Blockabrechnung: Lerne eine intelligentere Art, deine Zeit zu berechnen

Autorin: Madalina Roman

Als Angehörige der Rechtsberufe weißt du bereits, wie schwierig es ist, genaue Rechnungen zu erstellen und gleichzeitig mit Fällen und Kundenanforderungen zu jonglieren.

Die Blockabrechnung scheint eine attraktive Lösung zu sein, um deinen Abrechnungsprozess zu rationalisieren. Doch bevor du entscheidest, ob dies die richtige Lösung für deine Praxis ist, solltest du herausfinden, was Blockabrechnung wirklich bedeutet und ob es sich lohnt, sie einzuführen.

Was ist Blockabrechnung?

Bei der Blockabrechnung handelt es sich um eine Methode zur Erfassung abrechenbarer Stunden, bei der du mehrere Aufgaben in einer einzigen Zeiterfassungsbeschreibung zusammenfasst und in einem ganzen Block abrechnest. Das Gegenteil davon ist die granulare Erfassung jeder Aufgabe, die die abrechenbare Zeit der Kundenarbeit in deiner Zeiterfassungs-App ausmacht, und deren Abrechnung.

Anstatt z. B. mehrere Tätigkeiten wie "E-Mail an den Kunden (0,2 Stunden), juristische Recherchen (0,5 Stunden) und Tabelle für den Antrag auf Invalidität (1,3 Stunden)" separat zu erfassen, könnte ein Blockrechnungseintrag "Juristische Verwaltungsarbeit (2,0 Stunden)" lauten.

Dieser Ansatz mit konsolidierten Stundenabrechnungen und Zeiteinträgen wird in der Rechtsbranche häufig diskutiert, da sich detaillierte Abrechnungspraktiken direkt auf die Kundenbeziehungen und die Zahlungsabwicklung auswirken.

Vorteile der Blockabrechnung

Die Blockabrechnung bietet mehrere Vorteile, die sie für Fachleute attraktiv machen. Lass uns einige von ihnen erkunden:

  1. Geringerer Verwaltungsaufwand: Wenn du mehrere zusammenhängende Aufgaben konsolidierst, rationalisierst du den Abrechnungsprozess, verringerst den Zeitaufwand für jeden einzelnen Zeiteintrag und reduzierst potenziell abrechnungsrelevante Fehler, die durch häufige Kontextwechsel entstehen.
  2. Natürlicher Arbeitsablauf: Die Blockabrechnung kann die tatsächliche Arbeitsweise einer Person widerspiegeln, da sich die Aufgaben im Laufe des Tages oft überschneiden und es einfacher ist, sie in Blöcken zusammenzufassen. Bei der Untersuchung einer Rechtsfrage kann ein Anwalt beispielsweise gleichzeitig Dokumente prüfen, Abschnitte eines Antrags entwerfen und mit anderen Teammitgliedern besprechen - Tätigkeiten, die auf natürliche Weise zusammenlaufen.
  3. Bessere Zuweisung von Ressourcen: Es ist einfacher, Ressourcen zu verwalten und neu zuzuweisen, wenn du nicht für jede einzelne Aufgabe, die du für einen Kunden erledigst, Zeit aufwenden musst, da du mehrere Aufgaben und Projekte gleichzeitig bearbeiten kannst.

Herausforderungen und Risiken der Blockabrechnung

Die Blockabrechnung ist ein sehr umstrittenes Thema im Bereich der freiberuflichen und juristischen Dienstleistungen. Einige Praktiker schwören auf ihre Effizienz, während andere die mangelnde Transparenz kritisieren. In einem Subreddit zum Thema Block Billing finden sich zum Beispiel einige Kommentare zum Block Billing:

Es geht vor allem um Transparenz und Genauigkeit. Bei der Blockabrechnung bleibt verborgen, wie viel Zeit und Geld für bestimmte Aufgaben aufgewendet wurde. Der Kunde hat keine Möglichkeit, das zu erfahren. Reddit-Teilnehmer

