Comment calculer les heures de travail (2025) : Guide pour les employeurs américains

Remarque : ce guide se concentre sur les lois du travail fédérales et étatiques des États-Unis en vigueur en 2025. Si vous êtes situé en dehors des États-Unis, veuillez consulter les réglementations locales en matière d'emploi.

Besoin de calculer rapidement les heures ? Choisissez votre méthode :

• Calculateur d'heures de travail : Utilisez un calculateur d'heures de travail en ligne comme EARLY pour rationaliser les calculs, suivre les heures supplémentaires et les pauses, et assurer l'exactitude de la paie et de la conformité. Démarrez votre essai gratuit de 30 jours
• Utilisateurs d'Excel : Télécharger des modèles de feuilles de temps prêts à l'emploi avec des formules intégrées (nécessite une saisie manuelle)
• Calculs uniques : Utilisez notre calculateur de cartes de pointage gratuit pour obtenir des résultats instantanés (toujours manuel, mais rapide).

Ce qu'il y a ici pour vous :

En tant qu'employeur ou professionnel des ressources humaines, vous devez savoir comment calculer les heures travaillées par jour, par semaine ou par mois, tout en restant en conformité avec le droit du travail américain.

Ce guide explique la formule de calcul des heures de travail étape par étape, couvre les exigences légales de 2025 aux États-Unis, fournit des instructions de calcul Excel et aborde les erreurs courantes à éviter.

Contexte juridique : L'importance de calculs précis

Avant de se plonger dans la formule de calcul, voici le contexte essentiel : En vertu de la Fair Labor Standards Act (FLSA)les employeurs américains doivent calculer et enregistrer avec précision les heures des salariés non exemptés (ceux qui ont droit au paiement des heures supplémentaires).

Voici les données relatives au temps qui doivent être enregistrées en vertu de la FLSA :

• Heure et jour de la semaine où commence la semaine de travail du salarié
• Heures travaillées chaque jour
• Nombre total d'heures travaillées chaque semaine.

Le respect des lois sur le salaire et les heures de travail et d'autres lois sur les heures de travail est crucial, car ces réglementations régissent les heures de travail des employés, les heures supplémentaires et les exigences en matière de tenue de registres.

Exigences clés pour se conformer aux lois sur les salaires et les heures de travail :

• Suivi des heures travaillées chaque jour et chaque semaine
• Calculer les heures supplémentaires à 1,5 fois le taux normal pour les heures dépassant 40 heures par semaine (norme fédérale).
• Conserver des registres précis de toutes les heures de travail des employés pendant 2 à 3 ans.

Variations d'un État à l'autre : Certains États ont des règles plus strictes. La Californie exige des heures supplémentaires après 8 heures par jour et le doublement des heures après 12 heures par jour. L'Alaska a des exigences similaires en matière d'heures supplémentaires quotidiennes. Si vous avez des employés dans ces États, vous devrez appliquer leurs règles spécifiques.

Comment calculer les heures travaillées (de manière manuelle)

La méthode manuelle prend beaucoup de temps. Faites défiler vers le bas pour une approche plus rapide et automatisée ⤵️

Étape 1 : Déterminer l'heure de début et l'heure de fin

Pour calculer le nombre d'heures travaillées par un salarié, identifiez l'heure de début (quand le salarié commence à travailler) et l'heure de fin (quand le salarié termine son travail) pour chaque journée de travail.

Ces informations proviennent généralement des feuilles de temps, des pointeuses ou des logiciels de suivi du temps qui enregistrent les heures d'arrivée et de départ des employés.

Exemple : Lundi, John Watson a commencé à travailler à 8h00 et a terminé à 17h15.

Étape 2 : Conversion de l'heure en heure militaire

Convertissez les heures de début et de fin à l'heure militaire (format d'horloge 24 heures, où les heures vont de 00:00 à 23:59) pour éviter toute confusion AM/PM.

Lors de la conversion des heures en 24 heures ou en heure militaire, les heures du matin (AM) sont enregistrées telles quelles (par exemple, 8:00 AM reste 08:00), tandis que les heures de l'après-midi (PM) sont converties en ajoutant 12 à l'heure (par exemple, 5:15 PM devient 17:15).

Exemple : 8:00 AM = 08:00, et 5:15 PM = 17:15

Référence rapide :

• 13 H 00 = 13 H 00
• 14 H 00 = 14 H 00
• 15 H 00 = 15 H 00
• 16 H 00 = 16 H 00
• 17 H 00 = 17 H 00

Pour des calculs plus rapides, utilisez le convertisseur d'heure militaire gratuit.

Étape 3 : Convertir les minutes en décimales

Ce processus consiste à convertir les formats de temps traditionnels en heures décimales ou en temps décimal en divisant les minutes par 60, ce qui rend le calcul des salaires et la tenue des registres plus précis et plus efficaces.

Exemple : Si un salarié travaille 1 heure et 15 minutes, il faut diviser 15 par 60 pour obtenir 0,25. Ainsi, 1 heure et 15 minutes devient une valeur décimale de 1,25 heure. De même, 17:15 devient 17,25.

