Was ist Projektabrechnung? Arten und Prozesse entdecken

Festlegen korrekter Stundensätze, ständiges Nachverfolgen der für die Arbeit aufgewendeten Zeit bei gleichzeitiger Einhaltung des Projektumfangs und vieles mehr. Ja, die Projektabrechnung ist komplex, aber sie ist weniger unübersichtlich, wenn sie gut definiert ist und Sie einige einfache Schritte beachten, damit sie funktioniert.

Nachdem ich jahrelang Projekte zum Verfassen von Inhalten verwaltet habe, kenne ich die Tricks und Kniffe von Projektabrechnungsstrategien, die tatsächlich funktionieren, und ich werde Ihnen alles darüber beibringen.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• ⚡️Smart Die Abrechnung von Projekten beginnt immer vor der ersten Aufgabe mit einer klaren Definition des Umfangs, der Festlegung von Tarifen und der Wahl einer Abrechnungsmethode.
• 💰 Damit bei der Projektabrechnung kein Geld mehr auf dem Tisch liegt, ist das Rückgrat ein automatischer Zeiterfasser - er hilft Ihnen, Einnahmeverluste zu vermeiden und vergisst" nicht mehr, schnelle Kundenanrufe oder Recherchesitzungen in Rechnung zu stellen.
• Kombinieren Sie die vielen Arten der Projektabrechnung, um Ihre Einnahmen zu maximieren! Sie haben die Wahl zwischen Zeit- und Materialabrechnung, Festkostenvereinbarungen, monatlichen Abschlagszahlungen, wertabhängigen Preisen oder Meilensteinzahlungen.
• 🚫 Beseitigen Sie die schleichende Ausweitung des Geltungsbereichs, bevor sie den Gewinn beeinträchtigt: Diese "kleinen Änderungen" summieren sich. Legen Sie in Ihrem Vertrag klare Grenzen fest und führen Sie ein formelles Verfahren für Änderungsanträge ein - Sie werden es Ihnen danken, wenn Sie die endgültigen Gewinnspannen sehen.

Was ist die Projektabrechnung?

Ein erfolgreicher Projektabrechnungsprozess setzt voraus, dass Sie die gesamte Arbeit und die in einem Projekt verwendeten Ressourcen verfolgen und in Rechnung stellen und dem Kunden entsprechend in Rechnung stellen. Mit anderen Worten, Sie bieten eine Rechnung für Ihre Dienstleistungen und sammeln die Zahlung dafür.

Es ist wichtig zu verstehen, dass die Projektabrechnung lange vor Abschluss der Projektaufgaben beginnt.

Die Phasen des Projektabrechnungsprozesses

Die Grundlage für eine erfolgreiche Projektabrechnung beginnt, bevor die Arbeit überhaupt beginnt. Sie beginnt eigentlich schon in der Projektplanungsphase. Sobald Sie ein Projekt konzipieren, müssen Sie sich Gedanken darüber machen, wie Ihre festgelegten Projektmeilensteine mit Ihrem Cashflow und der Art und Weise, wie Sie Zahlungen eintreiben, in Einklang stehen.

Ein weiterer wichtiger Hinweis ist, dass die Projektabrechnung komplex ist, da sie von vielen Faktoren beeinflusst wird, die nicht immer in Ihrem Einflussbereich oder in den Händen Ihres Projektteams liegen. Einige dieser Faktoren sind, wie gut das Team das Budget, die Ressourcenzuweisung und die Fristen einhält, aber auch, wie Ihre externen Anbieter Ihre Arbeit beeinflussen.

In dieser entscheidenden ersten Phase müssen Sie die folgenden Schritte durchführen:

1. Definieren Sie den Umfang, die Abrechnungsmethode und den Tarif

Sie müssen die Projektanforderungen genau verstehen. In meiner Erfahrung mit der Leitung von Schreibprojekten beginne ich immer mit einem detaillierten Kundenfragebogen und einer Erkundungsrunde, um nicht nur zu verstehen, was geliefert werden muss, sondern auch potenzielle Komplexitäten, die die Abrechnung beeinflussen könnten.

