Sporingstid i Asana: trinn-for-trinn

Asana gjør mange ting riktig som et prosjektstyringsverktøy – et flott, kan jeg legge til. Men når det gjelder funksjonene for tidssporing, må jeg advare deg, disse kan trenge alvorlige forbedringer.

Likevel skal jeg lære deg hvordan du sporer tid i Asana, slik at du kan presse så mye du kan fra denne appen og introdusere deg for en enkel måte å spore tid mer detaljert.

Hva får du ut av denne artikkelen? Du vil lære hvordan Asana-tidssporing gjøres mens du drar nytte av det beste fra begge verdener – automatisk og detaljert tidssporing i ditt foretrukne PM-verktøy hvor du kan jobbe naturlig.

Det viktigste å ta med seg:

• Tidssporing i Asana koster $24,99 per bruker/måned for mindre team, siden det kun er tilgjengelig fra Avansert plan og fremover.
• Asana tilbyr to måter å spore tid på : manuelt legge til tidsoppføringer eller bruke en tidtaker som er inne i hvert prosjekt eller hver oppgave.

🕒 Hva er galt med Asana-tidsregistrering?

• Du må aktivere tidssporing for hvert prosjekt manuelt – Det kan ikke aktiveres for hele arbeidsområdet.
• Måtene å spore tid på er svært manuelle, tidkrevende og forstyrrende.
• Det er store sjanser for å kompromittere tidssporingsdataene dine , ettersom du kan glemme at tidtakeren kjører, enn si at Asanas rapporter om tidssporing er ganske rudimentære.
• Du kan bare estimere tid på oppgavenivå, ikke på medlemsnivå eller prosjektnivå , noe som hindrer enkeltbrukere fra å gjøre tidsberegninger.

✅ Løsningen?

Integrer Asana med en spesialisert tidsregistrering som passivt sporer tiden du bruker på jobb og ved å bruke forskjellige verktøy, apper og nettlesere. Alt arbeidet ditt fanges ned til minuttet i timelistene dine, uten at du trenger innspill fra din side.

Asana kontra EARLY tidsregistrering

Har Asana tidsregistrering?

Selv om Asana er et PM-verktøy, inkluderer grunnleggende tidssporingsfunksjoner . Tidssporingsverdiene dine innhentes i Asana ved å manuelt angi tiden brukt på oppgaver eller ved å klikke på et tidtakerikon på et oppgavenavn. Dette lar deg legge inn tid i timer og minutter.

Tidssporingsfunksjonen i Asana inkluderer også felt for estimert tid og faktisk tid, og du kan se dataene i dashbord og rapporter, selv om rapporteringsmulighetene er noe begrenset.

Hvordan spore tid i Asana

Gjør følgende for å aktivere tidsregistreringsfunksjonen i Asana:

1. Åpne Asana-kontoen din og gå til et "Asana-prosjekt" eller til "Mine oppgaver", avhengig av hva du vil spore tid på.

Som et eksempel la jeg til et prosjekt kalt "Markedsføringskampanje", mappe der jeg vil spore tid.

2. Legg til tidssporing i ditt egendefinerte feltbibliotek

Bare gå til kolonnen nær "Prioritet", og legg til "tidsregistrering" på plusstegnet. Når du klikker på det, vil det automatisk opprette to felt i prosjektet ditt: faktisk tid og estimert tid.

3. Nå, begynn å spore tid

I ditt egendefinerte feltbibliotek, for hvert spesifikt prosjekt, har du to egendefinerte felt: estimert tid og faktisk tid . Disse lar deg budsjettere tid for hver oppgave ved å bruke det estimerte tidsfeltet.

For å spore den faktiske tiden du bruker på hver oppgave/prosjekt, har du to alternativer:

1. Bruk den innebygde timeren til å måle tid brukt på en oppgave. I utgangspunktet vil klokken begynne å tikke og registrere tiden brukt på disse oppgavene når du trykker på den. Husk å ikke la den gå i timevis, siden du ikke vet den faktiske totale faktiske tiden brukt på disse oppgavene – så sett den på pause!
2. Legg til tiden din manuelt, som i utgangspunktet betyr å skrive ned i det spesifikke feltet antall timer og minutter du tror eller husker du har jobbet for. Selv om ingen av disse alternativene er ganske vennlige, vil jeg ikke foreslå denne i det hele tatt, da du kan være forutinntatt av hvor vanskelig prosjektet eller oppgaven var, eller du kan bli avbrutt mens du gjør arbeidet ditt, og dataene dine vil bli kompromittert.

