Blockabrechnung: Was daran falsch ist (und wie man es behebt)

Als Anwalt weißt du, dass eine korrekte Abrechnung das Vertrauen deiner Mandanten stärkt und sicherstellt, dass du für deine Arbeit bezahlt wirst.

Auch wenn Blockabrechnung wie eine zeitsparende Abkürzung erscheinen mag, verursacht diese veraltete Methode mehr Probleme, als sie löst - und kann deine Kanzlei sogar gefährden.

Lass uns untersuchen, warum die Blockabrechnung nicht den modernen Abrechnungsstandards entspricht, und bessere Alternativen für die Erfassung der abrechenbaren Stunden finden, die sowohl deine Einnahmen als auch deine Kundenbeziehungen schützen.

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Du bist es leid, deine blockweise abgerechneten Stunden zu verteidigen, wenn Kunden deine Rechnungen in Frage stellen?

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Wichtigste Erkenntnisse

• Die Blockabrechnung ist eine veraltete Art der Abrechnung, vor allem weil es ihr an Transparenz, Genauigkeit und Verantwortlichkeit mangelt - alles Dinge, die in modernen, datengesteuerten Arbeitsumgebungen wichtig sind.
• Bei der Blockabrechnung werden mehrere Aufgaben in einem einzigen Zeiteintrag zusammengefasst, so dass es für die Kunden fast unmöglich ist, festzustellen, wofür sie bezahlen.
• Die meisten Firmenkunden und Gerichte lehnen Blockrechnungen ab oder kürzen sie automatisch, oft um 10-15 % oder mehr, was zu erheblichen Einnahmeausfällen führt.
• Blockabrechnungen führen zu mehr Streitigkeiten mit den Klienten und können aufgrund der mangelnden Transparenz der Rechnungen die Beziehungen schädigen.
• Die Blockabrechnung wirft ethische Bedenken auf, da sie gegen die Regeln der beruflichen Verantwortung verstoßen kann, die angemessene Gebühren vorschreiben.
• Detaillierte aufgabenbezogene Abrechnungen sind nicht mehr zeitraubend, wenn du eine automatische Zeiterfassungssoftware verwendest.

Was ist Blockabrechnung?

Die Blockabrechnung ist eine Methode zur Erfassung abrechenbarer Stunden, bei der du mehrere Aufgaben in einem einzigen Zeiteintrag mit einem kombinierten Zeitblock zusammenfasst.

Beispiel für eine Blockabrechnung: Anstatt jede Aufgabe einzeln abzurechnen, fasst du verschiedene Tätigkeiten unter einer vagen Beschreibung wie "juristische Arbeit" oder "Fallvorbereitung" zusammen.

In Anwaltskanzleien ist die Blockabrechnung zunehmend umstritten. Viele Mandanten, Gerichte und Anwaltskammern sehen darin eine inakzeptable Abrechnungspraxis, die nicht genügend Informationen über die von einem Anwalt geleistete Arbeit liefert.

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Blockabrechnung vs. aufgabenbezogene Abrechnung

Aufgabenbezogene Abrechnung (auch Einzelabrechnung oder detaillierte Abrechnung genannt) bedeutet, dass die abrechenbaren Stunden für jede einzelne Aufgabe mit einem eigenen Zeiteintrag und einer eigenen Beschreibung erfasst werden. Im Gegensatz zur Blockabrechnung sorgt diese Methode für Transparenz, Rechenschaftspflicht und eine klare Dokumentation der Arbeit, die du als Anwalt geleistet hast.

Wenn du die wichtigsten Unterschiede zwischen diesen beiden Methoden verstehst, kannst du erkennen, warum eine Methode der anderen klar überlegen ist:

Beispiel für eine Blockabrechnung

15.10.2024 - Juristische Arbeit in der Angelegenheit Smith - 4,5 Stunden - $1.800

Dieser einzelne Eintrag sagt deinem Kunden praktisch nichts. Welche konkrete Arbeit hast du geleistet? Hast du die einschlägige Rechtsprechung analysiert oder juristische Dokumente verfasst? Wie viel Zeit hast du für bestimmte Aufgaben aufgewendet? War das alles notwendig? War die Zeit für jede Tätigkeit angemessen?

