Leitfaden zur Projektüberwachung: Prozess, Arten, Werkzeuge und Techniken
Zum Projektmanagement gehört mehr als nur die Zuweisung und Überprüfung der zugewiesenen Aufgaben. Es umfasst auch Arbeitslastmanagement, Risikomanagement, Ressourcenzuweisung, Projektberichte und vieles mehr.
Die Projektüberwachung ist eine weitere wichtige Phase des Projektmanagements, die dazu beiträgt, die Projektleistung in jeder Phase des Lebenszyklus eines Projekts zu messen.
In diesem Artikel gehen wir auf die Rolle der Projektüberwachung ein und erklären, wie sie Projektmanagern und wichtigen Stakeholdern bei der Verfolgung von Projektmeilensteinen hilft.
"Wir sind um 20 % rentabler geworden, weil sich jeder an die Zeiterfassung gewöhnt hat". - Richard Wingfield, leitender Geek bei Envision Design
Was ist Projektüberwachung?
Die Projektüberwachung ist ein fortlaufender Prozess, der dabei hilft, den Fortschritt zu verfolgen, Prozesse zu kontrollieren, zu beobachten und die Leistung und den Fortschritt des Projekts anhand der zuvor festgelegten Ziele und Pläne zu messen.
Für die Projektüberwachung und -steuerung (auch Projektcontrolling genannt) müssen Projektmanager Daten und projektbezogene Details sammeln und analysieren, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt, den Zeitplan einhält und seine Ziele erreicht.
Die Echtzeit-Einsichten, die Projektüberwachungswerkzeuge liefern, sind für Projektbeteiligte und -manager von entscheidender Bedeutung, um während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Importance and benefits of project monitoring
Effiziente Ressourcenoptimierung
By continuously monitoring and controlling how resources are allocated and used, a project monitoring process helps optimize the allocation of manpower, finances, and materials.
It helps a project manager to assign tasks and align the project schedule according to the workload and timelines.
- Read also: Tips to avoid overloading your team
Identification of issues
Die Projektüberwachung trägt dazu bei, potenzielle Probleme, Risiken oder Abweichungen vom Projektplan zu erkennen, und zwar manchmal schon in einem sehr frühen Stadium, was dazu beiträgt, größere Probleme zu vermeiden.
Durch die kontinuierliche Überwachung des Projektfortschritts kann ein Projektmanager eine Ausweitung des Projektumfangs und eine Überschreitung des Budgets vermeiden.
Effiziente Kommunikation
Regelmäßige Projektüberwachung und -kontrolle sowie Projektberichte in den verschiedenen Phasen der Projektdurchführung fördern die effektive Kommunikation mit den Teammitgliedern und den am Projekt beteiligten Interessengruppen. Sie liefern aktuelle Informationen, schaffen Vertrauen und fördern das Vertrauen in den Projektfortschritt.
Qualitätskontrolle
Geeignete Projektüberwachungsverfahren stellen sicher, dass die Projektleistungen den Qualitätsstandards entsprechen, und helfen den Projektmanagern, Qualitätsprobleme zu lösen, sobald sie auftreten.
Mehr Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Projekte sind dynamisch, und externe Faktoren können mehrere Projekte auf ihrem Weg beeinflussen. Die Projektüberwachung rationalisiert die Projektplanung und ermöglicht es den Teams, sich an Änderungen des Umfangs oder der Marktbedingungen anzupassen, um sicherzustellen, dass das Projekt mit den sich entwickelnden Umständen übereinstimmt.
Performance evaluation at every step
Project monitoring facilitates the evaluation of team and individual performance.
Arten der Projektüberwachung
1. Process monitoring
Process monitoring, or activity monitoring, mainly aims to track resource utilization and inputs while understanding how outputs and results are delivered.
2. Beneficiary monitoring
Focused on tracking the beneficiaries related to the project. It may also include complaints and satisfaction related to this project.
3. Compliance monitoring
Compliance monitoring checks if the project complies with the grants, local laws, contracts, ethical standards, and overall compliance with the entire project plan.
4. Financial monitoring
As its name suggests, this monitoring tool is used to track the financial efficiency of the project. Additionally, it analyzes the expenditure of the allocated project budget.
5. Result monitoring
It helps to determine and evaluate whether the project is on the right path to achieving the expected result. It also helps collect data regarding the project’s overall impact and effects.
What is the role of project monitoring in project management?
Project monitoring plays a pivotal role in the broader context of project management, especially by helping identify and mitigate risks since it provides insights into potential challenges.