Wählen Sie die Abrechnungsmethode

Je nach Projektumfang müssen Sie die richtige Abrechnungsmethode wählen. Als ich zum Beispiel kürzlich ein Projekt mit unklaren Anforderungen an die Inhalte einer Website leitete, entschied ich mich für eine Abrechnung nach Zeit und Material statt eines Festpreises, um möglichen Änderungen des Projektumfangs Rechnung zu tragen.

Festlegen der Rate

Bei der Festlegung Ihres Tarifs sollten Sie eine Reihe von Faktoren berücksichtigen, zu denen Sie natürlich auch Ihre subjektiven Faktoren hinzufügen können (z. B. die Erfahrung mit einem bestimmten Kunden, das Angebot von Boni usw.).

• Projektkomplexität und erforderliches Fachwissen
• Die Marktpreise für ähnliche Dienstleistungen
• Ihre gewünschten Gewinnspannen
• Der Zeitplan und die Dringlichkeit des Projekts

2. Erstellen Sie den Vertrag und die Dokumentation

In dieser Phase geht es darum, alle Abrechnungsvereinbarungen durch eine ordnungsgemäße Dokumentation zu formalisieren.

Erstellen Sie den Vertrag

Wenn Sie schon eine Weile im Geschäft sind, hatten Sie sicher schon Streitigkeiten mit Kunden, und Sie haben festgestellt, dass der Vertrag Ihre Grundlage in jedem Konflikt war. Vergewissern Sie sich, dass jeder Vertrag klar formuliert ist:

• Die gewählte Abrechnungsmethode und die Tarife,
• Der Zahlungsplan und die Zahlungsbedingungen.
• Der Umfang der Arbeiten und die Ergebnisse.
• Alle Verfahren für Änderungsanträge.
• Politik des Zahlungsverzugs.

In meiner Praxis habe ich die Erfahrung gemacht, dass konkrete Beispiele dafür, was abrechenbare Arbeit ist, künftige Streitigkeiten vermeiden helfen.

💡 Pro-Tipp: Möchten Sie den Abrechnungsprozess im Detail verstehen? Wir haben einen umfassenden Artikel über die Rechnungsstellung für Kunden geschrieben. Tauchen Sie ein, um alle Ihre Fragen zu klären.

3. Führe das Projekt durch und erfasse deine Arbeit

Hier nimmt der eigentliche Abrechnungsprozess Gestalt an. Stellen Sie sicher, dass Sie eine systematische Verfolgung der von den Teammitgliedern geleisteten Arbeitsstunden, der verwendeten Ressourcen und der erforderlichen zusätzlichen Ausgaben einführen und die Fertigstellung von Meilensteinen ständig überwachen.

Mein Team und ich verwenden zum Beispiel eine Software zur automatischen Zeiterfassung, in der wir Projekte und Aufgaben mit Tags kategorisieren, die uns dabei helfen, neue Ausgaben und Ressourcen zu verfolgen und die Abrechnung genauer und transparenter zu gestalten.

4. Projektbezogene Abrechnung

In dieser Phase geht es um die eigentliche Erstellung und Verarbeitung von Rechnungen mit der Rechnungssoftware deiner Wahl.

Rechnungen erstellen und einreichen

• Erstelle detaillierte Rechnungen auf der Grundlage der erfassten Ressourcen und der für das Projekt aufgewendeten Zeit, die alle relevanten Projektinformationen und Zahlungsbedingungen enthalten.
• Legen Sie Belege bei (Zeitberichte, Spesenquittungen).

5. Zahlungen einziehen und abstimmen

Die korrekten Rechnungen, die Sie und Ihr Team verschickt haben, sollten sich bezahlt machen. Sie sollten also für Ihre Arbeit bezahlt werden. Stellen Sie sicher, dass Sie die eingehenden Zahlungen bearbeiten und sich auch um die folgenden Dinge kümmern:

• Verfolgen Sie den Zahlungsstatus und senden Sie bei Bedarf Zahlungserinnerungen.
• Bearbeitung etwaiger Säumniszuschläge und Abgleich der Zahlungen mit den Rechnungen.

