Slik beregner du arbeidstimer (2025): Veiledning for amerikanske arbeidsgivere

Merk: Denne veiledningen fokuserer på føderale og statlige arbeidslover i USA per 2025. Hvis du befinner deg utenfor USA, bør du sjekke lokale arbeidsforskrifter.

Trenger du å beregne timer raskt? Velg metode:

• Arbeidstidskalkulator: Bruk en online arbeidstidskalkulator som EARLY for å effektivisere beregninger, spore overtid og pauser, og sikre nøyaktighet for lønn og samsvar. Start din gratis 30-dagers prøveperiode
• Excel-brukere: Last ned ferdige timeregistreringsmaler med innebygde formler (krever manuell inntasting)
• Engangsberegninger: Bruk vår gratis tidskortkalkulator for umiddelbare resultater (fortsatt manuell, men rask)

Hva er her for deg:

Som arbeidsgiver eller HR-profesjonell må du vite hvordan du beregner arbeidstimer per dag, uke eller måned, samtidig som du overholder amerikanske arbeidslover.

Denne veiledningen forklarer den trinnvise formelen for beregning av arbeidstimer, dekker juridiske krav i USA for 2025, gir instruksjoner for beregning i Excel og tar for seg vanlige feil du bør unngå.

Juridisk kontekst: Hvorfor nøyaktige beregninger er viktige

Før vi dykker ned i beregningsformelen, her er viktig kontekst: I henhold til Fair Labor Standards Act (FLSA) må amerikanske arbeidsgivere nøyaktig beregne og registrere timer for ikke-fritatte ansatte (de som har rett til overtidsbetaling).

Her er hvilke tidsrelaterte data som må registreres i henhold til FLSA:

• Tidspunkt og ukedag når den ansattes arbeidsuke begynner
• Timer arbeidet hver dag
• Totalt antall arbeidstimer per arbeidsuke.

Overholdelse av lønns- og arbeidstidslover og andre arbeidstidslover er avgjørende, ettersom disse forskriftene regulerer ansattes arbeidstid, overtid og krav til journalføring.

Viktige krav for å overholde lønns- og arbeidstidslover:

• Spor arbeidstimer hver dag og uke
• Beregn overtid med 1,5 ganger vanlig sats for timer over 40/uke (føderal standard)
• Før nøyaktige registre over all arbeidstid fra de ansatte i 2–3 år

Variasjoner i delstatene: Noen delstatene har strengere regler. California krever overtid etter 8 timer/dag og dobbel tid etter 12 timer/dag. Alaska har lignende krav til daglig overtid. Hvis du har ansatte i disse delstatene, må du anvende deres spesifikke regler.

Slik beregner du arbeidstimer (manuelt)

Pssst, den manuelle metoden er tidkrevende. Bla nedover for en raskere og automatisert metode ⤵️

Trinn 1: Bestem start- og sluttidspunkt

For å beregne hvor mange timer en ansatt jobbet, identifiser starttidspunktet (når den ansatte begynner å jobbe) og sluttidspunktet (når den ansatte er ferdig med å jobbe) for hver arbeidsdag.

Denne informasjonen kommer vanligvis fra timelister, stempelklokker eller programvare for tidssporing som registrerer når ansatte stempler inn og ut.

Eksempel: På mandag begynte John Watson å jobbe klokken 08:00 og var ferdig klokken 17:15.

Trinn 2: Konverter tid til militær tid

Konverter start- og sluttidspunkter til militærtid (24-timers klokkeformat, der timene går fra 00:00 til 23:59) for å unngå forvirring mellom AM/PM.

Når man konverterer tider til 24-timers eller militærtid, registreres morgentimene (AM) som de er (f.eks. forblir 08:00), mens ettermiddagstimene (PM) konverteres ved å legge til 12 til timen (f.eks. blir 17:15 til 17:15).

Eksempel: 08:00 = 20:00 og 17:15 = 17:15

Hurtigreferanse:

• 13:00 = 13:00
• 14:00 = 14:00
• 15:00 = 15:00
• 16:00 = 16:00
• 17:00 = 17:00

For raskere beregninger, bruk den gratis militære tidskonverteren .

Trinn 3: Konverter minutter til desimalform

Denne prosessen innebærer å konvertere tradisjonelle tidsformater til desimaltimer eller desimaltid ved å dele minuttene med 60, noe som gjør lønnsberegning og journalføring mer nøyaktig og effektiv.

