Wie du die Produktivität in weniger als 5 Minuten berechnest

Mehr als 50 % der Beschäftigten sind laut McKinsey "relativ unproduktiv" bei der Arbeit.

Deshalb solltest du lieber früher als später eine objektive Antwort auf diese Frage bekommen: "Wie kann ich die Produktivität in meinem Team berechnen?" Und handle schnell, denn sonst kostet dich und dein Unternehmen ein Mangel an Produktivität jeden Tag aufs Neue.

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Was ist Produktivität? (und warum sie tatsächlich wichtig ist)

Im einfachsten Fall misst die Produktivität, wie effizient du Ressourcen wie Zeit, Geld oder Arbeit in wertvolle Ergebnisse umwandelst.

Es ist also dein Output geteilt durch deinen Input, gemessen über die Zeit. Aber im Gegensatz zur vagen "Fleißarbeit", die im Grunde genommen giftige Produktivität ist und nur deine Tage füllt, konzentriert sich wahre Produktivität auf sinnvolle Ergebnisse. Sinnvolle Ergebnisse sind die Projekte, die innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens abgeschlossen werden, die Kampagnenpläne, die du für deinen Kunden erstellst, oder die Aufgaben, die du erledigt hast und die eine Strategie voranbringen.

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Warum ist Produktivität wichtig?

Die Produktivität der Beschäftigten steht in direktem Zusammenhang mit dem Endergebnis deines Unternehmens.

Unternehmen mit engagierten Teams übertreffen Unternehmen mit unengagierten Teams um 202 %. Gleichzeitig verursachen unengagierte Mitarbeiter laut Gallup jedes Jahr weltweit einen Produktivitätsverlust von 8,8 Billionen Dollar. Um das zu verdeutlichen, beziehen sich Engagement und Disengagement auf die Arbeitsproduktivität, denn wenn Mitarbeiter/innen nicht engagiert sind, sind sie unproduktiv.

Was sind weitere offensichtliche Gründe, aus denen du die Produktivität messen und steigern solltest?

• Sie fördert Rentabilität und Wachstum: Höhere Produktivität ist immer mit höherer Rentabilität und mehr Wachstum verbunden. McKinsey-Berichte zeigen, dass dies sowohl auf Unternehmens- als auch auf nationaler Ebene der Fall ist und dass Unternehmen, die sich durch ihre Produktivität auszeichnen, eine höhere finanzielle Leistungsfähigkeit und Investitionskapazität haben.
• Sie verbessert die Entscheidungsfindung: Auch wenn sie nicht immer direkt quantifiziert werden, werden Produktivitätskennzahlen in jedem auf McKinsey basierenden Rahmenwerk für operative Exzellenz hervorgehoben. Wenn du die Produktivität verfolgst und verbesserst, kannst du fundierte Strategien für die Ressourcenzuteilung und Planung entwickeln.
• Sie verbessert die betriebliche Effizienz: Wenn du das Produktivitätsniveau erfasst und verbesserst, kannst du Engpässe schneller erkennen und schneller und zu geringeren Kosten liefern.
• Sie fördert die Verantwortlichkeit und Motivation: Transparente Kennzahlen schaffen eine Kultur der Verantwortung, der Verbesserung und der Mitarbeiterzufriedenheit. All dies sind zentrale und immer wiederkehrende Themen für die Unternehmensleistung.
• Sie stärkt deine Wettbewerbsfähigkeit: Ein produktiveres Unternehmen wird immer in der Lage sein, bessere Preise und Qualität anzubieten. Das führt zu einer besseren Position auf dem Markt.

Produktivität wirkt sich auf viele andere Bereiche deines Unternehmens aus und ermöglicht es deinem Unternehmen letztlich, innovativer zu sein, nachhaltig zu wachsen und ein gesundes Arbeitsumfeld zu schaffen.

