Kundenabrechnung: Die Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Abrechnung mit Kunden
Eine Bezahlung zu erhalten sollte sich nicht schwieriger anfühlen als die Arbeit selbst. Doch vielen Freelancern und kleinen Unternehmen bereitet der Abrechnungsprozess mit Kunden oft Kopfschmerzen. Fehlende Details, unklare Bedingungen oder verspätete Rechnungen können zu Frustration und Problemen im Cashflow führen.
Die gute Nachricht? Kundenrechnungen müssen nicht stressig sein. In diesem Leitfaden erfährst du, wie du deinen Kunden genaue Rechnungen stellen kannst. Du lernst verschiedene Abrechnungsmethoden kennen und erfährst, wie du mit den häufigsten Problemen bei der Rechnungsstellung umgehst. Am Ende hast du einen Schritt-für-Schritt-Rechnungsprozess, auf den du dich verlassen kannst.
Die einfache und intelligente Bedienung von EARLY, gepaart mit den leistungsstarken Berichtsfunktionen, macht die Rechnungsstellung zu einem Vergnügen.
Was ist eine Kundenfakturierung?
Die Abrechnung mit Kunden ist der Prozess, bei dem du deine Zeit, Arbeit oder Dienstleistungen in Rechnung stellst. Dazu gehört normalerweise, dass du deine Arbeit aufzeichnest, eine Rechnung erstellst und sie an den Kunden schickst, damit du bezahlt werden kannst.
Warum ist das wichtig? Weil eine genaue Abrechnung und Rechnungsstellung wichtig ist:
- Das schafft Vertrauen: Professionelle Rechnungen mit klaren, transparenten Angaben spiegeln deine Professionalität wider und geben deinen Kunden das Gefühl, dass sie auf deine Dienstleistungen vertrauen.
- Schützt deinen Cashflow - reduziert Verzögerungen und vermeidet Zahlungsstreitigkeiten.
- Spart Zeit und Stress - ein einfaches System bedeutet weniger Hin und Her mit den Kunden.
📊 Wusstest du das? Laut dem Contractor Management Report von Remote werden 85 % der Freiberufler zumindest gelegentlich zu spät bezahlt. Eine Möglichkeit, dieses Risiko zu verringern, ist ein klarer Abrechnungsprozess: Wenn die Kunden genau wissen, wofür sie bezahlen, wann die Zahlung fällig ist und was passiert, wenn sie zu spät zahlen, gibt es weniger Spielraum für Missverständnisse oder Verzögerungen.
Wie erfolgt die Abrechnung mit dem Kunden?
Jetzt, wo du weißt, was Kundenabrechnungen sind und warum sie wichtig sind, lass uns einen Blick auf den Prozess dahinter werfen. Der Prozess der Kundenabrechnung ist der schrittweise Ablauf, der deine Arbeit in eine Zahlung umwandelt. Effiziente Abläufe bei der Rechnungsstellung helfen, Genauigkeit und pünktliche Zahlungen zu gewährleisten. In der Praxis bedeutet das, dass du:
- Erfasse abrechenbare Zeit und Ausgaben.
- Vereinbare die Zahlungsbedingungen mit dem Kunden.
- Erstelle eine vollständige, leicht zu lesende Rechnung.
- Schicke sie umgehend ab und sende bei Bedarf Erinnerungen.
- Rechne die Zahlungen ab, damit deine Aufzeichnungen korrekt sind.
Im nächsten Abschnitt gehen wir jeden dieser Schritte im Detail durch.
Tipp: Lies unseren Artikel über Projektabrechnungen.
Wie funktioniert die Kundenabrechnung? Schritt für Schritt
Ein konsistenter Abrechnungsprozess unterscheidet reibungslose Kundenabrechnungen von chaotischen nächtlichen Rechnungsaktionen. Der Einsatz von Technologie und Automatisierung kann den Abrechnungsprozess optimieren und Fehler reduzieren. So stellst du einem Kunden in 4 einfachen Schritten eine Rechnung:
Schritt 1: Erfasse deine Zeit und Ausgaben
Du kannst keine genauen Rechnungen stellen, wenn du deine Arbeit nicht aufzeichnest. Wenn du dich auf dein Gedächtnis verlässt, verpasst du oft Stunden, vergisst Revisionen oder berechnest zu wenig.