Lei av tidsregistrering i Asana? Løft din tidsregistrering med EARLY

Den mest nøyaktige og enkle løsningen for tidsregistrering for team!

Prøve EARLY gratis

💡 Profftips: Trenger du å spore underoppgaver? Ikke bekymre deg! Tiden sporet på underoppgaver vil rulle opp til overordnet oppgave. Du vil da kunne se den totale tiden faktisk brukt på den oppgaven eller prosjektet.

4. Kjøretidsrapporter

Deretter kan du legge til et diagram i prosjektdashbordet for å se estimert tid, faktisk brukt tid, forfalte oppgaver og så videre. Dette dashbordet kan tilpasses.

Så, hva var galt med Asana-tidsregistrering?

Jeg har gjort en pilottest og sporet tid i Asana en liten stund, og bildene ovenfor er resultatet av mitt eget raske eksperiment. Det er definitivt ikke første gang jeg sporer tid på denne måten, så jeg skal forklare hva som er galt med det:

• Du må aktivere tidsregistrering for hvert prosjekt manuelt . Det er rett og slett tungvint.
• Det er ingen timelistefunksjon . Derfor, hvis du jobber i et team, må du jage lagkameratene dine for detaljerte tidslogger.
• Det er slitsomt å holde oppmerksomheten i gang eller stoppe en tidtaker. Mer enn det, timeren er en del av en app som jeg må åpne, klikke og huske å sette på pause når jeg er ferdig med en oppgave. Ærlig talt, jeg vil heller gå på en pause når jeg har fullført en oppgave og ikke bruke tid på å stoppe en tidtaker. I tillegg, akkurat som meg, kan du ganske enkelt glemme det, og da må du anslå tiden brukt på den oppgaven – det er sjelden vi husker dette med nøyaktighet...
• Det er en svært manuell og tidkrevende prosess . Det er ingen mulighet for automatisk tidsregistrering, og med så mye automatisering og AI-verktøy rundt oss, vil jeg personlig ikke starte og stoppe en tidtaker, og jeg vil heller ikke klø meg i hodet for å anslå hvor mye tid jeg bruker på en oppgave. Dessuten er det ikke etisk for mine klienter å motta oppdiktede rapporter.
• Ingen detaljerte rapporter tilgjengelig. I tillegg må jeg bygge rapporter på egen hånd: Hvis du er som meg, må du registrere fakturerbare timer for nøyaktig kundefakturering , og Asana dekker ikke det. Alle rapporter må opprettes manuelt.
• Det er ingen påminnelser som kan hjelpe deg med å starte-stoppe sporing eller ta en pause.
• Asana mangler integrerte budsjettsporingsfunksjoner og gjør det virkelig vanskelig å holde prosjektbudsjettet i sjakk, tildele faktureringssatser, måle lønnsomhet og kontrollere tidsfrister med tidsbudsjettering.
• Asana-tidssporing er kun tilgjengelig for Advanced-, Enterprise- og Enterprise+-kunder . Hvis du har et personlig abonnement eller et startabonnement, må du finne alternativer for å logge tiden din.
• Tidsregistrering i Asana er for dyrt for mindre team : $24,99 per bruker/mnd.
• Tidsestimering gjøres på oppgavenivå, ikke på medlemsnivå eller prosjektnivå, noe som hindrer enkeltbrukere i å gjøre personlige estimater.

💡 Profftips: Selv om du kan spore tid i Asana, er det mer effektivt å bruke en spesialbygd tidssporingsapp som integreres med Asana og låser opp verdifull produktivitetsinnsikt.

Finnes det en bedre måte? Ja, en integrasjon med EARLY !

Det enkleste du kan gjøre for å beholde ditt foretrukne PM-verktøy, men med et seriøst tidssporingslag på toppen av det, er å integrere Asana med en automatisk tidssporingsapp . Jeg er definitivt partisk, men jeg skal introdusere deg til EARLY og hvordan jeg sporer fremgang for «Markedsføringskampanje»-prosjektet mitt med det og Asana.

Hvordan spore tid i Asana med EARLY

Å måtte åpne Asana for å spore tid når du bytter fra én oppgave gjør arbeidsflyten så klønete. Så, her er de beste og enkleste måtene å tidsspore i Asana med EARLY :

• Automatisk tidsregistrering

Med denne metoden trenger du bare å aktivere automatisk tidsregistrering i din EARLY konto og gjøre arbeidet ditt. Seriøst – bare bruk appene, verktøyene og nettstedene du trenger, så finner du automatisk genererte tidsregistreringer i timelisten din.

