Business Productivity: How to Run a Business in a Smart Way

Business productivity is consistently at the top of the priority list for any business leader, and not only. It’s no surprise that this happens.

Daten zeigen, dass unmotivierte Mitarbeiter mittelständische S&P-Unternehmen jährlich zwischen 228 und 355 Millionen Dollar an verschwendeter Produktivität kosten könnten. (McKinsey-Studie, die am Ende des Artikels verlinkt ist.) Lass uns daher einige praktische und bewährte Methoden kennenlernen, mit denen Führungskräfte die Produktivität verbessern können.

In diesem Artikel erfährst du mehr:

• Learn the critical metrics to assess and boost business productivity;

• Discover how digitization led to the highest productivity in four business sectors in the US between 1989 and 2019;

• Understand how a simple productivity tracker can impact many business processes and increase productivity;

• Gewinne Einblicke in unkonventionelle Produktivitätshacks, von flachen Strukturen bis hin zu Gamification.

Was ist Unternehmensproduktivität?

Die Produktivität ist das Maß für den Output eines Unternehmens im Verhältnis zum Input.

Macroeconomics explains that business productivity measures how efficiently a company converts inputs, such as capital and labor, into outputs, like products or services. The equation is the value of services and products produced divided by the amount of labor and capital used in its production.

Therefore, the main metrics companies measure when assessing business productivity are capital productivity and labor productivity. Capital productivity measures physical capital like raw materials, energy costs, office equipment, software, and hardware tools, while labor productivity measures labor costs, work hours, and others.

Generally, productive companies are able to generate more value with less waste, and it is not just about doing things quickly but doing the right things – the things that actually move the needle for their business.

Concluding, business productivity refers to the efficiency and effectiveness of a company’s operations. It’s about maximizing output while minimizing input and doing so in a way that aligns with the organization’s strategic goals.

Key metrics to measure productivity

In order to maximize productivity, there are a few key metrics you need to assess to ensure that you’re measuring the real impact on your bottom line.

Hier sind einige Beispiele:

• Labor productivity: This is the classic productivity metric, measuring the output per hour of work. It can be simply calculated with time-tracking apps.

• Project completion rates: For project-based work, tracking the percentage of projects completed on time and on budget is an important productivity indicator. It helps identify bottlenecks and areas where more resources are needed.

• Total factor productivity (TFP): TFP takes into account not just labor but also capital investments like equipment and technology. It’s a more comprehensive measure of how efficiently a company is using all of its resources.

• Gross value added (GVA): GVA measures the total value of goods and services produced by a company minus the cost of intermediate inputs. It’s a useful metric for assessing the overall productivity and economic contribution of a business.

• Revenue per employee: This metric assesses the total revenue generated divided by the number of employees. It’s a good way to measure the overall productivity and profitability of your workforce.

• Mitarbeiterzufriedenheit und -engagement: Die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter sind zwar schwerer zu quantifizieren, aber sie sind entscheidende Faktoren für die Produktivität. Metriken wie der Net Promoter Score (eNPS) und die Fehlzeitenquote geben dir ein Gefühl dafür, wie motiviert und engagiert dein Team ist.

• Capacity utilization: This metric measures the percentage of total available work hours that are actually being used productively so you can understand if your staff is underutilized or overutilized.

Indem du diese Kennzahlen regelmäßig verfolgst, kannst du ein datengestütztes Bild der Produktivität deines Teams erhalten und informierte Entscheidungen darüber treffen, wo du deine Produktivitätsverbesserungen konzentrieren möchtest.

Der Schlüssel zur Produktivitätsverbesserung liegt darin, die Produktivität nicht nur zu messen, sondern diese Messungen zu nutzen, um kontinuierliche Verbesserungen zu erzielen.

Warum ist die Produktivität von Unternehmen wichtig?

Before we jump into the nitty-gritty of productivity strategies, it’s important to take a step back and address the question of why business productivity even matters and what the real impact on your bottom line is.

Die Vorteile eines hochproduktiven Unternehmens sind geradezu umwerfend. Hier sind einige Vorteile:

• Increased profitability: When your team is firing on all cylinders, you can get more done in less time, which translates to lower costs and higher profits. In other words, you’re reaching economies of scale. It’s a simple equation, but by increasing productivity, your business can be better equipped to generate higher profits and charge lower prices with the same resources invested.

• Competitive advantage: One of the fastest and best ways to stay ahead of the curve and outpace your competitors is to adapt and innovate quickly. Once you improve productivity, you’re on the way to coming out on top quicker than your competition.