Beste Praxis: Erfasse deine Zeit täglich. Dazu gehören Anrufe, E-Mails, Bearbeitungen und alle kleinen Aufgaben, die noch Zeit brauchen.
👉 Tools wie EARLY machen dies einfach, indem sie dir ermöglichen, abrechenbare Stunden in Echtzeit zu erfassen. Wenn es an der Zeit ist, eine Rechnung zu stellen, hast du einen verlässlichen Nachweis über deine Arbeit - kein Rätselraten.
Mit EARLY kannst du mit nur einem Klick genaue Berichte abrufen
Schritt 2: Lege im Voraus klare Zahlungsbedingungen fest
Viele Streitigkeiten bei der Rechnungsstellung sind auf unklare Vereinbarungen zurückzuführen. Um das zu vermeiden, solltest du dich auf die Grundlagen einigen, bevor du mit der Arbeit beginnst. Eure Zahlungsbedingungen sollten Folgendes beinhalten:
- Zeitplan für die Rechnungsstellung (wöchentlich, monatlich, nach Meilensteinen).
- Zahlungsfristen (z. B. netto 14 oder netto 30).
- Akzeptierte Zahlungsmethoden (Banküberweisung, PayPal, Stripe, etc.). Ziehe in Erwägung, mehr als eine Zahlungsoption anzubieten, um die Bequemlichkeit der Kunden zu erhöhen.
- Verzugsgebühren oder Zinsen für überfällige Zahlungen.
- Kautionen (üblich bei großen Projekten).
Warum das wichtig ist: Klare Bedingungen schützen dein Einkommen und setzen professionelle Grenzen. Außerdem sorgen sie dafür, dass die Kunden deine Arbeit ernster nehmen.
Schritt 3: Erstelle eine professionelle Rechnung
Rechnungen müssen nicht ausgefallen sein, aber sie müssen vollständig sein. Hier ist, was du immer angeben musst:
- Name und Kontaktdaten deines Unternehmens.
- Details zum Kunden.
- Rechnungsnummer und -datum.
- Erbrachte Leistungen mit Stunden oder Mengen.
- Projektdetails (z.B. geleistete Stunden oder Bestellnummern).
- Preise und fälliger Gesamtbetrag.
- Rechnungsbetrag.
- Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdatum.
- Bankkontoinformationen für Zahlungen.
💡 Tipp: Verwende eine einfache Sprache. Eine Rechnung, die leicht zu lesen ist, wird schneller bezahlt.
Du willst deine Rechnungen nicht von Grund auf neu erstellen? Verwende deine eigene Rechnungsvorlage oder wechsle zu einer Rechnungssoftware wie FreshBooks, QuickBooks oder Wave. Sie automatisieren die Erstellung von Rechnungen, speichern deine Rechnungsvorlagen und helfen bei der Verwaltung der Kundenrechnungen. Diese Tools können auch abrechenbare Stunden (aus Tools wie EARLY) oder Ausgaben einbeziehen, um Fehler zu vermeiden und Zeit zu sparen.
"Ich bin 107 % glücklicher. Letzte Woche habe ich die zweithöchste Anzahl an abrechenbaren Stunden erreicht, die ich je verzeichnet habe."
Schritt 4: Verschicke Rechnungen zeitnah (und behalte sie im Blick)
Je früher du deine Rechnung schickst, desto früher wirst du bezahlt. Wochenlanges Warten nach Abschluss eines Projekts verzögert die Bezahlung nur.
📌 Beste Praxis: Versende die Rechnungen am selben Tag, an dem der Projektmeilenstein abgeschlossen wird, oder am Ende des Abrechnungszyklus (wöchentlich oder monatlich).