Her er mitt eksempel for markedsføringskampanjen og aktivitetene den automatiske tidsregistreringen fanget for meg i kolonnen til høyre. Du kan se at fra omtrent 14:30 og utover (vær så snill å ignorere at jeg så en White Lotus-episode i lunsjpausen min på Max 😅), jeg brukte to apper:

• Surfer SEO (dette er appen jeg bruker til å lage innhold – derfor vil disse små tidsoppføringene gå til oppgaven min "Oppretting av innhold")
• Asana-appen (se Asana-logoen der), der jeg ønsket å sjekke fremdriften på prosjektet, og jeg endret fremdriften på det.

Hva vil skje med disse tidsregistreringene? Jeg vil forene dem til én stor oppgave, som er «innholdsskaping», og jeg vil fjerne bryet med å starte eller stoppe en tidtaker i Asana fra å spore hele tidsopprettingsprosessen min eller manuelt legge til tiden jeg tror jeg brukte på å lage innhold.

Se? Med ett klikk ble arbeidet mitt automatisk omgjort til en tidsregistrering, og nå vet jeg nøyaktig hvor mye tid jeg brukte på innholdsskaping.

Andre grunner til å integrere EARLY tidsregistrering i Asana?

• Du kan spore tiden din på andre måter også, for eksempel med hurtigtaster eller med en fysisk tidsregistrering . Hvis du virkelig vil, kan du også bruke manuell tidsregistrering.
• Du vil få forslag til AI-tidsinngang basert på kalenderhendelsene dine.
• Du kan spore og skille fakturerbare fra ikke-fakturerbare timer med ett klikk, en funksjon som ikke finnes i Asana. Angi timepriser for hvert teammedlem eller oppgave og spor fakturerbare timer automatisk.
• Du kan se tidsbudsjettene dine, nemlig hvor mange timer som er igjen for et prosjekt eller en klient – en annen funksjon som Asana ikke har.
• Du vil aldri glemme å spore tid, siden du vil få tilpassede påminnelser om å starte og stoppe sporing.
• Du får automatiserte og detaljerte tidsrapporter. Mens tidsrapporter i Asana er begrenset til to dimensjoner om gangen, i EARLY sitt tidsrapporteringssystem kan du få all tidsrelatert data. Du vil kunne se hvor mye tid hvert teammedlem jobbet på et gitt prosjekt og hvor mange overtidstimer noen i teamet ditt gjorde den siste måneden.

"Jeg elsker rapporteringsverktøyet. Det er veldig grafisk, og det visuelle hjelper meg virkelig å forstå hvordan ting går. Fargene gjør det også lett å fordøye. Jeg kan filtrere, eksportere og dele som jeg vil, og det er veldig viktig."

Richard Wingfield, sjefsnerd hos Envision Design

Hvordan stille inn EARLY – Asana-integrasjon

Du kan enkelt koble EARLY med Asana via Zapier . Et Zapier-abonnement er ikke nødvendig; det er gratis for opptil 100 integrasjoner.

Her er trinnene du må følge:

1. Registrer deg EARLY for å starte din gratis 30-dagers prøveperiode
2. Registrer deg for Zapier
3. Sørg for at du har Asana-legitimasjonen din tilgjengelig
4. Opprett en ny Zap der utløseren er "Ny oppgave i prosjekt i Asana" og handlingen er Opprett aktivitet i EARLY
5. For å koble til EARLY med Zapier trenger du en API-nøkkel og en hemmelig API; finne dem i EARLY > Innstillinger > Min konto > API > Opprett en ny API-nøkkel
6. Sett ZAP live, og du er klar til å spore Asana-oppgaven din EARLY .

Lei av tidsregistrering i Asana? Løft din tidsregistrering med EARLY

Den mest nøyaktige og enkle løsningen for tidsregistrering for team!

Prøve EARLY gratis

Oppsummering

Mens Asana tilbyr grunnleggende tidssporingsfunksjonalitet, har du sett at den har betydelige begrensninger – fra manuelle prosesser og begrenset rapportering til tilgjengeligheten kun i premium-planer. Ved å integrere Asana med en dedikert tidssporingsløsning som EARLY , låser du opp et kraftig produktivitetssystem som gir deg det beste fra to verdener.

Med automatisk tidsregistrering, detaljert rapportering og sømløs integrasjon, vil du transformere tidsstyringen din fra reaktiv til proaktiv. Ikke flere glemte tidtakere, unøyaktige estimater eller manglende fakturerbare timer.

I stedet vil du ha en omfattende oversikt over hvordan du bruker arbeidstiden din, noe som hjelper deg med å ta datadrevne beslutninger om produktivitet og prosjektlønnsomhet.