind time blocking is that you can get more done by focusing on individual tasks rather than trying to work on multiple tasks at once. In other words, it’s based on single-tasking, not multitasking.

Throughout the day, we all end up doing things that seem important in the moment but really aren’t. How many times have you paused a crucial task just because an email from a colleague popped up?

With time blocking, you can avoid that. Time blocking helps you reduce the clutter of tasks in your calendar and increase your productivity by getting you to focus on what truly matters. By grouping similar tasks together, time blocking helps reduce context switching, allowing you to maintain focus on higher-impact work.

5 Time blocking methods

I know what you’re thinking, ‘Who has time to focus on a single task at a time in today’s hectic world?’.

Well, here’s my answer: Time blocking helps you better manage your time by dividing your day into specific blocks of time dedicated to daily tasks. By blocking out distractions and time wasters you can concentrate on the task at hand.

Cal Newport, the author of Deep Work, one of the best productivity books, estimates that a 40-hour time-blocked work week ‘produces the same amount of output as a 60+ hour work week pursued without structure.’

Perhaps you have already tried some time-blocking variations before and found that they didn’t work for you. Well, there are several different time blocking techniques, so one particular method may work better for you than another.

Let’s check some of the most popular time blocking methods that you can try right off.

• Learn what is time tracking and discover how it can influence your business.

Stapelverarbeitung von Aufgaben

Task batching is one of the best strategies to save time. It’s when you group similar tasks together (i.e. all the smaller tasks on your list) and handle them within one time block. The result? Thanks to task batching they take up less mental energy!

Auf diese Weise kannst du dich auf ähnliche Aufgaben konzentrieren, anstatt verschiedene Dinge gleichzeitig zu erledigen. Wenn du es richtig anstellst, hilft dir die Aufgabenstapelung, mehr neue Aufgaben in kürzerer Zeit zu erledigen.

• Example: You can schedule a 30-minute time block to answer emails throughout the day instead of checking your inbox every 10 minutes.

TIP: A task management app can help organize and manage important tasks by offering features like time blocking, prioritization, and calendar integration.

Thematisierung des Tages

Das Tagesthema geht einen Schritt weiter als die Aufgabenzusammenstellung. Für Manager, die viele verschiedene Aufgaben in mehreren Geschäftsbereichen haben und das Gefühl haben, dass diese alle um ihre ungeteilte Aufmerksamkeit konkurrieren, kann die Tagesthematisierung eine großartige Lösung sein. 

Wenn du jeden Tag der Woche einem bestimmten Thema widmest, schaffst du eine sehr verlässliche Struktur, die es dir ermöglicht, dich auf bestimmte Aufgaben zu konzentrieren, anstatt zwischen verschiedenen Kleinigkeiten zu wechseln. Außerdem hast du das Gefühl, produktive und sinnvolle Arbeit zu leisten.

Timeboxing

Timeblocking und Timeboxing werden oft als Synonyme verwendet, und obwohl sie verwandt sind, sind sie nicht dasselbe.

Time blocking is a method of organizing your tasks and projects by blocking out chunks of focus time on them.

• Example: You can say that you will ‘work on that marketing campaign from 2 pm to 5 pm tomorrow.’

Timeboxing is when you allow yourself only a limited amount of time to work on a specific task.

• Example: ‘I’ll answer emails between 2 pm and 4 pm tomorrow; I’ve got a time-blocked calendar.’

Accurate time estimation is crucial here. It involves accurately estimating how long tasks take and using buffer times to account for potential delays. This helps break tasks into smaller components and improves overall time management.

Even if you didn’t answer all emails within that time frame, you’d still stop working on them and move on to the next task.

Manche Menschen haben das Gefühl, dass Timeboxing nur eine Möglichkeit ist, sich in einem ohnehin schon anspruchsvollen Job noch mehr unter Druck zu setzen. Aber wenn du versuchst, es als Herausforderung zu sehen, wirst du überrascht sein, wie gut du arbeitest und wie produktiv du sein kannst.

Die 2-Minuten-Regel beim Time Blocking 

If a task takes less than 2 minutes, use the 2-Minute Rule: do it immediately instead of putting it off. This way, you avoid it turning into a longer task later on.

Die Pomodoro-Technik

In the Pomodoro technique, you work for 25 minutes and then take a 5-minute break after every 4 tasks. To make your life easier, use our free Pomodoro timer.

The standard process of Pomodoro time blocking looks like this:

• Wähle ein Projekt oder eine Aufgabe, auf die du dich konzentrieren möchtest.
• Create a list of to-dos
• Stelle deinen Pomodoro-Timer auf 25 Minuten ein und konzentriere dich auf eine einzige Aufgabe, bis der Timer klingelt.
• Markiere einen Pomodoro und halte fest, was du erledigt hast, wenn deine Sitzung beendet ist.
• Then enjoy a well-deserved pause for five minutes
• Mache nach vier Pomodoros eine längere Pause von etwa 15-30 Minuten.