Das Nachfassen ist genauso wichtig. Selbst wohlmeinende Kunden versäumen manchmal Fristen, also zögere nicht, eine Erinnerung zu schicken:
- 👉 Beispiel Erinnerung (höflich, erste Nachbereitung):
"Hallo [Name], ich hoffe, es geht dir gut. Ich möchte dich nur kurz daran erinnern, dass die Rechnung Nr. 1034 (fällig am 15. Juli) noch nicht als bezahlt markiert wurde. Kannst du mir sagen, wann ich mit der Zahlung rechnen kann?"
- 👉 Wenn du immer noch nicht bezahlt hast, schickst du ein zweites Mal ein verbindliches Angebot mit einer bestimmten Frist:
"Hallo [Name], ich wollte noch einmal auf die Rechnung Nr. 1034 zurückkommen. Laut unserer Vereinbarung war die Zahlung am 15. Juli fällig. Könntest du bitte bestätigen, dass die Zahlung bis zum [neues Datum] bearbeitet wird?"
Wenn es immer wieder zu Zahlungsverzögerungen kommt, solltest du überlegen, ob du in zukünftigen Verträgen Verzugsgebühren einführen willst. Das setzt klare Erwartungen und ermutigt zu pünktlichen Zahlungen.
Verschiedene Abrechnungsmethoden für Kunden: Wie rechne ich mit einem Kunden ab?
Rechnungen pünktlich zu verschicken ist nur die eine Hälfte der Geschichte. Die andere Hälfte ist die Wahl der richtigen Abrechnungsmethode: Stundenabrechnung, Festpreis oder andere. Schauen wir uns die gängigsten Optionen an.
Denke daran: Es gibt nicht die eine "beste" Abrechnungsmethode. Sie hängt von der Art deiner Arbeit, deinen Kundenbeziehungen und deinen Geschäftszielen ab.
💡 Tipp: Viele Fachleute verwenden einen gemischten Ansatz - zum Beispiel berechnen sie eine Pauschale für die Hauptleistungen und einen Stundensatz für zusätzliche Überarbeitungen oder Anfragen, die über den Umfang hinausgehen.
Hier sind die gängigsten Methoden mit Vor- und Nachteilen und Beispielen aus der Praxis:
Stundenweise Abrechnung:
Du vereinbarst mit deinem Kunden einen Stundensatz und berechnest ihm genau die Zeit, die du arbeitest. Normalerweise erfasst du deine Zeit mit einem Zeiterfassungstool wie EARLY.
- Vorteile: Flexibel für Projekte mit unklarem oder variablem Umfang, leicht verständlich für Kunden.
- Nachteile: Kunden könnten sich Sorgen über "ausufernde" Kosten machen; erfordert eine detaillierte Zeiterfassung.
- Am besten geeignet für: Beratung, juristische Arbeit, Entwicklungsprojekte mit wechselnden Anforderungen.
💡 Tipp: Du weißt nicht, wie du deinen Stundensatz berechnen kannst? 👈 Diesen Artikel solltest du unbedingt lesen!
Pauschale (pro Projekt)
Du und der Kunde vereinbaren einen festen Gesamtpreis für das gesamte Projekt, unabhängig davon, wie viele Stunden du für die Fertigstellung brauchst.
- Vorteile: Vorhersehbare Kosten für die Kunden, leichter zu verkaufen.
- Nachteile: Das Risiko, dass die Zeit unterschätzt wird; der Umfang kann deine Gewinne schmälern.
- Am besten geeignet für: Design-Projekte, Websites, Schreibaufträge, bei denen die Ergebnisse klar definiert sind.
Wertorientierte Preisgestaltung
Du legst deinen Preis auf der Grundlage des Wertes fest, den deine Arbeit für den Kunden schafft (z. B. Umsatz, Sichtbarkeit, Konversionen), nicht nur auf der Grundlage der aufgewendeten Zeit.
- Vorteile: Bindet deinen Preis an die erzielten Ergebnisse (z. B. Umsatz, Sichtbarkeit, Conversions). Kann den Verdienst erheblich steigern.
- Nachteile: Erfordert starkes Kundenvertrauen und den Nachweis des Nutzens; nicht jede Dienstleistung ist in ihren Ergebnissen messbar.
