Umgang mit Mitarbeitern, die sich über ihre Arbeitsbelastung beschweren
Wenn du ein Manager bist oder eine Führungsposition in einem Team innehast, sind Kollegen oder Mitarbeiter, die sich über die Arbeitsbelastung beschweren, kein neues Szenario für dich.
Im Umgang mit Menschen in diesem Kontext, insbesondere wenn sie ein toxisches oder destruktives Verhalten zeigen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, mit der Situation umzugehen.
Erleichtere deinem Team die Arbeit
Erfasse die jedem Kunden, Projekt und jeder Aktivität zugewiesene Zeit, um die Arbeitsbelastung deines Teams zu verringern.
Als Führungskraft, die mit Teammitgliedern zu tun hat, die sich über ihre Arbeitsbelastung beschweren, solltest du die Anzeichen nicht ignorieren.
Die Auswirkungen, die chronische Nörgler auf die Unternehmenskultur und die allgemeine Stimmung haben, können ziemlich schädlich sein, und es ist unglaublich wichtig, so schnell wie möglich an der Lösung der Probleme zu arbeiten.
So gehst du mit Mitarbeitern um, die sich über die Arbeitsbelastung beschweren
Dein Hauptziel als gute Führungskraft sollte darin bestehen, sicherzustellen, dass jeder Mitarbeitende die nötigen Werkzeuge und Ressourcen hat, um die Arbeit effektiv und effizient zu erledigen - und gleichzeitig eine gesunde Work-Life-Balance sowie ein gutes Verhältnis unter den den Kollegen gefördert wird.
Wenn du mit Mitarbeitenden zu tun hast, die sich über die Arbeitsbelastung beschweren oder ihr Arbeitsumfeld nicht mögen und ihre Unzufriedenheit offen äußern, gibt es einige Dinge, die du und das Unternehmen tun können, um das Problem zu lösen.
1. Höre dir die unzufriedenen Mitarbeiter an und registriere die Beschwerden
Die goldene Regel ist es, diese Probleme anzusprechen, sobald sie sich bemerkbar machen. Damit zeigst du deinem Team, dass du dir der Situation bewusst bist und die von ihnen geäußerten Sorgen oder Vorwürfe ernst nimmst.
In diesen Zeiten ist es wichtiger denn je, die Unternehmenskultur zu pflegen, aber auch neu zu bewerten.
Manche Menschen werden zu chronischen Nörglern, weil sie glauben, dass man ihnen nicht zuhört oder sie nicht berücksichtigt. Es besteht die Möglichkeit, dass der negative Kommentar so lange wiederholt wird, bis jemand zuhört und bestätigt, was sie sagen.
In der Regel ist genau das es, wonach die Beschwerdeführenden suchen. Den Mitarbeitenden zuzuhören bedeutet auch, Empathie für das zu zeigen, womit sie gerade umgehen müssen.
Ein einfaches „Ich verstehe, wie du dich fühlst“ kann wahre Wunder für das Arbeitsklima bewirken und ist eine Möglichkeit, deine Mitarbeitenden wieder zu mehr Produktivität zu motivieren.
Wenn das nicht funktioniert, analysiere die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter und prüfe, ob sie überlastet sind.
2. Sei ansprechbar und begrüße die Beiträge der Mitarbeitenden
Indem du für dein Team ansprechbar bist, zeigst du ihm, dass offenes Feedback willkommen ist und es keine Angst vor Vergeltungsmaßnahmen haben muss.
Es ist wichtig, den Zustand eines toxischen Arbeitsumfelds zu bekämpfen, den viele Unternehmen heutzutage leider immer noch pflegen.
Viele Menschen haben Angst, ihre Probleme "laut" oder über die richtigen Kanäle zu besprechen. Also ziehen sie es vor, ihre negative Einstellung zu verbreiten. Manchmal sind diese Gefühle berechtigt, aber in anderen Fällen kann das Gerede so schlimm sein wie eine Grippe und alle anderen anstecken.
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Erfasse die jedem Kunden, Projekt und jeder Aktivität zugewiesene Zeit, um die Arbeitsbelastung deines Teams zu verringern.
Auch hier ist es wichtig, Einfühlungsvermögen und Verständnis zu zeigen, um eine konstruktive Diskussion zu eröffnen. Wenn du mit der beschwerdeführenden Partei sprichst, gehe konkret auf ihr negatives Verhalten ein und darauf, wie es die Arbeitsmoral und die Produktivität des Teams beeinträchtigt.
