Wie du Ordnung in deine Arbeit bringst, wenn du dich überfordert fühlst

Zeitangst ist heutzutage ein echtes Thema. Lass uns kurz innehalten und das normalisieren - es ist völlig okay, wenn du dich so fühlst!

Das Problem ist: Wenn dich Überforderung trifft, sollte deine erste Gegenmaßnahme nicht sein, noch härter zu arbeiten, sondern klarer zu sehen:

Du wirst sehen, was deine Prioritäten sind, wie du deine Termine neu festlegst, deinen Kopf und deinen Raum entrümpelst und Strategien anwendest, die dich wirklich voranbringen.

In diesem Artikel gehe ich auf all diese Punkte ein, damit du für die Frage "Wie organisiere ich mich bei der Arbeit, wenn ich überfordert bin?" gerüstet bist.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Bitte um Hilfe, wenn du dich gestresst und von der Arbeit überfordert fühlst; das ist kein Zeichen von Schwäche.
• Erst das Gehirn ausschalten, dann organisieren. Mach deinen Kopf frei, bevor du mit der Eisenhower-Matrix (der Methode des Präsidenten zur Unterscheidung zwischen Dringendem und Wichtigem) Prioritäten setzt.
• Sei realistisch in deiner Planung. Wähle 2-3 Hauptprioritäten pro Tag, keine unmögliche Liste.
• Messe dein Arbeitspensum objektiv. Nutze die Zeiterfassung, um Beweise für deine wahre Kapazität zu sammeln.
• Wende eine "Einmal anfassen"-Strategie für Benachrichtigungen an. Bearbeite E-Mails und Nachrichten mit einer Strategie, damit sie dein Gehirn nicht überfordern: löschen, delegieren, antworten oder aufschieben.

Wie du dich bei der Arbeit organisierst, wenn du überfordert bist: 10 Wege

1. Verschaffe dir Klarheit darüber, was du tun musst (deine Aufgabenliste)

Setz dich vor eine leere Liste und mach einen Brain Dump deiner Aufgaben - es muss nicht länger als 10 Minuten dauern, aber all diese verstreuten Ideen und Nachrichten in deinem Kopf müssen organisiert werden. Deine Liste kann digital oder analog sein, von digitalen Planern bis zu Produktivitäts-Apps für Mac-Klebezettel... Was auch immer für dich funktioniert.

Die Übung hat eine wichtige Funktion: Sie hilft dir, jede Aufgabe, jedes Projekt, jede Verpflichtung und jeden drohenden Termin aus deinem Kopf auf ein Blatt zu übertragen. Sie hilft dir, dein überlastetes Gehirn zu reorganisieren und zu entrümpeln und alle Informationen dort zu speichern, wo sie hingehören, denn sonst wirst du nur unruhig, müde und überfordert. Also, lass es nicht ausfallen. Es ist der erste Schritt zu dem Gefühl, dass du alles im Griff hast und den Überblick behältst.

Schreibe also weiterhin jede Aufgabe auf, die dir durch den Kopf geht, ohne dich zu zensieren, zu filtern oder zu organisieren -nimm sie einfach heraus und du kannst sie später organisieren. Wenn du alles externalisiert hast, kannst du deine gesamte Aufgabenlandschaft bewerten, ohne dass der Stress sie verzerrt.

Diese Klarheit ist nicht nur prozedural. Sie ist das psychologische Rückgrat, das die lähmende Überforderung in handhabbares Handeln verwandelt. Fertig mit dem Schreiben? Okay, lass uns weitermachen.

💡 Profi-Tipp: Du weißt nicht, wie du einen Planer benutzen sollst? In unserem Artikel erfährst du, wie du deine Produktivität mit diesem Werkzeug steigerst und es voll ausschöpfen kannst.

2. Setze Prioritäten auf deiner Liste wie ein Präsident

Okay, jetzt priorisiere die Aufgaben mit deinem Urteilsvermögen und intelligenten Priorisierungstechniken. In diesem Fall stelle ich dir die effektivste Methode vor, die ich benutze, um den Lärm der konkurrierenden Prioritäten zu durchbrechen: die Zeitmanagement-Matrix.