💡 Pro-Tipp: Denken Sie daran, dass es für alle Änderungen, die zu festen Kosten erforderlich sind, einen Änderungsantragsprozess geben sollte. Es sollte ein standardisiertes Verfahren zur Erfassung, Bewertung und Genehmigung/Ablehnung von Änderungen an einem Projekt geben. Ein effizientes System zur Verfolgung der Projektkosten ist der beste Weg, um die vom Team geleistete Arbeit zu schützen.

Arten der Projektabrechnung

Die Art und Weise, wie Sie Ihre Projekte abrechnen, bleibt Ihnen überlassen, aber es gibt einige standardisierte Möglichkeiten, Projekte abzurechnen. Für welche Art der Projektabrechnung Sie sich entscheiden, hängt von Ihrer Branche ab, von der Art der von Ihnen angebotenen Dienstleistungen oder einfach davon, ob Sie einen regelmäßigen Geldfluss in Ihr Unternehmen benötigen oder nicht.

Sie könnten auch wie ich verschiedene Projekte und Kunden unterschiedlich abrechnen.

Als Inhalts- und Werbetexter berechne ich die meisten meiner Projekte auf der Grundlage eines wertorientierten Ansatzes, d. h. ich berechne den tatsächlichen Wert, der dem Kunden geliefert wird, und nicht die aufgewendete Zeit oder die eingesetzten Ressourcen. Um ein konkretes Beispiel zu nennen: Wenn ich eine Verkaufsseite für eine Kurseinführung schreibe, berechne ich die Kosten abhängig davon, wie viel der Kunde in Form von Kurseinschreibungen daraus gewinnen kann. In anderen Fällen berechne ich Vorschusszahlungen.

Aber was sind Retainer und wertorientierte Ansätze, und wie können diese die Rentabilität von Projekten steigern? Gehen wir der Sache auf den Grund!

1. Abrechnungsmethode für Projekte nach Zeit und Material

Die Abrechnungsmethode für Zeit- und Materialprojekte ist ein Ansatz, bei dem die Kunden für die tatsächlich für ihr Projekt aufgewendete Zeit und alle verwendeten Materialien oder Ressourcen auf der Grundlage vorher festgelegter Sätze bezahlen.

Am besten geeignet für:

• Projekte mit unklarem Umfang oder Anbieter, die sich mit Projekten mit variablem Umfang befassen.
• Entwicklungsarbeit mit möglichen Änderungen und kreative Arbeit mit mehreren Überarbeitungen.
• Forschungsintensive Projekte.

Wenn sich die Anforderungen eines Projekts im Laufe des Projekts häufig ändern,

Wenn meine Agentur Projekte zur Erstellung von Websites abwickelt, rechnen wir nach Aufwand ab, da der Zeitaufwand für die Recherche je nach Komplexität des Themas und verfügbaren Ressourcen stark variieren kann. Um den Prozess der Abrechnung nach Aufwand genau und transparent zu halten, verfolgen wir als Team die Zeit- und Materialprojekte mit großer Sorgfalt in unserem automatischen Zeiterfassungssystem. Anschließend geben wir die vollständigen Berichte im Rahmen der Projektabrechnung an unsere Kunden weiter.

Wie Sie es anwenden können:

• Erfassen Sie alle für Projektaufgaben aufgewendeten Stunden in einem Zeiterfassungssystem und addieren Sie dann die Kosten für alle verwendeten Materialien oder Ressourcen.
• Wenden Sie für Ihr professionelles Dienstleistungsprojekt in der Anfangsphase des Projekts die mit dem Kunden vereinbarten Stundensätze an.
• Erstellen Sie Rechnungen und stellen Sie Ihr Projekt regelmäßig in Rechnung, je nach Häufigkeit des Projekts.

Vorteile:

• Die Abrechnung nach Aufwand minimiert das Risiko für die Dienstleister und ist für die Kunden transparent.
• Sie bietet Flexibilität für Veränderungen und eine angemessene Vergütung für zusätzliche Arbeit.