Die grundlegende Produktivitätsformel, die funktioniert

Da ich davon überzeugt bin, dass du deine Arbeit nicht zu kompliziert machen willst, zeige ich dir, wie du die Produktivität anhand eines einfachen Modells berechnen kannst. Das ist die Grundlage, auf der alles andere aufbaut:

Produktivität = Output ÷ Input

Lass uns das an einem konkreten Beispiel erläutern. Nehmen wir an, dein Kundendienstteam hat letzte Woche 480 Supportanfragen bearbeitet und dabei insgesamt 120 Stunden gearbeitet. In diesem Fall würde deine Produktivitätsrate wie folgt lauten:

480 Tickets ÷ 120 Stunden = 4 Tickets pro Stunde

Aber jetzt wird es interessant. In der nächsten Woche bearbeiteten sie 450 Tickets in 100 Stunden:

450 Tickets ÷ 100 Stunden = 4,5 Tickets pro Stunde

Das gleiche Team, weniger Tickets insgesamt, aber eine höhere Produktivität - das ist die Erkenntnis, die einen effektiven Betrieb von einem geschäftigen unterscheidet. Du kannst auch bedenken, dass die Komplexität der Tickets völlig unterschiedlich sein kann.

Diese Standard-Produktivitätsformel kannst du auf praktisch jedes Arbeitsszenario anwenden:

• Umsatz: Erzielter Umsatz ÷ Arbeitsstunden
• Erstellung von Inhalten: Veröffentlichte Artikel ÷ Investierte Zeit
• Fertigung: Produzierte Einheiten ÷ Arbeitsstunden
• Softwareentwicklung: Gelieferte Funktionen ÷ Entwicklungszeit

Entscheidend ist, dass du aussagekräftige Ergebnisse wählst, die mit deinen Unternehmenszielen übereinstimmen, und nicht nur die einfachsten Dinge zählst.

4 andere Möglichkeiten, die Produktivität zu messen

1. Rate der Aufgabenerfüllung

Erfasse, wie viele geplante Aufgaben dein Team abschließt und wie viele es begonnen hat. So bekommst du ein klares Bild von der Genauigkeit der Planung und der Effektivität der Ausführung. Wenn du konstant hohe Erledigungsquoten (über 75 %) erreichst, dann hast du eine gute Planung und Ausführung.

So berechnest du: Aufgabenerledigungsquote = (erledigte Aufgaben ÷ geplante Aufgaben) × 100

Teambeispiel: Dein Kundendienstteam wollte diese Woche 50 Support-Tickets bearbeiten, hat aber nur 42 erledigt. Daraus ergibt sich die Erledigungsquote = (42 ÷ 50) × 100 = 84%.

Was du wöchentlich erfassen solltest:

• Montagsplanungssitzung: Schreibe alle Aufgaben auf, zu denen sich jedes Teammitglied verpflichtet, oder halte sie in einer Projektmanagement-Software fest. Du musst sie nicht selbst aufschreiben, aber mache deine Teammitglieder dafür verantwortlich, dass sie ihre produktiven Aufgaben im Auge behalten.
• Freitagsrückblick: Überprüfe und kontrolliere die tatsächliche Fertigstellung - Sei dir bewusst, dass du Verzögerungen durch verschiedene Interessengruppen usw. einkalkulieren musst, und gehe nicht direkt davon aus, dass dein Team unproduktiv ist.
• Berechne Einzel- und Teamtarife

Management-Benchmarks:

• 75 % + = Starke Planung und Ausführung
• 60-74 % = Überprüfung der Aufgabenkomplexität oder Ressourcenzuweisung
• Unter 60 % = Untersuche Engpässe oder unrealistische Planung

📍 Aktionsschritte: Wenn die Quote deines Teams konstant unter 75 % liegt, solltest du genauer nachforschen. Sind die Aufgaben zu komplex? Brauchen die Teammitglieder mehr Zeit oder eine Schulung? Gibt es unerwartete Unterbrechungen? Nutze diese Daten, um deinen wöchentlichen Planungsprozess zu verbessern.

2. Analyse des Umsatzes pro Stunde

Bei umsatzstarken Teams wie Beratungs-, Marketing- oder Verkaufsteams teilst du das Geld, das sie einbringen, durch die investierte Zeit.

So rechnest du: Einnahmen pro Stunde = Gesamteinnahmen ÷ geleistete Arbeitsstunden

Teambeispiel: Dein 4-köpfiges Verkaufsteam hat im letzten Monat 160 Stunden gearbeitet (4 Personen × 40 Stunden/Woche × 1 Woche) und 64.000 $ an neuen Geschäften abgeschlossen.