Um den Zusammenhang zu verdeutlichen: Er wird nicht nur von mir verwendet, sondern wurde vom produktivitätsbesessenen 34. Präsidenten der USA, Eisenhower, geschaffen, als er sowohl General der US-Armee als auch Oberster Alliierter Befehlshaber der NATO-Streitkräfte war.

Wie man es umsetzt:

Unterteile deine Aufgabenliste in vier Quadranten, die auf zwei Dimensionen basieren: Dringlichkeit und Wichtigkeit.

• Schreibe deine dringenden und wichtigen Aufgaben auf, die deine sofortige Aufmerksamkeit und Energie benötigen. Das sind deine "Do now" -Aufgaben, also erledigst du sie zuerst.
• Schreibe deine wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben auf, und da diese nicht unter dem Druck der Unmittelbarkeit stehen, kannst du sie für später (heute oder morgen) "einplanen".
• Jetzt kommst du zu einfacheren Kategorien, in denen du wichtige, aber nicht dringende Aufgaben hast, die "delegiert" werden sollen.
• Schließlich hast du weder dringende noch wichtige Aufgaben, die geistiges Durcheinander darstellen, das es verdient, "beseitigt" zu werden.

Letztlich ist diese Matrix nicht nur ein organisatorisches System, sondern auch ein Entscheidungssystem, das sicherstellt, dass deine begrenzte Aufmerksamkeit auf das fließt, was wirklich wichtig ist, und das dich davor bewahrt, das nur Dringende mit dem wirklich Wichtigen zu verwechseln.

💡 Profi-Tipp: Willst du mehr über praktische Techniken zur Priorisierung und Tools, die bei der Priorisierung schwieriger Aufgaben helfen, erfahren? Dieser Artikel über die besten Tools zur Priorisierung der Arbeitsbelastung enthält alles, was du brauchst!

3. Sei realistisch in deiner Planung

Ich habe mich schon oft der Überplanung schuldig gemacht, aber meine ehrgeizige Prioritätensetzung war auch eine optimistische Illusion, dass ich die Gesetze von Zeit und Energie irgendwie nach meinem Willen biegen könnte. Der Realitätscheck? Es ist nicht passiert, oder es hat unzählige Überstunden gekostet, was meine Work-Life-Balance stark beeinträchtigt hat.

Wende stattdessen das Produktivitätsparadoxon an: Wenn du deine täglichen Verpflichtungen einschränkst, steigert das deine Leistung, und wende es so an:

• Wähle nicht mehr als 2-3 wichtige Prioritäten für deinen Tag (die in der Kategorie "Jetzt erledigen") und plane deinen Zeitplan großzügig ein, indem du für komplexe Aufgaben 50 % mehr Zeit einplanst, als du ursprünglich angenommen hast. Das bedeutet nicht, dass du deine Ansprüche herunterschraubst, sondern dass du der Realität Rechnung trägst - wie oft hast du gedacht, du könntest mehr arbeiten, als du tatsächlich getan hast?

• Dann füge der Liste noch ein paar kleinere Aufgaben hinzu (die, die "eingeplant" wurden). Berücksichtige auch die unvermeidlichen Kosten für den Kontextwechsel, unerwartete Ereignisse und deine eigenen kognitiven Grenzen.

Es ist wichtig, deine Energiekurve im Laufe des Tages zu berücksichtigen: Bist du ein Stratege am Morgen oder ein Vollstrecker am Nachmittag? Plane Aufgaben mit einem höheren Schwierigkeitsgrad ein, wenn du auf dem Höhepunkt deiner Leistungsfähigkeit bist.

💡 Profi-Tipp: Die effektivsten Berufstätigen sind nicht diejenigen, die planen, alles zu tun, sondern diejenigen, die sich den nötigen Freiraum für intensive Arbeit schaffen, sich realistische Ziele setzen und darüber nachdenken, wie sie ihre Energie schützen können, damit sie wirklich etwas bewegen können.

4. Blockiere deine Zeit für die intensive Arbeit an deinen Prioritäten

Jetzt, wo du Klarheit darüber hast, was zu tun ist, hast du deine Aufgaben für den Tag ausgewählt. Aber wir müssen sicherstellen, dass du nicht unterbrochen wirst, damit du dein Projekt vorantreiben kannst.