Nachteile:

• Sie erfordert eine detaillierte Zeiterfassung, was ein Alptraum sein kann, wenn Sie nicht den richtigen Arbeitszeitrechner verwenden .
• Dies könnte zu einer Budgetunsicherheit für die Kunden führen oder den Dienstleistern einen Anreiz bieten, langsamer zu arbeiten.

Genaue Zeiterfassung ist bei der Projektabrechnung nicht verhandelbar

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2. Die Projektabrechnungsmethode mit festen Kosten

Bei der Projektabrechnungsmethode mit festen Kosten wird vor Projektbeginn ein Preis festgelegt und vereinbart, unabhängig von der tatsächlich aufgewendeten Zeit oder den verwendeten Ressourcen während der Projektdurchführung.

Am besten geeignet für:

• Projekte mit klar definiertem Umfang und detaillierten Anforderungen.
• Wiederholbare Dienstleistungen, bei denen der Anbieter über umfangreiche Erfahrungen verfügt.
• Kurzfristige Engagements mit spezifischen Aufgabenstellungen.
• Projekte, bei denen der Kunde ein Projekthonorar und ein sicheres Budget benötigt.

In meinem Fall, wenn ich das Schreiben von Texten für Website-Projekte für kleine Unternehmen leite, verwenden wir eine Festpreisabrechnung, da sowohl der Umfang als auch die zu erbringenden Leistungen in der Regel von Anfang an klar definiert sind. Um die Rentabilität zu gewährleisten, führen wir als Team eine gründliche Konkurrenz- und Marktanalyse durch und erstellen detaillierte Projektspezifikationen, bevor wir dem Kunden einen Festpreis anbieten. Dann verfolgen wir die Zeit, um unsere tatsächlichen Stunden mit unseren Schätzungen abzugleichen und die künftige Preisgestaltung zu verfeinern.

Wie Sie es anwenden können:

• Schätzen Sie die Gesamtkosten des Projekts im Voraus, indem Sie alle erforderlichen Aufgaben aufschlüsseln und den voraussichtlichen Stundenaufwand für das Projekt berechnen.
• Fügen Sie einen Puffer von 15-20 % für unerwartete Probleme und eine Gewinnspanne je nach Projektkomplexität hinzu.
• Erstellen Sie ein detailliertes Dokument über den Umfang des Auftrags, aus dem klar hervorgeht, was im Festpreis enthalten ist und was nicht.
• Einrichtung eines klaren Verfahrens für die Bearbeitung von Änderungsanträgen für Arbeiten, die über den vereinbarten Umfang hinausgehen.

Vorteile:

• Es bietet den Kunden Budgetsicherheit und erleichtert ihnen die Planung und Genehmigung von Projekten.
• Es vereinfacht den Abrechnungsprozess, da keine Stunden mehr erfasst und abgerechnet werden müssen, sondern ein fester Betrag, den Sie vorher berechnet haben.
• Es kann rentabler sein, wenn Sie die Arbeit effizient erledigen und mehrere Projekte gleichzeitig bearbeiten können.

Nachteile:

• Es besteht die Gefahr, dass sich der Umfang vergrößert, wenn die zu erbringenden Leistungen nicht von Anfang an klar definiert sind. Daher müssen Sie eine detaillierte Dokumentation des Umfangs erstellen.
• Es birgt ein Verlustpotenzial, wenn das Projekt schlecht eingeschätzt wird oder auf unerwartete Herausforderungen stößt.
• Es ist weniger flexibel, um Änderungen vorzunehmen, ohne den Preis neu zu verhandeln.

3. Abrechnung von Retainer-Projekten

Bei der Abrechnung nach Aufwand zahlen die Kunden eine feste, wiederkehrende Gebühr (in der Regel monatlich) für eine Reihe von Dienstleistungen oder einen bestimmten Arbeitsumfang. Für jedes Unternehmen oder jeden Solopreneur ist ein Retainer eine großartige Quelle für den monatlichen Cashflow und bietet den Kunden zuverlässigen Zugang zu Dienstleistungen.

Am besten geeignet für:

• Dienste, die kontinuierliche Dienstleistungen, Projekte und kontinuierliche Unterstützung benötigen.
• Marketing- und Inhaltserstellungsdienste sowie Wartungs- und Unterstützungsprojekte.

