Wie man geleistete Arbeitsstunden berechnet. Ohne Frust

Autorin: Madalina Roman

Die Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter gewährleistet eine gerechte Vergütung und ein effizientes Projektmanagement. Aber wie berechnest du die geleisteten Arbeitsstunden pro Tag, Woche oder Monat? Du kannst dies automatisch mit einer Zeiterfassungs-App, halbmanuell mit einem Arbeitszeitrechner oder manuell durch Ausfüllen von Stundenzettelvorlagen tun.

Es gibt auch eine einfache Formel, um die Arbeitszeit auf dem Papier oder mit einem Taschenrechner zu berechnen.

Im Folgenden werden verschiedene Möglichkeiten zur Berechnung der von Mitarbeitern innerhalb eines bestimmten Zeitraums geleisteten Arbeitsstunden und zur Erstellung von Stundenzetteln erläutert.

Beginne mühelos mit der Berechnung deiner Arbeitszeiten zu 100 %.

Automatisiert oder manuell. Mit einem physischen Zeiterfassungsgerät oder Tastaturkürzeln. Weniger als 1 Minute Aufwand pro Tag.

Wie werden die geleisteten Arbeitsstunden berechnet? 

Gehe folgendermaßen vor, um die Arbeitsstunden innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu berechnen:

Schritt 1: Start- und Endzeit bestimmen

Um die Arbeitsstunden von dir oder deinen Mitarbeitern innerhalb eines Tages, einer Woche oder eines Monats zu berechnen, musst du die genaue Startzeit und Endzeit jedes Arbeitstages im betrachteten Zeitraum genau definieren.

Dies kann das Heranziehen von Stundenzetteln, Arbeitsprotokollen oder sogar die Nutzung eines Arbeitszeiterfassungssystems umfassen, das detaillierte Informationen über die An- und Abmeldezeiten bereitstellt.

Ein Beispiel: Am Montag begann John Watson seine Arbeit um 8 Uhr morgens und beendete sie um 16 Uhr.

Schritt 2: Zeit in Militärzeitumrechnen

Stelle Anfangs- und Endzeiten auf Militärzeit (24-Stunden-Uhr) um, um Konsistenz zu gewährleisten.

Um die Zeit in Militärzeit umzurechnen, addierst du 12 zur Endzeit (Nachmittagsstunden) und lässt die Startzeit (Morgenstunden) unverändert.

Ein Beispiel: Wenn John seine Arbeit um 8:00 Uhr begann und um 5:15 Uhr Nachmittags beendete, wandelst du die Zeit in 8:00 Uhr und 17:15 Uhr um. 

Schritt 3: In Dezimalform umrechnen

Da die Arbeitszeiten oft auf die Minute genau sind und die Arbeitgeber das Dezimalformat für die Lohnberechnung verwenden, ist es wichtig, die Minuten in Dezimalstunden umzurechnen.

Dazu teilst du einfach die Minuten durch 60.

Zum Beispiel: Da John um 17:15 Uhr mit der Arbeit fertig war, teilst du 15 durch 60. Das ergibt 0,25. Das macht aus 17:15 Uhr den Wert 17,25.

Schritt 4: Startzeit von Endzeit subtrahieren

Mit den Start- und Endzeiten im 24-Stunden- und Dezimalformat kannst du einfach die Startzeit von der Endzeit subtrahieren, um die Gesamtarbeitszeit zu ermitteln.

Ein Beispiel: Da John seine Arbeit um 8:00 Uhr morgens begonnen und um 17:15 Uhr beendet hat, beläuft sich seine Gesamtarbeitszeit auf 9:15 Stunden (17:15 - 8:00 = 9:15). Nun wandeln wir dies in eine Dezimalform um: 9:15 -> 9,25.

Schritt 5: Abzug der unbezahlten Pausen

Unbezahlte Pausen werden in der Regel von der Gesamtarbeitszeit abgezogen, um die Nettoarbeitszeit zu ermitteln, die die tatsächlich geleistete Arbeitszeit darstellt.

Dieser letzte Schritt ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass die Arbeitnehmer für ihre tatsächliche Arbeitszeit einen angemessenen Ausgleich erhalten.

Ermittle die Gesamtdauer der Pause und ziehe sie von der Gesamtarbeitszeit ab.

Ein Beispiel: Da John 9,25 Stunden gearbeitet und eine 30-minütige Mittagspause eingelegt hat (30/60=0,5), beläuft sich seine Nettoarbeitszeit auf 8,65 Stunden (9,25 - 0,5 = 8,75).