Einnahmen pro Stunde = 64.000 $ ÷ 160 Stunden = 400 $/Stunde

Was du monatlich erfassen solltest:

• Neue Kundeneinnahmen
• Erweiterungen bestehender Kunden
• Zeitaufwand für Verkaufsaktivitäten (Anrufe, Meetings, Angebote)
• Verwaltungszeit (getrennt von umsatzfördernder Zeit, da dein Team auch sich wiederholende Aufgaben erledigt).

Machst du dir Sorgen um die genaue Zeiterfassung?

Anstatt die Stunden manuell zu erfassen, da manuelle Zeiterfassungsbögen zeitaufwändig sind, empfehle ich, einen automatischen Zeiterfasser zu verwenden.

EARLY erfasst zum Beispiel automatisch die Zeit, die für verschiedene Aktivitäten aufgewendet wird. Es kann zwischen 3 Stunden, die in einer CRM-Software verbracht werden (umsatzfördernd) und 2 Stunden, die mit E-Mails verbracht werden (administrativ), unterscheiden. So kannst du ganz einfach genaue Daten für deine Berechnungen zu den Mitarbeiteraktivitäten erhalten.

Mit EARLY kannst du:

• in Echtzeit erfahren, wie viele Stunden die einzelnen Teammitglieder oder ganze Projekte verbracht haben.
• Engpässe identifizeren, indem du Aufgaben identifizierst, die immer länger dauern als geplant.
• die geplante mit der tatsächlichen Zeit vergleichen, um zukünftige Schätzungen und die Ressourcenzuweisung zu verbessern.

📍 Handlungsschritte: Wenn der Umsatz pro Stunde zurückgeht, analysiere, ob dies auf die Marktbedingungen, die Qualität der Leads oder ineffiziente Prozesse zurückzuführen ist. Nutze diese Kennzahl, um deine Top-Performer zu identifizieren und zu verstehen, was sie anders machen.

Realitätsprüfung: Bei der manuellen Erfassung werden 40 % der tatsächlichen Arbeitszeit übersehen.

EARLY zeichnet alles auf - von intensiven Fokus-Sitzungen bis hin zu schnellen Slack-Checks - und gibt dir so ein vollständiges Bild deiner Produktivität.

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3. Überwachung der Qualitätsmetriken

Zähle Revisionsanfragen, Fehlerquoten und Kundenzufriedenheitswerte. Hohe Produktivität bei schlechter Qualität vernichtet langfristigen Wert und schafft später mehr Arbeit.

So rechnest du: Qualitätsbewertung = (fehlerfreie Arbeit ÷ Gesamtarbeitsleistung) × 100

Teambeispiel: Dein Designteam hat diesen Monat 25 Projekte abgeschlossen. 3 mussten stark überarbeitet werden, 2 hatten kleinere Fehler und 20 wurden ohne Änderungen genehmigt. Qualitätsbewertung = (20 ÷ 25) × 100 = 80 %

Was du wöchentlich erfassen solltest:

• Arbeiten, die keine Revisionen erfordern
• Kleinere Korrekturen erforderlich
• Größere Überarbeitungen oder Nacharbeiten
• Bewertungen der Kundenzufriedenheit
• Für Korrekturen aufgewendete Zeit

Management-Benchmarks:

• 90 %+ = Ausgezeichnete Qualitätsstandards
• 80-89 % = Gut, aber Trends beobachten
• Weniger als 80 % = Qualitätsprobleme, die die Produktivität beeinträchtigen

📍Aktionsschritte: Wenn die Qualitätswerte sinken, solltest du herausfinden, ob dies an überstürzten Terminen, fehlenden Fähigkeiten, unklaren Anforderungen oder unzureichenden Prüfverfahren liegt. Denke daran: Wenn du Qualitätsprobleme frühzeitig behebst, kannst du später größere Produktivitätseinbußen vermeiden.

4. Verfolgung der Zielerreichung

Bitte dein Team, sich selbst 3-5 spezifische Arbeitsziele pro Monat oder Quartal zu setzen und die Erledigungsquoten zu verfolgen. Hilf ihnen bei Engpässen in deinen 1-1-Zielen oder auf andere Weise - es ist am besten, proaktiv zu sein. So wird gemessen, wie dein Team langfristige und kurzfristige Ziele setzt

Einstellungsgenauigkeit und Ausführungsfähigkeit.