Conversions courantes :

• 15 minutes = 0,25 heure
• 30 minutes = 0,50 heure
• 45 minutes = 0,75 heure

Pour des calculs plus rapides, utilisez le convertisseur gratuit de minutes en heures.

Étape 4 : Soustraire l'heure de début de l'heure de fin

Soustrayez l'heure de début de l'heure de fin pour obtenir le nombre total d'heures travaillées.

Exemple : 17.25 - 08.00 = 9.25 heures

Étape 5 : Soustraire les pauses non rémunérées

Les pauses non rémunérées (périodes de repas pendant lesquelles les salariés sont complètement déchargés de leurs tâches professionnelles) doivent être déduites du nombre total d'heures pour calculer les heures de travail nettes (temps de travail rémunéré effectif).

Exemple : 9,25 heures - 0,5 heure (30 minutes de déjeuner) = 8,75 heures travaillées

Règles importantes en matière de pause dans le cadre de la FLSA :

• Pauses courtes (5-20 minutes) : Doivent être comptabilisées comme du temps de travail rémunéré
• Pauses repas (30 minutes et plus) : Elles ne peuvent être non rémunérées que si l'employé est complètement déchargé de ses fonctions.

Étape 6 : Calculer le nombre total d'heures pour la période de paie

Pour les horaires réguliers : Multiplier les heures quotidiennes par les jours de travail.

• Exemple : 8,75 heures/jour × 5 jours = 43,75 heures/semaine

Pour les horaires variables : Calculez chaque jour individuellement, puis additionnez les totaux pour obtenir le nombre total d'heures travaillées au cours de la période de paie. Le calculateur gratuit d'heures de travail vous aidera tout au long du processus. Vous pouvez également déterminer le nombre moyen d'heures par semaine, ce qui est utile à des fins de déclaration ou de conformité. N'oubliez pas de tenir compte des jours fériés, des jours de vacances et des congés.

POUR LES EMPLOYEURS : En vertu de la législation américaine, seules les heures effectivement travaillées sont prises en compte dans le calcul des seuils d'heures supplémentaires. Les congés payés (vacances, congés de maladie, jours fériés) ne sont PAS pris en compte dans le calcul du seuil de 40 heures supplémentaires. Par exemple, si un employé prend son lundi (8 heures de PTO) et travaille du mardi au vendredi (40 heures), il a travaillé 40 heures, et non 48, et n'a donc pas à payer d'heures supplémentaires au titre de la FLSA.

Étape 7 : Calcul des heures supplémentaires (le cas échéant)

Heures supplémentaires fédérales (dans la plupart des États) : Heures au-delà de 40 heures dans une semaine de travail à 1,5 fois le taux normal

Exemple de calcul des heures supplémentaires :

• Jean travaille 45 heures par semaine
• Tarif normal : 20 $/heure
• Rémunération régulière : 40 heures × 20 $ = 800
• Taux des heures supplémentaires : 20 $ × 1,5 = 30 $/heure
• Rémunération des heures supplémentaires : 5 heures × 30 $ = 150
• Rémunération hebdomadaire totale : 950 $ (y compris toutes les heures supplémentaires effectuées)

Pour accélérer le calcul des heures supplémentaires, consultez le calculateur d'heures supplémentaires gratuit.

Comment calculer les heures de manière automatisée

Option 1 : Calcul entièrement automatique (recommandé pour les équipes)

Les logiciels de suivi des temps automatisent le processus de suivi et de calcul du temps passé au travail, sur différentes tâches, projets ou clients. Il n'y a plus besoin de feuilles de temps papier, et tous les relevés de temps des employés sont toujours à portée de main, disponibles dans un seul logiciel.

À qui s'adresse-t-il ? Toute entreprise ayant plusieurs employés, des équipes à distance ou toute personne traitant les salaires plus d'une fois par mois.

Quel outil de suivi des temps choisir ? Un système de pointeuse comme EARLY enregistre automatiquement les heures de début et de fin de travail des employés, calcule le nombre total d'heures travaillées par chaque employé, déduit les pauses et calcule les heures supplémentaires.

Avantages :

• Aucun calcul manuel n'est nécessaire
• Élimine les erreurs arithmétiques
• Visibilité en temps réel des heures travaillées
• Rapports instantanés pour le traitement des salaires
• Des cartes de pointage numériques sont générées automatiquement pour chaque période de travail de l'employé.

