Die 6 besten Workload-Management-Tools und ihre Auswirkungen auf meinen Arbeitsablauf

Die Art und Weise, wie Sie Ihr Arbeitspensum bewältigen, ob als Einzelperson oder als Teil eines Teams, bestimmt Ihre Produktivität, Ihr Wohlbefinden und Ihren Erfolg bei der Arbeit.

Ich habe monatelang die besten Tools für das Workload-Management getestet und erzähle Ihnen alle Details dazu sowie meine persönlichen Erfahrungen damit.

Haftungsausschlüsse: Diese Bewertung ist völlig unabhängig - keines der vorgestellten Tools hat diesen Inhalt gesponsert. Ich habe diese Tools anhand bestimmter Kriterien bewertet, die für jeden Fachmann wichtig sind:

• Benutzerfreundlichkeit und einfache Anwendung: Ist das Tool intuitiv und einfach zu navigieren?
• Kernfunktionen: Kann es Arbeitslasten effektiv verwalten?
• Nützlichkeit in der realen Welt: Ist es praktisch für den täglichen beruflichen Gebrauch?
• Integrationsfähigkeit: Funktioniert es gut mit anderen Tools
• Anpassungsmöglichkeiten: Kann es an verschiedene Arbeitsabläufe angepasst werden
• Zuverlässigkeit der Leistung: War sie während der Tests stabil?

TL;DR - Die wichtigsten Workload-Management-Tools im Überblick

Was ist Workload Management?

Management der Arbeitsbelastung ist der Prozess der Organisation, Prioritätensetzung und Aufgaben effizient zu delegieren innerhalb einer bestimmten Zeit. Eine effiziente Planung und Verwaltung des Arbeitspensums umfasst viele Schritte. Hier sind einige von ihnen:

• Priorisierung der Aufgaben,
• Aufgabenmanagement,
• wirksame Zuweisung von Ressourcen,
• Zeitmanagement,
• Förderung der Zusammenarbeit,
• Verfolgung der Fortschritte,
• und die Aufrechterhaltung eines gesunden Gleichgewichts zwischen Arbeit und Privatleben.

Letztlich geht es darum, das Arbeitspensum des Teams zu optimieren, die Produktivität zu steigern, Fristen einzuhalten und die gewünschten Ergebnisse zu erzielen, ohne dabei überfordert zu werden oder auszubrennen.

Die Tools zur Verwaltung der Arbeitsbelastung reichen von einfachen Aufgabenlisten-Apps über automatische Zeiterfassungssysteme bis hin zu Projektmanagement-Software.

💡 Profi-Tipp: Vielleicht sollten Sie sich zuerst damit beschäftigen was eine Arbeitslastanalyse ist und wie man sie durchführt bevor Sie ein neues Werkzeug verwenden.

Beste Tools zur Verwaltung der Arbeitsbelastung

1. EARLY

Hauptfunktionalität: Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung mit digitalen und physischen Erfassungsmöglichkeiten.

Am besten geeignet für: Teams jeder Größe, Freiberufler, Kreativschaffende, Personalverantwortliche und Berater, die ihre Zeitnutzung verstehen und optimieren möchten.

Als jemand, der schon immer Probleme mit der genauen Zeiterfassung und -verwaltung hatte, hat EARLY mit seinen integrierten Zeiterfassungsfunktionen meine Wahrnehmung der Verteilung meiner Arbeitslast völlig verändert.

Was mir an EARLY am besten gefiel , war die Fähigkeit der App, einen klaren Überblick darüber zu geben, wie die Zeit tatsächlich verbracht wurde, im Gegensatz zu dem, was ich dachte, wie sie verbracht wurde. Als ich zum Beispiel die Daten meiner ersten Woche analysierte, war ich überrascht, dass die Kundenbesprechungen 40 % mehr Zeit in Anspruch nahmen , als ich geschätzt hatte.

