Wenn die Termine näher rücken und sich die Aufgaben häufen, können die richtigen Tools über die Leistung und den Erfolg deines Teams entscheiden.

Ich habe mich schon immer damit beschäftigt, die besten Produktivitätstools zu testen und zu finden, also bist du bei mir in guten Händen. Ich werde dir die besten Tools vorstellen, die ich mit meinen Teams getestet habe, welche Funktionen sie leistungsstark machen und worauf du achten musst, um die richtige App für dich auszuwählen.

❗Bevor wir eintauchen, hier sind zwei Haftungsausschlüsse: Diese Bewertung ist unabhängig, und keines der vorgestellten Tools hat uns gesponsert. Ich habe diese Tools anhand bestimmter Kriterien bewertet, die sich auf deine Prioritätensetzung auswirken:

• Funktionen für die Zusammenarbeit im Team: Verbessert es die Kommunikation und Zusammenarbeit?
• Leichte Akzeptanz: Wie schnell können die Teammitglieder die Software effektiv nutzen?
• Integrationsfähigkeit: Lässt es sich gut mit deinen bestehenden Tools und Arbeitsabläufen kombinieren?
• Mobile Zugänglichkeit: Kann dein Team auch unterwegs produktiv bleiben?
• Funktionsübergreifende Unterstützung: Funktioniert es für verschiedene Rollen innerhalb deines Teams?
• Automatisierungspotenzial: Werden sich wiederholende Aufgaben eliminiert, um deinem Team Zeit zu sparen, und wird der Arbeitsablauf automatisiert?
• Lernkurve: Können die Teammitglieder das System ohne umfassende Schulung beherrschen?

TL,DR: Beste Produktivitätsanwendungen

Liste der besten Produktivitätstools

1. EARLY

Wichtigste Funktionen: Umfassende Zeiterfassung für Teams mit KI-gestützten Erkenntnissen.

Am besten geeignet für: Alle Teams, die einen klaren Überblick über die Zeiteinteilung benötigen, um ihre Zeit effektiv mit einem mühelosen Produktivitäts-Tracker zu optimieren.

Mein Team aus Marketingfachleuten und Entwicklern arbeitet seit zwei Jahren mit EARLY, und es hat unser Verständnis von unserer gemeinsamen Produktivität revolutioniert.

Als wir es zum ersten Mal einführten, stellten die meisten von uns fest, dass wir einen zu großen Teil unserer Hauptproduktivitätszeit in unnötigen Meetings zum Brainstorming von Konzepten für Kunden verbrachten. Seitdem haben wir unsere Anrufe komplett umstrukturiert und sie als Teil unserer Meeting-Kultur in Slack-Sitzungen umgewandelt.

Nach dem Einsatz von EARLY können wir unsere Zeit viel genauer erfassen, was die Abrechnung mit den Kunden verbessert.

Michele C., Gründerin von Clementine Healthcare Marketing

Die Funktion, die ich am meisten mag ist das der Team-Analyse-Bereich von EARLY . Es hat meine Ressourcenzuweisung für Projekte verändert, und zwar sowohl personell als auch zeitlich. Zum Beispiel haben wir festgestellt, dass unsere Designer viel zu viel Zeit mit Kundenüberarbeitungen verbringen, weil die Briefings unklar waren. Seitdem setzen wir deutlich klarere Grenzen mit unseren Kunden – direkt im Erstvertrag.

Hilf deinem Team mit einer intelligenten Zeiterfassungslösung, die Produktivität in die Höhe zu treiben

Erfasse gemeinsam mit deinem Team die Zeit, um deine Arbeitsabläufe zu optimieren und die Effizienz zu steigern.

Kostenlos testen

Bemerkenswerte Funktionen für Teams:

• Das Analyse-Dashboard, das Teil eines anpassbaren und detaillierten Zeiterfassungssystems ist, kann zur zentralen Informationsquelle für Produktivitätseinblicke werden, so wie es bei uns der Fall war. Du siehst genau, welche Projekte die meisten Ressourcen verbrauchen, und kannst deine Arbeitsbelastung gezielter steuern.
• Mühelose Zeiterfassungsfunktionen zur automatischen Zeiterfassung basierend auf der Nutzung von Apps, Dokumenten und Tools, um die manuelle Zeiterfassung zu umgehen. Dein Team kann die Zeit auch mit einem Tracking-Gadget oder mit Tastaturkürzeln erfassen.
• Intelligente Überwachung des Projektbudgets, die die Zeit im Vergleich zu den zugewiesenen Budgets verfolgt und dein Team warnt, bevor es das Zeitbudget überschreitet.
• KI-gestütztes Produktivitäts-Dashboard, das jedem Teammitglied personalisierte Informationen darüber liefert, wann es am produktivsten ist und welche Aktivitäten seine Zeit vergeuden könnten.
• Ein umfassendes Tagging-System, mit dem du den Zeitaufwand für verschiedene Arten von Aufgaben, Kunden oder Projekten für das gesamte Team analysieren kannst.
• Intuitive und moderne Schnittstelle, die leicht zu erlernen ist. Teams können sie in nur 5 Minuten einrichten und mit der Zeiterfassung beginnen.
• Die individuellen Erinnerungen, durch die dein Team produktiv bleibt. EARLY sendet benutzerdefinierte Benachrichtigungen an Teammitglieder, z. B. eine Erinnerung an "Pause machen" oder das Starten und Stoppen des Trackers.
• Urlaubs- und PTO-Tracking sowie Überstunden-Tracking-Funktionen, um dein Team produktiv, aber auch gesund zu halten. So können Teamleiter alle Urlaubsanträge des gesamten Teams überwachen und auch die Arbeitszeiten von Voll- und Teilzeitkräften erfassen, einschließlich Über- und Minusstunden.
• Über 3.000 Integrationen mit anderen Anwendungen um EARLY nahtlos mit deinem bestehenden Arbeitsablauf zu verbinden. Einige der beliebtesten Integrationen von EARLY sind:
  • Integration der Zeiterfassung in Google Calendar
  • Jira Zeiterfassung
  • Integration der Zeiterfassung auf GitHub
  • GitLab Zeiterfassung
• Bewertungen:
  • G 2: 5
  • Capterra: 5
  • Product Hunt: 5
  Preis:
  • Personal: 6,63 $/Monat
  • Personal Pro: $10.10/Monat
  • Team: $18,41/Monat
  • Unternehmen: Individuelle Preisgestaltung

💡 Profi-Tipp: EARLY funktioniert sowohl als Zeiterfassung für Windows als auch für Mac und ist auch auf allen mobilen Geräten verfügbar.

2. Slack

Hauptfunktionalität: Zentrum für Kommunikation und Zusammenarbeit im Team.

Ideal für: Remote- und Hybrid-Teams, die eine entspannte, nahtlose Kommunikation benötigen und die Zusammenarbeit deutlich verbessern möchten.

Unser Team nutzt Slack schon seit vielen Jahren für die interne Kommunikation, und es hat die Zusammenarbeit über Zeitzonen hinweg revolutioniert. Wir haben festgestellt, dass die Umstellung von E-Mail auf Slack unsere Reaktionszeit erheblich verkürzt hat und unser Team sich engagierter und verbundener fühlt. 💬

Die Funktion, die mir am besten gefällt, ist das System zur Organisation von Kanälen, das uns hilft, die Zeit für Besprechungen zu reduzieren, da wir viele Aktualisierungen asynchron in speziellen Kanälen vornehmen, anstatt Besprechungen anzusetzen, was oft zu Reibungen führt. Obwohl Slack im Grunde keine Teammanagement-Software ist, ist es ein großartiges Tool zur Verbesserung der Teamkommunikation, wenn Sie danach suchen.

Hauptmerkmale für Teams:

• Die Funktion "Huddles", die schnelle Audiogespräche ohne die Formalität geplanter Meetings ermöglicht, eignet sich perfekt für schnelle Teamabstimmungen.
• Eine leistungsstarke Suchfunktion, die alle Unterhaltungen und freigegebenen Dateien indiziert und unserem Team stundenlanges Suchen nach Informationen erspart.
• Benutzerdefinierte Workflows automatisieren Routineprozesse wie die Aufnahme von Mitarbeitern oder Statusaktualisierungen, wodurch du den Verwaltungsaufwand reduzieren kannst.
• Durch die Integration mit anderen Tools werden alle unsere Benachrichtigungen und Aktualisierungen an einem zentralen Ort gesammelt, so dass du nicht mehr zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln musst.

Bewertungen:

• G 2: 5
• Capterra: 5
• TrustRadius: 5
• Software Beratung: 4.5/5

Preis:

• Kostenlos: Eingeschränkte Funktionen, 90 Tage Nachrichtenverlauf
• Pro: $8.75
• Business+: $15/Benutzer/Monat
• Enterprise Grid: Individuelle Preisgestaltung
• Alle kostenpflichtigen Tarife werden jährlich abgerechnet.

💡 Pro-Tipp: Musst du Aktivitäten und Zeitaufwand in Slack erfassen? Schau dir die beste Slack-Integration für die Zeiterfassung an.

3. Reclaim AI

Wichtigste Funktionen: KI-gestützter Kalender und Zeitmanagement.

Am besten geeignet für: Remote-Teams, die Geschäftsanwendungen mit intelligenter Zeitplanung und Zeitoptimierung benötigen.