Wenn ich die Erstellung von Inhalten für mehrere Kunden verwalte, verwenden wir die Abrechnung auf Honorarbasis, weil wir so unsere Ressourcen effektiv planen und eine gleichbleibende Qualität liefern können. Wir erstellen als Team detaillierte monatliche Inhaltskalender und verfolgen die Leistungen anhand der Honorarvereinbarung.

Wie Sie es anwenden können:

• Definieren Sie klare monatliche Ergebnisse oder verfügbare Stunden für Ihr Team, um an diesen laufenden Projekten zu arbeiten.
• Legen Sie klare Prozesse für die Anpassung des Auftragsumfangs fest, wenn dies erforderlich ist, und vereinbaren Sie regelmäßige Kontrolltermine, um den Projektfortschritt zu überprüfen.
• Erstellen Sie Systeme zur Erfassung ungenutzter Stunden oder zusätzlicher Arbeit mit Überstunden-Trackern und anderen Tools.

Vorteile:

• Bietet den Dienstleistern ein planbares monatliches Einkommen und den Kunden einen planbaren Cashflow.
• Es ermöglicht eine bessere Ressourcenzuweisung und -planung und reduziert den Zeitaufwand für Angebote und Vertragsverhandlungen.

Nachteile:

• Es kann schwierig sein, den Umfang oder die Preise anzupassen, wenn sie einmal festgelegt sind, und es kann auch notwendig sein, den Wert regelmäßig zu rechtfertigen.
• Ohne klare Grenzen besteht die Gefahr, dass sich der Aufgabenbereich vergrößert.
• Sie erfordert eine konsequente Qualitätsarbeit.

4. Wertorientierte Projektabrechnung

Bei der wertorientierten Abrechnung werden die Projektpreise auf der Grundlage des für den Kunden erbrachten Werts und nicht auf der Grundlage der aufgewendeten Zeit oder der eingesetzten Ressourcen festgelegt, die in der Regel an bestimmte Geschäftsergebnisse oder den ROI gebunden sind.

Am besten geeignet für:

• Strategische Beratungsprojekte und Marketingkampagnen mit messbaren Resultaten.
• Initiativen zur Leistungsverbesserung und Projekte zur Umgestaltung von Unternehmen.

In meinem Fall verwenden wir bei der Optimierung von Verkaufsseiten eine wertorientierte Abrechnung, indem wir unsere Gebühren direkt an die Verbesserung der Konversionsrate knüpfen. Als Team ermitteln wir zunächst die aktuelle Konversionsrate mit Hilfe umfassender Analysen und dokumentieren dann alle bestehenden Vertriebskennzahlen, einschließlich des durchschnittlichen Bestellwerts und des monatlichen Traffics. Nach der Umsetzung unserer Optimierungen verfolgen wir die Steigerungen der Konversionsrate und des Umsatzes und stellen detaillierte monatliche Berichte zur Verfügung, die genau zeigen, wie viel zusätzlichen Umsatz unsere Änderungen generiert haben.

Wie Sie es anwenden können:

• Identifizieren und quantifizieren Sie den spezifischen Wert, den Ihre Arbeit liefern wird, und schaffen Sie klare Maßstäbe für die Erfolgsmessung
• Legen Sie Preisstaffeln auf der Grundlage verschiedener Wertstufen fest, und erstellen Sie regelmäßige Berichte über den erbrachten Wert.

Vorteile:

• Es bietet das Potenzial für höhere Gewinne auf der Grundlage des Kundenerfolgs und des gesamten Projekts.
• Es bringt eine bessere Kundenzufriedenheit, wenn ein Mehrwert erzielt wird.

Nachteile:

• Es kann schwierig sein, den Wert bestimmter Leistungen im Voraus zu beziffern, und erfordert einen überzeugenden Nachweis früherer Ergebnisse.
• Sie ist mit höheren Risiken verbunden, wenn die Wertmaßstäbe nicht erreicht werden.

