Beurlaubung von Mitarbeitern: ein umfassender Leitfaden von A bis Z

Up to today’s professional context, the definition of work has evolved throughout the years, especially regarding employee leave of absence.

It allows an employee to temporarily step away from their regular work responsibilities for different reasons such as personal, medical, family-related, or professional development reasons.

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This concept highly impacts organizational productivity, business efficiency, employee well-being, and compliance with labor laws. 

It’s essential to understand how a leave of absence proceeds because there’s a requirement to maintain a balanced work environment, promote employee retention, and ensure legal compliance.

Throughout this article, you’ll be able to explore the different types of leave, the Family and Medical Leave Act, and how it works.

Du wirst auch erfahren, warum und welche Vorteile die Gewährung eines freiwilligen Urlaubs mit sich bringt, und die Unterschiede zwischen einer Beurlaubung und vielen anderen Konzepten, die manchmal als ähnlich angesehen werden, kennen lernen.

Wenn du auf der Suche nach Wissen bist, um klare Urlaubsrichtlinien festzulegen, oder wenn du dich mit der Komplexität eines Urlaubs befassen möchtest, ist dieser Artikel genau das Richtige für dich. 

• Lies weiter: Was ist PTO?

Was ist eine Beurlaubung?

Eine Beurlaubung ist eine formale und zeitlich begrenzte Unterbrechung der normalen Pflichten und Verantwortlichkeiten eines Mitarbeiters. Während dieses Zeitraums verlässt der Arbeitnehmer die Arbeit aus persönlichen, medizinischen, familiären oder beruflichen Gründen.

Bei jeder Beurlaubung ist es möglich, einige arbeitsplatzbezogene Leistungen beizubehalten, wie z. B. die Sicherheit des Arbeitsplatzes, eine mögliche Abfindung oder eine Krankenversicherung, je nach Unternehmensrichtlinien und geltenden Gesetzen.

Diese werden auf der Grundlage der Politik, der Verfahren und/oder der gesetzlichen Bestimmungen des jeweiligen Unternehmens beantragt und genehmigt. Je nach den Umständen können sie in Bezug auf Dauer, Zweck und Förderkriterien variieren.

Types of leave

Freistellungen sind sehr unterschiedlich in Bezug auf ihren Zweck, ihre Dauer und ihre Anspruchsberechtigung, die in hohem Maße von den örtlichen Arbeitsgesetzen und der Unternehmenspolitik beeinflusst werden.

Die Arbeitnehmer müssen die Bedingungen mit ihrem Unternehmen besprechen und sich an die Personalabteilung wenden, um die Einzelheiten zu verstehen.

Let’s discover the different types of leaves of absence.

1. Medical leave

This type of leave is granted for medical reasons, including illness, injury, surgery, or even recovery.

In many countries, medical leaves are protected by laws such as the Family and Medical Leave Act in the United States.

2. Family or Parental leave

In der Regel werden diese Freistellungen bei der Geburt oder Adoption eines Kindes gewährt, wobei die Eltern eine Auszeit nehmen, um sich dem neuen Familienmitglied zu widmen.

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3. Krankheitsurlaub

Wenn ein Arbeitnehmer gesundheitliche Probleme hat, kann er sich im Krankheitsfall freistellen lassen, und einige Unternehmen bieten bezahlten Krankenurlaub an, während andere unbezahlten Krankenurlaub gewähren.

4. Erholungsurlaub

Dieser Urlaub konzentriert sich auf die Gewährung von Freizeit, Erholung oder persönlichen Gründen, während die Verfügbarkeit von bezahltem Urlaub je nach Unternehmen und Land variiert.

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5. Unpaid leave

This happens when employees request time off without pay for personal reasons such as travel, education, or other personal matters.

6. Bereavement leave 

This leave is granted to employees who have lost a family member or a loved one. It’s mainly used to serve the purpose of proper mourning and making funeral arrangements.

7. Militärurlaub

Arbeitnehmer, die dem Militär angehören, können aufgrund ihrer militärischen Verpflichtungen beurlaubt werden, die in den Vereinigten Staaten häufig durch Gesetze wie das Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act (USERRA) geschützt sind.

8. Sabbatical-Urlaub

Some companies are empathetic and engaged with sabbatical programs allowing employees to take unpaid leave for personal development, research, and/or self-improvement.

