Wie man die für Aufgaben aufgewendete Zeit erfasst: Praktische Tipps

Möchten Sie wissen, wie Sie Ihre Zeit auf intelligente und effiziente Weise für Aufgaben verwenden? Suchen Sie nicht weiter - ich habe alle Methoden erforscht, von der manuellen Zeiterfassung mit Stift und Papier bis hin zu digitalen Stundenzetteln und automatisierter Zeiterfassung, und ich werde Sie durch all diese Methoden führen.

Lassen Sie uns gleich damit beginnen, wie Sie die für Aufgaben aufgewendete Zeit erfassen und einen Prozess zur Aufgabenerfassung finden, der gut zu Ihnen und Ihrem Arbeitsstil passt.

TL;DR - Die wichtigsten Erkenntnisse

• Falls Sie sich gefragt haben, warum die Verfolgung von Aufgaben für Unternehmen so wichtig ist: Die US-Wirtschaft verliert täglich 50 Millionen Stunden (7,4 Milliarden Dollar) durch nicht verfolgte Aufgaben.
• Im Workforce Skills Gap Report geben 70 % der Führungskräfte an, dass ihre Unternehmen finanziell leiden, weil es ihren Mitarbeitern an Kompetenzen wie Zeitmanagement mangelt.
• Die richtige Art der Aufgabenerfassung hilft Ihnen, Zeitverzögerungen und giftige Produktivitätsfallen zu vermeiden.
• Unter allen in diesem Artikel vorgestellten Methoden, automatische Zeiterfassungstools ganz oben auf der Liste, da sie bei der Aufgabenerfassung am effizientesten sind.

💡 Profi-Tipp: Wenn Sie sich gefragt haben, was Zeiterfassung ist, hier ist die Antwort: Es ist der Prozess der Aufzeichnung der Zeit, die Sie im Laufe des Tages für verschiedene Aufgaben und Projekte aufwenden. Sie können dies manuell mit einem Notizbuch oder manuellen Stundenzetteln tun oder automatisch mit einer Zeiterfassungssoftware Software die für diesen Zweck entwickelt wurde. 

Wie ein Softwarehaus die Zeit anhand von Schätzungen verfolgt, um die Genauigkeit zu verbessern

"Das CodeFlügel-Team hat es sich zur Gewohnheit gemacht, seine gesamte Zeit zu erfassen. Dank EARLY ist es viel einfacher, macht viel mehr Spaß und ist viel bequemer." - Claus Degendorfer, CEO von CodeFlügel

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Warum sollte man die für Aufgaben aufgewendete Zeit erfassen?

Nach Angaben von Global News Wire gehen der US-Wirtschaft durch nicht erfasste Arbeitsaufgaben täglich 50 Millionen Stunden an Produktivität verloren. Zum Vergleich: Das entspricht 7,4 Milliarden Dollar pro Arbeitstag. Darüber hinaus ergab der 2024 State of the Workforce Skills Gap Report, dass 70 % der Führungskräfte angeben, dass ihre Unternehmen finanziell leiden, weil ihren Mitarbeitern die richtigen Kompetenzen fehlen. Zu diesen Kompetenzen gehört auch das Zeitmanagement, das eng mit der Verfolgung von Aufgaben und der Verwaltung einer To-Do-Liste verbunden ist.

💡 Pro-Tipp: Falls Sie daran interessiert sind, habe ich in dem Artikel über Zeitmanagement-Statistiken noch mehr erstaunliche Statistiken wie diese aufgeführt.

Mangelnde Produktivität ist daher mit hohen Kosten für Unternehmen und für Sie als Einzelperson verbunden. Wenn Sie als Einzelperson keine Kontrolle über Ihre eigene Zeit haben, können Sie Ihr Privatleben durch Überstunden und andere ähnliche Vergehen gefährden.