Die aus der Überwachung gewonnenen Daten unterstützen die Projektmanager bei der Entscheidungsfindung und der Ermittlung von verbesserungsbedürftigen Bereichen.
Die Projektüberwachung und -kontrolle dient auch als Instrument zur Messung der Projektleistung anhand von Leistungsindikatoren (KPIs), zur Sicherstellung der Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen und zur Aufrechterhaltung der Anpassungsfähigkeit und guten Kommunikation.
Lies auch: Wie man eine Projektrentabilitätsanalyse durchführt
Welches sind die wichtigsten Komponenten eines effektiven Projektüberwachungsprozesses?
Festlegung von Projektmeilensteinen und -zielen
- Festlegung von SMART-Zielen - spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden. Diese Ziele bieten einen klaren Fahrplan für das Projektteam und messen den Erfolg.
- Abstimmung der Projektziele auf die Organisation - Stelle eine enge Verbindung zwischen den Projektzielen und den übergeordneten Unternehmenszielen her, um die erfolgreiche Durchführung des Projekts zu gewährleisten. Durch diese Abstimmung wird sichergestellt, dass das Projekt einen sinnvollen Beitrag zur Organisation leistet.
Ausarbeitung eines Projektüberwachungsplans
- Umfassender Überwachungsplan - Beginne die Planungsphase, indem du einen detaillierten Projektüberwachungsplan mit spezifischen Schritten, Aktivitäten und Zeitvorgaben aufstellst. Dieser Plan dient als Fahrplan für die Projektüberwachung und unterstützt die Projektmanager bei der Kontrolle.
- Identifying KPIs – Select relevant KPIs for the project objectives. These measurable indicators help evaluate the actual progress and the project’s success.
Read also: How to create a project timeline
Datenerhebung und -analyse
- Methods and tools – Implement methods and project monitoring tools to review project status. This may include, for example, regular status meetings, purchasing project management software, and running surveys to capture data.
- Analyzing data – Employ the necessary analytical processes to interpret collected data. This analysis not only evaluates performance against KPIs but also identifies trends, potential risks, and areas for improvement.
Berichterstattung und Kommunikation
- Clear and concise project management reports – Develop project monitoring reports that are clear, concise, and tailored to the needs of the stakeholders.
- Robust communication – Maintain effective communication channels for sharing project performance information with stakeholders. Open communication fosters transparency and trust among stakeholders and team members.
These components collectively form the foundation of an effective project monitoring system.
Wie man einen Projektüberwachungsplan erstellt
Die Erstellung eines Überwachungs- und Kontrollplans für das Projektmanagement ist unerlässlich. Er garantiert, dass dein Projekt auf Kurs bleibt und die Ziele erreicht werden.
Dieser Leitfaden hilft dir Schritt für Schritt bei der Entwicklung eines effektiven Projektüberwachungsplans:
- Definiere die Ziele des Projekts
Wie definierst du den Erfolg deines Projekts? Formuliere die Projektziele und Ergebnisse klar. Stell dir vor, wie Erfolg für dein Projekt aussieht, damit du eine Grundlage für das Monitoring und den Kontrollprozess schaffen kannst.
- Identify the key performance indicators (KPIs)
Determine the KPIs that align with the project’s goals. These could include time, cost, quality, scope creep, and other relevant factors.
- Establish metrics
After identifying all the tasks and KPIs, set metrics for each point. This serves as a reference point for measuring progress and variations in general throughout the project life cycle.
- Define monitoring methods and tools
Choose the methods and tools for monitoring the project’s progress. This may include methods like regular status meetings and progress project reports, and tools, including a time tracking app or your project management software.
- Determine the frequency of monitoring and control
Usually, project managers monitor their projects on a daily basis. However, a standardised control phase will may vary based on project timelines, complexity, and the criticality of certain tasks. Regular, monitoring and control phase ensures that issues are identified promptly.
- Distribute responsibilities
A project manager would usually assign roles and responsibilities for the entire project monitoring process. Designate individuals or teams responsible for tracking specific KPIs and reporting on progress.
- Integriertes Risikomanagement
Wenn du ein Projektüberwachungsverfahren einführst, solltest du das Risikomanagement in den Überwachungsplan integrieren. Ermittle potenzielle Risiken, entwickle Strategien zur Risikominderung und lege ein Verfahren zur Überwachung und Behandlung auftretender Risiken fest.