Eksempel: Hvis en ansatt jobber 1 time og 15 minutter, divider 15 med 60 for å få 0,25. Så blir 1 time og 15 minutter en desimalverdi på 1,25 timer. På samme måte blir 17:15 til 17,25.

Vanlige konverteringer:

• 15 minutter = 0,25 timer
• 30 minutter = 0,50 timer
• 45 minutter = 0,75 timer

For raskere beregninger, bruk den gratis minutter-til-timer-konverteren .

Trinn 4: Trekk starttid fra sluttid

Trekk fra starttidspunktet fra sluttidspunktet for å få det totale antallet arbeidstimer.

Eksempel: 17.25 – 08.00 = 9.25

Trinn 5: Trekk fra ubetalte pauser

Ubetalte pauser (måltidsperioder der ansatte er helt fritatt for arbeidsoppgaver) må trekkes fra det totale antallet timer for å beregne netto arbeidstimer (faktisk kompenserbar tid).

Eksempel: 9,25 timer – 0,5 timer (30-minutters lunsj) = 8,75 arbeidstimer

Viktige regler for pauser i henhold til FLSA:

• Korte pauser (5–20 minutter): Må telles som betalt arbeidstid
• Måltidspauser (30+ minutter): Kan kun være ulønnede dersom den ansatte er helt fritatt fra arbeidsoppgaver

Trinn 6: Beregn totalt antall timer for lønnsperioden

For konsistente timeplaner: Multipliser daglige timer med arbeidsdager.

• Eksempel: 8,75 timer/dag × 5 dager = 43,75 timer/uke

For variable timeplaner: Beregn hver dag individuelt, og summer deretter totalene for å få det totale antallet arbeidstimer i lønnsperioden. Den gratis arbeidstidskalkulatoren vil hjelpe deg hele veien. Du kan også bestemme gjennomsnittlig antall timer per uke, noe som er nyttig for rapportering eller samsvarsformål. Husk å ta hensyn til helligdager, feriedager og fritid.

FOR ARBEIDSGIVERE: I henhold til amerikansk lov teller kun faktiske timer fysisk arbeidet med i overtidsgrensene. Betalt fritid (ferie, sykedager, helligdager) teller IKKE med i 40-timers overtidsgrensen. Hvis en ansatt for eksempel tar fri på mandag (8 timer fri) og jobber tirsdag–fredag (40 timer), har de 40 arbeidstimer, ikke 48, så ingen overtid skyldes i henhold til FLSA.

Trinn 7: Beregn overtid (hvis aktuelt)

Føderal overtid (de fleste stater): Timer over 40 i en arbeidsuke til 1,5 ganger vanlig sats

Eksempel på overtidsberegning:

• John jobber 45 timer i uken
• Ordinær pris: 20 dollar/time
• Ordinær lønn: 40 timer × 20 dollar = 800 dollar
• Overtidssats: 20 kr × 1,5 = 30 kr/time
• Overtidsbetaling: 5 timer × 30 dollar = 150 dollar
• Total ukelønn: $950 (inkludert all overtid)

For å få fart på overtidsberegningen, sjekk ut den gratis overtidskalkulatoren .

Slik beregner du timer automatisk

Alternativ 1: Helautomatisk beregning (anbefales for team)

Programvare for timeregistrering automatiserer prosessen med å spore og beregne tiden som brukes på jobb, på ulike oppgaver, prosjekter eller kunder. Det er ikke lenger behov for timelister på papir, og alle ansattes timelister er alltid tilgjengelige i én og samme programvare.

Hvem passer det best for? Enhver bedrift med flere ansatte, eksterne team eller noen som behandler lønn mer enn én gang per måned.

Hvilket tidsregistreringsverktøy skal man velge? Et stempelklokkesystem som EARLY registrerer automatisk når ansatte starter og slutter å jobbe, beregner totalt antall timer hver ansatt jobbet, trekker fra pauser og beregner overtid.

Fordeler:

• Ingen manuell beregning nødvendig
• Eliminerer aritmetiske feil
• Sanntidsoversikt over arbeidstimer
• Øyeblikkelige rapporter for lønnsbehandling
• Digitale timekort genereres automatisk for hver ansatts arbeidsperiode

Prosessen:

1. Ansatte stempler inn med en digital stempelklokke når de starter arbeidet (via mobilapp, skrivebordsapp eller nettapp, fysisk sporingsenhet)
2. Programvaren registrerer automatisk tidsstempelet
3. Ansatte stempler ut til pauser og på slutten av dagen
4. Systemet automatisk:

• Konverterer alle tider til desimalformat for nøyaktig beregning av ansattes arbeidstimer
• Beregner totalt antall arbeidstimer
• Trekker fra ubetalt pausetid
• Beregner overtidstimer
• Genererer timelister og digitale timekort klare for lønn

Eksempel: En ansatt stempler inn klokken 08:07 og ut klokken 17:18 med en 32-minutters lunsjpause. EARLY beregner automatisk 8,65 arbeidstimer (medregnet tidsavrunding og pausetrekk) og sporer de nøyaktige timene den ansatte jobbet for lønn og samsvar, uten at du trenger å gjøre noen beregninger.