Neben der Produktivität gibt es noch einige andere Gründe, warum die Erfassung der für Aufgaben aufgewendeten Zeit von Vorteil ist:

1. Befreien Sie sich von der Zeitverzerrung: Machen Sie sich ein Bild davon, wie Sie Ihre Zeit tatsächlich verbringen, und nicht nur davon, wie Sie sie wahrnehmen. Sie mögen sich produktiv fühlen, aber die Daten lügen nicht, und wenn Sie in einer giftigen Produktivitätsfalle gefangen sind, brauchen Sie objektive Berichte darüber, wie Sie Ihre Zeit bei der Arbeit verbringen, um Ihre Produktivität wirklich zu steigern.
2. Identifizieren Sie Ihre Top Zeitverschwender und Produktivitätsfresser: Es gibt keinen Grund, so zu tun, als würden sich diese "kurzen" Social-Media-Pausen nicht lohnen. Es ist erwiesen, dass ein durchschnittlicher Arbeitnehmer 51 % seines Arbeitstages mit wenig bis gar nicht wertvollen Aufgaben verbringt, von denen 12 % auf soziale Medien entfallen. Interessant dabei ist, dass Sie neben den bekannten Produktivitätsrisiken wie Social Media vielleicht auch Tools entdecken, die Zeit verschwenden oder nicht ausreichend genutzt werden und daher abgeschafft werden könnten. Sie könnten Prozesse aufdecken, von denen Sie dachten, sie seien agil, die aber in Wirklichkeit kontraproduktiv sind.
3. Genau planen: Wenn die Planung und Verfolgung von Aufgaben eine Hürde war, hilft Ihnen die Verfolgung der tatsächlich für Aufgaben aufgewendeten Zeit dabei, realistische Fristen festzulegen und zukünftige Projekte genauer vorherzusagen. Mit einfachen Strategien zur Aufgabenerfassung werden Ihre Aufgabenverwaltung und Ihre Aufgabenliste überschaubarer.
4. Überwachung des Fortschritts: Wenn Sie Aufgaben ständig im Auge behalten, erhalten Sie ein besseres Gefühl für Verantwortlichkeit und Echtzeitdaten über notwendige Änderungen in einem Projekt, z. B. bei der Ressourcenzuweisung. Ganz gleich, ob Sie ein Aufgabenmanagement-Tool oder eine einfache To-Do-Liste verwenden, Sie bleiben auf Kurs und verbessern die Berichterstattung und Kommunikation über Projektstatus und -fortschritt.
5. Abrechnung und Rechnungsstellung an Kunden: Wenn Sie an einem Projekt auf Stundenbasis arbeiten und Ihren Kunden Rechnungen ausstellen müssen, müssen Sie die Aufgaben natürlich sorgfältig überwachen und organisieren. Selbst wenn die Abrechnung mit Ihren Kunden nicht auf der Grundlage der für die Aufgaben aufgewendeten Zeit erfolgt, hilft Ihnen die Aufgabenverfolgung dabei, betriebliche Ineffizienz oder geringe Gebühren für viel Arbeit an bestimmten Projekten zu erkennen.

Wie man die für Aufgaben aufgewendete Zeit erfasst

Bei der Zeiterfassung wird systematisch erfasst und überwacht, wie viel Zeit Sie während Ihres Arbeitstages für verschiedene Aufgaben und Projekte aufwenden. Sie können Aufgaben mit automatischen Zeiterfassungs-Apps erfassen, wie z. B. EARLY, Tabellenkalkulationen, Notizbüchern, Planern oder physischen Zeitmessern erfassen.

Damit der Prozess der Aufgabenerfassung effizient ist, müssen Sie konsequent bleiben, bei der Aufzeichnung Ihrer Aufgaben ehrlich sein, das richtige Tool für Sie auswählen und es nach und nach optimieren.

Möglichkeiten zur Erfassung der für Aufgaben aufgewendeten Zeit

Wie bereits erwähnt, gibt es mehrere Möglichkeiten, wie Sie Aufgaben im Auge behalten können, von automatisierten Aufgabenmanagement-Apps bis hin zur manuellen Zeiterfassung in Excel oder Tabellenkalkulationen, Kalenderintegrationen oder Projektmanagementsoftware. Lassen Sie uns diese nacheinander erkunden.

1. Software für die Zeiterfassung

Wenn Sie mit der Verfolgung von Aufgaben auf hohem Niveau, aber auf einfache Weise beginnen möchten, sollten Zeiterfassungs-Apps ganz oben auf Ihrer Liste stehen. Automatisierte Zeiterfassungs-Apps sind für die Aufgabenerfassung konzipiert und ermöglichen es Ihnen, Ihre Aufgaben auf einfachste Weise zu verfolgen, ohne sich auf eine weitere Aufgabe zu konzentrieren.

