Geschäftliche Produktivität: Wie man ein Unternehmen auf intelligente Weise führt

Die Steigerung der Produktivität eines Unternehmens steht konstant ganz oben auf der Prioritätenliste – und das nicht nur bei Führungskräften. Dass das so ist, überrascht kaum.

Daten zeigen, dass unmotivierte Mitarbeiter mittelständische S&P-Unternehmen jährlich zwischen 228 und 355 Millionen Dollar an verschwendeter Produktivität kosten könnten. (McKinsey-Studie, die am Ende des Artikels verlinkt ist.) Lass uns daher einige praktische und bewährte Methoden kennenlernen, mit denen Führungskräfte die Produktivität verbessern können.

In diesem Artikel erfährst du mehr:

• Lerne die wichtigsten Kennzahlen zur Bewertung und Steigerung der Unternehmensproduktivität kennen;

• Entdecke, wie die Digitalisierung zwischen 1989 und 2019 in vier Wirtschaftszweigen in den USA zur höchsten Produktivität geführt hat;

• Gewinne Einblicke in unkonventionelle Produktivitätshacks, von flachen Strukturen bis hin zu Gamification.

Was ist Unternehmensproduktivität?

Die Produktivität ist das Maß für den Output eines Unternehmens im Verhältnis zum Input.

In der Makroökonomie wird erklärt, dass die Unternehmensproduktivität misst, wie effizient ein Unternehmen Inputs wie Kapital und Arbeit in Outputs wie Produkte oder Dienstleistungen umwandelt. Die Gleichung ist der Wert der produzierten Dienstleistungen und Produkte geteilt durch die Menge an Arbeit und Kapital, die für die Produktion eingesetzt wurde.

Daher sind die wichtigsten Kennzahlen, die Unternehmen bei der Bewertung der Unternehmensproduktivität messen, die Kapitalproduktivität und die Arbeitsproduktivität. Die Kapitalproduktivität misst physisches Kapital wie Rohstoffe, Energiekosten, Büroausstattung, Software und Hardware-Tools, während die Arbeitsproduktivität Arbeitskosten, Arbeitsstunden und anderes misst.

Im Allgemeinen sind produktive Unternehmen in der Lage, mit weniger Verschwendung mehr Wert zu schaffen. Es geht nicht nur darum, Dinge schnell zu erledigen, sondern auch die richtigen Dinge zu tun - die Dinge, die für ihr Unternehmen tatsächlich von Vorteil sind.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sich die Unternehmensproduktivität auf die Effizienz und Effektivität der Tätigkeiten eines Unternehmens bezieht. Es geht darum, den Output zu maximieren und gleichzeitig den Input zu minimieren, und zwar auf eine Weise, die mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmt.

Schlüsselkennzahlen zur Messung der Produktivität

Um die Produktivität zu maximieren, musst du einige Schlüsselkennzahlen bewerten, um sicherzustellen, dass du die tatsächlichen Auswirkungen auf dein Endergebnis misst.

Hier sind einige Beispiele:

• Arbeitsproduktivität: Dies ist die klassische Produktivitätskennzahl, die den Output pro Arbeitsstunde misst. Sie kann einfach mit Zeiterfassungs-Apps berechnet werden.

• Projektabschlussraten: Bei projektbezogener Arbeit ist die Erfassung des prozentualen Anteils der termingerecht und im Rahmen des Budgets abgeschlossenen Projekte ein wichtiger Produktivitätsindikator. Er hilft, Engpässe und Bereiche zu ermitteln, in denen mehr Ressourcen benötigt werden.

• Totale Faktorproduktivität (TFP): Die TFP berücksichtigt nicht nur den Faktor Arbeit, sondern auch Kapitalinvestitionen wie Ausrüstung und Technologie. Sie ist ein umfassenderes Maß dafür, wie effizient ein Unternehmen alle seine Ressourcen einsetzt.

