Hur man beräknar arbetstid (2025): Guide för amerikanska arbetsgivare

Obs: Den här guiden fokuserar på USA:s federala och delstatliga arbetslagstiftning från och med 2025. Om du befinner dig utanför USA, vänligen konsultera din lokala arbetslagstiftning.

Behöver du beräkna timmar snabbt? Välj din metod:

• Kalkylator för arbetstimmar: Använd en onlinekalkylator för arbetstid som EARLY för att effektivisera beräkningar, spåra övertid och raster och säkerställa noggrannhet för löner och efterlevnad. Starta din kostnadsfria 30-dagars testperiod
• Excel-användare: Ladda ner färdiga mallar för tidrapporter med inbyggda formler (kräver manuell inmatning)
• Engångsberäkningar: Använd vår kostnadsfria Time Card Calculator för omedelbara resultat (fortfarande manuell, men snabb)

Vad finns här för dig:

Som arbetsgivare eller HR-proffs måste du veta hur du beräknar arbetade timmar per dag, vecka eller månad samtidigt som du följer amerikansk arbetslagstiftning.

Den här guiden förklarar steg-för-steg-formeln för beräkning av arbetstid, täcker 2025 års rättsliga krav i USA, ger Excel-beräkningsinstruktioner och tar upp vanliga misstag som bör undvikas.

Juridiskt sammanhang: Varför exakta beräkningar är viktiga

Innan vi dyker ner i beräkningsformeln, här är ett viktigt sammanhang: Enligt lagen om lagen om rättvisa arbetsnormer (FLSA)måste amerikanska arbetsgivare noggrant beräkna och registrera timmar för anställda som inte är undantagna (de som har rätt till övertidsersättning).

Här följer en beskrivning av vilka tidsrelaterade uppgifter som måste registreras enligt FLSA:

• Tidpunkt och veckodag då den anställdes arbetsvecka börjar
• Arbetade timmar varje dag
• Totalt antal arbetade timmar per arbetsvecka.

Det är viktigt att följa lagar om löner och arbetstider och andra lagar om arbetstider, eftersom dessa bestämmelser reglerar anställdas arbetstider, övertid och krav på bokföring.

Viktiga krav för att följa lagar om löner och arbetstider:

• Registrera arbetade timmar varje dag och vecka
• Beräkna övertid med 1,5x ordinarie lön för timmar över 40/vecka (federal standard)
• Förvara korrekta register över alla anställdas arbetstid i 2-3 år

Variationer mellan delstater: Vissa delstater har strängare regler. Kalifornien kräver övertid efter 8 timmar/dag och dubbeltid efter 12 timmar/dag. Alaska har liknande krav på daglig övertid. Om du har anställda i dessa delstater måste du tillämpa deras specifika regler.

Hur man beräknar arbetade timmar (det manuella sättet)

Psst, det manuella sättet är tidskrävande. Scrolla ner för en snabbare och automatiserad metod ⤵️

Steg 1: Bestäm starttid och sluttid

För att beräkna hur många timmar en anställd arbetat måste du identifiera starttid (när den anställde börjar arbeta) och sluttid (när den anställde slutar arbeta) för varje arbetsdag.

Denna information kommer vanligtvis från tidrapporter, stämpelklockor eller program för tidrapportering som registrerar när anställda stämplar in och ut.

Exempel: På måndagen började John Watson arbeta kl. 8.00 och slutade kl. 17.15.

Steg 2: Konvertera tid till militär tid

Konvertera start- och sluttider till militär tid (24-timmars klockformat, där timmarna löper från 00:00 till 23:59) för att undvika förväxling av AM/PM.

Vid konvertering av tider till 24-timmars eller militär tid registreras morgontimmar (AM) som de är (t.ex. 8:00 AM blir 08:00), medan eftermiddagstimmar (PM) konverteras genom att lägga till 12 till timmen (t.ex. 5:15 PM blir 17:15).

Exempel: 8:00 AM = 08:00, och 5:15 PM = 17:15

Snabbreferens:

• 1:00 PM = 13:00
• 2:00 PM = 14:00
• 3:00 PM = 15:00
• 4:00 PM = 16:00
• 5:00 PM = 17:00

För snabbare beräkningar använd den kostnadsfria militära tidsomvandlaren.

Steg 3: Konvertera minuter till decimalform

Denna process innebär att traditionella tidsformat omvandlas till decimaltimmar eller decimaltid genom att minuterna divideras med 60, vilket gör löneberäkningen och bokföringen mer exakt och effektiv.

