Come calcolare le ore di lavoro (2025): Guida per i datori di lavoro statunitensi

Nota: questa guida si concentra sulle leggi sul lavoro federali e statali degli Stati Uniti a partire dal 2025. Se vi trovate al di fuori degli Stati Uniti, consultate le normative locali in materia di lavoro.

Avete bisogno di calcolare rapidamente le ore? Scegliete il vostro metodo:

• Calcolatore delle ore di lavoro: Utilizzate un calcolatore di ore di lavoro online come EARLY per semplificare i calcoli, tenere traccia degli straordinari e delle pause e garantire l'accuratezza delle buste paga e della conformità. Iniziate la vostra prova gratuita di 30 giorni
• Utenti di Excel: Scaricare modelli di timesheet già pronti con formule incorporate (richiede l'inserimento manuale)
• Calcoli una tantum: Utilizzate il nostro calcolatore di cartellini gratuiti per ottenere risultati immediati (sempre manuale, ma veloce).

Cosa c'è qui per voi:

In qualità di datore di lavoro o di professionista delle risorse umane, è necessario sapere come calcolare le ore lavorate al giorno, alla settimana o al mese nel rispetto delle leggi sul lavoro degli Stati Uniti.

Questa guida spiega la formula passo passo per il calcolo delle ore di lavoro, illustra i requisiti legali per il 2025 negli Stati Uniti, fornisce istruzioni per il calcolo in Excel e affronta gli errori più comuni da evitare.

Contesto legale: Perché i calcoli accurati sono importanti

Prima di addentrarci nella formula di calcolo, ecco il contesto essenziale: Ai sensi del Fair Labor Standards Act (FLSA)i datori di lavoro statunitensi devono calcolare e registrare accuratamente le ore dei dipendenti non esenti (quelli che hanno diritto alla retribuzione degli straordinari).

Ecco quali dati relativi all'orario devono essere registrati ai sensi della FLSA:

• Ora e giorno della settimana in cui inizia la settimana lavorativa del dipendente
• Ore lavorate ogni giorno
• Ore totali lavorate ogni settimana.

La conformità alle leggi su salari e orari e ad altre leggi sull'orario è fondamentale, in quanto queste normative regolano l'orario di lavoro dei dipendenti, gli straordinari e i requisiti di registrazione.

Requisiti fondamentali per la conformità alle leggi su salari e orari:

• Tracciare le ore lavorate ogni giorno e ogni settimana
• Calcolo degli straordinari a 1,5 volte la tariffa normale per le ore superiori a 40/settimana (standard federale)
• Mantenere un registro accurato di tutte le ore di lavoro dei dipendenti per 2-3 anni.

Variazioni statali: Alcuni Stati hanno regole più severe. La California richiede lo straordinario dopo 8 ore al giorno e il doppio orario dopo 12 ore al giorno. L'Alaska ha requisiti simili per gli straordinari giornalieri. Se avete dipendenti in questi Stati, dovrete applicare le loro regole specifiche.

Come calcolare le ore lavorate (in modo manuale)

Il metodo manuale richiede molto tempo. Scorrete verso il basso per un approccio più veloce e automatizzato ⤵️

Fase 1: Determinare l'ora di inizio e l'ora di fine

Per calcolare il numero di ore lavorate da un dipendente, identificare l'ora di inizio (quando il dipendente inizia il lavoro) e l'ora di fine (quando il dipendente termina il lavoro) per ogni giorno lavorativo.

Queste informazioni provengono in genere da fogli di presenza, orologi o software di tracciamento del tempo che registrano quando i dipendenti timbrano il cartellino in entrata e in uscita.

Esempio: Lunedì, John Watson ha iniziato a lavorare alle 8:00 e ha terminato alle 17:15.

Fase 2: Conversione dell'ora in ora militare

Convertire gli orari di inizio e fine in ora militare (formato orologio 24 ore, dove le ore vanno dalle 00:00 alle 23:59) per evitare la confusione AM/PM.

Quando si convertono gli orari in 24 ore o in ora militare, le ore del mattino (AM) vengono registrate così come sono (ad esempio, le 8:00 AM rimangono le 08:00), mentre le ore del pomeriggio (PM) vengono convertite aggiungendo 12 all'ora (ad esempio, le 17:15 PM diventano le 17:15).

Esempio: 8:00 AM = 08:00, e 5:15 PM = 17:15

Riferimento rapido:

• 13:00 = 13:00
• 14:00 = 14:00
• 15:00 = 15:00
• 16:00 = 16:00
• 17:00 = 17:00

Per un calcolo più rapido, utilizzare il convertitore gratuito dell'ora militare.

Fase 3: Conversione dei minuti in forma decimale

Questo processo comporta la conversione dei formati di orario tradizionali in ore decimali o in tempo decimale dividendo i minuti per 60, rendendo il calcolo dei salari e la tenuta dei registri più accurati ed efficienti.