Schritt 6: Die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden für den Lohnzeitraum (Woche, Monat) berechnen

Du hast bereits gelernt, wie die täglichen Arbeitsstunden berechnet werden. Um die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden pro Woche oder pro Monat zu berechnen, addierst du die Gesamtzahl der in dem jeweiligen Zeitraum geleisteten Arbeitsstunden mit denselben Formeln.

Wenn du die geleisteten Arbeitsstunden deiner Mitarbeiter für einen bestimmten Lohnzeitraum berechnen möchtest, empfehle ich dir, auf eine Zeiterfassungssoftware umzusteigen, die dies automatisch erledigt.

Lies hier: Wie Anwälte abrechenbare Stunden erfassen

Vorteile und Grenzen der manuellen Berechnung von Arbeitszeiten

Die Erstellung von handgeschriebenen Stundenzetteln ist eine einfache und kostengünstige Methode zur Berechnung der Arbeitszeit, die jedoch nur für Freiberufler geeignet ist. Leider ist dies keine zeitsparende Methode zur Berechnung von Arbeitsstunden für Teams.

Vorteile:

  • Keine Schulung erforderlich
  • Kostengünstig in der Umsetzung
  • Keine zusätzliche Software erforderlich
  • Geeignet für Remote- oder mobile Mitarbeiter

Nachteilig:

  • Zeitaufwändig in der Erfassung und Pflege
  • Anfällig für Fehler und Auslassungen
  • Schwierige Berichterstellung
  • Nicht skalierbar für große Teams oder komplexe Projekte

Insgesamt sind handgeschriebene Zeiterfassungskarten eine praktikable Option für Unternehmen mit kleinen Teams oder einfachem Bedarf an Gehaltsabrechnungen. Sie sind jedoch nicht die effizienteste oder genaueste Methode zur Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern. Unternehmen mit größeren Teams oder komplexeren Anforderungen an die Gehaltsabrechnung sollten den Einsatz eines Zeiterfassungssystems in Betracht ziehen.

Zeiteffizientere Methoden zur Berechnung der Arbeitsstunden

Zeiterfassungs-Apps

Eine Zeiterfassungssoftware automatisiert den Prozess der Erfassung und Berechnung der für verschiedene Aufgaben, Projekte oder Kunden aufgewendeten Arbeitszeiten. Es besteht kein Bedarf mehr an Stundenzetteln in Papierform, und alle erfassten Zeiten der Mitarbeiter sind jederzeit in einer Software abrufbar.

Vorteile:

  • Reibungsloses Zeiterfassungssystem
  • Automatisierte Zeiterfassung und benutzerfreundliche Zeiterfassungsmethoden
  • Automatische Erfassung von nicht abrechenbaren und abrechenbaren Stunden
  • Erfassung der für Projekte und Aufgaben aufgewendeten Zeit
  • Erfassung von Pausen
  • Berechnung von Überstunden und Überstundenvergütung
  • Integrations with calendars, project management tools, and HR software
  • Verwendung auf dem Desktop-PC, dem Handy und im Web
  • Perfekt für Teams vor Ort und aus der Ferne

Nachteilig:

  • Eine Schulung ist nötig
  • Es sind sowohl kostenpflichtige als auch kostenlose Optionen verfügbar

Some of the most popular and efficient time management tools include EARLY, a simple, smart, and secure time-tracking software that allows you to accurately track time spent on tasks without disrupting your workflow.

Tabellenkalkulationen

Du bist ein Fan von Tabellenkalkulationen und möchtst Excel oder Google Sheets für die Berechnung der Arbeitszeit verwenden? Warum nicht! Ich habe einige kostenlose Vorlagen für Stundenzettel erstellt, die du für die Berechnung der geleisteten Stunden in Excel oder Google Sheets verwenden kannst:

Vorteile:

  • Sie sind flexibel und anpassbar
  • Sie können verwendet werden, um mehrere Projekte und Aufgaben zu erfassen
  • Es ist möglich, Berichte und Rechnungen zu erstellen
  • Sie können mit mehreren Nutzern geteilt werden
  • Sie können auf dem Desktop, auf dem Handy und im Web verwendet werden

Nachteilig:

  • Sie können zeitaufwändig in der Einrichtung und Wartung sein
  • Sie sind anfällig für Fehler
  • Nicht benutzerfreundlich, unübersichtlich und klobig
  • Nicht so sicher wie spezielle Zeiterfassungssysteme

Tabellenkalkulationen sind eine praktikable Option für Unternehmen mit kleinen Teams oder einfachem Bedarf an Gehaltsabrechnungen. Sie sind jedoch nicht die effizienteste oder genaueste Methode zur Erfassung der geleisteten Stunden. Unternehmen mit größeren Teams oder komplexeren Anforderungen an die Gehaltsabrechnung sollten eine Lösung wie eine Zeiterfassungs-App in Betracht ziehen.