Le processus :

1. Les employés pointent à l'aide d'une pointeuse numérique lorsqu'ils commencent à travailler (via une application mobile, une application de bureau ou une application web, un dispositif de suivi physique).
2. Le logiciel enregistre automatiquement l'horodatage
3. Les employés pointent pour les pauses et à la fin de la journée
4. Le système se met automatiquement en marche :

• Convertit toutes les heures au format décimal pour un calcul précis des heures travaillées par les employés.
• Calcul du nombre total d'heures travaillées
• Déduction du temps de pause non rémunéré
• Calcul des heures supplémentaires
• Génère des feuilles de temps et des cartes de temps numériques prêtes pour la paie

Exemple : Un employé pointe à 8h07 et termine à 17h18, avec une pause déjeuner de 32 minutes. EARLY calcule automatiquement 8,65 heures travaillées (en tenant compte de l'arrondissement des heures et de la déduction des pauses) et enregistre les heures exactes travaillées par l'employé pour la paie et la conformité, sans que vous n'ayez à faire de calcul.

Commencez à calculer vos heures de travail à 100 % sans effort

Automatiquement ou manuellement. À l'aide d'un compteur de temps physique ou de raccourcis clavier. Moins d'une minute par jour.

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Option 2 : Calculer les heures de travail dans le calculateur d'heures de travail gratuit (idéal pour les calculs ponctuels)

Vous cherchez un moyen rapide et semi-automatique de calculer vos heures de travail ou celles de votre équipe ? Essayez notre Calculateur d'heures de travail gratuit - parfait pour des calculs ponctuels. (Vous pouvez également l'utiliser plusieurs fois, mais pour un suivi régulier, je vous recommande plutôt une application de suivi du temps entièrement automatisée - voir plus haut).

Aucune connexion ou abonnement n'est nécessaire. Il vous suffit de saisir vos heures de début et de fin pour chaque jour, et la calculatrice effectuera automatiquement les calculs :

• Heures de base
• Heures supplémentaires
• Nombre total d'heures
• Rémunération totale

Vous pouvez également exporter vos résultats au format PDF.

Option 3 : Calculer les heures de travail dans Excel

Vous êtes un adepte des feuilles de calcul et vous souhaitez utiliser Excel ou Google Sheets comme calculateur d'heures ? Pourquoi pas ! Excel peut automatiser le calcul des heures pour les petites et moyennes équipes. Il n'est ni extensible ni entièrement automatisé, mais il est gratuit.

Option de démarrage rapide : Oubliez la configuration manuelle et téléchargez nos modèles de feuilles de temps gratuits avec des formules prédéfinies, ou utilisez la calculatrice de cartes de temps pour obtenir des résultats instantanés sans aucune feuille de calcul :

• Modèle de feuille de temps journalière de 24 heures

• Modèle de feuille de temps mensuelle

• Modèle de feuille de temps hebdomadaire

Avantages :

• Flexible et personnalisable
• Ils peuvent être utilisés pour suivre plusieurs projets et tâches.
• Il est possible de générer des rapports et des factures
• Ils peuvent être partagés avec plusieurs utilisateurs
• Ils peuvent être utilisés sur les ordinateurs de bureau, les téléphones portables et le web.

Inconvénients :

• Leur mise en place et leur maintenance peuvent prendre beaucoup de temps
• Susceptible d'erreurs
• Manque de convivialité, désordre et lourdeur
• Pas aussi sûr que les systèmes de suivi du temps dédiés

Comment calculer les heures de travail dans Excel : Pas à pas

Étape 1 : Créer des en-têtes

• A1 : "Nom de l'employé"
• B1 : "Date"
• C1 : "Time In" (temps passé)
• D1 : "Time Out" (temps mort)
• E1 : "Pause (minutes)"
• F1 : "Heures totales"

Étape 2 : Formatage des colonnes de temps

• Sélectionner les colonnes C et D
• Cliquer avec le bouton droit de la souris > Formater les cellules > Heure
• Choisissez le format "13h30" ou "13h30".

Étape 3 : Formatage de la colonne des heures

• Sélectionner la colonne F
• Cliquer avec le bouton droit de la souris > Formater les cellules > Nombre
• Régler les décimales à 2

Étape 4 : Saisir la formule de calcul

Dans la cellule F2, entrez :

=(D2-C2)*24-(E2/60)

Ce que fait cette formule :

• (D2-C2)*24 convertit le décalage horaire en heures
• (E2/60) convertit les minutes de pause en heures
• La soustraction donne les heures de travail nettes

Étape 5 : Calculer les totaux hebdomadaires

Dans une cellule située sous vos données (par exemple, F10), insérez :

=SUM(F2:F9)

Quand utiliser des calculs automatisés ou manuels ?

Vous ne savez pas quelle méthode de calcul convient à votre entreprise ? Voici un guide rapide pour vous aider à choisir en fonction de la taille de votre équipe et de la complexité de votre paie.

Les calculs manuels fonctionnent pour :

• Très petites entreprises (1-5 employés)
• Des horaires simples et cohérents
• Pas d'heures supplémentaires ou peu d'heures supplémentaires
• Taux de rémunération unique par salarié

Des solutions automatisées (logiciel ou Excel) sont nécessaires lorsque :

• Plus de 5 employés
• Horaires variables ou travail posté
• Heures supplémentaires fréquentes
• Taux de rémunération multiples
• Plusieurs sites ou États
• Travailleurs à distance
• Des politiques de rupture complexes

Questions fréquemment posées