Esempio: Se un dipendente lavora per 1 ora e 15 minuti, dividere 15 per 60 per ottenere 0,25. Quindi, 1 ora e 15 minuti diventa un valore decimale di 1,25 ore. Analogamente, 17:15 diventa 17,25.

Conversioni comuni:

• 15 minuti = 0,25 ore
• 30 minuti = 0,50 ore
• 45 minuti = 0,75 ore

Per un calcolo più rapido, utilizzare il convertitore gratuito da minuti a ore.

Fase 4: Sottrarre l'ora di inizio dall'ora di fine

Sottrarre l'ora di inizio dall'ora di fine per ottenere il numero totale di ore lavorate.

Esempio: 17.25 - 08.00 = 9.25 ore

Fase 5: sottrarre le pause non retribuite

Le pause non retribuite (periodi di pasto in cui i dipendenti sono completamente sollevati dalle mansioni lavorative) devono essere dedotte dal totale delle ore per calcolare le ore di lavoro nette (tempo effettivo compensabile).

Esempio: 9,25 ore - 0,5 ore (pranzo di 30 minuti) = 8,75 ore lavorate

Importanti regole di interruzione secondo la FLSA:

• Pause brevi (5-20 minuti): Devono essere conteggiate come tempo di lavoro retribuito
• Pause per i pasti (oltre 30 minuti): Possono essere non retribuite solo se il dipendente è completamente sollevato dalle sue mansioni.

Fase 6: calcolo delle ore totali per il periodo di paga

Per orari coerenti: Moltiplicare le ore giornaliere per i giorni lavorativi.

• Esempio: 8,75 ore/giorno × 5 giorni = 43,75 ore/settimana

Per gli orari variabili: Calcolare ogni giorno singolarmente, quindi sommare i totali per ottenere il numero totale di ore lavorate nel periodo di paga. Il calcolatore gratuito delle ore di lavoro vi aiuterà in tutto e per tutto. È anche possibile determinare la media delle ore settimanali, utile ai fini della rendicontazione o della conformità. Ricordate di tenere conto delle ferie, dei giorni di vacanza e dei permessi.

PER I DATORI DI LAVORO: Secondo la legge statunitense, solo le ore effettivamente lavorate contano ai fini della soglia degli straordinari. I permessi retribuiti (ferie, giorni di malattia, vacanze) NON contano ai fini della soglia delle 40 ore di straordinario. Ad esempio, se un dipendente prende il lunedì di ferie (8 ore di PTO) e lavora dal martedì al venerdì (40 ore), le ore lavorate sono 40 e non 48, quindi non sono dovuti gli straordinari ai sensi della FLSA.

Fase 7: Calcolo degli straordinari (se applicabile)

Straordinari federali (maggior parte degli Stati): Ore eccedenti le 40 in una settimana di lavoro a 1,5 volte la tariffa normale.

Esempio di calcolo degli straordinari:

• John lavora 45 ore alla settimana
• Tariffa regolare: $20/ora
• Retribuzione regolare: 40 ore × 20 dollari = 800 dollari
• Tariffa degli straordinari: $20 × 1,5 = $30/ora
• Retribuzione degli straordinari: 5 ore × 30 dollari = 150 dollari
• Retribuzione settimanale totale: 950 dollari (compresi tutti gli straordinari effettuati)

Per accelerare il calcolo degli straordinari, consultate il calcolatore di straordinari gratuito.

Come calcolare le ore in modo automatico

Opzione 1: calcolo completamente automatico (consigliato per le squadre)

Il software per la rilevazione delle presenze automatizza il processo di tracciamento e calcolo del tempo trascorso al lavoro, su diverse attività, progetti o clienti. Non c'è più bisogno di fogli di presenza cartacei e tutti i cartellini dei dipendenti sono sempre a portata di mano, disponibili in un unico software.

Per chi è meglio? Tutte le aziende con più dipendenti, team remoti o chiunque elabori le buste paga più di una volta al mese.

Quale strumento di rilevazione delle presenze scegliere? Un sistema di rilevazione delle presenze come EARLY registra automaticamente l'inizio e la fine del lavoro dei dipendenti, calcola le ore totali lavorate da ciascun dipendente, detrae le pause e calcola gli straordinari.

Vantaggi:

• Non è necessario alcun calcolo manuale
• Elimina gli errori aritmetici
• Visibilità in tempo reale delle ore lavorate
• Rapporti immediati per l'elaborazione delle buste paga
• I cartellini orari digitali vengono generati automaticamente per ogni periodo di lavoro dei dipendenti.

