Unsere Auswahl der 6 besten Zeitmanagement-Apps für 2025

Zeitmanagement-Apps können dir dabei helfen, deine Zeit zu erfassen, Aufgaben zu verwalten und die Produktivität zu steigern, sei es für den persönlichen Gebrauch oder in einem Teamumfeld.

Aber woher soll man wissen, welcher Zeiterfasser am besten funktioniert?

Wenn du keine Zeit hast, sie alle durchzugehen (ist das überhaupt möglich?), lass mich dir helfen, ein besseres Verständnis dafür zu bekommen, was eine gute Zeitmanagement-App ausmacht und welches die besten Zeitmanagement-Apps auf dem Markt sind.

Erfasse deine Zeit, um Richards Erfolg zu wiederholen

"Wir sind um 20 % rentabler geworden, weil sich jeder an die Zeiterfassung gewöhnt hat". - Richard Wingfield, leitender Geek bei Envision Design

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Was ist eine Zeitmanagement-App?

Betrachte eine Zeitmanagement-App als deinen persönlichen Assistenten in digitaler Form. Sie soll dir dabei helfen, deinen Tag zu organisieren, deine Zeit zu erfassen und sicherzustellen, dass du deine Aufgaben im Griff hast.

Egal, ob du berufliche Projekte jonglierst oder einfach nur dein Privatleben besser organisieren willst - diese Apps sind dafür gemacht, dir den Alltag zu erleichtern. Sie bieten praktische Funktionen wie Aufgabenlisten, Erinnerungen und Zeiterfassung, damit du genau sehen kannst, wo deine Zeit bleibt – und das Beste daraus machen kannst.

Egal, ob du deine Produktivität steigern oder einfach nur organisiert bleiben möchtest, eine Zeitmanagement-App kann dein unverzichtbares Tool sein, um alles im Griff zu behalten.

Was macht eine gute Zeitmanagement-App aus?

Mit 8 Jahren Erfahrung in der Entwicklung und dem Testen einer Zeitmanagement-App haben wir bei EARLY Feedback von mehr als 100.000 Nutzern gesammelt. Das hat uns geholfen, verschiedene Aspekte zu identifizieren, die eine Zeiterfassungs-App einzigartig machen:

• Benutzerfreundliche Schnittstelle
• Verfügbarkeit zur Nutzung auf mehreren Geräten
• Erfassung in Echtzeit
• Fähigkeit zur automatischen Erfassung von Arbeit
• Keine Überwachung
• Vielseitige Zeiterfassungs- Methoden
• Berichterstattung
• KI-Funktionen
• Kostenlose Probezeit

Beste Zeitmanagement-Apps

1. EARLY

EARLY ist eine Zeitmanagement-App, die vollgepackt mit Funktionen ist und deine gesamte Zeiterfassung so sehr automatisiert und vereinfacht, dass du alle deine Zeiterfassungsaufgaben an sie delegieren kannst.

Es ist mit KI-Funktionen ausgestattet und arbeitet als automatischer Zeiterfasser, der eine bequeme Zeiterfassung mit nur einem Klick auf verschiedenen Plattformen ermöglicht.

EARLY ist eine zentralisierte Lösung für die folgenden Bedürfnisse:

• Zeiterfassung für Aufgaben,
• Zeiterfassung für Projekte,
• Erfassung von Abwesenheiten,
• Erfassung von Arbeitsstunden und Überstunden,
• Automatisierte Berichterstattung
• Gehaltsabrechnung und weitere.

Alles in allem lieben die Benutzer EARLY für seine Einfachheit, die reibungslose Benutzererfahrung, die übersichtlichen Dashboards und die einfache Extraktion von Daten für Ihre Entscheidungen, die für ein gutes Zeitmanagement von zentraler Bedeutung sind.

EARLY erfüllt all diese Punkte und noch viele mehr. Deshalb steht es an der Spitze dieser Liste.