TIP: Looking for alternatives to this technique? Then, you need to read our post “Top Pomodoro alternatives“.

Was sind die Vorteile der Zeitsperre?

Let’s take a look at the list of time blocking benefits below:

Aufgaben priorisieren 

As human beings, we tend to only remember the things we’ve left undone instead of the ones we’ve completed – it’s called the Zeigarnik effect. Unfortunately, if left unchecked, it can cause severe time anxiety and stress. 

But if you discover high priority tasks and schedule focus time slots for each one at a time, you’ll gain a greater sense of control over your schedule and work life. Starting an intentional time tracking practice can also help.

• Check out: The best planner apps for Android

Multitasking vermeiden 

Entgegen dem, was du vielleicht gehört hast, ist Multitasking keine gute Zeitmanagementstrategie. 

Our brains are not hardwired to keep up with the constant switching between tasks. Research shows that employees can be 40% less productive when they multitask. That’s saying a lot!

Wenn du auf E-Mails oder Slack-Nachrichten antwortest, Anzeigenkampagnen erstellst und an Teambesprechungen teilnimmst, setzt du verschiedene Fähigkeiten ein, die viel geistigen Raum einnehmen. 

If you don’t give yourself the appropriate amount of time to work on each of these tasks, you’ll just switch between them during the entire day without getting much done. Don’t mistake being busy as being productive. 

Stop work interruptions and context-switching

I know, I know. Avoiding work interruptions is easier said than done. But there’s a difference between interruptions happening ever so often or being an issue that you have to deal with daily. 

Sicher, du hast noch andere Aufgaben und Verpflichtungen, und die werden nicht verschwinden, nur weil du versuchst, dich auf eine Sache zu konzentrieren. Deshalb ist es so wichtig, dass du dich an Time Blocking hältst, wenn du sie einführst. 

Du wirst schließlich eine Methode finden, die für dich funktioniert, und wenn du durch eine dringende Anfrage unterbrochen wirst, kannst du viel besser damit umgehen, weil du das Gefühl hast, deinen Zeitplan vollständig im Griff zu haben. 

Lies auch: Wie man effizienter wird

Why is the time blocking technique so effective?

You may not think much of it at first, but time blocking can profoundly impact your ability to stay focused and achieve your short-term and long-term goals.  

Wenn du es schaffen möchtest, musst du die wichtigsten Aufgaben für jeden Tag auswählen. Cal Newport, der Autor von Deep Work, verbringt jeden Abend 20 Minuten damit, die Aufgaben und Ziele für den nächsten Tag zu planen:

Manchmal fragen mich die Leute, warum ich mich mit einer so detaillierten Planung beschäftige. Meine Antwort ist einfach: Es bringt eine enorme Produktivität.

Sie ermöglicht "tiefgreifende Arbeit".

Time blocking is also an effective method because it enables ‘deep work’. Instead of bouncing from one task to another, you can focus on one task for a more extended period.

Und wenn du dir einen festen Zeitblock gibst, um dich auf ein Projekt, Problem oder eine Aufgabe zu konzentrieren, kannst du all deine geistigen Ressourcen nutzen, um dein Ziel zu erreichen. 

Time Blocking vs. Perfektionismus 

Wenn du ein großes Projekt beendest, gibt es immer etwas, das du gerne geändert, optimiert und zum tausendsten Mal überprüft hättest. 

Es kann schwierig sein, kritische Projekte loszulassen, besonders wenn der Gedanke in deinem Kopf nur 'Perfektion' lautet. Aber irgendwann musst du sagen: 'Ich bin fertig' und zum nächsten Projekt übergehen. 

Time Blocking, insbesondere die Technik des Timeboxing, kann ein großes Asset zur Bewältigung solcher Situationen sein. Sie ermöglicht es dir, für jede Aufgabe spezifische Zeitlimits festzulegen. 

Wenn du dich dabei ertappst, dass du die zuvor festgelegte Zeit verlängerst, überprüfe dein Time Blocking und setze einen noch strengeren Zeitrahmen für die Erledigung der Aufgabe an. 

Das macht es leichter, Nein zu sagen.

Nein" zu anderen zu sagen, insbesondere zu Führungskräften und Teammitgliedern, kann schwierig sein. Es ist eine der wertvollsten Fähigkeiten, die man lernen kann, aber auch eine der größten Herausforderungen.

With time blocking, saying ‘No’ doesn’t have to be awkward, whether you’re managing your working hours or personal time. 