Beispiel für eine detaillierte aufgabenbezogene Abrechnung:

15.10.2024 - Überprüfung der Antworten des Klägers auf die Fragen - 0,8 Stunden - $320

15.10.2024 - Recherche zu Standards für summarische Urteile - 1,2 Stunden - $480

15.10.2024 - Entwurf eines Antrags auf ein summarisches Urteil (erster Entwurf) - 2,0 Stunden - $800

15.10.2024 - Telefonkonferenz mit dem Kunden über die Strategie für die Aussage - 0,5 Stunden - $200

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Vorteile von Blockabrechnung

Zugegebenermaßen bietet die Blockabrechnung ein paar offensichtliche Vorteile, weshalb einige Anwältinnen und Anwälte diese Methode immer noch anwenden:

1. Schnellere Ersterfassung: Das Zusammenfassen von Aufgaben kann sich im Moment schneller anfühlen, vor allem, wenn du zwischen verschiedenen Angelegenheiten hin und her eilst und nicht anhalten willst, um einzelne Aktivitäten zu protokollieren. Weniger Zeit für die Erstellung von Rechnungseinträgen kann kurzfristig einen geringeren Verwaltungsaufwand bedeuten.
2. Natürlicher Arbeitsablauf: Er kann die tatsächliche Arbeitsweise einer Person widerspiegeln, da sich die Aufgaben im Laufe des Tages oft überschneiden und es einfacher ist, sie in Blöcken zu gruppieren. Bei der Analyse eines Rechtsproblems kann ein Anwalt zum Beispiel ständig den Kontext wechseln und gleichzeitig Dokumente prüfen, Teile eines Antrags verfassen und mit anderen Teammitgliedern diskutieren - Tätigkeiten, die auf natürliche Weise ineinander übergehen.
3. Vereinfachte Buchführung: Weniger Einzelposten auf deinem Stundenzettel bedeuten, dass du bei der Erstellung von Rechnungen weniger zu überprüfen hast.

Diese kleinen Annehmlichkeiten werden jedoch von den erheblichen Risiken und Nachteilen der Blockabrechnung bei weitem aufgewogen - vor allem, wenn moderne automatisierte Zeiterfassungssysteme das Argument der Zeitersparnis völlig ausschließen.

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Warum du Blockabrechnung nicht verwenden solltest - Nachteile der Blockabrechnung

Anwaltskanzleien haben sich aus überzeugenden Gründen von der Blockabrechnung verabschiedet. Hier sind die wichtigsten Nachteile, die dich dazu bringen sollten, diesen Ansatz zu überdenken:

1. Automatische Kürzungen und Ablehnungen

Viele Gerichte und Kunden kürzen deine Blockrechnungen automatisch um 10-25 %, weil sie die angegebene Zeit nicht überprüfen können. Manche Kunden lehnen deine Rechnungen komplett ab, bis du die richtigen Angaben machst.

2. Verstoß gegen die Kundenabrechnungsrichtlinien

Die meisten anspruchsvollen Kunden wie Versicherungsgesellschaften, Unternehmen und staatliche Stellen verbieten ausdrücklich Blockrechnungen. Viele halten in ihren Verträgen fest, dass sie für Blockrechnungen nicht zahlen. Dies kann zur Ablehnung von Rechnungen, zur Streichung von der Liste der zugelassenen Anwälte und zur Schädigung des beruflichen Rufs führen.

3. Vermehrte Streitigkeiten zwischen Kunden

Wenn Kunden nicht verstehen können, wofür sie bezahlen, werden sie deine Rechnungen eher anfechten. Ohne Transparenz gehen die Kunden davon aus, dass du die Stunden aufbesserst, was die Zahlung verzögert.

4. Risiko der Unterfakturierung und Einnahmeverluste

Wenn du die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit nicht separat ermittelst, vergisst du oft kleinere Aktivitäten, die abrechenbare Zeit verbraucht haben. Anwälte, die eine detaillierte Zeiterfassung verwenden, erfassen in der Regel 15-20 % mehr abrechenbare Stunden als diejenigen, die eine Blockabrechnung verwenden.

Empfohlener Artikel: Wie man die Zahl der abrechenbaren Stunden erhöht

5. Schwierigkeit, deinen Wert zu rechtfertigen

Deine Kunden wollen den konkreten Nutzen sehen, den du erbringst. Blockrechnungen machen es unmöglich, deine Kompetenz und Effizienz zu zeigen. Ein Einzelverbindungsnachweis erzählt eine Geschichte: "Ich habe dieses Problem vorausgesehen, gründlich recherchiert, einen umfassenden Antrag verfasst und deine Interessen geschützt." Die Blockabrechnung sagt nur: "Ich habe vier Stunden an deinem Fall gearbeitet."