Seitdem verwende ich das System zur Verfolgung des Projektbudgets. Anstatt am Monatsende Budgetüberschreitungen festzustellen und zu viel Zeit auf Kundenprojekte zu verwenden, die nicht so viel Output bringen, wie ich es mir gewünscht hätte, erhalte ich jetzt Echtzeitwarnungen, wenn sich ein Projekt seinem zugewiesenen Stundenumfang nähert. Das hat mich schon mehrfach vor unangenehmen Kundengesprächen über Budgetüberschreitungen bewahrt.

Andere Dinge, die mir an der Nutzung von EARLY gefallen haben, waren:

• Das personalisierte , KI-gestützte Produktivitäts-Dashboard half mir nicht nur zu verstehen, wo ich meine Zeit verbracht habe, sondern auch, wann ich am produktivsten bin und welche Tools zu viel meiner Zeit vergeuden.
• Die automatisierte Zeiterfassung war ein echter Wendepunkt, denn sie überwachte stillschweigend, welche Apps und Tools ich benutzte, und erstellte ein umfassendes Bild meines Arbeitstages ohne manuelle Eingaben.

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Hervorstechende Merkmale:

• KI-gestütztes Produktivitäts-Dashboard, das automatisch Ihre Leistungsspitzen und potenzielle Engpässe identifiziert.
• Mehrere Methoden zur Aufgabenerfassung , wie z. B. die automatische Erfassung von Websites, Apps und anderen Tools, die im Hintergrund verfolgt werden, Tastaturkürzel oder die physische Zeiterfassung mit einem Gerät.
• Überwachung des Projektbudgets in Echtzeit, um die Projektstunden mit den zugewiesenen Zeitbudgets zu vergleichen und so eine Überschreitung der Budgets zu verhindern.
• Schnelles, detailliertes und genaues Reporting mit automatischer Generierung von Berichten für Ihre Kapazitätsmanagementpläne, Daten darüber, wie viel Zeit tatsächlich für bestimmte Aufgaben und Projekte aufgewendet wurde, sowie Kundenberichte für Rechnungen.
• Verfolgung der abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden, um Klarheit über die für verschiedene Kunden geleisteten Stunden zu erhalten, die Anzahl der abrechenbaren Stunden zu erhöhen, Ihren Kunden entsprechende Rechnungen zu stellen und eine faire Bezahlung zu erhalten.
• Urlaubs- und PTO-Tracking-System zur mühelosen Verfolgung aller Arten von Urlauben und Abwesenheitenwas Ihnen hilft, eine ausgewogene Arbeitsbelastung zu schaffen.
• Verfolgung der Arbeitsstunden zur genauen Überwachung der Arbeitszeiten, die Ihnen hilft, bessere Zeiteinschätzungen und aufschlussreichere Zeitkontrollen.
• Nahtlose Integration mit über 3.000 Anwendungen für ein umfassendes Workflow-Management.

Bewertungen:

• G2: 4.6/5
• Capterra: 4.6/5
• Produktjagd: 5/5

Preis:

• Persönliches Konto: 6,63 $/Monat
• Personal Pro: $10.10/Monat
• Team: $18,41/Monat
• Unternehmen: Individuelle Preisgestaltung

2. Trello

Hauptfunktionalität: Visuelle Projektmanagement- und Workload-Management-Software mit Kanban-ähnlichen Tafeln.

Am besten geeignet für: Teams jeder Größe, Projektmanager, Freiberufler und alle, die eine visuelle Aufgabenverwaltung mit einem klaren Überblick über ihre Arbeitsabläufe bevorzugen.

Als jemand, der mehrere Projekte zum Verfassen von Inhalten gleichzeitig verwaltet, hat Trello die Art und Weise verändert, wie ich mein Arbeitspensum visualisiere und verteile.

Was mir an Trello am besten gefiel, war die Tatsache, dass es komplexe Arbeitsabläufe durch visuelle Organisation sofort verständlich macht. Während des ersten Monats, in dem ich Trello für meinen Content-Kalender nutzte, entdeckte ich, dass etwa 20 % unserer Content-Engpässe in der Bearbeitungsphase auftraten - etwas, das vor der Verwendung eines visuellen Boards nicht offensichtlich war.

