Abrechenbarkeit vs. Auslastung: Welches ist dein wahres Problem?

Dein Team scheint überlastet zu sein. Die Kalender sind voll, alle sind "ausgelastet", aber die Umsatzzahlen passen nicht zu dem Chaos. Irgendetwas stimmt nicht und du versuchst herauszufinden, was.

Ist das ein Problem der Auslastung oder ein Problem der Abrechenbarkeit?

Dieser Artikel erklärt dir den Unterschied zwischen Auslastung und Abrechenbarkeit, stellt das Konzept der abrechenbaren Auslastung vor und zeigt dir, wie du erkennen kannst, welche Kennzahl deinem Team (und deinem Gewinn) tatsächlich schadet.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Abrechenbarkeit und Auslastung können miteinander verbunden sein, werden aber in verschiedenen Branchen unterschiedlich definiert.
• Auslastung und abrechenbare Auslastung sind zwei unterschiedliche Kennzahlen, die aber oft verwechselt werden.
• Die Abrechenbarkeit sagt dir, welche Aufgaben Einnahmen generieren (abrechenbar vs. nicht abrechenbar). Es handelt sich um eine Klassifizierung, nicht um einen Prozentsatz.
• Die Auslastung misst, wie viel der verfügbaren Zeit einer Person insgesamt genutzt wird, unabhängig davon, ob diese Zeit in Rechnung gestellt wird.
• Die abrechenbare Auslastung ist die wichtigste Rentabilitätskennzahl - sie zeigt, wie viel Prozent der verfügbaren Stunden für umsatzwirksame Arbeit aufgewendet werden.
• Eine hohe Auslastung bei geringer abrechenbarer Auslastung bedeutet, dass das Team beschäftigt ist, aber nicht profitabel.
• Die optimale Auslastung liegt in der Regel zwischen 70 und 85 %, je nach Branche und Funktion.
• Nutze Kennzahlen zur Abrechenbarkeit, um Umsatz- und Preisfragen zu verstehen; nutze Kennzahlen zur Auslastung, um Kapazitäts- und Auslastungsfragen zu verstehen.

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Was Abrechenbarkeit bedeutet

Die Abrechenbarkeit beantwortet die Frage, ob eine Aufgabe einem Kunden in Rechnung gestellt werden kann. Es handelt sich dabei nicht um eine Kennzahl oder einen Prozentsatz, sondern um eine Klassifizierung der Zeit oder einer Aufgabe (abrechenbar oder nicht abrechenbar). Tätigkeiten, die als abrechenbare Arbeit gekennzeichnet sind, zählen zu den Kundeneinnahmen, solche, die als nicht abrechenbare Arbeit gekennzeichnet sind, nicht.

Bitte beachte: Du kannst die abrechenbare und die nicht abrechenbare Zeit mit einem Stundenzähler wie EARLY erfassen und automatisch berechnen.

Viele Unternehmen verwenden den Begriff "Abrechenbarkeit" informell, um den Anteil der Zeit einer Person zu bezeichnen, der abrechenbar ist. Dabei handelt es sich jedoch um die abrechenbare Auslastung, und du erfährst weiter unten mehr über dieses Konzept.

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Was ist der Unterschied zwischen abrechenbarer und nicht abrechenbarer Zeit?

Zu den abrechenbaren Stunden gehört die gesamte Zeit, die für Aufgaben mit Kundenkontakt aufgewendet wird, d.h. Projektabwicklung, Kundenbesprechungen, Überarbeitungen, Recherchen, die direkt mit einem Kundenprojekt verbunden sind, die dem Kunden in Rechnung gestellt werden und zur Umsatzgenerierung beitragen.

Nicht abrechenbare Arbeit umfasst alle anderen Aufgaben, die einem Kunden nicht in Rechnung gestellt werden können, z. B. interne Besprechungen, Verwaltungsaufgaben, berufliche Entwicklung oder Aktivitäten des Verkaufsteams. Diese Arbeit ist für den Betrieb deines Unternehmens notwendig, führt aber nicht direkt zu Einnahmen.

