Umgang mit Mitarbeitern, die sich über ihre Arbeitsbelastung beschweren

Autorin: Madalina Roman

Wenn du ein Manager bist oder eine Führungsposition in einem Team innehast, sind Kollegen oder Mitarbeiter, die sich über die Arbeitsbelastung beschweren, kein neues Szenario für dich.

Im Umgang mit Menschen in diesem Kontext, insbesondere wenn sie ein toxisches oder destruktives Verhalten zeigen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, mit der Situation umzugehen.

Erleichtere deinem Team die Arbeit

Erfasse die jedem Kunden, Projekt und jeder Aktivität zugewiesene Zeit, um die Arbeitsbelastung deines Teams zu verringern.

Als Führungskraft, die mit Teammitgliedern zu tun hat, die sich über ihre Arbeitsbelastung beschweren, solltest du die Anzeichen nicht ignorieren.

Die Auswirkungen, die chronische Nörgler auf die Unternehmenskultur und die allgemeine Stimmung haben, können ziemlich schädlich sein, und es ist unglaublich wichtig, so schnell wie möglich an der Lösung der Probleme zu arbeiten.

So gehst du mit Mitarbeitern um, die sich über die Arbeitsbelastung beschweren

Dein Hauptziel als guter Manager, der du sein möchtest, ist es, sicherzustellen, dass jeder einzelne Mitarbeitende die nötigen Werkzeuge und Ressourcen hat, um die Arbeit effektiv und effizient zu erledigen, und das, während du eine gesunde Work-Life-Balance sowie ein gutes Verhältnis zwischen den Kolleg:innen förderst.

Wenn du mit Mitarbeitenden zu tun hast, die sich über die Arbeitsbelastung beschweren oder ihr Arbeitsumfeld nicht mögen und ihre Unzufriedenheit offen äußern, gibt es einige Dinge, die du und das Unternehmen tun können, um das Problem zu lösen.

Arbeitnehmer beschweren sich, dass ihre Arbeit tatsächlich zunimmt

1. Höre dir die unzufriedenen Mitarbeiter an und registriere die Beschwerden

Die goldene Regel ist es, diese Probleme anzusprechen, sobald sie sich bemerkbar machen. Damit zeigst du deinem Team, dass du dir der Situation bewusst bist und die von ihnen geäußerten Sorgen oder Vorwürfe ernst nimmst.

In diesen Zeiten ist es wichtiger denn je, die Unternehmenskultur zu pflegen, aber auch neu zu bewerten.

Manche Menschen werden zu chronischen Nörglern, weil sie glauben, dass man ihnen nicht zuhört oder sie nicht berücksichtigt. Es besteht die Möglichkeit, dass der negative Kommentar so lange wiederholt wird, bis jemand zuhört und bestätigt, was sie sagen.

Usually, it’s exactly what the complainers are looking for. Listening to the complaining employees also includes demonstrating empathy for what they’re handling.

Ein einfaches "Ich verstehe, wie du dich fühlst" kann Wunder für die Gesundheit des Arbeitsumfelds bewirken und ist eine Möglichkeit, deine Mitarbeiter zu motivieren, wieder produktiver zu sein.

If it doesn’t work, analyze employee workload and see if they are work overloaded.

2. Sei ansprechbar und begrüße den Beitrag des/der Mitarbeiter(s)

You want to avoid those hushed and hidden conversations by the coffee maker, and by making yourself approachable to your team, you’re telling them that open feedback is welcomed and they don’t need to worry about retaliation.

It’s important to fight the toxic work environment state of mind that, unfortunately, a lot of companies still cater to these days.

A lot of people are afraid to discuss their issues “out loud” or through the proper channels. So, they choose to spread their negativity around. Sometimes these feelings are valid, but in other instances, the talk can be as bad as the flu, infecting everyone else.

Erleichtere deinem Team die Arbeit

Erfasse die jedem Kunden, Projekt und jeder Aktivität zugewiesene Zeit, um die Arbeitsbelastung deines Teams zu verringern.

Again, showing empathy and understanding is crucial to open a constructive discussion. When you talk to the complaining party, be specific about their negative behaviors and how they affect workplace morale and the team’s productivity.