Seit ich das Power-Up-System eingeführt habe, habe ich fast alle Routineaufgaben automatisiert. Das Butler-Automatisierungstool kümmert sich jetzt automatisch um die Aufgabenverteilung, wodurch ich einige Stunden pro Woche für die manuelle Organisation von Aufgaben einsparen konnte. Das bedeutet, dass ich mehr Zeit für die eigentliche Arbeit an den Inhalten habe, anstatt sie für administrative Aufgaben zu verwenden.

Andere Dinge, die mir an der Verwendung von Trello gefallen haben, waren:

• Das Kalender-Power-Up verschaffte mir einen Überblick über die Termine und half mir besser, Aufgabenüberschneidungen zu vermeiden, als meine To-Do-Liste zu überprüfen.
• Die Funktion der benutzerdefinierten Felder ermöglichte es mir, spezifische Informationen wie Zeitschätzungen und Prioritätsstufen hinzuzufügen, und ich konnte mein Arbeitspensum genauer planen.

💡 Pro-Tipp: Wenn Sie planen, die Zeit in Trello zu erfassen, lesen Sie unseren ultimativen Leitfaden zur Zeiterfassung in Trello.
Herausragende Funktionen:

• Power-Ups-System, das die Funktionalität um mehr als 200 Integrationen und zusätzliche Funktionen wie Kalenderansichten, Zeiterfassung und benutzerdefinierte Felder erweitert.
• Butler-Automatisierung für die Erstellung von Regeln zur Automatisierung sich wiederholender Aktionen, wodurch jede Woche Stunden an manueller Arbeit eingespart werden.
• Mehrere Board-Ansichten, darunter eine Zeitleiste (im Gantt-Stil) und ein Kalender, so dass Sie die Projektpläne aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten können.
• Erweiterte Checklisten in den Karten, um komplexe Aufgaben aufzuschlüsseln und den Fortschritt auf granularer Ebene zu verfolgen.
• Benutzerdefinierte Kartenhüllen und Hintergründe zur visuellen Organisation und schnellen Identifizierung von Projekttypen.

Bewertungen:

• Kapterra: 4.5/5
• G2: 4.4/5
• Software Beratung: 4.5/5

Preis:

• Kostenlos: Grundfunktionen mit unbegrenzten Karten
• Standard: $5/Benutzer/Monat
• Premium: $10/Benutzer/Monat
• Unternehmen: $17,50/Benutzer/Monat

3. Asana

Hauptfunktionalität: Projektmanagement-Software mit mehreren Ansichten und Funktionen für die Zusammenarbeit im Team.

Am besten geeignet für: Teams, die komplexe Projekte abwickeln, Organisationen, die eine detaillierte Aufgabenverfolgung benötigen, und Manager, die mehrere Arbeitsabläufe und Fristen überwachen.

Als Inhaltsautor, der mehrere Kunden betreut, hat mir Asana geholfen, meine Inhaltsproduktionspipeline einfacher zu verwalten.

Was mir an Asana am besten gefiel, war die Übersicht über die Auslastung all meiner Inhaltsprojekte und Autorenaufträge. Nach der Implementierung der Arbeitslastansicht von Asana wurde mir klar, dass ich in bestimmten Monaten 25 % meiner Zeit mit zu viel Verwaltungsarbeit verbracht habe. So habe ich gelernt, die Artikel gleichmäßiger zu verteilen und die Qualität der Inhalte zu verbessern.

Seit der Einführung der Timeline-Funktion konnte ich die Verzögerungen bei der Bereitstellung von Inhalten um 15 % reduzieren, indem ich potenzielle Engpässe in meinem Redaktionsprozess aufspürte. Ich konnte zum Beispiel sehen, wenn zu viele Artikel in der gleichen Woche zur Bearbeitung anstanden oder wenn mehrere Artikel für den gleichen Kunden gleichzeitig fällig waren. Das visuelle Layout machte mir kristallklar, welche Beiträge priorisiert werden mussten, damit mein Content-Kalender reibungslos funktionierte, und half mir, die Arbeitsbelastung meiner Mitarbeiter besser zu verwalten, um die Kapazität jedes Teammitglieds für den Monat zu erhöhen.