• Bruttowertschöpfung (BWS): Die BWS misst den Gesamtwert der von einem Unternehmen produzierten Waren und Dienstleistungen abzüglich der Kosten für Vorleistungen. Sie ist eine nützliche Kennzahl zur Bewertung der Gesamtproduktivität und des wirtschaftlichen Beitrags eines Unternehmens.

• Umsatz pro Mitarbeiter: Diese Kennzahl bewertet die Gesamteinnahmen, die durch die Anzahl der Mitarbeiter geteilt werden. Dies ist eine gute Möglichkeit, die Gesamtproduktivität und Rentabilität deiner Belegschaft zu messen.

• Mitarbeiterzufriedenheit und -engagement: Die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter sind zwar schwerer zu quantifizieren, aber sie sind entscheidende Faktoren für die Produktivität. Metriken wie der Net Promoter Score (eNPS) und die Fehlzeitenquote geben dir ein Gefühl dafür, wie motiviert und engagiert dein Team ist.

• Kapazitätsauslastung: Diese Kennzahl misst den Prozentsatz der insgesamt verfügbaren Arbeitsstunden, die tatsächlich produktiv genutzt werden, so dass du erkennen kannst, ob dein Personal unter- oder überausgelastet ist.

Wenn du diese Kennzahlen regelmäßig erfasst, kannst du ein datengestütztes Bild der Produktivität deines Teams erhalten und informierte Entscheidungen darüber treffen, wo du deine Produktivitätsverbesserungen konzentrieren möchtest.

Der Schlüssel zur Produktivitätsverbesserung liegt darin, die Produktivität nicht nur zu messen, sondern diese Messungen zu nutzen, um kontinuierliche Verbesserungen zu erzielen.

• Wenn du mehr erfahren willst, schau dir diesen Artikel an: Wie man die Produktivität berechnet

Warum ist die Produktivität von Unternehmen wichtig?

Bevor wir uns in die Feinheiten der Produktivitätsstrategien stürzen, ist es wichtig, einen Schritt zurückzutreten und sich mit der Frage zu befassen, warum die Produktivität eines Unternehmens überhaupt wichtig ist und welche Auswirkungen sie tatsächlich auf dein Endergebnis hat.

Die Vorteile eines hochproduktiven Unternehmens sind enorm. Hier sind einige Vorteile:

• Gesteigerte Rentabilität: Wenn dein Team auf allen Zylindern läuft, kannst du mehr in kürzerer Zeit erledigen, was sich in niedrigeren Kosten und höheren Gewinnen niederschlägt. Mit anderen Worten: du erzielst Größenvorteile. Es ist eine einfache Gleichung, aber durch die Steigerung der Produktivität ist dein Unternehmen besser gerüstet, um mit denselben investierten Ressourcen höhere Gewinne zu erzielen und niedrigere Preise zu verlangen.

• Wettbewerbsvorteil: Eine der schnellsten und besten Möglichkeiten, der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein, besteht darin, sich schnell anzupassen und zu innovieren. Wenn du deine Produktivität verbesserst, bist du auf dem besten Weg, schneller als deine Konkurrenten an die Spitze zu kommen.

• Hohe Agilität und Reaktionsfähigkeit: Produktive Unternehmen kommunizieren oft effizienter und optimieren ihre Entscheidungsprozesse. Dadurch können Führungskräfte und Teams schneller auf Marktveränderungen, Kundenbedürfnisse oder interne Herausforderungen reagieren.

• Verbesserte Innovationsfähigkeit: Effiziente Abläufe setzen Zeit und Ressourcen frei, die du für Forschung und Entwicklung sowie Innovation nutzen kannst. Auf diese Weise treibst du eine kontinuierliche Verbesserung von Produkten und Dienstleistungen voran und hältst dein Unternehmen an der Spitze deiner Branche.