Derjenige, der das Budget für die externe Rechtsabteilung verwaltet, muss diese hohen Rechnungen jemandem erklären, der fragt: "Warum hat das so viel gekostet?" Es ist viel einfacher zu sagen: "Hier sind die Rechnungen" als "Das haben wir vereinbart zu zahlen". Reddit-Teilnehmer

Hier sind einige spezifische Nachteile der Blockabrechnung:

  • Erhöhtes Risiko der Unter- oder Überfakturierung: Mit der Blockabrechnung erhöhen Anwaltskanzleien das Risiko, ihren Mandanten zu wenig oder zu viel in Rechnung zu stellen, da die für die Arbeit mit dem Mandanten aufgewendete Zeit geschätzt und nicht genau berechnet und in Rechnung gestellt wird. Daher können sie unangemessene Beträge in Rechnung stellen, was es den Mandanten erschwert, die Korrektheit der Rechnungen zu überprüfen.
  • Risiko von Kundeneinwänden: Viele Kunden, insbesondere komplexere mit detaillierten Abrechnungsrichtlinien, verbieten die Blockabrechnung ausdrücklich. Sie argumentieren, dass die Blockabrechnung den tatsächlichen Zeitaufwand für einzelne Aufgaben verschleiert und es schwierig macht, den Wert der angebotenen Dienstleistungen zu beurteilen. Daher müssen Kanzleien mit mehr Einwänden ihrer Mandanten rechnen.
  • Streitigkeiten bei der Rechnungsstellung: Wenn die Zeiteinträge nicht detailliert genug sind, können die Kunden die Genauigkeit und die Angemessenheit deiner Gebühren anzweifeln. Dies kann auch zu Zahlungsverzögerungen oder Abschreibungen führen. Dieser Mangel an Transparenz belastet oft die Beziehungen zu den Kunden und erschwert das Inkassoverfahren.
  • Automatische Kürzungen: Einige Gerichte und Kunden kürzen automatisch die in Blockform abgerechneten Zeitangaben um einen bestimmten Prozentsatz (oft 10-15 %), da sie diese als weniger zuverlässig ansehen als detaillierte Zeitangaben. Einige Kunden weigern sich sogar, mit Firmen zusammenzuarbeiten, die Blockabrechnungen verwenden - mehr dazu findest du in dem erwähnten Subreddit.
Du verbringst Stunden damit, zu rekonstruieren, woran du letzte Woche für deine Blockrechnungen gearbeitet hast?

Lass die automatisierte Zeiterfassung jede Aufgabe in Echtzeit erfassen, während du dich auf das Wesentliche konzentrierst - die Arbeit als Anwalt.

Effektive Umsetzung der Blockabrechnung

Wenn du dich trotz der Risiken für die Einführung der Blockabrechnung entscheidest, solltest du wissen, dass es für eine gute Abrechnungshygiene am besten ist, einige Praktiken anzuwenden, um die Vorteile zu maximieren und gleichzeitig mögliche Probleme zu minimieren:

Überprüfe die Kundenrichtlinien, bevor du die Blockabrechnung einführst.

Prüfe zunächst sorgfältig die Abrechnungsrichtlinien deiner Kunden. Viele institutionelle Kunden, insbesondere Versicherungsgesellschaften und große Unternehmen, haben spezifische Anforderungen an das Format der Zeiterfassung und lehnen möglicherweise Rechnungen mit Blockabrechnung ab. Wenn du bereits einige Kunden in deinen Unterlagen hast, überprüfe alle Interaktionen mit ihnen und ihre Verträge, um zu verstehen, ob es ein guter Schritt ist, mit der Blockabrechnung zu beginnen, oder ob dadurch du deinen Erfolg gefährdest.