Für wen EARLY gedacht ist:

• Freiberufler oder Solo-Selbständige, die ihre Arbeitsstunden in einer smarteren, digitalen Zeiterfassungs-App statt über eine To-do-Liste verfolgen, ihre Stunden abrechnen oder einfach wissen möchten, wie viel Zeit sie tatsächlich mit Arbeit verbringen.
• Kleine, mittelgroße und große Teams, die sich von der manuellen Zeiterfassung befreien wollen und die Zeit automatisch und einfach in weniger als einer Minute pro Tag erfassen möchten;
• Unternehmen, die den Datenschutz schützen wollen und gegen die Überwachung von Mitarbeitern oder die Verwendung von Zeitdaten als Waffe sind;
• Produktivitätsfanatiker, die ein produktiveres Leben anstelle eines immer beschäftigten Lebens führen wollen.

Wichtige Funktionen, die die Benutzer schätzen:

• EARLY erstellt saubere und leicht verdauliche Berichte die du an deine Kunden weitergeben kannst und die dir zeigen, wo deine Zeit bleibt;
• Warnt dich, sobald du dein Zeitbudget fast erreicht hast, mit Budgetbenachrichtigungen, damit du die für ein Projekt oder eine Aufgabe vorgesehene Zeit nicht überschreitest;
• Ermöglicht Zeiterfassung mit einem physischen Zeiterfassungsgerät, das beim Umdrehen automatisch eine andere Aktivität erfasst. Man muss sagen: Gerade bei Designern gehört dieses physische Tracking-Tool zu den beliebtesten Features.
• Es wurde entwickelt, um mithilfe von KI persönliche Produktivitätsmuster zu erkennen, die sich in einem nur für dich sichtbaren Dashboard widerspiegeln. Du siehst Apps, die dich von deiner Arbeitseffizienz ablenken, oder Zeiten, in denen du am produktivsten bist;
• Erfasst automatisch die Zeit, die du in Apps, Dokumenten und auf Websites verbringst , im Hintergrund, und fügt dies der Zeiterfassung hinzu. Hinweis: Die automatische Zeiterfassung funktioniert nur, wenn du es möchtest, und alle erfassten Daten sind nur für dich sichtbar.
• Es erfasst und fügt KI-Vorschläge für Zeiteinträge zu deinem Stundenzettel hinzu, um einen ehrlichen Überblick über die für Aufgaben aufgewendete Zeit zu erhalten. Auf diese Weise wird dein Kalender zu einem genauen Spiegelbild deines Arbeitstages, der Kundenabrechnungund Berichterstattung. Schau dir dieses Beispiel an:

• Die Erfassung von abrechenbaren Stunden kann mit einem Klick erfolgen, wenn du dich für die Erfassung von abrechenbaren oder nicht abrechenbaren Stunden entscheidest;
• Ermöglicht die Erfassung von Überstunden sowie Urlaubsstunden - einschließlich bezahltem Urlaub (PTO), Krankheitentagen und Elternzeit, - für eine präzse Ressourcenzuordnung ganz ohne ein zusätzliches Tool zur Abwesenheitsverwaltung.

Verfügbar auf: IOS, Android, Desktop (macOS, Windows)

Preise: 30 Tage kostenlose Version (Testversion)
Personal: 6,30 €/Benutzer/Monat
Personal Pro: 9,60 €/Benutzer/Monat
Team: 14,60 €/Benutzer/Monat (unbegrenzte Anzahl von Benutzern)

Verpasse nicht die Zeiterfassung mit der mühelosesten App

Powered by AI and supercharged with easy-to-use methods, EARLY helps you track time in < 1 minute a day.

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2. Remember the Milk - die visuell ansprechendste To-Do-Listen-App

Du bist wahrscheinlich schon oft zum Supermarkt gegangen, um Milch zu kaufen, und bist mit vielen anderen Dingen zurückgekommen - aber nicht mit der Milch. Genau dafür wurde „Remember the Milk“ entwickelt, aber es ist weit mehr als nur eine Einkaufsliste geworden.

