Deine Projektmanagement-Checkliste [Vorlage]
Als Projektleiter stehst du vor vielen Herausforderungen. Du musst nicht nur dafür sorgen, dass jedes Projekt reibungslos abläuft, sondern auch das Team anfeuern und mit den Beteiligten verhandeln.
This means that, while in charge of this position, you need to be involved in everything.
Your project and team need your guidance and decision-making to achieve the required goal with amazing success.
Managing projects is not always smooth sailing due to the many factors that impact the projects greatly.
Throughout this article, you’ll discover everything behind the concept of the project management checklist.
You’ll also get tips to make your checklist, a template to guide you, and some frequently asked questions about this topic.
What is a project management checklist?
Eine Projektmanagement-Checkliste ist ein Dokument, das zur Verfolgung eines Projekts verwendet wird und alle Aufgaben, Fristen, Ressourcen, den Status und die Projektziele enthält.
Die Checkliste für das Projektmanagement von Missionen stellt sicher, dass du keinen Schritt vergisst und nichts übersiehst.
Das hilft dir, konzentriert zu bleiben und den Überblick zu behalten. Außerdem ist es eine großartige Möglichkeit, keine Zeit und Ressourcen zu verschwenden, da du Punkte zur Liste hinzufügen oder deine eigenen ergänzen kannst.
Natürlich muss jede Checkliste, um zu funktionieren, sehr klar, prägnant und übersichtlich sein, nicht nur für dich, sondern auch für dein Team, das vom Projektleiter angeleitet werden muss. Das bedeutet jedoch nicht, dass jede Checkliste unfehlbar ist. Sie muss gelegentlich zum Wohle des Projekts selbst überprüft werden.
So, if you want a little help creating a useful project management checklist, keep reading our blog.
Lies auch: Die Projektmanagementberichte
Why is it important to have a project management checklist?
Mithilfe der Projektmanagement-Checkliste kannst du endlich den Überblick über alle Aufgaben, Termine, Sitzungen, Ressourcen und Ziele behalten.
Es gibt auch viele Gründe, warum du dich mit dieser vorteilhaften Technik beschäftigen solltest:
Sich jeder Verantwortung bewusst
A checklist will keep you focused on every action that relates to the project, your team, and the stakeholders.
Du bleibst immer auf dem Laufenden über alle Beteiligten und ihre Aufgaben.
Klarer Blick auf das große Ganze
Mit einer Checkliste kannst du endlich sehen, was zuerst deine Aufmerksamkeit braucht und was du an dein Team delegieren kannst.
Sie zeigt dir auch die Dringlichkeit dieser Aufgaben und hilft dir, sie zu priorisieren.
Erfahre, wie die 4 D des Zeitmanagements die Effizienz deiner Projekte steigern können.
Minimiert Risiken
Eine Checkliste ist ein hervorragendes Hilfsmittel für jeden Risikomanagementplan eines Projekts. Mit der aktiven Hilfe der Checkliste kannst du zehn Schritte vor der Fertigstellung eines Projekts denken. Und da du dir viele Gedanken gemacht hast, wirst du die Risiken eines jeden Projekts erheblich reduzieren.
Lies unseren Leitfaden und erfahre alles über das Risikomanagement von Projekten: was es ist, welche Arten von Risiken es gibt und wie man sie bewältigt.
Efficiency in managing resource
Da du mit deiner Checkliste alles abgestimmt und vorbereitet hast, werden alle Aufgaben effizient vorbereitet und delegiert, so dass alles reibungslos auf die Dauer und den Abschluss des Projekts hinläuft.
Möchtest du wissen, was der Unterschied zwischen Effizienz und Produktivität ist?
How to create a project management checklist
Als Projektmanager braucht man viel Energie und Zeit, aber eine Checkliste ist ein perfektes Instrument, um alle Aufgaben und Aktionen, die für ein bestimmtes Projekt erforderlich sind, zu zentralisieren.
Im Folgenden findest du die zehn Grundlagen für jedes erfolgreiche Projekt:
- Projektforschung - Wer in ein Projekt investieren will, muss auch in die Forschung investieren. Es ist wichtig, sich mit allen Begriffen, Fakten und Zahlen vertraut zu machen;
- Verstehe deine Stakeholder - Du musst die Interessen und Vorlieben deiner Stakeholder kennen, damit du dein Projekt reibungslos durchführen kannst;
- Erkenne deine Rolle - Im Rahmen eines Projekts musst du deine Rolle kennen und wissen, was du damit anfangen kannst;
- Envision your project and establish goals – Envision your goal, work hard towards its achievement, and bring along your team. Also, set achievable goals that are in sync with your resources, and discuss them with your stakeholders;
- Create a project plan – To achieve success with your project, you should have a document with the project’s goals, objectives, vision, and deadlines. It also defines all the activities and tasks that must be pursued;
TIP: To help you with this, you can use one of the best productivity planners. If you don’t know what is and how to use a planner, you might be interested in our blog.