Andere Dinge, die mir an der Verwendung von Asana gefallen haben, waren:

• Die Ansicht der Arbeitsbelastung half mir, die Aufgaben im Team auszubalancieren, und verhinderte Burnout, indem sie genau zeigte, wer zu viel zu tun hatte.
• Mit der Funktion für benutzerdefinierte Felder konnte ich Projektprioritäten, Zeitschätzungen und Auswirkungen auf das Budget nachverfolgen, so dass Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung wesentlich datengestützter waren.

Hervorstechende Merkmale:

• Mehrere Projektansichten (Liste, Tafel, Zeitleiste, Kalender) zur Visualisierung der Arbeit aus verschiedenen Perspektiven.
• Aufgabenabhängigkeiten und Meilensteinverfolgung zur Aufrechterhaltung der Projektdynamik.
• Workload-Ansicht für Echtzeit-Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung.
• Benutzerdefinierte Felder und Vorlagen zur Standardisierung von Projektabläufen.
• Automatisierungsregeln für wiederkehrende Aufgaben und routinemäßige Projektaktualisierungen.
• Erweiterte Berichte und Analysen zur Verfolgung des Projektfortschritts.

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Bewertungen:

• G2: 4.5/5
• Kapterra: 4.5/5
• VertrauensRadius: 4.6/5

Preis:

• Kostenlos: Grundfunktionen
• Premium: 10,99 €/Benutzer/Monat
• Business: 24,99 €/Benutzer/Monat
• Unternehmen: Individuelle Preisgestaltung

4. Monday.de

Hauptfunktionalität: Visuelle Workload-Management-Software, die es Teams ermöglicht, Projekte durch anpassbare Tafeln und Workflows zu planen, zu verfolgen und zu organisieren.

Am besten geeignet für: Teams, die flexible Projektansichten benötigen, Manager, die mehrere Arbeitsabläufe verfolgen, und Unternehmen, die anpassbare Arbeitsabläufe mit Automatisierungsfunktionen benötigen.

Was mir an Monday.com am besten gefiel, war die unglaubliche Flexibilität bei der Visualisierung der Arbeitsbelastung. Nach dem ersten Monat der Nutzung mit einem Team von Textern und Webdesignern stellten wir fest, dass unser Team einen großen Teil seiner Zeit mit Aufgaben von geringer Priorität verbrachte, einfach weil uns ein geeignetes Priorisierungssystem fehlte. Die anpassbaren Ansichten der App halfen uns bei der Umstrukturierung unserer Arbeitsabläufe, um Aufgaben mit hoher Priorität zu priorisieren, wie z. B. die Erstellung einer klaren Website-Struktur von Anfang an.

Seit der Implementierung der Automatisierungsfunktionen haben wir unseren Verwaltungsaufwand reduziert. Wir haben jetzt eine effizientere Verwaltung der Arbeitslast, da die App automatisch Aufgaben zuweist, Benachrichtigungen sendet, wenn die Arbeitslast die Kapazität erreicht, und den Projektstatus auf der Grundlage vordefinierter Auslöser aktualisiert.

Andere Dinge, die mir an Monday.com gefallen haben, waren:

• Die Funktion für die Arbeitsbelastung hat mich sofort gewarnt, wenn die Teammitglieder sich der Überlastung näherten.
• Die Erstellung eines benutzerdefinierten Dashboards ermöglichte es uns, Echtzeit-Ansichten über den Projektstatus, die Teamkapazität und die Terminverfolgung zu erstellen - alles an einem Ort.

💡 Pro-Tipp: Obwohl Monday.com ein gutes Tool zur Verwaltung der Arbeitsbelastung ist, gibt es einige Einschränkungen bei der Zeiterfassung. Hier erfahren Sie, wie Sie die Zeiterfassung in Monday.com am besten nutzen können.