- Am besten geeignet für: Marketingkampagnen, hochrangige Strategie, Designarbeit, die an den ROI gebunden ist.
Vorschussabrechnung
Retainer-Vereinbarungen sind formelle Vereinbarungen, bei denen der Kunde dir eine regelmäßige, wiederkehrende Gebühr (oft monatlich) für laufende Dienstleistungen zahlt, die deine Verfügbarkeit für eine bestimmte Menge an Arbeit oder Stunden pro Zeitraum sicherstellt. Diese Vereinbarungen beinhalten in der Regel wiederkehrende Zahlungen, die dazu beitragen, Vertrauen aufzubauen und ein systematisches Abrechnungsverfahren zu etablieren.
- Vorteile: Stabiles, wiederkehrendes Einkommen; schafft einen berechenbaren Einkommensstrom für dein Unternehmen; baut langfristige Kundenbeziehungen auf.
- Nachteile: Schwerer im Voraus zu sichern; kann dich an langfristige Verpflichtungen binden.
- Am besten geeignet für: Agenturen, Berater/innen oder Freiberufler/innen, die laufende Dienstleistungen anbieten und langfristige Kundenbeziehungen aufbauen wollen.
Abonnement
Der Kunde zahlt eine wiederkehrende Abonnementgebühr für ein bestimmtes Paket von Dienstleistungen oder Leistungen (z. B. X Blogbeiträge pro Monat, laufende Unterstützung).
- Vorteile: Vorhersehbares, skalierbares Einkommen; ideal für wiederholbare Dienstleistungen.
- Nachteile: Eignet sich nicht gut für einmalige oder sehr individuelle Projekte; braucht klare Grenzen.
- Am besten geeignet für: SaaS, Coaching, Managed Services oder paketierte kreative Arbeit.
Unsere Auswahl der besten Rechnungssoftware
Die Rechnungsstellung muss nicht Stunden deiner Woche in Anspruch nehmen. Mit der richtigen Software kannst du Rechnungen in Minutenschnelle erstellen, automatische Mahnungen verschicken und Zahlungen ohne endlose Tabellenkalkulationen verfolgen. Außerdem reduzieren Fakturierungstools Fehler, sorgen für Ordnung in deinen Finanzunterlagen und geben dir Zeit, dich auf die eigentliche Kundenarbeit zu konzentrieren.
Hier sind einige der beliebtesten Optionen, die du in Betracht ziehen solltest:
- QuickBooks - Eine voll ausgestattete Buchhaltungs- und Rechnungsplattform, die perfekt für kleine und mittlere Unternehmen ist. Sie vereinfacht die Rechnungsstellung, die Steuervorbereitung und die Kostenerfassung und bietet umfangreiche Integrationen.
- FreshBooks - Benutzerfreundlich und intuitiv, entwickelt für Freiberufler und Dienstleister, die eine einfache Rechnungsstellung, integrierte Zeiterfassung und Zahlungsoptionen wie Stripe oder PayPal wünschen.
- Zoho Invoice - Kostenlos für kleine Unternehmen, mit anpassbaren Rechnungen, Zeiterfassung und Zahlungserinnerungen. Ideal, wenn du gerade erst anfängst.
- Xero - Eine solide Wahl für Unternehmen, die detaillierte Berichte und Unterstützung für mehrere Währungen benötigen. Es lässt sich reibungslos mit Banken und Zahlungsgateways integrieren.
- Wave - Völlig kostenlose Rechnungs- und Buchhaltungssoftware, die eine großartige budgetfreundliche Lösung für Start-ups und Einzelunternehmer ist.
Jedes dieser Tools trägt dazu bei, die manuelle Arbeit zu reduzieren und deinen Rechnungsstellungsprozess schneller, genauer und professioneller zu machen. Wenn du die Vorteile maximieren willst, solltest du deine Rechnungssoftware mit einem Zeiterfassungssystem wie EARLY. Indem EARLY jede abrechenbare Stunde automatisch erfasst, stellt es sicher, dass deine Rechnungen präzise und transparent sind.