5. Meilensteinbasierte Projektabrechnung

Bei der meilensteinbasierten Abrechnung wird die Zahlung in vorher festgelegte Projektmeilensteine aufgeteilt, wobei bei Erreichen jedes Meilensteins bestimmte Beträge fällig werden.

Am besten geeignet für:

• Große, komplexe Projekte mit unterschiedlichen Phasen, wie z. B. Softwareentwicklungsprojekte, Konstruktions- oder Designprojekte oder langfristige Beratungsaufträge.

In meinem Fall verwenden wir bei der Verwaltung von Projekten zur Neufassung von Websites die Abrechnung nach Meilensteinen, indem wir das Projekt in Schlüsselphasen wie Erkundung, Design, Entwicklung und Start unterteilen. Als Team legen wir die Leistungen für jeden Meilenstein klar fest und verwenden Projektmanagement-Tools, um den Fortschritt zu verfolgen.

Wie Sie es anwenden können:

• Unterteilen Sie das Projekt in klare, messbare Meilensteine und weisen Sie jedem Meilenstein bestimmte Zahlungsbeträge zu.
• Erstellen Sie detaillierte Abschlusskriterien für jede Phase und legen Sie klare Überprüfungsverfahren fest.

Vorteile:

• Es sorgt für einen stetigen Geldfluss während des gesamten Projekts und liefert klare Fortschrittsindikatoren.
• Verringert das Risiko für den Kunden durch eine phasenweise Bereitstellung, während der Umfang innerhalb jedes Meilensteins einfach zu verwalten ist.

Nachteile:

• Es kann zu Zahlungsverzögerungen kommen, wenn sich Meilensteine verzögern, und erfordert oft ein komplexeres Projektmanagement.
• Dies kann zu Problemen bei der Ressourcenzuweisung führen.

Die wichtigsten Herausforderungen bei der Projektabrechnung 

Wie Sie sehen, ist der Prozess der Projektabrechnung ziemlich kompliziert und hängt von vielen Puzzleteilen ab. Daher müssen Sie lernen, wie Sie den Überblick behalten und die Herausforderungen rund um den gesamten Prozess vermeiden oder bewältigen können.

Nach Jahren der Leitung von Schreibprojekten und der Arbeit mit verschiedenen Teams in unterschiedlichen Start-ups bin ich auf erhebliche Herausforderungen gestoßen. Hier ist, worauf Sie achten sollten:

• Schleichende Ausweitung des Projektumfangs und undefinierte Grenzen: Das passiert, wenn Kunden ständig um kleine Änderungen bitten, die nicht Teil der vereinbarten Projektleistungen sind. Bei meinen Content-Projekten beispielsweise werden aus "schnellen Änderungen" oft komplette Neufassungen, die sowohl den Zeitplan als auch die Rentabilität beeinträchtigen. Um dies zu verhindern, sollten Sie in Ihrem ursprünglichen Vertrag klare Grenzen setzen und ein formelles Verfahren für Änderungswünsche einrichten, z. B. nicht mehr als zwei Überarbeitungen.
• Ungereimtheiten bei der Zeiterfassung: Ohne zuverlässige Arbeitszeiterfassung riskieren Sie, entweder zu wenig für Ihre Arbeit zu berechnen oder das Vertrauen Ihrer Kunden durch überhöhte Stunden zu beschädigen, und das nicht nur. Es besteht auch die Gefahr, dass Sie Ihrem Team einen zusätzlichen Verwaltungsaufwand aufbürden. Ich habe schon erlebt, dass Projekte unrentabel wurden, nur weil Teammitglieder vergessen haben, die Zeit für Recherchen oder Kundengespräche zu erfassen. Die Verwendung eines automatischen Zeiterfassungssystems erleichtert die Arbeit, also investieren Sie in ein solches System.
• Zahlungsverzögerungen und Cashflow-Probleme: Diese sind besonders problematisch bei der Abrechnung nach Meilensteinen, wo verzögerte Genehmigungen einen Dominoeffekt auf den gesamten Projektzeitplan und die Ressourcenplanung haben können. Kürzlich beeinträchtigte eine verspätete Meilensteingenehmigung eines Kunden unsere Fähigkeit, andere geplante Projekte zu starten.