Durch die Einführung von Reclaim im letzten Jahr hat sich die Art und Weise, wie unser Führungsteam seine Zeit verwaltet, verändert. Wir haben festgestellt, dass die Manager 30 % ihrer Arbeitszeit durch schlechtes Zeitmanagement verloren haben, insbesondere durch schlecht geplante Meetings. Die intelligente Terminplanung von Reclaim hat die Überlastung unseres Teams durch Meetings erheblich reduziert. ⏰

Die Funktion, die ich am meisten schätze , ist die intelligente Kalenderverteidigungsfunktion, die automatisch die Konzentrationszeit schützt und gleichzeitig flexibel für wichtige Meetings bleibt, was die produktive Arbeitszeit unseres Teams erhöht.

Hauptmerkmale für Teams:

• Eine KI-gestützte Terminplanung, die die optimalen Besprechungszeiten auf der Grundlage der Arbeitsmuster und Präferenzen aller Beteiligten ermittelt und in deinem Kalender einträgt.
• Automatisches Einfügen von Pufferzeiten, um zu verhindern, dass Besprechungen ermüden, und um die Effektivität von Besprechungen zu erhöhen, ohne dass du manuell tätig werden musst.
• Intelligente Routinen sorgen dafür, dass regelmäßige Aufgaben wie 1:1-Gespräche und Teambesprechungen immer die besten Zeitfenster finden.
• Die Verfolgung von Gewohnheiten hilft Teams, wichtige Routinen aufrechtzuerhalten und gleichzeitig für dringende Angelegenheiten flexibel zu bleiben.

Bewertungen:

• G 2: 5
• Product Hunt: 5
• TrustRadius: 5
• Capterra: 5

Preis:

• Kostenlos: Grundfunktionen
• Pro: $8
• Team: 12
• Unternehmen: Individuelle Preisgestaltung

4. Fireflies.AI

Hauptfunktionen: KI-Besprechungs- und Transkriptionsassistent.

Am besten geeignet für: Remote-Teams, die asynchron arbeiten, häufig Besprechungen mit Kunden haben und die besprochenen Informationen festhalten müssen, Vertriebs- und Kundendienstteams sowie alle, die Besprechungen dokumentieren müssen.

Unser Remote-Team hat vor einigen Jahren begonnen, Fireflies.AI zu nutzen, da wir viele Telefonate mit Kunden führen und alle ihre Bedürfnisse und Vorgaben erfassen müssen, während wir in den Gesprächen mit ihnen präsent bleiben. Ein Nebeneffekt, den wir durch den Einsatz von Fireflies.AI hatten, ist, dass es auch unsere interne Meeting-Kultur revolutioniert hat. Das passiert, wenn man die richtigen Tools für die Teamproduktivität einsetzt!

Die Funktion, die mir am besten gefallen hat: Die durchsuchbare Meeting-Bibliothek hat uns geholfen, die Anzahl der wiederholten Diskussionen um 70 % zu reduzieren - die Teammitglieder können schnell frühere Entscheidungen und Diskussionen finden, ohne neue Meetings ansetzen zu müssen.

Bemerkenswerte Funktionen für Teams:

• KI-generierte Zusammenfassungen von Besprechungen, damit du die wichtigsten Punkte und Maßnahmen ohne manuelle Notizen erfassen kannst.
• Eine Funktion zur Erkennung von Themen, die Diskussionen automatisch organisiert, um das Nachschlagen und Nachverfolgen zu erleichtern.
• Sentiment-Analyse zur Unterstützung von Vertriebs-, Kundensupport- oder Erfolgsmanagern bei der Verfolgung der Kundenzufriedenheit und der Identifizierung operativer Probleme in den Prozessen.
• Durch die Integration mit Aufgabenmanagement-Tools werden automatisch Folgeaktivitäten aus Besprechungen erstellt.

Bewertungen:

• G 2: 5
• Capterra: 5
• Product Hunt: 5

Preis:

• Kostenlos: Grundfunktionen
• Pro: $10
• Business: $19
• Unternehmen: Individuelle Preisgestaltung

5. Superhuman

Wichtigste Funktionen: Verbesserte E-Mail-Verwaltung, die es Teams ermöglicht, bis zu vier Stunden pro Woche einzusparen und mehr Zeit für das Wesentliche zu haben.

Am besten geeignet für: Teams, die ein hohes E-Mail-Aufkommen bewältigen, das schnell verarbeitet werden muss, aber ein Trimming-System benötigt.