Wenn du immer zu allem, was auf dich zukommt, "Ja" sagst, wirst du ständig zwischen Aufgaben hin- und herspringen, ohne viel zu erreichen. Letztendlich wirst du dich einfach überfordert fühlen. 

Wenn deine Teammitglieder jedoch sehen können, dass deine Zeit blockiert ist, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie deinen Tag mit Anfragen oder Fragen unterbrechen, die du später erledigen kannst. 

• Read more: How to say no at work

Wer kann von der Zeitsperre profitieren? 

Berufstätige Fachleute

Die Zeitblockierung ist ein hervorragendes Instrument zur Steigerung der Produktivität deines Teams. Gelegentlich fällt es Teams jedoch schwer, langfristige Projekte mit kurzfristigen Anforderungen in Einklang zu bringen.

Using digital tools like Google Calendar to schedule meetings can help manage your time more effectively. Scheduling specific tasks around meetings and other commitments ensures that you can focus on high-priority work without interruptions.

If you’re a project manager, creating time blocks can be a great way to schedule your team’s tasks, so they’re more efficient and productive.

Obwohl es bei der Zeitblockierung nicht um Mikromanagement geht, kann sie dazu beitragen, Ablenkungen zu reduzieren, Prioritäten zu setzen und Aufgaben rechtzeitig zu erledigen, damit sich dein Team auf das Wesentliche konzentrieren und alle Termine einhalten kann.

Das Gleiche gilt für andere Berufstätige, wie Freiberufler, Telearbeiter oder sogar Studenten. Wenn du mit Zeitmanagement zu kämpfen hast und feststellst, dass es dich daran hindert, deine Ziele zu erreichen, kann Zeitblockierung genau das Richtige für dich sein.

• Read about: Time management goals

Menschen mit ADHS

Menschen mit ADHS (Aufmerksamkeitsdefizit-/Hyperaktivitätsstörung) haben Schwierigkeiten mit dem Zeitmanagement, u. a. mit der Planung, der Festlegung von Prioritäten, der Einhaltung von Fristen, der Einschätzung der Dauer von Aufgaben und der Pünktlichkeit.

Wenn das bei dir der Fall ist, können Zeitblöcke in deinem Google-Kalender eine gute Möglichkeit sein, deine Aufgabenliste zu verwalten. Dadurch werden nicht alle deine Zeitprobleme gelöst, aber die Verwaltung wird viel einfacher. 

Wirf also einen Blick auf deinen Kalender und blockiere Zeitfenster für Aufgaben und Projekte, die du sonst verpassen könntest. Das Wichtigste ist, dass du dich daran hältst und ein Gleichgewicht findest, das für dich funktioniert.

Weiterlesen

• ADHS-Planung
• Wie man ADHS-Prokrastination stoppt
• How to Improve Team Performance

Ist Zeitsperren für jeden geeignet? 

No. Time blocking doesn’t work for everyone. Certain kinds of jobs have too many reactive tasks for it to be effective. 

Wenn deine Hauptaufgabe darin besteht, "Feuer zu löschen", auf Ereignisse zu reagieren und alle 15 Minuten neue Prioritäten zu setzen, dann lohnt sich der Einsatz einer Zeitblockierungsmethode möglicherweise nicht.

Für einen Fluglotsen könnte es beispielsweise sehr schwierig sein, Zeitfenster in seinem Zeitplan zu blockieren, damit er sich auf seine Arbeit konzentrieren kann.

Dennoch kannst du neben Time Blocking auch andere Zeitmanagementstrategien ausprobieren. Jede Zeitmanagementtechnik, die dir auch nur das geringste Maß an Kontrolle darüber gibt, wie du Ihre Zeit verbringst, ist einen Versuch wert.

Read also: How to effectively manage time

How to implement time blocking in 3 steps

Nachdem du dich entschieden hast, Time Blocking zu nutzen, wie gehst du am besten vor? Um es für dich effektiv zu gestalten, hier sind einige praktische Schritte, die du unternehmen kannst.

1. Identify your tasks

Make a comprehensive list of tasks, prioritizing them based on urgency and importance, and estimate how much time each will take. This ensures you have a clear overview of what needs to be done and helps you allocate time effectively.

2. Block specific time per task, i.e. one hour

Assign each task a dedicated time block on your calendar, aiming to keep each block to one hour or less. Break down larger tasks into smaller parts if needed, ensuring they fit within your time blocks.

3. Stick to your schedule

Minimize distractions by creating a focused work environment, communicate your schedule to others to avoid interruptions, and use timers or time-tracking techniques to stay on track. Regularly review and adjust your schedule to maintain productivity and flexibility.

