Jak obliczać godziny pracy (2025): Przewodnik dla amerykańskich pracodawców

Uwaga: Niniejszy przewodnik koncentruje się na federalnych i stanowych przepisach prawa pracy Stanów Zjednoczonych od 2025 roku. Jeśli znajdujesz się poza Stanami Zjednoczonymi, zapoznaj się z lokalnymi przepisami prawa pracy.

Chcesz szybko obliczyć godziny? Wybierz swoją metodę:

• Kalkulator godzin pracy: Skorzystaj z kalkulatora czasu pracy online, takiego jak EARLY , aby usprawnić obliczenia, śledzić nadgodziny i przerwy oraz zapewnić dokładność listy płac i zgodność z przepisami. Rozpocznij bezpłatny 30-dniowy okres próbny
• Użytkownicy programu Excel: Pobierz gotowe szablony arkuszy czasu pracy z wbudowanymi formułami (wymaga ręcznego wprowadzania danych).
• Jednorazowe obliczenia: Skorzystaj z naszego bezpłatnego kalkulatora kart czasu pracy, aby uzyskać natychmiastowe wyniki (nadal ręcznie, ale szybko).

Co jest tutaj dla ciebie:

Jako pracodawca lub specjalista ds. kadr musisz wiedzieć, jak obliczyć liczbę godzin przepracowanych w ciągu dnia, tygodnia lub miesiąca, zachowując zgodność z amerykańskimi przepisami prawa pracy.

Ten przewodnik wyjaśnia krok po kroku formułę obliczania godzin pracy, obejmuje wymogi prawne 2025 w Stanach Zjednoczonych, zawiera instrukcje obliczania w programie Excel i omawia typowe błędy, których należy unikać.

Kontekst prawny: Dlaczego dokładne obliczenia mają znaczenie

Zanim zagłębimy się w formułę obliczeniową, oto niezbędny kontekst: Zgodnie z Fair Labor Standards Act (FLSA)amerykańscy pracodawcy muszą dokładnie obliczać i rejestrować godziny pracy pracowników nieobjętych zwolnieniem (uprawnionych do wynagrodzenia za nadgodziny).

Oto, jakie dane dotyczące czasu pracy muszą być rejestrowane zgodnie z FLSA:

• Godzina i dzień tygodnia, w którym rozpoczyna się tydzień pracy pracownika
• Godziny przepracowane każdego dnia
• Łączna liczba godzin przepracowanych w każdym tygodniu roboczym.

Zgodność z przepisami dotyczącymi wynagrodzenia i godzin pracy oraz innymi przepisami dotyczącymi godzin pracy ma kluczowe znaczenie, ponieważ przepisy te regulują godziny pracy pracowników, nadgodziny i wymogi dotyczące prowadzenia dokumentacji.

Kluczowe wymagania dotyczące zgodności z przepisami dotyczącymi wynagrodzeń i godzin pracy:

• Śledzenie przepracowanych godzin każdego dnia i tygodnia
• Oblicz nadgodziny według 1,5-krotności regularnej stawki za godziny powyżej 40/tydzień (standard federalny).
• Prowadzenie dokładnych rejestrów wszystkich godzin pracy pracowników przez 2-3 lata.

Różnice między stanami: Niektóre stany mają bardziej rygorystyczne zasady. Kalifornia wymaga nadgodzin po 8 godzinach dziennie i podwójnego czasu pracy po 12 godzinach dziennie. Alaska ma podobne dzienne wymagania dotyczące nadgodzin. Jeśli masz pracowników w tych stanach, musisz zastosować ich specyficzne zasady.

Jak obliczać przepracowane godziny (sposób ręczny)

Psst, ręczny sposób jest czasochłonny. Przewiń w dół, aby uzyskać szybsze i zautomatyzowane podejście ⤵️

Krok 1: Określenie czasu rozpoczęcia i zakończenia

Aby obliczyć liczbę godzin przepracowanych przez pracownika, należy określić czas rozpoczęcia (kiedy pracownik rozpoczyna pracę) i czas zakończenia (kiedy pracownik kończy pracę) dla każdego dnia roboczego.

Informacje te zazwyczaj pochodzą z kart czasu pracy, zegarów czasu pracy lub oprogramowania do śledzenia czasu pracy, które rejestruje, kiedy pracownicy przychodzą i wychodzą z pracy.