• Hohe Agilität und Reaktionsfähigkeit: Produktive Unternehmen kommunizieren oft effizienter und optimieren ihre Entscheidungsprozesse. Dadurch können Führungskräfte und Teams schneller auf Marktveränderungen, Kundenbedürfnisse oder interne Herausforderungen reagieren.

• Verbesserte Innovationsfähigkeit: Effiziente Abläufe setzen Zeit und Ressourcen frei, die du für Forschung und Entwicklung sowie Innovation nutzen kannst. Auf diese Weise treibst du eine kontinuierliche Verbesserung von Produkten und Dienstleistungen voran und hältst dein Unternehmen an der Spitze deiner Branche.

• Höheres Mitarbeiterengagement: Wenn die Produktivität durch effiziente Prozesse und bessere Tools steigt, fühlen sich die Mitarbeiter oft weniger gestresst und stärker eingebunden. Dies steigert die Motivation und die individuelle Produktivität, führt zu höheren Bindungsraten, weniger Fehlzeiten und einer stärkeren Unternehmenskultur.

Top-Strategien zur Steigerung der Produktivität

1. Nutze die Digitalisierung und Automatisierung

A McKinsey study on productivity reveals that they identified a 70% correlation between productivity growth and digital adoption between 1989 and 2019 among companies from the US.

The information sectors, including software, telecommunications, and internet publishing, have had the highest productivity increase, with an average of 5,5% growth since 2005.

On the other side of the spectrum, service-led sectors such as accommodation and food services or healthcare saw the lowest productivity growth and are among the least productive industries.

Quelle: Rekindling US productivity for a new era, McKinsey.

Die Schlussfolgerung ist einfach: Füge allen deinen Prozessen neue technologische Ebenen hinzu, rationalisiere die Abläufe und automatisiere alle Zeitfresser.

Implementing only one tool into our tech stack can cover many business needs. For example, an AI time-tracker can do the following for you:

• Generate reports automatically on how time is spent on tasks so you can quickly identify operational blockers and stay on top of employee productivity;

• Manage resource allocation better, based on real-time progress on projects;

• Capture billable hours in case you need to bill accurately to clients or identify profitability blockers;

• Verwalte alle Arten von Freistellungen ohne einen zusätzlichen Urlaubsplaner;

• Automatische Erstellung von Stundenzetteln für die Gehaltsabrechnung;

• Understand trends in team and personal productivity trends,

• Stay on top of your team’s mental health by tracking their overtime hours;

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Im Wesentlichen bestimmt ein solches Tool die Zukunft deiner internen Prozesse, ermittelt, welche täglichen Aufgaben die meisten Arbeitsstunden in Anspruch nehmen, versteht Arbeitsgewohnheiten, erkennt Muster und gewinnt ein tieferes Verständnis dafür, wo die Zeit hingeht.

• Note that, when tracking employees’s time, it’s best to choose an anti-surveillance and privacy-first tool like EARLY, as there are considerable downsides to monitoring employees.

2. Passe deine Geschäftsstrategie an die digitale Transformation an

McKinsey research found that companies typically realize only 25% to 30% of the expected value from digitalization. The shortfall, according to their research, lies in the lack of updating their business strategy or model to augment the digital transformation.

The same research found that frontier firms that increase productivity due to digitization set new business goals enabled by technology. Simply said, they reconfigure their businesses in order to digitize operations that can capture the benefits of technology.

Therefore, once you digitize processes in your own business, to have guaranteed increased productivity, you need to adjust your business strategies.

If pivoting to a business model or strategy sounds like an extensive complex project, here are simple and small steps to start with in boosting productivity:

• Begin by identifying one or two key areas where technology can significantly impact productivity in the workplace. For example, if you own a retail business, you could start by implementing an inventory management system to streamline your stock control and ordering processes.

• Implement digital collaboration platforms to improve communication and productivity among team members. If you own a small marketing agency, you could adopt AI-powered project management tools to streamline workflows and ensure deadlines are met.

3. Aufbau einer zukunftssicheren Belegschaft

Leaders win the talent war once they recognize the value of their employees, invest in their professional development, and prioritize their job growth. The options available are to either disproportionately secure and invest in-house in skilled talent to leverage technology or attract top talent. This process can take many forms:

• Providing mentorship opportunities
• Investing in online learning platforms
• Förderung der funktionsübergreifenden Ausbildung
• Sie in Bootcamps einzuschreiben

Die Liste ließe sich fortsetzen, aber die wichtigsten Merkmale einer zukunftssicheren Belegschaft sind Anpassungsfähigkeit, Innovation und die Fähigkeit der Mitarbeiter, neue Technologien zur Steigerung der Produktivität zu nutzen.