Festlegung klarer interner Richtlinien für die Blockabrechnung

Lege klare Richtlinien für dein Team fest, wann Blockrechnungen angemessen sind und wie Zeiteinträge effektiv strukturiert werden können. Ein Beispiel ist die Festlegung einer maximalen Zeitgrenze für Blockrechnungen (z. B. nicht mehr als 3 Stunden), um eine angemessene Transparenz zu gewährleisten. Denke an alle Details der Rechnungsstellung für deine Kunden und an alles, was von deinem Team ausgelassen und von deinen Kunden bestritten werden könnte. Ein Beispiel wären die Notizen oder Beschreibungen zu jedem Zeiteintrag.

Erwäge die Umsetzung von Leitlinien wie z. B.:

  • Nicht mehr als 3-4 Stunden pro Blockeintrag
  • Getrennte Blöcke für Vormittags- und Nachmittagsarbeit
  • Neue Blöcke beim Wechsel zwischen verschiedenen Angelegenheiten
  • Klare Abgrenzung zwischen verschiedenen Arten von juristischer Arbeit (z. B. Trennung von Gerichtsterminen und Büroarbeit)

Verwende ein Zeiterfassungstool, um dich vor Streitigkeiten zu schützen

Auch wenn du die Rechnungen an deinen Partner hauptsächlich in Form von Blockrechnungen erstellst, solltest du immer einen detaillierten Nachweis über den Zeitaufwand für die einzelnen Aufgaben haben. Dies ist besonders wichtig, wenn du als externer Berater für größere Unternehmen arbeitest, bei denen die Rechnungsstellung strenger geprüft wird. Außerdem hilft es dir, deine Arbeitsabläufe zu verbessern und im Laufe der Zeit weniger Zeit für Verwaltungsaufgaben aufzuwenden, und du hast ein Backup für den Fall, dass deine Mandanten einen Rechtsstreit beginnen.

Ein automatisiertes Zeiterfassungstool übernimmt die gesamte Überwachung für dich, von der automatischen Erfassung aller für Kunden geleisteten Arbeit bis hin zum Versand detaillierter Berichte mit der Arbeit. Letztendlich kannst du privat detaillierte Zeiteinträge für interne Referenzzwecke nachverfolgen und kundenorientierte Rechnungen in Form von Blockrechnungen erstellen.

Nehmen wir ein Beispiel für eine Zeiterfassungs-App EARLYin diesem FallEARLY) und sehen wir uns an, was sie für deine Anwaltskanzlei tun kann:

  • Automatisierte Zeiterfassung: Die App erfasst die täglichen Aktivitäten automatisch, indem sie die mit verschiedenen Apps, Dokumenten und Websites verbrachte Zeit aufzeichnet. Das heißt, wenn du Akten durchschaust, Dokumente verfasst oder juristische Recherchen durchführst, wird jede Minute erfasst, ohne dass du manuell eingreifen musst. Du kannst diese Daten später überprüfen und sie mit einem einzigen Klick in formale Zeiteinträge umwandeln.
  • Mühelose Erfassung der abrechenbaren Stunden: In EARLY kannst du die abrechenbaren Stunden automatisch erfassen, ohne dass eine manuelle Zeiterfassung erforderlich ist. Anwälte können Aufgaben mit einem einzigen Klick als abrechenbar oder nicht abrechenbar markieren, während die App abrechenbare Stunden automatisch im Hintergrund speichert, was den Verwaltungsaufwand reduziert und sicherstellt, dass keine abrechenbare Zeit unregistriert bleibt.
  • Schutz vor Streitigkeiten in Echtzeit: Führe aktuelle Aufzeichnungen über alle Aktivitäten, während sie stattfinden, anstatt zu versuchen, den Zeitaufwand im Nachhinein zu rekonstruieren. Wenn ein Kunde einen Blockrechnungseintrag in Frage stellt, kannst du in EARLY schnell die detaillierte Aufschlüsselung der tatsächlich aufgewendeten Zeit einsehen.
  • Umfassende Tarifverwaltung: Lege spezifische Stundensätze für verschiedene Arten von juristischer Arbeit, Mandanten oder Angelegenheiten fest. Das System berechnet automatisch den Verdienst, während du die Zeit erfasst, und bietet so Echtzeiteinblicke in die Umsatzgenerierung für verschiedene Praxisbereiche und Mandanten.
  • Integration in juristische Software: Durch die nahtlose Verbindung mit gängigen Tools für die Verwaltung von Anwaltskanzleien kannst du deinen bestehenden Arbeitsablauf beibehalten und gleichzeitig eine zusätzliche Ebene für die präzise Zeiterfassung hinzufügen. Diese Integration bedeutet, dass du keine Einträge in mehreren Systemen duplizieren musst.
  • Automatische Backup-Speicherung: Alle detaillierten Zeiteinträge werden automatisch sicher gespeichert und bilden einen Prüfpfad, auf den bei Bedarf zugegriffen werden kann, um Rechnungen zu belegen, die im Block abgerechnet werden. Das bedeutet, dass du immer über die entsprechende Dokumentation verfügst.
Du bist es leid, deine blockweise abgerechneten Stunden zu verteidigen, wenn Kunden deine Rechnungen in Frage stellen?