• Höheres Mitarbeiterengagement: Wenn die Produktivität durch effiziente Prozesse und bessere Tools steigt, fühlen sich die Mitarbeiter oft weniger gestresst und stärker eingebunden. Dies steigert die Motivation und die individuelle Produktivität, führt zu höheren Bindungsraten, weniger Fehlzeiten und einer stärkeren Unternehmenskultur.

Top-Strategien zur Steigerung der Produktivität

1. Nutze die Digitalisierung und Automatisierung

Eine McKinsey-Studie über die Produktivität zeigt, dass zwischen 1989 und 2019 eine 70-prozentige Korrelation zwischen dem Produktivitätswachstum und der Einführung digitaler Technologien bei Unternehmen in den USA besteht.

Die Informationssektoren, einschließlich Software, Telekommunikation und Internetveröffentlichungen, verzeichneten mit einem durchschnittlichen Wachstum von 5,5 % seit 2005 den höchsten Produktivitätszuwachs.

Auf der anderen Seite des Spektrums verzeichneten Dienstleistungsbranchen wie Beherbergungs- und Verpflegungsdienstleistungen oder das Gesundheitswesen das geringste Produktivitätswachstum und gehören zu den am wenigsten produktiven Branchen.

Quelle: Rekindling US productivity for a new era, McKinsey.

Die Schlussfolgerung ist einfach: Füge allen deinen Prozessen neue technologische Ebenen hinzu, rationalisiere die Abläufe und automatisiere alle Zeitfresser.

Die Implementierung eines einzigen Tools in unseren Tech-Stack kann viele Geschäftsanforderungen abdecken. Ein KI-Zeiterfassungssystem kann zum Beispiel Folgendes für dich tun:

• Automatische Berichte erstellen die zeigen, wie viel Zeit für Aufgaben aufgewendet wird, damit du Betriebsblockaden schnell erkennen und die Produktivität deiner Mitarbeiter im Auge behalten kannst;

•  Ressourcenzuweisung auf der Grundlage des Projektfortschritts in Echtzeit besser verwalten;

• Abrechenbare Stunden erfassen, falls du deinen Kunden genaue Rechnungen ausstellst oder Rentabilitätshindernisse erkennen musst;

• Alle Arten von Freistellungen ohne einen zusätzlichen Urlaubsplaner verwalten;

•  Stundenzettel für die Gehaltsabrechnung automatisch erstellen;

• Trends bei der Produktivität von Teams und Einzelpersonen erkennen;

• Die psychische Gesundheit deines Teams im Auge behalten, indem du die Überstunden überwachst;

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Im Wesentlichen bestimmt ein solches Tool die Zukunft deiner internen Prozesse, ermittelt, welche täglichen Aufgaben die meisten Arbeitsstunden in Anspruch nehmen, versteht Arbeitsgewohnheiten, erkennt Muster und gewinnt ein tieferes Verständnis dafür, wo die Zeit hingeht.

• Beachte, dass es beim Erfassen der Arbeitszeit von Mitarbeitern am besten ist, ein datenschutzfreundliches Tool ohne Überwachungscharakter wie EARLY zu wählen, denn die Überwachung von Mitarbeitern bringt erhebliche Nachteile mit sich.

2. Passe deine Geschäftsstrategie an die digitale Transformation an

McKinsey-Forschungen haben ergeben, dass Unternehmen in der Regel nur 25 bis 30 % des erwarteten Wertes aus der Digitalisierung ziehen. Laut der Studie liegt das Defizit darin begründet, dass sie ihre Geschäftsstrategie oder ihr Geschäftsmodell nicht aktualisieren, um die digitale Transformation zu unterstützen.

Dieselbe Studie ergab, dass Pionierunternehmen, die ihre Produktivität durch die Digitalisierung steigern, sich neue, durch die Technologie ermöglichte Geschäftsziele setzen. Einfach ausgedrückt: Sie strukturieren ihr Geschäft um, um die Abläufe zu digitalisieren und die Vorteile der Technologie zu nutzen.

Wenn du also Prozesse in deinem Unternehmen digitalisierst, musst du deine Geschäftsstrategien anpassen, um eine höhere Produktivität zu gewährleisten.