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Hören Sie auf, Ihre abrechenbaren Stunden zu schätzen, und beginnen Sie, jede Minute zu erfassen, die wichtig ist. Erfassen Sie Ihre Zeit genau, stellen Sie sie sicher in Rechnung und steigern Sie die Rentabilität Ihrer Projekte. Mit EARLY!

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• Herausforderungen bei der Ressourcenzuweisung: Das Gleichgewicht der Ressourcen wird besonders schwierig, wenn Sie mehrere Projekte mit unterschiedlichen Abrechnungsmethoden verwalten. Wenn Sie beispielsweise mit Festpreisprojekten und Retainer-Kunden jonglieren, ist die richtige Zeiteinteilung, ohne Ihr Team übermäßig zu belasten, von entscheidender Bedeutung.
• Unklare Leistungen und Anforderungen: Wenn die Projektanforderungen zu Beginn nicht genau definiert sind, ist es schwierig festzustellen, was im ursprünglichen Umfang enthalten ist und was als zusätzliche Arbeit in Rechnung gestellt werden sollte. Eine klare Dokumentation von Anfang an hilft Ihnen, spätere Rechnungsstreitigkeiten zu vermeiden.
• Kommunikationslücken Missverständnisse über Abrechnungsbedingungen, Fristen oder Leistungen führen häufig zu Zahlungsstreitigkeiten und Unzufriedenheit beim Kunden. Regelmäßige Aktualisierungen und transparente Berichte sind einfache Lösungen, um klare Kommunikationskanäle zu schaffen.

💡 Profi-Tipp: Die meisten dieser Herausforderungen lassen sich durch die Einführung geeigneter Zeiterfassungs- und Projektmanagement-Tools von Anfang an abmildern. Systeme und Prozesse für die Zeiterfassung, die Dokumentation von Änderungen des Projektumfangs und die Verwaltung von Ressourcen helfen bei der Vermeidung von Abrechnungsproblemen.

Wie Sie Ihren Projektabrechnungsprozess verbessern können

Eine Möglichkeit, allen Herausforderungen in diesem komplexen Prozess vorzubeugen und sie einfach zu bewältigen, besteht darin, eine zuverlässige Grundlage zu schaffen. Meiner Erfahrung nach wird dieses Fundament durch die Einführung systematischer Prozesse und der richtigen Instrumente geschaffen.

Festlegung klarer Dokumentations- und Kommunikationsprotokolle

Für jedes Projekt sollte es standardisierte Vorlagen für Angebote, Verträge, Änderungsanträge oder Rechnungsformate geben. Um die Dinge auf Kurs zu halten, sollten Sie regelmäßige Kontrolltermine einrichten, entweder wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich, um die Leistung zu bewerten. Sind Sie profitabel, je nachdem, wie Sie Ihre Projekte abrechnen? Hindert die Art der Projektabrechnung Sie daran, sich auf einen konstanten Cashflow zu verlassen? Fehlen Ihrem Team irgendwelche Rechnungen?

Implementierung der richtigen Tools

Oft liegt der Grund, warum die Abrechnung Ihres Projekts schief läuft, in Ihren Tools. Aus meiner Erfahrung mit der Verwaltung mehrerer Inhaltsprojekte weiß ich, dass die richtige Kombination von Tools einen chaotischen Abrechnungsprozess in eine gut geölte Maschine verwandeln kann, die praktisch von selbst läuft.

Die wichtigsten Werkzeuge für die Projektabrechnung sind automatische Zeiterfassungsgeräte zur Erfassung der für Aufgaben aufgewendeten Zeit und Finanzmanagement-Tools.

⏱️ Zeiterfassungssoftware

Da Sie detaillierte Zeiterfassungsbögen benötigen, ist das Rückgrat einer effizienten Projektabrechnung ein robuster, aber müheloser Time Tracker. Ich stelle EARLY vor, da mein Team es verwendet und es für uns der beste Zeiterfasser für Projekte ist.