Hervorstechende Merkmale:

• Anpassbare Tafelansichten mit mehreren Visualisierungsoptionen (Kanban, Kalender, Zeitleiste usw.).
• Dashboard zur Verwaltung der Arbeitslast, das die Teamkapazität und die Aufgabenverteilung in Echtzeit anzeigt.
• Hochentwickeltes Automatisierungszentrum für die Erstellung komplexer automatisierter Arbeitsabläufe ohne Programmierkenntnisse.
• Instrumente zur Ressourcenzuweisung mit visuellen Kapazitätsindikatoren.
• Benutzerdefinierte Benachrichtigungen auf der Grundlage von Änderungen der Arbeitslast und Kapazitätsgrenzen.
• Integrationszentrum mit mehr als 40 Tools und Plattformen.

Bewertungen:

• G2: 4.7/5
• Capterra: 4.6/5
• VertrauensRadius: 4.5/5

Preis:

• 30 Tage kostenloser Test
• Einzelperson: $8/Monat
• Basic: $10/Benutzer/Monat
• Standard: $12/Benutzer/Monat
• Pro: $16/Benutzer/Monat
• Unternehmen: Individuelle Preisgestaltung

5. ClickUp

Hauptfunktionalität: All-in-One-Produktivitätsplattform, die Projektmanagement, Dokumente und Workload-Tracking in einer anpassbaren Oberfläche vereint.

Am besten geeignet für: Teams, die eine umfassende Lösung suchen, Projektmanager, die eine detaillierte Aufgabenverfolgung benötigen, und Unternehmen, die ihren gesamten Workflow in einer Plattform zentralisieren möchten.

Als jemand, der es leid war, für verschiedene Phasen des Projektmanagements zwischen verschiedenen Tools hin und her zu springen, hat ClickUp die Art und Weise, wie ich komplexe Arbeitsabläufe handhabe, revolutioniert.

Was mir an ClickUp am besten gefiel, war seine Vielseitigkeit bei der Bearbeitung verschiedener Arten von Arbeit. Nach der Implementierung reduzierte mein Team von Redakteuren unseren Tool-Stack auf die Verwendung von ClickUp für die verlorenen Monate. Es war wirklich aufschlussreich zu sehen, wie gut es ist, alles zentralisiert zu haben.

Seit der Implementierung der benutzerdefinierten Automatisierung haben wir viele unserer wiederkehrenden Aufgaben gestrafft. Beispielsweise durchläuft unser Workflow für die Genehmigung von Inhalten nun automatisch verschiedene Phasen, weist Prüfer zu und benachrichtigt die Beteiligten, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist.

Andere Dinge, die ich an ClickUp mochte, waren:

• Die verschiedenen Ansichtsoptionen ermöglichten es jedem Teammitglied, in seinem bevorzugten Stil zu arbeiten und gleichzeitig die Konsistenz bei der Datenverarbeitung zu wahren.
• Anhand der Workload-Ansicht konnte ich feststellen, dass zwei Teammitglieder 40 % aller kritischen Aufgaben erledigten, was mir half, die Arbeit anders zu verteilen.

Lesen Sie auch: Zeiterfassung in ClickUp

Hervorstechende Merkmale:

• Benutzerdefinierte Ansichten mit mehr als 15 Möglichkeiten, Ihre Arbeit zu visualisieren (Liste, Tafel, Kalender, Gantt, etc.).
• Dokumente und Wikis direkt in Ihren Arbeitsbereich integriert.
• KI-gestütztes Aufgabenmanagement für intelligente Aufgabenverteilung und Zeitschätzungen.
• Custom Automation Builder für die Automatisierung komplexer Arbeitsabläufe.
• Tools zur Visualisierung der Arbeitsbelastung für ein ausgewogenes Team-Management.
• Native Chat- und Kollaborationsfunktionen.