Als Nächstes werde ich die Funktionen einer Zeiterfassungssoftware, in diesem Fall EARLY, erläutern und dann die Schritte erklären, die Sie unternehmen müssen, um Aufgaben in einer solchen App zu erfassen. EARLY deckt die folgenden Bereiche ab:

• Automatische Kontextverfolgung: Viele Zeiterfassungstools bieten eine Echtzeitüberwachung, die Ihnen genau anzeigt, wie viel Zeit Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt für eine Aufgabe, ein Projekt oder eine Website aufgewendet haben. Diese Funktion hilft Ihnen bei der Erfassung Ihres Arbeitsplan während Sie im Hintergrund arbeiten, ohne sich anstrengen zu müssen oder Ihren Arbeitsfluss zu unterbrechen.
• Integrierte Timer: Das Tolle an Zeitmanagement-Tools ist, dass sie oft über integrierte Timer oder Start-/Stopp-Schaltflächen verfügen, die automatisch die Dauer Ihrer Aufgaben erfassen. Dies vereinfacht die Erledigung von Aufgaben und deren Bewertung ohne jeglichen Aufwand.
• Aufgabenkategorisierung: Mit einer solchen Aufgabenmanagement-Software ordnen Sie Aufgaben bestimmten Projekten, Kunden oder Tags zu. Auf diese Weise kategorisieren Sie Aufgaben und analysieren einfach anhand eines bestimmten Tags Ihre für verschiedene Aufgaben aufgewendete Zeit. Indirekt können Sie so die Aufgabenzuweisung effizienter gestalten.

Mache die Zeiterfassung zu einer so einfachen Aufgabe, dass dein Team sie sogar genießen wird.

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• Zeitberichte für Kundenberichte und Rechnungen: Mit der Zeiterfassungssoftware können Sie mit einem Klick detaillierte Berichte und Analysen auf der Grundlage der erfassten Aufgaben erstellen. Diese Berichte dienen als umfassende Zeiterfassungsbögen, zum Verständnis der Aufgabenproduktivität und als Kundenberichte für die Rechnungsstellung;
• Integrationen: Es ist schwierig, wenn Ihre Anwendungen nicht mit Ihren alltäglichen Tools verbunden sind, um die Arbeit an Aufgaben zu erfassen. Zu den Tools zur Aufgabenverfolgung gehören Integrationen mit Kalender-Apps oder Kollaborationsplattformen wie To-Do-Apps;
• Mobiler Komfort: Mit Zeiterfassungs-Apps ist es einfach, Aufgaben zu erstellen und sie unterwegs auf Ihrem Telefon zu verfolgen, egal wo und wann. Sie können Timer von Ihrem Smartphone oder Tablet aus starten, pausieren oder stoppen.
• Überstunden Verfolgung und leave-Erfassung: Die Aufgabenerfassung ist nicht vollständig, wenn man nicht weiß, wie sich die Personalressourcen verändern. Aus diesem Grund können Sie mit automatisierten Zeiterfassungssystemen die Anwesenheit, Überstunden und Urlaubstage leicht im Auge behalten. Verschieben Sie die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben und verwalten Sie die Aufgaben auf der Grundlage von PTO, Krankheitstagen, Mutterschaftsurlaub usw. Ihres Teams unterschiedlich.

Wie man Aufgaben mit automatischen Zeiterfassungssystemen verfolgt

Mit Zeiterfassungs-Apps ist es ziemlich einfach, den Überblick über Aufgaben zu behalten. Hier ist eine einfache Möglichkeit, Aufgaben mit EARLY zu verfolgen (natürlich nach dem Download der App):