Hilf diesem Teammitglied zu verstehen, wie seine Karriere profitieren würde, wenn es an seiner Einstellung arbeiten würde, und schlage ihm Wege vor, wie es sein Verhalten korrigieren könnte.

In welchen Bereichen besteht für diese Person Verbesserungsbedarf? Fühlt sich die Person durch die hohe Arbeitsbelastung oder die hypothetische zusätzliche Arbeit, die entstanden ist, überfordert? Versteht der Mitarbeiter, dass diese zusätzlichen Aufgaben vielleicht nur vorübergehend sind und aus nicht häufigen Situationen resultieren?

Die Art und Weise, wie sie diese Fragen beantworten, wird aufschlussreich sein. Toxische Arbeitnehmer sollten nicht den Tag oder die Arbeitserfahrung aller anderen ruinieren dürfen.

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die Arbeitnehmer beschweren sich, dass die Arbeit tatsächlich zunimmt

3. Halte eine offene Kommunikation mit dem beschwerdeführenden Mitarbeiter aufrecht

This line of communication has to exist in a perfect balance of not ignoring this person but also not appeasing them completely, as this sets a bad precedent.

Once the negative comments start having their inevitable negative consequences, don’t ignore them, and don’t leave the conversations only for the annual employee performance reviews.

These conversations are also an opportunity to let the employee know that they’re harming the overall mood and culture of the workplace and that their negative behavior should be “controlled” while the issue is being worked out.

However, keep in mind that some people simply communicate in a negative and toxic way. It’s important to realize that this doesn’t necessarily mean the employee is unhappy or you have to change something in the company values to appease him or her. Unfortunately, this temperament can be a symptom of a bigger problem for them.

Another important point, that may sometimes be overlooked, is letting your staff know what the proper procedure is and the proper channels, in case they have a complaint to make.

An honest discussion about this matter will help your employees feel valued and heard. Again, empathy is key. When new policies or procedures that affect your staff need to be put in place, ask for their feedback as well.

4. Versuch, eine Lösung zu finden

There are a lot of cases when the employees who complain about the workload might have a legitimate concern about their workload and might also be able to present a feasible solution.

Wir kommen noch einmal auf die Bedeutung eines offenen Kommunikationskanals zurück. Vielleicht übernimmt der beschwerdeführende Mitarbeiter die Arbeitslast eines Kollegen, der das Unternehmen verlassen hat, und auch wenn es sich um eine vorübergehende Situation handelt, kann dies für seine tägliche oder wöchentliche Routine zu viel sein.

Erleichtere deinem Team die Arbeit

Erfasse die jedem Kunden, Projekt und jeder Aktivität zugewiesene Zeit, um die Arbeitsbelastung deines Teams zu verringern.

Die unzähligen Gründe, die die Beschwerden über die Arbeitsbelastung erklären können, können auch die Quelle von Lösungen für das Problem sein. Stelle Fragen wie: "Wie würdest du das Problem lösen?", "Wie könnte man deiner Meinung nach die Dinge verbessern?" oder "Was würdest du anders machen?". Die Wahrheit ist, dass die Person, die ihre Beschwerde ernst nimmt, vielleicht einige gute Ideen und Lösungen hat.

Die Zeiterfassung ist praktisch, um herauszufinden, ob und wie die Mitarbeiter eine unausgewogene Arbeitsbelastung erfahren. Wir können Engpässe und potenzielle zeitraubende Aufgaben aufdecken, indem wir die für jeden Kunden, jedes Projekt und jede Tätigkeit aufgewendete Zeit erfassen.

In einem offenen Dialog, in dem versucht wird, Lösungen zu finden, kannst du als Führungskraft vielleicht auch eine andere Perspektive auf die Situation einbringen.

Es gibt Fälle, in denen das Problem größer ist, als du es allein lösen kannst – zum Beispiel, wenn es um eine Unternehmensrichtlinie geht.