9. Jury duty leave

Employees summoned to attend their Jury Duty are granted time off with pay since it’s a civic responsibility. 

• Read also: The best tools to manage remote employees

10. Educational leave

Employees who wish to pursue further education or training to enhance their skills are granted leave that may be paid or unpaid, depending on company policies.

11. Religious leave

It’s the employees’ right to request time off for some religious holidays or practices.

12. Domestic violence or crime victims leave

Depending on the jurisdiction, employees who become victims of domestic violence or certain crimes are granted a leave to address legal and personal matters related to their situation.

13. Family and caregiver leave

Some countries have laws or policies that grant leave to employees who dedicate their lives to caring for family members or attending to family emergencies.

• Read also: The different types of capacity planning

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What’s the Family and Medical Leave Act (FMLA)?

The FMLA, a federal labor law in the United States, grants eligible employees job-protected leave for specific family and medical reasons.

Since 1993, this law has helped employees balance their jobs with their personal needs, especially during tough lifetimes. However, it faces minimum standards to benefit from it, and some states have their version of a family and medical leave with additional benefits and protections. Here are the following critical aspects of FMLA:

1. Eligibility

To be eligible for FMLA leave, the employee in question must work for a covered employer that includes private-sector employers with 50 or more employees, public agencies, and public or private elementary and secondary schools. Employees must also have worked for at least 12 months and 1250 hours during those 12 months.

2. Reasons for leave

To take up to 12 weeks of unpaid leave in 12 months, some of the reasons must be as follows:

• Birth, adoption, or foster care placement of a child;

• Schwerer Gesundheitszustand des Ehepartners, eines Elternteils oder eines Kindes des Arbeitnehmers;

• The employee’s serious health condition that doesn’t allow them to fulfill their job description;

• Qualifying demands on a family member’s military service;

• Bis zu 26 Wochen für die Pflege eines versicherten Wehrdienstleistenden mit einer schweren Verletzung oder Krankheit aufgrund des Wehrdienstes.

3. Arbeitsschutz

Während des FMLA-Urlaubs muss das Unternehmen den Krankenversicherungsschutz des Mitarbeiters aufrechterhalten, so dass der Mitarbeiter an denselben Arbeitsplatz zurückkehren kann, den er während seines Urlaubs verlassen hat. 

4. Bekanntmachung und Zertifizierung

Die Arbeitnehmer sind verpflichtet, das Unternehmen, bei dem sie arbeiten, zu informieren und eine ärztliche Bescheinigung vorzulegen, um bestimmte Arten von Urlaubsanträgen zu unterstützen.

5. Intermittierender Urlaub

FMLA-Urlaub kann in einem zusammenhängenden Zeitraum, mit Unterbrechungen oder in einem reduzierten Urlaubsplan für medizinische Zwecke genommen werden.

6. Vergeltungsmaßnahmen und Durchsetzung

Unternehmen können nicht gegen Mitarbeiter vorgehen, die ihr Recht auf FMLA-Urlaub wahrnehmen.

Die Wage and Hour Division des US-Arbeitsministeriums ist für die Durchsetzung dieses Gesetzes zuständig und ermöglicht es den Arbeitnehmern, Beschwerden einzureichen, wenn ihre Rechte nicht beachtet werden.

Who is a covered employer?

Der FMLA gilt für bestimmte Unternehmen je nach Größe und Art, da sie bestimmte Kriterien erfüllen müssen. Einige Bundesstaaten haben ihre eigenen Gesetze zu Familie und Medizin, die zusätzliche Leistungen vorsehen.

Vor diesem Hintergrund müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer die bundes- und einzelstaatlichen FMLA-Gesetze kennen, die auf ihre spezifische Situation Anwendung finden können. Normalerweise fallen Arbeitgeber darunter:

1. Privatwirtschaftliche Arbeitgeber

Companies must have 50 or more employees, and this requirement is for the total number of employees across the entire organization. However, even if it has 50 or more employees, individual employees may not be eligible if they don’t have worked for at least 12 months and 1250 hours within that period. 

2. Public agencies

Arbeitgeber auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene fallen unabhängig von der Anzahl ihrer Beschäftigten unter das FMLA-Gesetz.