1. Richten Sie Ihr Konto ein: Erstellen Sie ein Konto und konfigurieren Sie Ihre Einstellungen für die Aufgabenverfolgung.
2. Erstellen Sie Aufgabenkategorien: Definieren Sie Ihre Aufgaben oder Projekte innerhalb der App und richten Sie Etiketten oder Tags ein , die auf Arbeitsaufgaben abgestimmt sind (z. B. Anrufe, Schreiben, E-Mails).
3. Verpflichten Sie sich, die App während der Arbeitszeit konsequent zu nutzen. Das Tolle an EARLY ist, dass es Ihre Arbeit automatisch verfolgt, ohne dass Sie etwas tun müssen, sobald Sie es eingerichtet haben.
4. Beginnen Sie mit der Verfolgung von Aufgaben. Verwenden Sie die App auf diese Weise:
   • Verfolgen Sie Aufgaben automatisch mit der Kontextverfolgungsfunktion, die Ihre Aktivitäten im Hintergrund überwacht - erledigen Sie einfach Ihre Arbeit, und Ihre Aktivitäten werden für Sie aufgezeichnet.
   • Verfolgen Sie Aufgaben manuell, indem Sie Timer mit einem Klick starten, pausieren und stoppen.
5. Planen Sie jeden Freitag eine 15-minütige Besprechung ein, um die Fortschritte zu verfolgen, den Wochenbericht zu analysieren und die Prioritäten für die folgende Woche anzupassen.
6. Erstellen Sie Berichte mit einem Klick (optional): Exportieren Sie Berichte für Kundenabrechnungen, Projektaktualisierungen oder persönliche Zeitmanagementanalysen, je nach Zweck.

2. Digitale Zeiterfassungsbögen

Stundenzettelvorlagen in Tools wie Google Sheets und Excel sind ein guter Ausgangspunkt, aber du müssen wissen, dass auch diese Vorlagen ihre Grenzen haben. Diese Vorlagen sind oft kostenlos, anpassbar und kostengünstig. Normalerweise müssen Stundenzettelvorlagen von Grund auf neu erstellt werden, wenn du keine kostenlosen Stundenzettel-Vorlagen verwendest. Um dir dabei zu helfen, haben wir eine umfassende Sammlung kostenloser Vorlagen für Stundenzettel zusammengestellt. Schau sie dir an:

• Zeitmanagement-Planer-Vorlagen
• Kostenlose Zeitplan-Vorlagen
• Kostenlose Vorlagen für abrechenbare Stunden
• Stundenzettel für mehrere Mitarbeiter

💡 Profi-Tipp: Tabellenkalkulationen haben erhebliche Einschränkungen, wie das manuelle Hinzufügen von Daten und das Hinzufügen von Formeln für Berechnungen. Daher ist es am besten, wenn du dich frühzeitig mit dem Ausfüllen von Stundenzetteln vertraut machst.

Wie man Aufgaben mit digitalen Stundenzetteln erfasst

1. Erstellen Sie eine strukturierte Vorlage und konfigurieren Sie sie

Damit Tabellenkalkulationen effektiv sind, müssen Sie die folgenden Felder hinzufügen: Datum, Anfangs- und Endzeit, Pausen und Gesamtarbeitszeit. Sie können diese Felder so formatieren, dass sie Ihren speziellen Anforderungen entsprechen, z. B. zur Erfassung der abrechenbaren Stunden oder zur Überwachung der Projektzeit. Beachten Sie, dass es wichtig ist, dass Ihre Zeiterfassung automatische Berechnungen in der Spalte für die Gesamtdauer sowie bei Bedarf spezifische Spalten für verschiedene Kunden oder Projektcodes enthält.

2. Füllen Sie Ihre Stundenzettel in Echtzeit aus

Sobald Sie Ihre Vorlage erstellt haben, kommt es darauf an, dass Ihr Team die Aufgaben aufzeichnet, während sie anfallen. Jeder muss die Aufgaben im Laufe des Tages eingeben, anstatt zu versuchen, sich am Ende der Woche oder sogar des Monats an alles zu erinnern. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Sie die Zeiten für die Aufgaben aus dem Gedächtnis eintragen, was oft nicht gelingt, je mehr Zeit seit dem Zeitpunkt der Aufgabe vergeht. Zwei nützliche Strategien hierfür sind, dass Sie Ihren Stundenzettel in einer Registerkarte geöffnet halten, um schnell darauf zugreifen zu können, und dass Sie sich regelmäßig daran erinnern lassen, Ihre Zeiteinträge hinzuzufügen.

💡 Pro-Tipp : Nicht nur für die meisten Manager ist es schwierig, die Stundenzettel rechtzeitig auszufüllen. Vielleicht müssen Sie Zeiterinnerungen oder Zeiterfassungsmemos verschicken, um die Atmosphäre rund um die Zeiterfassungsbögen aufzuhellen.

3. Aufgabencodes oder Kategorien verwenden

Ähnlich wie bei Zeiterfassungs-Apps können Sie Ihre Arbeit in bestimmte Kategorien einteilen oder Codes für verschiedene Arten von Aufgaben hinzufügen. Sie könnten zum Beispiel Codes wie "ADM" für Verwaltungsarbeit, "DEV" für Entwicklungsaufgaben oder "MTG" für Meetings verwenden. So können Sie Ihre Zeiteinteilung später leichter analysieren.