Przykład: W poniedziałek John Watson rozpoczął pracę o 8:00 rano i zakończył o 5:15 po południu.

Krok 2: Konwersja czasu na czas wojskowy

Konwersja czasu początkowego i końcowego na czas wojskowy (24-godzinny format zegara, w którym godziny trwają od 00:00 do 23:59) w celu uniknięcia pomyłek AM/PM.

Podczas konwertowania czasu na czas 24-godzinny lub wojskowy, godziny poranne (AM) są zapisywane tak, jak są (np. 8:00 AM to 08:00), podczas gdy godziny popołudniowe (PM) są konwertowane przez dodanie 12 do godziny (np. 17:15 PM to 17:15).

Przykład: 8:00 AM = 08:00 i 17:15 PM = 17:15

Skrócona informacja:

• 13:00 = 13:00
• 14:00 = 14:00
• 15:00 = 15:00
• 16:00 = 16:00
• 17:00 = 17:00

Aby przyspieszyć obliczenia, użyj darmowego konwertera czasu wojskowego.

Krok 3: Konwersja minut do postaci dziesiętnej

Proces ten obejmuje konwersję tradycyjnych formatów czasu na godziny dziesiętne lub czas dziesiętny poprzez podzielenie minut przez 60, dzięki czemu obliczanie wynagrodzeń i prowadzenie dokumentacji jest dokładniejsze i bardziej wydajne.

Przykład: Jeśli pracownik pracuje 1 godzinę i 15 minut, należy podzielić 15 przez 60, aby otrzymać 0,25. Zatem 1 godzina i 15 minut to wartość dziesiętna 1,25 godziny. Podobnie, 17:15 staje się 17,25.

Typowe konwersje:

• 15 minut = 0,25 godziny
• 30 minut = 0,50 godziny
• 45 minut = 0,75 godziny

Aby przyspieszyć obliczenia, skorzystaj z bezpłatnego konwertera minut na godziny.

Krok 4: Odejmij czas rozpoczęcia od czasu zakończenia

Odejmij czas rozpoczęcia od czasu zakończenia, aby uzyskać całkowitą liczbę przepracowanych godzin.

Przykład: 17.25 - 08.00 = 9,25 godziny

Krok 5: Odejmij niepłatne przerwy

Niepłatne przerwy (okresy posiłków, w których pracownicy są całkowicie zwolnieni z obowiązków służbowych) należy odjąć od całkowitej liczby godzin, aby obliczyć godziny pracy netto (rzeczywisty czas podlegający rekompensacie).

Przykład: 9,25 godziny - 0,5 godziny (30-minutowy lunch) = 8,75 przepracowanych godzin.

Ważne zasady dotyczące przerw w pracy zgodnie z FLSA:

• Krótkie przerwy (5-20 minut): Muszą być liczone jako płatny czas pracy
• Przerwy na posiłek (ponad 30 minut): Mogą być bezpłatne tylko wtedy, gdy pracownik jest całkowicie zwolniony z obowiązków.

Krok 6: Obliczenie łącznej liczby godzin w okresie rozliczeniowym

Dla stałych harmonogramów: Pomnóż dzienne godziny przez dni robocze.

• Przykład: 8,75 godziny/dzień × 5 dni = 43,75 godziny/tydzień

W przypadku zmiennych harmonogramów: Oblicz każdy dzień indywidualnie, a następnie zsumuj sumy, aby uzyskać całkowitą liczbę godzin przepracowanych w okresie rozliczeniowym. Bezpłatny kalkulator godzin pracy pomoże ci w tym. Możesz także określić średnią liczbę godzin w tygodniu, co jest przydatne do celów raportowania lub zgodności z przepisami. Pamiętaj o uwzględnieniu świąt, dni urlopu i czasu wolnego.

DLA PRACODAWCÓW: Zgodnie z amerykańskim prawem tylko faktycznie przepracowane godziny liczą się do progu nadgodzin. Płatny czas wolny (urlop, dni chorobowe, święta) NIE wlicza się do 40-godzinnego progu nadgodzin. Na przykład, jeśli pracownik bierze wolne w poniedziałek (8 godzin PTO) i pracuje od wtorku do piątku (40 godzin), ma 40 przepracowanych godzin, a nie 48, więc nadgodziny nie są należne zgodnie z FLSA.