3. Grundschulen und weiterführende Schulen

Auch wenn sie Teil eines größeren Schulbezirks oder einer unabhängigen Einrichtung sind, fallen öffentliche, private Grund- und Sekundarschulen unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten unter den Schutz von FMLA.

Wer kann einen FMLA-Urlaub beantragen?

Um Anspruch auf Urlaub zu haben, müssen die Arbeitnehmer mindestens 12 Monate bei ihrem Arbeitgeber beschäftigt sein, im vergangenen Jahr mindestens 1.250 Stunden gearbeitet haben und an einem Unternehmensstandort mit mindestens 50 Beschäftigten in einem Umkreis von 75 Meilen tätig sein.

The assessment of whether an employee has fulfilled the 1,250 hours of service is conducted in accordance with the compensable work hours guidelines outlined by the Fair Labor Standards Act (FLSA).

Even then you must follow the employer’s internal procedures such as proper notice and documentation such as medical certification.

Here are the qualifications for an FMLA leave of absence:

1. Employer coverage

First, your employer must be a covered company under the FMLA, which usually includes private-sector employers with 50 or more employees, public agencies, and public or private elementary and secondary schools.

2. Employee eligibility

To become eligible, the employee must have worked for a covered employer for at least 12 not consecutive months but within the last seven years. During those 12 months, the employee must have also worked at least 1250 hours.

3. Reasons for the leave 

An employee must request a leave for one of the following reasons:

• Birth, foster care, or adoption of a child;

• Pflege eines Ehepartners, eines Kindes oder eines Elternteils mit einer gesundheitlichen Beeinträchtigung;

• Der Gesundheitszustand des Arbeitnehmers;

• Qualifizierende Anforderungen durch den Militärdienst eines Familienmitglieds;

• Pflege eines versicherten Mitglieds des Militärdienstes mit einer schweren Verletzung oder Krankheit aufgrund des Militärdienstes.

Geschützte Freistellungen

Geschützte Abwesenheiten beziehen sich auf bestimmte Arten von Urlaub, die Mitarbeitern gemäß verschiedenen Arbeitsgesetzen oder Unternehmensrichtlinien gewährt werden und die den Arbeitsplatzschutz sicherstellen.

Diese Freistellungen sind oft gesetzlich vorgeschrieben oder geschützt, was bedeutet, dass die Arbeitnehmer nicht aus ihrem Job entlassen werden können. Obwohl es je nach Land, Bundesstaat, Provinz und Unternehmensrichtlinien Unterschiede gibt, sind hier einige Beispiele für geschützte Abwesenheiten:

• Familien- und Krankenurlaub gemäß dem FMLA in den Vereinigten Staaten, der Anspruch auf bis zu 12 Wochen geschützten Urlaubs pro Jahr aus medizinischen Gründen gewährt;

• Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub, der frischgebackenen Eltern die Möglichkeit gibt, sich um das neue Familienmitglied zu kümmern;

• Bezahlter oder unbezahlter Krankheitsurlaub für Arbeitnehmer, die erkrankt sind oder ein krankes Familienmitglied pflegen müssen;

• Laws like the Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act in the United States protect employees who have been called into active military duty;

• Employees are entitled to job protection to cope with the loss of a family member or a loved one;

• Victims of domestic violence or some crimes have the right to protected leave for medical treatment and legal proceedings;

• People who fulfill their civic duty by going to Jury Duty have job protection;

• Employees who need to take time to testify as witnesses must benefit from the employers’ job protection;

• Employees who need to observe religious holidays and practices also benefit from a protected leave of absence;

• If they need it for educational purposes or training programs, these employees are entitled to job protection towards their educational leave;

• If they’re injured on the job, they can get job protection to recover and receive medical treatment.

Warum eine freiwillige Beurlaubung?

It’s important to analyze the impact when granting voluntary leaves of absence when it comes to their operations, staffing needs, and ability to meet business objectives.

It’s also crucial to have clear policies and procedures, ensuring the organization’s and employee’s needs are met.