Wenn die Umstellung auf ein neues Geschäftsmodell oder eine neue Strategie nach einem umfangreichen, komplexen Projekt klingt, findest du hier einfache und kleine Schritte, mit denen du die Produktivität steigern kannst:

• Beginne mit der Ermittlung von ein oder zwei Schlüsselbereichen, in denen Technologie die Produktivität am Arbeitsplatz erheblich beeinflussen kann. Wenn du zum Beispiel ein Einzelhandelsgeschäft besitzt, könntest du mit der Einführung eines Bestandsverwaltungssystems beginnen, um deine Lagerhaltung und Bestellvorgänge zu rationalisieren.

• Implementiere Plattformen für die digitale Zusammenarbeit, um die Kommunikation und Produktivität zwischen den Teammitgliedern zu verbessern. Wenn du eine kleine Marketingagentur besitzt, kannst du KI-gestützte Projektmanagement-Tools einsetzen, um Arbeitsabläufe zu optimieren und die Einhaltung von Fristen zu gewährleisten.

3. Aufbau einer zukunftssicheren Belegschaft

Führungskräfte gewinnen den Kampf um Talente, wenn sie den Wert ihrer Mitarbeiter erkennen, in ihre berufliche Entwicklung investieren und ihre berufliche Weiterentwicklung in den Vordergrund stellen. Die Optionen, die zur Verfügung stehen, sind entweder unverhältnismäßig viel in qualifizierte Talente zu investieren, um die Technologie zu nutzen, oder Spitzentalente anzuwerben. Dieser Prozess kann viele Formen annehmen:

• Bereitstellung von Mentoring-Möglichkeiten
• Investitionen in Online-Lernplattformen
• Förderung der funktionsübergreifenden Ausbildung
• Sie in Bootcamps einzuschreiben

Die Liste ließe sich fortsetzen, aber die wichtigsten Merkmale einer zukunftssicheren Belegschaft sind Anpassungsfähigkeit, Innovation und die Fähigkeit der Mitarbeiter, neue Technologien zur Steigerung der Produktivität zu nutzen.

4. Fördere eine zeitbewusste Kultur

Einer der größten Produktivitätskiller ist die Verschwendung von Zeit in Sitzungen, mit E-Mails oder durch Arbeiten ohne Struktur oder Zeitmanagement-Strategien. Hier sind also einige Strategien, die zu einem besseren Verhältnis zur Zeit und zu mehr Produktivität beitragen:

1. Führe einen "Meeting-freien Tag" ein: Bestimme einen Tag pro Woche, an dem keine internen Besprechungen erlaubt sind. So haben Mitarbeiter ungestörte Zeit für konzentriertes Arbeiten und individuelle Aufgaben. Übrigens, weißt du, wie viele Arbeitsstunden es in einem Jahr gibt?

2. Führe eine "20 %-Zeit"-Regel ein: Erlaube deinem Team, 20 % ihrer Arbeitszeit für selbstgesteuerte Projekte zu nutzen, die mit den Unternehmenszielen in Verbindung stehen. So förderst du Innovation und Kreativität, während sie ihre Zeit den Themen widmen, die sie für besonders wichtig und wirkungsvoll für das Unternehmen halten.

3. Implementiere Timeboxing: Ermuntere deine Mitarbeiter, sich für bestimmte Aufgaben feste Zeiträume einzuteilen, denn so können sie sich besser konzentrieren und Überstunden oder Projektverzögerungen vermeiden.

4. Biorhythmus-basierte Zeitplanung: Erlaube deinen Mitarbeitern, zu ihren produktivsten Zeiten zu arbeiten, basierend auf ihrem individuellen zirkadianen Rhythmus, was unterschiedliche Anfangszeiten für verschiedene Teammitglieder bedeuten kann.