6. Schlechte betriebswirtschaftliche Daten

Die Blockabrechnung führt zu internen Problemen: Schwierigkeiten bei der Analyse der Rentabilität nach Aufgabenart, Unfähigkeit, Ineffizienzen zu erkennen, Herausforderungen bei Personalentscheidungen, fehlende Daten für alternative Honorarvereinbarungen und eingeschränkte Möglichkeiten, den tatsächlichen Zeitaufwand für zukünftige ähnliche Arbeiten zu bestimmen.

Wenn du nicht weißt, wie lange verschiedene Aufgaben tatsächlich dauern, kannst du keine fundierten Entscheidungen über die Preisgestaltung, das Delegieren von Aufgaben oder Prozessverbesserungen treffen.

7. Schwacher Prüfpfad

Wenn deine Abrechnungen jemals geprüft werden - sei es von einem Kunden, vor Gericht oder in einem Fall von Berufspflichtverletzung - bieten Blockabrechnungen so gut wie keinen Schutz. Du wirst Schwierigkeiten haben, nachzuvollziehen, was du tatsächlich getan hast, was es erschwert, deine Zeiteinträge zu verteidigen oder die Sorgfalt nachzuweisen, mit der du gearbeitet hast.

Ist Blockabrechnung unethisch?

Auch wenn die ABA Model Rules of Professional Conduct die Blockabrechnung nicht ausdrücklich verbieten, wirft sie ernsthafte ethische Bedenken auf und verstößt möglicherweise gegen die Regeln der beruflichen Verantwortung.

Regel 1.5 - Angemessene Gebühren

Regel 1.5 schreibt vor, dass du für jede Aufgabe ein angemessenes Honorar berechnen musst, das "den Zeit- und Arbeitsaufwand" berücksichtigt. Blockabrechnungen machen es den Kunden oder Disziplinarbehörden unmöglich, die Angemessenheit zu beurteilen.

Regel 1.4 - Kommunikation

Regel 1.4 besagt, dass du mit deinen Kunden in angemessener Weise über die Vertretung "kommunizieren" musst. Blockrechnungen verstoßen gegen diesen Standard, weil sie nicht erkennen lassen, welche Arbeit du geleistet hast und wie viel Zeit du für jede Aufgabe aufgewendet hast.

Anleitung der Anwaltskammer

Anwaltskammern haben die Blockabrechnung als problematisch bezeichnet. Die Pennsylvania Bar Association stellte fest, dass es "für den Klienten oder ein überprüfendes Gericht schwierig, wenn nicht gar unmöglich ist, festzustellen, ob die tatsächlich aufgewendete Zeit angemessen war". Konkursgerichte halten sie für unvereinbar mit den Vorschriften, die detaillierte Aufzeichnungen verlangen, und Schiedsgerichte kürzen routinemäßig Blockrechnungen.

Der moderne Standard ist klar: Transparenz bei der Abrechnung von Rechtsdienstleistungen ist keine Option. Deine Kunden haben ein Recht darauf zu verstehen, wofür sie bezahlen.

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Wege, die Blockabrechnung zu ersetzen

Die gute Nachricht: Du kannst die Blockabrechnungen abschaffen, ohne dass du stundenlange Verwaltungsaufgaben erledigen musst. Hier erfährst du, wie du zu besseren Abrechnungspraktiken übergehen kannst:

1. Automatisierte Zeiterfassungssoftware verwenden

Moderne Zeiterfassungstools für Juristen erfassen automatisch deine Aktivitäten im Laufe des Tages - so kannst du die Zeit, die du in verschiedenen Dokumenten, Anwendungen und Websites verbringst, ohne manuelle Eingaben nachverfolgen.

Diese Tools laufen im Hintergrund, während du arbeitest. Am Ende des Tages überprüfst du einfach die erfassten Aktivitäten und wandelst sie mit einem einzigen Klick in Rechnungseinträge um.

Das bedeutet, dass der Einzelverbindungsnachweis weniger Zeit erfordert als der Blockverbindungsnachweis - du musst deinen Tag nicht aus dem Gedächtnis rekonstruieren. Du wirst mehr abrechenbare Stunden erfassen und weniger Zeit für administrative Aufgaben aufwenden.