Durch die automatische Zeiterfassung bekommmst du eine detaillierte Übersicht über jede Minute, die du für die Arbeit mit deinen Kunden aufwendest, und kannst gleichzeitig die einfache Blockabrechnung beibehalten.

Beibehaltung der Aufgabenbezogenheit bei der Blockabrechnung

Fasse bei der Blockabrechnung nur zusammenhängende Aufgaben zusammen, die auf natürliche Weise ineinander übergehen. Vermeide es, unterschiedliche Tätigkeiten zusammenzufassen, die Fragen über die Angemessenheit des tatsächlichen Zeitaufwands für die einzelnen Aufgaben aufwerfen könnten.

Wenn du z. B. an einem bestimmten Fall arbeitest, kannst du "Überprüfung von Falldokumenten, Entwurf eines Antrags auf ein summarisches Urteil und juristische Nachforschungen zu Präzedenzfällen" zusammenfassen, da sich diese Tätigkeiten alle auf dieselbe Rechtsangelegenheit beziehen. Vermeide es jedoch, nicht zusammenhängende Tätigkeiten zu kombinieren, wie z. B. "Teilnahme an einer Mandantenbesprechung für Fall A, Durchsicht von Dokumenten für Fall B und Verfassen einer E-Mail für Fall C", da dies Verwirrung stiftet und bei Mandanten rote Fahnen auslösen kann.

Dokumentiere während der Arbeit, nicht später

Es ist leicht, am Ende des Tages zu vergessen, woran man arbeitet, geschweige denn am Ende einer Woche oder eines Monats. Mache es dir zur Gewohnheit, bestimmte Aufgaben zu notieren, auch wenn du vorhabst, sie zu blockieren und erst später in Rechnung zu stellen.

Dies dient zwei Zwecken: Es dient als Backup-Dokumentation, wenn Kunden Einzelheiten über die geleistete Arbeit verlangen, und es hilft dir, dich bei der Erstellung von Rechnungen genau an den gesamten Arbeitsumfang zu erinnern.

Fazit

Die Blockabrechnung kann, wenn sie mit den richtigen Instrumenten und Prozessen durchdacht umgesetzt wird, den Verwaltungsaufwand deiner Kanzlei rationalisieren, ohne das Vertrauen der Mandanten oder die Genauigkeit der Abrechnung zu beeinträchtigen. Der Schlüssel liegt darin, das richtige Gleichgewicht zu finden: Einsatz von Technologie, um detaillierte Aufzeichnungen zu führen und gleichzeitig vereinfachte Rechnungen zu präsentieren, Festlegung klarer interner Richtlinien bei gleichzeitiger Flexibilität gegenüber den Bedürfnissen der Mandanten und Nutzung automatisierter Nachverfolgung bei gleichzeitiger Wahrung des natürlichen Flusses der juristischen Arbeit.