Il processo:

1. I dipendenti timbrano il cartellino con un orologio digitale quando iniziano a lavorare (tramite app mobile, app desktop o web app, dispositivo tracker fisico).
2. Il software registra automaticamente la data e l'ora
3. I dipendenti timbrano il cartellino per le pause e per la fine della giornata.
4. Il sistema si attiva automaticamente:

• Converte tutti i tempi in formato decimale per un calcolo accurato delle ore lavorate dai dipendenti.
• Calcola le ore totali lavorate
• Detrazione delle pause non retribuite
• Calcolo delle ore di straordinario
• Genera fogli di presenza e cartellini digitali pronti per la busta paga.

Esempio: Un dipendente timbra il cartellino alle 8:07 del mattino ed esce alle 17:18 con una pausa pranzo di 32 minuti. EARLY calcola automaticamente 8,65 ore lavorate (tenendo conto dell'arrotondamento dell'orario e della deduzione della pausa) e tiene traccia delle ore esatte lavorate dal dipendente ai fini della busta paga e della conformità, senza che sia necessario fare calcoli.

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Opzione 2: Calcolo delle ore di lavoro con il Calcolatore delle ore di lavoro gratuito (migliore per calcoli una tantum)

Cercate un modo rapido e semi-automatico per calcolare le ore di lavoro per voi o per il vostro team? Provate il nostro calcolatore gratuito delle ore di lavoro, perfetto per i calcoli una tantum. (Potete usarlo anche più volte, ma per un monitoraggio regolare vi consiglio un'app di monitoraggio del tempo completamente automatizzata - leggete sopra).

Non è necessario alcun login o abbonamento. È sufficiente inserire gli orari di inizio e fine di ogni giorno e il calcolatore calcolerà automaticamente:

• Ore base
• Ore di straordinario
• Ore totali
• Retribuzione totale

È anche possibile esportare i risultati in formato PDF.

Opzione 3: Calcolo delle ore di lavoro in Excel

Siete appassionati di fogli di calcolo e volete usare Excel o Google Sheets come calcolatore di ore? Perché no! Excel può automatizzare il calcolo delle ore per i team di piccole e medie dimensioni. Non è scalabile o completamente automatizzato, ma è gratuito.

Opzione di avvio rapido: Saltate la configurazione manuale e scaricate i nostri modelli di timesheet gratuiti con formule precostituite, oppure utilizzate il calcolatore di cartellini per ottenere risultati immediati senza dover ricorrere a fogli di calcolo:

• Modello di foglio di presenza giornaliero di 24 ore

• Modello di fogli presenza mensile

• Modello di fogli presenza settimanale

Vantaggi:

• Flessibile e personalizzabile
• Possono essere utilizzati per tenere traccia di più progetti e attività
• È possibile generare report e fatture
• Possono essere condivisi con più utenti
• Possono essere utilizzati su desktop, mobile e web

Svantaggi:

• Possono richiedere molto lavoro manuale
• Incline agli errori
• Non è facile da usare
• Non è sicuro come un'app di time tracking dedicata

Come calcolare le ore di lavoro in Excel: Passo dopo passo

Passo 1: Creare le intestazioni

• A1: "Nome del dipendente
• B1: "Data"
• C1: "Time In
• D1: "Time Out
• E1: "Pausa (minuti)"
• F1: "Ore totali

Passo 2: Formattare le colonne dell'ora

• Selezionare le colonne C e D
• Fare clic con il pulsante destro del mouse > Formatta celle > Ora
• Scegliere il formato "13:30" o "13:30".

Passo 3: Formattare la colonna delle ore

• Selezionare la colonna F
• Fare clic con il pulsante destro del mouse > Formatta celle > Numero
• Impostare le cifre decimali su 2

Fase 4: Inserire la formula di calcolo

Nella cella F2, inserire:

=(D2-C2)*24-(E2/60)

Cosa fa questa formula:

• (D2-C2)*24 converte la differenza di tempo in ore
• (E2/60) converte i minuti di pausa in ore
• La sottrazione fornisce le ore di lavoro nette

Fase 5: Calcolo dei totali settimanali

In una cella sotto i dati (ad esempio, F10) inserire:

=SUM(F2:F9)

Quando utilizzare i calcoli automatizzati rispetto a quelli manuali

Non siete sicuri del metodo di calcolo più adatto alla vostra azienda? Ecco una guida rapida che vi aiuterà a scegliere in base alle dimensioni del vostro team e alla complessità delle buste paga.

I calcoli manuali funzionano per:

• Piccole imprese (1-5 dipendenti)
• Orari coerenti e semplici
• Niente straordinari o rare ore di lavoro straordinario
• Tasso di retribuzione unico per dipendente

Soluzioni automatizzate (software o Excel) necessarie quando:

• Più di 5 dipendenti
• Orari variabili o lavoro a turni
• Straordinari frequenti
• Più tassi di retribuzione
• Più sedi o stati
• Lavoratori a distanza
• Politiche di interruzione complesse

Domande frequenti