EARLY hat die Art und Weise revolutioniert, wie mein Team und ich abrechenbare Stunden durch eine Kombination von physischen und digitalen Erfassungsmethoden nachverfolgen, die die Zeiterfassung als natürlich und nicht als mühsam empfinden. Dieses KI-gestützte Tool erfasst automatisch die an einem Projekt geleistete Arbeit und die Arbeitsmuster, und es macht es einfach, individuelle Berichte für unsere Kunden zu erstellen.

Hier ein Beispiel für einen granularen Bericht, in dem die Zeitangaben auf eine Granularität von Minuten gerundet werden können.

Was EARLY von anderen unterscheidet, ist sein umfassender Charakter, der Folgendes beinhaltet:

• Ein intuitiver , physischer 8-seitiger Tracker, der auf Ihrem Schreibtisch liegt und Sie daran erinnert, Ihre Zeit zu erfassen.
• Eine automatische Zeiterfassungsfunktion, die unauffällig im Hintergrund läuft und sicherstellt, dass keine abrechenbare Stunde unerfasst bleibt - sie erfasst alle Websites, Tools und Dokumente, an denen Sie arbeiten.
• Detaillierte projektbezogene Zeitberichte, die die Abrechnung für den Kunden transparent und streitfrei machen, da niemand Zeit hat, die Preise und die für die Arbeit aufgewendete Zeit zu bestreiten, sondern sie für die tatsächliche Arbeit aufwendet.
• Team-Management-Funktionen, die eine Überbelegung von Ressourcen verhindern, wie z. B. die Verfolgung von PTO, um die Freizeit- oder Überstundenmuster Ihres Teams zu planen.
• Ein KI-gestütztes Dashboard, das aufzeigt, wann jeder Einzelne am produktivsten ist und wann nicht (dieses Dashboard ist für jedes Teammitglied verfügbar).

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💰Finanzverwaltungs- und Rechnungsführungsinstrumente

Das zweitwichtigste Instrument bei der Projektabrechnung sind Finanzanwendungen. Beachten Sie, dass diese sich nahtlos in Ihr Zeiterfassungssystem integrieren müssen. Hier sind einige der Tools, die ich ausprobiert habe und die Ihnen helfen können, die Projektabrechnung zu automatisieren und die Rentabilität Ihres Unternehmens zu steigern:

• QuickBooks oder FreshBooks dienen als Ihre finanzielle Kommandozentrale. Beide Anwendungen erstellen automatisch professionelle Rechnungen auf der Grundlage Ihrer Berichte und erleichtern die Verwaltung aller Finanzdaten an einem sicheren Ort.
• Lösungen für die Zahlungsabwicklung wie Stripe oder PayPal können Ihnen ebenfalls helfen, den Inkassoprozess zu optimieren. Mit beiden Tools können Sie Zahlungsverzögerungen reduzieren und den Cashflow regelmäßig verbessern.

💡 Profi-Tipp: Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Tool-Implementierung liegt in der richtigen Integration. Beginnen Sie mit EARLY als Grundlage für eine genaue Zeiterfassung und integrieren Sie dann schrittweise Buchhaltungs- und Finanztools, wenn Ihre Anforderungen wachsen.

Schlussfolgerung

Die Projektabrechnung mag auf den ersten Blick kompliziert erscheinen, vor allem, wenn Sie kein Projektmanager sind oder keine Funktion haben, die sich mit den technischen Aspekten der Projektabrechnung im Allgemeinen befasst. Aber keine Sorge, es ist überschaubar und kann recht einfach sein, solange Sie die genannten Schritte befolgen.

Ganz gleich, ob Sie sich für die Zeit- und Materialverfolgung mit dem KI-gestützten System von EARLY, für Festkostenvereinbarungen, monatliche Retainer, wertorientierte Preise oder Meilensteinzahlungen entscheiden - entscheidend ist, dass Sie die richtige Mischung für Ihre individuellen Geschäftsanforderungen finden, um eine effektive Projektabrechnung zu erreichen.

Denken Sie daran, dass es bei einer erfolgreichen Projektabrechnung nicht nur um das Versenden von Rechnungen geht. Es geht darum, einen systematischen Ansatz zu entwickeln, der mit der Planung beginnt und mit einem vorhersehbaren Cashflow endet.