👉 Erfahre mehr über abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden.

Was Nutzung wirklich bedeutet

Die Auslastung umfasst alle von den Beschäftigten geleisteten Arbeiten, sowohl abrechenbare als auch nicht abrechenbare Stunden. Sie misst, wie viel der verfügbaren Arbeitszeit einer Person genutzt wird, unabhängig davon, ob sie zur Umsatzgenerierung beiträgt.

Betrachte die Auslastung deiner Mitarbeiter als die Auslastung deines Teams. Wenn jemand für 40 Stunden eingeteilt ist und 38 Stunden an verschiedenen Aufgaben arbeitet (Kundenarbeit, interne Projekte, Besprechungen, Schulungen), liegt seine Auslastung bei 95 %. Die verbleibenden 2 Stunden könnten Leerlaufzeit oder ungenutzte Kapazität sein.

Eine hohe Gesamtauslastung der Mitarbeiter (85-95 %) bedeutet in der Regel, dass dein Team produktiv und beschäftigt ist. Aber es gibt einen Haken: Jemand kann 95 % Auslastung haben, aber nur 40 % seiner Zeit in Rechnung stellen. Sie sind zwar beschäftigt, aber diese Beschäftigung schlägt sich nicht in den Einnahmen nieder. Das ist der Grund, warum die Auslastung allein nicht alles aussagt.

Es gibt zwei Arten der Nutzung:

• Ressourcennutzung - sie konzentriert sich auf die Kapazität und misst, wie effektiv ein Unternehmen seine insgesamt verfügbaren Stunden nutzt.
• Abrechenbare Auslastung - sie konzentriert sich auf den Umsatz und misst, wie viel Zeit eines Mitarbeiters für Kundenarbeit aufgewendet wird, die in Rechnung gestellt werden kann.

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Was ist abrechenbare Nutzung?

Die abrechenbare Auslastung ist der prozentuale Anteil der Zeit, den die Beschäftigten für Arbeiten aufwenden, die direkt zu Einnahmen führen. Sie unterscheidet sich von der allgemeinen Auslastung, weil sie nur die Stunden zählt, die den Kunden in Rechnung gestellt werden können.

Dies ist die wichtigste Kennzahl, die sich tatsächlich auf dein Endergebnis auswirkt. Während die Gesamtauslastung angibt, wie ausgelastet jemand ist, zeigt die fakturierbare Auslastung, wie profitabel er ist.

• Empfohlener Artikel: Abrechenbare vs. tatsächliche Stunden

Wie man die abrechenbare Nutzung berechnet

Die Berechnung der abrechenbaren Nutzung ist ziemlich einfach:

Abrechenbare Auslastung = (Abrechenbare Stunden / Verfügbare Gesamtstunden) × 100

Die "abrechenbaren Stunden" sind die Stunden, die für Kundenarbeit aufgewendet werden und in Rechnung gestellt werden können, während die "verfügbaren Gesamtstunden" die tatsächliche Arbeitskapazität der Person für diesen Zeitraum darstellen (ohne PTO, Krankheitstage und andere genehmigte Abwesenheiten).

Beispiel: Wenn jemand 40 Stunden zur Verfügung steht, aber nur 28 Stunden in Rechnung stellt, beträgt seine abrechenbare Auslastung 70 % (28 ÷ 40 × 100).

Optimale abrechenbare Nutzungsrate

Die optimale abrechenbare Auslastung variiert je nach Art des Unternehmens: Agenturen und Beratungsunternehmen streben in der Regel 70-85 % an, IT- und Ingenieurdienstleistungen 65-80 % und produktbezogene oder hybride Dienstleistungsunternehmen 60-75 %, je nachdem, wie viel Zeit ihre Teams für interne Entwicklung, Planung und Betrieb benötigen. Diese Spannen stellen ein Gleichgewicht zwischen der Rentabilität und den nicht fakturierbaren Stunden her, die für den reibungslosen Ablauf der Projekte erforderlich sind.