- Define your budget – Another project manager’s responsibility. It would help you greatly if you have an estimated budget needed for its completion. This is the priority element to take care of to avoid discrepancies, although it stands as a big challenge for a project manager. You should also determine which costs and direct and indirect since it will also help you in calculations;
- Resource assignment – You must reflect on the tasks ahead and allocate them to the available resources that present the skill set for each task. There’s also equipment, production material, and software that needs to be distributed among the entire team;
- Erstelle einen Zeitmanagementplan - Um alle Aufgaben und Fristen einhalten zu können, ist es wichtig, dass du einen Zeitplan erstellst, der für alle Beteiligten passt. Natürlich dient er auch als Hilfsmittel, um alles zu kontrollieren und auf Kurs zu halten. TIPP: Es ist auch eine gute Idee, Meilensteine für das Projektmanagement zu definieren, um sicherzustellen, dass du auf dem richtigen Weg bist;
- Kommunikationsplan für die Projektleitung - Ein Projekt, an dem viele Menschen beteiligt sind, braucht ein verbessertes Kommunikationssystem. Dieses Element ist der Schlüssel für die Entwicklung und den Erfolg eines jeden Projekts, unabhängig von den Ressourcen oder der Größe des Teams;
- Risikomanagementplan - Manchmal kommt es zu unvorhersehbaren Ereignissen, die für ein Projekt katastrophale Folgen haben können. Ein Risikomanagementplan stellt sicher, dass jeder Fehler vorhergesagt und berücksichtigt werden kann. Er kann die Auswirkungen möglicher Risiken durch deren Identifizierung und Wahrscheinlichkeitsberechnung verringern.
Wusstest du, dass Risikomanagement eine entscheidende Fähigkeit für einen PM ist? In unserem Beitrag findest du die wichtigsten Projektmanagement-Fähigkeiten, die du benötigst.
Tips for creating a project management checklist
Auch wenn eine Checkliste auf den ersten Blick einfach zu erstellen ist, stellt sie bei einem großen Projekt eine Herausforderung dar.
Trotz einiger offensichtlicher Hindernisse gibt es einige Tipps, die für Sie als Projektleiter nützlich sein können:
- Klare und prägnante Kommunikation mit allen Beteiligten;
- Setze dir klare und erreichbare Ziele;
- Evaluierung und Auswahl der richtigen Instrumente zur Überwachung des Projektfortschritts;
- Arbeite mit einem zuverlässigen und flexiblen Team zusammen, das deine Vorstellungen teilt;
- Fördere dein Team und halte es motiviert.
Projektmanagement Checkliste Vorlage
| Name des Projekts | Projektleiter |
| Datum des Beginns | Datum des Endes |
| Aufgabe abgeschlossen | Beschreibung der Aufgabe | Zugewiesen an | Start | Fällig | Status | Priorität | Budget | Anmerkungen |
| Landing Page | Ben S. | 01/12 | 15/01 | Validierung steht noch aus | Hoch | $500 | K.A. | |
Following this template, you’re able to see that there are many elements implied in the project management checklist. Of course, it’s your choice if you want to stick to a template or if you want to do it on your own.
Every project has its specific character; you may need to add or take some things off this checklist.
The important message is that you’ll benefit from this technique and succeed in your project more efficiently.
In this example, it’s good to start a document with the name of the project and the project manager, along with the start and end date of the project.
In this example, you can see a typical task, where you define if it’s completed or not, its description, and who was assigned. Then you complete the start and due date, along with the status, priority, budget, and possible notes.
From then on, you’ll have everything centralized on one document where you can monitor the process and keep up with all the different tasks.
Fazit
It’s upon the consideration of every aspect concerning the project management checklist that we’re able to realize its importance to every project.
Every direct or indirect aspect impacts the project’s success, even if it’s your team, the tasks required, or even your role as a project manager.
As a recap of this article, it’s important to recognize what part you play and what context you’re in. But also, you need to guide and hype your team to share the same vision and, subsequently, achieve the goals you designed in your plan.
FAQ
Ist Projektmanagement notwendig?
Yes, it is. Project management is necessary and, at the moment, imperative for a fruitful project. With the guidance of the project manager, the team and project itself are on track, working on the common goal.
You’ll be able to save time and money, enhance the working process, improve quick decision-making, and consequently, reach success on project completion.
Was ist die Projektüberwachung im Projektmanagement?
As a new project begins, it also does project monitoring after the initiation, planning, and execution.
This monitoring process entails the project manager tracking the project’s metrics, progress, and following tasks.
The goal is to ensure that every deadline is met and that everything is running up to speed to complete this project in time.