Es ist ein Werkzeug zur Vereinfachung und effizienten Planung von Aufgabenlisten, ohne dabei etwas zu vergessen.

Was die Nutzer an Remember the Milk schätzen: 

• Die standortbezogenen Erinnerungen, die du erhältst, wenn du dich in einem bestimmten geografischen Gebiet befindest;
• Farbcodierte Tags zur Unterscheidung und Priorisierung von Aufgaben auf der Grundlage ihrer Farben;
• Die Funktion "Intelligente Liste" hilft bei der Erstellung neuer Listen auf der Grundlage deiner Suchanfragen;
• Funktion zum Anhängen von Dateien aus Google Drive oder Dropbox;
• Intuitive Funktion zum Teilen und Delegieren von Aufgaben;
• Prioritätsfilter für Aufgaben;

Was die Nutzer an Remember the Milk nicht schätzen :

• Bietet nur ein Jahresabonnement an, keine monatliche Option;

Verfügbar für iOS, Android, Desktop (macOS, Windows) und Browser-Erweiterungen

Preise:

• Basic: Kostenlose Version mit eingeschränkten Funktionen
• Pro: Die kostenpflichtige Version beginnt bei $39,99 pro Jahr

3. Todoist

Todoist ist eine einfache, aber leistungsstarke App für die Aufgabenverwaltung, die sich durch ihre Benutzerfreundlichkeit und ihre Hauptfunktion auszeichnet: Aufgabenlisten.

Du musst wissen, dass Todoist keine native Zeiterfassungs-App ist, sondern eher ein Aufgabenmanagement-Tool, das dir hilft, durch deine To-Do-Listen zu navigieren und deine Zeit besser zu verwalten.

Die Benutzeroberfläche ist einfach und hilft dir bei der Organisation von Aufgaben in einer Kalender-, Brett- oder Listenansicht, ähnlich wie die Checkliste in Notizen auf dem iPhone.

Was Nutzer an Todoist schätzen:

• Die übersichtliche Oberfläche erleichtert die Aufgabenverwaltung;
• Reibungslose Zusammenarbeit: Teile Projekte und delegiere Aufgaben für die Zusammenarbeit im Team in Echtzeit;
• Robuste Aufgabenverwaltung: Festlegung wiederkehrender Fälligkeitstermine, Kategorisierung von Aufgaben in Abschnitte, Unteraufgaben und Prioritätsstufen;
• Füge bestimmten Aufgaben Kontext mit Sprachnotizen, Screenshots und Kommentaren hinzu;
• Effektive Aufgabenkategorisierung: Erstelle Aufgaben und füge sie in einem hierarchischen Cluster mit Projekten, Etiketten und Filtern für eine effiziente Organisation hinzu;
• Es gibt zahlreiche Vorlagen, in die du alle deine Aufgaben einfügen kannst, ohne viel Zeit mit der Erstellung eigener Vorlagen zu verschwenden;
• Produktivitätserfassung: Erledigte Aufgaben einfach visualisieren und Produktivitätstrends auf einen Blick verfolgen.
• Todoist Karma: Bringe Spaß und Freude in deine To-Do-Liste mit Gamification. Auch wenn du nichts gewinnst, kannst du deine Leistungen in einer Grafik visualisieren.
• Die einzige Aufgabenmanagement-App mit so vielen Integrationen: Google Kalender, Zapier, Amazon Alexa und andere Apps.

Was die Benutzer an Todoist nicht schätzen:

• Erweiterte Funktionen sind hinter einem Preisschild versteckt;
• Die Vorlagenfunktion ist nicht so intuitiv, da es umständlich ist, auf der Website zu navigieren, wenn man eine Vorlage benötigt;
• Vorlagen sind nicht anpassbar, es sei denn, sie werden in deinem Konto gespeichert.