Wir haben Superhuman in einer der früheren Agenturen, in denen ich gearbeitet habe, eingeführt, und es hat die E-Mail-Effizienz dramatisch verbessert, da wir ständig mit Kunden kommunizierten. Wir haben eine erhebliche Reduzierung des Zeitaufwands für die E-Mail-Verwaltung gemessen, und die Teammitglieder bearbeiteten die Posteingänge doppelt so schnell wie zuvor. ⚡

Die Funktion, die mir am besten gefallen hat: Die Funktion "Geteilter Posteingang" hat unserem Team geholfen, verschiedene Arten von Kommunikation zu priorisieren und die Antwortzeit für wichtige Kunden zu verkürzen.

Bemerkenswerte Funktionen für Teams:

• Eine Befehlspalette, die einen sofortigen Zugriff auf alle E-Mail-Funktionen ermöglicht und gängige Aktionen beschleunigt.
• Eine Snippet-Funktion ermöglicht es Teams, standardisierte Antworten auszutauschen und so die Konsistenz der Kundenkommunikation zu gewährleisten.
• Die Kalenderintegration macht die Planung von Besprechungen direkt aus E-Mails heraus schnell und effizient.
• Lies den Status, um den Teams zu helfen, ihre Antworten zu koordinieren und doppelte Antworten zu vermeiden.

Bewertungen:

• G 2: 5
• Product Hunt: 5
• TechCrunch: 4.7/5
• MacStories: 4.8/5

Preis:

• Professionell: $30/Benutzer/Monat
• Business: $40
• Unternehmen: Individuelle Preisgestaltung
• Alle Pläne erfordern eine Einladung zum Beitritt

6. Google Workspace

Wichtigste Funktionen: Integrierte Suite von Tools für die Zusammenarbeit, einschließlich Gmail, Google Calendar, Docs, Google Drive, Google Sheets und Meets.

Am besten geeignet für: Teams, die nahtlose Dokumentenzusammenarbeit, Wissensmanagement und Kommunikationswerkzeuge benötigen.

Ich und die Teams, mit denen ich zusammenarbeite, verwenden Google Workspace, seit ich denken kann, und es ist ein großartiges Tool für die Zusammenarbeit, das alle unsere Bedürfnisse abdeckt, von Videoanrufen über die gemeinsame Nutzung von Dateien bis hin zur Arbeit in Echtzeit. Es kann auch eine einfachere Projektmanagement-Software mit begrenzter Kapazität sein.

Die Funktion, die mir am besten gefällt, ist die Echtzeit-Zusammenarbeit bei Dokumenten, die die endlosen E-Mail-Ketten von Dokumentversionen überflüssig macht.

Bemerkenswerte Funktionen für Teams:

• Intelligente Terminplanung in Google Calendar, die Besprechungszeiten auf der Grundlage der Verfügbarkeit aller Beteiligten vorschlägt und den E-Mail-Verkehr reduziert.
• Gemeinsame Laufwerke für die Organisation von Teamdokumenten mit automatischer Zugriffsverwaltung auf der Grundlage von Teamstrukturen.
• Die integrierte Live-Übersetzung von Meet unterstützt dein globales, entferntes oder hybrides Team bei der effektiven Kommunikation über Sprachbarrieren hinweg.
• Erweiterte Suchfunktionen in allen Arbeitsbereich-Apps helfen Teams, schnell alle benötigten Informationen zu finden.
• KI-gestützte Vorschläge, die allgemeine Aufgaben in Dokumenten und E-Mails beschleunigen.

Bewertungen:

• G 2: 5
• Capterra: 5
• TrustRadius: 5

Preis:

• Business Starter: $6/Benutzer/Monat
• Business Standard: $12/Benutzer/Monat
• Business Plus: $18/Benutzer/Monat
• Unternehmen: Individuelle Preisgestaltung

7. Zapier

Hauptfunktionalität: Plattform zur Workflow-Automatisierung, für die keine Programmierkenntnisse erforderlich sind.

Am besten geeignet für: Teams, die sich wiederholende Aufgaben automatisieren und verschiedene Tools für nahtlose Arbeitsabläufe miteinander verbinden möchten, ohne Code zu verwenden.

Seit der Implementierung von Zapier in unserer aktuellen Agentur hat unser Team mehr als 9 Routineaufgaben automatisiert, wodurch wir etwa 3 Stunden pro Woche einsparen. Wir haben festgestellt, dass die manuelle Dateneingabe von Kundenanrufen und Briefings automatisiert werden konnte, sodass sich unser Team auf die strategische Arbeit konzentrieren kann.

Die Funktion, die mir am besten gefiel, waren die mehrstufigen Zaps, die unsere manuelle Dateneingabe bei Kundenanrufen und persönlichen Briefings überflüssig machten, die nun automatisch übertragen werden.