Tools wie EARLY ermöglichen diese Automatisierung und bieten Funktionen wie:

• Automatische Aktivitätserfassung: Die Software zeichnet im Hintergrund auf, woran du gerade arbeitest. Du musst keine Timer starten oder stoppen oder daran denken, deine Arbeit manuell zu protokollieren.
• Zeiteinträge mit einem Klick umwandeln: Überprüfe die Aktivitäten deines Tages und wandle sie mit einem einzigen Klick in Rechnungseinträge um.
• Schutz vor Streitigkeiten in Echtzeit: Wenn Kunden deine Rechnungen anzweifeln, hast du detaillierte Aufzeichnungen, die genau zeigen, was du wann gemacht hast.
• Tarifmanagement: Lege deine Stundensätze einmal fest, und das System berechnet automatisch, was du während deiner Arbeit verdient hast.
• Integration von Rechtssoftware: Arbeitet mit den von dir bereits genutzten Praxismanagement-Tools zusammen - du musst keine Informationen doppelt eingeben.
• Sichere Backup-Speicherung: Alle deine Zeitaufzeichnungen werden automatisch gespeichert, damit du bei Bedarf einen Nachweis über deine Arbeit hast.

2. Gewohnheiten der aufgabenbezogenen Zeiterfassung übernehmen

Trainiere dich und dein Team darin, in einzelnen Aufgaben zu denken:

• "Prüfung des Antrags der Klägerseite auf Zusammenfassungsurteil“ (statt „Dokumente geprüft“)
• "Juristische Recherche zu Ausnahmen von Hörensagen nach FRE 803" (nicht "juristische Recherche")
• "Entwurf des Antrags auf einstweilige Verfügung (Einleitung und Abschnitte über die Rechtsnormen)" (nicht "Entwurf des Antrags")

Spezifische Beschreibungen brauchen nicht mehr Zeit als vage Beschreibungen, aber sie sind für deine Kunden viel wertvoller und schaffen detaillierte Unterlagen, die deine Praxis bei internen Prüfungen oder Abrechnungsstreitigkeiten schützen.

3. Verwende themenspezifische Codes oder Vorlagen

In vielen Praxismanagementsystemen kannst du Aufgabenvorlagen für bestimmte Falltypen erstellen. Wenn du zum Beispiel Fälle von Personenschäden bearbeitest, kannst du Aufgaben wie diese vordefinieren:

• Erstes Aufnahmegespräch mit dem Kunden
• Überprüfung und Analyse von Krankenakten
• Abfassung von Aufforderungsschreiben
• Vergleichsverhandlungen mit dem gegnerischen Anwalt

Das macht die Abrechnung von Aufgaben für dich noch schneller, weil du aus vordefinierten Optionen auswählst, anstatt sie von Grund auf neu einzugeben.

4. Erfasse die Zeit in Echtzeit, nicht rückwirkend

Die häufigste Ursache für Blockabrechnungen ist, dass du versuchst, deinen gesamten Tag oder deine gesamte Woche aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren. Stattdessen solltest du abrechenbare Stunden während der Arbeit oder sofort nach Abschluss jeder Aufgabe erfassen.

Setze dir Erinnerungen, um deine Zeit alle paar Stunden aufzuzeichnen, oder verwende einen Timer, den du startest und stoppst, wenn du zwischen den Aufgaben wechselst.

Die Zeiterfassung in Echtzeit ist genauer und nimmt weniger Zeit in Anspruch, als wenn du versuchst, dich am Ende deines Tages an alles zu erinnern. Dieser Prozess erfasst auch mehr deiner abrechenbaren Stunden, indem er kleinere Aufgaben aufzeichnet, die du sonst vergessen würdest.

5. Interne Verrechnungsrichtlinien festlegen

Lege klare Abrechnungspraktiken für dein Unternehmen fest:

• Jeder Zeiteintrag, den du erstellst, sollte eine einzelne Aufgabe oder eng miteinander verbundene Aufgaben beschreiben
• Deine Rechnungseinträge sollten so viele Informationen enthalten, dass ein Fremder verstehen könnte, welche juristische Arbeit du geleistet hast
• Kein einziger Eintrag, den du erstellst, sollte mehr als 2-3 Stunden dauern, ohne dass du ihn in Teilaufgaben zerlegst
• Du und alle Teammitglieder sollten Zeiteinträge täglich überprüfen und freigebn, nicht wöchentlich.
• Du musst die Zeit, die du für administrative Aufgaben aufbringst, getrennt von der Kundenarbeit erfassen

6. Mobile Zeiterfassung nutzen

Wenn du häufig von deinem Schreibtisch weg bist - vor Gericht, bei Zeugenaussagen oder bei Kundenterminen - verwende mobile Zeiterfassungs-Apps, mit denen du die abrechenbaren Stunden unterwegs schnell erfassen kannst. So vermeidest du das Gedränge am Ende des Tages, wenn du versuchst, dich daran zu erinnern, wie viel abrechenbare Zeit du mit Kundenarbeit verbracht hast, während du im Gerichtsgebäude warst.