Verfügbar auf: IOS, Android, Desktop (macOS, Windows, Linux)

Preise:

• Kostenlos
• Pro: $4/Monat pro Benutzer, jährliche Abrechnung
• Business: $6/Monat pro Benutzer, jährliche Abrechnung

• Lies mehr darüber: Computer-Tracking richtig gemacht

4. Toggl Track

Toggl Track ist eine der beliebtesten Zeitmanagement-Apps, die bei der effektiven Verwaltung der Zeit helfen kann. Dieses Zeiterfassungstool bietet eine breite Palette von Funktionen und ermöglicht die automatische und manuelle Zeiterfassung.

In Toggl findest du eine benutzerfreundliche Oberfläche, die dein Projektmanagement verbessert und Flexibilität mit Erinnerungen, Projektmarkierungen und detaillierten Berichten bietet.

Was Nutzer an Toggl schätzen:

• Automatische Erfassung der Zeit: Ermöglicht es dir, deine Arbeit automatisch in einer Zeitleistenansicht zu erfassen und anschließend auszuwählen, was in Zeiteinträge umgewandelt werden soll;
  Ein-Klick-Timer: Erfasse die Zeit für Projekte oder Kunden sofort und füge später Details hinzu;
• Bevorzugte Zeiteinträge: Wähle Aktivitäten, die du am häufigsten nutzt, um die Zeiterfassung zu erleichtern;
• Projektberichte: Erkenne, wie viel Zeit für Projekte aufgewendet wurde, um die geschätzte mit der tatsächlich aufgewendeten Zeit vergleichen zu können;
• Browser-Erweiterung: Erfasst die Arbeit direkt direkt in deiner bevorzugten Browser-Erweiterung (Chrome oder Firefox), sodass keine erfasste Zeit verloren geht.
• Offline-Modus: Erfasse die Zeit, auch wenn deine Internetverbindung unterbrochen ist, und zwar nur für eine begrenzte Zeit.

Was die Nutzer an Toggl nicht schätzen:

• Toggl verfügt nicht über die Möglichkeit, physische Zeiterfassungsgeräte zu integrieren, was für den Aufbau einer konsistenten Zeiterfassung von entscheidender Bedeutung sein kann;
• Erkennung von Leerlaufzeiten, die Maßnahmen zur Mitarbeiterüberwachung fördern kann.
• Toggl ist keine gute Option für alle, die eine genauere Berichterstattung wünschen, da die Zeiterfassung in der App so gestaltet ist, dass man leicht den Timer vergisst und stundenlang nicht zwischen den Aufgaben wechselt;
• Es fehlt die Überwachung der App-Nutzung - was entscheidend sein kann, wenn du nach einer vollautomatischen Zeiterfassungs-App suchst, die die App-Nutzung aufzeichnet, während du zwischen Apps wechselst.

Verfügbar auf: IOS, Android, Desktop (macOS, Windows)

Preise: 

• Kostenlose Version verfügbar
• Kostenpflichtige Tarife beginnen bei $9 pro Monat und Benutzer

5. Harvest

Harvest ist eine der besten Zeiterfassungs-Apps für das iPhone. Mit Harvest kannst du die für jedes Projekt oder jede Aufgabe aufgewendete Zeit erfassen oder einzelne Aufgaben erfassen, Daten sammeln und visuelle Berichte erstellen, die es dir erleichtern, Aktionspläne zu entwerfen. Es ist eine der ersten Zeitmanagement-Apps auf dem Markt, aber du musst wissen, dass die Funktionen eher allgemein und grundlegend sind.