Nimm dir in deinem Kalender Zeit für umfangreiche, ununterbrochene Blöcke, idealerweise 90-120 Minuten, für diese kognitiv anspruchsvollen Aufgaben, die auch dringend sind. Das geht ganz einfach, indem du Termine in deinen Kalender einträgst, die du für deine Aufgaben einhalten musst, und dich in diesen Blöcken auf tiefgreifende Arbeit konzentrierst. Diese Zeiträume erfordern, wie Cal Newport, ein Informatikprofessor an der Georgetown University, der den Bestseller Deep Work geschrieben hat, digitales Mönchtum.

Was ist das, fragst du? Du schaltest Benachrichtigungen aus, schließt Nachrichten-Apps und konzentrierst dich ganz auf deine Priorität oder Aufgabe.

Zwischen deinen intensiven Arbeitssitzungen solltest du kürzere Zeitblöcke für Verwaltungsaufgaben, das Versenden von Nachrichten und einige schnelle Meetings einplanen. Das sollten idealerweise 10-15 Minuten Atempausen sein, die ein kognitives Schleudertrauma verhindern und deine geistige Ausdauer erhalten.

5. Implementiere eine "Touch it once"-Strategie für Benachrichtigungen

Um produktiv zu sein, musst du wissen, wie du deine Aufmerksamkeit steuern kannst. Die unaufhörliche Flut von E-Mails, Nachrichten und Benachrichtigungen zerstückelt schließlich deine Aufmerksamkeit und mindert die Qualität deiner Entscheidungen. Deshalb musst du das einfache Prinzip "Einmal anfassen" anwenden, um die kostspielige Angewohnheit zu vermeiden, dieselben Informationen immer wieder aufzurufen, was sie zu Zeitfressern macht.

Wenn du eine E-Mail erhältst, solltest du nicht passiv bleiben und sie nur lesen. Verarbeite sie stattdessen sofort durch einen entscheidenden Rahmen:

• Lösche sie, wenn sie keine Aktion oder Antwort erfordert;
• Delegiere sie, wenn jemand anderes sie erledigen soll;
• Reagiere sofort, wenn es weniger als zwei Minuten dauert;
• Verschiebe es, indem du einen bestimmten Zeitblock für die richtige Aufmerksamkeit einplanst;
• Tu es jetzt, wenn es dringend und wichtig ist.

Die gleiche Strategie gilt für Slack-Nachrichten und andere Benachrichtigungen. Auf diese Weise veränderst du deine Beziehung zu eingehenden Informationen von reaktiv zu intentional, was eine erhebliche kognitive Bandbreite einspart.

6. Überprüfe dein Arbeitspensum mit einem Time Tracker

Unsere Wahrnehmung, warum wir uns überfordert fühlen, ist meistens verzerrt. Ich wette, du dachtest, dass deine Zeitmanagementfähigkeiten das Problem sind oder dass es so viele Bereiche gibt, in denen du nicht gut bist, so dass du dich endlos mit einem überwältigenden Gefühl herumschlagen musst.

Hattest du schon einmal das Gefühl, dass deine To-Do-Liste zu lang ist? Oder lass es mich anders ausdrücken. Hast du das Gefühl, dass es eine Arbeitsüberlastung die deine Manager oder Mitarbeiter verringern müssen?

Ich gebe weder deinen Fähigkeiten noch deinen Führungskräften die Schuld daran, aber es gibt nur einen Weg, die Wahrheit herauszufinden: Messe objektiv, wie du deine Zeit verbringst. Das Instrument? Eine Zeiterfassungs-App, die im Hintergrund deine Arbeit aufzeichnet, ohne dass du selbst Hand anlegen musst, denn du solltest keine weiteren Aufgaben übernehmen, da du ohnehin schon überlastet bist, oder?