Krok 7: Obliczenie nadgodzin (jeśli dotyczy)

Federalne nadgodziny (większość stanów): Godziny powyżej 40 w tygodniu pracy za 1,5-krotność regularnej stawki

Przykład obliczania nadgodzin:

• John pracuje 45 godzin tygodniowo
• Stawka regularna: 20 USD/godz.
• Regularne wynagrodzenie: 40 godzin × 20 USD = 800 USD
• Stawka za nadgodziny: 20 USD × 1,5 = 30 USD/godz.
• Wynagrodzenie za nadgodziny: 5 godzin × 30 USD = 150 USD
• Łączne tygodniowe wynagrodzenie: 950 USD (w tym wszystkie przepracowane nadgodziny)

Aby przyspieszyć obliczanie nadgodzin, sprawdź bezpłatny kalkulator nadgodzin.

Jak obliczać godziny w sposób zautomatyzowany

Opcja 1: W pełni automatyczne obliczenia (zalecane dla zespołów)

Oprogramowanie do śledzenia czasu pracy automatyzuje proces śledzenia i obliczania czasu spędzonego w pracy, na różnych zadaniach, projektach lub klientach. Nie ma już potrzeby stosowania papierowych kart czasu pracy, a wszystkie karty czasu pracy pracowników są zawsze pod ręką, dostępne w jednym oprogramowaniu.

Dla kogo jest to najlepsze rozwiązanie? Każda firma zatrudniająca wielu pracowników, zespoły zdalne lub przetwarzająca listę płac częściej niż raz w miesiącu.

Które narzędzie do śledzenia czasu pracy wybrać? System zegara czasu pracy, taki jak EARLY , automatycznie rejestruje, kiedy pracownicy rozpoczynają i kończą pracę, oblicza łączną liczbę godzin przepracowanych przez każdego pracownika, odejmuje przerwy i oblicza nadgodziny.

Korzyści:

• Nie są wymagane żadne ręczne obliczenia
• Eliminuje błędy arytmetyczne
• Wgląd w przepracowane godziny w czasie rzeczywistym
• Natychmiastowe raporty do przetwarzania listy płac
• Cyfrowe karty czasu pracy są generowane automatycznie dla każdego przepracowanego okresu.

Proces:

1. Pracownicy rejestrują się za pomocą cyfrowego zegara w momencie rozpoczęcia pracy (za pośrednictwem aplikacji mobilnej, aplikacji komputerowej lub aplikacji internetowej, fizycznego urządzenia śledzącego).
2. Oprogramowanie automatycznie rejestruje znacznik czasu
3. Pracownicy odliczają czas na przerwę i na koniec dnia.
4. System automatycznie:

• Konwertuje wszystkie godziny do formatu dziesiętnego w celu dokładnego obliczania przepracowanych godzin przez pracowników.
• Oblicza łączną liczbę przepracowanych godzin
• Odlicza niepłatny czas przerwy
• Oblicza godziny nadliczbowe
• Generuje karty czasu pracy i cyfrowe karty czasu pracy gotowe do listy płac

Przykład: Pracownik rozpoczyna pracę o 8:07 rano, a kończy o 17:18 z 32-minutową przerwą na lunch. EARLY automatycznie oblicza 8,65 przepracowanych godzin (uwzględniając zaokrąglenie czasu i odliczenie przerwy) i śledzi dokładne godziny przepracowane przez pracownika na potrzeby listy płac i zgodności z przepisami, bez konieczności wykonywania jakichkolwiek obliczeń matematycznych.

Zacznij obliczać swój czas pracy w 100% bez wysiłku

Automatycznie lub ręcznie. Za pomocą fizycznego rejestratora czasu lub skrótów klawiaturowych. Poniżej 1 minuty dziennie.

Wypróbuj EARLY 30 dni za darmo

• Zalecany artykuł: Czym jest utylizacja billabile?

Opcja 2: Oblicz godziny pracy w bezpłatnym kalkulatorze godzin pracy (najlepszy do jednorazowych obliczeń)

Szukasz szybkiego, półautomatycznego sposobu obliczania godzin pracy dla siebie lub swojego zespołu? Wypróbuj nasz darmowy kalkulator godzin pracy - idealny do jednorazowych obliczeń. (Można go również używać wielokrotnie, ale do regularnego śledzenia polecam w pełni zautomatyzowaną aplikację do śledzenia czasu pracy - więcej informacji powyżej).