4. Verwenden Sie so viele Formeln wie möglich

Zeiterfassungsbögen können mühsam sein. Nutzen Sie daher ihre Funktionalität mit automatischen Berechnungen der Gesamtstunden pro Aufgabe, Überstundenberechnungen und, wenn möglich, integrierten Formeln zur Fehlerprüfung, um Unstimmigkeiten zu erkennen.

5. Planen Sie regelmäßige Backups

Im Gegensatz zu automatischer Zeiterfassungssoftware werden Ihre Daten bei digitalen Zeiterfassungsbögen nicht automatisch in der Cloud gespeichert (es sei denn, Sie verwenden Google Sheets). Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihre Zeiterfassungsbögen regelmäßig zu sichern, damit Sie Ihre Daten nicht verlieren.

3. Methoden der physischen Aufgabenverfolgung

Manuelle Methoden zur Aufgabenverfolgung stehen an letzter Stelle der Liste, da sie nicht sehr zuverlässig sind und zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Wenn Sie jedoch einen greifbaren, technikfreien Ansatz zur Aufgabenverwaltung bevorzugen, finden Sie hier eine Aufschlüsselung.

1. Notizbücher

Am besten verwenden Sie ein einfaches Notizbuch mit Spalten für Aufgaben, Startzeit und Endzeit. Ich empfehle, tägliche Aufgabenlisten mit Zeitblöcken für jede Aufgabe zu erstellen, und Sie sollten neben erledigten Aufgaben Kontrollkästchen einfügen. Achten Sie darauf, dass Sie Platz für Notizen oder Prioritätsmarkierungen lassen. Um konsistent zu bleiben, sollten Sie Ihr Notizbuch gut sichtbar auf Ihrem Schreibtisch aufbewahren.

a💡Pro-Tipp: Das manuelle Aufschreiben von Aufgaben in einem Notizbuch kann ein großer Zeitfresser sein. Erfahren Sie , wie Sie Ihre Energie schützen können, um Ihre Arbeit konsequent zu erledigen.

2. Physikalische Zeitgeber

Physische Zeitmesser haben die Form einer herkömmlichen Stoppuhr für die Zeitmessung einer einzelnen Aufgabe. Sie können auch mehrere Stoppuhren für parallele Aufgaben verwenden. Es gibt auch die Möglichkeit eines tragbaren Zeitmessers, den Sie an Ihrem Notebook befestigen können.

💡 Profi-Tipp: Versuchen Sie, ein einheitliches Layout für Ihre physischen Papiere zu erstellen, ob in einem Notizbuch oder einem Planer. Behalten Sie den Überblick über Ihre Aufgaben mit Feldern wie Datum und Wochentag, Anfangs- und Endzeiten, Aufgabenbeschreibungen und Platz für Notizen oder Überlegungen.

Worauf Sie bei einem Task Tracker achten sollten

Die Wahl des richtigen Task-Trackers wirkt sich auf Ihren Arbeitsablauf aus und entscheidet darüber, ob Sie ein effektives Zeitmanagement haben oder nicht. Hier sind die Schlüsselfaktoren, die Sie bei der Wahl Ihres Aufgaben-Trackers berücksichtigen sollten, der Sie bei Ihrer Produktivität unterstützen wird:

• Übereinstimmung mit Ihren Zielen: Das Wichtigste zuerst: Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen gewählte Tool auf derselben Seite steht wie Sie! Ganz gleich, ob Sie die Abrechnung mit Ihren Kunden optimieren, Ihre persönliche Produktivität steigern oder Ihr Team auf dem Laufenden halten wollen, Ihr Task Tracker sollte Funktionen haben, die Ihre Ziele direkt unterstützen.
• Benutzerfreundlichkeit: Es ist wahrscheinlicher, dass Sie bei einem benutzerfreundlichen Tool bleiben, für das Sie keinen Doktortitel brauchen, um es zu verstehen! Entscheiden Sie sich für einen Task Tracker mit einer übersichtlichen, intuitiven Oberfläche, bei der Sie sich nicht den Kopf zerbrechen müssen. Wenn Sie es vorziehen, alles aufzuschreiben, wählen Sie ein Notizbuch, wenn Sie es vorziehen, alle Ihre Prozesse zu automatisieren, wählen Sie einen automatischen Zeiterfasser.
• Integrationen: Um zusätzlichen manuellen Aufwand zu vermeiden, ist es am besten, einen Task Tracker zu wählen, der sich gut in Ihre bestehenden Tools und Arbeitsabläufe einfügt. Eine nahtlose Synchronisierung mit Ihren Kalender- und Meeting-Tools oder Ihrer Projektmanagement-Software reduziert den Zeitaufwand für die Übertragung von Daten von einem Tool zum anderen.
• Berichte und Analysen: Wenn Sie die für Aufgaben aufgewendete Zeit nachverfolgen, um Kunden Rechnungen zu stellen oder Produktivitätsmuster zu verstehen, was die meisten von uns tun, brauchen Sie ein Tool, das über robuste Berichtsfunktionen verfügt. Bevorzugen Sie Tools, die Ihnen die Berichterstellung erleichtern und nicht zu viel Zeit für die Erstellung von Pivot-Tabellen und Ähnlichem benötigen. In diesem Zusammenhang: Wissen Sie, wie viele Arbeitsstunden ein Jahr hat?

Wie die Aufgabenverfolgung funktioniert

Wenn Sie die für Aufgaben aufgewendete Zeit bisher nicht erfasst haben, müssen Sie sicherstellen, dass Sie bewährte Verfahren anwenden und sich Gewohnheiten aneignen, die Ihnen helfen, konsequent zu bleiben.

1. Bleiben Sie konsequent: Mit der Zeiterfassung verhält es sich wie mit jeder anderen Gewohnheit in unserem Leben - wir sehen nur dann Ergebnisse, wenn wir dabei bleiben. Entscheiden Sie sich für eine Methode der Zeiterfassung, die sich für Sie richtig anfühlt, und bleiben Sie mindestens einen Monat lang dabei. Wie bei jeder neuen Gewohnheit kann es sich anfangs schwierig anfühlen, aber geben Sie sich Zeit, sich daran zu gewöhnen, bevor Sie zu einem anderen Ansatz wechseln.
2. Fangen Sie klein an: Sie würden doch auch keinen Marathon laufen, ohne vorher zu trainieren, oder? Das Gleiche gilt für die Zeiterfassung. Beginnen Sie mit Ihren Hauptprojekten oder den wichtigsten Aufgaben. Sobald Sie sich mit dieser Basis vertraut gemacht haben, können Sie die Zeiterfassung schrittweise auf detailliertere Aufgaben ausweiten. Auf diese Weise verhindern Sie, dass Sie überfordert werden, und bauen eine Dynamik auf.
3. Seien Sie ehrlich zu sich selbst: Erfassen Sie, wie viel Zeit Sie tatsächlich für alles aufgewendet haben, auch für die Kaffeepausen und kurzen Gespräche mit Kollegen. Je genauer Ihre Daten sind, desto besser können Sie sich ein Bild von Ihrem Arbeitsverhalten machen.
4. 4. Setzen Sie freundliche Erinnerungen: Bis Ihnen die Zeiterfassung in Fleisch und Blut übergegangen ist, ist es völlig in Ordnung, wenn Sie ein paar Aufforderungen brauchen! Egal, ob Sie eine sanfte Telefonbenachrichtigung oder einen Zettel auf Ihrem Bildschirm mit der Aufschrift "Wie vergeht die Zeit?" bevorzugen, schaffen Sie Auslöser, die zu Ihrem Stil passen.
5. 5. Überprüfen und anpassen: Machen Sie es sich zur Gewohnheit, auf Ihre Zeitdaten zurückzublicken, vielleicht während Ihres Freitags-Workshops. Welche Muster stellen Sie fest? Wann sind Sie am produktivsten? Welche Aufgaben scheinen immer länger zu dauern als erwartet? Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Ihren Arbeitstag reibungsloser und Ihre Planung realistischer zu gestalten.
6. 6. Halten Sie es relevant: Konzentrieren Sie sich auf die Erfassung dessen, was für Ihre Ziele wirklich wichtig ist. Wenn Sie die Zeit für Kundenarbeit erfassen, konzentrieren Sie sich auf die abrechenbaren Stunden. Wenn Sie Ihre Produktivität steigern wollen, achten Sie auf Ihre wichtigsten Projekte und die größten Zeitfresser. Lassen Sie sich nicht dazu hinreißen, jede Minute zu erfassen - das ist so, als würden Sie jede Kalorie zählen, obwohl Sie sich eigentlich gesünder ernähren wollen.