7. Überprüfe Musterrechnungen von anderen Kanzleien

Schau dir an, wie die besten Anwaltskanzleien in deinem Fachgebiet die Abrechnung handhaben. Du wirst feststellen, dass die seriösesten Kanzleien detaillierte, spezifische Zeiteinträge verwenden, die jede Aufgabe einzeln auflisten. Studiere die Abrechnungen angesehener Anwaltskanzleien, um zu sehen, wie sie die geleistete juristische Arbeit beschreiben, von der Recherche über die Vertragsgestaltung bis hin zur Kommunikation mit dem gegnerischen Anwalt.

Wie du Blockabrechnung effektiv umsetzt

Wenn du dich trotz der Risiken für die Blockabrechnung entscheidest, befolge diese Praktiken, um Probleme zu minimieren:

• Prüfe zuerst die Richtlinien deiner Kunden. Prüfe die Abrechnungsrichtlinien deiner Kunden genau. Viele institutionelle Kunden, vor allem Versicherungen und große Unternehmen, lehnen Rechnungen mit Sammelrechnungen ausdrücklich ab. Überprüfe alle Verträge, um die Beziehungen zu deinen Kunden nicht zu gefährden.
• Lege klare interne Richtlinien fest. Lege Richtlinien fest, wann eine Blockabrechnung angemessen ist:
  • Maximal 3-4 Stunden pro Blockeintrag
  • Getrennte Blöcke für Vormittags- und Nachmittagsarbeit
  • Neue Blöcke beim Wechsel zwischen Angelegenheiten
  • Trenne Gerichtstermine von der Büroarbeit
• Nutze Tools zur Zeiterfassung zum Schutz. Auch wenn du Rechnungen in Form von Sammelrechnungen verschickst, solltest du privat detaillierte Aufzeichnungen führen. Das ist besonders wichtig, wenn du als externer Berater für größere Unternehmen arbeitest, bei denen die Rechnungsstellung streng kontrolliert wird. Du kannst dies mit einem Zeiterfassungstool wie EARLY oder manuell mit einem kostenlosen Tabelle der abrechenbaren Stunden:
  • Tabelle der täglich abrechenbaren Anwaltsstunden (24 Stunden)
  • Wöchentliche Tabelle der abrechenbaren Stunden eines Anwalts
  • Monatliche Tabelle der abrechenbaren Stunden des Anwalts
• Gruppiere nur verwandte Aufgaben. Fasse nur Aufgaben zusammen, die auf natürliche Weise in derselben Angelegenheit zusammenlaufen. Du könntest z.B. "Falldokumente prüfen, Antrag auf ein summarisches Urteil verfassen und juristische Recherchen zu Präzedenzfällen durchführen" zusammenfassen, da sie alle mit demselben rechtlichen Problem zu tun haben.
• Dokumentiere, während du arbeitest. Warte nicht bis zum Ende des Tages oder der Woche, um deine Aktivitäten festzuhalten. Notiere bestimmte Aufgaben in Echtzeit, auch wenn du planst, sie später in Rechnung zu stellen. So kannst du deine Arbeit dokumentieren, wenn deine Kunden nach Details fragen, und du kannst dich bei der Erstellung von Rechnungen genau an deine Arbeit erinnern.

Fazit

Die Blockabrechnung ist eine überholte Methode, die modernen Juristinnen und Juristen nicht mehr gerecht wird. Die Kunden von heute verlangen Transparenz, die Gerichte verlangen Details, und die automatische Zeiterfassung hat jedes Argument für die Effizienz dieser Methode beseitigt.

Durch die Umstellung auf eine aufgabenbezogene Abrechnung mit automatisierten Tools schützt du deine Einnahmen, reduzierst Streitigkeiten und baust stärkere Kundenbeziehungen auf, während du weniger Zeit für die Verwaltung der Rechnungen aufwenden musst.

Die Entscheidung ist klar: Der Einzelverbindungsnachweis ist sowohl der ethische Standard als auch eine kluge Geschäftsentscheidung für deine Praxis.

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