Hilf diesem Teammitglied zu verstehen, wie seine Karriere profitieren würde, wenn es an seiner Einstellung arbeiten würde, und schlage ihm Wege vor, wie es sein Verhalten korrigieren könnte.
In welchen Bereichen besteht für diese Person Verbesserungsbedarf? Fühlt sich die Person durch die hohe Arbeitsbelastung oder die hypothetische zusätzliche Arbeit, die entstanden ist, überfordert? Versteht der Mitarbeiter, dass diese zusätzlichen Aufgaben vielleicht nur vorübergehend sind und aus nicht häufigen Situationen resultieren?
Die Art und Weise, wie sie diese Fragen beantworten, wird aufschlussreich sein. Toxische Arbeitnehmer sollten nicht den Tag oder die Arbeitserfahrung aller anderen ruinieren dürfen.
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3. Halte eine offene Kommunikation mit dem beschwerdeführenden Mitarbeiter aufrecht
Diese Kommunikation muss sich in einem perfekten Gleichgewicht befinden, wobei die Person nicht ignoriert, aber auch nicht völlig beschwichtigt werden darf, da dies einen schlechten Präzedenzfall schafft.
Sobald die negativen Kommentare ihre unvermeidlichen negativen Folgen haben, solltest du sie nicht ignorieren und die Gespräche nicht nur auf die jährlichen Leistungsbeurteilungen der Mitarbeiter beschränken.
Diese Gespräche sind auch eine Gelegenheit, dem Mitarbeiter mitzuteilen, dass er der allgemeinen Stimmung und Kultur am Arbeitsplatz schadet und dass sein negatives Verhalten "kontrolliert" werden sollte, während das Problem gelöst wird.
Bedenke jedoch, dass manche Menschen einfach auf negative und giftige Weise kommunizieren. Es ist wichtig zu erkennen, dass dies nicht unbedingt bedeutet, dass der Mitarbeiter unglücklich ist oder dass du etwas an den Unternehmenswerten ändern musst, um ihn oder sie zu besänftigen. Leider kann dieses Temperament ein Symptom für ein größeres Problem des Mitarbeiters sein.
Ein weiterer wichtiger Punkt, der manchmal übersehen wird, ist, dass du deine Mitarbeiter über das richtige Verfahren und die richtigen Kanäle informierst, falls sie eine Beschwerde einreichen möchten.
Eine ehrliche Diskussion über dieses Thema wird deinen Mitarbeitern helfen, sich geschätzt und gehört zu fühlen. Auch hier ist Einfühlungsvermögen der Schlüssel. Wenn neue Richtlinien oder Verfahren eingeführt werden sollen, die deine Mitarbeiter betreffen, solltest du sie auch um ihr Feedback bitten.
4. Versuch, eine Lösung zu finden
Es gibt viele Fälle, in denen Arbeitnehmer, die sich über ihre Arbeitsbelastung beschweren, ein berechtigtes Interesse an ihrer Arbeitsbelastung haben und auch in der Lage sind, eine praktikable Lösung zu präsentieren.
Wir kommen noch einmal auf die Bedeutung eines offenen Kommunikationskanals zurück. Vielleicht übernimmt der beschwerdeführende Mitarbeiter die Arbeitslast eines Kollegen, der das Unternehmen verlassen hat, und auch wenn es sich um eine vorübergehende Situation handelt, kann dies für seine tägliche oder wöchentliche Routine zu viel sein.
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Die unzähligen Gründe, die die Beschwerden über die Arbeitsbelastung erklären können, können auch die Quelle von Lösungen für das Problem sein. Stelle Fragen wie: "Wie würdest du das Problem lösen?", "Wie könnte man deiner Meinung nach die Dinge verbessern?" oder "Was würdest du anders machen?". Die Wahrheit ist, dass die Person, die ihre Beschwerde ernst nimmt, vielleicht einige gute Ideen und Lösungen hat.
Die Zeiterfassung ist praktisch, um herauszufinden, ob und wie die Mitarbeiter eine unausgewogene Arbeitsbelastung erfahren. Wir können Engpässe und potenzielle zeitraubende Aufgaben aufdecken, indem wir die für jeden Kunden, jedes Projekt und jede Tätigkeit aufgewendete Zeit erfassen.
In einem offenen Dialog, in dem versucht wird, Lösungen zu finden, kannst du als Führungskraft vielleicht auch eine andere Perspektive auf die Situation einbringen.