Begynn å beregne arbeidstiden din 100 % enkelt

Automatisk eller manuelt. Med en fysisk tidtaker eller snarveier på tastaturet. Under 1 minutt om dagen.

Prøve EARLY 30 dager gratis

Alternativ 2: Beregn arbeidstimer i den gratis arbeidstidskalkulatoren (best for engangsberegninger)

Leter du etter en rask, halvautomatisk måte å beregne arbeidstimer for deg selv eller teamet ditt? Prøv vår gratis arbeidstidskalkulator – perfekt for engangsberegninger. (Du kan også bruke den flere ganger, men for regelmessig sporing anbefaler jeg en helautomatisk tidssporingsapp i stedet – les mer ovenfor.)

Ingen innlogging eller abonnement kreves. Bare skriv inn start- og sluttidspunktene for hver dag, så beregner kalkulatoren automatisk:

• Basistimer
• Overtidstimer
• Totalt antall timer
• Totallønn

Du kan også eksportere resultatene dine som en PDF.

Alternativ 3: Beregn arbeidstimer i Excel

Er du en regnearkfan og vil bruke Excel eller Google Sheets som timekalkulator? Hvorfor ikke! Excel kan automatisere timeberegninger for små og mellomstore team. Det er verken skalerbart eller helautomatisert, men det er gratis.

Hurtigstartalternativ: Hopp over manuell oppsett og last ned våre gratis timeregistreringsmaler med forhåndsbygde formler, eller bruk timeregistreringskalkulatoren for umiddelbare resultater uten regnearkarbeid:

• 24-timers mal for timelister

• Mal for månedlig timeliste

• Mal for ukentlig timeliste

Fordeler:

• Fleksibel og tilpasningsdyktig
• De kan brukes til å spore flere prosjekter og oppgaver
• Det er mulig å generere rapporter og fakturaer
• De kan deles med flere brukere
• De kan brukes på PC, mobil og nett

Ulemper:

• De kan være tidkrevende å sette opp og vedlikeholde
• Utsatt for feil
• Ikke brukervennlig, rotete og klumpete
• Ikke like sikkert som dedikerte tidsregistreringssystemer

Slik beregner du arbeidstimer i Excel: Steg for steg

Trinn 1: Opprett overskrifter

• A1: «Ansattnavn»
• B1: «Dato»
• C1: «Tid inn»
• D1: «Time Out»
• E1: «Pause (minutter)»
• F1: «Totalt antall timer»

Trinn 2: Formater tidskolonner

• Merk kolonnene C og D
• Høyreklikk > Formater celler > Tid
• Velg formatet «13:30» eller «13:30»

Trinn 3: Formater timekolonnen

• Velg kolonne F
• Høyreklikk > Formater celler > Tall
• Sett desimaler til 2

Trinn 4: Skriv inn beregningsformel

I celle F2 skriver du inn:

=(D2-C2)*24-(E2/60)

Hva denne formelen gjør:

• (D2-C2)*24 konverterer tidsforskjell til timer
• (E2/60) konverterer pauseminutter til timer
• Fratrekket gir deg netto arbeidstimer

Trinn 5: Beregn ukentlige totaler

I en celle under dataene dine (f.eks. F10) setter du inn:

=SUM(F2:F9)

Når man skal bruke automatiserte kontra manuelle beregninger

Er du usikker på hvilken beregningsmetode som passer for bedriften din? Her er en rask guide som hjelper deg med å velge basert på teamstørrelsen og lønnskompleksiteten.

Manuelle beregninger fungerer for:

• Svært små bedrifter (1–5 ansatte)
• Konsekvente, enkle tidsplaner
• Ingen overtid eller sjelden overtid
• Engangslønn per ansatt

Automatiserte løsninger (programvare eller Excel) som trengs når:

• Mer enn 5 ansatte
• Variable timeplaner eller skiftarbeid
• Hyppig overtid
• Flere lønnssatser
• Flere steder eller stater
• Fjernarbeidere
• Komplekse ferieregler

Ofte stilte spørsmål