- Definiere einen Prozess für den Umgang mit Änderungen
Definiere einen Projektkontrollprozess für die Verwaltung von Änderungen am Projektumfang, Zeitplan oder Budget. Eine wirksame Änderungskontrolle ist entscheidend für die Minimierung von Projektrisiken.
- Implement space for continuous improvement
Create mechanisms for capturing lessons learned throughout the project. Regularly review monitoring and controlling data to identify areas for improvement.
- Review and update the plan as needed
A project monitoring plan is a dynamic document. Regularly review and update the plan as the project progresses.
Bewährte Verfahren für die Projektüberwachung und -steuerung
Regular monitoring and evaluation
- Importance of continuous monitoring throughout the project lifecycle
Es ist wichtig, die Bedeutung einer kontinuierlichen Überwachung während des gesamten Projektlebenszyklus hervorzuheben. Eine regelmäßige Überwachung gewährleistet die Erkennung von Problemen und erleichtert eine proaktive Entscheidungsfindung.
- Durchführung regelmäßiger Bewertungen für Abhilfemaßnahmen
Regelmäßige Bewertungen helfen bei der Beurteilung der Projektleistung. Nutze die Ergebnisse der Bewertungen, um den Projektverlauf zu optimieren. Überprüfe und aktualisiere den Überwachungsplan regelmäßig auf der Grundlage des Projektfortschritts und der Änderungen des Umfangs.
Verfolgung und Berichterstattung in Echtzeit
- Utilizing project management software for real-time tracking
Take preference for a tool with real-time tracking features and implement project management tools that offer these capabilities. These tools provide instant visibility into project status, enabling proactive decision-making.
- Automated reporting for efficient communication
Define clear reporting protocols, including the frequency and format of project monitoring reports. Reports should be concise, highlighting key metrics and explaining any deviations from the original plan.
- Implementing risk management strategies
Integrate risk management into the monitoring process. Identify potential risks, and develop mitigation plans.
Engagement der Interessengruppen
- Einbindung von Interessengruppen in die Projektüberwachung
Beziehe die Beteiligten aktiv in die Projektüberwachung ein. Deine Beteiligung gewährleistet die Übereinstimmung mit den Projektzielen.
- Eingehen auf Bedenken und Rückmeldungen von Interessengruppen
Foster transparent communication within the project team and with stakeholders. Regularly share project status updates, challenges, and successes to maintain a collaborative environment.
Techniken der Projektüberwachung
Monitoring a project involves employing various techniques. These are the most commonly used.
Gantt-Diagramme
Charts that visually depict project schedules, all the tasks, and dependencies. They serve as effective tools for tracking project tasks and progress, identifying blockages, and managing timelines.
Wichtige Leistungsindikatoren (KPIs)
Messbare Metriken werden verwendet, um die Projektleistung objektiv zu beurteilen. Sie bieten quantitative Daten zur Bewertung des Fortschritts und zum Aufzeigen von Bereichen, die verbessert werden müssen.
Earned Value Management (EVM)
Integriert Projektkosten, Projektzeitplan und Leistungsdaten zur Bewertung des Projektfortschritts an einer Stelle. Durch den Vergleich von geplanten und tatsächlichen Leistungen werden Prognosen für die Projektergebnisse ermittelt.
Risk Assessment Matrix
Risk Assessment Matrix aids in the identification, prioritization, and ongoing monitoring of project risks. These matrices assign probabilities and impacts to risks, enabling proactive risk management.
Milestone Tracking
Enables project managers to monitor progress and ensure completion in time of key deliverables. This technique ensures that the project stays on its pre-defined path.
Lies auch: Beispiele von Meilensteinen im Projektmanagement
Methode des kritischen Pfades (CPM)
It breaks down the project into different progress phases using charts. The critical path is the longest sequence of tasks that need to be completed before the project concludes.
Project monitoring tools
Project monitoring software is crucial for keeping projects on track and ensuring efficient collaboration. Here’s an overview of some popular options and a comparison of their features.
Please note: For manual project monitoring, use the free Excel task tracker template.
EARLY: Track time in the most effortless, smart, and secure way
EARLY is a project time tracker that allows you to easily monitor project progress, identify bottlenecks, allocate resources efficiently, and ensure your projects stay on schedule and within budget.
- Automatic time tracking: Fill in your time sheets automatically based on app usage, visited websites and scheduled calendar events.
- Erfassung der abrechenbaren Stunden: Berechne automatisch die abrechenbaren Stunden auf der Grundlage von Stundensätzen und Arbeitsstunden.