Bemerkenswerte Funktionen für Teams:

• Der Drag-and-Drop-Editor ermöglicht es jedem Teammitglied, ohne Programmierkenntnisse Automatisierungen zu erstellen und so die Verbesserung des Arbeitsablaufs zu demokratisieren.
• Gemeinsame Ordner ermöglichen es den Teams, die Automatisierung gemeinsam zu organisieren und zu verwalten, wodurch die Kontinuität der Automatisierung auch bei einem Teamwechsel gewährleistet ist.
• Fehlerbehandlung und Benachrichtigungen alarmieren das Team sofort, wenn ein Automatisierungsfehler auftritt, so dass er sofort behoben werden kann, was Datenverluste verhindert.
• Erweiterte Filteroptionen helfen dabei, präzise Bedingungen für die Ausführung von Automatisierungen festzulegen und unnötige Aktionen zu vermeiden.

Bewertungen:

• G 2: 5
• Capterra: 5
• Product Hunt: 4.8/5 (122 Bewertungen)
• Software Beratung: 4.7 (2940 Bewertungen)

Preis:

• Kostenlos: 5 Zaps, 100 Aufgaben/Monat
• Professionell: Beginnend bei $19.99/Monat
• Team: $69,99/Monat
• Unternehmen: $349/Monat
• Unternehmen: Individuelle Preisgestaltung

💡 Pro-Tipp: Als Schriftsteller macht Zapier mein Leben einfach, aber ich bin nicht der einzige, der es liebt. Zapier wurde zu einem der besten webbasierten Automatisierungstools erklärt, die verschiedene Apps und Dienste miteinander verbinden.

8. Notion

Wichtigste Funktionen: All-in-One-Teamarbeitsbereich sowie Wissens- und Aufgabenmanagement.

Am besten geeignet für: Wissensteams, Teams, die eine zentrale Wissensdrehscheibe benötigen, Start-ups und Einzelpersonen, die einen flexiblen Arbeitsbereich suchen, der sich an verschiedene Anwendungsfälle anpassen lässt.

Als wir Notion letztes Jahr in unserem 5-köpfigen Team einführten, veränderte es unsere Dokumentation und den Wissensaustausch. Wir verschwendeten wöchentlich viel Zeit mit dem Abrufen von Informationen über Kunden, frühere Projekte usw. Nachdem wir alles in Notion zentralisiert haben, können wir alles mit ein paar Klicks finden.

Die Funktion, die mir am besten gefällt, ist das anpassbare Datenbanksystem, das unseren Inhaltskalender revolutioniert hat. Wir haben ein verknüpftes System von Inhaltsideen, Aufträgen und Leistungskennzahlen geschaffen, das unseren Content-Output erheblich gesteigert hat, da wir schneller auf unser "zweites digitales Gehirn" zugreifen können, das alle unsere Ideen enthält.

Bemerkenswerte Funktionen für Teams:

• Die Vorlagengalerie bietet gebrauchsfertige Teamarbeitsbereiche, die für jeden Arbeitsablauf angepasst werden können, was viel Zeit bei der Einrichtung spart.
• Dank der Funktionen für die Zusammenarbeit in Echtzeit können mehrere Teammitglieder gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, wobei Änderungen sofort sichtbar sind.
• Das relationale Datenbanksystem verbindet verschiedene Arten von Informationen und hilft den Teams zu erkennen, wie verschiedene Projekte und Aufgaben miteinander in Beziehung stehen.
• Erweiterte Berechtigungseinstellungen sorgen dafür, dass vertrauliche Informationen sicher bleiben, während allgemeine Ressourcen leicht zugänglich sind.

Bewertungen:

• G 2: 5
• Capterra: 5
• Product Hunt: 5

Preis:

• Kostenlos: Unbegrenzte Anzahl von Seiten für Einzelpersonen
• Plus: $10/Benutzer/Monat
• Business: $15
• Unternehmen: Individuelle Preisgestaltung

💡 Pro-Tipp: Entdecke den besten Notion Time Tracker, wenn du deine Aktivitäten in Notion sorgfältig verfolgen musst.

9. Asana

Hauptfunktionalität: Umfassende Projektmanagement-Plattform.

Am besten geeignet für: Große Teams, die komplexe Projekte mit mehreren Arbeitsabläufen bearbeiten und den Überblick über den Projektfortschritt behalten und Aufgaben schneller zuweisen müssen.

Ich habe Asana ein paar Monate lang mit unserem Marketingteam getestet, um alle unsere Kampagnen und die Produktion von Inhalten zu verwalten. Der eigentliche Wendepunkt kam, als wir entdeckten, dass unsere Projektverzögerungen oft durch unklare Aufgabenabhängigkeiten verursacht wurden, die von Asana behoben wurden. Die Workflow-Funktionen von Asana halfen uns, die Zahl der verpassten Termine zu reduzieren und die Teamkoordination deutlich zu verbessern.

