Cómo calcular las horas de trabajo (2025): Guía para empresarios estadounidenses

Nota: Esta guía se centra en las leyes laborales federales y estatales de Estados Unidos a partir de 2025. Si te encuentras fuera de Estados Unidos, consulta la normativa laboral local.

¿Necesita calcular las horas rápidamente? Elija su método:

• Calculadora de horas de trabajo: Utilice una calculadora de horas de trabajo en línea como EARLY para agilizar los cálculos, realizar un seguimiento de las horas extraordinarias y los descansos, y garantizar la precisión para la nómina y el cumplimiento. Comience su prueba gratuita de 30 días
• Usuarios de Excel: Descarga plantillas de hojas de horas ya preparadas con fórmulas incorporadas (requiere introducción manual).
• Cálculos únicos: Utilice nuestra calculadora gratuita de tarjetas de tiempo para obtener resultados instantáneos (sigue siendo manual, pero rápida).

Qué hay aquí para ti:

Como empresario o profesional de RRHH, necesita saber cómo calcular las horas trabajadas al día, a la semana o al mes, sin dejar de cumplir la legislación laboral estadounidense.

Esta guía explica paso a paso la fórmula para calcular las horas de trabajo, cubre 2025 requisitos legales en Estados Unidos, proporciona instrucciones de cálculo en Excel y aborda los errores comunes que hay que evitar.

Contexto jurídico: Por qué es importante calcular con precisión

Antes de entrar en la fórmula de cálculo, he aquí el contexto esencial: Según la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA)los empresarios estadounidenses deben calcular y registrar con precisión las horas de los empleados no exentos (los que tienen derecho al pago de horas extraordinarias).

A continuación se indican los datos relacionados con el tiempo que deben registrarse con arreglo a la FLSA:

• Hora y día de la semana en que comienza la semana laboral del empleado
• Horas trabajadas al día
• Total de horas trabajadas cada semana laboral.

El cumplimiento de las leyes sobre salarios y horas y otras leyes sobre horarios es crucial, ya que estas normativas regulan las horas de trabajo de los empleados, las horas extraordinarias y los requisitos de mantenimiento de registros.

Requisitos clave para cumplir la legislación sobre salarios y horarios:

• Seguimiento de las horas trabajadas cada día y cada semana
• Calcular las horas extraordinarias a 1,5 veces la tarifa normal por las horas que superen las 40 semanales (norma federal).
• Mantener registros precisos de todas las horas de trabajo de los empleados durante 2-3 años.

Variaciones estatales: Algunos Estados tienen normas más estrictas. California exige horas extraordinarias a partir de las 8 horas diarias y doble jornada a partir de las 12 horas diarias. Alaska tiene requisitos similares para las horas extraordinarias diarias. Si tiene empleados en estos estados, tendrá que aplicar sus normas específicas.

Cómo calcular las horas trabajadas (de forma manual)

Psst, la forma manual es mucho tiempo. Desplácese hacia abajo para un enfoque más rápido y automatizado ⤵️

Paso 1: Determinar la hora de inicio y la hora de finalización

Para calcular cuántas horas ha trabajado un empleado, identifique la hora de inicio (cuando el empleado empieza a trabajar) y la hora de finalización (cuando el empleado termina de trabajar) de cada jornada laboral.

Esta información suele proceder de hojas de control horario, relojes de fichar o programas informáticos de seguimiento del tiempo que registran cuándo los empleados fichan a la entrada y a la salida.

Ejemplo: El lunes, John Watson empezó a trabajar a las 8:00 AM y terminó a las 5:15 PM.

Paso 2: Convertir la hora en hora militar

Convierte las horas de inicio y fin a la hora militar (formato de reloj de 24 horas, donde las horas van de 00:00 a 23:59) para evitar confusiones AM/PM.

Al convertir las horas a 24 horas o a hora militar, las horas de la mañana (AM) se registran tal cual (por ejemplo, 8:00 AM son 08:00), mientras que las horas de la tarde (PM) se convierten añadiendo 12 a la hora (por ejemplo, 17:15 se convierten en 17:15).

Ejemplo: 8:00 AM = 08:00, y 5:15 PM = 17:15

Referencia rápida:

• 13:00 = 13:00
• 14:00 = 14:00
• 15:00 = 15:00
• 16:00 = 16:00
• 17:00 = 17:00

Para cálculos más rápidos, utilice el conversor gratuito de hora militar.

Paso 3: Convertir los minutos en decimales

Este proceso consiste en convertir los formatos de tiempo tradicionales en horas decimales o tiempo decimal dividiendo los minutos por 60, lo que hace que el cálculo de salarios y el mantenimiento de registros sean más precisos y eficaces.