- Produktivitäts-Tracker: Verfolge die Produktivität deines Teams, indem du verfolgst, wie viel Zeit für jede Aufgabe aufgewendet wird. Erkenne zeitraubende Aktivitäten und verlagere Ressourcen auf umsatzsteigernde Aufgaben.
- Einfaches System zur Zeiterfassung: Erstelle deine Zeiterfassungsbögen mit einem einzigen Klick!
- Integrationen mit führenden Projektmanagement-Tools, z. B. Jira, Asana, ClickUp und anderen.
- Optionale Zeiterfassungshardware, um die Zeiterfassung zu fördern. Ein physischer Tracker ist ein 8-seitiger Würfel. Du kannst ihm über 1.000 Aktivitäten zuweisen und ihn umdrehen, um die Zeit deiner Aktivität zu erfassen. Du kannst ihn mit Aufklebern und Stiften personalisieren und die Zeit mit einem einfachen Wurf erfassen.
- Budget monitoring: Monitor your project budgets automatically and receive alerts when you are approaching a limit.
"Meine Zeit, die ich für umsatzfördernde Projekte aufbringe, hat sich um ~10 % pro Woche erhöht und die Zeit in Meetings hat sich um etwa 1-2 Meetings pro Woche verringert." - Angela Morisette, SVP Business Operations bei Scratch Financial
Trello
Trello is a widely used visual collaboration tool that organizes projects into boards. It is one of the best work prioritization tools that uses cards and boards to track project tasks and progress.
- Intuitive Kanban-style interface
- Customizable boards and lists
- Task assignment and due dates
- Integration with various third-party apps
Asana
Asana is a project management tool that helps teams organize and track work. It offers features for task management, collaboration, and project tracking.
- Task assignments and due dates
- Zeitpläne und Kalender für Projekte
- Werkzeuge für Kommunikation und Zusammenarbeit
- Integration mit anderen Produktivitätsanwendungen
- Geeignet für große und kleine Teams
Lies auch: Wie man die Zeit in Asana erfasst
Jira
Jira is a powerful project management and issue-tracking tool widely used in software development projects.
- Agiles Projektmanagement
- Anpassbare Arbeitsabläufe
- Erweiterte Berichte und Analysen
- Integration with development tools
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Monday.com
Monday.com is a platform that powers teams to run projects and workflows with confidence.
- Customizable boards and views
- Automatisierung der Arbeit
- Tools für Zusammenarbeit und Kommunikation
- Integration mit beliebten Anwendungen und Diensten
TIPP: Entdecke den besten Zeiterfasser von Monday.com
ClickUp
ClickUp ist eine umfassende Projektmanagement-Softwareplattform, die eine breite Palette von Funktionen für Aufgabenmanagement, Zusammenarbeit und Produktivität bietet.
- Anpassbare Arbeitsbereiche und Ansichten
- Aufgabenverwaltung mit Fälligkeitsdaten und Prioritäten
- Intuitive Berichterstattung
- Integrations with various third-party apps
Read also: Time tracking in ClickUp
Fazit
Effective project monitoring, a critical aspect of project execution, is essential for project success. Project managers play a key role in this, especially during the monitoring and control phase, where continuous evaluation is crucial. Project monitoring refers to the ongoing commitment of vigilance, adaptability, and technology utilization to anticipate issues and address problems promptly.
Technology emerges as a vital “ingredient” for successful project management in real-life scenarios. It ensures projects meet goals and adapt to changing conditions, preventing failures, delays, and budget overruns.
To enhance project monitoring, organizations and managers must embrace technology for real-time insights, employing time-tracking tools. Transparent communication among stakeholders and team members fosters active engagement throughout the project.
Project monitoring is not merely a task but a mindset, continually seeking improvement opportunities. This mindset ensures projects navigate challenges, adapt to changes, and ultimately succeed in fulfilling their objectives.
TIP: Learn how a PMP certification might be useful for your PM skills.
FAQ
How can project monitoring and controlling help in stakeholder engagement?
Project monitoring enhances stakeholder engagement by allowing for transparency and collaboration. It enables real-time communication, addressing stakeholder concerns as quickly as possible and facilitating their active involvement in the project’s dynamics.
How do real-time tracking and reporting benefit project monitoring?
Time tracking in real-time and reporting significantly contribute to successful project execution, monitoring, and controlling by providing immediate insights into the project’s dynamics.
With up-to-the-minute data, decision-makers such as project managers can make informed decisions, assign resources best, and proactively address challenges.
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