Here are some of the reasons why to grant a voluntary leave of absence to an employee under the rights reasons and circumstances:

• Antrag des Mitarbeiters aus persönlichen Gründen, wie z. B. der Fortsetzung der Ausbildung, Reisen, der Bewältigung von Familienangelegenheiten oder der Inanspruchnahme eines Sabbaticals zur persönlichen und/oder beruflichen Weiterentwicklung;

• Gesundheit und Wohlbefinden können die Gründe für einen freiwilligen Urlaub sein, d. h. es könnte eine Krankheit vorliegen, die eine Erholungsphase erfordert;

• Neue Eltern, die eine freiwillige Beurlaubung beantragen, um sich mit ihrem neugeborenen oder adoptierten Kind zu beschäftigen;

• Einige Mitarbeiter beantragen eine freiwillige Beurlaubung, um sich fortzubilden, Workshops zu besuchen oder an berufsbezogenen Schulungsprogrammen teilzunehmen;

• A voluntary leave of absence can promote a healthy work-life balance which can improve employee morale and reduce burnout;

• Die Freistellung zur Pflege von Familienmitgliedern mit schweren gesundheitlichen Problemen ist einer der Gründe für eine freiwillige Beurlaubung;

• Einige Arbeitgeber könnten gesetzlich verpflichtet sein, freiwillige Urlaubsanträge gemäß Arbeitsgesetzen oder -vorschriften zu genehmigen, wie zum Beispiel dem Family and Medical Leave Act (FMLA) in den Vereinigten Staaten.

• Die Gewährung von freiwilligem Urlaub kann eine gute Strategie sein, um leistungsstarke Mitarbeiter zu verwalten, anstatt wichtige Fachkräfte zu verlieren;

• Wenn du die persönlichen und beruflichen Ziele deiner Mitarbeiter durch freiwillige Freistellungen unterstützt, kannst du das Engagement und die Loyalität deiner Mitarbeiter fördern.

Vorteile der Gewährung einer freiwilligen Beurlaubung

Die Gewährung einer freiwilligen Beurlaubung kann sowohl für die Arbeitnehmer als auch für die Unternehmen viele verschiedene Vorteile mit sich bringen. Von einer positiven Arbeitsmoral bis hin zur Produktivität - hier sind einige der Vorteile:

1. Improved morale

Offering the flexibility of a voluntary leave of absence demonstrates the capacity of empathy for their well-being and work-life balance, which ultimately enhances employee morale.

2. Burnout reduction

It allows the employees to recharge and reduce the stress they might be feeling, which will prevent burnout symptoms.

3. Employee retention

Employees who feel supported through the voluntary leave of absence are part of the percentage of employee retention in companies. They are loyal due to their respect towards their critical life events or personal development pursuits.

4. Productivity improvement 

Employees who take voluntary leaves of absence might return to their jobs more motivated and engaged in a work routine. Also, they might bring new skills, perspectives, and ideas that contribute to the growth and development of the company.

Read also: Productivity tips for employees

5. Support 

A voluntary leave of absence allows employees to feel a wave of support during critical life events such as childbirth, adoption, family caregiving, or personal health challenges. 

6. Legal compliance

Voluntary leaves of absence feature legal requirements sometimes according to some labor laws, which provide for job-protected leaves. It’s important to comply with those laws to avoid legal complications.

7. Positive reputation

Companies with the empathy to offer voluntary leaves of absence are well-known in the workforce industry. 

8. Flexibles Arbeitskräftemanagement

Diese Art von Urlaub ermöglicht es Unternehmen, sich problemlos an eine veränderte Arbeitsdynamik anzupassen, ohne dass es zu Entlassungen und Kündigungen kommt.

9. Vielfältiger und integrativer Arbeitsplatz

Diese Unterstützung der Mitarbeiter bei ihren persönlichen und beruflichen Zielen trägt zu einer vielfältigeren und integrativen Arbeitsplatzkultur bei.

10. Compassion and empathy

Granting voluntary leaves of absence demonstrates a deep understanding and compassion towards personal circumstances such as illness and family events.

What’s the difference between mandatory and voluntary leaves of absence?

Mandatory leaves are employer-initiated, often due to workplace issues. They can involve various compensation levels. Voluntary leaves are employee-initiated, driven by personal needs or development goals, and are typically unpaid.

Both provide job protection, but under different circumstances. Mandatory leaves hinge on investigations, while voluntary leaves guarantee job reinstatement with agreed-upon conditions.

What is the difference between time off and leave of absence?