Die Funktion, die mir am besten gefiel, war die veränderte Arbeitslastansicht, die uns half, die Aufgaben anders zu verteilen. Wir entdeckten, dass unser Team überlastet war, während andere Kapazitäten hatten, und das war auch der Grund, warum wir Fristen verpasst haben.

Bemerkenswerte Funktionen für Teams:

• Die Zeitplanansicht zeigt alle Projektabhängigkeiten und -termine in einem Gantt-Diagramm an, damit jeder weiß, wo seine Arbeit im Gesamtbild einzuordnen ist.
• Benutzerdefinierte Felder und Formulare vereinfachen Projektanfragen und stellen sicher, dass die Teams alle erforderlichen Informationen im Voraus bereitstellen.
• Funktionen zur Verwaltung der Arbeitsbelastung verhindern ein Ausbrennen des Teams, indem sie zeigen, wer überlastet ist und wer Kapazitäten hat.
• Portfolio-Ansichten geben den Führungskräften einen Überblick über alle Projekte und deren Status, was Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung erleichtert.

Bewertungen:

• G 2: 5
• Capterra: 5
• TrustRadius: 5

Preis:

• Basic: kostenlos
• Premium: 10,99 €/Benutzer/Monat
• Business: 24,99 €/Benutzer/Monat
• Unternehmen: Individuelle Preisgestaltung

Pro-Tipp: Wusstest du, dass Asana ein großartiges KI-Tool für die Produktivität ist, da es vor kurzem künstliche Intelligenz in seinen Workflow integriert hat? Der Zeiterfassung von Asana fehlt es jedoch an Tiefe in den Funktionen, daher solltest du dich bei dieser speziellen Funktion nicht darauf verlassen.

10. Perplexity AI

Wichtigste Funktionen: KI-gestützter Forschungsassistent für die Wissensentdeckung und die Aktualisierung von Forschungsdaten.

Am besten geeignet für: Forschungsteams, Autoren von Inhalten und Organisationen, die schnelle, genaue und aktuelle Daten benötigen.

Wenn du Artikel oder andere Texte verfasst, weißt du, dass die Recherche viel Zeit in Anspruch nimmt. Seitdem wir Perplexity vor sechs Monaten in unseren Rechercheprozess für das Schreiben von Inhalten integriert haben, konnten wir die Recherchezeit um 40 % reduzieren und die Genauigkeit unserer Ergebnisse verbessern. Unserem Team gefällt besonders, dass es für jede Information Quellenangaben liefert.

Die Funktion, die ich am meisten schätze, ist die Echtzeit-Faktenprüfung, die automatisch Informationen aus mehreren Quellen verifiziert, was die Zeit für die Faktenprüfung für mich und unser Autorenteam reduziert.

Bemerkenswerte Merkmale:

• Gemeinsame Forschungsräume, in denen Teammitglieder ihre Erkenntnisse austauschen und aufeinander aufbauen können.
• Eine Funktion zur Quellenverfolgung, die eine klare Spur der Informationsherkunft aufrechterhält, damit die Teams sie bei Bedarf überprüfen und nachkontrollieren können.
• Benutzerdefinierte Wissensdatenbanken, die aus den vertrauenswürdigen Quellen deines Teams erstellt werden können, so dass du eine digitale Umgebung hast, in der alles handverlesen ist.
• Integrationsmöglichkeiten mit gängigen Teamdokumentationstools.
• Erweiterte Abfrageverfeinerung, die Teams hilft, bessere Fragen zu stellen und genauere Ergebnisse zu erhalten.

Bewertungen:

• G 2: 5
• Product Hunt: 5
• TechRadar: 4.7/5

Preis:

• Kostenlos: Grundfunktionen
• Pro: $20/Monat
• Team: 30
• Unternehmen: Individuelle Preisgestaltung

11. MindNode

Hauptfunktionalität: Visuelles Brainstorming- und Mindmapping-Tool für Teams.

Am besten geeignet für: Teams, die Brainstorming betreiben und gemeinsam an Ideen arbeiten, oft bei der Projektplanung und kreativen Problemlösung.

Unser Kreativteam verwendet MindNode seit einem Jahr für das gemeinsame Brainstorming, und es hat die Effizienz unseres Ideenfindungsprozesses erheblich verbessert. Wir haben festgestellt, dass die meisten von uns als Kreative besser arbeiten, wenn wir viele Briefings und Kundenprojekte visuell veranschaulichen.

Die Funktion, die mir am besten gefällt, ist die Funktion Smart Layout, die komplexe Team-Mindmaps automatisch anordnet, um für mehr Übersichtlichkeit zu sorgen, und die dazu beitragen kann, die Zeit für Diskussionen über Ideen und Konzepte zu reduzieren.