"Dank der transparenten und genauen Arbeitsprotokolle konnten wir objektiv bis zu 25 % mehr Zeit für verschiedene Projekte abrechnen."
Häufige Probleme bei der Rechnungsstellung (und wie du sie lösen kannst)
Selbst mit einem klaren Rechnungsstellungsprozess läuft die Abrechnung mit den Kunden nicht immer reibungslos. Hier sind die häufigsten Herausforderungen - und praktische Möglichkeiten, sie zu bewältigen.
1. Verspätete Zahlungen
Es ist das größte Ärgernis für Freiberufler und Agenturen: Kunden versäumen Fristen. Manchmal ist es ein Versehen, manchmal liegt es an Liquiditätsproblemen auf ihrer Seite.
Wie man damit umgeht:
- Überwache ausstehende Rechnungen, um zu handeln, sobald die Zahlungsfrist abgelaufen ist.
- Schicke eine höfliche Erinnerung, sobald das Fälligkeitsdatum verstrichen ist.
- Wenn du dann immer noch keine Antwort erhältst, schickst du eine weitere Nachricht mit einer neuen Frist.
- Für chronisch säumige Zahler solltest du Verzugszinsen in deine Verträge aufnehmen.
👉 Beispielwortlaut für eine Mahnung:
"Hallo [Name], nur eine kurze Nachricht, dass die Rechnung #2124 am 10. Juli fällig ist. Kannst du mir mitteilen, wann ich mit der Zahlung rechnen kann?"
2. Umfangsverschlechterung
Kunden bitten um "nur noch eine Sache", und ehe du dich versiehst, hast du mehr Stunden gearbeitet als vereinbart.
Wie man damit umgeht:
- Mach eine Pause und bestätige: "Ich übernehme das gerne. Da es über die ursprüngliche Vereinbarung hinausgeht, werde ich den Kostenvoranschlag und die Rechnung aktualisieren."
- Aktualisiere immer deine Rechnung oder deinen Vertrag, bevor du zusätzliche Arbeit erledigst.
3. Streitigkeiten über Gebühren
Selbst bei einer klaren Vereinbarung kann es vorkommen, dass Kunden eine Rechnung anfechten und die Anzahl der geleisteten Stunden, den Umfang der Arbeit oder unerwartete Kosten in Frage stellen.
Wie man damit umgeht:
- Sei von Anfang an transparent - teile deinen Stundensatz, die Abrechnungsmethode und den Umfang schriftlich mit, bevor das Projekt beginnt.
- Verwende ein Zeiterfassungstool, um die abrechenbaren Stunden transparent zu erfassen.
- Unterteile die Rechnungen in einzelne Posten, damit die Kunden genau sehen, wofür sie bezahlen.
- Bleib ruhig und professionell - Streitigkeiten entstehen oft aus mangelnder Klarheit, nicht aus böser Absicht.
4. Internationale Kunden
Die Arbeit mit Kunden aus der ganzen Welt macht die Sache kompliziert. Unterschiedliche Währungen, Steuervorschriften und Zahlungssysteme können Verwirrung stiften oder deinen Cashflow verzögern, wenn du nicht von Anfang an richtig vorgehst.
Wie man damit umgeht:
- Einigt euch auf eine Währung, bevor ihr beginnt.
- Verwende vertrauenswürdige Plattformen wie Wise, PayPal oder Stripe, um Zahlungen zu vereinfachen.
- Überprüfe die Steuervorschriften (z. B. die Mehrwertsteuer in der EU), um Probleme mit der Einhaltung der Vorschriften zu vermeiden.
5. Kunden, die nicht reagieren
Es gibt nur wenige Dinge, die frustrierender sind, als die Arbeit zu erledigen und dann nichts zurückzubekommen. Manchmal sind die Kunden einfach nur beschäftigt - oder sie drücken sich vor der Zahlung.
Wie man damit umgeht:
- Führe ein Protokoll über alle Mitteilungen und Rechnungen.
- Mache das mehrmals mit zunehmender Festigkeit.
- Wenn der Betrag hoch ist, solltest du ein Inkasso oder rechtliche Schritte in Betracht ziehen.