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Hier ist, was du tun musst:

• Erfasse mindestens zwei Wochen lang Daten mit diesem KI Time Tracker - Keine Sorge, installiere ihn einfach und richte ihn schnell ein, dann vergiss ihn und mach einfach deine Arbeit. Es wird alles für dich aufzeichnen.
• Vergleiche die Ergebnisse mit deinen Rollenerwartungen und den vertraglich vereinbarten Stunden. Hast du ständig zu viele Überstunden gemacht und nicht genug Zeit für dein Privatleben? Hast du mehr Zeit für das Berichtswesen aufgewendet, als dein Vorgesetzter veranschlagt hat? Hast du zu viele Nebenaufgaben erledigt, wie es von dir verlangt wurde, so dass dir in einer Woche nur wenige Stunden für deine Hauptarbeit blieben?
• Zeig deinen Führungskräften die Daten. Dieser evidenzbasierte Ansatz verwandelt potenziell schwierige Gespräche über die Arbeitsbelastung von subjektiven Beschwerden in datengestützte Diskussionen, also mach dir keine Sorgen. Zeige deinen Führungskräften alle Diskrepanzen, die der Zeitbericht aufzeigt, und beginne mit der Diskussion über dein Workload-Management.
• Bitte um Änderungen deines Arbeitspensums, z. B. die Streichung von Aufgaben, die Anpassung von Fristen, die Umverteilung von Verantwortung oder die Optimierung von Prozessen. All dies sollte mit deinen Arbeitszielen und den Zielen des Unternehmens abgeglichen werden.
• Frag nach neuen Tools. Wenn du zu dem Schluss gekommen bist, dass deine überwältigende Arbeitslast darauf zurückzuführen ist, dass du deine Zeit mit veralteten Tools verschwendest, dann frag nach einem anderen Projektmanagement-Tool, den richtigen Produktivitäts-Tools und allem anderen, was du in deinem Tool-Stack brauchst.

7. Sag nein zu mehr Arbeit

Wenn du zu oft "Ja" sagst, schränkt das deine Fähigkeit ein, gute Arbeit abzuliefern , und du wirst überfordert.

Wenn du immer wieder Aufgaben übernimmst, die eine Bedrohung darstellen (wie unmögliche Fristen oder übermäßige Arbeitsbelastung), steigt dein Stresspegel. Wenn du es versäumst, Grenzen zu setzen, riskierst du nicht nur ein Burnout, von dem laut McKinsey Health ein Viertel der Beschäftigten in 15 Ländern betroffen ist, sondern gefährdest auch den guten Ruf, den du dir aufbauen willst.

Wenn du strategisch vorgehst und nach einer einfachen Analyse der Arbeitsbelastung mehr Aufgaben ablehnst, beweist das, dass du Führungsqualitäten und ein Zeitmanagement hast, das Respekt verdient. Ich weiß, dass es schwer ist, Nein zu sagen, und dass es mit einer gewissen Angst verbunden ist, aber mit etwas Übung wird es zu einer starken Fähigkeit, mit der du dich auf das konzentrieren kannst, was wirklich wichtig ist.

Ich habe einen ganzen Leitfaden zu diesem Thema geschrieben, also sieh dir an, wie du bei der Arbeit Nein sagen kannst, um mehr zu erfahren.

8. Verwalte deine Energie

Wie oft hattest du schon das Gefühl, dass du wegen deiner endlosen To-Do-Liste nicht einmal von deinem Stuhl aufstehen kannst, aber wenn du dir Zeit für einen Spaziergang genommen hast, bist du tatsächlich energiegeladener und mit frischen Ideen zurückgekommen? Oft ist nicht die Verfügbarkeit des Kalenders, sondern die geistige Müdigkeit der wahre limitierende Faktor für nachhaltige Produktivität.

Auch wenn das das Letzte ist, was du hören möchtest, wenn sich deine Aufgabenliste stapelt, solltest du innehalten, tief durchatmen und deine überfälligen Aufgaben für ein paar Minuten ruhen lassen. Führe über den Tag verteilt bewusste Erholungsphasen ein, um deine Energie wieder aufzuladen:

• Eine tiefe Atemübung (wie die 4-7-8-Technik oder die Box-Atemtechnik) aktiviert dein parasympathisches Nervensystem in nur 90 Sekunden, was zur Entspannung führt.
• Strategisches Tagebuchschreiben ist eine kognitive Entlastung, vor allem wenn du rasende Gedanken oder Sorgen beobachtest, die deinen Geist statisch machen und dich nicht auf neue Ideen kommen lassen.
• Kurze Meditationssitzungen von nur 5 Minuten helfen dir, deine Aufmerksamkeitskapazität wiederherzustellen, denn sie trainieren deinen Geist, präsent zu sein, anstatt zu reagieren;
• Besprechungen im Gehen oder Dehnungspausen bringen alle möglichen Vorteile mit sich, die dein kreatives Denken verbessern und die körperliche Anspannung lösen, die sich bei konzentrierter Arbeit aufbaut, und deinen Körper und dein Gehirn mit frischem Sauerstoff versorgen.