Bemerkenswerte Merkmale:

• Zusammenarbeit in Echtzeit, bei der mehrere Teammitglieder gleichzeitig zu Mind Maps beitragen können.
• Plattformübergreifende Synchronisierung, die sicherstellt, dass Teammitglieder von jedem Gerät aus gleichzeitig auf Maps zugreifen und diese bearbeiten können.
• Schnelleingabemodus für schnelle Brainstorming-Sitzungen im Team, ohne den kreativen Fluss zu unterbrechen.
• Exportoptionen, die den Austausch von Maps in verschiedenen Formaten mit den Beteiligten erleichtern.
• Ein Fokusmodus , der den Teams hilft, sich bei ausführlichen Diskussionen auf bestimmte Zweige zu konzentrieren.

Bewertungen:

• Mac App Store: 4.8/5
• Product Hunt: 5
• G 2: 5

Preis:

• Kostenlose Testversion verfügbar
• Einmaliger Kauf: $19,99
• Abonnement: $2.49/Monat
• Team: 4.99

12. Microsoft Teams

Wichtigste Funktionen: Umfassende Plattform für die Zusammenarbeit mit Chat, Videokonferenzen, Dateifreigabe und App-Integration.

Am besten geeignet für: Organisationen, die Microsoft 365 nutzen, Teams und Unternehmen, die eine einheitliche Kommunikation und Zusammenarbeit in einem zentralen digitalen Arbeitsplatz benötigen.

Wir verwenden Microsoft Teams seit ein paar Monaten als unser Go-to-Tool, aber viele unserer Teammitglieder fanden es gut. Wir haben festgestellt, dass es unseren internen E-Mail-Verkehr reduziert und die Zusammenarbeit unseres kleinen Autorenteams an Projekten verbessert hat. Spezielle Kanäle für verschiedene Kunden und Projekte halfen dabei, die Konversationen zu organisieren, ohne dass Informationen verloren gingen. Auch wenn es für sehr kleine Teams vielleicht zu viel des Guten ist, haben wir festgestellt, dass die umfangreichen Funktionen unseren Arbeitsablauf eher vereinfacht als verkompliziert haben!

💡 Pro-Tipp: Wenn du dich lieber für Tools für kleine Unternehmen als für Microsoft Teams-Apps entscheiden möchtest, lies den verlinkten Artikel und ermittle die besten Tools für dich.

Die Funktion, die mir am besten gefallen hat:

• Das Organisationssystem der Kanäle mit Gesprächsfäden half uns, die Zeit für Besprechungen zu reduzieren, da wir feststellten, dass viele Aktualisierungen asynchron in speziellen Kanälen abgewickelt werden konnten, anstatt Echtzeitbesprechungen zu erfordern.

Bemerkenswerte Merkmale:

• Erweiterte Meeting-Funktionen, die Videokonferenzen, Bildschirmfreigabe und Zusammenarbeit in Echtzeit mit Funktionen wie Hintergrundunschärfe und Live-Untertitel kombinieren.
• Durch die nahtlose Integration von Microsoft 365 können Teams Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien direkt in Konversationen bearbeiten, ohne die Anwendung wechseln zu müssen.
• Der App-Store von Teams bietet umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten durch Integrationen von Drittanbietern und benutzerdefinierte Apps und wird so zu einem echten Zentrum der Zusammenarbeit.
• Sicherheits- und Compliance-Funktionen gewährleisten, dass die gesamte Kommunikation und der Dateiaustausch den Unternehmensstandards entsprechen.
• Die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht eine sichere externe Freigabe und einen Gastzugang für die Kommunikation mit Lieferanten und Kunden.

Bewertungen:

• G 2: 5
• Capterra: 5
• TrustRadius: 5
• Gartner Peer Insights: 4.4/5

Preis:

• Microsoft Teams Free: Grundlegende Funktionen
• Microsoft 365 Business Basic: $6/Benutzer/Monat
• Microsoft 365 Business Standard: $12,50/Benutzer/Monat
• Microsoft 365 Business Premium: $22/Benutzer/Monat
• Unternehmenspläne: Individuelle Preisgestaltung

13. Canva

Hauptfunktionalität: Intuitive Grafikdesign-Plattform mit leistungsstarken KI-unterstützten Designfunktionen. Am besten geeignet für: Marketing-Teams, Content-Ersteller, Social-Media-Manager und Organisationen, die professionelle Grafiken benötigen, ohne in Design-Ressourcen zu investieren.

Unser vierköpfiges Marketingteam nutzt Canva seit drei bis vier Jahren, und es hat unsere Produktion visueller Inhalte komplett verändert. Nachdem wir die Teamfunktionen von Canva implementiert hatten, konnten wir unseren Design-Output steigern und gleichzeitig die Designzeit und das Budget für die Designer reduzieren.