Bewertungen:

• G2: 4.7/5
• Capterra: 4.6/5
• Product Hunt: 4.8/5

Preis:

• Kostenlos: Grundfunktionen
• Unbegrenzt: $7/Benutzer/Monat
• Business: $12/Benutzer/Monat
• Unternehmen: Individuelle Preisgestaltung

6. Notion

Notion Hauptfunktionalität: Flexibler Arbeitsbereich, der Notizen, Projektmanagement und Workload-Organisation in einer anpassbaren Umgebung kombiniert.

Am besten geeignet für: Wissensarbeiter, Teams, die eine zentrale Informationsdrehscheibe benötigen, und Fachleute, die ihr gesamtes Workflow-Management-System individuell anpassen möchten.

Als jemand, der mit verstreuten Informationen auf verschiedenen Plattformen zu kämpfen hatte, ist es mir mit Notion gelungen, mein Arbeitswissen zu organisieren und strukturiert abzurufen.

Was mir an Notion am besten gefiel, war die unglaubliche Flexibilität bei der Anpassung an jeden Inhalt, den man speichern und organisieren muss. Nachdem ich meinen Content Hub eingerichtet hatte, sparte ich unglaublich viel Zeit bei der Suche nach Briefing-Artikeln, Kundenrichtlinien und Recherchematerialien. Ich habe in Notion eine Datenbank für das Schreiben von Inhalten, einen Kalender für Fristen, ein Kanban-Board für die Verfolgung des Artikelstatus und eine Tabelle für die Verfolgung meiner Rechnungen erstellt.

Andere Dinge, die mir bei der Verwendung von Notion gefallen haben, waren:

• Der KI-Schreibassistent hilft mir, meine Schreibblockade zu überwinden und erstellt in Minutenschnelle Gliederungen für komplexe Themen.

Hervorstechende Merkmale:

• Flexible Seitenorganisation und Querverlinkungen zwischen Seiten, die Ihnen helfen, Wikisysteme für jede Art von Projekt oder Inhalt zu erstellen.
• Zusammenarbeit in Echtzeit , damit das gesamte Team über die Fortschritte bei den Projekten auf dem Laufenden bleibt.
• Datenbankansichten für verschiedene Projektplanungsperspektiven machen es zu einem großartigen Werkzeug für das Ressourcenmanagement.
• Intuitive Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche, mit der Sie Ihre Projekte durch Klicken und Ziehen von Blöcken an beliebiger Stelle in einer Vorlage umstrukturieren können.
• KI-Schreibunterstützung für eine schnellere Erstellung von E-Mails oder Inhalten.

💡 Pro-Tipp: Möchten Sie die Zeit in Notion erfassen? Notion hat keine eigene Zeiterfassung, aber hier ist eine Integration der Zeiterfassung in Notion.

Bewertungen:

• G2: 4.5/5
• Capterra: 4.7/5
• Product Hunt: 4.9/5 (3.500+ Bewertungen)

Preis:

• Kostenlos: Unbegrenzte Anzahl von Seiten für Einzelpersonen
• Plus: $10/Benutzer/Monat
• Unternehmen: $15/Benutzer/Monat
• Unternehmen: Individuelle Preisgestaltung

Die Vorteile des Einsatzes von Workload-Management-Tools

Tools zur Verwaltung der Arbeitsbelastung von Teams spielen eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung der Produktivität, der Zusammenarbeit und der allgemeinen Teamleistung.

Hier sind einige wichtige Gründe, die ihre Bedeutung unterstreichen:

Organisation und Priorisierung von Aufgaben

Tools zur Verwaltung der Arbeitsbelastung ermöglichen es Teams, Aufgaben an einem einzigen Ort zu zentralisieren und zu organisieren. So erhalten die Teammitglieder einen klaren Überblick über ihre Zuständigkeiten, Fristen und Prioritäten.

So wird verhindert, dass Aufgaben unter den Tisch fallen, und es wird sichergestellt, dass alle Beteiligten wissen, was zu tun ist.