So rechnest du: Zielerreichungsquote = (erreichte Ziele ÷ gesetzte Ziele) × 100

Teambeispiel: Dein Projektmanagement-Team hat sich in dieser Woche 12 Ziele für 3 Teammitglieder gesetzt (jeweils 4 Ziele). Sie haben 9 Ziele vollständig erreicht und bei zwei weiteren teilweise Fortschritte gemacht. Zielerreichungsquote = (9 ÷ 12) × 100 = 75 %

Was du wöchentlich erfassen solltest:

• Spezifische, messbare Ziele, die zu Beginn des Monats oder Quartals festgelegt werden
• Fertigstellungsstatus bis Freitagnachmittag
• Gründe für unvollständige Ziele
• Schwierigkeit des Ziels und Ressourcenbedarf

Management-Benchmarks:

• 70-80 % = Optimaler Schwierigkeitsgrad
• 80 %+ = Ziele könnten zu leicht sein
• Unter 70 % = Ziele sind zu ehrgeizig oder es gibt Hindernisse

Aktionsschritte: Wenn die Zielerreichungsquote konstant über 85 % liegt, erhöhe die Schwierigkeit der Ziele, um das Wachstum zu fördern. Wenn die Quote unter 65 % liegt, überprüfe, ob die Ziele realistisch sind, ob die Ressourcen ausreichen oder ob unvorhergesehene Hindernisse den Fortschritt blockieren.

Rote Fahnen: Wenn die Produktivitätsberechnung lügt

Die Stundenfalle

Bei einem 8-Stunden-Arbeitstag verbringt der durchschnittliche Arbeitnehmer nur 4 Stunden und 12 Minuten mit aktiver Arbeit, so Zippia.

Wenn du die Produktivität deines Teams nur an den geleisteten Arbeitsstunden misst, verpasst du die halbe Wahrheit. Dadurch entsteht ein falsches Gefühl von Produktivität, und du könntest am Ende die Anwesenheit mehr belohnen als die Ergebnisse.

Konzentriere dich bei der Bewertung der Teamleistung stattdessen auf die Qualität der Ergebnisse und die Abschlussquote. Geleistete Arbeitsstunden sollten eine Grunderwartung sein, kein Produktivitätsmaßstab

Der Mythos Multitasking

Laut diesem Berichtberührt jemand sein Telefon 2.617 Mal pro Tag, wechselt alle 3 Minuten die Aufgabe und verarbeitet täglich Informationen im Wert von 174 Zeitungen. Wenn du bei deinen Produktivitätsberechnungen den Kontextwechsel nicht berücksichtigst, sind deine Zahlen überhöht. Wahre Produktivität erfordert anhaltende Konzentration und intensive Arbeit.

Unnötige Meetings

71 % der wöchentlichen Besprechungen, an denen Angestellte teilnehmen müssen, sind unproduktiv, so die Harvard Business Review. Zähle die Zeit in Meetings nur dann als produktiv, wenn sie direkt zu Entscheidungen oder Maßnahmen führt. Viele Leistungsträger nehmen weniger an Meetings teil, sind aber produktiver.

Der Fehler zwischen Aktivität und Leistung

Dein Team beantwortet vielleicht 200 E-Mails pro Tag, aber wenn keines der wichtigen Projekte bearbeitet wird, ist das nur teure Arbeit. Untersuchungen haben ergeben, dass 60 % der Arbeitszeit mit "Arbeit über die Arbeit" verbracht wird - also mit Aktivitäten, die nicht zu den Aufgaben gehören, für die du sie eingestellt hast (Asana).

Als Führungskraft solltest du immer zwischen Teamaktivität (beschäftigt sein) und Leistung (die Unternehmensziele voranbringen) unterscheiden. Messe die Ergebnisse, nicht den Output.