Die Nutzung ist auch je nach Rolle unterschiedlich. Einzelne Mitarbeiter landen in der Regel bei 70-80 %, Teamleiter bei 50-65 %, Projekt-/Accountmanager bei 30-50 % und Führungskräfte oft bei 0-20%, weil ihre Aufgaben meist strategisch sind. Das Ziel ist nicht, die Stundenzahl zu maximieren, sondern nachhaltige Erwartungen zu setzen, die sowohl die Leistung als auch die Mitarbeiter schützen.

👉 Lies den vollständigen Leitfaden zur Berechnung des abrechenbaren Stundensatzes.

Was ist der Unterschied zwischen Abrechenbarkeit und Auslastung?

Hier wird es verwirrend: Abrechenbarkeit und Auslastung können miteinander verbunden sein, werden aber in verschiedenen Branchen unterschiedlich definiert. Einige Unternehmen verwenden diese Begriffe synonym, während andere sie getrennt voneinander definieren.

Der klarste Weg, darüber nachzudenken: Die Abrechenbarkeit bezieht sich auf einkommensschaffende Aktivitäten, während die Auslastung die Kapazitätsnutzung betrifft.

• Abrechenbarkeit beantwortet: "Welche Aufgaben sind abrechenbar und welche nicht?"
• Die Auslastung beantwortet: "Wie viel Prozent meiner verfügbaren Zeit wurde tatsächlich genutzt?" Sie wird im Verhältnis zur verfügbaren Kapazität berechnet. Wenn dein Team 120 Stunden zur Verfügung hatte und 100 Stunden gearbeitet hat, beträgt die Auslastung 83 %.
• Die abrechenbare Auslastung kombiniert beide Konzepte: "Wie viel Prozent unserer verfügbaren Zeit haben wir für umsatzwirksame Arbeit aufgewendet?" Wenn dein Team 120 Stunden zur Verfügung hatte und 75 davon abrechenbar waren, beträgt die abrechenbare Auslastung 62,5 %.

Sowohl die Abrechenbarkeit als auch die Auslastung sind für Dienstleistungsunternehmen von entscheidender Bedeutung, um die Rentabilität und die Ressourcenzuweisung zu steuern. Sie geben dir unterschiedliche Einblicke in dieselbe Frage: Nutzen wir die Zeit unseres Teams optimal aus?

• Empfohlene Lektüre: Leitfaden zur Projektabrechnung

Abrechenbarkeit oder Auslastung: Worauf solltest du achten?

Die ehrliche Antwort: beides, aber aus unterschiedlichen Gründen. Sie erzählen unterschiedliche Geschichten über die Gesundheit deines Unternehmens.

• Überprüfe die Abrechenbarkeit und die Auslastung, wenn du die Rentabilität und die Preisstrategie verstehen musst. Wenn deine Auslastung niedrig ist, verbringst du entweder zu viel Zeit mit interner Arbeit oder du ermittelst nicht die gesamte abrechenbare Zeit, die du erfassen solltest.
• Achte auf die Auslastung, wenn du die Kapazitäts- und Ressourcenplanung verstehen musst. Wenn die Auslastung niedrig ist, hast du entweder zu viele Leute für die vorhandene Arbeit oder du teilst die Arbeit nicht effizient ein.

Für die meisten dienstleistungsbasierten Unternehmen ist die abrechenbare Auslastung die wichtigste Leistungskennzahl, weil sie beide Anliegen miteinander verbindet: Sie zeigt dir, wie viel von deiner verfügbaren Kapazität Umsatz bringt.