Erfahre mehr:

Stechuhren

Stechuhren sind physische Geräte, mit denen sich die Mitarbeiter bei der Arbeit ein- und ausstempeln. Sie sind eine zuverlässigere und genauere Methode zur Erfassung von Stunden als handgeschriebene Stundenzettel und können auch zur Erfassung von Pausen und Überstunden verwendet werden.

Vorteile:

  • Zuverlässiger und genauer als handgeschriebene Zeiterfassungsbögen
  • Erfassung von Pausen und Überstunden
  • Integration mit Gehaltsabrechnungssystemen
  • Sie können mit einer Vielzahl von Terminplanungssystemen verwendet werden

Nachteilig:

  • Sie können teuer in der Anschaffung und Installation sein
  • Sie erfordern zusätzliche Wartung
  • Nicht so portabel wie Zeiterfassungs-Apps
  • Nicht geeignet für Remote- oder mobile Mitarbeiter

Stechuhren sind eine gute Option für Unternehmen, die eine zuverlässige und genaue Möglichkeit zur Zeiterfassung benötigen. Sie eignen sich gut für Unternehmen mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern oder komplexen Lohnabrechnungsanforderungen. Unternehmen mit mobilen Mitarbeitern sollten jedoch stattdessen eine Zeiterfassungs-App in Betracht ziehen.

Online-Stundenzähler

Online-Zeiterfassungssysteme ermöglichen es den Mitarbeitern, sich über Computer oder mobile Geräte an- und abzumelden. Diese Methode ist genauer und effizienter als manuelle Zeiterfassungsbögen, erfordert aber zusätzliche Software und Infrastruktur.

Vorteile:

  • Präziser und effizienter als manuelle Zeiterfassungsbögen
  • Kann Pausen und Überstunden erfassen
  • Integration mit Gehaltsabrechnungssystemen

Nachteilig:

  • Erfordert zusätzliche Software und Infrastruktur
  • Sie sind möglicherweise nicht für alle Unternehmen geeignet
  • Sie können in der Umsetzung teuer sein

Integrierte Gehaltsabrechnungssysteme

Integrierte Gehaltsabrechnungssysteme verbinden die Zeiterfassung mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, die Zeit manuell in die Lohn- und Gehaltssoftware einzugeben.

Vorteile:

  • Keine manuelle Zeiteingabe in die Gehaltsabrechnungssoftware mehr erforderlich
  • Verbessert Genauigkeit und Effizienz
  • Ein Werkzeug für mehrere Bedürfnisse

Nachteilig:

  • Erfordert ein teureres Gehaltsabrechnungssystem
  • Sie sind möglicherweise nicht für alle Unternehmen geeignet
  • Eine Schulung ist nötig

Lies auch: Warum Zeitmanagement in einem Unternehmen wichtig ist

Erfasse die Arbeitszeit ohne Aufwand oder Frustration

Automatisiert oder manuell. Mit einem physischen Zeiterfassungsgerät oder Tastaturkürzeln. Weniger als 1 Minute Aufwand pro Tag.

FAQ

Wie werden Arbeitsstunden und Überstunden definiert?

The definition of work hours can vary based on employment contracts, industry standards, and local labor laws.
Regular work hours refer to the standard timeframe during which an employee is obligated to be present and perform job-related duties;
Overtime occurs when an employee works beyond their regular work hours. To calculate a one-time overtime event, use the free overtime calculator. To track overtime regularly and automatically, try the Overtime Tracker.
Part-time work involves an employment arrangement where an individual works fewer hours than a full-time employee, often less than 35-40 hours per week. 
Understanding these distinctions is crucial for both employers and employees to make sure you are compliant with labor laws, appropriate compensation for overtime, and fair treatment for part-time workers. 

Wie wird die Überstundenvergütung berechnet?

Overtime pay usually exceeds regular hourly pay rate. For example, in the United States, overtime pay is typically calculated at 1.5 times an employee’s regular hourly rate for hours worked beyond 40 in a workweek.
Remember that the specific rules for overtime pay can vary based on employment agreements, employee classification, and jurisdiction. Certain states may have distinct overtime thresholds or rates, and some industries may have unique regulations. 
Learn more in the article how to calculate overtime pay.