TIP: Expect the unexpected. As the saying goes, better safe than sorry! Even the best plans can fall apart because of unexpected demands. The best way to prepare is to block time for urgent tasks. If you find you don’t need it, you can simply use it for everyday tasks, such as planning the upcoming week’s time-blocking schedule.

Häufige Fehler beim Time Blocking und wie man sie vermeidet

Time Blocking ist ein ziemlich einfaches Konzept, aber es kann eine echte Herausforderung sein, sich daran zu halten. Hier sind einige häufige Fehler, die Menschen machen, wenn sie Time Blocking zum ersten Mal ausprobieren.

Unterschätzung der eigenen Zeit

Es ist ein häufiges Problem, die Zeit zu unterschätzen, die für eine Aufgabe oder ein Projekt benötigt wird. Die Wahrheit ist, dass wir nicht sehr gut darin sind, Zeit vorauszusagen. Also unterschätzen wir in der Regel unsere Zeit. Und in seltenen Fällen überschätzen wir sie auch. 

Wenn du mit dem Time Blocking beginnst, ist es besser, für jede Aufgabe zusätzliche Zeit einzuplanen, damit du nicht frustriert bist und dem Time Blocking die Schuld gibst, wenn du mehr Zeit als vorgesehen für eine bestimmte Aufgabe aufwendest. 

Zu strikte Einhaltung des Zeitplans

Du darfst deinen Zeitplan nicht zu starr gestalten, denn es kann sein, dass etwas dazwischen kommt, das deine Pläne ändert. 

Denke daran, dass dein Google-Kalender und die Zeitblöcke, die du ihm hinzugefügt hast, lediglich ein Leitfaden sind, der dir hilft, dich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Das kann aber bei Bedarf im Laufe des Tages geändert werden.

Wenn du mit solchen Situationen konfrontiert wirst, entscheidest du, ob das, was von dir verlangt wird, wirklich so wichtig ist, dass du deine Zeitblöcke ändern musst. Wenn das der Fall ist, solltest du dich einfach darauf einlassen. 

Vergessen, Pausen zu machen

Denke daran, zwischen den Aufgaben Pausen zu machen. Wir sind keine Maschinen, also müssen wir uns ein paar Minuten Zeit nehmen, um uns die Beine zu vertreten oder tief durchzuatmen, bevor wir uns der nächsten Aufgabe widmen.

Wenn du denkst, dass du einfach spontan von einer Aufgabe zur nächsten wechseln kannst, wirst du nur frustriert und im Zeitplan zurückliegen. Nimm dir Zeit, blockiere sie in deinem Google-Kalender und beginne mit der nächsten Aufgabe, wenn du bereit bist. Informiere deinen Manager oder Teammitglieder darüber, dass du begonnen hast, Zeitblöcke in deinem Kalender hinzuzufügen, damit sie auch Bescheid wissen.

Die besten Zeitblocker-Apps 

Es gibt mehrere Time Blocking Apps die dir den Einstieg erleichtern können. Hier sind ein paar Beispiele:

• Time tracking app – If you’re looking for ways to keep better track of your time on tasks, then a time tracking app is just the thing you need. It can help you manage specific task more efficiently and help you find out where you may be wasting precious time. You can also use a time tracking sheet template but it’s a bit harder than an app.
• Kalender-App - Verwende eine Online-Kalender-App, um wiederkehrende Ereignisse zu erstellen, die dich daran erinnern, wann du mit der Arbeit an bestimmten Aufgaben beginnst und wann du aufhören solltest. Du kannst auch wiederkehrende Ereignisse verwenden, um dich daran zu erinnern, wann du eine Aufgabe unterbrechen und zu einer anderen übergehen solltest (z. B. jede Stunde).
• Wecker-Apps oder Timer - Du kannst eine Wecker-App verwenden, um Timer für jede Aufgabe einzurichten, die innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens (z. B. 30 Minuten) erledigt werden muss. Wenn eine Aufgabe länger dauert als erwartet, setzt du den Timer einfach zurück. Wenn der Alarm ertönt, gehst du zur nächsten Aufgabe über oder du schaoltest den Timer ganz aus (z. B. wenn die Mittagspause anbricht).

You can use our time blocking templates to get started and create your own time blocking system. Just keep in mind that if you have to invest a lot of time managing this template, it’s probably best that you look for a solution that offers time-blocking automatic features. You don’t want to spend more time managing your time blocking schedule template than actually working on your tasks and projects.

TIP: Get to know the best solution for freelance time tracking.

Fazit

One last thing about a time blocking process: If you’ve never tried a time blocked schedule before, give it a go and see if it’s something that you can use in your daily routine. 

It may take a few weeks to adjust, but if you stick with it you’ll soon start enjoying the benefits of being more productive, less stressed, and generally more in tune with your schedule. And who knows, it might just change the way you approach your priority tasks forever!