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Wie sich Abrechenbarkeit und Auslastung auf Produktivität und Rentabilität auswirken

Diese Kennzahlen haben einen direkten Einfluss auf dein Endergebnis. Wenn die abrechenbare Auslastung steigt, gibt es mehr Umsatz pro Mitarbeiter. Wenn die Auslastung steigt, holst du mehr aus deinem bestehenden Team heraus, ohne dass du neue Mitarbeiter einstellen musst.

Stell dir ein 10-köpfiges Team vor, in dem jede Person 100.000 USD pro Jahr kostet (50 USD/Stunde). Wenn die Auslastung des Teams bei 60 % liegt und der Stundensatz 150 USD beträgt, erwirtschaftet das Team jährlich 1,8 Millionen USD.

Erhöhe die abrechenbare Auslastung auf 70 %, und die Einnahmen steigen bei gleicher Teamgröße und gleichen Sätzen auf 2,1 Millionen Dollar. Das sind 300.000 $ zusätzliche Einnahmen allein durch eine bessere Zeiteinteilung.

Teams, die einen klaren Überblick über die Abrechenbarkeit und die Auslastung haben, können besser entscheiden, welche Arbeit sie annehmen, wie sie Projekte besetzen und wann sie den Umfang der Arbeit zurückfahren.

Kannst du eine hohe Auslastung, aber eine niedrige Rentabilität haben (oder das Gegenteil)?

Auf jeden Fall, und diese Szenarien zeigen verschiedene Probleme in deinem Unternehmen auf.

• Eine hohe allgemeine Auslastung bei geringer abrechenbarer Auslastung bedeutet, dass dein Team zwar beschäftigt, aber nicht profitabel ist. Zu viel Zeit wird für interne Projekte, Verwaltungsaufgaben oder nicht abgerechnete Kundenarbeit verwendet. Das passiert oft, wenn der Umfang nicht kontrolliert wird oder wenn interne Initiativen zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Um das Problem zu beheben, solltest du prüfen, wohin die nicht abrechenbare Zeit fließt, den Projektumfang straffen und administrative Aufgaben automatisieren.
• Niedrige Auslastung bei hoher abrechenbarer Auslastung bedeutet, dass dein Team zwar profitabel arbeitet, aber nicht genug Arbeit hat, um alle zu beschäftigen. Das könnte auf ein Problem mit der Vertriebspipeline oder auf saisonale Schwankungen hinweisen. Um dies zu beheben, konzentriere dich auf die Geschäftsentwicklung, um die Pipeline zu füllen, oder überlege, ob die Teamgröße der tatsächlichen Nachfrage entspricht.

Wie man sowohl die Abrechenbarkeit als auch die Auslastung ohne Tabellenkalkulationen messen kann

Die Erfassung dieser Kennzahlen in manuellen Zeiterfassungsbögen wird schnell unübersichtlich. Du brauchst tägliche Zeiterfassungsbögen, eine Kategorisierung jedes Eintrags und eine ständige Aktualisierung der Berichte. Eine Person kann das schaffen. Mit zehn Personen wird es mühsam. Fünfzig Leute machen es unmöglich.

Automatisierte Zeiterfassungssoftware beseitigt dieses Problem, indem sie die Arbeitszeit im Hintergrund erfasst und automatisch kategorisiert. Tools wie EARLY erfassen, an welchen Projekten und Aufgaben die Teammitglieder den ganzen Tag über arbeiten, ohne dass die Zeit manuell erfasst werden muss.

Echtzeit-Dashboards zeigen dir die aktuellen Quoten für Einzelpersonen, Teams und das gesamte Unternehmen. Du siehst auf einen Blick, wer nicht ausgelastet und für neue Projekte verfügbar ist, wer überlastet ist und ob die Zeiteinteilung deines Teams deinen Umsatzzielen entspricht.

Kennzeichne jede Aufgabe als abrechenbar oder nicht abrechenbar und erstelle Berichte.