Exempel: Om en anställd arbetar 1 timme och 15 minuter får du 0,25 genom att dela 15 med 60. Så 1 timme och 15 minuter blir ett decimalvärde på 1,25 timmar. På samma sätt blir 17:15 17,25.

Vanliga konverteringar:

• 15 minuter = 0,25 timmar
• 30 minuter = 0,50 timmar
• 45 minuter = 0,75 timmar

För snabbare beräkningar kan du använda den kostnadsfria omvandlaren från minuter till timmar.

Steg 4: Subtrahera starttid från sluttid

Subtrahera starttiden från sluttiden för att få det totala antalet arbetade timmar.

Exempel: 17.25 - 08.00 = 9,25 timmar

Steg 5: Avdrag för obetalda raster

Obetalda raster (måltidsperioder då medarbetaren är helt befriad från arbetsuppgifter) ska dras av från den totala arbetstiden för att beräkna nettoarbetstiden (faktisk kompenserbar tid).

Exempel: 9,25 timmar - 0,5 timmar (30 minuters lunch) = 8,75 arbetade timmar

Viktiga pausregler enligt FLSA:

• Korta raster (5-20 minuter): Måste räknas som betald arbetstid
• Måltidsrast (30+ minuter): Kan vara obetald endast om den anställde är helt befriad från arbetsuppgifter

Steg 6: Beräkna det totala antalet timmar för löneperioden

För konsekventa scheman: Multiplicera dagliga timmar med arbetsdagar.

• Exempel: 8,75 timmar/dag × 5 dagar = 43,75 timmar/vecka

För variabla scheman: Beräkna varje dag för sig och summera sedan totalsummorna för att få det totala antalet arbetade timmar under löneperioden. Den kostnadsfria arbetstidsberäknaren hjälper dig hela vägen. Du kan också beräkna det genomsnittliga antalet timmar per vecka, vilket är användbart för rapportering eller efterlevnad. Kom ihåg att ta hänsyn till helgdagar, semesterdagar och ledighet.

FÖR ARBETSGIVARE: Enligt amerikansk lag räknas endast faktiska timmar som fysiskt arbetats in i övertidströskeln. Betald ledighet (semester, sjukdagar, helgdagar) räknas INTE in i övertidströskeln på 40 timmar. Om en anställd till exempel tar ledigt på måndagen (8 timmars PTO) och arbetar tisdag-fredag (40 timmar) har han eller hon 40 arbetade timmar, inte 48, och är därför inte skyldig att betala övertid enligt FLSA.

Steg 7: Beräkna övertid (om tillämpligt)

Federal övertid (de flesta delstater): Timmar över 40 under en arbetsvecka med 1,5x ordinarie lön

Exempel på beräkning av övertid:

• John arbetar 45 timmar i veckan
• Ordinarie pris: $20/timme
• Vanlig lön: 40 timmar × 20 USD = 800 USD
• Övertidsersättning: 20 USD × 1,5 = 30 USD/timme
• Övertidsersättning: 5 timmar × 30 USD = 150 USD
• Total veckolön: $950 (inklusive all övertid som arbetats)

För att påskynda övertidsberäkningen, kolla in den kostnadsfria övertidsberäknaren.

Så här beräknar du timmar på ett automatiserat sätt

Alternativ 1: Helautomatisk beräkning (rekommenderas för team)

Programvara för tidsregistrering automatiserar processen för att spåra och beräkna den tid som spenderas på jobbet, på olika uppgifter, projekt eller kunder. Det finns inte längre något behov av papperstidrapporter, och alla anställdas tidkort finns alltid till hands, tillgängliga i en programvara.

Vem är det bäst för? Alla företag med flera anställda, team på distans eller som hanterar löner mer än en gång i månaden.

Vilket verktyg för tidrapportering ska du välja? Ett tidrapporteringssystem som EARLY registrerar automatiskt när anställda börjar och slutar arbeta, beräknar det totala antalet arbetade timmar för varje anställd, drar av raster och beräknar övertid.

Fördelar:

• Ingen manuell beräkning behövs
• Eliminerar aritmetiska fel
• Realtidsöversikt över arbetade timmar
• Omedelbara rapporter för lönebearbetning
• Digitala tidkort genereras automatiskt för varje arbetad period för varje anställd

Processen:

1. Medarbetarna stämplar in med en digital stämpelklocka när de börjar arbeta (via mobilapp, skrivbordsapp eller webbapp, fysisk spårningsenhet)
2. Programvaran registrerar automatiskt tidsstämpeln
3. Anställda stämplar ut för raster och vid dagens slut
4. Systemet gör det automatiskt:

• Konverterar alla tider till decimalformat för korrekt beräkning av anställdas arbetstimmar
• Beräknar totalt antal arbetade timmar
• Avdrag för obetald rasttid
• Beräknar övertidstimmar
• Skapar tidrapporter och digitala tidkort som är redo för löneutbetalning

Exempel: En anställd stämplar in kl. 08.07 och ut kl. 17.18 med en lunchrast på 32 minuter. EARLY beräknar automatiskt 8,65 arbetade timmar (med hänsyn tagen till tidsavrundning och rastavdrag) och spårar de exakta timmar som den anställde arbetat för löneutbetalning och efterlevnad, utan att du behöver göra någon matematik.