Time off refers to short, often paid absences for a few hours or days, requested informally with minimal impact on workflow.

Leaves of absence are more extended periods, ranging from weeks to months, and may be paid or unpaid. They require formal requests, and comprehensive documentation, and have a significant impact on workflow. Unlike time off, leaves of absence offer legal job protection, ensuring employees return under agreed conditions.

How to manage employee absence leave? 

Once you’ve granted an employee absence leave it’s essential to maintain productivity, while supporting employee well-being, and ensuring labor law compliance.

Once you’ve gone through the management steps you’ll have an organized and flexible management system that works efficiently. Here’s how you can manage an employee absence leave properly:

1. Create clear policies and procedures

Make sure that you develop policies and procedures that are invested for requests, approvals, and tracking of the employee’s absence leave, consistent with labor laws.

2. Communicate policies properly

Communicate every policy to your employees and ensure they understand every step of the procedure, from the requests to the obligations.

3. Create centralized leave management systems

Establish a centralized system to help you track and manage employee absence leave. It might be a software solution or a structured manual system, whatever suits the processes you might have at your company.

4. Assemble a responsible team

Put together a group of people such as Human Resources to manage employee absence leave. It’s important to keep in mind policies and labor laws.

5. Train managers and supervisors

You must educate the company’s managers and supervisors about the leave policies, and their roles while managing the requests.

By the end of training, they should know how to properly handle employee requests and possible approvals and denials of their request.

6. Urlaubsantragsformulare in eine Standardaktion umwandeln

Erinnerung aktualisiert
Erstelle ein Layout, das ein Formular für Urlaubsanträge klar definiert, das die Mitarbeiter ausfüllen sollen, wenn sie Urlaub beantragen. Es sollte den Grund, die gewünschten Daten und die erforderlichen Unterlagen enthalten.

7. Dokumentiere alles

Führe Aufzeichnungen über jede Urlaubsanfrage, Genehmigung, Ablehnung und alle damit zusammenhängenden Kommunikationen. Mit dieser Dokumentation hast du Sicherheit, um Streitigkeiten zu klären und die rechtliche Konformität zu gewährleisten.

8. Rechtliche Hinweise bereitstellen

When jurisdictions with laws such as the Family and Medical Leave Act in the United States, offer employees legally required notices about their rights and responsibilities regarding leave. 

9. Establish job protection

If it’s possible, make sure that you tell your employees that their job will be protected throughout the leave of absence. Be flexible with temporary replacements or workload distribution to maintain productivity.

10. Maintain privacy with medical documentation

Handle medical documentation with care and make sure to keep it confidential because it might be necessary to work with a healthcare provider to verify medical conditions.

11. Offen und kommunikativ sein

Halte den Kontakt zu den beurlaubten Mitarbeitern aufrecht, informiere sie regelmäßig über den Stand der Dinge und biete ihnen Unterstützung an.

12. Plane für die Deckung

Plane die personelle Abdeckung von Abwesenheiten durch Cross-Training der Mitarbeiter, Zeitarbeitskräfte und Umverteilung der Arbeitslast.

• Did you know that inadequate workload distribution is a cause of work overload?

13. Return-to-work interviews

Have return-to-work interviews with employees to discuss their transition back to their jobs, and discuss any necessary accommodations and adjustments.

14. Review and improve

Review your absence leave management processes to see where you can improve. Check-in with your employees to see how their feedback is towards leave management.

Fazit

In conclusion, it’s possible to assess that the theme of absence leave is multifaceted and considered a critical element of the workforce. Its extended range of types of leaves, from medical to personal, features its aspects and legal implications. However, mastering this concept is crucial to promoting a healthy work-life balance, enhancing productivity, and ensuring compliance with labor laws and company policies.

A clear leave management system that keeps in mind the needs of the employees as much as the companies is the way to go. It allows both parties to feel perfectly safe with support and flexibility for the professionals, and the organizations prepared to plan for staffing, maintain operational efficiency, and uphold legal obligations.

As you’ve seen that it’s possible, efficient leave management establishes a culture of empathy, understanding, and employee well-being. You’ll notice increased employee morale, reduced burnout, and a more inclusive workplace. As the concept of work continues to adapt to new changes every day, the companies that prioritize this strategic management of employee absence leave are the ones that build a good reputation for potential employees. 

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