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Wie du die abrechenbare Nutzung und die allgemeine Nutzungsrate verbesserst

Die Verbesserung der abrechenbaren Auslastung, der Ressourcennutzung und der allgemeinen Auslastung erfordert bessere Prozesse, klarere Grenzen und eine intelligentere Ressourcenzuweisung.

• Beginne damit, zu prüfen, wo die nicht abrechenbaren Stunden tatsächlich hingehen. Erfasse die Zeit zwei Wochen lang mit einer detaillierten Kategorisierung und identifiziere dann die größten Zeitfresser. Lies mehr über Zeitprüfungen.
• Reduziere nicht abrechenbare Stunden, indem du interne Prozesse rationalisierst. Automatisiere Verwaltungsaufgaben, vermeide unnötige Besprechungen und erstelle Vorlagen für allgemeine Leistungen.
• Messe die Rentabilität von Projekten. Beobachte die Rentabilität über einen bestimmten Zeitraum, um ein vollständiges Bild davon zu erhalten, welche Projekte wirklich kosteneffizient sind. So kannst du dich auf Arbeiten konzentrieren, die die Rentabilität tatsächlich erhöhen. Lies mehr über die Messung der Projektrentabilität.
• Lege klare Projektumfänge fest und halte dich an sie. Eine Ausweitung des Projektumfangs macht die abrechenbare Nutzung zunichte, weil die Teams am Ende zusätzliche Arbeit leisten, die sie nicht abrechnen können. Wenn Kunden Ergänzungen verlangen, besprich, ob dafür ein Änderungsauftrag erforderlich ist.
• Verbessere Kapazitätsplanung und Ressourcenmanagement , um eine ausgewogene Arbeitsbelastung zu gewährleisten. Auf diese Weise bist du in schwachen Zeiten nicht überbesetzt und in arbeitsreichen Zeiten nicht unterbesetzt. Nutze historische Daten, um Hochsaisonen vorherzusagen, und halte eine Pipeline von abrechenbaren Projekten bereit, die du starten kannst, wenn Kapazitäten frei werden. Lies mehr über die Ressourcenzuweisung.
• Schaffe eine Kultur, in der die Abrechnung von Zeit normal ist. Viele Teams geben zu wenig abrechenbare Stunden an, weil sie unsicher sind, was als abrechenbar und was als nicht abrechenbar gilt. Lege klar fest, was fakturierbar ist, schule dein Team in der Zeiterfassung und beginne, die Produktivität des Teams zu messen.
• Überlege dir dein Preismodell. Wenn du ständig an deine Kapazitätsgrenzen stößt, aber mit der Abrechenbarkeit kämpfst, kann eine wertorientierte Preisgestaltung oder eine Vereinbarung auf Zeit sinnvoller sein als eine Abrechnung auf Stundenbasis.
• Nutze die Kennzahlen zur abrechenbaren Auslastung und zur allgemeinen Auslastung, um bessere Gespräche mit deinen Teammitgliedern zu führen. Wenn die Auslastung eines Mitarbeiters konstant niedrig ist, solltest du mit ihm zusammenarbeiten, um die Gründe dafür zu verstehen und Lösungen zu finden.

Hier findest du einen vollständigen Leitfaden, wie du mehr Stunden abrechnen kannst.

Fazit

Kurz gesagt: Die Abrechenbarkeit sagt dir, welche Aufgaben Einnahmen bringen, die Auslastung zeigt, wie viel Zeit dein Team tatsächlich nutzt, und die abrechenbare Auslastung kombiniert beides, um zu erkennen, wie viel dieser Zeit wirklich zum Gewinn beiträgt. Wenn du diese Kennzahlen unterscheidest und genau verfolgst, kannst du erkennen, ob dein Team richtig ausgelastet ist, du kannst schnell feststellen, ob du ein Umsatz-, Kapazitäts- oder Pipeline-Problem hast, und du kannst intelligentere Entscheidungen über die Preisgestaltung, den Personaleinsatz und den Projektumfang treffen.

FAQ