Börja beräkna dina arbetstimmar 100% utan ansträngning

Automatiskt eller manuellt. Med en fysisk tidmätare eller kortkommandon på tangentbordet. Under 1 minut per dag.

Prova EARLY 30 dagar gratis

Alternativ 2: Beräkna arbetstid i den kostnadsfria Work Hours Calculator (bäst för engångsberäkningar)

Letar du efter ett snabbt, halvautomatiskt sätt att beräkna arbetstid för dig själv eller ditt team? Prova vår kostnadsfria kalkylator för arbetstid - perfekt för engångsberäkningar. (Du kan använda den flera gånger också, men för regelbunden spårning rekommenderar jag en helautomatisk app för tidsspårning istället - läs mer ovan).

Ingen inloggning eller prenumeration krävs. Ange bara start- och sluttider för varje dag, så beräknar kalkylatorn automatiskt:

• Bastimmar
• Övertidstimmar
• Totalt antal timmar
• Total lön

Du kan också exportera dina resultat som en PDF-fil.

Alternativ 3: Beräkna arbetstid i Excel

Är du en kalkylbladsfantast och vill använda Excel eller Google Sheets som din timräknare? Varför skulle du inte göra det! Excel kan automatisera timberäkningar för små till medelstora team. Det är varken skalbart eller helt automatiserat, men det är gratis.

Alternativ för snabbstart: Hoppa över den manuella installationen och ladda ner våra kostnadsfria mallar för tidrapporter med förinställda formler, eller använd Time card calculator för att få omedelbara resultat utan att behöva använda kalkylblad:

• Mall för 24 timmars daglig tidrapport

• Mall för månatlig tidrapport

• Mall för veckotidtabell

Fördelar:

• Flexibel och anpassningsbar
• De kan användas för att spåra flera projekt och uppgifter
• Det är möjligt att generera rapporter och fakturor
• De kan delas med flera användare
• De kan användas på dator, mobil och webb

Nackdelar:

• De kan vara tidskrävande att installera och underhålla
• Benägen att göra fel
• Inte användarvänligt, rörigt och klumpigt
• Inte lika säkert som dedikerade tidrapporteringssystem

Hur man beräknar arbetstid i Excel: Steg-för-steg

Steg 1: Skapa rubriker

• A1: "Anställdas namn"
• B1: "Datum"
• C1: "Time In"
• D1: "Time Out"
• E1: "Paus (minuter)"
• F1: "Totalt antal timmar"

Steg 2: Formatera tidskolumner

• Välj kolumnerna C och D
• Högerklicka > Formatera celler > Tid
• Välj "1:30 PM" eller "13:30" format

Steg 3: Formatera timkolumn

• Välj kolumn F
• Högerklicka > Formatera celler > Nummer
• Ställ in decimaler till 2

Steg 4: Ange beräkningsformeln

I cell F2 skriver du in:

=(D2-C2)*24-(E2/60)

Vad denna formel gör:

• (D2-C2)*24 omvandlar tidsskillnad till timmar
• (E2/60) omvandlar pausminuter till timmar
• Subtraktionen ger dig nettoarbetstimmar

Steg 5: Beräkna veckosummor

Skriv in i en cell under dina data (t.ex. F10):

=SUM(F2:F9)

När ska man använda automatiserade respektive manuella beräkningar?

Är du osäker på vilken beräkningsmetod som passar ditt företag? Här är en snabbguide som hjälper dig att välja utifrån storleken på ditt team och komplexiteten i löneutbetalningen.

Manuella beräkningar fungerar för:

• Mycket små företag (1-5 anställda)
• Konsekventa, enkla scheman
• Ingen övertid eller sällsynt övertid
• Enstaka lön per anställd

Automatiserade lösningar (programvara eller Excel) behövs när:

• Fler än 5 anställda
• Variabla scheman eller skiftarbete
• Frekvent övertid
• Flera olika lönenivåer
• Flera platser eller stater
• Distansarbetare
• Komplexa policyer för avbrott

Vanliga frågor och svar