Ejemplo: Si un empleado trabaja 1 hora y 15 minutos, divida 15 entre 60 para obtener 0,25. Así, 1 hora y 15 minutos se convierte en un valor decimal de 1,25 horas. Del mismo modo, 17:15 se convierte en 17,25.

Conversiones comunes:

• 15 minutos = 0,25 horas
• 30 minutos = 0,50 horas
• 45 minutos = 0,75 horas

Para cálculos más rápidos, utilice el conversor gratuito de minutos a horas.

Paso 4: Restar la hora de inicio a la hora final

Reste la hora de inicio de la hora final para obtener el número total de horas trabajadas.

Ejemplo: 17.25 - 08.00 = 9.25 horas

Paso 5: Restar las pausas no pagadas

Las pausas no retribuidas (períodos de comida en los que los empleados están completamente liberados de sus obligaciones laborales) deben deducirse de las horas totales para calcular las horas de trabajo netas (tiempo real compensable).

Ejemplo: 9,25 horas - 0,5 horas (30 minutos de almuerzo) = 8,75 horas trabajadas

Importantes reglas de interrupción en virtud de la FLSA:

• Pausas breves (5-20 minutos): Deben contabilizarse como tiempo de trabajo remunerado
• Pausas para comer (más de 30 minutos): Sólo pueden ser no retribuidas si el trabajador está completamente relevado de sus funciones

Paso 6: Calcular el total de horas del periodo de pago

Para horarios coherentes: Multiplique las horas diarias por los días laborables.

• Ejemplo: 8,75 horas/día × 5 días = 43,75 horas/semana

Para horarios variables: Calcule cada día individualmente y luego sume los totales para obtener el número total de horas trabajadas en el período de pago. La calculadora gratuita de horas trabajadas le ayudará en todo momento. También puede determinar la media de horas semanales, lo que resulta útil a efectos de elaboración de informes o de cumplimiento de la normativa. No olvide tener en cuenta los días festivos, los días de vacaciones y el tiempo libre.

PARA LOS EMPRESARIOS: Según la legislación de EE.UU., sólo las horas reales trabajadas físicamente cuentan para los umbrales de horas extraordinarias. El tiempo libre remunerado (vacaciones, días de baja por enfermedad, festivos) NO cuenta para el umbral de 40 horas extraordinarias. Por ejemplo, si un empleado se toma el lunes libre (8 horas de PTO) y trabaja de martes a viernes (40 horas), tiene 40 horas trabajadas, no 48, por lo que no se le deben horas extras según la FLSA.

Paso 7: Calcular las horas extraordinarias (si procede)

Horas extraordinarias federales (en la mayoría de los estados): Horas de más de 40 en una semana de trabajo a 1,5 veces la tarifa regular

Ejemplo de cálculo de horas extraordinarias:

• John trabaja 45 horas a la semana
• Tarifa normal: 20 $/hora
• Pago regular: 40 horas × 20 $ = 800 $.
• Tasa de horas extraordinarias: 20 $ × 1,5 = 30 $/hora
• Pago de horas extras: 5 horas × 30 $ = 150 $.
• Remuneración semanal total: 950 $ (incluidas todas las horas extraordinarias trabajadas)

Para acelerar el cálculo de las horas extraordinarias, consulte la calculadora gratuita de horas extraordinarias.

Cómo calcular las horas de forma automatizada

Opción 1: Cálculo totalmente automático (recomendado para equipos)

El software de control horario automatiza el proceso de seguimiento y cálculo del tiempo empleado en el trabajo, en diferentes tareas, proyectos o clientes. Ya no son necesarias las hojas de horas en papel, y todos los registros de horas de los empleados están siempre a mano, disponibles en un solo software.

¿Para quién es mejor? Cualquier empresa con varios empleados, equipos remotos o cualquiera que procese nóminas más de una vez al mes.

¿Qué herramienta de control horario elegir? Un sistema de control horario como EARLY registra automáticamente cuándo empiezan y terminan de trabajar los empleados, calcula el total de horas trabajadas por cada empleado, descuenta las pausas y computa las horas extraordinarias.

Ventajas:

• Sin necesidad de cálculos manuales
• Elimina los errores aritméticos
• Visibilidad en tiempo real de las horas trabajadas
• Informes instantáneos para el procesamiento de nóminas
• Las tarjetas de tiempo digitales se generan automáticamente para cada periodo trabajado por el empleado

El proceso:

1. Los empleados fichan con un reloj de fichar digital cuando empiezan a trabajar (a través de una aplicación móvil, una aplicación de escritorio o una aplicación web, un dispositivo de seguimiento físico).
2. El programa registra automáticamente la marca de tiempo
3. Los empleados fichan para las pausas y al final de la jornada
4. El sistema lo hace automáticamente:

• Convierte todos los tiempos a formato decimal para un cálculo preciso de las horas trabajadas por el empleado.
• Calcula el total de horas trabajadas
• Deduce el tiempo de descanso no remunerado
• Calcula las horas extraordinarias
• Genera hojas de horas y tarjetas de tiempo digitales listas para la nómina

Ejemplo: Un empleado entra a las 8:07 AM y sale a las 5:18 PM con una pausa de 32 minutos para comer. EARLY calcula automáticamente 8,65 horas trabajadas (teniendo en cuenta el redondeo del tiempo y la deducción de la pausa) y realiza un seguimiento de las horas exactas que el empleado trabajó para la nómina y el cumplimiento, sin que usted tenga que hacer ningún cálculo.