TIPP: Lesen Sie unseren Blog, wenn Sie wissen wollen, welche Top-Tools zur Priorisierung der Arbeitslast

Ressourcenzuweisung und Arbeitsausgleich

Diese Tools bieten Einblicke in die Arbeitsbelastung der Teammitglieder und erleichtern die Zuweisung von Aufgaben auf der Grundlage der Verfügbarkeit, der Fähigkeiten und der Kapazitäten der einzelnen Mitarbeiter.

Durch eine ausgewogene Verteilung der Arbeitsbelastung können Teams eine Überlastung bestimmter Personen vermeiden und gleichzeitig sicherstellen, dass die Aufgaben gerecht und effizient verteilt werden.

Lesen Sie auch: Finden Sie das Gleichgewicht, das Ihr Team braucht, indem Sie Erstellung eines effektiven Zeitplans für Teammitglieder.

Zusammenarbeit und Kommunikation

Software für die Verwaltung der Arbeitsbelastung von Teams enthält häufig Funktionen für die Zusammenarbeit wie Aufgabenkommentare, gemeinsame Nutzung von Dateien und Teamnachrichten. Diese Funktionen erleichtern die Kommunikation und Zusammenarbeit, da sie es den Teammitgliedern ermöglichen, Aufgaben zu besprechen, die notwendigen Aktualisierungen mitzuteilen und nach Klarstellungen zu suchen.

Sie fördert die Transparenz, reduziert Missverständnisse und fördert den Sinn für Teamarbeit.

Fortschrittskontrolle und Rechenschaftspflicht

Diese Tools ermöglichen es Teams, den Fortschritt von Aufgaben und Projekten zu verfolgen. Teammitglieder können den Status von Aufgaben aktualisieren, abgeschlossene Aufgaben markieren und den Zeitaufwand verfolgen.

Dies fördert die Verantwortlichkeit und Sichtbarkeit und ermöglicht es Teamleitern und -mitgliedern, den Fortschritt zu überwachen, Blockaden zu erkennen und die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen, um Projekte auf Kurs zu halten.

Workflow-Effizienz und Automatisierung

Viele Anwendungen für das Workload-Management funktionieren auch als Werkzeug zur Aufgabenautomatisierungund ermöglichen es Teams, sich wiederholende Aufgaben, Benachrichtigungen und Erinnerungen zu rationalisieren.

Durch die Automatisierung von Routineprozessen können Teams Zeit sparen, manuelle Fehler reduzieren und sich auf wichtigere Aktivitäten konzentrieren. Dies steigert die Produktivität der Arbeitsabläufe und Unternehmenseffizienz.

Leistungsanalyse und Einblicke

Workload-Management-Tools bieten oft wichtige Analyse- und Berichtsfunktionen. Diese Einblicke helfen den Teams, ihre Leistung zu bewerten und Bereiche zur Verbesserung der Arbeitund treffen schnelle datengestützte Entscheidungen.

Es ermöglicht Teams, ihre Arbeitsprozesse und Arbeitsabläufe zu optimieren Arbeitsabläufezu optimieren, potenzielle Engpässe zu erkennen und die Produktivität im Laufe der Zeit zu steigern.

Work-Life-Balance und allgemeines Wohlbefinden

Wirksame Instrumente zur Verwaltung der Arbeitsbelastung fördern eine gesunde Work-Life-Balance indem sie einen Überblick über die individuelle Arbeitsbelastung geben.

Es hilft zu verhindern Arbeitsüberlastung, übermäßige Arbeitszeit, Burnout und Stress zu verhindern, indem es Teams ermöglicht, Aufgaben gleichmäßiger zu verteilen und sicherzustellen, dass kein Teammitglied überlastet ist.