Wesentliche Merkmale:

• Grundlegende Zeiterfassung
• Automatische Rechnungserstellung: Du kannst deinen Kunden direkt aus der App heraus Rechnungen schicken, so dass du mit Harvest keine Buchhaltungssoftware mehr benötigt;
• Automatische Rechnungserinnerung: Wenn Kunden nicht pünktlich zahlen, schickt Harvest dir eine automatische Mahnung;
• Verwaltung von Online-Zahlungen: Die Abrechnungs- und Buchhaltungsfunktionen sind in Harvest sehr praktisch;
• Visuelle Berichte: Visualisiere die Teamkapazitäten mit maßgeschneiderten Berichten, um Produktivität und Rentabilität zu verbessern.

Funktionen, die von Nutzern bei Harvest nicht geschätzt werden:

• Harvest erfordert manuelle Arbeit, was für ein Zeiterfassungstool, das den Zeiterfassungsprozess beschleunigen soll, nicht ideal ist.

Verfügbar auf: IOS, Android, Desktop (macOS, Windows, Linux)

Preise:

• Kostenlose Version für 1 Sitzplatz, 2 Projekte verfügbar;

• Kostenpflichtige Tarife beginnen bei $10,80/Nutzer/Monat

Keine Lust mehr auf Harvest? Suchst du nach einer einfacheren Alternative?

Lies "Die besten Harvest-Alternativen im Jahr 2023". Der Artikel stellt dir die fünf besten Alternativen zu Harvest vor und hebt ihre wichtigsten Merkmale, Preise und Vorteile hervor.

Weiterlesen

Randnotiz: Lies unseren Blog, wenn du wissen möchtest, warum Harvest eine zuverlässige Alternative zu RescueTime ist.

• Lies mehr darüber: So überprüfst du die Zeit, die du mit Apps verbringst

6. RescueTime

RescueTime ist eine Zeiterfassungssoftware, die überwacht, wie und wo du deine Zeit verbringst, und auch eine automatische Zeiterfassungsfunktion enthält. RescueTime stellt die individuelle Produktivität in den Vordergrund, sodass du als Einzelanwender dieses Zeitmanagement-Tool wahrscheinlich gerne nutzen wirst.

Wenn du RescueTime für ein Team verwenden möchtest, solltest du wissen, dass es nicht für Teams gedacht ist, die eine automatische Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Fakturierungsfunktionen benötigen.

Was Benutzer an RescueTime schätzen:

• Fokus-Sitzung:  Blockiert ablenkende Apps und Websites und ermöglicht dir, deine Zeitnutzung zu überwachen und zu optimieren. So kannst du gezielt festlegen, welche Seiten zur Produktivität beitragen – und welche nicht.
• Kategorisierung von Aktivitäten: RescueTime unterteilt Aktivitäten in deinen Berichten in produktive und unproduktive Segmente.
• Intelligentes Coaching: sendet dir personalisierte Nachrichten mit Produktivitätstipps auf der Grundlage deines Aufgabenverlaufs.

Was die Benutzer an RescueTime nicht schätzen:

• RescueTime enthält keine Funktionen zur Erfassung der Anwesenheit von Mitarbeitern, zum Projekt- und Aufgabenmanagement, zur Gehaltsabrechnung und zur Kundenabrechnung. All dies kann RescueTime und die App für Teams oder Organisationen mit komplexeren Zeiterfassungsanforderungen überflüssig machen.

Verfügbar auf: IOS, Android, und Desktop-Browser (Chrome und Firefox funktionieren am besten).

Preise:  

• Kostenlose Version (Lite)
• Premium-Version für $12/Monat

Fazit

In dieser Liste hast du mit Sicherheit die beste Zeitmanagement-App gefunden, die deine Produktivität und Rentabilität steigert. Im Grunde bieten alle Tools eine Vielzahl an Funktionen, die sie zu großartigen Optionen für die Erfassung und Verwaltung deiner Zeit machen - aber sie unterscheiden sich in ihrer Funktionsweise. Genau diese Unterschiede machen jede App auf ihre Weise zu einer passenden Wahl für dich. Ich empfehle dir, eine Zeitmanagement-App zu nutzen, die automatische Zeiterfassung beinhaltet.

FAQ