9. Entrümple deinen Platz

Vielleicht steht es nicht auf deiner Liste der Produktivitätstipps, aber ein unordentlicher Arbeitsplatz ist eine kognitive Belastung, die auf subtile Weise deine Aufmerksamkeit in Anspruch nimmt und deine geistige Bandbreite erschöpft. Schaffe eine Umgebung, die konzentriertes Arbeiten unterstützt, indem du deine Umgebung so sauber und minimalistisch wie möglich hältst. Bewahre nur aktuelle Projektmaterialien sichtbar auf und archiviere den Rest.

Platziere deine am häufigsten genutzten Werkzeuge in Reichweite, um Mikrounterbrechungen zu minimieren, und richte im gesamten Raum spezielle Zonen für bestimmte Aktivitäten wie vertieftes Arbeiten oder kreatives Denken ein. So wird dein Gehirn darauf vorbereitet, in einen bestimmten Modus zu gelangen, der auf verschiedenen kontextuellen Hinweisen basiert.

Deine digitale Organisation verdient die gleiche Aufmerksamkeit: Schließe überflüssige Registerkarten, führe Ordnersysteme ein, die aktuelle Projekte priorisieren, und nutze die Arbeitsplatzautomatisierung, um Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

Insgesamt verringert ein aufgeräumter Raum die Entscheidungsmüdigkeit und schafft die Voraussetzungen dafür, dass deine besten Gedanken ohne unnötigen Widerstand zum Vorschein kommen können.

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10. Mach dich nicht selbst fertig

Ich fange mit dem Schwierigsten von allen an - aber ganz ehrlich: Du musst aufhören, dir den Kopf zu zerbrechen und ständig zu denken, dass du mit deinen täglichen Aufgaben im Rückstand bist. Du wirst nur von Angst gelähmt und gerätst in eine Schleife von toxischer Produktivität.

Akzeptiere einfach deinen aktuellen Zustand - das ist schwer, ich weiß. Ich sage das als genesender Perfektionist mit einem Burnout in der Tasche - es hat lange gedauert, bis ich die Dinge so akzeptiert habe, wie sie sind. Ich kann nicht immer alles im Griff habenund das ist auch in Ordnung. Aber ich werde versuchen, alles zu tun, was in meiner Macht steht, um die Kontrolle über meine Arbeit wiederzuerlangen, meine wichtigen Aufgaben strategisch zu erledigen und diesem überwältigenden Gefühl zu entkommen.

Kanalisiere diese Gefühle, um eine Lösung für deine Probleme zu finden, anstatt dich zu sorgen. Wenn du jetzt Klarheit hast, mach eine 10-minütige Pause und mach Atemübungen, meditiere ein wenig, schau aus dem Fenster oder geh nach draußen und atme frische Luft. Nutze diese Techniken, um dich zu entspannen, deinen Herzschlag zu senken und deine Gedanken neu zu ordnen.

Fazit

Überforderung am Arbeitsplatz muss strategisch angegangen werden, damit du die Kontrolle wiedererlangen kannst. Um zu vermeiden, dass du überfordert bist, solltest du dir eine Routine zulegen, die für dich funktioniert, und sie umsetzen. 

Wähle die Strategien, die tatsächlich für dich funktionieren, und nimm dir eine Aufgabe nach der anderen vor, ohne auf Perfektion zu achten. Beginne damit, Systeme zu erstellen, weise den Aufgaben zuerst Priorität zu, dann die kleineren Aufgaben, mache Pausen, schütze deine Energie und benutze einen Time Tracker, um dein Arbeitspensum objektiv zu sehen.

Quellen

https://calnewport.com/on-the-neurochemistry-of-deep-work

https://www.mckinsey.com/featured-insights/mckinsey-explainers/what-is-burnout

FAQ