Worauf Sie bei Workload-Management-Tools achten sollten

Bei der Auswahl eines Workload-Management-Tools ist es wichtig, einige wichtige Merkmale zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass es Ihren spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen entspricht. Im Folgenden finden Sie eine Liste von Aspekten, auf die Sie achten sollten, bevor Sie sich entscheiden:

• Fähigkeiten zur Aufgabenverwaltung: Bewerten Sie die Fähigkeit des Tools, die Erstellung, Organisation und Verfolgung von Aufgaben zu handhaben. Achten Sie auf Funktionen wie Aufgabenzuweisung, Fälligkeitsdaten, Prioritäten, Unteraufgaben und die Möglichkeit, Aufgabenabhängigkeiten zu erstellen.
• Zusammenarbeit und Kommunikation: Achten Sie auf die Teamzusammenarbeit und die Kommunikationsfunktionen des Tools. Achten Sie auf Funktionen wie Aufgabenkommentare, Dateifreigabe, Teamnachrichten und Zusammenarbeit in Echtzeit, um eine effektive Teamarbeit zu fördern.
• Benutzeroberfläche und Benutzerfreundlichkeit: Ein Tool ist überflüssig, wenn es zwar über eine Vielzahl von Funktionen verfügt, die bei der Verwaltung des Arbeitsaufkommens helfen, aber nicht intuitiv und einfach zu bedienen ist und keine nahtlose Übernahme ermöglicht. Achten Sie auf das Design des Tools, die Anpassungsmöglichkeiten und die allgemeine Benutzerfreundlichkeit.
• Integration und Kompatibilität: Prüfen Sie, ob das Tool mit anderen Anwendungen und Plattformen, die Sie häufig nutzen, integriert werden kann.
• Berichte und Analysen: Beurteilen Sie die Berichtsfunktionen des Tools und prüfen Sie, ob es Einblicke und Analysen zum Aufgabenfortschritt, zur Teamleistung und zur Arbeitslastverteilung bietet.
• Automatisierung und Workflow-Effizienz: Berücksichtigen Sie die Automatisierungsfunktionen des Tools, um Routineaufgaben und Arbeitsabläufe zu rationalisieren. Funktionen wie Aufgabenerinnerungen, wiederkehrende Aufgaben und automatische Benachrichtigungen können Zeit sparen und reduzieren den manuellen Aufwand.
• Mobile Zugänglichkeit: Wenn Sie von unterwegs auf Ihr Workload-Management-Tool zugreifen möchten, sollten Sie sicherstellen, dass es eine mobile Anwendung oder eine reaktionsfähige Webschnittstelle bietet, die mobile Geräte unterstützt. Dank der mobilen Zugänglichkeit können Sie Aufgaben verwalten und von überall aus zusammenarbeiten.
• Sicherheit und Datenschutz: Bewerten Sie die Sicherheitsmaßnahmen des Tools zum Schutz Ihrer sensiblen Daten. Achten Sie auf Funktionen wie Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen und die Einhaltung von Branchenstandards wie GDPR.

Schlussfolgerung

Das richtige Workload-Management-Tool kann den Unterschied zwischen Erfolg und bloßem Überleben in Ihrem Workload-Management-Prozess ausmachen. Es gibt zwar verschiedene Projektmanagement-Tools, aber der Schlüssel liegt darin, eines zu finden, das auf die spezifischen Bedürfnisse und Arbeitsabläufe Ihres Teams abgestimmt ist.

Ein effektives Workload-Management ist nicht nur für die Produktivitätskennzahlen wichtig, sondern auch, um Ihr Team langfristig zufrieden zu stellen. Egal, ob Sie sich für EARLY für eine präzise Zeiterfassung, Notion für die Organisation von Inhalten oder Monday.com für visuelles Projektmanagement entscheiden, das richtige Workload-Management-Tool sollte sich wie eine natürliche Erweiterung Ihrer Arbeit anfühlen und nicht wie eine weitere Ebene der Komplexität.

Quellen:

https://www.mckinsey.com/mhi/our-insights/addressing-employee-burnout-are-you-solving-the-right-problem

https://sloanreview.mit.edu/article/12-essential-insights-for-managing-teams

https://www.pmi.org/learning/thought-leadership/pulse/future-of-project-work?