Wusstest du, dass selbst eine einfache Methode wie "Don't Break the Chain", die Produktivitätsmethode, die Seinfeld zu einer Legende gemacht hat, große Auswirkungen auf die Produktivität deines Teams haben kann?

Dein Team verbringt 1.912 Stunden bei der Arbeit. Wie kannst du diese Zeit nutzen?

Stelle sicher, dass deine Zeit gut genutzt wird, indem du sie mit automatischen, intelligenten und sicheren Zeiterfassungs-Apps verwaltest.

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Unkonventionelle Wege zur Verbesserung der Produktivität am Arbeitsplatz

Die Produktivität wird durch viele Faktoren in einem Arbeitsumfeld beeinflusst. Sie kann davon abhängen, wie sich die Mitarbeiter in Bezug auf Misserfolge fühlen, ob sie Aufgaben delegieren oder nicht, oder von ihren persönlichen Produktivitätstechniken oder deren Fehlen.

Dennoch gibt es unkonventionelle und mühelose Möglichkeiten, die Produktivität zu steigern, ohne in teure Technik zu investieren oder die Unternehmensstrategie komplett zu ändern. Hier sind einige einfache Beispiele:

1. "Wände des Scheiterns": Schaffe Räume, in denen Mitarbeiter ihre Misserfolge und Erfahrungen austauschen können, damit du eine Kultur des Experimentierens und der kontinuierlichen Verbesserung fördern kannst.

2. Holokratie oder flache Organisationsstrukturen: Einführung von Selbstverwaltungssystemen, die Befugnisse und Entscheidungsbefugnisse auf das gesamte Unternehmen verteilen. Flache Strukturen haben ein hohes Potenzial für Unternehmenswachstum und hohe Produktivität, da sie die Agilität eines Unternehmens erhöhen.

3. Führe ein ergebnisorientiertes Arbeitsumfeld (ROWE) ein: Konzentriere dich auf die Ergebnisse und nicht auf die geleisteten Arbeitsstunden und ähnliche Kennzahlen, da du auf diese Weise Kennzahlen bewertest, die sich direkt auf dein Unternehmen auswirken, und du gibst den Mitarbeitern mehr Autonomie darüber, wann und wie sie ihre Aufgaben erledigen.

4. Förderung der Co-Creation durch Hackathons für interne Prozesse: Organisiere regelmäßige Veranstaltungen, bei denen funktionsübergreifende Teams intensiv an der Lösung interner Herausforderungen oder der Verbesserung von Unternehmensprozessen arbeiten.

5. Nutze künstliche Intelligenz für Verwaltungsaufgaben (und nicht nur dafür): Implementiere KI-gestützte Tools zur Erledigung von sich wiederholenden Routineaufgaben, und gewinne so mehr Zeit für komplexere und kreativere Aufgaben.

6. Verwende Gamification: Integriere spielerische Elemente in Arbeitsprozesse, um das Engagement und die Motivation zu steigern, z. B. Punktesysteme, Bestenlisten oder Abzeichen für die Erledigung von Aufgaben oder das Erreichen von Zielen.

Es ist höchste Zeit, dass du deine Produktivität steigerst

Du bist jetzt mit einigen der effektivsten Strategien ausgestattet, um die Produktivität deines Unternehmens zu verbessern. Denk daran, dass du nicht alle diese Strategien auf einmal umsetzen musst. Fang klein an, experimentiere mit verschiedenen Techniken und schau, was am besten für dein einzigartiges Team und dein Unternehmen funktioniert.

Der Schlüssel liegt darin, konsequent und engagiert bei der Sache zu bleiben. Produktivität ist kein einmaliges Unterfangen – es ist eine fortlaufende Reise, die ständige Iteration und Verbesserung erfordert. So wirst du langsam in der Lage sein, größere Herausforderungen anzugehen, schneller zu innovieren und letztendlich mehr Erfolg für dein Unternehmen zu erzielen.

FAQ

Quelle:

https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/some-employees-are-destroying-value-others-are-building-it-do-you-know-the-difference