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Automática o manualmente. Con un cronómetro físico o atajos de teclado. Menos de 1 minuto al día.

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• Artículo recomendado: ¿Qué es la utilización de billabile?

Opción 2: Calcule las horas de trabajo en la calculadora gratuita de horas de trabajo (mejor para cálculos puntuales)

¿Busca una forma rápida y semiautomatizada de calcular sus horas de trabajo o las de su equipo? Prueba nuestra calculadora gratuita de horas de trabajo, perfecta para cálculos puntuales. (También puedes usarla varias veces, pero para un seguimiento regular, te recomiendo una aplicación de seguimiento del tiempo totalmente automatizada; lee más arriba).

No es necesario iniciar sesión ni suscribirse. Basta con introducir las horas de inicio y fin de cada día, y la calculadora calculará automáticamente:

• Horas base
• Horas extraordinarias
• Total de horas
• Remuneración total

También puedes exportar los resultados en formato PDF.

Opción 3: Calcular las horas de trabajo en Excel

¿Eres un fanático de las hojas de cálculo y quieres utilizar Excel o Google Sheets como calculadora de horas? ¿Por qué no? Excel puede automatizar el cálculo de horas para equipos pequeños y medianos. No es escalable ni está totalmente automatizado, pero es gratis.

Opción de inicio rápido: Sáltese la configuración manual y descargue nuestras plantillas gratuitas de hojas de horas con fórmulas preconstruidas, o utilice la calculadora de tarjetas de horas para obtener resultados instantáneos sin necesidad de trabajar con hojas de cálculo:

• Plantilla de hoja de horas diarias 24 horas

• Plantilla de hoja de horas mensual

• Plantilla de hoja de horas semanal

Ventajas:

• Flexible y personalizable
• Pueden utilizarse para realizar el seguimiento de múltiples proyectos y tareas
• Es posible generar informes y facturas
• Pueden compartirse con varios usuarios
• Pueden utilizarse en ordenadores de sobremesa, móviles y en la web.

Inconvenientes:

• Su instalación y mantenimiento pueden llevar mucho tiempo.
• Propenso a cometer errores
• No es fácil de usar, es desordenado y torpe
• No es tan seguro como los sistemas dedicados de control del tiempo

Cómo calcular las horas de trabajo en Excel: Paso a paso

Paso 1: Crear cabeceras

• A1: "Nombre del empleado"
• B1: "Fecha"
• C1: "Tiempo dentro"
• D1: "Tiempo muerto"
• E1: "Pausa (minutos)"
• F1: "Total Horas"

Paso 2: Formatear las columnas de tiempo

• Seleccione las columnas C y D
• Botón derecho del ratón > Formato de celdas > Hora
• Elija el formato "13:30" o "13:30

Paso 3: Formatear la columna de horas

• Seleccione la columna F
• Botón derecho del ratón > Formato de celdas > Número
• Establecer decimales en 2

Paso 4: Introducir la fórmula de cálculo

En la celda F2, introduzca:

=(D2-C2)*24-(E2/60)

Qué hace esta fórmula:

• (D2-C2)*24 convierte la diferencia horaria en horas
• (E2/60) convierte los minutos de pausa en horas
• La resta da las horas de trabajo netas

Paso 5: Calcular los totales semanales

En una celda debajo de tus datos (por ejemplo, F10) inserta:

=SUM(F2:F9)

Cuándo utilizar cálculos automatizados o manuales

¿No está seguro de qué método de cálculo se adapta a su empresa? Aquí tienes una guía rápida que te ayudará a elegir en función del tamaño de tu equipo y la complejidad de la nómina.

Los cálculos manuales sirven para:

• Empresas muy pequeñas (1-5 empleados)
• Horarios coherentes y sencillos
• Sin horas extraordinarias o con pocas horas extraordinarias
• Retribución única por asalariado

Se necesitan soluciones automatizadas (software o Excel) cuando:

• Más de 5 empleados
• Horarios variables o trabajo por turnos
• Horas extraordinarias frecuentes
• Retribuciones múltiples
• Varias sedes o estados
• Trabajadores a distancia
• Políticas de pausas complejas

Preguntas frecuentes