💡 Profi-Tipp: Die beste Verteidigung gegen Anfechtungen von Rechnungen ist ein solider Vertrag. Lege den Umfang, die Zahlungsbedingungen und die Konsequenzen bei Zahlungsverzug im Voraus fest. Es ist viel einfacher, Probleme zu lösen, wenn die Erwartungen dokumentiert sind.
Wie du deinen Abrechnungsprozess optimierst: Beste Abrechnungspraktiken
- Biete immer mindestens zwei Zahlungsmöglichkeiten an. Wenn du flexible Zahlungsoptionen und verschiedene Zahlungsmethoden (elektronische Überweisung, Banküberweisung, Karte, PayPal usw.) anbietest, kommst du den Kundenwünschen entgegen, verringerst die Reibungsverluste bei der Bezahlung und kannst schneller bezahlt werden.
- Werde digital. Nutze automatisierte Abrechnungs- und Fakturierungstools, um die Erstellung von Rechnungen und die Annahme von Zahlungen online zu rationalisieren. Online-Zahlungsportale machen Transaktionen reibungslos, professionell und nachvollziehbar.
- Richte automatische Mahnungen ein. Gehe den Rechnungen nicht manuell nach. Plane Mahnungen so, dass sie 3 Tage vor dem Fälligkeitsdatum, am Fälligkeitsdatum und 7 Tage nach dem Fälligkeitsdatum verschickt werden, wenn sie nicht bezahlt wurden.
- Automatisiere, wo du kannst. Eine automatisierte Rechnungsstellung kann Zeit sparen, indem sie wiederkehrende Rechnungen bearbeitet und auch Zahlungspläne für Kunden unterstützt, die mehr Flexibilität brauchen, damit du dich auf höherwertige Arbeit konzentrieren kannst.
- Erfülle die gesetzlichen und behördlichen Anforderungen. Gib immer alle Pflichtangaben an, z. B. den Namen deines Unternehmens, deine Adresse, deine Steuernummer, die Rechnungsnummer, das Datum, die Zahlungsbedingungen und die Steuern. So hältst du die gesetzlichen Bestimmungen ein und verhinderst, dass Rechnungen abgelehnt werden.
FAQ
Wie kann dir die Zeiterfassung bei der Kundenabrechnung helfen?
Mit der Zeiterfassung erhältst du einen transparenten Nachweis über deine abrechenbaren Stunden. Das hilft dir, genaue Rechnungen zu erstellen, ohne zu raten, deinen Kunden genau zu zeigen, wofür sie bezahlen, und Streitigkeiten über den Zeitaufwand für Aufgaben zu vermeiden. Mit einem Zeiterfassungstool wie EARLY läuft der Abrechnungsprozess automatisch ab. Es stellt sicher, dass jedes Treffen, jeder Anruf und jede Überarbeitung protokolliert und für die Rechnungsstellung vorbereitet wird. Die Integration der Zeiterfassung in Projektmanagement-Tools kann die Abrechnung mit den Kunden weiter vereinfachen, da die erfassten Stunden direkt mit den Projektaufgaben und Budgets verknüpft werden.
Welche Frist gilt für die Ausstellung einer Rechnung?
Die Frist hängt von den örtlichen Vorschriften ab. In einigen Ländern müssen die Rechnungen innerhalb von 15-30 Tagen nach Abschluss der Arbeiten ausgestellt werden. Auch wenn es keine gesetzliche Vorschrift gibt, ist es immer die beste Praxis, deine Rechnung sofort zu verschicken. Das zeugt von Professionalität und hilft dir, schneller bezahlt zu werden.
Wie fragt man einen Kunden nach mehr Geld?
Das Erste, was du tun kannst, ist, den Vertrag oder die Vereinbarung mit deinem Kunden zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie mit den gewünschten Parametern übereinstimmt. Falls nicht, musst du klar und konkret sein, wenn du mehr Geld von deinem Kunden verlangst, damit er versteht, warum du diese Forderung stellst. Denk daran, flexibel und offen für Verhandlungen zu bleiben, damit alle zufrieden sind, und bewahre stets einen professionellen Ton.