Die Funktion, die ich am meisten schätze, ist das Brand Kit, das alle unsere Marken-Assets, Farben und Schriftarten zentralisiert und uns hilft, die perfekte Konsistenz über alle Materialien hinweg zu erhalten.

Bemerkenswerte Merkmale:

• Die KI-Tools von Magic Studio können Bilder aus Textbeschreibungen generieren, Hintergründe automatisch entfernen und einfache Designs in professionelle Bilder umwandeln.
• The Magic Write bietet KI-gestützte Texterstellung für Überschriften, Produktbeschreibungen und Bildunterschriften in sozialen Medien, die zu Ihrer Marke passen.
• The Magic Design verwandelt Text und Bilder im Handumdrehen in vollständig gestaltete Präsentationen, Social Posts und Marketingmaterialien.
• Funktionen zur Zusammenarbeit im Team ermöglichen es mehreren Teammitgliedern, gleichzeitig an Entwürfen zu arbeiten und Feedback und Kommentare in Echtzeit zu erhalten.
• Der Content Planner unterstützt Teams bei der Planung und Veröffentlichung von Inhalten direkt auf sozialen Medienplattformen über einen zentralen Kalender.

Bewertungen:

• G 2: 5
• Capterra: 5
• TrustRadius: 5
• Product Hunt: 5

Preis:

• Kostenlos: Grundfunktionen
• Canva Pro: $12,99/Monat pro Benutzer
• Canva für Teams: $14,99/Monat pro Benutzer (für die ersten 5 Benutzer)
• Unternehmen: Individuelle Preisgestaltung
• Ermäßigungen für gemeinnützige Organisationen und Bildungseinrichtungen verfügbar

💡 Profi-Tipp: Die KI-Funktionen von Canva können die Erstellung von Inhalten durch dein Team drastisch beschleunigen. In unserem Leitfaden zu den besten KI-Tools für das Marketing erfährst du, wie sich Tools wie Canva in einen umfassenden KI-gestützten Marketing-Workflow einfügen.

Wie wählt man die richtigen Tools für die Teamproduktivität aus?

Nachdem ich diese Tools in den letzten Jahren mit verschiedenen Teams getestet habe, weiß ich genau, was sich wirklich auf deinen Arbeitsablauf auswirkt und wie du das richtige Produktivitätspaket auswählst. Das ist am wichtigsten:

• Teamgröße und -struktur: Bei unseren Tests haben wir festgestellt, dass die Größe des Teams die Effektivität des Tools stark beeinflusst. Kleinere Teams mit weniger als 10 Personen arbeiten oft am besten mit einfacheren Tools wie Slack oder Notion, während größere Organisationen die robusten Funktionen von Microsoft Teams benötigen.
• Integrationsmöglichkeiten: Teams verlieren zu viel Zeit mit dem Wechsel zwischen unverbundenen Tools. Suche nach Lösungen, die sich gut in dein bestehendes System integrieren lassen, und baue ein vollständig integriertes System auf, das die Kapazität deines Teams maximiert.
• Lernkurve und Akzeptanz: Das beste Tool ist das, das dein Team auch tatsächlich nutzen wird. Als wir versuchten, komplexe Tools ohne angemessenes Onboarding zu implementieren, blieben die Akzeptanzraten unter 40 %. Mit der richtigen Implementierung und einfacheren Tools erreichten wir eine Akzeptanz von über 90 %.

Erfasst du die Zeit manuell?

Tausche deine manuellen Zeiterfassungsbögen gegen eine automatisierte Zeiterfassung aus, um Zeit bei der manuellen Arbeit zu sparen und 100 % genaue Zeiteinträge zu gewährleisten.

Kostenlos testen

Häufig zu vermeidende Fallstricke

Bei unseren umfangreichen Tests haben wir diese roten Fahnen entdeckt:

• Tools mit unzureichender mobiler Unterstützung und zu komplizierten Schnittstellen, die umfangreiche Schulungen erfordern - diese Faktoren führen oft dazu, dass Teams die App einfach nicht in ihre Arbeitsabläufe aufnehmen.
• Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten, die sich nicht an die Arbeitsabläufe im Team anpassen lassen, und ein schlechtes Benachrichtigungsmanagement führen zu einer Informationsflut.
• Schwache Suchfunktionen, die dem Team viel Zeit rauben, da es endlos nach Dateien, Dokumenten und vergangenen Gesprächen suchen muss.

Fazit

Die richtigen Tools für die Team- und Mitarbeiterproduktivität müssen mit Bedacht ausgewählt werden, denn sie können die Effizienz deines Unternehmens nachhaltig beeinflussen.

Beginne mit den spezifischen Anforderungen deines Teams und baue dein Toolpaket schrittweise auf. Es ist besser, ein paar gut genutzte Tools zu haben als viele unzureichend genutzte.