Nie wymaga logowania ani subskrypcji. Wystarczy wprowadzić godzinę rozpoczęcia i zakończenia każdego dnia, a kalkulator automatycznie dokona obliczeń:

• Godziny bazowe
• Godziny nadliczbowe
• Łączna liczba godzin
• Wynagrodzenie całkowite

Wyniki można również wyeksportować do pliku PDF.

Opcja 3: Obliczanie godzin pracy w programie Excel

Jesteś fanem arkuszy kalkulacyjnych i chcesz używać Excela lub Arkuszy Google jako kalkulatora godzin pracy? Dlaczego nie! Excel może zautomatyzować obliczenia godzin dla małych i średnich zespołów. Nie jest ani skalowalny, ani w pełni zautomatyzowany, ale jest darmowy.

Opcja szybkiego startu: Pomiń ręczną konfigurację i pobierz nasze bezpłatne szablony kart czasu pracy z gotowymi formułami lub skorzystaj z kalkulatora kart czasu pracy, aby uzyskać natychmiastowe wyniki bez konieczności pracy z arkuszem kalkulacyjnym:

• Szablon 24-godzinnego dziennego harmonogramu

• Miesięczny szablon karty czasu pracy

• Szablon tygodniowego harmonogramu

Korzyści:

• Elastyczność i możliwość dostosowania
• Mogą być używane do śledzenia wielu projektów i zadań
• Możliwe jest generowanie raportów i faktur
• Można je udostępniać wielu użytkownikom
• Mogą być używane na komputerach stacjonarnych, urządzeniach mobilnych i w sieci

Wady:

• Ich konfiguracja i utrzymanie może być czasochłonne
• Skłonność do błędów
• Nieprzyjazny dla użytkownika, niechlujny i nieporęczny
• Nie tak bezpieczne jak dedykowane systemy śledzenia czasu pracy

Jak obliczyć godziny pracy w Excelu: Krok po kroku

Krok 1: Tworzenie nagłówków

• A1: "Nazwa pracownika"
• B1: "Data"
• C1: "Time In"
• D1: "Time Out"
• E1: "Przerwa (minuty)"
• F1: "Łączna liczba godzin"

Krok 2: Formatowanie kolumn czasu

• Wybierz kolumny C i D
• Kliknij prawym przyciskiem myszy > Formatuj komórki > Czas
• Wybierz format "13:30" lub "13:30".

Krok 3: Formatowanie kolumny godzin

• Wybierz kolumnę F
• Kliknij prawym przyciskiem myszy > Formatuj komórki > Liczba
• Ustaw liczbę miejsc dziesiętnych na 2

Krok 4: Wprowadź formułę obliczeniową

W komórce F2 wpisz:

=(D2-C2)*24-(E2/60)

Co robi ta formuła:

• (D2-C2)*24 konwertuje różnicę czasu na godziny
• (E2/60) konwertuje minuty przerwy na godziny
• Odejmowanie daje godziny pracy netto

Krok 5: Obliczanie sumy tygodniowej

W komórce poniżej danych (np. F10) wstaw:

=SUM(F2:F9)

Kiedy używać obliczeń automatycznych, a kiedy ręcznych?

Nie masz pewności, która metoda obliczeniowa pasuje do Twojej firmy? Oto krótki przewodnik, który pomoże Ci dokonać wyboru w oparciu o wielkość zespołu i złożoność listy płac.

Obliczenia ręczne działają dla:

• Bardzo małe firmy (1-5 pracowników)
• Spójne, proste harmonogramy
• Brak nadgodzin lub rzadkie nadgodziny
• Pojedyncza stawka wynagrodzenia na pracownika

Zautomatyzowane rozwiązania (oprogramowanie lub Excel) potrzebne, gdy:

• Więcej niż 5 pracowników
• Zmienne harmonogramy lub praca zmianowa
• Częste nadgodziny
• Wiele stawek wynagrodzenia
• Wiele lokalizacji lub stanów
• Pracownicy zdalni
• Złożone zasady dotyczące przerw

Często zadawane pytania