Wie fragt man einen Kunden nach mehr Geld?
Du kannst entweder eine freundliche Erinnerungs-E-Mail oder eine Nachricht an den Kunden schicken, um ihn daran zu erinnern, dass die Zahlung fällig ist. Vergiss nicht, den geschuldeten Betrag, das Fälligkeitsdatum und die akzeptierten Zahlungsmethoden klar und deutlich anzugeben.
Wenn der Kunde Fragen oder Bedenken bezüglich des Zahlungsprozesses hat, biete ihm Hilfe an und setze eine Frist für die Zahlung, um ihn zu ermutigen, so schnell wie möglich zu handeln.
Soll ich im Voraus oder nach der Lieferung abrechnen?
Das hängt von dem Projekt und dem Kunden ab. Bei großen oder erstmaligen Projekten solltest du eine Anzahlung verlangen, um dich abzusichern. Bei Stammkunden sorgt ein regelmäßiger Zeitplan (z. B. monatlich) für einen gleichmäßigen Geldfluss.
Was ist, wenn ein Kunde sich weigert, zu zahlen?
Beginne damit, Mahnungen zu verschicken und sie auf deinen Vertrag hinzuweisen. Wenn das nicht hilft, erhöhe die Säumnisgebühren oder schalte einen Anwalt ein. Bei größeren Beträgen kann ein Inkassobüro die letzte Option sein.
Stundenweise oder projektbezogene Abrechnung: Was ist besser?
Beide haben Vorteile. Die stundenweise Abrechnung gibt dir Flexibilität bei wechselnden Projekten, während die projektbezogene Abrechnung sowohl für dich als auch für den Kunden Berechenbarkeit bietet. Viele Freiberufler/innen kombinieren beides, um Risiko und Gewinn auszugleichen.
Wie gehe ich mit internationalen Kunden um?
Grenzüberschreitendes Arbeiten erfordert zusätzliche Schritte, aber das ist überschaubar. Vereinbare zu Beginn eine Währung, überprüfe, ob Steuern wie die Mehrwertsteuer anfallen, und verwende zuverlässige Zahlungsplattformen wie Wise oder PayPal. So verläuft der Abrechnungsprozess für beide Seiten reibungslos.
Was, wenn ein Kunde immer wieder nach „nur noch einer Kleinigkeit“ fragt?
Das ist eine schleichende Ausweitung des Umfangs, die häufig vorkommt. Erinnere den Kunden höflich daran, dass die Anfrage über die ursprüngliche Vereinbarung hinausgeht, und bestätige die zusätzlichen Kosten, bevor du die Arbeit erledigst. Eine frühzeitige Festlegung dieser Grenze verhindert später größere Probleme.
Wie stelle ich einem Kunden zum ersten Mal eine Rechnung aus?
Einem Kunden zum ersten Mal eine Rechnung zu stellen, kann einschüchternd wirken. Der Prozess ist jedoch unkompliziert, wenn du ihn klar und professionell gestaltest. Vereinbare zunächst die Grundlagen: deinen Stundensatz bzw. den Preis, die Zahlungsbedingungen und die bevorzugte Zahlungsmethode. Wenn das feststeht, erstelle eine professionelle Rechnung mit einer Rechnungssoftware wie QuickBooks, FreshBooks oder Zoho Invoice.
Deine erste Rechnung sollte Folgendes enthalten:
- deine Unternehmens- und Kundendaten,
- eine eindeutige Rechnungsnummer,
- Rechnungs- und Fälligkeitsdatum,
- eine Beschreibung der erbrachten Leistungen oder abgerechneten Stunden,
- den Gesamtbetrag mit klaren Zahlungsanweisungen.
Falls du nach Stunden abrechnest, nutze ein Tool wie EARLY, um deine abrechenbaren Stunden genau zu erfassen. Das sorgt für Transparenz und stärkt das Vertrauen beim Kunden. Schicke die Rechnung zeitnah ab und richte bei Bedarf automatische Erinnerungen ein, um verspätete Zahlungen nachzuverfolgen.
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