Andere Möglichkeiten, Aufgaben zu verfolgen

1. Projektmanagement-Tools: Es gibt fantastische Projektmanagement-Tools, mit denen Sie die Arbeit Ihres Teams besser verwalten und organisieren können, z. B. JIRA, Trello, Notion und viele andere. Die meisten Projektmanagement-Tools verfügen oft über integrierte Zeiterfassungsfunktionen. Die meisten Teams empfinden diese Zeiterfassungsfunktionen jedoch nicht als benutzerfreundlich. Daher integrieren sie EARLY in der Regel über die API von EARLYoder Zapier in diese Projektmanagement-Tools. Auf diese Weise können sie Aufgaben Zeitschätzungen zuweisen und die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit innerhalb der Projektmanagement-Plattform verfolgen.
2. Kalenderintegration: Auch wenn es weniger üblich ist, kannst du die Zeiterfassung ganz einfach in deinen Kalender integrieren, indem du für jede Aufgabe oder jedes Projekt spezielle Ereignisse erstellst. Lege die Start- und Endzeiten für die Ereignisse fest, und überprüfe deinen Kalender am Ende des Tages, um die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit zu berechnen. Ganz einfach! Erfahre, wie du die Zeit in Google Calendar automatisch erfassen kannst.

Das am meisten empfohlene Tool zur Verfolgung von Aufgaben

Als Profi für Zeitmanagement und Autor von Inhalten nutze ich EARLY seit zwei Jahren und es hat das Konzept der Aufgabenverfolgung für mich völlig neu definiert . In der Vergangenheit musste ich zeitraubende und aufdringliche Apps (die nicht genannt werden sollen) verwenden, die von Zeit zu Zeit Screenshots von meinem Bildschirm anfertigten und von mir verlangten, jede Aufgabe den ganzen Tag über manuell zu erfassen.

Auf der anderen Seite des Spektrums hat EARLY die Aufgabenverfolgung für mich mühelos, intelligent und privat gemacht. Es verfolgt meine Arbeit im Hintergrund, und ich muss nur meine detaillierten Berichte abrufen, wenn ich meine Produktivität analysieren oder sie mit meinen Kunden teilen möchte.

Der Task Tracker eignet sich für Teams, Agenturen, Berater, Freiberufler oder Anwälte und ermöglicht es den Nutzern, supergenaue Zeiteinträge zu machen und die Produktivität und Rentabilität zu maximieren.

Teams wie Ihres sparen unzählige Stunden mit EARLY

"Wir sind viel besser in der Lage, unsere Zeit genau zu erfassen, was die Abrechnung mit unseren Kunden verbessert" - Michele C. Gründerin @ Clementine Health

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Schlussfolgerung

Wie Sie gesehen haben, gibt es verschiedene Möglichkeiten, die für Aufgaben aufgewendete Zeit zu erfassen. Ganz gleich, ob Sie manuelle Methoden, Tabellenkalkulationstools oder spezielle Zeiterfassungs-Apps verwenden, die Zeiterfassung ermöglicht es Ihnen, Ineffizienzen zu erkennen, realistische Ziele zu setzen und Ressourcen effektiv zuzuweisen.

Indem Sie Erkenntnisse darüber gewinnen, wie Sie Ihre Zeit täglich nutzen, können Sie Ihre Arbeitsabläufe optimieren, Aufgaben nach Prioritäten ordnen und fundierte Entscheidungen zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung treffen. Wenn Sie sich die Zeiterfassung zur Gewohnheit machen, können Sie organisiert und konzentriert bleiben und Ihre Ziele effizienter erreichen.

FAQ

Quellen

Bericht über den Stand der Qualifikationslücke bei den Arbeitskräften

https://www.globenewswire.com/news-release/2021/06/22/2251205/0/en/Time-Tracking-Software-Market-to-Exhibit-20-CAGR-by-2026-Report-by-Market-Research-Future-MRFR.html

https://nulab.com/learn/strategy-and-planning/perception-bias/#:~:text=What%20is%20perception%20bias%3F,objective%20about%20a%20given%20situation.