Von den Zahlen zum Handeln: Nutzung deiner Produktivitätsdaten

Produktivitätsmessungen sind das erste Teil des Puzzles, aber danach folgen umsetzbare Strategien, um die Produktivitätsquote zu erhöhen. Hier sind einige wichtige Kennzahlen, die dir dabei helfen können, die Leistung deiner Mitarbeiter zu steigern:

Eine wöchentliche Teambesprechung

Überprüfe jeden Freitag für 15 Minuten, wie produktiv deine Mitarbeiter sind und wie viel Umsatz deine Projekte im Vergleich zu deinen Prognosen gebracht haben. Konzentriere dich auf diese Schlüsselfragen:

• Welche Projekte haben länger gedauert als veranschlagt, und was waren die Gründe für die Verzögerungen?
• Wann war dein Team in der Woche am produktivsten/am wenigsten produktiv?
• Welche Muster erkennst du in den leistungsstärksten Phasen deines Teams?
• Gibt es immer wiederkehrende Hindernisse, die mehrere Teammitglieder ausbremsen?
• Kannst du ein positiveres Arbeitsumfeld schaffen, um ihnen zu mehr Produktivität zu verhelfen?

Nutze diese Daten, um die Planung und Ressourcenverteilung für die nächste Woche anzupassen.

📍Profi-Tipp: Die automatisierten Wochenberichte vonEARLY bieten diese Einblicke ohne manuelle Datenerfassung. Du siehst genau, welche Teammitglieder an welchen Tagen am produktivsten waren oder wie viel Arbeit bereits in ein Projekt gesteckt wurde. Auf diese Weise machst du deine Freitagsbesprechungen datengesteuert und nicht auf der Grundlage von Erinnerungen oder Vermutungen.

Die 80/20-Teamanalyse

Leistungsstarke Mitarbeiter sind aufgrund ihres Talents, ihres Engagements und ihrer Weisheit 400 % produktiver als durchschnittliche Mitarbeiter(McKinsey). Als Führungskraft solltest du herausfinden, welche 20 % der Aktivitäten deines Teams 80% der Geschäftsergebnisse ausmachen. Dann gehe systematisch vor:

• Weise deinen Top-Performern mehr hochwirksame Arbeit zu
• Delegiere Aufgaben mit geringem Wert oder eliminiere Zeitfresser, die die Ressourcen des Teams belasten
• Verteile die Teamzeit auf strategische Aktivitäten, füge produktive Meetings hinzu und streiche die, die nicht produktiv sind.
• Erwäge die Automatisierung oder Auslagerung von Routinearbeiten, die nicht das Fachwissen deines Teams erfordern

Identifiziere Engpässe im Team

Analysiere deine Produktivitätsdaten, um wiederkehrende Muster zu erkennen, bei denen die Produktivität der Beschäftigten sinkt. Zu den häufigen organisatorischen Schuldigen gehören:

• Genehmigungsprozesse, die zu unnötigen Verzögerungen führen und sich auf die Produktionsmenge auswirken
• Teammitglieder wechseln zwischen zu vielen verschiedenen Projekten, was sich auf die Gesamtproduktionszeit auswirkt
• Unklare Projektanforderungen, Erfolgskriterien oder organisatorische Ziele
• Unzureichende Tools, Software oder Ressourcen, mit denen du die Produktivität messen und den Fortschritt verfolgen kannst
• Abhängigkeiten zwischen Teammitgliedern, die Wartezeiten verursachen

Gehe diese Probleme systematisch an, indem du Prozesse rationalisierst, Erwartungen klärst und in bessere Instrumente oder Schulungen investierst.

Team-Kalibrierung

Gib deinem Team Einblicke in die Produktivität (keine Überwachungsdaten). Wenn jeder versteht, wie "gut" aussieht, verbessert sich die Leistung ganz natürlich. Organisationen mit höherem Mitarbeiterengagement haben eine doppelt so hohe durchschnittliche Produktivität. Das führt zu mehr erbrachten Leistungen und einem insgesamt höheren Mitarbeiterengagement.

Die Quintessenz

Die Messung und Steigerung der Produktivität am Arbeitsplatz braucht Zeit. Beginne damit, eine Kennzahl 30 Tage lang konsequent zu messen. Du wirst überrascht sein, wie viel Klarheit sich einstellt, wenn du dein Bauchgefühl durch konkrete Daten ersetzt. Das Ziel ist nicht, jede Minute zu optimieren, sondern sicherzustellen, dass dein Einsatz mit deiner Wirkung übereinstimmt und einen höheren Gesamtoutput erzeugt.

Denk daran: Die produktivsten Menschen sind nicht unbedingt die, die am meisten zu tun haben. Sie sind diejenigen, die genau wissen, wo ihre Zeit hingeht und sie bewusst auf das lenken, was am wichtigsten ist.