Es gibt Fälle, in denen das Problem größer ist, als du es allein lösen kannst – zum Beispiel, wenn es um eine Unternehmensrichtlinie geht.
Wenn das Problem des Mitarbeiters etwas in dieser Art betrifft, kannst du ihnen helfen, die Situation aus einer anderen Perspektive zu betrachten. Wenn sie weiterhin an ihrer Meinung festhalten, kannst du ihre Bedenken an die entsprechenden Stellen weiterleiten, und wahrscheinlich wird die Stimmung am Arbeitsplatz nach diesem Gespräch besser werden.
5. Verstehen, wann genug ist und es Zeit ist, das Problem zu eskalieren
Von deiner Position als Teamleiter aus musst du möglicherweise erkennen, dass es an der Zeit ist, das Problem an die Personalabteilung weiterzuleiten, wenn der Dialog nicht ausreicht oder du keine Lösung finden kannst.
Wenn dies passiert, solltest du eine Aufzeichnung darüber haben, wann du mit dem Mitarbeiter gesprochen hast, was das Gespräch ausgelöst hat, was sie gesagt haben, was du gesagt hast und welche Versuche unternommen wurden, um eine Lösung zu finden.
Die Personalabteilung oder das Team kann die Dinge ein wenig weiter treiben und versuchen, den Kern der Beschwerde herauszufinden und dann mit dem Vorgesetzten zusammenzuarbeiten, um eine Lösung zu finden, wenn dies überhaupt möglich ist. Der Schlüssel liegt darin, zu wissen, wie man jede Situation auf die richtige Art und Weise angeht.
Fazit
Der Umgang mit Mitarbeitern, die sich über ihre Arbeitsbelastung beschweren, erfordert eine differenzierte Leistung des Teamleiters oder/und der Führungskraft und der Personalabteilung. Diese Schritte oder Tipps sollten als Grundlage für die Entwicklung eines Arbeitssystems dienen, das dazu beiträgt, derartige Situationen am Arbeitsplatz zu vermeiden.
Ein fairer Arbeitsplatz, der auf Gleichheit, Teamarbeit und Leistung beruht, ist immer das ideale Szenario. Das Ziel sollte immer eine tiefe Rücksichtnahme und ein Verständnis für die Mitarbeiter und ihre Fähigkeiten sein, damit Beschwerden und ihre mögliche Toxizität im Büro keine Wurzeln schlagen. Sei es physisch oder virtuell.
Als Führungskraft solltest du bei solchen Situationen nicht passiv bleiben und die Gefühle oder Aussagen der beschwerdeführenden Mitarbeitenden nicht abtun. Eine herablassende Haltung gegenüber dem Problem senkt nur die Moral und erhöht die Fluktuation im Team.
Die Tatsache ist jedoch, dass viele dieser Situationen bereits in der Rekrutierungsphase oder zumindest in den ersten Wochen der Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters eingedämmt werden können.
Nutze das Mitarbeitenden-Handbuch und das Unternehmenshandbuch sinnvoll. Jede Mitarbeitende sollte bei der Einstellung ein Exemplar erhalten, und dies sollte auch Teil der laufenden Schulungen sein. Es dient nicht nur als grundlegender Leitfaden für neue Mitarbeitende, sondern verschafft dem Unternehmen auch eine gewisse Handhabe.
Wenn ein Mitarbeitender aufgrund von störendem Verhalten gerügt, verwarnt oder gekündigt werden muss, zeigt das Handbuch klar auf, was erlaubt, nicht erlaubt und empfohlen ist. Unternehmensrichtlinien und Werte müssen in diesen Dokumenten eindeutig festgehalten sein. Stelle sicher, dass klare Regeln zu Verhalten am Arbeitsplatz, Leistung und Disziplin festgelegt sind.
Eine weitere interessante Strategie kann bereits im Vorstellungsgespräch umgesetzt werden. Zusätzlich zu den traditionellen Fragen können einige verhaltensorientierte Fragen helfen, mehr über die Persönlichkeit der Kandidaten zu erfahren.
Warum nicht Fragen dazu stellen, wie sie mit Problemen oder Meinungsverschiedenheiten mit Kolleginnen umgehen, wie sie Herausforderungen lösen oder wie sie in Krisensituationen reagieren würden? Die Antworten auf diese Fragen können dir helfen einzuschätzen, ob ein Kandidat gut für die Stelle geeignet ist.
Probleme im Umgang mit Menschen können durch gute Fähigkeiten im Umgang mit Menschen gelöst werden.
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