Wenn das Problem des Mitarbeiters etwas in dieser Art betrifft, kannst du ihnen helfen, die Situation aus einer anderen Perspektive zu betrachten. Wenn sie weiterhin an ihrer Meinung festhalten, kannst du ihre Bedenken an die entsprechenden Stellen weiterleiten, und wahrscheinlich wird die Stimmung am Arbeitsplatz nach diesem Gespräch besser werden.

5. Verstehen, wann genug ist und es Zeit ist, das Problem zu eskalieren

Von deiner Position als Teamleiter aus musst du möglicherweise erkennen, dass es an der Zeit ist, das Problem an die Personalabteilung weiterzuleiten, wenn der Dialog nicht ausreicht oder du keine Lösung finden kannst.

Wenn dies passiert, solltest du eine Aufzeichnung darüber haben, wann du mit dem Mitarbeiter gesprochen hast, was das Gespräch ausgelöst hat, was sie gesagt haben, was du gesagt hast und welche Versuche unternommen wurden, um eine Lösung zu finden. 

Die Personalabteilung oder das Team kann die Dinge ein wenig weiter treiben und versuchen, den Kern der Beschwerde herauszufinden und dann mit dem Vorgesetzten zusammenzuarbeiten, um eine Lösung zu finden, wenn dies überhaupt möglich ist. Der Schlüssel liegt darin, zu wissen, wie man jede Situation auf die richtige Art und Weise angeht. 

Fazit

Der Umgang mit Mitarbeitern, die sich über ihre Arbeitsbelastung beschweren, erfordert eine differenzierte Leistung des Teamleiters oder/und der Führungskraft und der Personalabteilung. Diese Schritte oder Tipps sollten als Grundlage für die Entwicklung eines Arbeitssystems dienen, das dazu beiträgt, derartige Situationen am Arbeitsplatz zu vermeiden.

Ein fairer Arbeitsplatz, der auf Gleichheit, Teamarbeit und Leistung beruht, ist immer das ideale Szenario. Das Ziel sollte immer eine tiefe Rücksichtnahme und ein Verständnis für die Mitarbeiter und ihre Fähigkeiten sein, damit Beschwerden und ihre mögliche Toxizität im Büro keine Wurzeln schlagen. Sei es physisch oder virtuell.

Als Manager solltest du bei solchen Ereignissen nicht passiv sein und das, was der beschwerende Mitarbeiter sagt oder fühlt, nicht ignorieren. Eine herablassende Einstellung gegenüber dem Problem wird nur die Moral senken und die Mitarbeiterfluktuation erhöhen.

Die Tatsache ist jedoch, dass viele dieser Situationen bereits in der Rekrutierungsphase oder zumindest in den ersten Wochen der Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters eingedämmt werden können. 

Nutze das Mitarbeiterhandbuch und das Unternehmenshandbuch gut. Jeder Mitarbeiter sollte bei der Einstellung eines erhalten, und dies sollte auch Teil der fortlaufenden Schulung sein. Es ist nicht nur ein grundlegender Leitfaden für den neuen Mitarbeiter, sondern gibt dem Unternehmen auch einen gewissen Spielraum.

Wenn der Mitarbeiter wegen störenden Verhaltens ermahnt, gewarnt oder entlassen werden muss, legt das Handbuch klar fest, was erlaubt, was nicht erlaubt und was empfohlen ist. Die Unternehmensrichtlinien und -werte müssen in diesen Dokumenten eindeutig festgehalten werden. Stelle sicher, dass klare Richtlinien für das Verhalten am Arbeitsplatz, die Leistung und die Disziplin festgelegt sind.

Eine weitere interessante Strategie kann während des Vorstellungsgesprächs angewandt werden. Zusätzlich zu den traditionellen Fragen können einige verhaltensorientierte Fragen dazu beitragen, mehr über die Persönlichkeit des Bewerbers zu erfahren.

Warum nicht auch Fragen zum Umgang mit Problemen oder Meinungsverschiedenheiten mit Kollegen, zur Lösung von Problemen oder dazu, wie sie in einer Krise reagieren würden? Die Antworten auf diese Fragen können Ihnen helfen zu erkennen, ob ein Bewerber für die Stelle geeignet ist.

Probleme im Umgang mit Menschen können durch gute Fähigkeiten im Umgang mit Menschen gelöst werden.

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