4. Fördere eine zeitbewusste Kultur

One of the biggest productivity killers is wasting time in meetings, with emails, or by working without a structure or time management strategies. So, here are some strategies that contribute to a better relationship with time and better productivity:

1. Führe einen "Meeting-freien Tag" ein: Bestimme einen Tag pro Woche, an dem keine internen Besprechungen erlaubt sind. So haben Mitarbeiter ungestörte Zeit für konzentriertes Arbeiten und individuelle Aufgaben. Übrigens, weißt du, wie viele Arbeitsstunden es in einem Jahr gibt?

2. Führe eine "20 %-Zeit"-Regel ein: Führe eine „20%-Zeit“-Regel ein: Erlaube deinem Team, 20 % ihrer Arbeitszeit für selbstgesteuerte Projekte zu nutzen, die mit den Unternehmenszielen in Verbindung stehen. So förderst du Innovation und Kreativität, während sie ihre Zeit den Themen widmen, die sie für besonders wichtig und wirkungsvoll für das Unternehmen halten.

3. Implement timeboxing: Encourage employees to allocate fixed time periods for specific tasks, as this helps them increase focus and prevent overtime work or project delays.

4. Biorhythm-based scheduling: Allow employees to work during their most productive hours based on their individual circadian rhythms, which could mean different start times for different team members.

Wusstest du, dass selbst eine einfache Methode wie "Don't Break the Chain", die Produktivitätsmethode, die Seinfeld zu einer Legende gemacht hat, große Auswirkungen auf die Produktivität deines Teams haben kann?

Dein Team verbringt 1.912 Stunden bei der Arbeit. Wie kannst du diese Zeit nutzen?

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Unconventional ways of improving workplace productivity

Die Produktivität wird durch viele Faktoren in einem Arbeitsumfeld beeinflusst. Sie kann davon abhängen, wie sich die Mitarbeiter in Bezug auf Misserfolge fühlen, ob sie Aufgaben delegieren oder nicht, oder von ihren persönlichen Produktivitätstechniken oder deren Fehlen.

Dennoch gibt es unkonventionelle und mühelose Möglichkeiten, die Produktivität zu steigern, ohne in teure Technik zu investieren oder die Unternehmensstrategie komplett zu ändern. Hier sind einige einfache Beispiele:

1. "Wände des Scheiterns": Schaffe Räume, in denen Mitarbeiter ihre Misserfolge und Erfahrungen austauschen können, damit du eine Kultur des Experimentierens und der kontinuierlichen Verbesserung fördern kannst.

2. Holacracy or flat organizational structures: Implement self-management systems that distribute authority and decision-making throughout the organization. Flat structures have a high potential of generating business growth and high productivity as they increase the agility of a business.

3. Adopt a results-only work environment (ROWE): Focus on outcomes rather than labor hours worked and other similar metrics, as in this way, you’re assessing metrics that have a direct impact on your organization, and you’re giving employees more autonomy over when and how they complete their tasks.

4. Foster co-creation with hackathons for internal processes: Organize regular events where cross-functional teams work intensively on solving internal challenges or improving company processes.

5. Use artificial intelligence for administrative tasks(and not only): Implement AI-powered tools to handle routine, repetitive tasks so you and your team free up time for more complex and creative work.

6. Use gamification: Incorporate game-like elements into work processes to increase engagement and motivation, such as point systems, leaderboards, or badges for completing tasks or reaching goals.

It’s high time you increased productivity

Du bist jetzt mit einigen der effektivsten Strategien ausgestattet, um die Produktivität deines Unternehmens zu verbessern. Denk daran, dass du nicht alle diese Strategien auf einmal umsetzen musst. Fang klein an, experimentiere mit verschiedenen Techniken und schau, was am besten für dein einzigartiges Team und dein Unternehmen funktioniert.

Der Schlüssel liegt darin, konsequent und engagiert bei der Sache zu bleiben. Produktivität ist kein einmaliges Unterfangen – es ist eine fortlaufende Reise, die ständige Iteration und Verbesserung erfordert. So wirst du langsam in der Lage sein, größere Herausforderungen anzugehen, schneller zu innovieren und letztendlich mehr Erfolg für dein Unternehmen zu erzielen.

FAQ

Quelle:

https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/some-employees-are-destroying-value-others-are-building-it-do-you-know-the-difference